inklusiv SHA-koordinator for prosjekteringsfase (KP) og utførelsesfase (KU) Rammeavtale byggherreombud og byggeledelse 10. juni 2016
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Kontraktsbestemmelser... 3 1.2 Byggherreombudets rolle... 3 1.3 Spesielt for denne rammeavtalen... 3 2 Generelle ytelser... 4 2.1 Møter... 4 2.2 Rapportering... 4 2.3 Dokumenthåndtering... 5 3 Utførelseskontroll... 5 4 Kvalitetssikring... 6 5 Fremdrift... 6 6 Endringer, varsler og krav... 7 7 Økonomi / fakturabehandling... 7 8 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA... 8 9 Ytre miljø... 9 9.1 Tropisk tømmer... 9 9.2 Riving... 9 9.3 Farlige stoffer... 9 9.4 Avfall... 9 10 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse... 9 10.1 Generelt... 9 10.2 Ferdigbefaring... 10 10.3 Prøvedriftsperioden... 10 10.4 Overtakelse... 10 10.5 Innflytting... 10 11 Reklamasjonsfasen... 10 12 Rettslige konflikter... 11 Godkjent dato: 2 av 11
1 Innledning 1.1 Kontraktsbestemmelser Kontrakten benytter NS 8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag og s generelle kontraktsbestemmelser med presiseringer og endringer, sammen med denne ytelsesbeskrivelsen for byggherreombud. 1.2 Byggherreombudets rolle Byggherreombudet (heretter BHO) er tiltakshavers representant på byggeplassen med overordnet oppfølging og kontroll av økonomi, fremdrift og kvalitet av byggearbeidene. BHO har også rollen som SHA-koordinator for både prosjektering og utførelsesfase. Denne ytelsesbeskrivelse for BHO spesifiserer hvilke ytelser BHO skal levere i forbindelse med oppdrag for. 1.3 Spesielt for denne rammeavtalen Ved oppstart av hvert oppdrag gjennomgås ytelsesbeskrivelsen med hensikt å definere om alle ytelser skal inngå, eller om det skal gjøres visse justeringer tilpasset oppdraget. På bakgrunn av denne gjennomgangen skal BHO utarbeide forslag til honorarbudsjett i henhold til NS 10.2.3, som skal godkjennes før oppdraget starter. ønsker å bidra til utvikling av yngre medarbeidere eller medarbeidere med mindre erfaring. Vi er positive til at nøkkelpersonell som tilbys, knytter til seg en assistent som bidrar inn i prosjektet. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at tilbudt nøkkelperson er å anse som hovedkontakt for byggherre, skal delta i alle møter og har hovedansvaret for at alle oppgavene i denne ytelsen blir utført som beskrevet. Skriv gjerne hvordan dere ønsker å løse dette i oppgaveforståelse. Godkjent dato: 3 av 11
2 Generelle ytelser 2.1 Møter 1. innkalle til, lede og referere fra byggherremøter som avholdes hver 14. dag. Referat oversendes samtlige møtedeltagere og partenes representanter i henhold til distribusjonsliste. 2. lede og referere gjennomsnittlig 1 særmøte i måneden med brukere, offentlige myndigheter og andre berørte parter. 3. delta i bygge-/framdriftsmøter som arrangeres av totalentreprenøren. 4. gjennomføre eller delta i møter med totalentreprenøren (heretter TE) om varsler og krav når det er påkrevd. 5. møte med prosjektleder (heretter PL) hver måned for gjennomgang av økonomien i prosjektet. Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Ved behov eller ønske fra PL, skal BHO konferere med PL før referatet sendes ut. 2.2 Rapportering BHO skal innhente og kontrollere at TE rapporterer status hver måned, i henhold til dens kontrakt. BHO skal basert på egne arbeid og statusrapporteringen fra entreprenøren hver måned oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 5 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: 1. Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner). 2. Fremdrift: Status for fremdriften. Opprinnelig fremdrift og omforent fremdrift skal synliggjøres. 3. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal redegjøres for. SHA: Det skal leveres egen rapport for SHA basert på befaring på byggeplass. Denne skal minimum inneholde status for uønska hendelser, uønska kvalitet, sikker jobb analyse og byggherreombudets vurdering av disse. Rapporten skal inneholde bilder fra befaring som dokumenterer saker knyttet til SHA, og forhold knyttet til rent tørt bygg. Den siste rapporten skal være en sluttrapport og inneholde alle ovennevnte forhold, samt en redegjørelse for status og gjenstående tiltak. Evaluering: BHO skal en måned etter overtakelse, lage en evaluering av entreprenøren på prosjektet. Vedlagt evalueringsskjema i konkurransegrunnlaget skal benyttes. Dette skal forelegges PL. BHO skal bearbeide skjemaet etter innspill fra PL. Godkjent dato: 4 av 11
2.3 Dokumenthåndtering 1. behandle all korrespondanse som sendes fra entreprenøren til byggherre og innstille overfor PL i de saker som går utover BHOs fullmakter. 2. holde et oppdatert dokument- og tegningsarkiv på saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. 3 Utførelseskontroll BHO skal gjennomføre stikkprøvekontroll av entreprenørens kontraktsarbeider. Dette gjelder for prosjektering samt bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BHO: 1. utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BHOs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. 2. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder el.l. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. 3. Påse at TE kontrollerer at leveranser til byggeplassen er i henhold til kontrakt, med tanke på håndverksmessig utførelse og toleranser. 4. Påse at TE kontrollerer alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BHO skal påse at entreprenøren varsler BHO før slik lukking /innbygging. 5. Påse at TE holder orden på byggeplassen. Arbeidet skal utføres i henhold til Rent Tørt Bygg (RTB) beskrevet i RTB-håndboken utgitt av Rådgivende Ingeniørers Forening. 6. Påse at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. 7. Påse at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht TEK 10. Godkjent dato: 5 av 11
