Møteinnkalling. Til: 7stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører

Transkript

1 Møteinnkalling Til: 7stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører Møtested: K5 i Kjemiblokk 5 Møtetid: Kopi til: Sit Konsernstyret Eierorganene Saksliste Referatsaker: Ref.sak 40/16 Velferdstingets møte den Ref.sak 41/16 Arbeidsutvalget Ref.sak 42/16 Sit Konsernstyre Ref.sak 43/16 Fra STi, SR-DMMH, TJSF, BIS, SU-HK, Ref.sak 44/16 Nordens Beste Studieby Ref.sak 45/16 Fra råd og utvalg som VT innstiller til/velger til. VT-saker VT-sak 36/16 Valg til Boligrådet* \Valg VT-sak 37/16 Valg til Velferdsrådet* \Valg VT-sak 38/16 Valg til Idrettsrådet* \Valg VT-sak 39/16 Valg til Ankerådet* \Valg VT-sak 40/16 Valg til Kulturstyret* \Valg VT-sak 41/16 Nedleggelse av Velferdstingets Valgkomite* VT-sak 42/16 Endring i reisebudsjett for stedlig AU* VT-sak 43/16 Revidering av samarbeidsavtale* VT-sak 44/16 Forslag til møteplan høsten 2016* VT-sak 45/16 Overføring av økonomiske midler fra SOPP* VT-sak 46/16 Resultatkrav Sit 2016* Dersom du ikke kan møte, meld fra til Velferdstinget på tlf , eller på mail: vt@velferdstinget.no Ida Medina Jodanovic/s/ leder Kine Nilsen Myre/s/ konsulent *vedlegg Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

2

3 VT-sak 36/16 Valg til Boligrådet Møtedato: Saksbehandler: Jørgen Gunderengen VT-sak 36/16: Definisjoner/forkortelser Valg til Boligrådet VT: Velferdstinget i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget BR: Boligrådet Vedlegg Mandat Boligrådet Hensikt med saken Å velge en representant til Boligrådet som har funksjonstid frem til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Bakgrunn for saken Boligrådet skal være en tankesmie og skal bidra til brukermedvirkning, nærhet og god dialog mellom studentene, Velferdstinget og Sit Bolig. Hovedoppgaven til Boligrådet er å være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles, i tillegg til å gi innspill på prioriteringer og handlingskrav innenfor Sit Bolig. To studenter fra VT og to eksterne studenter skal være representert i Boligrådet. I tillegg til studentrepresentantene deltar Sit med to representanter i rådet, Boligdirektør i Sit og en ansatt i Sit Bolig. Boligansvarlig i AU er leder av BR. VTs representant fungerer også som vara i Sit Boligs Ankeråd for Boligansvarlig. Saksbehandlers vurdering VT må velge en representant til Boligrådet med funksjonstid til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Det velges ikke vararepresentanter da VTs ledelse fungerer som vara ved behov. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

4

5 VT-sak 37/16 Valg til Velferdsrådetrådet Møtedato: Saksbehandler: Ida Medina Jodanovic VT-sak 37/16: Definisjoner/forkortelser Valg til Velferdsrådet VT: Velferdstinget i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget VR: Velferdsrådet Vedlegg Mandat for Velferdsrådet Hensikt med saken Å velge en representant til Velferdsrådet som har funksjonstid frem til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Bakgrunn for saken Velferdsrådet skal være en tankesmie og skal bidra til brukermedvirkning, nærhet og god dialog mellom studentene, Velferdstinget og Sit Velferd. Hovedoppgaven til Velferdsrådet er å være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles, i tillegg til å gi innspill på prioriteringer og handlingskrav innenfor SiT Velferd. To studenter fra VT og to eksterne studenter skal være representert i Velferdsrådet. I tillegg til studentrepresentantene deltar Sit med to representanter i rådet, Velferdsdirektør i Sit og en ansatt i Sit Velferd. Velferdsansvarlig i AU er leder av VR Saksbehandlers vurdering VT må velge en representant til Velferdsrådet med funksjonstid til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Det velges ikke vararepresentanter da VTs ledelse fungerer som vara ved behov. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

6

7 VT-sak 38/16 Valg til Idrettsrådet Møtedato: Saksbehandler: Elle Cerullo VT-sak 38/16: Definisjoner/forkortelser Valg til Idrettsrådet VT: Velferdstinget i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget IR: Idrettsrådet Vedlegg Mandat for Idrettsrådet Hensikt med saken Å velge en representant til Idrettsrådet som har funksjonstid frem til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Bakgrunn for saken Idrettsrådet skal være en tankesmie og skal bidra til brukermedvirkning, nærhet og god dialog mellom studentene, Velferdstinget og Sit Idrett. Hovedoppgaven til IR er å være et kreativt og spenstig rådgivende forum hvor nye ideer kan lanseres og foredles, i tillegg til å gi innspill på prioriteringer og handlingskrav innenfor Sit Idrett. To studenter fra VT og to eksterne studenter skal være representert i Velferdsrådet. I tillegg til studentrepresentantene deltar Sit med to representanter i rådet, Velferdsdirektør i Sit og en ansatt i Sit Idrett. Idrettsansvarlig i AU er leder av IR Saksbehandlers vurdering VT må velge en representant til IR med funksjonstid til 1. juli Denne representanten må være medlem av VT. Det velges ikke vararepresentanter da VTs ledelse fungerer som vara ved behov. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

8

9 VT-sak 39/16 Valg til Ankerådet Møtedato: Saksbehandler: Jørgen Gunderengen VT-sak 39/16: Definisjoner/forkortelser Valg til Ankerådet VT: Velferdstinget i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Hensikt med saken: Å velge en representant til Ankerådet med funksjonstid frem til 1. juli Representanten trenger ikke å være medlem av VT. Bakgrunn for saken: Ankerådet skal hjelpe Sit i sitt arbeid med klager som omfatter avslag på søknad om bolig eller avslag på fornyelse av leieforhold. Rådet består av 2 studentrepresentanter, samt Markeds- og eiendomssjef i Sit Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studentrepresentanten sitter ett år av gangen, og velges ved høstens første VT-møte. Oppgavene i rådet går på å diskutere og komme frem til en innstilling som rådfører Sit i arbeidet med klagen. Etter at rådet har gitt sin innstilling fattes det et endelig vedtak av Marked- og eiendomssjefen, hvor innstillingen veier høyt. Det endelige vedtaket kan ikke påklages. Det kan bli kalt inn til møte når som helst i løpet av året, men det må påberegnes konsentrert arbeidsmengde, gjerne to til tre møter på våren Saksbehandlers vurdering: VT må velge en representant til Ankerådet, med funksjonstid frem til første møte høsten Denne representanten trenger ikke å være medlem av VT. Det velges ingen vararepresentant til dette vervet. AUs innstilling: AU innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

10 Mandat for SiT Boligs ANKERÅDET Formål: Ankeorganet er et rådførende organ og behandler saker som omfatter avslag på søknad om bolig eller avslag på fornyelse av leieforhold. Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Sammensetning og struktur: Det opprettes et rådgivende ankeorgan bestående av 2 studentrepresentanter samt Markeds- og eiendomssjef i SiT Bolig. Studentene representeres ved leder av Boligrådet og en student valgt av Velferdstinget, med Velferdstingets representant til Boligrådet som vara for Boligrådets leder. Studenten sitter et år av gangen og velges ved høstens første VTmøte Markeds- og eiendomssjef er sekretær for ankeorganet, og har ansvar for å kalle inn til møter etter behov fra SiT Bolig. Krav til anke: Ankeorganet behandler saker som omfatter klager på avslag på søknad. Det vises til særskilte retningslinjer i saker som omfatter disse punkter i Tildelingsreglement for SiT Bolig: unntak fra kravet om studieprogresjon jf. 3, pkt vurdering av saker som krever særskilt behandling jf 5. Saker som ønskes vurdert av ankeorganet må sendes SiT Bolig senest tre uker etter dato for avslag. Dersom de formelle kravene til en anke ikke er ivaretatt avvises saken. Saksgang i behandling av ankesaker: SiT Bolig har gitt avslag på søknad om bolig eller fornyelse av leieforhold og mottar en klage i saken. Anken skal inneholde konkrete henvisninger til lov og eller regelverk, samt redegjøre for hvorfor det ønskes en ny vurdering i saken. Saksbehandler i SiT vurderer klagen med fokus på om det er: nye opplysninger i saken som fører til endret administrativ beslutning. Saken svares da ut av saksbehandler direkte. nye opplysninger fører ikke til endret administrativ beslutning i saken og saken videresendes til ankeorganet. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

11 Markeds- og eiendomssjefen tar endelig avgjørelse i ankesaken basert på ankeorganets råd i saken. Beslutningen kan ikke påklages. Det skal foreligge svar på klage senest fire uker etter at all dokumentasjon er sendt inn til SiT. Formelle retningslinjer: Tildelingsreglement for SiT Bolig, vedtatt 6.februar Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

