Til: Møtested: Kopi til: 5stk. Arbeidsutvalget 14 stk. Representanter med vara Faste observatører R10 SiT Konsernstyret Eierorganene Møteinnkalling Møtedato: 27.8.14 Arkiv: Møtetid: 17.30 Saksliste Referatsaker: Referat-sak 21/14 Velferdstingets møte den 30.04.14* Referat-sak 22/14 Arbeidsutvalget Referat-sak 23/14 SiT Konsernstyre Referat-sak 24/14 STi, SP, SR-DMMH, TJSF, BIS Referat-sak 25/14 Råd og utvalg som VT innstiller/velger til VT-saker: VT-sak 31/14 Valg til Kulturstyret* /valg VT-sak 32/14 Valg til Boligrådet* /valg VT-sak 33/14 Valg til Velferdsrådet* /valg VT-sak 34/14 Valg til Ankerådet* /valg VT-sak 35/14 Valg til Velferdstingets valgkomité* /valg VT-sak 36/14 Suppleringsvalg Kontrollkomiteen* /valg VT-sak 37/14 Årsregnskap for Velferdstinget 2013* /orientering VT-sak 38/14 Revisjon av samarbeidsavtalen* /vedtak VT-sak 39/14 Måldokument og budsjettprioriteringer i SiT 2015* /vedtak Eventuelt Møtekritikk Dersom du ikke kan møte, må du melde fra til Velferdstinget på tlf. 73 59 74 75, eller på mail: vt@velferdstinget.no slik at vi kan få skaffet en vararepresentant til deg. Anne Finstad /s/ leder Aina Kristiansen /s/ Konsulent Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 w w w.velferdstinget.no
VT-sak 31/ 14 Valg til Kulturstyret 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 31/14: Valg til Kulturstyret Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS: Konsernstyret i SiT Vedlegg: Reglement for Kulturstyret Instruks for ledelse i Kulturstyret Hensikt med saken: Å velge fem (5) nye medlemmer til Kulturstyret med funksjonstid på to (2) år. Å velge fem (5) nye rekkefølgevara med funksjonstid på ett (1) år. Bakgrunn for saken: Kulturstyret ble opprettet for å behandle søknader til SiT s Sponsorprogram, som sponser ulike studentaktiviteter i Trondheim. Kulturstyret innstiller overfor SiT Sponsorprogram, og søknadene blir formelt godkjent av KS i etterkant. VT velger hvert år studentrepresentanter til Kulturstyret og alle studenter som betaler semesteravgift kan stille til valg. I fjor ble det gjort endringer i Reglementet for Kulturstyret, det ble blant annet vedtatt i VT at «Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormidler», noe som vil føre til en økning i arbeidsmengden til Kulturstyret. Kulturstyret skal nå bestå av ti (10) personer, en økning fra åtte (8). Kulturstyret skal nå også ha fem (5) vara, en økning fra tre (3). Denne økningen er ment for å kompensere for den økte Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 31/ 14 Valg til Kulturstyret 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 arbeidsmengden. Kulturstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. VT skal velge representanter som skal sitte i to (2) år og fem (5) rekkefølgevara som sitter i ett (1) år. Ved å sitte i Kulturstyret kan man dele ut SiT Sponsormidler og Velferdstingets sponsormidler til studentorganisasjoner som fortjener det. De siste årene har 100-130 studentorganisasjoner i Trondheim fått støtte gjennom at de har søkt om sponsormidler fra SiT Sponsorprogram. Følgende står i Kulturstyrets reglement om Kulturstyrets konstituering: 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. Saksbehandlers vurdering Det skal velges fem (5) faste representanter med en funksjonstid på to år og fem (5) rekkefølgevara med en funksjonstid på ett år. AUs innstilling AU innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 Instruks for Ledelsen i KULTURSTYRET 1.0 - Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget" og "Økonomiinstruks for Velferdstinget" og "Reglement for Kulturstyret". 2.0 Kompensasjon Kulturstyrets leder og nestleder kompenseres i henhold til økonomiinstruks for Velferdstinget. Kompensasjonen til ledelsen i Kulturstyret deles likt mellom leder og nestleder. 3.0 Myndighetsområde Leder har det overordnede ansvaret for Kulturstyret. Dersom leder er forhindret, er nestleder leders stedsfortreder. 3.1 - Saksbehandler Leder er ansvarlig saksbehandler for de saker som behandles av Kulturstyret. 3.2 Leders ansvarsområder Kulturstyrets leder: Har ansvar for å imøtekomme forespørsler i forhold til reglement, frister og informasjon om SiT Sponsorprogram. Sørge for at det blir ajourført adresselister sammen med Velferdstingets konsulent umiddelbart etter valget. Sørge for at det blir gjort endringer i krav og kriterier i forhold til søknadsprosessen, dersom det er nødvendig. Er ansvarlig for å gi tilbakemelding til søkere som har fått avslag eller ikke fått behandlet søknad. Er ansvarlig for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med nestleder etter endt behandlingsprosess. Har ansvar for at halvårsrapporten blir videresendt til Velferdstinget og Kulturstyrets kontaktperson i SiT, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt leder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Skal sørge for at styret er vedtaksdyktige under møter. Er ansvarlig for å fatte hastevedtak på vegne av Kulturstyret skulle dette være nødvendig jf. 4.5.2 «Reglement for Kulturstyret». Skal holde ett foredrag med Kulturstyrets kontakt i SiT og Velferdstinget, samt ett medlem fra Kontrollkomiteen i Velferdstinget, for alle medlemmer i Kulturstyret senest en måned etter valget. Skal kalle inn til konstituerende møte etter funksjonstiden utgår, samt holde tidsfrister for dette. Sende ut møteinnkalling, og sørge for at alle Kulturstyrets medlemmer mottar denne, senest fire (4) virkedager før møtet. Sitter til ny leder er valgt under konstituerende møte.