4 Kvalitetssikring 1. gjennomgå kontrakten med entreprenøren og gjøre seg godt kjent med anbudsgrunnlaget for totalentreprisen som tegninger, funksjonsbeskrivelse, oppdragsbeskrivelse etc. 2. sjekke at riggplaner foreligger 3. påse at alle offentlige tillatelser for utførelse foreligger 4. følge opp at entreprenøren gjennomfører egenkontroll iht plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Stavanger eiendom. 5. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av entreprenøren. 6. føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. 7. administrere gjennomføring av uavhengig kontroll ihht. Plan- og bygningslov med forskrifter (Byggherren har i kontrakt med totalentreprenøren påtatt seg dette ansvaret og skal også bekoste denne.) 8. koordinere kontakt mellom TE og kommunenes IT-avdeling jamfør Retningslinjer for tele- og dataspredenett. 5 Fremdrift 1. påse at entreprenøren utarbeider detaljert orienterende fremdriftsplan etter forutsetningene i kontrakten, og kontraktens fremdriftsplan. 2. påse at fremdriften på byggeplassen følges. 3. påse at Sikker Jobb Analyser (SJA) markeres og at fremdriftsplanen tilfredsstiller de krav som er satt i byggherrens overordnede fremdriftsplan. Godkjent dato: 6 av 11
6 Endringer, varsler og krav 1. ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringsordrer og endringsmeldinger, varsler og krav. 2. føre utfyllende oversikt over alle endringsordrer og endringsmeldinger (endringslister), rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/forventet kostnad. 3. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra TE. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. 4. behandle mottatte tilleggskrav/endringsordrer fra entreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. 5. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med entreprenøren når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd, se for øvrig pkt. 12 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. 6. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra entreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser, herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til entreprenør. 7 Økonomi / fakturabehandling Stavanger kommune behandler alle fakturaer elektronisk. BHO vil få tilgang til Stavanger kommunes elektroniske fakturabehandlingssystem. Alle entreprenørfakturaer vil bli stilet til Stavanger kommune sentralt for innscanning. Deretter sendes faktura elektronisk til BHO som skal kontrollere fakturaene. 1. sørge for at følgende foreligger fra entreprenør før første entreprenørfaktura attesteres: Signert kontrakt, bankgaranti, forsikringserklæring, godkjent KS-plan, godkjent SHA - plan for dette prosjektet og bekreftelse på etablert internkontroll. 2. kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BHOs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. 3. BHO må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. BHO har to valg i faktureringssystemet: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Avslå fakturaen. Dersom BHO avslår må BHO begrunne dette i eget kommentarfelt (Notat) i fakturasystemet. Etter avtale med PL, sender BHO brev til entreprenøren med begrunnelse for avslag. Godkjent dato: 7 av 11
4. føre fortløpende attestasjonsregnskap i Stavanger kommunes økonomisystem. 5. kontrollere at alle entreprisens regulerbare poster blir avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. 6. kontrollere sluttoppgjørene for entreprisen. BHOs behandlingstid fastsettes i samråd med PL, men byggherre skal ha sluttfaktura attestert senest 2 uker før forfall, jf. Generelle bestemmelser totalentrepriser. Ved dissens mellom byggherre og entreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BHO aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. 8 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA BHO skal være SHA-koordinator for prosjekteringsfasen (KP). BHO skal i egenskap av denne funksjonen ivareta de oppgaver myndighetene og Stavanger kommune pålegger koordinatoren for prosjekteringsfasen (KP): 1. være SHA-koordinator og byggherrens stedsfortreder for prosjekteringsfasen i henhold til Byggherreforskriftens 13 og 14. 2. koordinere prosjekteringen slik at hensynet til SHA blir ivaretatt. 3. sørge for og utarbeide plan for SHA i henhold til Byggherreforskriften 7 og 8, og holde denne oppdatert gjennom hele prosjektet. 4. medvirke til at byggherreforskriftens 17 blir ivaretatt av de prosjekterende. Som minimum skal SHA være er et fast punkt i prosjekteringsmøtene hvor pliktene i 17 dokumenteres ivaretatt, utført og dokumentert. 