Kulturstyrets statutter

Transkript

1 Kulturstyrets statutter sist endret av VT 15/ INNLEDNING 1 Kulturstyrets formål 1.1. Kulturstyret (KS) er Velferdstingets (VT) i Bergens utøvende organ for kulturpolitikk og saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) KS skal bidra til en sterkere profilering av studentkulturen utad KS skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet KS skal ikke selv drive kulturell aktivitet, men organisatorisk stimulere til dette. 2 Støttedefinisjoner 2.1. Driftsstøtte er den viktigste støtten KS gir, og er støtte/lån og/eller driftsgarantier til studentorganisasjonens ordinære drift. Støtten bevilges normalt for ett kalenderår om gangen. Søknadsfrist er 15.februar Prosjektstøtte er støtte og/eller underskuddsgaranti til arrangementer som i vesentlig grad skiller seg fra studentorganisasjonens ordinære drift i art eller størrelse. Søknaden må være KS i hende innen rimelig tid før arrangementet gjennomføres Praktisk støtte er ytelser som kurs, seminarer, tilgang til materiell, utstyr som eies av KS, tilgang til lokaler i Det Akademiske Kvarter/Villaen og de SiB-tilsluttede lærestedenes lokaler. STØTTEBERETTIGELSE 3 Krav til organisasjonen 3.1. Organisasjonen som søker støtte etter 2 må være tidligere registrert av KS eller oppfylle kravene til registrering når søknad om støtte fremsettes (se pkt ) 3.2. Vilkår for registrering: Minst to tredeler av organisasjonens medlemmer må være medlem av SiB og organisasjonen må ha minst fem medlemmer. For tidsskrifter gjelder dette styre og redaksjon. Med medlemmer forstås de personer som ifølge organisasjonens egne statutter/lover har stemmerett ved den forsamling som vedtar statutter/lover Organisasjoner som ikke oppfyller kravene, men som har særlig

2 tilknytning til studentkulturen på annen måte, kan registreres etter særskilt søknad En organisasjon kan ikke registreres dersom dens aktiviteter: - er av rent faglig art og går inn under undervisningsinstitusjonens virksomhet - defineres som studentidrett - bidrar til ulovlig virksomhet, rasisme, kjønnsdiskriminering eller annen diskriminering 3.5. En studentorganisasjon tilknyttet en annen ikke-studentrettet forening/organisasjon registreres som studentavdeling For driftsstøtte er det krav om at organisasjonen har en egen/utskillbar økonomi. KS gir ikke driftsstøtte til organisasjoner som mottar alminnelig støtte fra SiB. 4 Krav til aktivitetene 4.1 Organisasjonen bør selvfinansiere minimum 25 prosent av drift det søkes støtte til Ikke støtteberettiget er: - aktiviteter som hindrer registrering (se 3.4) - aktiviteter som dekkes av fristasjonsytelser (gratis lokaler, elektrisitet, brensel. vedlikehold m.v. fra undervisningsinstitusjonen eller SiBtilknyttet institusjon) - aktiviteter som dekkes av alminnelig støtte fra SiB - organisasjonens egen reisevirksomhet, mat og drikke (dette gjelder dog ikke reise for foredragsholder) - leie av faste lokaler, radiodrift eller kjøp av sendetid - aktiviteter det søkes prosjektstøtte til som har foregått før søknad er kommet KS i hende 4.3. Støtte til investering i varige verdier (utstyr og oppussing/møblering av en organisasjons faste lokaler) kan tildeles dersom det foreligger avslag om fristasjonsytelse og støtten er nødvendig for å : - starte ny virksomhet, sikre eksisterende verdier i fast eiendom og permanent utstyr, eller - bevare organisasjonens egenart SØKNADSPROSESSEN 5 Krav til søknaden 5.1. Alle søknader skal presenteres på Kulturstyrets skjema Skjemaet skal være undertegnet av juridisk og økonomisk ansvarlig for søknaden. Undertegnende går god for opplysninger gitt i søknaden og aksepterer vilkårene for eventuell tildeling Søknaden skal ha følgende vedlegg: - budsjett for søknadsperioden - virksomhetsplan for aktiviteter i søknadsperioden - balanse og resultatregnskap for forrige søknadsperiode - aktivitetsrapport for forrige søknadsperiode

