OVERORDNET ANALYSE TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 HOF KOMMUNE

OVERORDNET ANALYSE TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 HOF KOMMUNE UTARBEIDET AV

Innhold: 1. Bakgrunn... 3 2. Forvaltningsrevisjon definisjon og formål... 3 3. Framgangsmåte... 4 3.1 Metode... 4 3.2 Risiko- og vesentlighetsvurdering... 5 3.3 Resultatene fra spørreundersøkelsene... 5 3.4 Forrige plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll... 6 4. Overordnet analyse Hof kommune - forvaltningsrevisjon... 7 4.1 Rådmann, økonomi, stab/støtte... 8 4.2 Sektor for sosial (NAV) og barneverntjenesten... 14 4.3 Sektor for undervisning... 17 4.4 Sektor for helse og omsorg... 19 4.5 Sektor for kultur... 22 4.6 Sektor for teknikk, landbruk og miljø... 24 4.7 Sektor for barnehage... 27 5. Hof kommune selskapskontroll... 29 5.1 Bakgrunn... 29 5.2 Hof kommunes eierandeler i selskaper (AS OG IKS)... 29 5.3 Anbefaling... 30 6.1 Oversikt over revisjonens forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter (2012 2015)... 32 6.2 Oversikt over revisjonens forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter (2008 2011)... 37 2

Overordnet analyse Hof kommune 1. Bakgrunn Kontrollutvalget skal, i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 9 og 13, påse at kommunes virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I følge forskriftens 10 og 13 skal utvalget, minst én gang i løpet av valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyrets konstituering utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen, som skal vedtas av kommunestyret, skal være bygget på en overordnet analyse av kommunes virksomhet. Analysen har som siktemål å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innen de ulike sektorene/områdene i kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. 2. Forvaltningsrevisjon definisjon og formål Formålet med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon rettes fokus mot økonomi og måloppnåelse i vid forstand. I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjon ble lovfestet ved endringer i kommuneloven i 1992. Bakgrunnen for at forvaltningsrevisjon ble innført som en del av revisjonen av kommunene og fylkeskommunene var økte krav om effektivitet og måloppnåelse. Forvaltningsrevisjon fungerer som et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunes totale forvaltning og resultatene som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer at det gjennomføres en type undersøkelser som gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret, og resultatet av disse. Forvaltningsrevisjon kan samtidig bidra til at kommunal virksomhet får økt produktivitet, mer effektiv måloppnåelse og at den sikres drift i samsvar med gjeldende regelverk. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse er viktig, slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvatningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 3

3. Framgangsmåte 3.1 Metode Overordnet analyse - Hof kommune Den overordnede analysen er basert på modellen presentert i figuren nedenfor. Modellen viser de ulike kildene som er brukt som grunnlag i den overordnede analysen for å vurdere og synliggjøre innenfor hvilke områder forvaltningsrevisjon bør iverksettes. Spørreundersøkelser søkelse KOSTRA OVERORDNET ANALYSE Forrige analyse/plan Revisjonens erfaringer Årsberetning Tidligere prosjekter Fig. A: Modell for overordnet analyse forvaltningsrevisjon Revisor har gjennomført to ulike spørreundersøkelser. Den ene spørreundersøkelsen ble sendt til rådmannen samt alle enheter i Hof kommune. Undersøkelsen gjaldt Kartlegging av interne kontrollrutiner i Hof kommune. Mer om spørreundersøkelsen under pkt. 3.3.1. Den andre spørreundersøkelsen ble sendt til kontrollutvalgets medlemmer fra forrige valgperiode (2008-2011), nyvalgte kontrollutvalgsmedlemmer, ordfører, gruppeledere og rådmann. Undersøkelsen gikk blant annet ut på å innhente politikernes og rådmannens vurdering av risikoområder i kommunen, med henblikk på forslag til aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Videre er KOSTRA-tall fra 2010 brukt i analysen. KOSTRA er et nasjonalt rapporteringssystem der alle landets kommuner og fylkeskommuner rapporterer regnskaps- og tjenestedata til Statistisk sentralbyrå (SSB). Vi presenterer tallene på konsernnivå, dvs. at alle tallene skal være sammenlignbare, uavhengig av hvordan kommunen er organisert i forhold til interkommunale selskaper og kommunale foretak. Det understrekes dog at det kan være avvik i grunnlag som feil innrapporterte tall fra kommunene etc. Revisors erfaringer er brukt i analysen. Med bakgrunn i vårt arbeid har revisjonen trukket fram informasjon som kan gi innspill i forhold til hvilke temaer og områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon i kommunen. Forrige plan for forvaltningsrevisjon (som gjaldt for perioden 2008 2011), samt den overordnede analysen som lå til grunn for denne, er også en faktor som spiller inn i Vestfold Kommunerevisjon 4

forbindelse med utarbeidelse av denne analysen. Den forrige planen sa noe om hvilke prioriteringer, i forhold til forvaltningsrevisjon, som har blitt gjort tidligere i kommunen og den forrige overordnede analysen fortalte noe om hva som var bakgrunnen for utvelgelsen og prioriteringen av prosjekter i den forrige planen. Hof kommunes Årsberetning 2010, budsjett 2011, budsjett 2012/økonomiplan 2012-2015 er benyttet i analysen. Disse dokumentene forteller noe om hvilke utfordringer kommunen har hatt, og om eventuelle forventede framtidige utfordringer kommunen står ovenfor. 3.2 Risiko- og vesentlighetsvurdering Risikovurdering henger i dette tilfellet nøye sammen med målsettinger. Vurderinger av risiko innebærer å identifisere, og vurdere betydningen av, relevante trusler mot oppnåelse av bestemte målsettinger. Hof kommune har en rekke målsettinger. Eksempler på dette kan være kommunens overordnede strategier og målsettinger om etterlevelse av lover og forskrifter, og målsettinger for de enkelte resultatenhetene i kommunen. For Hof kommunes vedkommende vil en risiko- og vesentlighetsvurdering innebære å gjøre en vurdering av innenfor hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og øvrige mål som er satt for kommunens virksomhet. Analysen forsøker å synliggjøre, ut fra vurderinger av sannsynlighet for avvik og alvorlighetsgraden ved eventuelle avvik, områder i kommunen der forvaltningsrevisjon bør utføres. 3.3 Resultatene fra spørreundersøkelsene Revisor har gjennomført to ulike spørreundersøkelser, som nevnt foran. 3.3.1 Spørreundersøkelsen internt i kommunen Vestfold Kommunerevisjon har, som et ledd i overordnet analyse for forvaltningsrevisjon, kartlagt den økonomiske internkontrollen i kommunen. Intern kontroll er et system der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser. Kartleggingen av interne kontrollrutiner er gjennomført ved utsendelse av et spørreskjema på mail. Respondentene i denne spørreundersøkelsen har vært rådmannen samt alle sektor- /enhetslederne i Hof kommune. Rådmannen og alle sektor-/enhetslederne har besvart spørreskjemaet, flere av sektorene har svart samlet. Spørreskjemaet var delt inn i spørsmål vedrørende budsjett, lønnsrutiner, innkjøpsrutiner, driftsmidler, tilskudd/ refusjoner, fond, inntekter, kasse/bank og andre forhold. Under andre forhold ble det stilt spørsmål rundt egne datasystemer, implementering av bokføringslov, om de kjenner til lover/forskrifter som enheten ikke etterlever, hendelser som kan medføre erstatningsansvar, misligheter, feil i regnskapet og om enheten har risikovurderingsprosess i forhold til regnskapsrapportering. Vestfold Kommunerevisjon 5