12

13 vt-sak 40/16 Valg til Kulturstyret Møtedato: Saksbehandler: Jørgen Gunderengen VT-sak 40 /16: Definisjoner/forkortelser: Valg til Kulturstyret VT: Velferdstinget i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS: Konsernstyret i SiT Vedlegg: Reglement for Kulturstyret Instruks for ledelse i Kulturstyret Hensikt med saken: Å velge fem (5) nye medlemmer til Kulturstyret med funksjonstid på to (2) år. Å velge fem (5) nye rekkefølgevara med funksjonstid på ett (1) år. Bakgrunn for saken: Kulturstyret ble opprettet for å behandle søknader til Sits Sponsorprogram som sponser ulike studentaktiviteter i Trondheim. Kulturstyret innstiller til Sits Sponsorprogram, og søknadene blir formelt godkjent av KS i etterkant. VT velger hvert år studentrepresentanter til Kulturstyret, og alle studenter som betaler semesteravgift kan stille til valg. Det ble i 2013 gjort endringer i Reglementet for Kulturstyret, og det ble blant annet vedtatt at «Kulturstyret innstiller ovenfor Sits Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormidler». Kulturstyret skal bestå av ti (10) personer, og fem (5) vara. Kulturstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. VT skal velge representanter som skal sitte i to (2) år og fem (5) rekkefølgevara som sitter i ett (1) år. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

14 vt-sak 40/16 Valg til Kulturstyret Som en del av Kulturstyret deler man ut Sits Sponsormidler og Velferdstingets sponsormidler til studentorganisasjoner som fortjener det. De siste årene har nærmere 200 studentorganisasjoner i Gjøvik, Ålesund og Trondheim fått støtte fra Sits Sponsorprogram. Saksbehandlers vurdering Det skal velges fem (5) faste representanter med en funksjonstid på to år og fem (5) rekkefølgevara med en funksjonstid på ett år. AUs innstilling AU innstiller ikke i personvalg. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

15 Reglement for KULTURSTYRET 1 - Mandat Formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale tilbudet, den kulturelle og studentpolitiske aktiviteten til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT) Ansvar Kulturstyret er ansvarlig overfor Velferdstinget, og handler alltid på vegne av dem. Kulturstyret skal til enhver tid arbeide etter de prinsipper, målsetninger og vedtak som gjelder for Velferdstinget. Alle medlemmer i Kulturstyret har selv ansvar for å sette seg inn i de retningslinjer som er satt for tildeling av studentsosiale midler. 1.3 Innsyn Den i Velferdstinget som er ansvarlig for Kulturstyret, har til enhver tid rett til innsyn i alle Kulturstyrets dokumenter og prosesser. 1.4 Sponsorprogrammet Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormiddler 1.5 Uttalelsesplikt Kulturstyret har rett til å uttale seg ovenfor Velferdstinget i studentkulturelle spørsmål dersom det forelegges det av Velferdstinget. 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Arbeidsgrupper Kulturstyret skal deles inn i arbeidsgrupper bestående av minimum tre (3) medlemmer. Arbeidsgruppene skal tildeles fokusområder hvor de behandler relativt like søknader. 2.4 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. 3 Konstituering 3.1 Kulturstyrets ledelse

16 Kulturstyret skal konstituere seg selv med leder og nestleder i midten av september. Leder og nestleder velges blant Kulturstyrets medlemmer, og sitter fra det konstituerende møtet heves til neste konstituerende møte i Kulturstyret heves. Konstituerende møte kalles inn av sittende leder eller nestleder for Kulturstyret. Sittende leder fungerer som møteleder og er ansvarlig for protokollføring. Dersom dette ikke er mulig påfaller ansvaret Kulturstyrets hovedansvarlig i Velferdstinget. 3.2 Ledelsens ansvar Leder og nestleders ansvarsområder og arbeidsoppgaver reguleres av Instruks for ledelse i Kulturstyret. 3.3 Valgmåte Velferdstingets reglement benyttes i valgsaker. 3.4 Mistillit Kulturstyret kan med 2/3 kvalifisert flertall vedta mistillit mot leder eller nestleder. Forslag om mistillit skal bekjentgjøres i møteinnkalling syv (7) dager før møtet. Den som får vedtatt mistillit mot seg går umiddelbart tilbake til det vervet en er valgt til av Velferdstinget. Den personen det stilles mistillit mot mister stemmerett i saken. Ved mistillit mot både leder og nestleder skal ekstern møteleder velges. 3.5 Nyvalg Dersom leder eller nestleder trekker seg, eller får vedtatt mistillit mot en eller begge av disse, skal det foretas nyvalg senest en måned etter vervet blir ledig. Nyvalgte sitter ut den gjeldene perioden Velferdstinget er ansvarlig for å kalle inn til konstituerende møte ved slike tilfeller. 4.0 Kulturstyrets Arbeid 4.1 Protokoll For hvert møte føres protokoll som skal innebære oversikt over hvem som har vært tilstede på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet. Protokollen sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.2 Regnskapsføring Kulturstyrets leder har ansvar for at det til enhver tid føres oversiktlig regnskap over hvilke summer som er tildelt, slik at styret til enhver tid har oversikt over hvor mye sponsormidler de har til gode å formidle. Regnskapet skal sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.3 Halvårsrapport Kulturstyret skal levere to halvårsrapporter i løpet av året, en etter hvert semester. Disse skal inneholde oversikt over søkere som er blitt tildelt penger, samt en klarlegging av behandlingsprosessen, søknadsforeninger- og lag fordelt i kategorier, mulige utfordringer og tilbakemeldinger angående arbeidsprosess og lignende. Det skal også være helhetlig oversikt over tildelte sponsormidler for hele semesteret, samt utdypet forklaring vedlagt de søknader som ikke er behandlet. Rapportene skal sendes til Velferdstinget innen 15. desember og 15.juni. 4.4 Arbeidsgruppenes myndighet

17 Arbeidsgruppene skal kunne gjennomgå søknader under kroner. De skal lage innstillinger og presentere søknaden for resten av kulturstyret som sammen sluttstiller innstillingen. Dersom det er uenigheter i gruppen skal saken tas opp i et samlet kulturstyre, uten en på forhånd utarbeidet ferdig innstilling. 4.5 Vedtaksdyktighet Kulturstyret er vedtaksdyktige når minst fem (5) medlemmer inkludert leder eller nestleder er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. I mistillitssaker er Kulturstyret vedtaksdyktige når minst åtte (8) av medlemmene er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. 4.6 Krav til kvalifisert flertall Ett vedtak i Kulturstyret krever kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende har nestleder dobbeltstemme ved stemmelikhet Hastevedtak Forekommer det behov for å behandle søknader etter den oprinnelige søknadsfristen har gått ut, kan den aktuelle søknad hastebehandles av leder for Kulturstyret. 4.7 Inhabilitet Et medlem i Kulturstyret er ikke inhabilt ved å være medlem av en paraplyorganisasjon. Medlemmet er inhabilt dersom personen er et aktivt medlem i en forening eller et lag, eller dersom medlemmet har sterk tilhørighet til laget eller foreningen. Medlemmet er inhabilt der det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet. Medlemmet plikter å stille seg inhabil i en sak i henhold til 4.6 første ledd. Videre kan Kulturstyret treffe avgjørelse om hvorvidt et medlem er inhabilt. I slike tilfeller deltar ikke medlemmet i diskusjonen. Den som er inhabil deltar ikke i behandlingen av saken, og må dermed være fysisk ute av rommet behandlingen foregår. Dersom dette fører til at Kulturstyret ikke blir vedtaksdyktige skal det innkalles vararepresentanter for å avgjøre saken. Medlemmer plikter å informere om disse forhold. 4.8 Lukking av møter Kulturstyrets møter er i utgangspunktet lukket, men kan åpnes ved kvalifisert 2/3 flertall. 4.9 Taushetsplikt Kulturstyrets medlemmer plikter å holde vedtak og diskusjonssaker innenfor møterommet. Det er ikke akseptert å snakke om vedtak eller innstillinger utenfor møterommet dersom endelig beskjed ikke er sendt ut til søker Møteinnkalling Møteinnkalling og dagsorden skal sendes ut senest fire (4) virkedager før møtet. Leder, nestleder og de fem (5) medlemmene som har sittet lengst i styret kan kalle inn til møter Gaver og invitasjoner til sosiale arrangement Kulturstyret skal ikke akseptere gaver eller annen form for goder fra søkere under behandlingsperioden. Invitasjoner til sosiale arrangement i regi av søkere eller andre med tilknytting

18 til den aktuelle søknad skal ikke aksepteres. Dersom det er klart at en søker forsøker å påvirke søknadsprosessen igjennom gave, sosiale arrangement eller ved å ta direkte kontakt med medlemmer av Kulturstyret skal dette komme frem i behandlingen av søknad og Velferdstinget samt kontaktperson i SiT skal informeres. 5.0 Andre bestemmelser 5.1 Reglementsendringer Endringer i Reglement for Kulturstyret kan kun gjøres av Velferdstinget. Uttalelse fra Kulturstyrets leder eller nestleder og Velferdstingets Kontrollkomité om alle foreslåtte endringer skal vedlegges sakspapirene for behandling i Velferdstinget. 5.2 Forhold til andre reglement Dette reglementet viker for Reglement for Velferdstinget.