3 - eventuelle publikasjoner/programhefter fra forrige periode - statutter/lover som er nye eller endret siden forrige søknadsperiode - oversikt over tillitsvalgte 5.4. Støtte fra Kulturstyret skal fremgå som egen post på organisasjonens regnskap og budsjett Dersom ufullstendig søknad ikke kompletteres innen to måneder etter mottatt søknad, må ny søknad sendes. 6 Retningslinjer ved Kulturstyrets behandling av søknaden 6.1. Støtten skal bidra til størst mulig bredde og variasjon i kulturtilbudet for SiBs medlemmer. KS skal primært støtte ikke-kommersiell drift Søknadene behandles skjønnsmessig og følgende blir vurdert: - organisasjonens aktivitetsnivå - antall SiB-medlemmer som engasjeres - økonomistyring og driftskvalitet - evne og mulighet til egeninntjening - deltagelse i studentpolitiske/kulturelle fora - søkers posisjon i det totale kulturbildet - aktivitetsøkning og eventuell begrunnelse for økning av støttebeløp fra forrige søknadsperiode. KS gir særlig støtte ved oppstart av nye organisasjoner Det tildeles ikke mer støtte enn organisasjonen selv søker om Dersom deler av organisasjonens aktiviteter ikke er støtteberettiget (se 4), diskvalifiseres ikke organisasjonen for støtte. KS kan se bort fra ikke-støtteberettigede utgifter/inntekter og kun vurdere støtteberettigede aktiviteter Søknader om driftsstøtte som presenteres etter 15. februar kan få redusert bevilgning tilsvarende den andel av driftsåret som er gått siden 15. februar Kulturstyret gir begrunnelse for vedtak ved avslag, delvis innvilgelse og ellers nå søkerorganisasjonen ber om det. 7 Klage på vedtak i Kulturstyret 7.1. Søkere kan klage på vedtak fattet i KS. Fristen er tre uker etter mottatt svar fra KS Klagen behandles i nytt møte i KS Dersom søker ikke får medhold i klagen fra KS, kan vedtaket påklages til Velferdstinget innen tre uker etter svar på klage. UTBETALING OG BETINGELSER 8 Utbetaling av støtte 8.1. Driftsstøtte utbetales normalt en måned etter behandling Krav om utbetaling av bevilgede garantier/underskuddstøtter må fremmes senest tre måneder etter at garantiperioden er over. Garantien vil ellers bortfalle.

4 8.3. Leder kan godkjenne utbetalinger av tildelte garantier inntil en maksimumssum vedtatt av styret. 9 Bruk av bevilget støtte 9.1. Støtten skal benyttes i tråd med KS sine statutter og opplysninger gitt i søknad Bevilgninger bortfaller dersom forutsetninger eller krav til støttemottager ikke er oppfylt Det skal fremgå at aktiviteten er støttet av Kulturstyret SiB på program, tidsskrift, plakater eller annet trykt materiale Det er en forutsetning for tildeling av støtte at søker aksepterer KS' rett til å revidere søkers regnskap for de aktiviteter det søkes støtte til (se 10) Særlige krav kan stilles til søkere etter vedtak i KS, eksempelvis særskilt informasjonsplikt som betingelse for bevilgning. KS kan også vedta at en minsteandel av bevilgningen skal benyttes til markedsføring/profilering av organisasjonen og dens virksomhet utad Den som undertegner søknaden står personlig ansvarlig overfor KS for tilbakebetaling av bevilget beløp dersom forhold beskrevet under pkt inntreffer. 10 Revisjon av regnskap KS skal hvert driftsår ta ut et antall støttemottakerne til revisjon. KS velger selv antall, tidspunkt og revisor Revisjonen skal ha to formål: Å tilby til organisasjonen gratis revisjon og veiledning i regnskapsføring. Å kontrollere av at organisasjonene benytter støtten i tråd med statuttene og at opplysningene i søknaden er korrekte Bevilget støtte kan holdes tilbake til revisjon er gjennomført Bevilgning kan helt eller delvis bortfalle dersom: - det er uoverensstemmelser mellom opplysninger gitt i søknad og reelle forhold - midler er brukt i strid med vilkår for bevilgning - støttemottaker nekter KS å gjennomføre kontroll - støttemottaker ikke gir KS relevant dokumentasjon innen seks uker etter mottak av varsel om revisjon Forhold nevnt under pkt kan få konsekvenser for senere søknader fra styremedlemmer/ansvarlige tillitsvalgte i den organisasjon som er tatt ut til revisjon. KULTURSTYRETS SAMMENSETNING OG FORRETNINGSORDEN 11 Kulturstyret og dets konstituering Kulturstyret sine medlemmer blir valgt av VT på bakgrunn av innstillingen fra en VT-oppnevnt komité. Komiteen skal hver høst supplere det antall medlemmer som trengs til neste års KS Kulturstyret består av tretten medlemmer og fire nummererte