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 3.3 Nestleders ansvarsområder Kulturstyrets nestleder: Er leders stedfortreder. Skal sørge for protokollføring og regnskapsføring under hvert møte, og videresende dette til Velferdstinget i etterkant av hvert møte. Har ansvar for henting, førstebehandling (kontroll av datofrist) og protokollføring av søknader. Ansvarlig for all postbehandling i forbindelse med søknadsprosessen. Ansvar for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med leder etter hver endt behandlingsprosess som videresendes Kulturstyrets kontaktperson i SiT, samt Velferdstinget, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Sørge for at nye medlemmer er oppdatert på mandat og Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for at det blir ført referat for hvert møte, og at dette blir videresendt til alle Kulturstyrets medlemmer. Å sørge for at det er tilrettelagt et møterom samt materiell til hvert møte. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt nestleder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Har ansvar for å kalle inn varamedlemmer dersom Kulturstyret ikke er vedtaksdyktige under møte. Sitter til ny nestleder er valgt under konstituerende møte. 4.0 - Møter 4.1 Stemmelikhet Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende, har nestleder dobbeltstemme. 4.2 Innkalling og møteledelse Leder er ansvarlig for innkalling senest fire (4) virkedager før møtet. Leder har ansvar for avholdelse av møter, samt sitte som møteleder, i henhold til Reglement for Kulturstyret. Dersom leder forhindres påfaller dette nestleder Nestleder har ansvar for at det føres referat, protokoll og regnskap under hvert møte. Dersom nestleder er forhindret dette, påfaller ansvaret leder eller ett valgt medlem i Kulturstyret. 4.3 - Styringsdokumenter Ledelsen har overordnet ansvar for at det gjeldende reglement, Retningslinjer for SiT Sponsorprogram og eventuelle andre føringer fra Velferdstinget, overholdes i Kulturstyrets behandlinger. 4.4 - Informasjon Ledelsen har informasjonsansvar i forhold til Velferdstinget. Ledelsen har ansvar for at det videresendes referat, protokoll og regnskap etter hvert møte Kulturstyret holder.
Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert 30.04.14 Ledelsen har ansvar for at Kulturstyrets medlemmer er inneforstått med taushetsplikt under lukkede møter. 5.0 - Valg Leder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Leder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. Nestleder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Nestleder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. 5.1 Uttalelse Velferdstinget har rett til å be Kulturstyrets ledelse om uttalelse i studentkulturelle spørsmål i henhold Reglement for Kulturstyret. 6.0 - Endringer i instruksen Instruks for Ledelse i Kulturstyret vedtas av Velferdstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer behandles av Arbeidsutvalget og vedtas av Velferdstinget. Endringer trer i kraft etter at møtet de er vedtatt på er hevet. Kulturstyrets ledelse plikter å uttale seg til Velferdstinget dersom det skjer endringer i instruks og reglement.
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 1 - Mandat Reglement for KULTURSTYRET 1.1 - Formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale tilbudet, den kulturelle og studentpolitiske aktiviteten til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT). 1.2 - Ansvar Kulturstyret er ansvarlig overfor Velferdstinget, og handler alltid på vegne av dem. Kulturstyret skal til enhver tid arbeide etter de prinsipper, målsetninger og vedtak som gjelder for Velferdstinget. Alle medlemmer i Kulturstyret har selv ansvar for å sette seg inn i de retningslinjer som er satt for tildeling av studentsosiale midler. 1.3 Innsyn Den i Velferdstinget som er ansvarlig for Kulturstyret, har til enhver tid rett til innsyn i alle Kulturstyrets dokumenter og prosesser. 1.4 Sponsorprogrammet Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormiddler 1.5 Uttalelsesplikt Kulturstyret har rett til å uttale seg ovenfor Velferdstinget i studentkulturelle spørsmål dersom det forelegges det av Velferdstinget. 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. 3 Konstituering 3.1 Kulturstyrets ledelse Kulturstyret skal konstituere seg selv med leder og nestleder i midten av september. Leder og nestleder velges blant Kulturstyrets medlemmer, og sitter fra det konstituerende møtet heves til neste konstituerende møte i Kulturstyret heves.
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 Konstituerende møte kalles inn av sittende leder eller nestleder for Kulturstyret. Sittende leder fungerer som møteleder og er ansvarlig for protokollføring. Dersom dette ikke er mulig påfaller ansvaret Kulturstyrets hovedansvarlig i Velferdstinget. 3.2 Ledelsens ansvar Leder og nestleders ansvarsområder og arbeidsoppgaver reguleres av Instruks for ledelse i Kulturstyret. 3.3 Valgmåte Velferdstingets reglement benyttes i valgsaker. 3.4 Mistillit Kulturstyret kan med 2/3 kvalifisert flertall vedta mistillit mot leder eller nestleder. Forslag om mistillit skal bekjentgjøres i møteinnkalling syv (7) dager før møtet. Den som får vedtatt mistillit mot seg går umiddelbart tilbake til det vervet en er valgt til av Velferdstinget. Den personen det stilles mistillit mot mister stemmerett i saken. Ved mistillit mot både leder og nestleder skal ekstern møteleder velges. 3.5 Nyvalg Dersom leder eller nestleder trekker seg, eller får vedtatt mistillit mot en eller begge av disse, skal det foretas nyvalg senest en måned etter vervet blir ledig. Nyvalgte sitter ut den gjeldene perioden Velferdstinget er ansvarlig for å kalle inn til konstituerende møte ved slike tilfeller. 