Svarene utgjør en del av grunnlaget for vår risikovurdering. Respondentene og revisors vurdering av risikoområdene fra denne undersøkelsen er presentert under punkt 4.1.1 i rapporten. Vi har videre presentert spesielle forhold for et område under aktuell sektor. 3.3.2 Spørreundersøkelsen til folkevalgte/rådmann Respondentene i den andre spørreundersøkelsen har vært kontrollutvalgets medlemmer fra forrige periode, nyvalgte kontrollutvalgsmedlemmer, ordfører, gruppeledere og rådmannen. Denne undersøkelsen gikk blant annet ut på å få innspill fra politikerne og rådmann om ønskede områder for forvaltningsrevisjon. Det ble sendt ut ti spørreundersøkelser og det er mottatt seks svar, som gir en svarprosent på 60 %. Spørreundersøkelsen ble inndelt i fire deler: - Del 1 omhandler viktigheten generelt av å iverksette forvaltningsrevisjon innen de enkelte virksomhetene i kommunen. - Del 2 omhandler hvilke fokusområder som bør vektlegges ved forvaltningsrevisjon innen de ulike fagområdene. Fokusområder er her avgrenset til økonomi, organisering, kompetanse, bemanning, ledelse og administrasjon og lover og regelverk. - Del 3 omhandler viktigheten generelt av å igangsette forvaltningsrevisjon ved de ulike områdene knyttet til ledelsen og administrasjonen. - Del 4 i undersøkelsen er en rubrikk for åpne svar. Her kunne respondentene eventuelt angi andre områder innen kommunens virksomhet der de mente det burde iverksettes forvaltningsrevisjon. Svaralternativene på undersøkelsens del 1 og 3 er hele tallverdier på en skala fra 1 6, der verdien 1 representerer svært lite viktig og verdien 6 representerer svært viktig. I undersøkelsens del 2 krysset respondentene bare av på de ulike områdene, som de mente det burde fokuseres på flere kryss var mulig. Undersøkelsens del 4 hadde fritt/ åpent svaralternativ. Respondentenes vurdering av risikoområder fra denne spørreundersøkelsen er presentert under de ulike tjenesteområdene i kapitel 4. 3.4 Forrige plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Den forrige planen for Hof kommune, som gjaldt perioden 2008 2011, ble vedtatt av kommunestyret i møte den 11. november 2008 i sak 076/08, i henhold til kontrollutvalgets innstilling. Forslagene til forvaltningsrevisjonsprosjekter, som fremgikk av planen for 2008 2011, ligger som vedlegg til dette dokumentet. Følgende prosjekter har blitt gjennomført av Vestfold Kommunerevisjon i perioden 2005 2011: Forvaltningsrevisjonsprosjekter: 2005 - Økonomi og budsjettstyring i Hof kommune 2006 - Oppfølging investeringsprosjekt Hof skole, samfunnshus og flerbrukshall 2007 - Beregning av vann-, avløps- og renovasjonsgebyrer i Hof kommune 2008 - Anvendelse av regler for offentlige innkjøp i Hof kommune Vestfold Kommunerevisjon 6

2009 - Administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ 2010 - Sikring av kontantstrømmene i Hof kommune 2011 - Veset bo- og aktivitetssenter Selskapskontroll: 2007- Eierskapskontroll Asvo Revetal AS Overordnet analyse Hof kommune: 2005 for perioden 2005-2008 2008 for perioden 2008-2011 2011/2012 for perioden 2012-2015 4. Overordnet analyse Hof kommune - forvaltningsrevisjon Denne delen av analysen inneholder vurderinger av hvilke spesifikke områder innenfor de ulike sektorene i Hof kommune det bør igangsettes forvaltningsrevisjon. Vurderingene er basert på en sammenstilling av resultatene fra Spørreundersøkelse I til rådmann/sektorene/enhetene Spørreundersøkelse II, til folkevalgte/rådmann Utvalgte KOSTRA-tall Tidligere analyse og plan for forvaltningsrevisjon (2008 2011) Revisors erfaringer Informasjon fra kommunens årsrapport for 2010, budsjett 2011 og budsjett 2012/økonomiplan 2012-2015. Deretter redegjøres det for hvilke temaer, det etter revisors vurdering, vil kunne være aktuelt å fokusere på i forbindelse med forvaltningsrevisjon innenfor de ulike sektorene. Administrativ organisering: Hof kommune har en såkalt flat organisasjonsstruktur, med rådmann som øverste leder og seks tjenesteområder direkte underlagt rådmannen. Hvert av tjenesteområdene, også kalt sektorer, ledes av en sektorleder. Ledergruppen består av sektorledere, økonomisjef og rådmannen. Hof kommune er organisert med følgende inndeling: Rådmann, økonomi, stab/støtte Sektor Sosial (NAV) og barnevern Sektor for undervisning Sektor for helse- og omsorg Sektor for kultur Sektor for teknikk, landbruk og miljø Sektor for barnehage Vi har valgt å presentere våre vurderinger etter ovennevnte inndeling av sektorer/tjenesteområder. Under rådmann, økonomi, stab/støtte har vi presentert mulige risikoområdet og forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter, som vi vurderer er sektorovergripende. Vestfold Kommunerevisjon 7