19 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Instruks for ledelsen I KULTURSTYRET Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget" og "Økonomiinstruks for Velferdstinget" og "Reglement for Kulturstyret". 2.0 Kompensasjon Kulturstyrets leder og nestleder kompenseres i henhold til økonomiinstruks for Velferdstinget. Kompensasjonen til ledelsen i Kulturstyret deles likt mellom leder og nestleder. 3.0 Myndighetsområde Leder har det overordnede ansvaret for Kulturstyret. Dersom leder er forhindret, er nestleder leders stedsfortreder Saksbehandler Leder er ansvarlig saksbehandler for de saker som behandles av Kulturstyret. 3.2 Leders ansvarsområder Kulturstyrets leder: Har ansvar for å imøtekomme forespørsler i forhold til reglement, frister og informasjon om SiT Sponsorprogram. Sørge for at det blir ajourført adresselister sammen med Velferdstingets konsulent umiddelbart etter valget. Sørge for at det blir gjort endringer i krav og kriterier i forhold til søknadsprosessen, dersom det er nødvendig. Er ansvarlig for å gi tilbakemelding til søkere som har fått avslag eller ikke fått behandlet søknad. Er ansvarlig for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med nestleder etter endt behandlingsprosess. Har ansvar for at halvårsrapporten blir videresendt til Velferdstinget og Kulturstyrets kontaktperson i SiT, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt leder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Skal sørge for at styret er vedtaksdyktige under møter. Er ansvarlig for å fatte hastevedtak på vegne av Kulturstyret skulle dette være nødvendig jf «Reglement for Kulturstyret». Skal holde ett foredrag med Kulturstyrets kontakt i SiT og Velferdstinget, samt ett medlem fra Kontrollkomiteen i Velferdstinget, for alle medlemmer i Kulturstyret senest en måned

20 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert etter valget. Skal kalle inn til konstituerende møte etter funksjonstiden utgår, samt holde tidsfrister for dette. Sende ut møteinnkalling, og sørge for at alle Kulturstyrets medlemmer mottar denne, senest fire (4) virkedager før møtet. Sitter til ny leder er valgt under konstituerende møte

21 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Nestleders ansvarsområder Kulturstyrets nestleder: Er leders stedfortreder. Skal sørge for protokollføring og regnskapsføring under hvert møte, og videresende dette til Velferdstinget i etterkant av hvert møte. Har ansvar for henting, førstebehandling (kontroll av datofrist) og protokollføring av søknader. Ansvarlig for all postbehandling i forbindelse med søknadsprosessen. Ansvar for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med leder etter hver endt behandlingsprosess som videresendes Kulturstyrets kontaktperson i SiT, samt Velferdstinget, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Sørge for at nye medlemmer er oppdatert på mandat og Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for at det blir ført referat for hvert møte, og at dette blir videresendt til alle Kulturstyrets medlemmer. Å sørge for at det er tilrettelagt et møterom samt materiell til hvert møte. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt nestleder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Har ansvar for å kalle inn varamedlemmer dersom Kulturstyret ikke er vedtaksdyktige under møte. Sitter til ny nestleder er valgt under konstituerende møte Møter 4.1 Stemmelikhet Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende, har nestleder dobbeltstemme. 4.2 Innkalling og møteledelse Leder er ansvarlig for innkalling senest fire (4) virkedager før møtet. Leder har ansvar for avholdelse av møter, samt sitte som møteleder, i henhold til Reglement for Kulturstyret. Dersom leder forhindres påfaller dette nestleder Nestleder har ansvar for at det føres referat, protokoll og regnskap under hvert møte. Dersom nestleder er forhindret dette, påfaller ansvaret leder eller ett valgt medlem i Kulturstyret Styringsdokumenter Ledelsen har overordnet ansvar for at det gjeldende reglement, Retningslinjer for SiT Sponsorprogram og eventuelle andre føringer fra Velferdstinget, overholdes i Kulturstyrets behandlinger Informasjon Ledelsen har informasjonsansvar i forhold til Velferdstinget. Ledelsen har ansvar for at det videresendes referat, protokoll og regnskap etter hvert møte Kulturstyret holder.

22 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Ledelsen har ansvar for at Kulturstyrets medlemmer er inneforstått med taushetsplikt under lukkede møter Valg Leder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Leder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. Nestleder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Nestleder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. 5.1 Uttalelse Velferdstinget har rett til å be Kulturstyrets ledelse om uttalelse i studentkulturelle spørsmål i henhold Reglement for Kulturstyret Endringer i instruksen Instruks for Ledelse i Kulturstyret vedtas av Velferdstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer behandles av Arbeidsutvalget og vedtas av Velferdstinget. Endringer trer i kraft etter at møtet de er vedtatt på er hevet. Kulturstyrets ledelse plikter å uttale seg til Velferdstinget dersom det skjer endringer i instruks og reglement.

23 VT-sak 41/ Møtedato: Saksbehandler: Thomas Krogstad Eriksen VT-sak 41/16: Nedleggelse av Velferdstingets Valgkomitè Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget Reelle valg: Valg hvor det er flere kandidater som stiller til valg enn det er plasser. Akklamasjon: Brukes i stedet for skriftlig valg i situasjoner hvor det er like mange eller færre personer som stiller enn det er plasser som skal velges. Vedlegg: Instruks for Velferdstingets Valgkomitè Bakgrunn for saken: Valgkomiteen er VT sitt rekrutteringsorgan. For mer info om arbeidsoppgavene til Valgkomiteen henviser saksbehandler til Instruks for Velferdstingets valgkomité. Valgkomiteen ble opprettet Da Valgkomiteen først ble opprettet skulle den bestå av 3 personer. Den første valgkomiteen til VT ble bestående av 2 personer, og siden den tid har det aldri vært ett reelt valg til valgkomiteen. Ved to anledninger har man valgt å fravike fra instruksen og velge inn flere personer ( og ). Med andre ord så har valgkomiteen bestått av de personene som har ønsket å sitte der. Etter å ha lest gjennom samtlige referat fra Valgkomiteens opprettelse har saksbehandler kommet fram til at det har vært ca 69 reelle valg i VT. I samme tidsperiode har det vært 83 valg hvor det har blitt presisert i referatet at personer har blitt stemt inn ved akklamasjon. I samme periode har det vært 26 valg hvor for få personer har stilt til valg. Det har vært ca 35 suppleringsvalg siden Arbeidsutvalget har fått fullmakt til å supplere inn personer ved 17 anledninger. Det skal sies at saksbehandler har ikke tatt med vara valg da saksbehandler gikk gjennom referatene. Saksbehandlers vurdering: Saksbehandler mener at valgkomiteen ikke fungerer slik den er i dag. Ettersom at flere personer har blitt valgt inn ved akklamasjon enn ved reelle valg synes ikke saksbehandler at valgkomiteen har fungert slik den skal. Det som er mest uheldig med dagens valgkomité er at den fungerer som en hvilepute for de personene som sitter rundt bordet som ikke er med i Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

24 VT-sak 41/ valgkomiteen. Dette begrunner saksbehandler med at valgkomiteen skal være de personene som rekrutterer til VT. Saksbehandler mener det er mer naturlig at alle personer tilknyttet VT gjør en innsats for å rekruttere til VT, dermed mister også valgkomiteen grunnlaget for sin eksistens. Saksbehandler synes også det er særdeles spesielt å ha en valgkomité som ikke har innstillende myndighet. Hvis valgkomiteen skal kunne fortsette å leve bør den få innstillende myndighet. Det skal dog sies at saksbehandler synes at en innstillende valgkomite er uheldig. Dette begrunner saksbehandler med at VT består av så få personer at alle har muligheten til å bedømme en kandidat basert på utspørringer som gjøres i plenum på VT sine møter. Saksbehandler vurderer det også slik at en innstillende valgkomite vil komme til å kreve mye tid og ressurser for å fungere skikkelig. AUs innstilling: Velferdstingets valgkomité legges ned etter møtets slutt. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

