Møteinnkalling. Til: 5stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører. Møtested: R10 Møtetid: 17.

Transkript

1 Møteinnkalling Til: 5stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører Arkiv: Møtested: R10 Møtetid: Kopi til: SiT Konsernstyret Eierorganene Saksliste Referatsaker: Referat-sak 26/14 Velferdstingets møte den * Referat-sak 27/14 Arbeidsutvalget Referat-sak 28/14 SiT Konsernstyre Referat-sak 29/14 STi, SP, SR-DMMH, TJSF, BIS Referat-sak 30/14 Råd og utvalg som VT innstiller/velger til VT-saker: VT-sak 40/14 Valg til Velferdstingets valgkomité* /valg VT-sak 41/14 Valg til Kulturstyret* /valg VT-sak 42/14 Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget* /vedtak VT-sak 43/14 Arbeidsprogram 2014/2015* /vedtak VT-sak 44/14 Forventninger /diskusjon VT-sak 45/14 Mandat for Idretts-, Bolig- og Velferdsrådet* /vedtak VT-sak 46/14 Suppleringsvalg Kontrollkomiteen* /valg Eventuelt Møtekritikk Dersom du ikke kan møte, må du melde fra til Velferdstinget på tlf , eller på mail: slik at vi kan få skaffet en vararepresentant til deg. Anne Finstad /s/ Leder Aina Kristiansen /s/ Konsulent Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf w w w.velferdstinget.no

2

3 VT-sak 40/ 14 Valg til Velferdstingets valgkomite Møtedato: Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 40/14: Valg til Velferdstingets valgkomité Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim VK: Valgkomiteen AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget Vedlegg: Instruks for velferdstingets valgkomité Hensikt med saken: Å velge 6 (6) representanter til Velferdstingets valgkomité Bakgrunn for saken: Velferdstingets valgkomité skal i utgangspunktet bestå av 9 medlemmer, med et minimum på 6 medlemmer. Medlemmer av valgkomiteen kan ikke sitte i Ledelsen til Velferdstinget, Velferdstingets Kontrollkomité eller som fast representant i SiTs styrer. Medlemmene kan heller ikke stille til noen av disse vervene. På Velferdstingets møte 27. august 2014 ble tre representanter valgt inn i valgkomiteen, derfor skal det nå velges 6 medlemmer Saksbehandlers vurdering Det skal velges 6 representanter til Velferdstingets valgkomité, med virkningstid frem til neste sommer. Komiteen konstituerer seg selv og velger en leder. AUs innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg

4 Vedtatt VT-møte 10/13, 26. september. Instruks for Velferdstingets VALGKOMITÈ Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget" Sammensetning og valgbarhet Valgkomiteen skal i utgangspunktet bestå av 9 medlemmer, med et minimum på 6. Medlemmer av Valgkomiteen kan ikke sitte i Ledelsen til Velferdstinget, Velferdstingets Kontrollkomité eller som fast representant i SiTs styrer, de skal heller ikke stille til noen av disse vervene. Medlemmer av Valgkomiteen skal ikke jobbe med valg til verv de selv innehar eller ønsker å stille til. Myndighetsområde Valgkomiteen er Velferdstingets rekrutteringsorgan, og skal rapportere til Velferdstinget. Valgkomiteen skal: Finne og kontakte aktuelle kandidater til verv VT velger eller innstiller til, og bistå disse med praktiske forespørsler i forbindelse med kandidaturet. Presentere alle kandidater som ikke har mulighet til å presentere seg selv på møtet der valgsaken behandles av VT. Bistå eierorganene med rekrutteringsarbeid i forkant av valg til VT Holde seg orientert om valg og andre relevant aktivitet hos eierorganene, og i frivillighetskulturen, det vil si delta på aktuelle møter hos disse. Sørge for at alle saker der VT skal velge eller innstille personer til et verv, er kjent blant aktuelle kandidater. Utarbeide erfaringsdokument etter endt periode. Valg Representantene i Valgkomiteen har en valgperiode på 1 år og sitter fra sommer til sommer. Komiteen konstituerer seg selv og velger en leder. Det skal tilstrebes at Valgkomiteen er representativ for samtlige utdanningsinstitusjoner tilknyttet SiT og har erfaring fra et representativt utvalg av studentdemokratiet og frivillighetskulturen i Trondheim.

