Does IT Strategy Matter?

DND IT-lederkonferanse Does IT Strategy Matter? The Norwegian Labour and Welfare Service Nina Aulie, ICT director 7. Oktober 2014

NAV, og hovedutfordring Ikt strategi har det noen betydning for hovedutfordringen? NAV, 08.10.2014 Side 2

Norway - some basic numbers Small country Population: 5,038,300 Birth rate 1.9 Tromsø 69.116 Low unemployment rate 2.9 % (August 2014) High labour market participation Not least due to: The high participation among women People live longer. Trondheim 176.348 Oslo 613.285 Bergen 263.762 Stavanger 127.506 Kristiansand 83.243 NAV, 08.10.2014 Side 3

The Norwegian challenge NAV, 08.10.2014 Side 4

Organisational models discussed Government vs municipality dimension NAV, 08.10.2014 Side 5

This is NAV Social Insurance (goverment) Public Employment Services (government) Social service (municipality) Social security offices Special units About 9 000 employees PES local offices Special units about 3 500 employees Social part of municipality about 4 000 employees 2006 2010 build partnership with all municipalities in Norway. NAV, 08.10.2014 Side 6

NAV Services and core activity Many target groups different needs Parental benefit Paternal quota Cash for care benefit Child benefit Child support Vacancies Job search Work and education training Income security Assistance to employ new staff Assistance in restructuring and downsizing Employment schemes Sickness leave Employer register NAV Employment counselling services Work and health Inclusive workplace Wage guarantee Social Insurance Abroad Follow up service and sickness benefit Assistive technology Care benefit Attendance allowance Qualification Programme Financial support and advice Temporary housing support Voluntary work against poverty Retirement pension Contractual pensio Disability pension War pension Benefit in connectio with death Family Work Health Social services Pensions NAV, 08.10.2014 Page 7

Structure of users interaction; The entry ways to NAV User channels Internal organization Social media Facebook, chat Internet 35 mill. visits Contact centre NAV-office Special unit Administration Users Telephone 10 mill. calls Reception, information and distribution Procedure 3,0 mill. In person 1 mill. visits Mail 22 mill. documents pr. year Unit for mail reception and registration Mail reception and distribution Reception, information and follow-up Special unit Disbursement 13 000 NOK/sec Disbursement of benefits NAV, 08.10.2014 Page 8

Operasjonaliserte delmål 1.1Administrative stordriftsfordeler realisert 1.2 Økt ressursinnsats til brukeroppfølging 1.3 Kompetanse tilpasset ny organisasjon 3.3 Tilfredse brukere NAVs hovedmål NAVs målhierarki i 2007-2009 Innsatsfaktorer Tjenester og aktiviteter Brukereffekter Samfunnseffekter 1 En enhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning 2 Rett tjeneste og stønad til rett tid 3 God service tilpasset brukernes forutsetninger og behov 4 Flere i arbeid og aktivitet, færre på stønad 5 Et velfungerende arbeidsmarked 2.1 Rask og riktig ytelsesbehandling 4.1 Mottakerne får de ytelsene de har krav på og kan sørge for sitt livsopphold 4.2 De vanskeligst stilte får bedre levekår 2.2 Profesjonell bistand til arbeidsgivere 2.3 Individuell brukeroppfølging 2.4 Kort inaktivitetstid 3.1 Tilgjengelig og relevant veiledning og informasjon 3.2 Effektive og brukervennlige løsninger for samhandling med brukere 4.3 Bransjer og næringer med ledige jobber får dekket sitt behov for arbeidskraft 4.4 En stor andel av arbeidssøkerne får raskt jobb 4.5 En stor andel stønadsmottakere øker sin arbeidsdeltakelse og arbeidstakere og selvstendig næringsdrivende forsetter i jobb selv om arbeidsevnen er redusert 4.6 Det er lagt til rette for at personer med redusert funksjonsevne kan ha en aktiv hverdag 5.1 Avskaffe fattigdom, redusere sosiale og økonomiske forskjeller og forebygge sosiale problemer 5.2 Et inkluderende arbeidsliv med høy yrkesdeltakelse og god utnyttelse av arbeidskraften 5.3 Et inkluderende samfunn som sikrer alle like muligheter til deltakelse Styringsinformasjon Styringsinformasjon Styringsinformasjon Styringsinformasjon NAV, 08.10.2014 Page 9