4.1 Rådmann, økonomi, stab/støtte 4.1.1 Spørreundersøkelse I Nedenfor beskriver revisor mulige risikoområder innenfor ansvarsområdet rådmann, økonomi, stab/støttefunksjoner og overordnet for hele kommunen. Hovedtrekkene i svarene fra respondentene i spørreundersøkelse I er presentert samlet nedenfor. Budsjett/økonomistyring Budsjettområdet består av årsbudsjett og rullerende økonomiplan for kommende fireårsperiode. Nedenfor følger en oversikt over mulige risikoområder/hva som kan gå galt innenfor området budsjett/økonomistyring: Feil oppstilling av årsbudsjett og økonomiplan Forutsetninger som ligger til grunn for budsjettet er feil (pris- og lønnsvekst, rentenivå m.m.) Manglende ledelsesstyring Manglende økonomisk evne til å takle normale svingninger i inntekter, tjenestebehov, renter, prisstigning og pensjonsutgifter Manglende budsjettoppfølging/rapportering Manglende realisme i budsjettet Ifølge svarene fra spørreundersøkelse I vurderer respondentene med at budsjettkontrollen var ivaretatt gjennom månedlig rutine, med rapportering fra sektorene. Ifølge respondentene er det ikke gjennomført risikovurderingsprosess i forhold til regnskapsrapporteringen og det foreligger heller ingen dokumentasjon på området. Revisor vurderer at manglende gjennomføring av risikovurderingsprosess generelt kan være en risiko for Hof kommune, og vurderer at et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til risikostyring og ledelse kan være aktuelt. I følge Stab/støtte skal den nye Bokføringsloven m/forskrift være implementert i kommunen, mens respondentene fra de øvrige sektorene i kommunen ikke kjente til dette. Revisor vurderer at implementeringen er en oppgave for enhet Stab/støtte. Revisor vurderer at det kan være aktuelt med et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kvalitetssikring av implementering av bokføringsloven med forskrift. I følge økonomiplan 2012 2015 fremgår det at administrasjonen har måttet gjøre krevende grep for å få budsjettet i balanse. De største utfordringene til kommunen er: Stor investeringer gjennom en årrekke har ført til større rentekostnader Investeringene de 10 siste årene har ført til at en vesentlig andel av fondsmidlene er brukt til investeringsprosjekter innen skole, helse og kultur. Revisor vurderer at Hof kommune har utfordringer på grunn av stadig økte krav og stramme rammer. Revisor antar at et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til budsjett og økonomistyring kan være aktuelt. Vestfold Kommunerevisjon 8

Lønnsrutiner Lønn- og sosiale kostnader er en vesentlig andel av kostnadene til Hof kommune, og for 2010 utgjorde området 127,9 mill. kroner eller 63 % av kommunens samlede driftsutgifter. Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor lønnsområdet: Feilregistrering av lønnsdata Uriktig variabel lønn registreres Trekk og avgifter beregnes feil Feil utbetaling til ansatte Manglende avstemming av fast og variabel lønn Manglende attestasjon og anvisning Dataene fra lønnsystemet registreres feil i regnskapet Lønnsdata registreres på feil periode Feil behandling av sykepengerefusjon Det bokføres lønnskostnader som ikke er reelle Høyt sykefravær Lønnsområdet er det største kostnadsområdet til Hof kommune, og revisor vurderer at eventuelle feil på området kan ha vesentlige konsekvenser for kommunen. Ifølge respondentene til spørreundersøkelse I anser de at de fleste kontrollrutiner vedrørende lønn blir ivaretatt. Svarene indikerer imidlertid at kommunen har mangler ved dokumentasjon av kontrollene. På bakgrunn av ovennevnte vurderer revisor at lønnsområdet kan være aktuelt for forvaltningsrevisjon. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor lønnsområdet kan være en utvidet kontroll av rådmannens ansvar for den interne administrative kontroll. Kontrollene bør også vurderes opp mot misligheter. Innkjøpsrutiner/driftsmidler Årlig kjøpes det inn varer og tjenester for betydelig beløp i Hof kommune. Driftsregnskapet for 2010 viser at kommunen kjøpte varer og tjenester for 56,3 mill. kroner, som utgjør 28 % av sum driftsutgifter. Anskaffelser innen investering, på 35,2 mill. kroner i 2010, inngår også under innkjøpsområdet. Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor innkjøpsområdet: Bestillingen er registrert med uriktig beløp Varemottak er registrert uten at varen er mottatt Fakturaen er bokført selv om varen ikke er levert Det er bokført flere fakturaer (dubletter) knyttet til samme varekjøp Det benyttes galt kvantum på faktura i forhold til mottatt varer Faktura er uriktig bokført med hensyn til beløp, periode og konto Manglende rutine for registrering og ajourhold av inventar/utstyrsliste Brudd på lov og forskrift om offentlige anskaffelser Manglende prosjektstyring ved større investeringsprosjekter Ifølge svarene fra respondentene i spørreundersøkelse I, anser disse at de fleste kontrollrutiner vedrørende innkjøp til Hof kommune å være ivaretatt. Vestfold Kommunerevisjon 9