5 VT-sak 41/ 14 Valg til Kulturstyret Møtedato: Saksbehandler: Hans Petter Kleppan VT-sak 41/14: Valg til Kulturstyret Definisjoner/forkortelser: VT: Velferdstinget i Trondheim SiT: Studentsamskipnaden i Trondheim AU: Arbeidsutvalget i Velferdstinget KS: Konsernstyret i SiT Vedlegg: Reglement for Kulturstyret Instruks for ledelse i Kulturstyret Hensikt med saken: Å velge tre (3) nye medlemmer til Kulturstyret med funksjonstid på to (2) år. Å velge fem (5) nye rekkefølgevara med funksjonstid på ett (1) år. Å supplere Kulturstyret med ett (1) medlem med funksjonstid ut året Bakgrunn for saken: Kulturstyret ble opprettet for å behandle søknader til SiT s Sponsorprogram, som sponser ulike studentaktiviteter i Trondheim. Kulturstyret innstiller overfor SiT Sponsorprogram, og søknadene blir formelt godkjent av KS i etterkant. VT velger hvert år studentrepresentanter til Kulturstyret og alle studenter som betaler semesteravgift kan stille til valg. I fjor ble det gjort endringer i Reglementet for Kulturstyret, det ble blant annet vedtatt i VT at «Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormidler», noe som vil føre til en økning i arbeidsmengden til Kulturstyret. Kulturstyret skal nå bestå av ti (10) personer, en økning fra åtte (8). Kulturstyret skal nå også ha fem (5) vara, en økning fra tre (3). Denne økningen er ment for å kompensere for den økte

6 VT-sak 41/ 14 Valg til Kulturstyret arbeidsmengden. Kulturstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. VT skal velge representanter som skal sitte i to (2) år og fem (5) rekkefølgevara som sitter i ett (1) år. Ved å sitte i Kulturstyret kan man dele ut SiT Sponsormidler og Velferdstingets sponsormidler til studentorganisasjoner som fortjener det. De siste årene har studentorganisasjoner i Trondheim fått støtte gjennom at de har søkt om sponsormidler fra SiT Sponsorprogram. Følgende står i Kulturstyrets reglement om Kulturstyrets konstituering: 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. På Velferdstingets møte 27.august 2014 ble det valgt kun to medlemmer til Kulturstyret med funksjonstid på to år, derfor må det nå velges tre medlemmer slik at Kulturstyret blir fulltallig. Det ble heller ikke valgt rekkefølgevara og det må derfor også velges fem vararepresentanter. Etter det siste møte i Velferdstinget har ett av medlemmene i Kulturstyret søkt permisjon fra sitt verv ut året på grunn av studieutveksling, derfor må Velferdstinget supplere Kulturstyret med ett medlem, med funksjonstid ut året. Saksbehandlers vurdering Det skal velges tre (3) faste representanter med en funksjonstid på to år og fem (5) rekkefølgevara med en funksjonstid på ett år. I tillegg skal det suppleres med en (1) representant med funksjonstid ut året. AUs innstilling AU innstiller ikke i personvalg.