4.0 Kulturstyrets Arbeid 4.1 Protokoll For hvert møte føres protokoll som skal innebære oversikt over hvem som har vært tilstede på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet. Protokollen sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.2 Regnskapsføring Kulturstyrets leder har ansvar for at det til enhver tid føres oversiktlig regnskap over hvilke summer som er tildelt, slik at styret til enhver tid har oversikt over hvor mye sponsormidler de har til gode å formidle. Regnskapet skal sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.3 Halvårsrapport Kulturstyret skal levere to halvårsrapporter i løpet av året, en etter hvert semester. Disse skal inneholde oversikt over søkere som er blitt tildelt penger, samt en klarlegging av behandlingsprosessen, søknadsforeninger- og lag fordelt i kategorier, mulige utfordringer og tilbakemeldinger angående arbeidsprosess og lignende. Det skal også være helhetlig oversikt over tildelte sponsormidler for hele semesteret, samt utdypet forklaring vedlagt de søknader som ikke er behandlet. Rapportene skal sendes til Velferdstinget innen 15. desember og 15.juni. 4.4 Vedtaksdyktighet
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 Kulturstyret er vedtaksdyktige når minst fem (5) medlemmer inkludert leder eller nestleder er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. I mistillitssaker er Kulturstyret vedtaksdyktige når minst åtte (8) av medlemmene er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. 4.5 Krav til kvalifisert flertall Ett vedtak i Kulturstyret krever kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende har nestleder dobbeltstemme ved stemmelikhet. 4.5.2 Hastevedtak Forekommer det behov for å behandle søknader etter den oprinnelige søknadsfristen har gått ut, kan den aktuelle søknad hastebehandles av leder for Kulturstyret. 4.6 Inhabilitet Et medlem i Kulturstyret er ikke inhabilt ved å være medlem av en paraplyorganisasjon. Medlemmet er inhabilt dersom personen er et aktivt medlem i en forening eller et lag, eller dersom medlemmet har sterk tilhørighet til laget eller foreningen. Medlemmet er inhabilt der det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet. Medlemmet plikter å stille seg inhabil i en sak i henhold til 4.6 første ledd. Videre kan Kulturstyret treffe avgjørelse om hvorvidt et medlem er inhabilt. I slike tilfeller deltar ikke medlemmet i diskusjonen. Den som er inhabil deltar ikke i behandlingen av saken, og må dermed være fysisk ute av rommet behandlingen foregår. Dersom dette fører til at Kulturstyret ikke blir vedtaksdyktige skal det innkalles vararepresentanter for å avgjøre saken. Medlemmer plikter å informere om disse forhold. 4.7 Lukking av møter Kulturstyrets møter er i utgangspunktet lukket, men kan åpnes ved kvalifisert 2/3 flertall. 4.8 Taushetsplikt Kulturstyrets medlemmer plikter å holde vedtak og diskusjonssaker innenfor møterommet. Det er ikke akseptert å snakke om vedtak eller innstillinger utenfor møterommet dersom endelig beskjed ikke er sendt ut til søker. 4.9 Møteinnkalling Møteinnkalling og dagsorden skal sendes ut senest fire (4) virkedager før møtet. Leder, nestleder og de fem (5) medlemmene som har sittet lengst i styret kan kalle inn til møter. 4.10 Gaver og invitasjoner til sosiale arrangement Kulturstyret skal ikke akseptere gaver eller annen form for goder fra søkere under behandlingsperioden. Invitasjoner til sosiale arrangement i regi av søkere eller andre med tilknytting til den aktuelle søknad skal ikke aksepteres. Dersom det er klart at en søker forsøker å påvirke søknadsprosessen igjennom gave, sosiale arrangement eller ved å ta direkte kontakt med medlemmer av Kulturstyret skal dette komme frem i behandlingen av søknad og Velferdstinget samt kontaktperson i SiT skal informeres. 5.0 Andre bestemmelser
Vedtatt på VT-møte 01/14-23.01.14 oppdatert 30.04.14 5.1 Reglementsendringer Endringer i Reglement for Kulturstyret kan kun gjøres av Velferdstinget. Uttalelse fra Kulturstyrets leder eller nestleder og Velferdstingets Kontrollkomité om alle foreslåtte endringer skal vedlegges sakspapirene for behandling i Velferdstinget. 5.2 Forhold til andre reglement Dette reglementet viker for Reglement for Velferdstinget.
VT-sak 32/ 14 Valg til Boligrådet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 32/14: Valg til Boligrådet Definisjoner/forkortelser VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Vedlegg Mandat Boligrådet Mandat for Ankeråd Hensikt med saken Det skal velges en representant til Boligrådet som har funksjonstid frem til 1. juli 2015. Denne representanten må være medlem av VT. Boligrådet skal i tillegg suppleres med en representant som har funksjonstid frem til første VT-møte våren 2015. Denne representanten skal ikke være medlem av VT. Bakgrunn for saken Boligrådet skal være en tankesmie og skal bidra til brukerstyring, nærhet og god dialog mellom studentene og SiT Bolig. Hovedoppgaven til Boligrådet er å være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles, i tillegg til å gi innspill på prioriteringer og handlingskrav innenfor SiT Bolig. To studenter fra VT og to andre studenter skal være representert i Boligrådet. I tillegg til studentrepresentantene deltar SiT med to representanter i rådet, Boligdirektør i SiT og en ansatt i SiT Bolig. Per i dag er Jon Tingvold og Sindre Høgmo Johansen valgt inn som studentrepresentanter utenfor VT med funksjonstid fram til januar 2013. På grunn av utveksling har Jon Tingvold sett seg nødt til å trekke seg fra vervet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 32/ 14 Valg til Boligrådet 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 AU disponerer den ene plassen fra VT, AU-plassen i Boligrådet følger vervet til den boligansvarlige, slik at Maiken Vasset Størkersen vil sitte som medlem av Boligrådet fra 1. juli 2014 til 1. juli 2015. VT s representant fungerer også som vara i SiT Boligs Ankeråd for Boligansvarlig i VT. Saksbehandlers vurdering VT må velge en representant til Boligrådet med funksjonstid til 1. juli 2015. Denne representanten må være medlem av VT. I tillegg må det velges en ekstern med funksjonstid til januar 2015. Det velges ikke vararepresentanter da VTs ledelse fungerer som vara ved behov. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Mandat for SiT Boligs ANKERÅDET Formål: Ankeorganet er et rådførende organ og behandler saker som omfatter avslag på søknad om bolig eller avslag på fornyelse av leieforhold. Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Sammensetning og struktur: Det opprettes et rådgivende ankeorgan bestående av 2 studentrepresentanter samt Markeds- og eiendomssjef i SiT Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen og velges ved høstens første VTmøte Markeds- og eiendomssjef er sekretær for ankeorganet, og har ansvar for å kalle inn til møter etter behov fra SiT Bolig. Krav til anke: Ankeorganet behandler saker som omfatter klager på avslag på søknad. Det vises til særskilte retningslinjer i saker som omfatter disse punkter i Tildelingsreglement for SiT Bolig: unntak fra kravet om studieprogresjon jf. 3, pkt. 2-5. vurdering av saker som krever særskilt behandling jf 5. Saker som ønskes vurdert av ankeorganet må sendes SiT Bolig senest tre uker etter dato for avslag. Dersom de formelle kravene til en anke ikke er ivaretatt avvises saken. Saksgang i behandling av ankesaker: SiT Bolig har gitt avslag på søknad om bolig eller fornyelse av leieforhold og mottar en klage i saken. Anken skal inneholde konkrete henvisninger til lov og eller regelverk, samt redegjøre for hvorfor det ønskes en ny vurdering i saken. Saksbehandler i SiT vurderer klagen med fokus på om det er: nye opplysninger i saken som fører til endret administrativ beslutning. Saken svares da ut av saksbehandler direkte. nye opplysninger fører ikke til endret administrativ beslutning i saken og saken videresendes til ankeorganet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Beslutningen kan ikke påklages. Det skal foreligge svar på klage senest fire uker etter at all dokumentasjon er sendt inn til SiT. Formelle retningslinjer: Tildelingsreglement for SiT Bolig, vedtatt 6.februar 2014. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt 10.09.2009 Mandat for BOLIGRÅDET Formål Boligrådet (BR) skal være en tankesmie og skal bidra til brukermedvirkning, nærhet og god dialog mellom studentene, Velferdstinget (VT) og SiT Bolig. Sammensetning BR består av: To studenter fra Velferdstinget (VT), 1 skal være fra AU To studenter, ikke fra VT Boligdirektør En medarbeider / ansatt i SiT Bolig Sekretær oppnevnt av boligdirektør Studentene har funksjonstid på et år og alle oppnevnes av VT. 2 studenter skal velges i august og 2 studenter skal velges i januar. Sammensetningen bør være best mulig balansert mht kjønn, campustilhørighet osv. Boligdirektør oppnevner den andre representanten fra SiT Bolig. Oppgaver Rådet skal ha følgende oppgaver: Være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles Være en ressurs i profilerings- og informasjonsarbeid Være en lyttepost ute i studentmassen Gjennom god kjennskap til SiT Bolig skal medlemmene bidra til god produkt- og tjenesteutvikling Gi innspill til handlingsplaner Struktur Arbeidet skal legges opp etter følgende struktur: Det avholdes minimum 3 møter pr. semester. Sekretær kaller inn til møtene med 5 dagers varsel i samråd med leder. VTs AU-medlem er Boligrådets leder. Fra møtene skrives referat som sendes møtedeltakerne, VT, konsernstyret og ledelsen i SiT. Nye medlemmer skal snarest mulig gies nødvendig opplæring. Boligrådets medlemmer kan delta på temadager og seminarer. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt 10.09.2009. Medlemmene av rådet er ansvarlig for å fortløpende melde saker inn til rådet, og møteinnkallingen skal inneholde saksliste og eventuelt nødvendig bakgrunnsmateriell. Formelle styringslinjer Samarbeidsavtalen mellom Konsernstyret og VT ligger til grunn. Endring Mandatet for BR kan endres dersom partene ser behov for dette.. Leder Konsernstyret.. Leder Velferdstinget Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 33/ 14 Valg til Velferdsrådet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 33/14: Valg til Velferdsrådet Definisjoner/forkortelser VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Vedlegg Mandat Velferdsrådet Hensikt med saken Å velge en representant til Velferdsrådet med funksjonstid frem til 1. juli 2015. Denne representanten skal være medlem av VT. Bakgrunn for saken Velferdsrådet skal være en tankesmie og skal bidra til brukerstyring, nærhet og god dialog mellom studentene og SiT Velferd. Hovedoppgaven til Velferdsrådet er å være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles, i tillegg til å gi innspill på prioriteringer og handlingskrav innenfor SiT Velferd. To studenter fra Velferdstinget og to eksterne studenter skal være representert i Velferdsrådet. I tillegg til studentrepresentantene deltar SiT med to representanter i rådet, Velferdsdirektør i SiT og en ansatt i SiT Velferd. Per i dag er Karen Dundas og Maria Helene Kalkvik valgt inn som studentrepresentant utenfor VT med funksjonstid fram til 1. januar 2015. AU-plassen i Velferdsrådet følger vervet som velferdsansvarlig, slik at Kathrine Bache Nilsberg sitter i Velferdsrådet med funksjonstid fra 1. juli 2014 til 1. juli 2015. Saksbehandlers vurdering VT må velge en representant til Velferdsrådet, med funksjonstid frem til 1. juli 2015. Denne representanten må være medlem av VT. Det velges ikke vararepresentanter da VTs ledelse fungerer som vara ved behov. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 33/ 14 Valg til Velferdsrådet 43 44 45 46 Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt VT-møte 07/11 Mandat for VELFERDSRÅDET Formål Velferdsrådet(VR) skal bidra med tilrettelegging, og gjennomføring av prosesser og arrangement for refleksjon og utvikling av velferdstilbud. Sammensetning To studenter fra Velferdstinget (VT), 1 skal være fra AU To studenter, ikke fra VT Velferdsdirektør En medarbeider / ansatt i SiT Velferd Sekretær oppnevnt av velferdsdirektør. Studentene har funksjonstid på et år og alle oppnevnes av VT. 2 studenter skal velges i august og 2 studenter skal velges i januar. Sammensetningen bør være best mulig balansert med tanke på kjønn, campustilhørighet osv. Velferdsdirektør oppnevner den andre representanten fra SiT Velferd. Oppgaver Være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles Arrangere eller bistå ved årlige workshops, fokusgruppeintervju ell. lign. studentarrangement med fokus på utvikling av nye og/eller eksisterende velferdstilbud Være en ressurs i profilerings- og informasjonsarbeid Struktur Velferdsansvarlig i Velferdstingets arbeidsutvalg er leder for Velferdsrådet. Det gjennomføres 1-2 møter/arr. pr. semester ekskludert eventuell forberedelsestid. Det kalles normalt inn til møter/arr. med minimum 1 ukes varsel. Det kan kalles inn til ekstra møter ved behov. Aktivitetsreferat sendes møtedeltakerne, VT og konsernstyret etter hvert møte/arr. Nye medlemmer skal gis nødvendig innføring Formelle styringslinjer Samarbeidsavtalen mellom Konsernstyret og VT ligger i bunn. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt VT-møte 07/11 Endring Mandatet for VR kan endres dersom partene ser behov for dette. Trondheim, 9. september 2011... Leder Konsernstyret Leder Velferdstinget Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 34/ 14 Valg til A nkerådet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Møtedato: 27.8.2014 Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 34/14: Valg til Ankerådet Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Vedlegg: Mandat til Ankerådet Hensikt med saken: Å velge en representant til Ankerådet med funksjonstid frem til 1. juli 2015. Representanten trenger ikke å være medlem av VT. Bakgrunn for saken: I fjor ble Ankerådet opprettet. Dette rådet skal hjelpe SiT i sitt arbeid med klager som omfatter avslag på søknad om bolig, eller avslag på fornyelse av leieforhold. Rådet består av 2 studentrepresentanter samt Markeds- og eiendomssjef i SiT Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen og velges ved høstens første VT-møte. Per i dag er det Morten Mjelva som sitter som representant for studentene frem til han blir avløst av ny representant valgt på det første møtet denne høsten. Oppgavene i rådet går på å diskutere og komme frem til en innstilling som rådfører SiT i arbeidet med klagen. Etter at rådet har gitt sin innstilling fattes det et endelig vedtak av Marked- og eiendomssjefen hvor innstillingen veier høyt. Det endelige vedtaket kan ikke påklages. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 34/ 14 Valg til A nkerådet 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Det kan bli kalt inn til møte når som helst i løpet av året, men det må påberegnes konsentrert arbeidsmengde, gjerne to til tre møter på våren. Det samles opp klager til hvert møte, men pga svar frister og slikt er det ikke praktisk mulig å gjennomføre alt i et møte. Det er også i løpet av vår perioden det fornyes/avslåes flest kontrakter til beboere, og det kommer derav flere klager. Saksbehandlers vurdering: VT må velge en representant til Ankerådet, med funksjonstid frem til første møte høsten 2015. Denne representanten trenger ikke å være medlem av VT. Det velges ingen vararepresentant til dette vervet. AUs innstilling: Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Mandat for SiT Boligs ANKERÅDET Formål: Ankeorganet er et rådførende organ og behandler saker som omfatter avslag på søknad om bolig eller avslag på fornyelse av leieforhold. Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Sammensetning og struktur: Det opprettes et rådgivende ankeorgan bestående av 2 studentrepresentanter samt Markeds- og eiendomssjef i SiT Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen og velges ved høstens første VTmøte Markeds- og eiendomssjef er sekretær for ankeorganet, og har ansvar for å kalle inn til møter etter behov fra SiT Bolig. Krav til anke: Ankeorganet behandler saker som omfatter klager på avslag på søknad. Det vises til særskilte retningslinjer i saker som omfatter disse punkter i Tildelingsreglement for SiT Bolig: unntak fra kravet om studieprogresjon jf. 3, pkt. 2-5. vurdering av saker som krever særskilt behandling jf 5. Saker som ønskes vurdert av ankeorganet må sendes SiT Bolig senest tre uker etter dato for avslag. Dersom de formelle kravene til en anke ikke er ivaretatt avvises saken. Saksgang i behandling av ankesaker: SiT Bolig har gitt avslag på søknad om bolig eller fornyelse av leieforhold og mottar en klage i saken. Anken skal inneholde konkrete henvisninger til lov og eller regelverk, samt redegjøre for hvorfor det ønskes en ny vurdering i saken. Saksbehandler i SiT vurderer klagen med fokus på om det er: nye opplysninger i saken som fører til endret administrativ beslutning. Saken svares da ut av saksbehandler direkte. nye opplysninger fører ikke til endret administrativ beslutning i saken og saken videresendes til ankeorganet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Beslutningen kan ikke påklages. Det skal foreligge svar på klage senest fire uker etter at all dokumentasjon er sendt inn til SiT. Formelle retningslinjer: Tildelingsreglement for SiT Bolig, vedtatt 6.februar 2014. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 35/ 14 Valg til Velferdstingets valgkomite 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Aina Kristiansen VT-sak 35/14: Valg til Velferdstingets valgkomité Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim VK: Valgkomiteen AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Vedlegg: Instruks for velferdstingets valgkomité Hensikt med saken: Å velge ni (9) representanter til Velferdstingets valgkomité Bakgrunn for saken: Velferdstingets valgkomité skal i utgangspunktet bestå av 9 medlemmer, med et minimum på 6 medlemmer. Medlemmer av valgkomiteen kan ikke sitte i Ledelsen til Velferdstinget, Velferdstingets Kontrollkomité eller som fast representant i SiTs styrer. Medlemmene kan heller ikke stille til noen av disse vervene. Saksbehandlers vurdering Det skal velges 9 representanter til Velferdstingets valgkomité, med virkningstid frem til neste sommer. Komiteen konstituerer seg selv og velger en leder. AUs innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Vedtatt VT-møte 10/13, 26. september. Instruks for Velferdstingets VALGKOMITÈ Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget" Sammensetning og valgbarhet Valgkomiteen skal i utgangspunktet bestå av 9 medlemmer, med et minimum på 6. Medlemmer av Valgkomiteen kan ikke sitte i Ledelsen til Velferdstinget, Velferdstingets Kontrollkomité eller som fast representant i SiTs styrer, de skal heller ikke stille til noen av disse vervene. Medlemmer av Valgkomiteen skal ikke jobbe med valg til verv de selv innehar eller ønsker å stille til. Myndighetsområde Valgkomiteen er Velferdstingets rekrutteringsorgan, og skal rapportere til Velferdstinget. Valgkomiteen skal: Finne og kontakte aktuelle kandidater til verv VT velger eller innstiller til, og bistå disse med praktiske forespørsler i forbindelse med kandidaturet. Presentere alle kandidater som ikke har mulighet til å presentere seg selv på møtet der valgsaken behandles av VT. Bistå eierorganene med rekrutteringsarbeid i forkant av valg til VT Holde seg orientert om valg og andre relevant aktivitet hos eierorganene, og i frivillighetskulturen, det vil si delta på aktuelle møter hos disse. Sørge for at alle saker der VT skal velge eller innstille personer til et verv, er kjent blant aktuelle kandidater. Utarbeide erfaringsdokument etter endt periode. Valg Representantene i Valgkomiteen har en valgperiode på 1 år og sitter fra sommer til sommer. Komiteen konstituerer seg selv og velger en leder. Det skal tilstrebes at Valgkomiteen er representativ for samtlige utdanningsinstitusjoner tilknyttet SiT og har erfaring fra et representativt utvalg av studentdemokratiet og frivillighetskulturen i Trondheim. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 36/ 14 Suppleringsvalg Kontrollkomiteen 1 2 3 4 5 Møtedato: 27.8.14 6 Saksbehandler: Aina Kristiansen 7 8 VT-sak 36/14: Suppleringsvalg Kontrollkomiteen 9 10 Definisjoner/forkortelser: 11 VT: Velferdstinget 12 KK: Kontrollkomité 13 14 Vedlegg: 15 Instruks for Kontrollkomité 16 17 Hensikt med saken: 18 Velferdstinget skal velge en Kontrollkomité bestående av tre eksterne studenter. 19 20 Bakgrunn for saken: 21 Etter 5-1 i reglementet til VT skal VT velge tre medlemmer til Kontrollkomitéen som 22 deretter konstituerer seg selv. Medlemmene i KK kan ikke være representanter i VT eller 23 inneha tillitsverv som VT velger eller innstiller til. Valgperioden er på et år. Oppgavene til 24 KK er regulert i Instruks for Kontrollkomitéen. 25 26 Velferdstinget valgte i vår tre faste medlemmer til Kontrollkomiteen, men må nå gjøre et 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 suppleringsvalg da ett av medlemmene skal flytte fra Trondheim i forbindelse med videre skolegang. Saksbehandlers vurdering: Velferdstinget supplerer et medlem til Velferdstingets Kontrollkomité, med funksjonstid frem til januar 2015. AUs innstilling: Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 w w w.velferdstinget.no 1
Vedtatt på VT møte 06.03.97 Sist endret 11.10.09 Instruks for Velferdstingets KONTROLLKOMITÈ Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget" og "Forretningsorden for Velferdstinget". Sammensetning Kontrollkomiteen har 3 medlemmer, hvorav en leder. Disse kan ikke være representanter i Velferdstinget eller inneha tillitsverv som Velferdstinget velger/innstiller til. Myndighetsområde Kontrollkomiteen er Velferdstingets kontrollorgan, og skal rapportere til Velferdstinget. Kontrollkomiteen skal: Påtale vedtak gjort i arbeidsutvalget og Velferdstinget dersom de strider mot reglement, retningslinjer og/eller arbeidsprogrammet til Velferdstinget. Kontrollere at rammene og reglement fastsatt av Velferdstinget blir fulgt. Med rammene menes arbeidsprogram, møteprotokoll og budsjett for Velferdstinget. Uttale seg om fortolkning av reglementer, forretningsorden, instrukser o.l. etter forespørsel fra Velferdstinget eller arbeidsutvalget. Valg Representantene i Kontrollkomiteen har en valgperiode på 1 år og velges samlet. Kontrollkomiteen er selvkonstituerende og leder velges av og blant kontrollkomiteen medlemmer på første interne Kontrollkomité møte. Endringer i instruksen Instruks for Kontrollkomiteen vedtas av Velferdstinget med simpelt flertall blant de tilstedeværende representantene. Forslag til endringer behandles av arbeidsutvalget og vedtas av Velferdstinget. Endringer trer i kraft etter at møtet de er vedtatt på er hevet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 37/ 14 Å rsregnskap for Velferdstinget 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Aina Kristiansen VT-sak 37/14: Årsregnskap for Velferdstinget 2013 Vedlegg: Revisjonsberetning Resultat og balanse 2013 Bakgrunn for saken: Årsregnskapet for Velferdstinget 2013 er ferdig og skal legges frem til godkjenning jfr. Økonomiinstruksens 1.2 ansvarsforhold. For året 2013 har Velferdstinget et årsregnskap som viser et overskudd på kr 169 993. Overskuddet skal