I St.prp. nr. 46 (2004-2005) Ny arbeids- og velferdsforvaltning forutsatte gjennomføring av betydelige endringer i etatens IKT-systemer, i to faser: 1. Basisplattform for IKT-løsning som skulle være tilgjengelig ved etableringen av den nye arbeids- og velferdsforvaltningen 2. Fullverdig og integrert IKT-løsning i form av felles saksbehandlingssystem for hele eller store deler av arbeids- og velferdsforvaltningen I perioden 2006 til 2011 var det full fokus på fase 1 av dette utviklingsløpet Fase 2 ble ikke påbegynt da denne fasen ville innebære omfattende utskiftning og modernisering av etatens fagsystemer; ble påbegynt da ifm den langsiktige IKT-strategien for perioden fra 2009 NAV, 08.10.2014 Page 10

IKT historikk På slutten av 1980-tallet ble Infotrygd vurdert til å være et system som var i ferd med å bli foreldet og burde skiftes ut Tress-90 prosjekt, hadde som formål å samle saksbehandlingen i Trygdeetaten i et felles system. Etter at Tress-90 ble stoppet midt på 90-tallet, ble det besluttet å fortsatt benytte Infotrygd som felles system for hele Trygdeetaten Aetat utviklet i samme periode i Arena( erstattet Total-systemet) som felles saksbehandlingssystem for arbeidsmarkedsområdet og fornyet porteføljen i et omfattende moderniseringsprogram kalt Siamo, i perioden 1998-2002 I løpet av NAV-reformperioden fra 2006 til 2011 ble det på grunn av arbeidet med fase 1 og med pensjonsreformen i parallell, et stort etterslep i forhold til normal videreutvikling og vedlikehold Flere tiltak som i reformperioden ble kategorisert som nødvendige og som også delvis var påbegynt, ble utsatt for ikke å miste tempo i forhold til NAV-reformen og Pensjonsreformens tidsplaner To største IKT prosjekter i perioden er Pensjonsprogrammet og NAV Basis IKT NAV, 08.10.2014 Page 11

Visualisering av modernisering s behovet av IKT i NAV Bredde: Alle tjenesteområder vil bli vurdert med sikte på modernisering Dybde: Moderniseringen omfatter tjenester, organisasjon, systemer og infrastruktur Utvalg: De tjenesteområder som gir størst effekt vil bli prioritert m. fl. Område 1 Område 4 Tjenester til brukere og samhandlere + støttetjenester Arbeidsprosesser og organisering IKT-tjenester ( applikasjoner ) Infrastruktur Område 2 Styring, forvaltning og drift NAV, 08.10.2014 Page 12

IKT-strategi IKT-strategien er et overordnet styringsdokument som Angir hvor (satsingsområder) NAV skal utnytte og videreutvikle IKT internt og eksternt for best mulig å understøtte NAVs overordnede virksomhetsmål Angir hvordan NAV skal utnytte og videreutvikle IKT internt og eksternt for best mulig å understøtte NAVs overordnede virksomhetsmål NAV, 08.10.2014 Page 13

2007: IKT i NAV Dagens situasjon Dagens fagsystemer er gamle (opp til 30 år). Infotrygd er et stort fagsystem som nevnes spesielt; det er gammelt, lite fremtidsrettet, vanskelig å vedlikeholde og kostbart. Infotrygd må erstattes med et nytt system i løpet av få år. Systemene er i hovedsak laget for å løse fagområdenes behov i de tidligere etatene, og ikke i forhold til prosess- og informasjonsbehov i ny forvaltning. Kostnad og risiko ved videreutvikling og tilpasning til nye behov (inkl endringer i lover/regelverk) er betydelige og IKT-systemene legger begrensninger på hva som er mulig å innføre av endringer i lover og regelverk. Tress-90 Nortrygd Total Arena Bisys Pesys Infotrygd NY LØSNING? Dagens IKT-portefølje består av mange forskjellige teknologiplattformer og komplekse avhengigheter mellom et stort mangfold av systemer. Den økende kompleksiteten og det økte omfanget på systemporteføljen har ført til en markant økning i kostnader til drift og forvaltning av IKT. Denne økningen kommer til å fortsette hvis NAV ikke moderniseres innenfor IKT området. 90-96 + ca 310 andre systemløsninger 2001 2008 2006 2010 Figur: Systemsituasjonen i NAV 2015? Tid NAV, 08.10.2014 Page 14