7 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Instruks for Ledelsen i KULTURSTYRET Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget" og "Økonomiinstruks for Velferdstinget" og "Reglement for Kulturstyret". 2.0 Kompensasjon Kulturstyrets leder og nestleder kompenseres i henhold til økonomiinstruks for Velferdstinget. Kompensasjonen til ledelsen i Kulturstyret deles likt mellom leder og nestleder. 3.0 Myndighetsområde Leder har det overordnede ansvaret for Kulturstyret. Dersom leder er forhindret, er nestleder leders stedsfortreder Saksbehandler Leder er ansvarlig saksbehandler for de saker som behandles av Kulturstyret. 3.2 Leders ansvarsområder Kulturstyrets leder: Har ansvar for å imøtekomme forespørsler i forhold til reglement, frister og informasjon om SiT Sponsorprogram. Sørge for at det blir ajourført adresselister sammen med Velferdstingets konsulent umiddelbart etter valget. Sørge for at det blir gjort endringer i krav og kriterier i forhold til søknadsprosessen, dersom det er nødvendig. Er ansvarlig for å gi tilbakemelding til søkere som har fått avslag eller ikke fått behandlet søknad. Er ansvarlig for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med nestleder etter endt behandlingsprosess. Har ansvar for at halvårsrapporten blir videresendt til Velferdstinget og Kulturstyrets kontaktperson i SiT, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt leder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Skal sørge for at styret er vedtaksdyktige under møter. Er ansvarlig for å fatte hastevedtak på vegne av Kulturstyret skulle dette være nødvendig jf «Reglement for Kulturstyret». Skal holde ett foredrag med Kulturstyrets kontakt i SiT og Velferdstinget, samt ett medlem fra Kontrollkomiteen i Velferdstinget, for alle medlemmer i Kulturstyret senest en måned etter valget. Skal kalle inn til konstituerende møte etter funksjonstiden utgår, samt holde tidsfrister for dette. Sende ut møteinnkalling, og sørge for at alle Kulturstyrets medlemmer mottar denne, senest fire (4) virkedager før møtet. Sitter til ny leder er valgt under konstituerende møte.

8 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Nestleders ansvarsområder Kulturstyrets nestleder: Er leders stedfortreder. Skal sørge for protokollføring og regnskapsføring under hvert møte, og videresende dette til Velferdstinget i etterkant av hvert møte. Har ansvar for henting, førstebehandling (kontroll av datofrist) og protokollføring av søknader. Ansvarlig for all postbehandling i forbindelse med søknadsprosessen. Ansvar for å skrive en avsluttende halvårsrapport sammen med leder etter hver endt behandlingsprosess som videresendes Kulturstyrets kontaktperson i SiT, samt Velferdstinget, innen fristene som er satt i henhold til Reglement for Kulturstyret. Sørge for at nye medlemmer er oppdatert på mandat og Reglement for Kulturstyret. Er ansvarlig for at det blir ført referat for hvert møte, og at dette blir videresendt til alle Kulturstyrets medlemmer. Å sørge for at det er tilrettelagt et møterom samt materiell til hvert møte. Er ansvarlig for øvrige oppgaver pålagt nestleder i henhold til Reglement for Kulturstyret. Har ansvar for å kalle inn varamedlemmer dersom Kulturstyret ikke er vedtaksdyktige under møte. Sitter til ny nestleder er valgt under konstituerende møte Møter 4.1 Stemmelikhet Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende, har nestleder dobbeltstemme. 4.2 Innkalling og møteledelse Leder er ansvarlig for innkalling senest fire (4) virkedager før møtet. Leder har ansvar for avholdelse av møter, samt sitte som møteleder, i henhold til Reglement for Kulturstyret. Dersom leder forhindres påfaller dette nestleder Nestleder har ansvar for at det føres referat, protokoll og regnskap under hvert møte. Dersom nestleder er forhindret dette, påfaller ansvaret leder eller ett valgt medlem i Kulturstyret Styringsdokumenter Ledelsen har overordnet ansvar for at det gjeldende reglement, Retningslinjer for SiT Sponsorprogram og eventuelle andre føringer fra Velferdstinget, overholdes i Kulturstyrets behandlinger Informasjon Ledelsen har informasjonsansvar i forhold til Velferdstinget. Ledelsen har ansvar for at det videresendes referat, protokoll og regnskap etter hvert møte Kulturstyret holder.

9 Vedtatt på VT-møte 07/12, 6. september oppdatert Ledelsen har ansvar for at Kulturstyrets medlemmer er inneforstått med taushetsplikt under lukkede møter Valg Leder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Leder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. Nestleder av Kulturstyret har en valgperiode på ett (1) år. Nestleder velges i henhold til Reglement for Kulturstyret. 5.1 Uttalelse Velferdstinget har rett til å be Kulturstyrets ledelse om uttalelse i studentkulturelle spørsmål i henhold Reglement for Kulturstyret Endringer i instruksen Instruks for Ledelse i Kulturstyret vedtas av Velferdstinget med simpelt flertall. Forslag til endringer behandles av Arbeidsutvalget og vedtas av Velferdstinget. Endringer trer i kraft etter at møtet de er vedtatt på er hevet. Kulturstyrets ledelse plikter å uttale seg til Velferdstinget dersom det skjer endringer i instruks og reglement.