Hof kommune har gjennomført et stort investeringsprosjekt, Veset bo- og aktivitetssenter, som sto ferdig sommeren 2011. Vestfold Kommunerevisjon gjennomførte et forvaltningsrevisjonsprosjekt i forbindelse med denne investeringen i 2011. Hof kommune har i Økonomiplanen for 2012 2015, vedtatt investeringer for til sammen 3,9 mill. kroner, med dekning ved overføring fra driftsregnskapet og bruk av ubundet kapitalfond. Revisor vurderer at investeringene, som Hof kommune står foran i årene fremover, er forbundet med lav risiko, da beløpene anses som moderate i økonomiplanperioden. Respondentene i spørreundersøkelse I svarer at de har rutine for registrering og ajourhold av inventar- og utstyrsliste, men at de ikke fører inventar- og utstyrsliste for tyveriutsatte og lett omsettelige gjenstander, som forutsatt. Med bakgrunn i ovennevnte anser revisor mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter innenfor innkjøpsområdet kan være; internkontroll av innkjøpsfunksjonen i Hof kommune og gjennomgang av register knyttet til inventar, utstyr etc. Tilskudd/refusjoner Området omfatter syke- og fødselspenger, merverdiavgiftskompensasjon og andre overføringer, med til sammen 56,8 mill. kroner i 2010, som er 28 % av sum driftsinntekter. Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor området tilskudd og refusjoner: Refusjonskrav følges ikke opp Krav om syke- og fødselspenger sendes ikke NAV eller sendes ikke i tide Ved skifte av personell og manglende overføring avrutine Kommunene fanger ikke tilbud om relevante statlige eller andre tilskudd Kommunen sender ikke refusjonskrav Av svarene i spørreundersøkelse I vurderer respondentene med at enhetene har rutine for utarbeidelse/ utsendelse av refusjonskrav, men respondentene opplyser at de kan ha et forbedringspotensial. Med bakgrunn i foranstående anser revisor at mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter på området kan være; registrering og kontroll av refusjonskrav og kontroll av generelle rutiner for statlige og andre tilskudd. Inntekter Området består av egenandeler, oppholdsbetaling, leieinntekter, gebyrer, husleie og kommunale avgifter, og utgjør 23,1 mill. kroner for 2010, som er 11 % av sum driftsinntekter. Nedenfor følger en oversikt over risikoområder/hva som kan gå galt innen for dette området: Tjenesten er registret med uriktig pris Tjenesten er registrert med galt kvantum Uriktig antall tjenester er levert Tjenesten er levert med ikke fakturert Det er bokført salg av tjenester uten at det er utstedt faktura Fakturaer er uriktig bokført med hensyn til beløp og periode Alle fakturaer er ikke bokført Merverdiavgift er uriktig beregnet og rapportert Vestfold Kommunerevisjon 10

Ifølge respondentene i spørreundersøkelse I gjennomfører enhetene kontroller i forbindelse med utfakturering, men respondentene ser at disse kontrollene ikke blir dokumentert. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter kan være; rådmannens ansvar for internkontroll av inntekter. IT Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområdet/hva som kan gå galt innenfor området IT: Datasystemer er ustabile og ikke oppdatert Datasystemene har unødig høy brukerterskel Investeringer i IT gir ikke redusert papirflyt og/eller økt produktivitet Manglende loggføring I forhold til ovennevnte kan det være aktuelt med forvaltningsprosjekt på området loggføring og dokumentasjon av arbeidsoppgaver innen IT. 4.1.2 Spørreundersøkelse II I svarene fra spørreundersøkelsen del 1, hvor det ble spurt om hvor viktig det er å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor rammeområdene/virksomhetene, har respondentene høyest prioritet på økonomi. I del 2 av undersøkelsen ble det spurt om innenfor hvilke tjenestetilbud i virksomhetene/ avdelingene, hvor det var mest aktuelt å rette fokus mot, er det høyest prioritet på områdene økonomi og ledelse/administrasjon. Del 3 i undersøkelsen, ble respondentene spurt om hvor viktig det er å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor ulike områder. Av svarene går det fram at oppfølging av investeringsprosjekter, kommunale inntekter og politiske vedtak, er de viktigste områdene. Videre fikk områdene; organisasjon og ledelse/bemanning, sykefravær/arbeidsmiljø og økonomistyring/budsjettoppfølging alle høy prioritet. I den 4. delen av undersøkelsen, som var åpen tilbakemelding, fikk vi følgende forslag til prosjektområder Sykefravær, som er knyttet til arbeidsmiljø og HMS Bemanning og organisasjon/ledelse. 4.1.3 KOSTRA Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til administrasjonen: Finansielle nøkkeltall og adm., styring og fellesutg Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 0,8 0,9 1 1,3 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 2,5 1,7 2,7 2,6 Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter 40,6 69,6 70,7 68,7 Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter 16,5 22,8 39,1 22,8 Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter 5 6,2 5,8 5,4 Netto driftsutgifter i kroner per innbygger 41 685 41 174 35 080 38 882 Frie inntekter i kroner per innbygger 40 151 38 699 33 686 35 856 Vestfold Kommunerevisjon 11

Netto lånegjeld for Hof kommune ligger en del lavere enn de sammenlignede gruppene. Arbeidskapitalen er også lavere enn kommunegruppe 1, kommunene i Vestfold og kommunene i landet. I tillegg har Hof noe mindre disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter enn de sammenlignede gruppene. Hof kommune har noe høyere netto driftsutgifter pr. innbygger. Hof kommune har 19 % høyere frie inntekter i kroner per innbygger enn gjennomsnittet av kommunene i Vestfold og noe høyere enn gjennomsnittet av kommunegruppe 1 og kommunene i Landet. 4.1.4 Forrige analyse/plan Forslag til forvaltningsprosjekter fra forrige plan omfattet bl.a. måloppnåelse som vinkling. Prosjekter som ble foreslått innenfor området var ressursbruk i Hof kommune, saksutredning, sikring av kontantstrømmene, kompetansestyring, sykefravær, varslingsrutiner og elektronisk fakturasystem. Av tidligere forslag til prosjekter, er følgende prosjekter ikke gjennomført: Resultatmålene er de realistiske og målbare Kompetansestyring. Kompetansesammensetning og rekruttering Sykefravær i Hof kommune Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten Elektronisk fakturasystem Revisor vurderer at disse fortsatt kan være aktuelle forvaltningsprisjekter for Hof kommune. 4.1.5 Årsrapport 2010/budsjett 2011 og 2012 Det framgår av budsjettet for 2012 at Hof kommune har generelle utfordringer på grunn av redusert budsjett i 2011, og må ha fokus på økt kvalitet og interkommunalt samarbeid. Videreutvikling av økonomisystemet, innføring av turnusprogram og integrasjon mot lønnssystemet, er også en stor utfordring for kommunen. En bevist arbeidsgiverpolitikk med vilje til å satse på de ansatte, vil derfor være avgjørende for om Hof kommune vinner kampen om arbeidskraften, spesielt innenfor pleie- og omsorg og de tekniske yrker. Ufordringene i budsjettet for 2012 innenfor kommunesektoren generelt er økt lønns- og pensjonskostnader. Dette gjelder også Hof kommune. I tillegg har store investering gjennom en årrekke ført til økte rentekostnader. Investeringene har også medført at størstedelen av fondsmidlene er brukt opp. Pr. dags dato er lånebeløpet i Hof kommune ca. 90 mill. kroner. En av de største målsetningene i økonomiplanen er et mål å sikre at driften av kommunen går i balanse. Og hovedfokuset til rådmannen har vært å finansierer det store behovet for pleiepersonell innenfor helsesektoren. Nytt helse- og omsorgsbygg, som gir et faglig mye bedre tilbud til brukerne ved mindre enheter hvor det kan skjermes mer mot uro, medfører økt behov for bemanning av pleiepersonell. Innføring av omsorgsbolig med heldøgnstilbud (inn i det nye helse- og omsorgsbygget) med 8 omsorgsboliger, medfører økt bemanning, da det er en utvidelse av tilbudet. Administrasjonen jobber også med en vedlikeholdsplan for infrastruktur og kommunale bygninger. I dag er utfordringene på utleieboliger og andre gamle bygg, men i løpet av de neste årene vil det komme behov for vedlikehold også innenfor skolebygg, barnehage osv. Det totale sykefraværet for Hof kommune i 2010 var 7,9% og 7,5% i 2011. Sykefravær kan være et aktuelt tema for forvaltningsrevisjon i perioden. Vestfold Kommunerevisjon 12