5 varamedlemmer. Seksten er valgt av VT. I tillegg kommer velferdsdirektøren i SiB, eller annen person utpekt av SiB. Denne har egen vara. Medlemmer valgt av VT: Leder og nestleder velges for ett år, seks medlemmer velges for to år, tre av disse velges hvert kalenderår, fire medlemmer velges for ett år. Varamedlemmene velges for et år KS skal tilstrebe minst 40 prosent representasjon av det underrepresenterte kjønn. Ved ellers like kvalifikasjoner skal det underrepresenterte kjønn ha rangen over det overrepresenterte Dersom leder eller nestleder trer ut av Kulturstyret i løpet av valgperioden velger VT ny for den tiden som gjenstår frem til ordinært valg. Når leder eller nestleder velges blant KS sine faste medlemmer foretas det suppleringsvalg for resten av vedkommende medlems valgperiode. Ved øvrig frafall i valgperioden foretas det suppleringsvalg av VT Nestleder overtar leders plikter og rettigheter ved leders fravær KS kan fastsette særskilte ansvarsområder for styrets faste medlemmer KS er ansvarlig overfor VT. VT vedtar disse statuttene med to tredjedels flertall samt budsjett og handlingsplaner etter forslag fra KS. KS fremlegger regnskap og årsmelding for VT til godkjenning Kandidater som ønsker å stille til verv i KS må melde sitt kandidatur seinest 7 dager før velgende Velferdsting. Søknad og Cv fra disse personene skal sendes til VT-representantene med sakspapirene Medlemmer av KS skal ikke delta under noen fase av behandlingen av søknader der de selv står som søkere, eller innehar sentrale tillitsverv. KSmedlemmer bør ellers fratre behandlingen av saker der de mener seg inhabil. Opplysningene protokollføres Forfall skal meldes til Kulturstyreleder innen to dager før styremøte. Frafall til to møter vil føre til advarsel fra KS. Ved umeldt forfall til tre møter har KS rett til å fatte vedtak om å ekskludere medlemmet Et vedtak om eksklusjon kan ankes til Velferdstinget innen tre uker etter fattet vedtak Ved et Kulturstyremedlems frafall vil 1. varamedlem inntre som fast medlem av KS inntil nytt valg. 12 Økonomistyring KS legger frem forslag til budsjett for neste driftsår innen 15. august Leder legger frem endelig budsjett for KS på første møte i nytt driftsår. Regnskap legges frem innen 15.mars Leder legger frem budsjett- og regnskapsoversikt for styret hver måned. 13 Møtevirksomhet Leder innkaller til ordinært møte minimum fire virkedager innen det avholdes To faste styremedlemmer kan innkalle til ekstraordinært styremøte med ett døgns varsel. Ved hastesaker kan telefonmøter avholdes Leder er møteleder Organisasjons- Sekretær er referent. Møtereferater sendes alle

6 medlemmer, varamedlemmer og VT KS skal arbeide innenfor rammene av god forvaltningsskikk. 14 Vedtaksførhet Møtet er vedtaksført når to tredeler av styret er tilstede Vedtak foreslått på et ikke vedtaksført styremøte, bekreftes på første påfølgende ordinære vedtaksføre møte under godkjenning av referat Styret beslutter øvre grense for hvor store summer som kan utbetales til tiltak foreslått av ikke vedtaksført møte.