10 Vedtatt på VT-møte 01/ oppdatert Mandat Reglement for KULTURSTYRET Formål Kulturstyret har som formål å styrke det sosiale tilbudet, den kulturelle og studentpolitiske aktiviteten til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT) Ansvar Kulturstyret er ansvarlig overfor Velferdstinget, og handler alltid på vegne av dem. Kulturstyret skal til enhver tid arbeide etter de prinsipper, målsetninger og vedtak som gjelder for Velferdstinget. Alle medlemmer i Kulturstyret har selv ansvar for å sette seg inn i de retningslinjer som er satt for tildeling av studentsosiale midler. 1.3 Innsyn Den i Velferdstinget som er ansvarlig for Kulturstyret, har til enhver tid rett til innsyn i alle Kulturstyrets dokumenter og prosesser. 1.4 Sponsorprogrammet Kulturstyret innstiller ovenfor SiT s Sponsorprogram og Velferdstingets sponsormiddler 1.5 Uttalelsesplikt Kulturstyret har rett til å uttale seg ovenfor Velferdstinget i studentkulturelle spørsmål dersom det forelegges det av Velferdstinget. 2 Sammensetning 2.1 Medlemmer Kulturstyret består av ti (10) faste medlemmer som velges av Velferdstinget i august/september. Det bør legges vekt på å få ett bredt sammensatt styre, med hensyn på lærested, kjønn og studentkulturell bakgrunn. 2.2 Funksjonstid Det skal til enhver tid sitte ti (10) faste medlemmer i Kulturstyret. Alle med funksjonstid på to (2) år, hvor det velges fem (5) nye representanter en gang i året, slik at det foregår ett års overlapp. Medlemmene sitter fra de blir valgt på Velferdstingets første møte etter sommeren. 2.3 Vararepresentanter Fem (5) rekkefølgevaraer velges av Velferdstinget med funksjonstid på ett (1) år. Disse skal velges samtidig som de faste medlemmene. 3 Konstituering 3.1 Kulturstyrets ledelse Kulturstyret skal konstituere seg selv med leder og nestleder i midten av september. Leder og nestleder velges blant Kulturstyrets medlemmer, og sitter fra det konstituerende møtet heves til neste konstituerende møte i Kulturstyret heves.

11 Vedtatt på VT-møte 01/ oppdatert Konstituerende møte kalles inn av sittende leder eller nestleder for Kulturstyret. Sittende leder fungerer som møteleder og er ansvarlig for protokollføring. Dersom dette ikke er mulig påfaller ansvaret Kulturstyrets hovedansvarlig i Velferdstinget. 3.2 Ledelsens ansvar Leder og nestleders ansvarsområder og arbeidsoppgaver reguleres av Instruks for ledelse i Kulturstyret. 3.3 Valgmåte Velferdstingets reglement benyttes i valgsaker. 3.4 Mistillit Kulturstyret kan med 2/3 kvalifisert flertall vedta mistillit mot leder eller nestleder. Forslag om mistillit skal bekjentgjøres i møteinnkalling syv (7) dager før møtet. Den som får vedtatt mistillit mot seg går umiddelbart tilbake til det vervet en er valgt til av Velferdstinget. Den personen det stilles mistillit mot mister stemmerett i saken. Ved mistillit mot både leder og nestleder skal ekstern møteleder velges. 3.5 Nyvalg Dersom leder eller nestleder trekker seg, eller får vedtatt mistillit mot en eller begge av disse, skal det foretas nyvalg senest en måned etter vervet blir ledig. Nyvalgte sitter ut den gjeldene perioden Velferdstinget er ansvarlig for å kalle inn til konstituerende møte ved slike tilfeller. 4.0 Kulturstyrets Arbeid 4.1 Protokoll For hvert møte føres protokoll som skal innebære oversikt over hvem som har vært tilstede på møtet, hvilke saker som ble diskutert og hvilke vedtak som ble fattet. Protokollen sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.2 Regnskapsføring Kulturstyrets leder har ansvar for at det til enhver tid føres oversiktlig regnskap over hvilke summer som er tildelt, slik at styret til enhver tid har oversikt over hvor mye sponsormidler de har til gode å formidle. Regnskapet skal sendes til Velferdstinget etter hvert møte og arkiveres hos Velferdstinget. 4.3 Halvårsrapport Kulturstyret skal levere to halvårsrapporter i løpet av året, en etter hvert semester. Disse skal inneholde oversikt over søkere som er blitt tildelt penger, samt en klarlegging av behandlingsprosessen, søknadsforeninger- og lag fordelt i kategorier, mulige utfordringer og tilbakemeldinger angående arbeidsprosess og lignende. Det skal også være helhetlig oversikt over tildelte sponsormidler for hele semesteret, samt utdypet forklaring vedlagt de søknader som ikke er behandlet. Rapportene skal sendes til Velferdstinget innen 15. desember og 15.juni. 4.4 Vedtaksdyktighet