4.1.6 Revisors erfaringer Budsjettdisiplin/økonomistyring Kommunelovens 47 har klare bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning og budsjettendringer. Kommunestyrets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer med unntak for utbetalinger kommunen er rettslig forpliktet til å foreta. Kommunestyret i Hof kommune har vedtatt sitt driftsbudsjett for år 2010 på netto 8 områder og investeringsregnskapet pr. prosjekt. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal rådmannen gi melding til kommunestyret. I rådmannens årsberetning er det gitt en redegjørelse for vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett på de ulike områder i driftsregnskapet. Revisjonen har ikke vesentlige merknader til budsjettdisiplinen for 2010 Netto driftsresultat og balansekravet Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr 4 779 196. Netto driftsresultat er fremstilt i Økonomisk oversikt drift. Løpende utgifter skal finansieres ved løpende inntekter for å tilfredsstille balansekravet i kommuneloven. Balansekravet innebærer at driftsresultatet minst skal dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. På bakgrunn av dette vurderer revisjonen at regnskapsmessig dekker Hof kommune kommunelovens krav til balanse mellom løpende driftsutgifter og driftsinntekter for 2010. Likviditetsreserve Det påligger kommunen et særskilt ansvar å sikre at det til enhver tid er så god likviditet at de løpende forpliktelser kan dekkes ved forfall. Fra og med utgangen av desember 2009 opphørte likviditetsreserven som egen konto under egenkapitalen. Likviditetsreserven har vært en stabil del av egenkapitalen som over tid har vært bærebjelken nedfelt i kommuneloven for å sikre at kommunen har hatt midler til å dekke svingningene mellom løpende utgifter og inntekter. Likviditetsreserven opphørte fra 2009 og ble overført fritt investeringsfond/disposisjonsfond med 6 mill. kroner. Et annet forhold som har påvirket likviditetsreserven de siste årene er bokføring av premieavvik knyttet til pensjonskostnadene. Hof kommune har blitt tappet for likvide midler gjennom statens pålegg i forskrift om årlig bokføring av premieavvik. Sagt med andre ord betaler vi mer ut av kommunens omløpsmidler enn det som blir utgiftsført i driftsregnskapet. Dette får en negativ effekt på kommunens kontantbeholdning. Per 31.12.2010 er premieavvik bokført med 7,2 mill. kroner. Revisjonen anser at fremtidig inntektsføring av premieavvik i samme størrelse som vi har hatt de seneste år kan få uante følger for Hof kommunes likviditet. For å motvirke den negative effekt inntektsføring av premieavvik og avvikling av likviditetsreserven har på Hof kommunes likviditet, hadde revisjonen sett positivt på om kommunen i en opptrapping hadde avsatt midler på ubundet likviditetsfond øremerket likviditetsfond. Hvor stor en slik arbeidskapital bør være kan diskuteres, men et tall knyttet til 2 måneders Vestfold Kommunerevisjon 13

lønnskjøring kan være en rettesnor justert for aktiviteten i kommunen. Revisjonen vil derfor antyde at en arbeidskapital (likviditet) bør være på rundt 20 mill. kroner eller mer. 4.1.7 Revisors anbefalinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter tjenesteområde rådmann, økonomi, stab og støtte Revisor vurderer at det er områder i kommunen, hvor ansvaret er tillagte rådmannen, økonomi/stab, som er forbundet med vesentlig risiko og som det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av ovennevnte risikovurderinger, foreslår vi følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter knyttet til rådmann, økonomi, stab og støtte: Risikostyring og ledelse Implementering av bokføringsloven Budsjett- og økonomistyring Gjennomgang av lønnsområdet i Hof kommune (bl.a. vurdere kontrollene opp mot misligheter) Innkjøpsfunksjonen i Hof kommune Registrering og ajourhold av inventar og utstyr Registrering og kontroll av refusjonskrav Kontroll av generelle rutiner vedrørende statlige og andre tilskudd Internkontroll av inntekter Loggføring og dokumentasjon innen IT Resultatmålene er de realistiske og målbare Kompetansestyring - kompetansesammensetning og rekruttering Sykefravær i Hof kommune Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten Elektronisk fakturasystem 4.2 Sektor for sosial (NAV) og barneverntjenesten Sektor for sosial- og barneverntjenester omfatter sosialtjenesten, barneverntjenesten, flyktningtjenesten og Vestbo 1 & 2. Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor sektoren: Sosialtjenesten (NAV): Ressursene utnyttes ikke god nok Virksomheten oppfyller ikke mål fastsatt av kommunestyret Økonomistyringen er ikke tilfredsstillende Lov om sosiale tjenester blir ikke fulgt, herunder o Tjenestens ansvar etter 3 blir ikke fulgt o Manglende etterlevelse av lovens kap. 3 Generelle oppgaver, som - Informasjon og generell forebyggende virksomhet - Boliger til vanskeligstilte Vestfold Kommunerevisjon 14