cmp Alt henger sammen med alt AA AA-melding ACF2 AD - Activ e Directory AFP APOK APOK sentral ARBEID ARS Remedy ASTA ATK Abetal GI04-CTG Actuate Adgangskortregister Agresso GI04-CTG Lønn Agresso Lønn Agresso Ventelønn Ainfo Akademia GE01-WS Alt TK-nr AltUt Alta-bataljon Altinn Amelding GE02-MQ Analyse Antivirus Apotek Ardis(Bandasjist) Arena Arena veiviser Ariane Atene Auto trekk Avgift Avstem YA BBS BEFOLK BISYS BO GI03-EJB BOST BPROF Bank Barnetrygdstatistikk Bedriftsweb Beredskap Beregning av GI08-OP forv entet alderspensjon Betty Biblioteksregister GI04-CTG GI01-WS GI04-CTG GI10-SMTP Bidragsberegn Bidragsinnkrev Bidragsregler Bidragsstatistikk Bidragsveil Blaze GI01-WS Bounce mail Brevklient Brevlager Brevprod Brevserver Brevservlet GI04-CTG GI10-SMTP GI01-WS Brev v alg Brønnøysundregistrene BuyPass CA ITCM CM CODIAN 8510 MSE GI08-OP blade GI03-EJB Carrot Codian 8220 GI03-EJB IP VCR blade Codian 8321 ISDN GW blade Codian MSE 8050 Superv isor blade blade Comperio Front CompuWEB GI04-CTG GE01-WS Confluence Crystal Reports DIST DSF DVH Dekoratør DialoqueLiv e Din Sak Dine utbetalinger Distribusjonsregister GI08-OP GI08-OP Ditt NAV Div statsyst GI04-CTG GE08-OP GE09-WEB GI01-WS GI01-WS Div statsyst Div statsyst DnBNOR GI03-EJB Doculiv e Dossier E500 EDB ASA EI@ Kontroll EPJ GI01-WS ESA ESB ETL GI10-SMTP Easycruit Ebasys Eksterne Eksterne Elektronisk mottak Elfa Enonic CMS Erfaring ErgoGroup Eures Exchange Exstream GI08-OP lønnsystemer rekrutteringsyråer GE01-WS GI01-WS GE01-WS GI04-CTG EØS-omr FAST FELLES FIA FIM FMALT GI01-WS FR GI01-WS GI03-EJB FTP Facebook Fastlege-web Fastlegesystem Felles GE02-MQ GI04-CTG GE07-PP GI08-OP GI01-WS GI03-EJB Felleskontoret Felleslib Feriepenger Ferietillegg Fisk Fiskeridept Folkeregisteret Foreldrepenger Foresp AA+Yt Foresp adresse Formidling av syketransport GI01-WS GE01-WS GE10-SMTP GH GOSYS GOSYS kjerne GSAK GSYNK Garantikassen for Google Maps Grisen Grunndata Gyldendal HELSE fiskere GI03-EJB GI03-EJB GI04-CTG GI01-WS Forskuddstrekk HMS GE01-WS GI01-WS GI04-CTG GI01-WS GI03-EJB HMS-statistikk Helene Helfo Helsepersonellregisteret Helsetrygdkort Heras Hermes Hjelpetxt Hjelpetxt GOSYS Hjelpetxt PESYS Hov edbok Husbanken GE01-WS GE01-WS Husholdsweb GI01-WS GE01-WS GI10-SMTP GE07-PP IA DokWeb IA-web IAM IBM ICD10 ICD10 - INST ICD9 ISIS Papyrus IT AA IT AD Internasjonalt sykdomsregister GI10-SMTP GE02-MQ GI10-SMTP GI03-EJB GI01-WS GI03-EJB GI10-SMTP GI10-SMTP IT AL IT AT IT BA IT BE IT BS IT EF IT FA IT FL IT FO IT FP IT GB IT GE GI10-SMTP HT IN KS HS IT GJ IT GS IT IT IT IT IT MA IT PE IT RE IT RP IT SB IT SE GE07-PP IT SK IT SP IT SR IT SU IT TP IT TU IT YS Idebank Indre mottak InfoSos Infotrygd Innbyggere Innkjøp Innkrev andre krav Innlogging Inntekt Inntektsstatistikk Inspera Instmeldinger Intelecom Inventarregister Java utvikling JoArk Jobblogg GE02-MQ Jobbmail KFS KUHR Kampanjer Kantine KlAnke Kommunal Landspensjonskasse Kommunal Online Kommunenav Kommuner Krig Krigspensjonister GE02-MQ GI03-EJB GI01-WS GE02-MQ GI01-WS KuHL KuHL-Frikort Kundereskontro Kurs Kv innebasen LABRØNK LDAP LIS (LedelsesInformasjonsSystemer) LO Landoppgjør Legemiddelv erket Legeregningsktr GI10-SMTP GI10-SMTP Lev erandørreskontro Lindorff Logica Logica mailserver Logistikk Lydia Lånekassen Lønnsgaranti MAA MAF MEDL MOT GI01-WS MS Office Macromedia Mailman Maritim bemanningsstatistikk Medarbeider Medisinsk koding Medisinsk koding Mercury Metis Metodebibliotek Millenium Millenium/Hov edbok Millenium/Prosit Min Fastlege GE01-WS MinSide Mine Egenandeler Mislighold Mottal av Aløysetranser Mulighet NAV, 08.10.2014 Page 15