12 Vedtatt på VT-møte 01/ oppdatert Kulturstyret er vedtaksdyktige når minst fem (5) medlemmer inkludert leder eller nestleder er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. I mistillitssaker er Kulturstyret vedtaksdyktige når minst åtte (8) av medlemmene er tilstede, og møtet er gyldig kalt inn. 4.5 Krav til kvalifisert flertall Ett vedtak i Kulturstyret krever kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dersom leder ikke er tilstedeværende har nestleder dobbeltstemme ved stemmelikhet Hastevedtak Forekommer det behov for å behandle søknader etter den oprinnelige søknadsfristen har gått ut, kan den aktuelle søknad hastebehandles av leder for Kulturstyret. 4.6 Inhabilitet Et medlem i Kulturstyret er ikke inhabilt ved å være medlem av en paraplyorganisasjon. Medlemmet er inhabilt dersom personen er et aktivt medlem i en forening eller et lag, eller dersom medlemmet har sterk tilhørighet til laget eller foreningen. Medlemmet er inhabilt der det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet. Medlemmet plikter å stille seg inhabil i en sak i henhold til 4.6 første ledd. Videre kan Kulturstyret treffe avgjørelse om hvorvidt et medlem er inhabilt. I slike tilfeller deltar ikke medlemmet i diskusjonen. Den som er inhabil deltar ikke i behandlingen av saken, og må dermed være fysisk ute av rommet behandlingen foregår. Dersom dette fører til at Kulturstyret ikke blir vedtaksdyktige skal det innkalles vararepresentanter for å avgjøre saken. Medlemmer plikter å informere om disse forhold. 4.7 Lukking av møter Kulturstyrets møter er i utgangspunktet lukket, men kan åpnes ved kvalifisert 2/3 flertall. 4.8 Taushetsplikt Kulturstyrets medlemmer plikter å holde vedtak og diskusjonssaker innenfor møterommet. Det er ikke akseptert å snakke om vedtak eller innstillinger utenfor møterommet dersom endelig beskjed ikke er sendt ut til søker. 4.9 Møteinnkalling Møteinnkalling og dagsorden skal sendes ut senest fire (4) virkedager før møtet. Leder, nestleder og de fem (5) medlemmene som har sittet lengst i styret kan kalle inn til møter Gaver og invitasjoner til sosiale arrangement Kulturstyret skal ikke akseptere gaver eller annen form for goder fra søkere under behandlingsperioden. Invitasjoner til sosiale arrangement i regi av søkere eller andre med tilknytting til den aktuelle søknad skal ikke aksepteres. Dersom det er klart at en søker forsøker å påvirke søknadsprosessen igjennom gave, sosiale arrangement eller ved å ta direkte kontakt med medlemmer av Kulturstyret skal dette komme frem i behandlingen av søknad og Velferdstinget samt kontaktperson i SiT skal informeres. 5.0 Andre bestemmelser

13 Vedtatt på VT-møte 01/ oppdatert Reglementsendringer Endringer i Reglement for Kulturstyret kan kun gjøres av Velferdstinget. Uttalelse fra Kulturstyrets leder eller nestleder og Velferdstingets Kontrollkomité om alle foreslåtte endringer skal vedlegges sakspapirene for behandling i Velferdstinget. 5.2 Forhold til andre reglement Dette reglementet viker for Reglement for Velferdstinget.