5. medvirke til at byggherreforskriftens 5 1. og 2. avsnitt og 6 blir ivaretatt. 6. sørge for at de prosjekterende utarbeider dokumentasjon for fremtidige arbeider, jf byggherreforskriftens 12. 7. sørge for at informasjon og krav om SHA blir formidlet til de øvrige parter som deltar i prosjekteringsfasen. BHO skal være SHA-koordinator for utførelsesfasen (KU). BHO skal i egenskap av denne funksjonen ivareta de oppgaver myndighetene og Stavanger kommune pålegger koordinatoren for utførelse (KU): 1. påse at entreprenør prioriterer spørsmål vedr. sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø (SHA-planen) høyt. 2. sørge for at SHA-planen er lett tilgjengelig og gjøres kjent på byggeplassen. 3. påse at hovedbedrift/te daglig fører en oversikt over alle som arbeider på bygge- og anleggsplassen iht. byggherreforskriften 14. Oppbevare listene i 6 måneder etter at byggearbeidene er avsluttet. 4. ta stikkprøver på at alle som utfører arbeider på byggeplassen bærer ID-kort iht forskrift om ID-kort på bygge- og anleggsplasser. 5. løpende ajourføre forhåndsmelding til Arbeidstilsynet, og sørge for at denne blir slått opp på synlig sted på byggeplassen. 6. oppdatere SHA-planen fortløpende dersom det oppstår endringer som har betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. 7. følge opp at arbeidsgivere og enkeltpersonforetak følger SHA-planen Godkjent dato: 8 av 11
8. følge opp at hovedbedrift utfører sine plikter etter arbeidsmiljøloven og entreprenør kontrakt med Stavanger kommune. 9. følge opp at arbeidsgivere og enkeltmannsbedrifter rapporterer i samsvar med ligningsloven (jmf 6-10 og tilhørende forskrifter) snarest og senest 14 dager etter at arbeidet er påbegynt. 10. kontrollere at alle virksomhetene som utfører arbeider på byggeplassen har et internkontrollsystem tilpasset dette prosjektet, herunder kontrollere at virksomheten har gjennomført og dokumentert risikoanalyser for egne arbeider før oppstart. 11. kontrollere at Sikker Jobb Analyser gjennomføres. 9 Ytre miljø 9.1 Tropisk tømmer BHO skal 9.2 Riving 1. påse at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktarbeidet eller på byggeplass. 2. etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. 3. straks underrette Stavanger kommune om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme. Ved eventuelle rivningsoppdrag skal BHO kontrollere at dette utføres på en miljømessig forsvarlig måte og påse at Arbeidstilsynets prosedyrer blir fulgt og melding sendt. 9.3 Farlige stoffer 9.4 Avfall BHO skal følge opp at entreprenøren rapporterer om evt. bruk av farlige stoffer og er bevisste på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. BHO skal kontrollere at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres. 10 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 10.1 Generelt BHO skal påse at entreprenøren i god tid planlegger og organiserer gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for entreprenøren. Godkjent dato: 9 av 11
BHO skal kontrollere og godkjenne FDV og påse at brannbok foreligger og kontrollere denne før overtakelse i henhold til kontraktsbestemmelsene for entreprenøren. 10.2 Ferdigbefaring 1. påse at entreprenøren innkaller og gjennomfører ferdigbefaring som avtalt i kontrakt. 2. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med PL) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. 3. innkalle til, lede og referere fra alle ferdigbefaringer. 10.3 Prøvedriftsperioden 1. følge opp at entreprenøren gjennomfører prøveperioden som avtalt i kontrakten. 2. gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. 3. samle sluttrapporter fra prøvedriftsperioden fra entreprenøren og oversende PL før overtakelsen. 4. sørge for at entreprenøren følger opp at alle feil utbedres snarest mulig. 5. kontrollere at eventuelle etterarbeider og feilrettinger er utført. 10.4 Overtakelse 1. delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder skal delta på overtakelsesforretningene. 2. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signeres av kontraktspartene. 10.5 Innflytting 1. følge opp at ferdigattest eventuelt brukstillatelse foreligger før innflytting. 2. koordinere entreprenørens utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. 11 Reklamasjonsfasen 1. følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. 2. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden, dette gjelder også henvendelser gjennom kommunens Godkjent dato: 10 av 11
feilvarslingssystem «VOF». BHO skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. 3. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider. 4. i samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, og treårsbefaringer. 5. vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf kontraktsbestemmelsene. 6. melde fra til Stavanger kommune om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 12 Rettslige konflikter Byggherreombud skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med entreprenører og leverandører. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. Godkjent dato: 11 av 11