i følge Økonomiinstruksens 2.4.1 «Regnskap Velferdstinget» tilbakeføres til reguleringsfond for semesteravgiften. Saksbehandlers vurdering: Årsaken til overskuddet skyldes blant annet mindre utgifter på postene «50 Diverse personalkostnader og økonomiske avtaler» og «70 Diverse». AUs innstilling Årsregnskapet for Velferdstinget 2013 tas til orientering Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Velferdstinget RESULTATREGNSKAP 2013 DRIFTSINNTEKTER 2013 2012 2011 Tilskudd fra SiT 4 385 000,00 4 100 000,00 3 864 441,83 Overføringer 0,00 0,00 0,00 Tilbakeføringer SiT 0,00 0,00 0,00 Annen inntekt 25 000,00 25 000,00 0,00 Egenkapital 4 410 000,00 4 125 000,00 3 864 441,83 DRIFSKOSTNADER 20 Kontordrift 142 050,21 200 032,75 130 862,21 30 Seminar/Møter/Kurs/Representasjon 168 291,95 124 008,95 111 935,50 40 Reiseutgifter 86 689,33 82 135,25 49 702,34 50 Personalkostnader 725 355,07 575 390,44 705 391,76 50 Økonomiske avtaler 3 015 779,17 3 051 362,34 3 034 198,74 60 Informasjon/Reklamemateriale 85 591,53 206 257,17 37 959,43 70 Diverse 29 624,21 330 703,00 31 452,00 80 Finansinntekter/kostnader og gebyrer 0,00 218,67 134,52 SUM DRIFTSKOSTNADER 4 253 381,47 4 273 108,57 4 101 636,50 Totale renteinntekter 13 374,00 14 098,00 18 873,00 DRIFTSRESULTAT 169 992,54-134 010,57-218 321,67
Velferdstinget RESULTATREGNSKAP 2013 (2012 overføres til 2013*) 0,00 25 000,00 0,00 ÅRSRESULTAT 169 992,54-159 101,57-218 321,67 * Kristian Ottosen pengene
VT-sak 38/ 14 Revisjon av Samarbeidsavtalen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Møtedato: 27.8.14 Saksbehandler: Anne Finstad VT-sak 38/14: Revisjon av Samarbeidsavtalen Definisjoner/forkortelser: SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim VT: Velferdstinget Samarbeidsavtalen: Avtalen regulerer samarbeidet mellom konsernstyret i SiT og Velferdstinget. Vedlegg: Samarbeidsavtalen mellom SiT og Velferdstinget, med endringer Hensikt med saken: Velferdstinget skal godkjenne den reviderte utgaven av Samarbeidsavtalen. Bakgrunn for saken: I henhold til Samarbeidsavtalens punkt 12 skal avtalen gjennomgås i løpet av juni/juli hvert år. Ved eventuelle behov skal den da også revideres. Gruppen som gjennomgår avtalen består av konsernstyrelederen, en ansattvalgt styremedlem fra SiT, en fra administrasjonen i SiT samt av og påtroppende leder for Velferdstinget. Det ble i juni 2014 gjennomført et møte hvor avtalen ble gjennomgått og revidert. Saksbehandlers vurdering: Følgende endringer ble gjort: Punkt 4: slettet andre setning i første avsnitt. Denne setningen ble slettet, grunnet avsluttende virksomhet med Akademika AS. Punkt 5: lagt til et nytt avsnitt For at samarbeidet mellom Velferdstinget og konsernstyret skal fungere godt, er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
VT-sak 38/ 14 Revisjon av Samarbeidsavtalen 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 Punkt 8: I første avsnitt endret kan til skal. Det har blitt endret fra kan til skal, slik at det blir presisert at VT skal utale seg om måldokumentet, budsjettene, årsregnskap osv. Dette også fordi det er den generelle praksis. Punkt 8a-d: lagt til et nytt punkt, punkt a, måldokument for SiT. Punkt 9: Endret navn på punktet til Årlig temamøte, samt endret punktet til Det skal årlig holdes et temamøte. Konsernstyret og VT ledelsen velger tema og er vertskap for møtet. Alle tilknyttede utdanningsinstitusjoner samt andre aktuelle parter inviteres. Dette punktet har blitt endret helt, da det delvis uttalte seg om det årlige temamøtet, men også om studentrettede virksomheter i SiT. Det ble besluttet at det var best å ha et mer konkret punkt om hva det årlige temamøtet bør være og for hvem. De andre punktene føler man er godt dekket i resten av dokumentet. Punkt 12: på avsnitt to har endret juni juli til mai juni. Her ble det entret siden avtroppende ledelse ikke skal jobbe etter avsluttet verv. Derfor kan ikke dette møte være etter juni. AUs innstilling: Velferdstinget vedtar Samarbeidsavtalen med foreslåtte endringer Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf. 73 59 74 75 www.velferdstinget.no
Rev. juni 2014 Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og konsernstyret i Studentsamskipnaden i Trondheim 1. Bakgrunn I følge "Lov om studentsamskipnader" har studentene rett til å velge et flertall av styret i en studentsamskipnad. De øverste studentorganene ved utdanningsinstitusjonene i Trondheim har for å ivareta dette, samt sikre studentenes innflytelse i Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT), og dens velferdstilbudet til studentene, opprettet Velferdstinget. Konsernstyret i SiT vil på bakgrunn av dette forholde seg til Velferdstinget som SiTs referanseorgan, jfr pkt 5. 2. Formål Forholdet mellom Velferdstinget og konsernstyret er regulert gjennom denne samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen bygger på gjensidig tillit partene imellom og har som formål å fremme et godt samarbeid mellom Velferdstinget og SiT til beste for studenter tilknyttet SiT. Samarbeidsavtalen regulerer oppgave- og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og konsernstyret. 3. Rammebetingelser Samarbeidsavtalen bygger på "Lov om studentsamskipnader", forskrift fastsatt med hjemmel i denne lov, "Vedtekter for Studentsamskipnaden i Trondheim" og "Måldokument for Studentsamskipnaden i Trondheim". I henhold til Lov om Studentsamskipnader har styret den øverste myndighet i studentsamskipnaden. Konsernstyret har ansvaret for at SiT og SiTs forvaltningsområder blir tilfredsstillende drevet. De bestemmelser og prosedyrer som ligger i denne avtalen er underordnet dette hovedprinsippet. Avtalepartene er kjent med og aksepterer lovens bestemmelse om utdanningsinstitusjonenes ansvar og rolle med hensyn til studentvelferd og til SiT. Velferdstingets formelle myndighet ligger i retten til å velge et flertall i konsernstyret. 4. Valg og innstilling til styrer Velferdstinget velger fire representanter til konsernstyret, samt to vararepresentanter. Velferdstinget innstiller på en representant med vararepresentant til styret i Akademika AS. Velferdstinget har én fast plass i valgkomiteen til Studentmediene i Trondheim AS. Velferdstinget bør som egen valgkrets oppfylle prinsippene i likestillingsloven (1978-06-09, 21) ved valg og innstillinger til SiTs styrer. 1