14

15 VT-sak 42/ 14 Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget Møtedato: Saksbehandler: Anne Finstad VT-sak 42/14: Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget Definisjoner/forkortelser: VT Velferdstinget AU arbeidsutvalget STi Studenttinget SP Studentparlamentet HiST Høyskolen i Sør-Trøndelag DMMH Dronning Maauds Minnes Høyskole BI Bedriftsøkonomisk Institutt NSO Norsk studentorganisasjon Vedlegg: Økonomiinstruks for Velferdstinget Instruks for Arbeidsutvalget Statens satser for innlandsreise NSOs diettinstruks Uttalelse fra Kontrollkomiteen Hensikt med saken: Oppdatere økonomiinstruksen, slik at den passer bedre til VTs drift. Bakgrunn for saken: Økonomiinstruksen er sentral i VT sitt arbeid og det er derfor viktig at den oppdateres slik at den er gjeldene for den praksisen som gjennomføres. Det er dessuten en del satser som ikke er justert i henhold til konsumprisindeksen, derfor er det ønskelig å ta opp økonomiinstruksen på ny. I tillegg er det også relevant å diskutere stillingsprosenten til AU, da AU legger ned mye tid og arbeid for VT.

16 VT-sak 42/ 14 Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget Saksbehandlers vurdering: Endringer i instruksen: 0.2 informasjon Her har det blitt lagt med en setning om at AU og ledelsen skal signere et eksemplar av økonomiinstruksen. Dette har vært et ønske fra ledelsen, siden AU har et økoniomisk ansvar ovenfor VT og er VTs utøvende organ. Det er derfor viktig at de som skal håndere og jobbe med økonomien i VT vet hva som står der og forplikter seg i større grad regnskapsår Siden det byttes ledelse i løpet av regnskapsåret har en sett en nytte av å legge til en setning om noe som sier noe om bruk av budsjettet. Dette er viktig for å sikre økonomisk sikkerhet gjennom hele året fullmakter Her er det gjort små endringer da det kommer til den generelle driften av bankkontoen til Velferdstinget. Denne disponerer slik det er i dag, kun konsulenten, men ved spørsmål kan leder få innblikk i regnskapet Lønning av AU, leder av kulturstyre og ansatte Etter saksbehandlerens egen erfaring som AU medlem, ser saksbehandler at det er et behov for å øke honoraret til AU medlemmene. Honoraret er per dags dato 15%, og det er denne det er ønskelig å øke. Dette fordi det er tillagt AU-medlemmene mye arbeid som ikke er direkte dokumentert i arbeidsinstruksen. Mye av dette er å hjelpe leder og nestleder i arbeid som foregår i løpet av året. Dette kan være alt fra stand, vara på møte når ledelsen ikke kan og andre administrative oppgaver. Slik det er i dag, med en 15 % stilling, kan en ikke forvente at AU-medlemmene jobber mer enn en hel dag i uka. I de mest hektiske periodene, som immatrikuleringen, valg og stand, forventes det at AU er mer delaktig enn dette. Ved å øke honoraret kan en forvente mer av AU, og faktisk forsvare den mengde med arbeid de i dag nedlegger. Saksbehandler mener å øke honoraret til 25 % er det mest naturlige. Innad i studentdemokratiet i Trondheim så har AU STi 25 % og AU SP-HiST 20 % honorar. Saksbehanler mener dette viser godt at det er på tide å øke honoraret til AU medlemmene. Ved endring av stillingsprosent, vil dette koste VT: Alternativ 1 ingen endring Månedslønn brutto 2989 kroner Månedslønn netto hvis 36 % 1913kroner Kostnad totalt for 3 pers. hvert år kroner Kostnadsøkning fra dagens 15% 0 kroner Alternativ 2 20% honorar Månedslønn brutto 3985 kroner Månedslønn netto hvis 36% skatt 2551 kroner Kostnad totalt for 3 pers. hvert år kroner Kostnadsøkning fra dagens 15% kroner i året Alternativ 3 25% honorar Månedslønn brutto per pers kroner