o Manglende etterlevelse av lovens kap. 4 Individuelle tjenester, som - Opplysning, råd og veiledning - Stønad til livsopphold - Inndrivelse av lån og andre former for dekning - Refusjon i underholdningsbidrag - Rett til individuell plan - Kvalifiseringsprogram Manglende rutiner for saksbehandling og utbetalinger Manglende etterlevelse av interne rutiner Barneverntjenesten: Virksomheten oppfyller ikke mål fastsatt av kommunestyret Økonomistyringen er ikke tilfredsstillende Lov om barneverntjenester blir ikke fulgt, herunder - Manglende overholdelse av tidsfrister for meldinger og undersøkelser - Manglende tilbakemelding til melder - Manglende skriftlige vedtak - Manglende undersøkelsesplaner - Manglende politiattest - Manglende tiltaksplaner - Manglende omsorgsplaner - Manglende tilsynsførere og tilsyn - Barna blir ikke fulgt opp tilstrekkelig Manglende oppfølging av tilskudd og refusjoner enhetene har krav på fra offentlige myndigheter 4.2.1 Spørreundersøkelse I Refusjonskrav fra sosial (NAV) blir, ifølge respondentene, ikke fakturert over kommunens fakturasystem, men sendes direkte til refusjonsyter etter vedtak i fagsystem. Når det gjelder rutiner for refusjonskrav fra staten vedrørende barnevernsplasseringer vil det utarbeides i rutinehåndbok. Ifølge respondentene gjennomføres det kontroller i forbindelse med fakturering av inntekter, men denne blir ikke dokumentert. Revisor vurderer at det kan være risiko for manglende registrering av refusjonskrav, og da mulig risiko for at kommunen ikke mottar alle inntekter på området. Revisor har forslag på mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende registrering og kontroll av refusjonskrav, som er forslått felles for hele kommunen under rådmann/stab foran. 4.2.2 Spørreundersøkelse II I del 1 av undersøkelsen, ble respondentene spurt om hvor viktig det var å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor rammeområdene/virksomhetene. Sektor sosial (NAV) og barnevern fikk høyest prioritet. 4.2.3 KOSTRA Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til Sosial (NAV): Vestfold Kommunerevisjon 15

S osialtjenesten Overordnet analyse - Hof kommune Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 1 106 1 091 1 626 1 744 Netto driftsutg. til sosialtjenesten i prosent av samlede netto driftsutgifter 2,7 2,6 4,6 4,5 Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger 20-66 år 1 811 1 827 2 664 2 825 Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere 1,9 2,2 2,7 2,6 Årsverk i sosialtjenesten pr. 1000 innbygger 0,72 0,66 0,97 1,11 Gjennomsnittlig stønadslengde 5,0 4,0 4,8 3,9 Vi ser av tabellen at Hof kommune ligger lavere enn gjennomsnittet i Vestfold og Landet, men på samme nivå som kommunegruppe 1 i netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger. Andelen sosialhjelpmottakere er lavere enn kommunene i sammenligningsgruppene. Gjennomsnittlig stønadslengde er noe lenger i Hof kommune, enn i de andre gruppene. Revisor vurderer at tallene underbygger grunnlaget for å anbefale et forvaltningsrevisjons- prosjekt på evaluering av sosialtjenesten. Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til Barnevern: Barnevern Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Netto driftsutgifter til sammen pr. innbygger (kr) 1 710 1 249 1 281 1 356 Netto driftsutgifter (f 244, 251 og 252) pr. barn i barnevernet 93 857 71 710 82 246 92 116 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 7 6 5 5 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-22 år 5 5 4 4 Hof kommune har høyere netto driftutgifter pr. innbygger til barnevern, enn snittet for kommunegruppe 10, kommunene i Vestfold og Landet. Hof ligger 461 kr over kommunegruppe 1 pr. innbygger, noe som tilsvarer snaue 1,5 mill. kroner med Hofs innbyggertall. Andelen barn med barneverntiltak ligger høyere enn andre kommuner og selv om det er flere barn og dele utgiftene på, har kommunen høyere netto driftutgifter pr. barn i barnevernet. Revisor foreslår forvaltningsrevisjonsprosjekt med gjennomgang av barneverntjenesten i Hof kommune. 4.2.4 Forrige analyse/plan Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter fra forrige plan var evaluering av sosialtjenesten. Dette prosjektet er ikke gjennomført og revisor vurderer det som fortsatt aktuelt. Under området barnevern for 2007 i Hof kommune var driftsutgifter lavere, både pr. innbygger og pr. barn enn sammenlignbare grupper. Utgiftene var lavere for 2007 enn for 2005. Barnevernstjenesten hadde et mindreforbruk i forhold til budsjett på ca. kr 550 000, og i kommunens årsmelding ble mindreforbruket forklart med mindre kjøp av statlige tjenester, perioder med ubesatte stillinger og igangsetting av færre hjelpetiltak enn forventet. Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vestfold gjennomførte våren 2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Hof kommune. Ved dette tilsynet ble det avdekket ett avvik ved barnevernstjenesten; kommunen sikret ikke at det ble utarbeidet tiltaksplaner. Vestfold Kommunerevisjon 16

4.2.5 Årsrapport 2010/budsjett 2011 og 2012 Sosial (NAV): Det fremgår av budsjettet for 2012 at utfordringene til sosial (NAV) er å opprettholde sektorens tjenestetilbud på et tilfredsstillende og forsvarlig nivå innenfor gjeldende økonomiske og personalmessige rammer. Videre er det en utfordring å utvikle NAV-kontorets interne organisering og innføring av elektronisk dokumenthåndtering. Revisor vurderer at sammenslåingen av kommunale og statlige enheter til et felles NAVkontor, med nye medarbeidere og nye rutiner, kan være forbundet med risiko for mangler i rutiner og/eller etterlevelse av disse, for Hof kommune. Revisor vurderer at det kan være aktuelt med et forvaltningsrevisjonsprosjekt på evaluering av sosialtjenesten i Hof kommune. Barnevern: Fra budsjettet for 2012 fremgår det at barneverntjenesten, i samarbeid med sektor for helse og omsorg, har ansatt ny medarbeider med henblikk på oppfølgende virksomhet av familier i hjemmet. Arbeidsoppgavene vil for en stor del dreie som om veiledning og rådgiving for å styrke foreldrenes omsorgsevne. Barnevernet har i 2011 hatt merforbruk i forhold til konsekvensjustert budsjett, årsaken er høyere tiltaksnivå enn forutsatt. Målet i budsjettet (økonomiplanen 2012-2015) er å igangsette tiltak for å redusere forbruk, vurdere løpende tiltak og finne områder der reduksjon i både aktivitet og løpende kostnader lar seg gjøre. 4.2.6 Revisors erfaringer Revisor vurderer at verdien på fordringen fra sosiale utlån pr. 31.12.2010 er noe høyt vurdert av kommunen. Kommunen vurderer avskrivninger i 2011. 4.2.7 Revisors anbefalinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter sektor sosial (NAV) og barneverntjenesten Med bakgrunn i ovennevnte risikovurderinger innenfor sektor sosial (NAV) og barneverntjenesten, foreslår vi følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sosial: Evaluering av sosialtjenesten i Hof kommune Barnevern: Gjennomgang av barneverntjenesten i Hof kommune knyttet opp mot kvalitet og ressursbruk 4.3 Sektor for undervisning Sektor for undervisning består av grunnskoleopplæring, SFO, voksenopplæring og PPT. Nedenfor beskriver revisor utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor sektor undervisning: Skolene tilfredsstiller ikke lovpålagte krav, som Opplæringslovas krav til: - Grunnskoleopplæring - Spesialundervisning - Skyss - Organisering av undervisninga Vestfold Kommunerevisjon 17

