MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Longyearbyen, Næringsbygget, møterom Nordlys Møtedato: 24.1.2017 Varighet: 1200-1245 Møteleder: Sekretær: Roger Eriksen Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Personlige varamedlemmer Roger Eriksen Magnus Hauge Løge (1. vara H) Hanne Valborg O. Jensen Marit Dagny H. Daleng (2. vara H) Marte Agneberg Dahl Berit Våtvik Marcus Bech Mikalsen Gerd Irene Sigernes Kristine Sandsleth Oddmund Rønning Fra utvalget møtte: Roger Eriksen Hanne Valborg O. Jensen Berit Våtvik Marcus Bech Mikalsen Oddmund Rønning Varamedlem Varamedlem Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Administrasjonssjef Elin Dolmseth Fra KomRev NORD IKS møtte: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen
2 Representantene fra K-Sekretariatet og KomRev NORD deltok i møtet fra Tromsø ved bruk av videokonferanseutstyr. Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. 01/17 Godkjenning av protokollen fra møte 29.11.2016 02/17 Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 03/17 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 04/17 Drøfting og bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Gjennomføring av investerings-/utbyggingsprosjekter 05/17 Referatsaker
3 Sak 01/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 29.11.2016 Protokollen fra møte 29.11.2016 godkjennes. Protokollen fra møte 29.11.2016 godkjennes. Sak 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 Kontrollutvalget rår lokalstyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget rår lokalstyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll og saksframlegg m/godkjent årsrapport sendt elektronisk 24.1.2017 til: - Leder av Longyearbyen lokalstyre Sak 03/17 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
4 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 04/17 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGSREVISJONS- PROSJEKT GJENNOMFØRING AV INVESTERINGTS-/UTBYGGINGS- PROSJEKTER Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget velger forvaltningsrevisjon av investerings-/utbyggingsprosjekt «6103 HP Vann Overløp Isdammen». 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse for hele «livsløpet» i prosjektet samt på grunnlag av de momenter som framkom i møtet. 3. Prosjektskissen sendes K-Sekretariatet og som videreformidler denne til kontrollutvalget, og som igjen gir til bakemelding om prosjektet kan igangsettes. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget velger forvaltningsrevisjon av investerings-/utbyggingsprosjekt «6103 HP Vann Overløp Isdammen». 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD utarbeide overordnet prosjektskisse for hele «livsløpet» i prosjektet samt på grunnlag av de momenter som framkom i møtet. 3. Prosjektskissen sendes K-Sekretariatet og som videreformidler denne til kontrollutvalget, og som igjen gir til bakemelding om prosjektet kan igangsettes. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 25.1.2017 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
5 Sak 05/17 REFERATSAKER Referatsakene tas til orientering. Referert: A. FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KVALITET I GRUNNSKOLEN - Lokalstyrets vedtak i sak 100/16 B. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I LONGYEARBYEN LOKALSTYRE 2016-2020 - Lokalstyrets vedtak i sak 101/16 Referatsakene tas til orientering.