25 Vedtatt VT-møte 06/ Instruks for Velferdstingets Valgkomité Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget" Sammensetning og valgbarhet Valgkomiteen skal i utgangspunktet bestå av 9 medlemmer, med et minimum på 6. Hver utdanningsinstitusjon skal være representert i valgkomiteen. Det skal etterstrebes at eierorganene er representert. Medlemmer av Valgkomiteen kan ikke sitte i Ledelsen til Velferdstinget, Velferdstingets Kontrollkomité eller som fast representant i SiTs styrer, de skal heller ikke stille til noen av disse vervene. Medlemmer av Valgkomiteen skal ikke jobbe med valg til verv de selv ønsker å stille til, med unntak av valg til valgkomiteen. Myndighetsområde Valgkomiteen er Velferdstingets rekrutteringsorgan, og skal rapportere til Velferdstinget. Valgkomiteen skal: Finne og kontakte aktuelle kandidater til verv VT velger eller innstiller til, og bistå disse med praktiske forespørsler i forbindelse med kandidaturet. Presentere alle kandidater som ikke har mulighet til å presentere seg selv på møtet der valgsaken behandles av VT. Bistå eierorganene med rekrutteringsarbeid i forkant av valg til VT Holde seg orientert om valg og andre relevant aktivitet hos eierorganene, og i frivillighetskulturen, det vil si delta på aktuelle møter hos disse. Sørge for at alle saker der VT skal velge eller innstille personer til et verv, er kjent blant aktuelle kandidater. Lage innstillinger på kandidat(er) til Velferdstingets Æresdalje, dersom kandidater er innmeldt. Utarbeide erfaringsdokument etter endt periode. Møter Med unntak av sommermånedene skal Valgkomiteen samles etter behov, men minimum annenhver måned. Det skal avholdes et møte før velferdstingets første møte for semesteret. Møtene skal være lukket Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

26 Vedtatt VT-møte 06/ Valg Representantene i Valgkomiteen er valgt for en periode på litt over 1 år. Dette tillater overlapp mellom ny og gammel komité. Valg til valgkomiteen skal holdes før velferdstingets konstituerende møte og perioden frem til det konstituerende møtet regnes som overlappsperiode. Komiteen konstituerer seg selv og velger en leder. Det skal tilstrebes at Valgkomiteen er representativ for samtlige utdanningsinstitusjoner tilknyttet SiT og har erfaring fra et representativt utvalg av studentdemokratiet og frivillighetskulturen i Trondheim. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

27 VT-sak 42/ Møtedato: Saksbehandler: Jørgen Gunderengen VT-sak 42/16: Endring i reisebudsjett for stedlig AU Definisjoner/forkortelser: VT Velferdstinget i Gjøvik, Ålesund og Trondheim AU Arbeidsutvalget Stedlig AU Arbeidsutvalgsmedlem i Gjøvik (1) og Ålesund (1) Vedlegg: Revidert økonomiinstruks for Velferdstinget Hensikt med saken: Konkretisere det økonomiske ansvaret Velferdstinget har ovenfor stedlig AU i Gjøvik og Ålesund. Bakgrunn for saken: 29. november 2015 vedtok velferdstinget den nye instruksen for arbeidsutvalget der en utvidelse til Gjøvik og Ålesund ble lagt inn. I instruksen ble det spesifisert: [Generelt, Stedlig AU ] Delta på de VT-møter som tar opp overordnet politikk, budsjettprioriteringer, budsjett, valg til konsernstyret og konstituerende møte. Dette har i ettertid medført at hvilke møter Velferdstinget økonomisk kompenserer reise for Gjøvik og Ålesund blir definert ut fra saksliste, og om den inneholder overnevnte punkter. Allikevel ble det på samme møte, 29. nov. 2015, vedtatt følgende punkt under velferdstingets møter i Reglement for Velferdstinget: 3.5 Stemmerett VTs medlemmer eller vara som møter for faste medlemmer har stemmerett i alle saker. Stedlig AU har stemmerett. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

28 VT-sak 42/ Dette vil si at stedlig AU har stemmerett ved alle Velferdstingsmøter, men det har vært åpent for tolkning hvilke møter Velferdstinget er økonomisk ansvarlig for å kompensere reiseutgifter. Saksbehandlers vurdering: Reglementene er åpne for tolkning og uten spesifikk bemerkning angående økonomisk dekning av reiseutgifter for stedlig AU utenfor overnevnte punkter. Saksbehandler befaler derfor å endre økonomiinstruksen slik at den reflekterer den demokratiske retten stedlig AU har. Saksbehandler ser det som formålstjenlig at stedlig AU selv kan velge med et minimum av møter med overordnet politikk, budsjettprioriteringer, budsjett, valg til konsernstyret og konstituerende møte hvilke velferdstingsmøter som er relevante å møte på. Saksbehandlers innstilling: Velferdstinget vedtar økonomiinstruks for velferdstinget med foreslåtte endringer Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

29 Velferdstingets ØKONOMIINSTRUKS 0 Innledning 0.1 Mål 0.2 Informasjon 0.3 Endringer 0.4 Gyldighet 1 Organisasjonens økonomi 1.1 Definisjoner/forkortelser 1.2 Ansvarsforhold 2 Regnskapsførsel 2.1 Regnskapsførsel Regnskapsår Valg av revisor Fullmakter Ansettelser Tilsetting og lønning av ekstrahjelp Lønning av tillitsvalgte og ansatte Utbetalinger Reisekostnader Utgifter til barnepass Utgifter til mat Bestilling av billetter over konto 2.2 Driftsmidler 2.3 Budsjett Budsjett Velferdstinget 2.4 Regnskap Regnskap Velferdstinget 2.5 Økonomirutiner Regnskapsrapporter Økonomirutiner Velferdstinget 0 Innledning 0.1 Mål

30 Holde Velferdstingets tillitsvalgte og ansatte orientert om den til enhver tid gjeldende økonomiinstruks. 0.2 Informasjon Alle nyvalgte AU-medlemmer og eventuelt nytilsatt konsulent skal bli informert om disse reglene og underskrive et eksemplar, som bli oppbevart i personalarkivet. Når nytt AU tiltrer tas økonomirutinene opp som sak på første AU-møte og skal signeres av ledelsen og AU. 0.3 Endringer Endringer i disse rutinene reguleres av Velferdstingets reglement. Kontrollkomiteens tilråding skal innhentes på forhånd. 0.4 Gyldighet Økonomiinstruks er underlagt «Reglement for Velferdstinget». Endringsforslag må meldes som sak på sakslisten, og kan ikke stemmes inn på Dagsorden. Økonomiinstruks ble vedtatt for første gang på Velferdstingets møte Om organisasjonens økonomi 1.1 Definisjoner/forkortelser VT Velferdstinget AU Velferdstingets arbeidsutvalg KK Velferdstingets kontrollkomité Kons. Velferdstingets konsulent 1.2 Ansvarsforhold VT Disponerer Velferdstingets midler gjennom å vedta budsjett og godkjenne regnskap. Vedtak med økonomiske konsekvenser for organisasjonen skal vise til hvordan kostnadene skal dekkes inn innenfor gjeldende budsjett. Dersom vedtak gjort av Velferdstinget strider mot Velferdstingets budsjett, går budsjettet foran. KK Skal kontrollere organisasjonens bruk av midler. KK skal se til at økonomiske disposisjoner er i samsvar med lovlige vedtak i organisasjonen. KK skal ha tilsendt regnskapsrapporter som blir lagt frem for AU. KK gir innstilling til Velferdstinget om godkjenning av regnskap, og skal følge opp AU og sekreteriatets disposisjoner. Revisor Den som skal se til at regnskapet er ført i samsvar med eksterne lover og forskrifter, og at plikter overfor det offentlige blir fulgt. Revisor ser også til at regnskapet blir ført i samsvar med god regnskapsskikk. Revisor gir innstilling om regnskapet. Regnskapet revideres en gang om året. AU VTs utøvende organ. AU disponerer VTs midler etter retningslinjer (budsjett). AU-vedtak som har økonomiske konsekvenser skal ha med henvisning til hvordan dette kan dekkes inn innenfor gjeldende budsjett. AU har ansvar for å se til at vedtak som er gjort i organet blir fulgt opp. Leder Økonomiansvarlig i AU. Har overordnet ansvar for å holde de økonomiske disposisjoner innenfor vedtak fattet av VT. Har ansvaret for å anvise alle bilag i regnskapet og godkjenne alle fakturaene for utbetaling. Kons. Konsulent kan ikke på egenhånd binde organisasjonen på noen måte uten etter særskilt fullmakt fra AU. Konsulent er ansvarlig for føring av regnskap og