- Leiing, funksjoner, utstyr og læremiddel i skolen - Elevene sitt skolemiljø - Personalet i skolen - Organ for brukermedvirkning Skolene oppfyller ikke mål fastsatt av kommunestyret Manglende gjennomføring av Kunnskapsløftet i Hof kommune 4.3.1 Spørreundersøkelse II I undersøkelsens del 1, ble det spurt om hvor viktig det var å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor sektoren. Respondentene har svart at området skole har høy prioritet i ønske om forvaltningsrevisjonsprosjekt. 4.3.2 KOSTRA/SSB Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til Grunnskoleopplæring: Grunnskoleopplæring Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Netto driftsutgifter grunnskolesektor, i prosent av samlede netto driftsutgifter 29,9 30,2 29,4 28,7 Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 214, 215, 222, 223), per innbygger 12 449 12 442 10 301 11 145 Netto driftsutgifter til grunnskolesektor, per innbygger 6-15 år 89 177 96 713 81 482 88 815 Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskolesektor, per elev 96 881 103 335 90 930 97 584 Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående opplæring 100 97,3 95,9 96,6 Ande folkemengde personer 6-15 år 14 12,9 12,6 12,5 Gjennomsnitlig grunnskolepoeng 41,74 39,51 39,7 Hof kommune bruker omtrent det samme i netto driftsutgifter til grunnskolesektor, i prosent av samlede netto driftsutgifter, som de sammenlignede gruppene av kommuner. Kommunen ligger noe høyere på netto driftsutgifter til grunnkolesektor pr innbygger enn de sammenlignbare gruppene. Alle elever som gikk ut av grunnskolen, gikk over til videregående opplæring. Hof kommune har en litt høyere andel personer i grunnskolealder enn de sammenlignede gruppene. Fra Statistisk sentralbyrå under Karakterer, avsluttet grunnskole, for 2011, viser at Hof kommune har snitt på 41,7 i Grunnskolepoeng 1. Snittet for Vestfold 39,5. Med bakgrunn i at Hof kommunes ressursbruk i grunnskolen ligger omtrent på snittet av sammenlignbare kommuner og resultatene i grunnskolepoeng ligger vesentlig høyere enn kommunene i Vestfold, vurderer revisor at kvaliteten i skolen ikke er et risikoområde for Hof kommune. 4.3.3 Forrige analyse/plan Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter fra forrige plan som omhandlet skole, var; beregningsgrunnlag for foreldrebetaling skolefritidsordning. Revisor vurderer at prosjektet fortsatt kan være aktuelt. 1 Grunnskolepoeng beregnes for avgangselever i grunnskolen. Hver tallkarakter får tilsvarende poengverdi. Poengsummen får du ved å summere alle tallkarakterene og deretter dele på antall karakterer. Dette gjennomsnittet multipliseres med 10. Vestfold Kommunerevisjon 18

4.3.4 Årsrapport 2010/budsjett 2011 og 2012 I årsmeldingen for 2010 opplyser kommunen at de har flere elever med omfattende spesialpedagogiske behov, og at det er knyttet stor usikkerhet til disse elevene, fordi de er fosterhjemsplasserte elever, som flytter mer enn Hof kommunes egne elever. I budsjettene for 2011 og 2012 har Hof kommune flere målsettinger, blant annet; Sikre elevene pedagogisk bemanning ved å tilpasse opplæringen og følge opp tidlig innsats i grunnskolen Sikre retten til spesialundervisning for nye elever Tilpasset opplæring i størst mulig grad for alle elever Vektlegge kompetanseutvikling for personalet etter statlige krav Revisor vurderer at forvaltningsrevisjonsprosjekter knyttet til spesialundervisning og kompetanseutvikling kan være aktuelt. 4.3.5 Revisors anbefalinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter sektor for undervisning Med bakgrunn i ovennevnte risikovurderinger innenfor sektor undervisning, foreslår vi følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter: Beregningsgrunnlag for foreldrebetaling skolefritidsordningen Spesialundervisning i grunnskolen Gjennomføring av kompetanseheving for pedagogisk personale (kunnskapsløftet) 4.4 Sektor for helse og omsorg Helse- og omsorgsektoren består av fagområdene psykiatri, rehabilitering, legetjeneste, jordmortjeneste, helsesøstertjeneste, fengselshelsetjeneste, hjemmebasert og institusjonsbasert pleie og omsorgstjenester. Nedenfor følger en oversikt over utvalgte risikoområder/hva som kan gå galt innenfor helseog omsorg: Økonomistyringen er ikke tilfredsstillende Kvaliteten på tjenestene innenfor pleie- og omsorgstjenestene ikke er gode nok A. Personer som mottar pleie- og omsorgstjenester får ikke dekket sine grunnleggende behov (oppgaver knyttet til å sikre at brukerne av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov, se 3 i forskriften) At innføring av personell- og ressursstyringssystem innen pleie- og omsorgstjenester, fungerer ikke tilfredsstillende At ressursene inne pleie- og omsorgstjenestene ikke utnyttes godt nok At pleie- og omsorgtjenestene ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Feil beregning/fakturering av tjenester innen pleie- og omsorgstjenester (eks. oppholdsbetaling, egenbetaling og andre tjenester) Feil håndtering av pasientmidler ved bofellesskap, sykehjem og omsorgsboliger Forutsetningene i samhandlingsreformen gjennomføres ikke Vestfold Kommunerevisjon 19