17 VT-sak 42/ 14 Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget Månedslønn netto hvis 36% skatt 3188 kroner Kostnad totalt for 3 pers. hvert år kroner Kostnadsøkning fra dagens 15% kroner i året Endringen i avsnittet om leder av kulturstyret, er delevis en redaksjonell endring. Siden det har blitt endret i reglementet for kulturstyret, at honoraret skal deles på leder og nestleder, må det også stå i økonomiinstruksen. Det er dessuten en endring slik det står per dags dato, da en vil kompensere leder og nestleder med 5 % hver. Dette mener saksbehandler er fornuftig, da de nye retningslinjene for sponsing har ført til en økt arbeidsmengde for leder og nestleder i Kulturstyret reisekonstander Her har saksbehandler endret kjøregodtgjørelsen for bil etter statens satser. Dette er fordi bensinprisene har skutt til værs, og om en skal kunne dekke utgifter ved bruk av bil, må den økes. Dessuten vet å bruke statens satser, slipper en å justere på denne satsen ofte. Dagens sats er på 4,05kr pr km. Videre er det dessuten lagt inn passasjertilleg, parkeringsavgift og bompenger. Det har i lengre tid vært praksis å betale parkeringsavgit, så ved å legge til dette, samt bompenger og passasjertillegg, dekker en de faktiske utgiftene en har da en kjører bil i VT sammenheng. Videre er det lagt til en bisetning på avsnittet om taxibruk. Dette slik at det er noen som også klarerer leders bruk av taxi utgifter til mat Det har lenge vært et behov for å øke en del av diettsatsene. Som nevnt tidligere, er det en fordel å prisjustere satsene etter en allerede eksisterende sats regulert av det offentlige.. For utgifter for arrangement i VT har saksbehandler valgt å sette satsen etter staens satser for reiser innenlands, «måltidstrekk reiser med overnatting», middag. Selv om dette er en sats om ikke omhandler overnatting, mener saksbehander dette er en sats som vil kunne fungere.. Denne satsen er satt til å være 50 % av dagpengene, altså 345 kr, noe som er litt høyere enn det VT har i dag. Videre har saksbehandler valgt å sette pris på overtidsmat opp mot NSO sine middagssatser, som per dags dato er 180 kr. Saksbehandler ønsker å endre denne prisen, da den ikke er prisjustert på en stund dekning av telefonutgifter Her har ordlyden blitt endret helt. Dette med bakgrunn i at ledelsen nå har jobbtelefoner fra VT. Den gang det ble bestemt, i et AU møte, at ledelsen skulle få mobil og nummer via VT, var argumentene, gjenbruk av nummer, at en ikke kan forvente at nyvalgt ledelse har smartphone og lettere i forhold til mobilregning budsjett velferdstinget Her har saksbehandler valgt å stryke linjen Budjettet deles inn med en del for drift av VT, og en del for overføringer til andre. Grunnen til dette er at denne setningen låser oppsettet av

18 VT-sak 42/ 14 Revidering av Økonomiinstruks for Velferdstinget budsjettet veldig. Det vil si at en ikke har mulighet til forandringer eller endringer som passer konsulenten best. Det er konsulenten som fører budsjett og regnskap, det er derfor viktig at konsulenten har mulighet til å føre det slik som passer konsulenten best. I budsjette kommer det uansett godt frem, hva hver post går til. AUs innstilling: Velferdstinget vedtar å øke arbeidsutvalgets stillingsprosent til 25%. Velferdstinget vedtar økonomiinstruksen med de endringene som ble vedtatt under møtet.