Fra 2009 : IKT- strategiens satsingsområder 1. Ferdigstille IKT-løsninger knyttet til gjennomføring av pensjonsreformen og NAV-reformen 2.Elektroniske tjenester for eksterne brukere 3.Elektronisk samhandling med andre virksomheter (samarbeidspartnere) 4.IKT som understøtter organisasjonens endring- og effektiviseringsbehov 6.Utvikling og styring av IKTvirksomheten 5. Effektivisering og modernisering av IKT-løsninger og infrastruktur NAV, 08.10.2014 Page 16

Strategidokumentet NAVs hovedmål og delmål Nasjonale IKT politiske mål Status og utfordringer Del 2 av NAV-reformen jf st prop 46 Overordnede IKT mål Og strategier IKT-satsingsområder IKT-satsingsområder med mål, strategier og tiltak med IKT-satsingsområder mål, strategier og tiltak med IKT-satsingsområder mål, strategier og tiltak med IKT-satsingsområder mål, IKT-satsingsområder strategier og tiltak med mål, strategier og tiltak med mål og strategier Grov gjennomføringsplan Beskrivelse av tiltak Strategidokumentet har hovedfokus på mål og strategier Det ble skissert en grov gjennomføringsplan og et forslag til prosjekt for nærmere utredning og planlegging høsten 2009. Gjennomføringsplanen var ment å gi et bilde av hva gjennomføring av IKTstrategien innebærer NAV, 08.10.2014 Page 17

Kort om KS-ordningen Finansdepartementet innførte fra år 2000 en ordning med eksterne kvalitetssikringer i beslutningsfasen av store statlige prosjekter (KS2) Formålet er at dette skal gi mer vellykkete prosjekter, reduserte kostnader for staten og mer nytte for hver krone Gjennom rammeavtaler med Finansdepartementet er utvalgte rådgivere fra privat sektor godkjent for å gjennomføre ekstern kvalitetssikring av statlige investeringsprosjekter Fra 2005 ble også Kvalitetssikring (KS1) av beslutningsunderlaget innført Hensikten med KS1 er bistand til oppdragsgiveren( departementet) med å sikre at konseptvalget undergis reell politisk styring (fra regjeringen) NAV, 08.10.2014 Page 18