4.4.1 Spørreundersøkelse I Under området inntekter har respondentene krysset for at sektoren har kontantsalg og at de gjennomfører kontroller, men at kontrollene ikke blir dokumentert. Det er ikke rutine for kreditnota, oppfølging av restanser eller tapsavsetninger. Inntektsområdet kan være et mulig risikoområde for sektoren og mulighetene for feilberegning og fakturering av tjenester innen pleie- og omsorg er vesentlig (oppholdsbetaling og egenbetalinger). Revisor vurderer at forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan være aktuelt. Fra respondentene går det også fram at sektoren helse- og omsorg vurderer pasientpenger, som et risikoområde. 4.4.2 Spørreundersøkelse II I del 1 av spørreundersøkelsen, har respondentene svart at områdene hjemmebasert omsorg og institusjonsbasert omsorg har høyest prioritet for ønske om forvaltningsrevisjonsprosjekt. 4.4.3 KOSTRA Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til Pleie og omsorg: Pleie og omsorg Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Netto driftsutgifter pleie og omsorg i % av totale netto driftsutgifter 32,1 35,2 37 34,5 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten 13 398 14 483 12 988 13 449 Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over 274 473 271 538 274 344 299 324 Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over 105 028 95 535 92 558 103 924 Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 0-66 år 25 22 20 18 Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 67-79 år 91 84 76 80 Mottakere av hjemmetjenester, pr. 1000 innb. 80 år og over. 380 374 351 343 Andel beboere i bolig til pleie- og omsorgsformål 80 år og over 71,4 57,6 48,8 43,6 Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over 20,7 18,1 14,3 18,7 Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass 758 871 801 305 894 910 857 949 Andel personer mellom 67-79 år i kommunen 7,9 9,8 9,3 8,5 Andel personer 80 år og over i kommunen. 4,9 5,3 4,7 4,5 Hof kommune har lavere netto driftutgifter i % av totale netto driftutgifter til pleie og omsorg enn kommunene i kommunegruppe 1, Vestfold og Landet. De bruker litt mer enn kommunene i Vestfold pr. innbygger i driftsutgifter pr. innbygger i kroner, men ligger under nivået til kommunegruppe 1 og kommunene i Landet. Kommunen har imidlertid flere mottakere av hjemmetjenester i alle aldersgrupper. Revisor vurderer at et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kvaliteten på tjenestene innen pleie og omsorg kan være aktuelt. Revisor vil presentere enkelte tall hentet fra KOSTRA-basen knyttet til Kommunehelse: Kommunehelse Hof kommune Kommune gr 1 Vestfold Landet Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten 2 177 2 059 1 496 1 802 Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter 5,2 5 4,3 4,6 Netto driftsutgifter til forebyggende arbeid, helse pr. innbygger 831 152 80 110 Hof kommune har høyere netto driftutgifter til kommunehelsetjenesten, både pr. innbygger og i prosent av totale netto driftutgifter, enn sammenlignbare grupper. Mye av dette går til forebyggende arbeid. Vestfold Kommunerevisjon 20

4.4.4 Forrige analyse/plan Det var ikke forslag fra revisor på forvaltningsporsjekter innenfor sektor helse og omsorg fra forrige analyse/plan. Netto driftsutgifter per innbygger for kommunehelsetjenesten i Hof kommune var ca. 20 % lavere enn kommunegruppen, og nesten likt som snittet av kommunene i Vestfold. Netto driftsutgifter målt i prosent av totale driftsutgifter er for Hof 3,4 %, som var lavere enn kommunegruppe 1 og kommunene i Vestfold. 4.4.5 Årsrapport 2010, budsjett 2011 og 2012 Årsrapporten for 2010 viser at utfordringene til sektoren er å fortsette arbeidet med å konsolidere den nye sektorstrukturen og skape felles kultur, tilhørighet og identitet. Videre å planlegge driften i det nye omsorgsbygget og opprettholde kvalitativt, god og forsvarlig drift innenfor en trang økonomisk ramme, samt lukking av avvik etter eldretilsynet. I budsjettet for 2012 er noen av utfordringene fortsatt et betydelig behov for ressurser i omsorgstjenestene grunnet økende pleietyngde, raskere utskrivninger og økende dokumentasjonskrav. Som en følge av samhandlingsreformen, som gjelder fra 1. januar 2012, blir det overført midler fra de regionale helseforetakene til kommunene i form av økt rammetilskudd. Med samhandlingsreformen vil regjeringen sikre en bærekraftig, helhetlig og sammenhengende tjenestetilbud av god kvalitet, med høy pasientsikkerhet, tilpasset den enkelte bruker. Enkelte kommuner vil kunne ha høyere kostnader ved kommunal medfinansiering og utskrivningsklare pasienter ved innføringstidspunkter enn det som fordeling etter kostnadsnøkkelen fanger opp. Disse vil i en overgangsperiode på tre år få en kompensasjon ut over det som fordeles gjennom kostnadsnøkkelen. Revisor vurderer at det kan være risiko for at kommunen ikke mottar riktig rammetilskudd og har forslag på mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt på området pasientoverføring fra sykehus til kommuner. Sektoren budsjetterer med innføring av elektronisk arbeidstidsplanleggingsverktøy, som på sikt vil redusere andre kostnader og feilkonteringer av fast- og variabel lønn, samt bidra til at rett person får rett lønn. 4.4.6 Revisors anbefalinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter sektor for helse og omsorg På bakgrunn av ovennevnte risikovurderinger innenfor sektoren, foreslår vi følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter: Helse og omsorg: Beregning/fakturering av tjenester innen pleie- og omsorgstjenester (eks. oppholdsbetaling, egenbetaling og andre tjenester) Kvalitet i helse- og omsorgstjenester i Hof kommune; herunder: - hjemmetjenester - korttids- og langtidsplasser institusjon - omsorgsboliger Ressurs- og økonomistyring i helse- og omsorgstjenester i Hof kommune Evaluering av turnusprogrammet innen pleie- og omsorgstjenester, spesielt med tanke på registrering av variabel lønn Vestfold Kommunerevisjon 21