31 levere rapporter til AU. Ansvarlig for klargjøring av bilag for utbetaling av lønn. Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. Foreta budsjettkontroll i henhold til god regnskapsskikk og gjeldende lovgivning. Gjøre innkjøp til daglig drift. Viderefakturere Studenttinget NTNU. Datadr. Datadrifters oppgaver og ansvar er å ta seg av den daglige drift av datamaskiner og nettverk. Oppgaver og ansvar skal beskrives i engasjementsavtalen. 2 Regnskapsførsel 2.1 Regnskapsførsel Regnskapsår Regnskapet følger kalenderåret. Per skal ikke mer enn 55 % av postene i budsjettet være brukt Valg av revisor VT kan velge revisor hvert år. Hvis ikke særskilte forhold tilsier noe annet bruker VT samme revisor som Sit Fullmakter Leder Fullmakt til å godkjenne fakturaer/regninger for utbetaling. Nestleder Fullmakt til å godkjenne og signere refusjonsbilag for utlegg foretatt av leder. Kons. Konsulenten har etter fullmakt rett til å bestille varer eller tjenester på VTs vegne som angår den ordinære driften. Denne fullmakten gis ved særskilt vedtak i AU hver gang man skifter personale i sekreteriatet, og hver gang et nytt AU tiltrer. Dersom denne tilvisningsretten skal endres eller midlertidig overføres til noen annen i AU skal dette gjøres i vedtak. Konsulent som har fullmakt til å foreta disposisjoner på vegne av VT klan ikke overføre denne retten uten etter vedtak i AU. VTs bankkonto disponeres av konsulent. Leder har muligheter for innsyn Ansettelser AU ansetter ekstra/midlertidig personalhjelp. AU gir disse fullmakt i samsvar med instruks og disse regler Tilsetting og lønning av ekstra personalhjelp Tilsetting av ekstra og midlertidig personalhjelp skal gjøres etter vedtak i AU. Det skal i hvert enkelt tilfelle der tilsetting finner sted settes opp arbeidskontrakt jfr. Arbeidsmiljøloven. Arbeidsoppgavene skal også defineres gjennom en stillingsinstruks. Kontrakten skal signeres av den tilsatte og leder. Ved større utrednings- og oppdragsarbeid lønnes dette under ett, vurdert ut fra arbeidsmengde. Datadrifter er lønnet etter lønnsnivå for studentassistenter ved NTNU. Arbeidstimer føres av datadrifteren selv.

32 Lønning av AU, ansatte, leder og nestleder av Kulturstyret Lønn og honorar utbetales pr. 20. i måneder. Lønn utbetales med 10 dagers forskudd. Konsulent VT har en konsulent ansatt i full stilling. Konsulent lønnes ihht. Egen arbeidsavtale med Sit. Bolig-, velferds- og idrettsansvarlig Kompenseres med 20 % av ledelsens lønn. Honorar utbetales for antall måneder vedkommende sitter aktivt i vervet (10 måneder). Stedlig AU AU-medlemmene kompenseres med 25 % av ledelsens lønn. Honorar utbetales for antall måneder vedkommende sitter aktivt i vervet (10 måneder). Kulturstyret Kulturstyrets leder og nestleder kompenseres med 5 % hver av laveste årslønn på minstelønnstabellen til Sit. Honorar utbetales for antall måneder ledelsen sitter aktivt i vervet (10 måneder). Honoraret fordeles på to utbetalinger i året Lønning av leder og nestledere Hensikt Dette punktets (2.1.7.) hensikt er å regulere utbetaling av lønn til ledelsen i løpet av året de er valgt for. Utbetaling av lønn Utbetaling av lønn til ledelsen skjer til faste tider hver måned (pt den 20.) Lønn utbetales forskuddsvis av Sit, men belastes driftsbudsjettet til VT. Første utbetaling for nyvalgt ledelse skjer den måneden de tiltrer vervet. Siste utbetaling skjer siste måned i valgperioden. Lønn fordeles over vervets 12 måneder, med lik utbetaling hver måned med mindre annet er regulert i lover eller forskrifter. Satser Lønnen utbetales etter Lånekassens inntektsgrenser ved rentefritak Utbetalinger Innkjøp og andre disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for VT må være hjemlet i vedtak gjort av VT eller AU. Dette er enten en fullmakt til konsulent, et spesifikt vedtak om å foreta en slik disposisjon eller som en del av et større hele. (Eksempel på dette siste er vedtak om å sette i gang en kampanje med et budsjett. Konsulent har da anledning til å handle innenfor dette budsjettet.) Leder Har fullmakt til å godkjenne alle fakturaer/regninger for utbetaling. Når det gjelder utbetalingsanvisninger, dvs. utbetalinger der bilaget er ordnet av konsulent, skal både leder og konsulent underskrive (eksempel på dette er f.eks. utbetaling av lønn og utbetalinger ihht. faste økonomiske avtaler) Reisekostnader Alle reiser og reisemåte må på forhånd godkjennes av leder i hvert enkelt tilfelle. Ved reiser dekker VT normalt kostnader til fornuftig reisemåte. Dette gjelder for: AU, konsulent og de studenter som sendes på VTs regning.

33 For AU og konsulent gis kjøregodtgjørelse som følger statens sats ved kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil, som per dags dato er 3,80 kr pr. km, samt et passasjertillegg som er på 1,00 kr pr. km. For bom dekkes utgifter etter godkjenning av leder, mens for leder godkjenner nestleder. Ved parkering må kvittering vedlegges for å motta refusjon. Når VT avholder møter på kveldstid som avslutter etter siste bussavgang kan utgifter til taxi innen rimelige grenser dekkes av VT. Det forutsettes en fornuftig planlegging der møtedeltakere som bor i nærheten av hverandre deler taxi. Dekning av utgifter til taxi må på forhånd klareres med leder. Leder må klarere med nestleder på forhånd ved utgifter til taxi. For stedlig AU i Gjøvik og Ålesund refunderes reiseutgifter til alle velferdstingets møter. Jf. Instruks for arbeidsutvalget skal Stedlig AU minimum delta på alle velferdstingsmøter der overordnet politikk, budsjettprioriteringer og budsjett skal tas opp, valg til konsernstyret og konstituerende møte. Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldig bilag forelegges konsulent. I skoleårets varighet dekkes månedskort for leder og nestleder Utgifter til barnepass I forbindelse med møter i VT dekkes utgifter til barnepass med inntil kr. 50,- pr. time. Det gis dekning for én time før møtet starter og inntil én time etter at møtet er avsluttet. Dekning av utgifter til barnepass gjelder kun for VTs medlemmer og personer som har møteplikt etter instruks av VT. Utgifter til barnepass refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon (refusjonsbilag) forelegges konsulent Utgifter til mat Ved reiser av minimum 1 døgns varighet for AU/konsulent dekkes utgifter til mat med inntil kr 400,- pr. døgn, mot kvittering. Utgifter til mat dekkes kun ved reiser i forbindelse med VTs virksomhet. Utgifter til mat dekkes ikke ved møter/kurs/arrangementer dersom dette dekkes av arrangøren eller er inkludert i en evt. Deltakeravgift. På arrangementer i VTs regi hvor det er felles bespisning på restaurant eller liknende vurderer AU hvorvidt utgiftene skal dekkes av VT. Utgiftene følger statens satser for kostgodtgjørelse, spesifikt måltidstrekk reise med overnatting, middag. Denne satsen er per dags dato 345 kr pr. person. Utgifter til alkoholholdige drikkevarer dekkes ikke av VT. Ved pålagt sammenhengende arbeidstid utover 10 timer dekker VT utgifter til mat for AU/konsulent. Utgiftene for mat følger NSOs diettsats for middag. Denne er pr. dags dato 180 kr pr. person. Utgifter dekkes mot kvitterin, og gis ikke som diett. Med pålagt arbeidstid menes faste møter som AU har besluttet å delta på samt perioder med

34 særlig stort arbeidspress hvor leder har besluttet at arbeidstid utover 10 timer er nødvendig Bestilling av billetter over konto Leder og konsulent kan bestille billetter over VTs konto. Det gis ikke reiseforskudd Mobiltelefon Leder og nestleder får dekket hver sin arbeidstelefon disse telefonene følger vervene. VT dekker ikke utgifter på disse arbeidstelefonene som ikke er jobbrelatert. 2.2 Driftsmidler Sit I henhold til avtale mellom VT og Styret i Sit bestemmer VT deler av budsjettet til Sit Velferd. VT får tilskudd ved behov fra Sit. 2.3 Budsjett Et budsjett er et plandokument der en setter opp forventede inntekter og utgifter over en gitt tidsramme. Det settes opp for organisasjonen som helhet, og for større enkeltarrangementer Budsjett Velferdstinget Budsjett for Velferdstinget kommende år vedtas i høstsemesteret. Budsjettet skal gå i balanse, og eventuelt avvik fra budsjettert resultat belastes/godskrives Reguleringsfond for semesteravgift. 2.4 Regnskap Settes opp som en oversikt over utgifter og inntekter som reelt har forekommet i en periode Regnskap Velferdstinget Regnskapet føres av VTs konsulent. VTs årsregnskap skal gå i 0,-. Alt overskudd/underskudd skal tilbakeføres/overføres til/fra Reguleringsfond for semesteravgift. 2.5 Økonomiinstruks Økonomiinstruks er regler for hvordan en skal holde kontroll med økonomien Regnskapsrapporter For at de tillitsvalgte skal klare å følge med på utviklingen i økonomien skal arbeidsutvalget holdes løpende orientert om tilstanden. Minst én gang per semester skal regnskapsfører legge fram regnskapsrapport for arbeidsutvalget Økonomirutiner Velferdstinget Utbetalingsanvisninger og anvisninger av regninger: Konsulent Bilagene påføres kontonummer, tekst. Ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. Utbetalingsanvisningene signeres av både leder og konsulent. Leder Har ansvaret for å godkjenne alle fakturaer/utbetalingsanvisninger i regnskapet før utbetaling.