Prosessen i forbindelse med KS1 NAV, 08.10.2014 Page 19

Faser for IKT-modernisering: Fra ide/behov til forprosjekt og prosjekt Konseptutvikling Bestilling fra departementet Konseptvalgutredni ng KS 2 Ide / behov Behovsanalyse Mål og strategier Kravdokument Alternativanalyse Forprosjekt Prosjekt Bestilling fra departementet KS 1 Tildelingsbrev fra departementet 2007-2009 2010 IKT-strategi for etaten Prosjekt for IKT-modernisering Godkjent KS1 og KS2 Tidslinje Omtale av IKT-behov i St.prp. om NAV-reformen Overgang fra KS1 til KS2 Vedtak i Stortinget 2004-2005 Januar 2011,- juni 2011 KS 2 sommern 2012 NAV, 08.10.2014 Page 20

Målhierarki fra Alternativ analysen Prosjektutløsende behov For å bidra til høy arbeidsdeltakelse i samfunnet og bærekraftige velferdsordninger er det behov for å gjøre virkemidler for arbeids- og velferdspolitikken bedre og raskere tilgjengelig Overordnet samfunnsmål med modernisering av IKT i NAV Sikre at NAV er et godt redskap for utøvelse av arbeids- og velferdsforvaltningen, gjennom riktig og effektiv leveranse av tjenester Effektmål En enhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning Bedre tjenester til brukere Bedre tjenester til samhandlere Politiske vedtak Innsats til oppfølging Gjennomsnittelig tid brukt til oppfølging på et NAV kontor økt med minst 100 %. Misbruk Forsettelig misbruk av Folketrygdytelser redusert med minst 10 %. IKT løsningene legger ikke begrensninger på gjennomføring av pålagte endringer som nye reformer eller større regelverksendringer. Regnskapskvalitet Innen avslutning av satsningen understøtter systemløsningene alle krav i økonomireglementet. Oppfølging Antall brukermøter for brukere på oppfølging økt med minst 80 %. Ytelser Andelen av de vedtak hvor det avdekkes feil i internkontroll redusert med minst 25 % (rett ytelse). Fire år etter lansering av nye tjenester får brukere behandlet krav innen normert tid med et redusert tidsnormkrav på minst 25 % i snitt (rett tid). Service tilpasset brukernes forutsetninger og behov Tilfredsheten med tilgjengelighet til NAV er minst 80%. Samhandling Tre år etter lansering av nye tjenester mot samhandlere foregår minst 60 % av informasjonsutvekslinge n elektronisk. NAV, 08.10.2014 Page 21

Utgangspunktet for en oppdatert IKTstrategi IKT strategi 2009 2015 (juni 2009) Virksomhetsstrategi 2011 2020 (juni 2011) Konseptvalgsutredning for Modernisering av IKT i NAV (juni 2010 og juni 2011) NAVs hovedmål og delmål Strategiplan 2006 Målbilde 2020 Behovsanalyse Overordnede IKT- mål og -strategier Innsatsområder Ambisjon neste 10 år Samfunnsmål og effektmål Krav IKT satsningsområder Hovedgrep Strategier for modernisering av IKT Valgt konseptalternativ Grov gjennomføringsplan for IKT-strategien Handlingsplan for gjennomføring av virksomhetsstrategien Program for Modernisering av IKT NAV, 08.10.2014 Page 22

Helhetlige og konsistente strategier og planer Virksomhetsstrategi 2011-2020 IKT strategi 2012-2020 Handlingsplan for virksomhetstiltak som ikke omfattes av Modernisering Program for Modernisering av IKT Handlingsplan for IKT-tiltak som ikke omfattes av Modernisering NAV, 08.10.2014 Page 23

Bakgrunn: Virksomhetsstrategi for NAV Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon Styrke arbeidsmarkedskompetanse Følge felles og tydelige krav til kvalitet og like arbeidsprosesser Styrke ferdighetene i veiledning og samhandling med bruker Øke kunnskap om hva som virker Utøve tydelig ledelse og helhetlig styring Styrke den arbeidsrettede brukeroppfølgingen Målrette kompetanseutvikling Legge til rette for medvirkning og tydeliggjøre brukers eget ansvar Videreutvikle og formidle vår kunnskap om tilstanden på arbeids- og velferdsområdet Videreutvikle partnerskapet Tydeliggjøre roller og styrke samarbeidet med arbeidslivet, legene og skoleverket Løse forvaltningsoppgaver i robuste miljøer Forsterke den systemrettede brukermedvirkningen Bidra aktivt til politikkutvikling og forenkling av regelverk Sammen styrke NAV som lærende organisasjon Ha fleksibel tiltaksportefølje og treffsikker bruk Tilby flere tjenester via telefoni og nett Fortsette å øke effektivitet og utvikle evnen til endring Utvikle nye IKTløsninger og sikre implementering NAV, 08.10.2014 Page 24 http://navet/ansatt/etatstjenester/virksomhetsstyring/virksomhetsstrategien+besluttet%3a+klare+ambisjoner+mot+2020.287815.cms

