Hvordan bygge klarspråkskultur tidslinje Vi vil skape begeistring for godt språk, vekke gode følelser for klarspråksarbeid og bygge bevisste og inspirerte medarbeidere som har lyst til å skrive bedre. Dette er utgangspunktet for klarspråksarbeidet i Rogaland fylkeskommune. Siden oppstarten i 2013 har vi lagt vekt på å inspirere, bevisstgjøre og begeistre. Parallelt med dette har vi arbeidet med konkrete tiltak for å forbedre språket. Denne oversikten og tidslinjen viser hvordan vi jobber med klarspråkskultur i Rogaland. 2012-2013 26. november 2012: Fylkesrådmannens ledergruppe blir introdusert for klarspråk. Hva er klarspråk, og hvorfor skal vi bruke tid på det? Hvordan kan klarspråk gjør oss mer effektive? Kommunikasjonssjefen får ja til å invitere språkinteresserte medarbeidere fra alle avdelinger. Fylkesrådmannen stiller seg 100 % bak prosjektet. 15. mars 2013: Oppstartsmøte for klarspråksgruppa Ni medlemmer, de aller fleste avdelingene representert, utgjør arbeidsgruppa. Vi blir enige om følgende: Dette er ikke et prosjekt, men et kontinuerlig arbeid. Vi lager en levende aktivitetsplan, ikke en tung prosjektplan. Vi skal gjøre synliggjøre at klarspråk er nødvendig, nyttig og effektivt. Vi markerer oppstarten med en inspirasjonssamling for alle i sentraladministrasjonen. 19. august 2013: Arbeidsplanen legges fram for fylkesrådmannens ledergruppe Målet er å informere om framdriften, forankre arbeidet ytterligere og få retningen godkjent. Ledergruppa slutter seg til planene og
støtter opp om arbeidet. Arbeidsplanen definerer hva vi legger i klarspråk og presenterer fem gode grunner til å jobbe med klarspråk. Vi klargjør målet med arbeidet, beskriver organisering og oppdrag og definerer målgrupper. 2. september 2013: Bokkafe Vi inviterer til bokkafe i «glassgangen», en travel gjennomfartsåre på veien til vår felles kantine. Her byr vi på gratis kaffe, sjokolade og brukte bøker, og reklamerer for den kommende inspirasjonssamlingen «Vafler og klarspråk». Dette er den første av mange bokkafeer, en enkel møteplass med positivt fortegn. Opplegget er enkelt vi ber folk om å ta med brukte bøker, serverer kaffe og benytter anledningen til å informere eller reklamere om klarspråksarbeidet. Det krever lite arbeid og minimalt med kostnader å stelle i stand, og er blitt veldig populært. 4. september 2013: Inspirasjonssamling for alle i sentraladministrasjonen Inspirasjonssamlingen markerer startskuddet for klarspråksarbeidet for alle i sentraladministrasjonen. Vi inviterer 300 medarbeidere 170 melder seg på, til «Vafler og klarspråk». Fylkesrådmannen, Per Inge Torkelsen, Sissel Motzfeldt fra DIFI og fylkesordføreren holder innlegg. Høsten 2013: Kartlegging av status Nå som hele organisasjonen er informert om og forhåpentligvis inspirert til å jobbe med klarspråk, tar arbeidsgruppa fatt på neste steg, kartlegging av status: Alle avdelinger og seksjoner velger ut et brev eller dokument som de gjennomgår med tanke på å identifisere forbedringsområder. Til støtte i dette arbeidet lager vi en enkel veileder: Hvordan gjør vi språket vårt bedre en sjekkliste Vi lager en enkel brukerundersøkelse for å kartlegge hva medarbeidere og ledere vet om klarspråk og om det arbeidet som er startet, samt hva de tenker om egne skriveferdigheter og om de ønsker kurs/opplæring. Vi konstaterer at mange ønsker opplæring i klarspråk/skrivekurs og starter arbeidet med å hente inn tilbud på skrivekurs. Vi starter arbeidet med å skissere rammene for språkveilederen vår med utgangspunkt i brevgjennomgangen.
3.- 5. desember 2013: Skrivekurs Vi arrangerer tre fulltegnede skrivekurs i NTB-regi. Det betyr at rundt 60 medarbeidere og ledere deltar på heldagskurs. Kursene er populære, folk står på venteliste og vi lover flere kurs til våren. 16. desember 2013: Bokkafe Ny bokkafe for å holde interessen ved like og synliggjøre arbeidet vårt. Denne gangen byr vi på spørrekonkurranse med premier, i tillegg til bøker, gløgg og nøtter. 2014 15. mars 2014: klarspråksamling i KS-regi KS har fått departementsstøtte til en pilot som skal trekke kommuner og fylkeskommuner med i det som startet som et statlig klarspråksarbeid. Tre fra RFKs arbeidsgruppe deltar på KS inspirasjonssamling og påfølgende oppstartsmøte. Vi etablerer et samarbeid med FK Nord-Trøndelag. 9.-10. april 2014: Arbeidsseminar språkveilederen To hele aprildager brukes til å velge profil og ramme for språkveilederen. Vi tar utgangspunkt i skrivekompasset til Fiskeri- og kystdepartementet. Vi bestemmer oss for å supplere vår språkplakat med «underplakater» som utdyper de ulike rådene. Språkplakaten skal trykkes opp og deles ut. For øvrig ser vi for oss at retningslinjene skal være i elektronisk form og høre hjemme på intranettet. Lanseringstidspunkt skal være september 2014. 8. mai 2014: Bokkafe Ny bokkafe, denne gangen med språkleker. Alle som er med både arrangører og «gjester» opplever disse kafeene som svært positive. De bidrar til kulturbygging utover det som handler om klarspråk.