19 Vedtatt , oppdatert Instruks for arbeidsutvalget V ELFERD STIN GET 1. Generelt Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget", og "Økonomiinstruks for Velferdstinget". Definisjoner VT: Velferdstinget AU: Arbeidsutvalget KK: Kontrollkomitéen SLUT: Studentleder-utvalget i Trondheim ISFiT: Internasjonale Studentfestivalen i Trondheim 2. Sammensetning Sammensetning Arbeidsutvalget består av: Leder Nestleder 3 faste AU-medlemmer 3. Arbeidsutvalgets oppgaver Kompetanse og ansvar Arbeidsutvalget utgjør Velferdstingets daglige ledelse, og har ansvar for å kalle inn til VT-møter. Arbeidsutvalget har ansvar for at det utarbeides sakspapirer og innstillinger, og for at VTs vedtak blir formidlet og fulgt opp. Innstillinger til Velferdstinget Arbeidsutvalget innstiller i alle saker som skal behandles i Velferdstinget, også der hvor en sak har blitt behandlet i en interngruppe eller enkeltperson og det foreligger en innstilling fra denne. AU innstiller ikke til personvalg i Velferdstinget, men kan innstille på oppnevning der posisjonen følger et verv. AU-vedtak AU skal fatte vedtak i interne og organisatoriske saker. AU kan også fatte vedtak i andre saker der det ikke er formålstjenelig å samle hele VT. I hastesaker som normalt skal behandles av Velferdstinget kan arbeidsutvalget fatte vedtak på vegne av Velferdstinget, men bare dersom det ikke er mulig å samle Velferdstinget innen rimelig tid. Økonomiske disposisjoner Arbeidsutvalget kan ved særlige vedtak bevilge et beløp begrenset oppad til kroner 6.000,- En bevilgning kan ikke deles opp i flere enkeltvedtak for å unngå reglene i denne paragraf. Kontakt med VT AU-medlemmene har ansvar for å kalle inn til og avholde møter med representantene i Velferdstinget.. Møtene kan brukes til å gjennomgå sakspapirer, diskutere saker, komme med forslag til nye saker og som

20 Vedtatt , oppdatert formøter med styrerepresentantene. 4. Arbeidsutvalgets møter Møtehyppighet Møter i Arbeidsutvalget avholdes en gang per uke dersom arbeidsmengden ikke tilsier annet. Innkalling og sakspapirer Normalt kaller leder inn til møter i arbeidsutvalget. Dersom tre av Aus medlemmer krever det skal det avholdes ekstraordinært møte. Innkalling og sakspapirer til arbeidsutvalgets møter bør så langt det er mulig være tilgjengelige én dag før møtet. Vedtaksdyktighet Arbeidsutvalget er vedtaksdyktige dersom minst 3 av medlemmene er til stede ved votering, inkludert leder og/eller nestleder. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Møterett Arbeidsutvalgets faste medlemmer har møteplikt. Konsernstyreleder i SiT har møteplikt såfremt arbeidsutvalget ikke vedtar annet. Dersom konsernstyreleder ikke har anledning til å møte, skal denne sende vara. Kontoransvarlig, samt kontrollkomitéen, har møterett. Arbeidsutvalget kan med simpelt flertall innvilge andre møterett. Alle møtende har tale- og forslagsrett. Arbeidsutvalget kan lukke et møte med simpelt flertall. Faste punkter på dagsorden Disse punktene skal være på dagsorden på alle ordinære møter i arbeidsutvalget. Godkjenning av innkalling til arbeidsutvalgsmøtet. Redegjørelse for arbeidet arbeidsutvalgets medlemmer, KK og kontoransvarlig har gjort siden siste møte. Orientering fra konsernstyreleder i SiT. Protokoll Arbeidsutvalget velger selv referent. Referater Referater skal godkjennes av arbeidsutvalget på neste ordinære arbeidsutvalgsmøte, og legges frem for VT på neste VT-møte. 5. Oppgaver Alle AUs medlemmer Generelt Delta på alle VT-møter. Delta på alle AU-møter. Forberede alle VT-møter. Jobbe for velferdstinget renomè og legitimitet i studentmassen. Holde resten av AU informert om pågående arbeid. Delta aktivt i profilerings- og rekrutteringsarbeid. Delta på oppstartsseminar og motivasjonsseminar, samt forberedem planlegge og organisere disse i samarbeid med ledelsen.