35 Nestleder Signerer refusjonsbilag som gjelder utlegg foretatt av leder.

36

37 VT-sak 43/ Møtedato: Saksbehandler: Ida Medina Jodanovic VT-sak 43/16: Revidering Av samarbeidsavtalen Definisjoner/forkortelser: SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim Sit: Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim Samarbeidsavtalen: Denne regulerer samarbeidet mellom konsernstyret i SiT og Velferdstinget Vedlegg: Revidert Samarbeidsavtale mellom Sit og Velferdstinget. Hensikt med saken: Velferdstinget skal godkjenne den reviderte utgaven av Samarbeidsavtalen. Bakgrunn for saken: I henhold til Samarbeidsavtalens punkt 12 skal denne gjennomgås i løpet av juni/juli hvert år og deretter revideres ved behov. Gruppen som gjennomgår avtalen er satt sammen av konsernstyreleder, et ansattevalgt styremedlem fra Sit, av og påtroppende leder for Velferdstinget og en fra administrasjonen i Sit. Det ble gjennomført et møte for gjennomgang i juni 2016, hvor det ble gjort mindre endringer. Saksbehandlers vurdering: Det ble gjort mindre redaksjonelle endringer under årets revisjon. De fleste endringene kommer som en konsekvens av fusjon og endring i navn hos samskipnaden. Punkt 31: Referert til loven. AUs innstilling: Velferdstinget vedtar Samarbeidsavtalen med foreslåtte endringer Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

38 Rev juni Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og konsernstyret i Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim (Sit) 1. Bakgrunn Ifølge "Lov om studentsamskipnader" har studentene rett til å velge et flertall av styret i en studentsamskipnad. De øverste studentorganene ved utdanningsinstitusjonene i Gjøvik, Ålesund og Trondheim har for å ivareta dette, samt sikre studentenes innflytelse i Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT),Sit og velferdstilbudet til studentene, opprettet Velferdstinget. Konsernstyret i SiTSit vil på bakgrunn av dette forholde seg til Velferdstinget som SiTSits referanseorgan, jfr pkt Formål Forholdet mellom Velferdstinget og konsernstyret er regulert gjennom denne samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen bygger på gjensidig tillit partene imellom og har som formål å fremme et godt samarbeid mellom Velferdstinget og SiTSit til beste for studenter tilknyttet SiTSit. Samarbeidsavtalen regulerer oppgave- og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og konsernstyret. 3. Rammebetingelser Samarbeidsavtalen bygger på Lov om studentsamskipnader, forskrift fastsatt med hjemmel i denne lov, Vedtekter for Studentsamskipnaden i Trondheim og Måldokument for Studentsamskipnaden i TrondheimSit. I henhold til Lov om Studentsamskipnader har styret den øverste myndighet i studentsamskipnaden. Konsernstyret har ansvaret for at SiTSit og SiTSits forvaltningsområder blir tilfredsstillende drevet. De bestemmelser og prosedyrer som ligger i denne avtalen er underordnet dette hovedprinsippet. Avtalepartene er kjent med og aksepterer lovens bestemmelse om utdanningsinstitusjonenes ansvar og rolle med hensyn til studentvelferd og til SiTSit. Velferdstingets formelle myndighet ligger i retten til å velge et flertall i konsernstyret. 4. Valg og innstilling til styrer Velferdstinget velger fire representanter til konsernstyret, samt to vararepresentanter. Velferdstinget har én fast plass i valgkomiteen til Studentmediene i Trondheim AS. Velferdstinget bør som egen valgkrets oppfylle prinsippene i likestillingsloven (LOV , 13) ved valg og innstillinger til SiTSits styrer. 1

39 Rev juni Myndighetsfordeling Studentene har gjennom Velferdstinget innflytelse på vedtak som fattes i konsernstyret. Velferdstinget utøver sin myndighet i forholdet til SiTSit gjennom bestemmende vedtak, innstillinger til konsernstyret eller uttalelser. For at samarbeidet mellom Velferdstinget og konsernstyret skal fungere godt, er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. 6. Velferdstingets bestemmende myndighet Konsernstyret har delegert bestemmende myndighet til Velferdstinget i visse saker. I de saker dette gjelder, skal konsernstyret ta opp til godkjenning de vedtak Velferdstinget fatter. Dette gjelder imidlertid ikke saker under pkt 6b. Dersom konsernstyret mener Velferdstinget har fattet vedtak på et feilaktig eller ufullstendig grunnlag, skal konsernstyret be Velferdstinget om fornyet behandling i saken. Velferdstinget har bestemmende myndighet i følgende saker: a) Semesteravgiftens størrelse og omfang av de tiltak som helt eller delvis finansieres av semesteravgiften b) Fordeling av midler stilt til rådighet for Velferdstinget c) Prioriteringsregler for fordeling av de velferdsgoder SiTSit tilbyr Velferdstinget vil sørge for at det over tid er overensstemmelse mellom semesteravgiftsinntekten og omfanget av de tiltak som helt eller delvis skal finansieres av denne. 7. Innstillinger fra Velferdstinget Velferdstinget skal innen rimelig tid innstille i følgende saker: a) Prinsipielle retningslinjer for SiTSit b) Prinsipielle retningslinjer for budsjettering og drift c) Prinsipielle retningslinjer for årsoppgjørsdisposisjoner d) Iverksetting av nye velferdstiltak Dersom konsernstyret ikke kan akseptere Velferdstingets innstilling, skal saken sendes tilbake til Velferdstinget for ny behandling. Konsernstyrets begrunnelse skal vedlegges. Konsernstyret og Arbeidsutvalget (AU)/ Velferdstinget skal i forbindelse med Velferdstingets andre behandling klargjøre og diskutere saken, før konsernstyret fatter endelig avgjørelse. For punkt d) vil konsernstyret følge Velferdstingets innstilling under forutsetning av at Velferdstinget anviser hvordan den nye virksomheten skal finansieres. 8. Uttalelser fra Velferdstinget Velferdstinget skal uttale seg om: a) Måldokument for SiTSit b) Budsjetter for SiTSit på overordnet nivå. 2

40 Rev juni c) Årsregnskap og årsoppgjørsdisposisjoner for SiTSit d) Saker som forelegges av konsernstyret Konsernstyret ved administrasjonen forelegger Velferdstinget nødvendig underlagsmateriale i rimelig tid (jfr pkt 11.2) før uttalelsene skal foreligge. Underlagsmateriale inkludert styresakene fra SiTSit skal behandles internt, jfr pkt I budsjettsaker skal administrasjonen legge til rette for at Velferdstinget skal kunne behandle budsjettene på et overordnet nivå. Konsernstyret skal legge vekt på uttalelser fra Velferdstinget, men er ikke forpliktet til å sende saker tilbake for ny behandling om konsernstyret ikke finner å kunne følge Velferdstingets vedtak. Velferdstinget kan uttale seg i andre saker konsernstyret tar opp. 9. Årlig temamøte Det skal årlig holdes et temamøte. Konsernstyret og Velferdstingets T ledelsen velger tema og er vertskap for møtet. Alle tilknyttede utdanningsinstitusjoner samt andre aktuelle parter inviteres. 10. Nye funksjonsområder og nye marked Dersom SiTSit ønsker å engasjere seg i nye funksjonsområder eller utvide eksisterende virksomhet til å omfatte nye marked, skal Velferdstinget rådføres før vedtak fattes. I tråd med intensjonen i denne avtalen, vil Velferdstingets grad av innflytelse på de beslutninger konsernstyret i SiTSit tar, være avhengig av hvilken type virksomhet det dreier seg om. a) SiTSit som velferdsorganisasjon for studentene SiTSit har det operative ansvaret for studentvelferden. Der tilbud helt eller delvis finansieres gjennom semesteravgiften, eller gjennom andre midler SiTSit har stilt til rådighet for Velferdstinget, skal konsernstyret legge avgjørende vekt på Velferdstingets vedtak, jfr pkt 6a og 7d. b) SiTSits forvaltningsoppgaver Gjennom lovpålegg og forskrifter er SiTSit tildelt forvaltningsoppgaver. SiTSit vil legge behørig vekt på Velferdstingets uttalelser angående utforming, gjennomføring og tilrettelegging av forvaltningsoppgaver. c) SiTSits forretningsmessige virksomhet SiTSit kan drive forretningsmessig virksomhet der SiTSit utnytter sin særlige kompetanse til å tjene penger som kan brukes til studentvelferd, jfr studentsamskipnadsloven (LOV , 3,2.ledd..) Velferdstinget vil respektere at denne typen virksomhet må forholde seg til de spilleregler som gjelder for konkurranseutsatt forretning. Velferdstinget kan uttale seg om hvorvidt SiTSit skal engasjere seg i slik virksomhet eller ikke. Dersom SiTSit vurderer å gå inn på nye forretningsmessige områder eller i stor grad utvide eksisterende forretningsmessige områder, skal saken alltid forelegges Velferdstinget til vurdering før konsernstyret fatter bindende vedtak. 3