IKT-strategien i NAV NAV virksomhetsstrategi Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon IKT-strategi for Arbeids- og velferdsetaten Selvbetjening Elektronisk samhandling Automatisering Funksjonsdeling og sporbarhet Økt fleksibilitet NAV Moderniseringsprogram Aug 2012 Prosjekt 1 Prosjekt 2 Prosjekt 3 2020 NAV, 08.10.2014 Page 25

Users expect to meet NAV using new channels: always and everywhere Apps @NAVoslo @IANYTT Social media NAV, 08.10.2014 Page 26

NAVs new channel strategy Guiding principles for the use of channels Clientgroup (based on needs) Serve automatically Simplify applicationprocess Adaptive communication Guiding the client towards the right channel Dialogue E.g.: Client is expecting a child Client is seeking employment Process and allocate benefit withouot client application (e.g. child support) Making it as easy as possible to obtain benefit, support or service (e.g. retirement pension) Making comm. understandable and accesible for the client (e.g. parental leave site on Facebook) Advice client on the right channel (ie. Guiding towards selfservice or refer to F2F dialogue) Self-service User interaction consists of a (digital) letter NAV, 08.10.2014 Page 27

Infotrygd Oppdrag xxx xxx Arena PSYS Technology trends impact our development and operation Access everywhere Cloud Agile development Distributed platforms Frameworks Standardized Flexible Consolidated Automated Our vision Legacy systems, some back to 1970s Applications Virtual platform Mainframe zos Superdome IBM WebSphere x86 Infrastruktur-as-a-Service NAV, 08.10.2014 Page 28

IT divisions main challenges Stretching to meet users expectations Strategic planning Stretching to meet new regulations and digitalization strategy by government Expected to provide stable services while using new technologies and lowering costs Expected to share data and services in a secure way NAV, 08.10.2014 Page 29

Some best practices Prioritization based on corporate goals and business needs Providing value for users (employees and end users) success Serviceoriented IT-portfolio with SOA Consolidated software architecture Standardization, reuse and sharing Businessoriented Qualityoriented Compliance with rules Stable services Secure User-friendly NAV, 08.10.2014 Page 30

Thank you for your attention! NAV, 08.10.2014 Page 31

The Pension solution first success on the road towrads digitalization NAV has developed a pension solution that is unique: Self-service Collecting data from employers Fully automated calculation Simulation of future pension Possible to apply online and receive answer in few minutes Possible to start a dialog with NAV for support 2/3 of applicants use it now! ComputerWorld honors award 2012 for Best human services NAV, 08.10.2014 Page 32

IT services for employees and employers Registers Job vacancies Production of labor market analysis CV database 2 million unique user sessions each month Online employment status form to be filled every 14 days 80-100 000 forms are processed every week Solutions for sickness benefits NAV app for employers to follow up sick employees 300 000 electronic sickness forms processed every month (90% of all reports) Online solutions for other benefits Parental leave: online forms, facebook page (best in 2013) and chat Pension: applying online and automatic processing for 2/3 NAV, 08.10.2014 Page 33

Upcoming IT solutions Modernizing the landscape of benefits in order to: 1. Offer more online services and more automatic processing 2. Support new regulations and requirements by government 3. Build for future with more reuse of common components and data sharing with other public services Covering: Disability benefit with new solution online from 1.1.2015 Sickness benefit with new solution from 1.1.2015 : sickness reports, instant messaging between sick person, NAV and health personnel to support dialogue, collecting data for processing other benefits (disability benefit, assistance for inclusive workplace, ) Electronic Dialogue with employers; project between NAV, tax administration and statistics Norway to share data that employers provide. Pilot use. Pension reform: updates Digital communication with users; replacing letters. Pilot use. Parental leave with new solution NAV, 08.10.2014 Page 34