Rev. juni 2014 5. Myndighetsfordeling Studentene har gjennom Velferdstinget innflytelse på vedtak som fattes i konsernstyret. Velferdstinget utøver sin myndighet i forholdet til SiT gjennom bestemmende vedtak, innstillinger til konsernstyret eller uttalelser. For at samarbeidet mellom Velferdstinget og konsernstyret skal fungere godt, er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. 6. Velferdstingets bestemmende myndighet Konsernstyret har delegert bestemmende myndighet til Velferdstinget i visse saker. I de saker dette gjelder, skal konsernstyret ta opp til godkjenning de vedtak Velferdstinget fatter. Dette gjelder imidlertid ikke saker under pukt 6b. Dersom konsernstyret mener Velferdstinget har fattet vedtak på et feilaktig eller ufullstendig grunnlag, skal konsernstyret be Velferdstinget om fornyet behandling i saken. Velferdstinget har bestemmende myndighet i følgende saker: a) Semesteravgiftens størrelse og omfang av de tiltak som helt eller delvis finansieres av semesteravgiften b) Fordeling av midler stilt til rådighet for Velferdstinget c) Prioriteringsregler for fordeling av de velferdsgoder SiT tilbyr Velferdstinget vil sørge for at det over tid er overensstemmelse mellom semesteravgiftsinntekten og omfanget av de tiltak som helt eller delvis skal finansieres av denne. Formatted: Indent: First line: 0 cm Formatted: Indent: First line: 0 cm Formatted: Indent: Left: 0 cm, Hanging: 1,24 cm 7. Innstillinger fra Velferdstinget Velferdstinget skal innen rimelig tid innstille i følgende saker: a) Prinsipielle retningslinjer for SiT b) Prinsipielle retningslinjer for budsjettering og drift c) Prinsipielle retningslinjer for årsoppgjørsdisposisjoner d) Iverksetting av nye velferdstiltak Dersom konsernstyret ikke kan akseptere Velferdstingets innstilling, skal saken sendes tilbake til Velferdstinget for ny behandling. Konsernstyrets begrunnelse skal vedlegges. Konsernstyret og AU/ Velferdstinget skal i forbindelse med Velferdstingets andre behandling klargjøre og diskutere saken, før konsernstyret fatter endelig avgjørelse. For punkt d) vil konsernstyret følge Velferdstingets innstilling under forutsetning av at Velferdstinget anviser hvordan den nye virksomheten skal finansieres. 8. Uttalelser fra Velferdstinget Velferdstinget kan skal uttale seg om: a) Måldokument for SiT b) Budsjetter for SiT på overordnet nivå. 2
Rev. juni 2014 cb) Årsregnskap og årsoppgjørsdisposisjoner for SiT dc) Saker som forelegges av konsernstyret Konsernstyret ved administrasjonen forelegger Velferdstinget nødvendig underlagsmateriale i rimelig tid (jfr pkt 11.2) før uttalelsene skal foreligge. Underlagsmateriale inkludert styresakene fra SiT skal behandles internt, jfr pkt 11.5. I budsjettsaker skal administrasjonen legge til rette for at Velferdstinget skal kunne behandle budsjettene på et overordnet nivå. Konsernstyret skal legge vekt på uttalelser fra Velferdstinget, men er ikke forpliktet til å sende saker tilbake for ny behandling om konsernstyret ikke finner å kunne følge Velferdstingets vedtak. Velferdstinget kan uttale seg i andre saker konsernstyret tar opp. 9. Mål for SiTÅrlig temamøte Det skal være et årlig holdes et temamøte mellom konsernstyret, Velferdstinget v/ AU og aktuelle parter. Konsernstyret og VT ledelsen velger tema og er vertskap for møtet. Alle tilknyttede utdanningsinstitusjoner samt andre aktuelle parter inviteres. Saksgrunnlaget er felles, men beslutningsfasen er delt. Vedtak skal gjennom Velferdstinget og konsernstyret, med konsernstyret som endelig instans. Mål for de enkelte studentrettede virksomhetene i SiT fastsettes av konsernstyret, men Velferdstinget skal gis anledning til å medvirke i beslutningsprosessen. 10. Nye funksjonsområder og nye marked Dersom SiT ønsker å engasjere seg i nye funksjonsområder eller utvide eksisterende virksomhet til å omfatte nye marked, skal Velferdstinget rådføres før vedtak fattes. I tråd med intensjoner intensjonen i denne avtalen, vil Velferdstingets grad av innflytelse på de beslutninger konsernstyret i SiT tar, avhenge av hvilken type virksomhet det dreier seg om. a) SiT som velferdsorganisasjon for studentene SiT har det operative ansvaret for studentvelferden. Der tilbud helt eller delvis finansieres gjennom semesteravgiften, eller gjennom andre midler SiT har stilt til rådighet for Velferdstinget, skal konsernstyret legge avgjørende vekt på Velferdstingets vedtak, jfr pkt 6a og 7d. b) SiTs forvaltningsoppgaver Gjennom lovpålegg og forskrifter er SiT tildelt forvaltningsoppgaver. SiT vil legge behørig vekt på Velferdstingets uttalelser angående utforming, gjennomføring og tilrettelegging av forvaltningsoppgaver. c) SiTs forretningsmessige virksomhet SiT kan drive forretningsmessig virksomhet der SiT utnytter sin særlige kompetanse til å tjene penger som kan brukes til studentvelferd. Velferdstinget vil vise respekt for at denne typen virksomhet må forholde seg til de spilleregler som gjelder for konkurranseutsatt forretning. Velferdstinget kan uttale seg om hvorvidt SiT skal engasjere seg i slik virksomhet eller ikke. Dersom SiT vurderer å gå inn på nye forretningsmessige områder eller i stor grad utvide eksisterende forretningsmessige områder, skal saken alltid forelegges Velferdstinget til vurdering før konsernstyret fatter bindende vedtak. 3