41 Rev juni d) Eventuell avvikling av forretningsmessig virksomhet I spørsmål om eventuell avvikling av eksisterende forretningsmessig virksomhet vil konsernstyret stå fritt til å velge tid og måte for dette. Konsernstyret informerer Velferdstinget om saken så tidlig i prosessen at Velferdstinget har mulighet til å ta et prinsipielt standpunkt til saken. Velferdstinget vil på sin side kunne ta eget initiativ overfor konsernstyret vedrørende opprettelse av virksomhet eller nedleggelse av eksisterende. Konsernstyret vil tillegge slike initiativ stor vekt, men vil fatte beslutning ut fra en helhetsvurdering. 11. Rutiner for saksbehandling 11.1 Informasjon Konsernstyret vil påse at Velferdstinget holdes tilstrekkelig informert gjennom skriftlig og muntlig informasjon. Som ledd i Velferdstingets egen saksbehandling vil all tilgjengelig informasjon bli stilt til disposisjon. Konsernstyret vil gi Velferdstinget tilgjengelighet til skriftlig informasjon i saker som forelegges konsernstyret. Innsyn i personalsaker og følsomme opplysninger i andre saker der særlige hensyn taler for det, er unntatt. Dersom ledelse/au i Velferdstinget skriver under taushetserklæring for SiTSit, kan konfidensielle saker oversendes på forespørsel, med unntak for personalsaker, jfr pkt 11.6, siste avsnitt. Velferdstinget skal i forkant av sine møter informere konsernstyrets medlemmer om det sakskart som foreligger. Dette gjøres ved at det gis tilgang til sakspapirer. Velferdstingets møter er åpne og SiTSits styremedlemmer og ansatte har talerett og kan innvilges forslagsrett i alle saker Saker fra konsernstyret til Velferdstinget Administrasjonen har ansvaret for å presentere alle styresaker som Velferdstinget skal ha til behandling, innenfor en tidsfrist som muliggjør en forsvarlig behandling i Velferdstinget. Normalt skal Velferdstinget få sakspapirene minst 14 dager før formell behandling. Dersom konsernstyret eller administrasjonen ber om det, unntar Velferdstinget en sak fra offentligheten. Dette må avklares før Velferdstinget sender ut sine sakspapirer. Alle saksdokumenter skal da behandles fortrolig, og Velferdstinget skal lukke møtet under behandlingen av saken Saker fra Velferdstinget til konsernstyret Velferdstinget kan på eget initiativ forberede saker for behandling i konsernstyret. Slike saker skal sendes administrerende direktør som på vanlig måte forbereder saken. Administrerende direktør skal være behjelpelig med informasjon til saksbehandler i Velferdstinget. I de saker som i henhold til pkt. 6, 7 og 8 går fra Velferdstinget til konsernstyret, skal Velferdstinget sende sine vedtak og uttalelser til administrerende direktør. I saker Velferdstinget har behandlet, skal Velferdstingets vedtak legges ved styredokumentene Saksbehandling under tidspress Dersom en sak etter denne avtalen skal behandles i Velferdstinget, men dette ikke er mulig p.g.a. tidspress, skal AU i Velferdstinget kontaktes for å uttale seg på vegne av Velferdstinget. 4

42 Rev juni Dersom Velferdstinget eller AU i Velferdstinget ikke treffer noen beslutning innen rimelig tid, kan styret fatte vedtak etter samråd med Velferdstingets leder. Slike henvendelser og svar på disse skal foreligge skriftlig Saksbehandling av interne saker Underlagsmateriale skal ikke offentliggjøres, men kan gjøres kjent til Velferdstingets medlemmer Saksbehandling av konfidensielle saker I konfidensielle saker er Velferdstingets ledelse og AU forpliktet til ikke å videreformidle denne informasjonen. All videreformidling av informasjon i slike saker skal skje i samråd med SiTSit. Velferdstinget plikter, i henhold til pkt 11.2, å behandle saksfremlegg i konfidensielle og fortrolige saker på en betryggende måte. Velferdstingets ledelse og AU kan avstå fra innsyn i konfidensielle saker. SiTSit skal i forkant av overlevering av slik informasjon klarere dette. 12. Bruk av avtalen Konsernstyret og Velferdstinget plikter å informere nye medlemmer om avtalen. I saker som omfattes av avtalen, kan det henvises til punkter i denne. I løpet av mai-juni hvert år skal samarbeidsavtalen gjennomgås og eventuelt revideres av en gruppe sammensatt av konsernstyreleder, et ansattevalgt konsernstyremedlem, avtroppende og påtroppende leder for Velferdstinget og en fra administrasjonen. 13. Endringer Avtalen gjelder inntil den blir sagt opp av en av partene med 12 - tolv - måneders varsel. Oppsigelse vedtas med 2/3 flertall av Velferdstinget eller konsernstyret. Avtalen kan endres, erstattes eller sies opp uten oppsigelsestid dersom dette godkjennes av 2/3 flertall i både Velferdstinget og konsernstyret. Trondheim, Leder Velferdstinget Styreleder SiTSit Maiken V. StørkersenIda M. Jodanovic Knut Jørgen VieKaja B. W. Istad.. Formatted: English (U.S.) Formatted: Tab stops: 9,75 cm, Left Formatted: English (U.S.) Formatted: English (U.S.) Formatted: English (U.S.) 5

43 VT-sak 44/15 Forslag til møteplan høsten Møtedato: Saksbehandler: Kine Nilsen Myre VT-sak 44/15: Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget STi: Studenttinget NTNU Vedlegg: Forslag til møteplan høsten 2016 Hensikt med saken: Forslag til møteplan VT høsten 2016 (O-sak) Hensikten med saken er å orientere arbeidsutvalget om møteplan for høsten 2016 Bakgrunn for saken: Tidligere år har VT-møtene vært på torsdager, men etter fusjonen, og ny organisering har vi blitt enig med konsulentene på STI om å ta hensyn til de reisende fra Gjøvik og Ålesund, og setter derfor VT møtene og STI-møtene opp samme uke. Møtene vil derfor være på onsdager dette semesteret. Ved unntak av 20 oktober. Saksbehandler tar forbehold om at det kan komme endringer. AUs innstilling Velferdstinget tar møtedatoene til orientering Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

44 Velferdstinget Studenttinget NTNU Onsdag 7. september Torsdag 8. september Onsdag 28. september Torsdag 29. september Torsdag 20. oktober Onsdag 19. oktober Onsdag 9. november Torsdag 10. november Onsdag 23. november Torsdag 24. november (Konstituerende STi-møte) Seminar Velferdstinget august Studenttinget september Studentrådet HF/SVT september

45 VT-sak 45/16 Overføring av økonomiske midler fra SOPP Møtedato: Saksbehandler: Shaganaa Selvanathan VT-sak 45/16: Definisjoner/forkortelser: Overføring av økonomiske midler fra SOPP SOPP Studentsamskipnaden i Oppland Debitor Kontoinnehaver Vedlegg: 1. Kontoutskrift Bakgrunn for saken: Etter fisjonen med SOPP (Studentsamskipnaden i Oppland) ble kontoer tilhørende studentdrevne grupper, lag og foreninger værende under SOPPs disposisjon. Det er snakk om kontoer som inneholder midler som er innskudd fra sponsorer, medlemsavgifter og øremerkede midler fordelt fra semesteravgift. Å betale en faktura er i dag en operasjon som må gjennom tre ledd; skyldner, Velferdsutvalget og SOPP. Dette er et system som er sårbart for forsinkelser. Det er enighet mellom SOPP og Sit om at disse kontoene skal overføres til de respektive grupper, lag og foreninger, men SOPP ønsker å gjøre dette som et helhetlig debitorskifte. SOPP avventer debitorskiftet frem til de får klarsignal fra Sit. Sit avventer til de får et eventuelt vedtak om debitorskifte på de respektive kontoer fra VT. Et slikt debitorskifte krever at en organisasjon registrert i Brønnøysundregisteret, og med en bedriftskonto, kan ta ansvaret som debitor etter SOPP. Denne organisasjonen kan da foreta fortløpende debitorskifter ovenfor andre grupper, lag og foreninger som er registrert i Brønnøysundregisteret, herunder en paraplyorganisasjon for mindre organisasjoner. Dette kan løses ved å ta i bruk en midlertidig løsning grunnet av mangel på tid, en organisasjon som allerede er opprettet i Gjøvik, Håndballgruppen. Leder i Håndballgruppen (Kay Erik Henriksen) er medlem av velferdsutvalget i Gjøvik og dermed har velferdsutvalget innsikt på kontoaktiviteter. Postadresse: Alfred Getz vei 3 - Gløshaugen, 7491 Trondheim Kontoradresse: Rom 121, «Flystripa», Sentralbygg 1, Gløshaugen. Tlf Fax