20. mai 2014: Hvordan skrive gode saksframlegg? Den tverrfaglige plangruppa ønsker råd og hjelp, og inviterer til diskusjon knyttet til en høringsuttalelse til en kommuneplan. Kommunikasjonssjefen holder innlegg, gir råd og kommer med innspill. Med dette bereder vi grunnen for det arbeidet som skal skje etter at vi har jobbet med brevene våre (ny mal for saksframlegg). 26.- 27. mai 2014: To nye skrivekurs Stor etterspørsel etter skrivekurs resulterer i to nye kurs med NTB. Nå har nesten 100 medarbeidere vært på språkkurs. August primo september 2014: Ferdigstilling av språkplakat og språkveileder på intranettet, samt lanseringsarrangement Hektisk arbeid for å få alt klart til lansering av språkveilederen. Nytt menypunkt «Klarspråk» på intranettet bygges opp. Språkplakaten i form av en «magnettavle» trykkes opp i 350 eksemplarer. Alle i sentraladministrasjonen inviteres på ny til allmøte med klarspråk, vafler og språk-underholdning. 10. september 2014: Språkveilederen lanseres 117 medarbeidere melder seg på 150 kommer. Igjen er det fylkesrådmannen som stiller seg i spissen. Sammen med kommunikasjonssjefen lanserer han språkveilederen. Underholdningen er skreddersydd. Folk går leende hjem, med språkplakat under armen og magnetbokstaver i lomma. 30. september 2014: Brevarbeidet fortsetter Etter en vellykket «sleppefest» fortsetter brevarbeidet. Vi har nå totalt ni brev på opplæringsområdet på bordet. Ett av brevene blir vasket for tredje gang, og endelig er vi fornøyde dette er klarspråk! Nå gjenstår det å ferdigstille de øvrige åtte. Deretter kommer syretesten: Fagseksjonene skal godkjenne brevene. Vi justerer også femtrinnsmodellen, slik at den henger godt sammen med språkplakaten vår.
13. oktober 2014: Midtsamling i den nasjonale KS-piloten Kulturbyggingsarbeidet i Rogaland presenteres for alle som deltar i pilot-prosjektet. Vi får positive tilbakemeldinger for arbeidet med å bygge språkkultur, for at vi jobber strukturert og målrettet og for at vi har lagt vekt på bred involvering og god forankring. 2015 Våren 2015: De språkvaskede brevene brukertestes Vi gjennomfører testing av brevene i to klasser, en på yrkesfaglig og en på studieforberedende utdanningsprogram. Andelen som skjønner hva det opprinnelige brevet handler om etter å ha lest overskriften, er 26 %. I den omskrevne versjonen av brevet forstår 81 % av elevene hva brevet handler om bare ved å lese overskriften. Andelen som trenger hjelp til å forstå brevet etter språkvasken synker fra 30 % til 7 %. 77 % av elevene er svært tilfreds med språket i brevet, mens resten er ganske tilfreds. 12. oktober 2015: Plan for arbeidet med de politiske saksframleggene godkjennes Framdriftsplan for arbeidet med å forbedre de politiske saksframleggene presenteres for ledergruppa. Ledergruppa slutter seg til planen. 10. november 2015: Oppstartsamling På heldagssamlingen deltar klarspråksgruppa, supplert med representanter for utvalgssekretariatet og plangruppa. Stavanger kommune v/ Kristin Høie Walstad og Akershus fylkeskommune v/ Mette Korsbakken er invitert for å dele erfaringer. Målet med samlingen er å få innspill fra andre som har jobbet med dette, etablere en felles plattform for det videre arbeidet og starte opp arbeidet med å «ny-lese» våre egne saker. Deretter blir arbeidet lagt på vent på grunn av sykdom og kapasitetsutfordringer fram til årsskiftet 2016/2017.
OPPDATERT FRAMDRIFTSPLAN pr. januar 2017 Tidspunkt Aktivitet Merknad Januar 2017 Ledergruppa får oppdatert framdriftsplan med status for arbeidet til orientering og ev. innspill. OK Februar 2017 Mars 2017 Mars 2017 April mai 2017 Mai 2017 De folkevalgte orienteres om arbeidet. Vi gjennomfører spørreundersøkelse blant folkevalgte og medarbeidere i sentraladministrasjonen. Vi starter arbeider med ny struktur/mal går gjennom saker identifiserer forbedringsområder diskuterer struktur lager forslag til ny mal til testing starter arbeidet med å lage veileder til ny mal Pilot: Vi tester ut ny mal i administrasjonsutvalget Vi gjennomfører kurs i bruk av ny mal Testversjon av veileder til ny mal ferdigstilles Vi innhenter erfaringer og synspunkt hos de folkevalgte og egne medarbeidere med malen og veilederen. Mai juni 2016 Vi vurderer erfaringer og justerer malen. Høsten 2017 April 2018 Ny mal er klar for å tas i bruk i utvalgte avdelinger og/eller for utvalgte sakstyper. Ny mal gjøres gjeldende for hele organisasjonen.