46 VT-sak 45/16 Overføring av økonomiske midler fra SOPP Saksbehandlers vurdering: Det er saksbehandlers vurdering at et helhetlig debitorskifte vil gi studentdrevne grupper, lag og foreninger disposisjonsrett over egne kontoer og midler, og at dette vil gjøre arbeidet i organisasjonene lettere og mer oversiktlig. For å spare tid mener VU at håndballgruppen tar på seg ansvaret som debitor ettersom Kay Erik (leder i Håndballgruppen) er medlem i velferdsutvalget og har det grupper og lag som ansvarsområde, dermed vil velferdsutvalget i Gjøvik ha oversikt over kontoaktivitetene. Videre vil alle økonomiske midler skal overføres så fort som til eierne. Dette er en midlertidig løsning som blir tatt i bruk for å spare tid med tanke på tidsbegrensninger. Saksbehandler mener at minst to personer med disposisjonsrett må samtykke for å gjennomføre videre debitorskifter opp mot andre konti. Velferdsutvalget i Gjøvik sin innstilling: Et helhetlig debitorskifte mellom SOPP og Håndballgruppa ved NTNU i Gjøvik gjøres for kontoer tilhørende studentdrevne grupper, lag og foreninger ved NTNU i Gjøvik, mot at en kontrakt signeres innen 2 uker etter møtet til Velferdstinget To personer i Håndballgruppas styre har disposisjonsrett på kontoen, og må samtykke ved fortløpende debitorskifter ovenfor andre konti. Dissens: tatt ut av Elle Cerullo og Nicholas Christiansen: Velferdstinget utsetter saken Postadresse: Alfred Getz vei 3 - Gløshaugen, 7491 Trondheim Kontoradresse: Rom 121, «Flystripa», Sentralbygg 1, Gløshaugen. Tlf Fax

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77 VT-sak 46/ Møtedato: Saksbehandler: Jørgen Gunderengen VT-sak 46/16: Resultatkrav Sit 2017 Definisjoner/forkortelser: VT Velferdstinget AU Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS Konsernstyret Sit Studentsamskipnaden i Gjøvik, Ålesund og Trondheim Resultatkrav Hvor stort overskuddet innenfor det omtalte området skal være for 2017 Vedlegg: Vedlegg 1: Utdrag Styresak B 70 / 2016 gul markering relevant Hensikt med saken: Komme med en uttalelse om Sits resultatmål for Bakgrunn for saken: Ihht. Samarbeidsavtalen mellom konsernstyret og VT, pkt. 8, skal VT uttale seg om endringer i Sits måldokumenter. Velferdstinget uttalte seg ved forrige ordinære møte om budsjettprioriteringer og har kommet med uttalelse om strategiplanen: «Velfredstinget mener at revideringen av strategiplanen for 2016 er god. Velferdstinget mener at Sit Bolig skal vurdere å opprette løsninger for korttidsleie av boliger i byene Gjøvik, Ålesund og Trondheim for studenter tilknyttet Sit. Velferdstinget mener at det er viktig at Sit har fokus på bomiljø, og at man må sammen med «Kjellerne» jobbe for å takle de utfordringene som byr seg mtp å ha forsamlingslokaler på studentbyen» Vedtak VT-sak 31/16, Det mangler fortsatt uttalelse for resultatkrav til Sits tjenesteområder, noe som kommer i denne saken. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

78 VT-sak 46/ Totalt for Sit (alle tjenesteområder) er resultatkravet satt til 27 millioner, som er en økning på en million fra Dette resultatkravet er eksklusive inntektsføring av statstilskudd. Sit deler sine tjenesteområder inn i Bolig, Kafe (derunder Catering), Bok, Velferd eks. Idrett, Sit Idrett, Fellestjenester, Forbedringstiltak, Datterselskap og Finansinntekter. Sits tjenesteområder må ha et minimum av balanse, da drift av hvert tjenesteområde skal kunne stå på egne ben økonomisk. Under følger en gjennomgang av hvert relevante område. Utdypet informasjon i vedlegg. Sit Bolig Sit vurderer inntekter fra boligvirksomhet ut fra et økende antall studenter som kommer til studiebyen. Dette medfører større behov for studentboliger og med en økt boligmasse vil det også antas en økt inntekt. Resultatkravet for Sit Bolig 2017 settes derfor til 4 %. Historisk er dette fra 2016 en økning på 0,5 %. Sit Kafe Sit Kafe deles inn i serveringssteder og catering. På grunn av det store presset på pris og konkurransen med andre aktører anses det krevende å nå et mål om å øke omsetningen. Serveringssted Sits serveringssteder benyttes i hovedsak av studenter og blir definert som velferd. Det har derfor et lavere resultat enn catering. Allikevel er det som viktig å ha en økonomisk buffer dersom man f.eks. skal gjennomføre reinvesteringer i driften. Resultatkravet i Sit Kafe Serveringssteder er derfor satt til 2 %. Dette er en økning på 0,5 % fra Catering Catering er definert som næring. Som en del av Sit Kafe er det fåtallet av studenter som benytter seg av tilbudet; men i hovedsak bedrifter og andre interessenter. Dette er drift Sit kan drive innenfor lovverket med forbehold om at det kommer studentene til gode. Resultatkravet er satt til 4 %. Sit Bok Etter fusjon har Sit overtatt bokhandlervirksomhet i både Gjøvik og Ålesund. Velferdstinget kom med en uttalelse om at det er viktig å sikre bokhandlertilbudet i Gjøvik og Ålesund. Ettersom at dette er et nytt tjenesteområdet tar Sit historikk fra tidligere eier av bokhandlene, og setter kravet på det samme som i Resultatkrav for Sit Bok er 4 %, som tilsvarer kr Sit Velferd eks. idrett Under Sit Velferd sine tjenester er det et prinsipp om at budsjettet skal balanseres uten fortjeneste. Det er derfor ingen krav til overskudd. Sit Idrett For å kunne reinvestere og å ha en økonomisk buffer er det satt et resultatkrav i Sit Idrett på 2 %. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

79 VT-sak 46/ Sit Fellestjenester Disse tjenestene skal også balanseres. Det er derfor ikke krav til overskudd. Datterselskapene Sit står som eier av en del selskaper; Sit Tapir AS, GTT AS, Parkbygget AS og SiT Geovarme AS. Disse selskapene har totalt et resultatkrav på 3,95MNOK. Totalt Ut fra disse resultatkravene i tillegg til finansinntekter anses det oppnåelig med felles resultat på 27 millioner kroner for Saksbehandlers vurdering: Det har vært marginale økninger i resultatkravet innen både bolig og kafe. Innen bolig er det rimelig å kunne anta økte inntekter med den større studentmassen, og det er dermed viktig å opprettholde en tilsvarende buffer. I det totale resultatet til Sit er det beregnet at Sit Bolig vil stå for 13 millioner kroner med et resultatkrav på 4 %. Saksbehandler vurderer Sit Bok til å ha et stort resultat ut fra hvilken type virksomhet det er. Virksomheten er i hovedsak tjent av studenter, og er et nødvendig tilbud. Et resultat på 4% i Sit Bok vil tilsvare 560 tusen kroner, og saksbehandler mener det derfor at et kutt ikke vil påvirke det helhetlige resultatet i en stor grad. I Sit Idrett er det foreslått et resultatkrav på 2%. Grunnet stor pågang og behov for videre utvikling av tilbudet mener saksbehandler kravet er rimelig. AUs innstilling: Velferdstinget mener Sit gjør i hovedsak gode prioriteringer i egne krav. Velferdstinget mener Sit Bok er et nødvendig tilbud som primært benyttes av studenter og at resultatkravet derfor ikke skal være større enn 2%. Velferdstinget mener et felles resultatkrav på om lag 27 millioner er en god prioritering og anser det som oppnåelig selv med et resultatkrav på 2% for Sit Bok. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

80

81