Rutinar for generell saksbehandling Giske kommune ACOS WebSak

Rutinar for generell saksbehandling Giske kommune ACOS WebSak Ajourført november 2011

Innhald 1 Føremål... 3 2 Omfang... 3 3 Rolleforklaring... 3 3.1 Rolla Leiar i WebSak... 3 3.2 Rolla Saksbehandlar/saksansvarleg i WebSak... 3 4 Definisjonar... 3 4.1 Omgrep... 3 4.2 Dokumenttype... 4 4.3 Statuskodar... 5 4.3.1 Status saksnivå... 5 4.3.2 Status dokumentnivå... 5 5 Offentlegheit... 5 5.1 Dokument unnateke frå offentlegheit... 6 5.1.1 Tilgangskoding av dokument og saker... 6 5.1.2 Interne dokument generelt... 6 5.1.3 Interne dokument og publikum/presse... 6 5.1.4 Interne dokument og politikarar... 6 5.1.5 Interne dokument og part i saka... 6 5.1.6 Dokument som inneheld opplysningar underlagd lovbestemt teieplikt... 6 5.1.7 Unntak på grunn av innhaldet i dokumentet... 7 5.1.8 Oppretting av personregister - Personopplysningslova... 7 5.2 Tilgangsavgrensing i WebSak... 7 6 Dokumentflyt i WebSak... 8 7 Rutine for leiar og avløysarar... 9 7.1 Fordeling av inngåande post... 9 8 Rutinar for saksbehandlarar...10 8.1 Svar på inngåande dokument...10 8.2 Rutinar for saksbehandlarar, leiarar og arkivtenesta...11 8.2.1 Utgåande brev i ny sak...11 8.2.2 Utgåande brev i eksisterande sak...12 8.2.3 Inn- og utgåande telefaks...13 8.2.4 Inn- og utgåande e-post...13 8.2.5 Motta og sende kopiar internt via WebSak...14 8.2.6 Interne notat...14 8.2.7 Restanseoppfølging...14 8.2.7 Tilgangskoding av dokument...15 8.2.8 Referere/orientere eit dokument til utval...16 8.2.9 Saksbehandling av delegerte saker og partsbrev (svarbrev)...16 8.2.10 Saksbehandling av politiske saker og utskrift av partsbrev (svarbrev)...17 8.3 Bruk av flagg -funksjonen (Beskjed, Til godkjenning, Til utsegn)...18 8.3.1 Sende melding (flagg-funksjonen)...18 8.3.2 Motta og svare på melding (flagg-funksjonen)...19 8.3.3 Referere saker til politikarar...20 8.3.4 Presedenssaker...21 9 Intern kontroll/avviksbehandling...21 10 Referansar og vedlegg...22 Rutiner for saksbehandling i WebSak 2 av 22

1 FØREMÅL Målet med dokumentet er å: - Forklare generelle leiar- og saksbehandlarrutinar for bruk av WebSak. - Etablere eit grunnlag for utvikling av saksspesifikke rutinar for bruk av WebSak. Dei saksspesifikke rutinane vil dokumenterast direkte i WebSak tilknytt definerte saksprosesser. 2 OMFANG Denne rutinen gjeld for alle brukarar av WebSak. 3 ROLLEFORKLARING 3.1 Rolla Leiar i WebSak Leiarfunksjon til tilsette som ikkje er einingsleiar, er tildelt nestleiar/avsløysarfunksjon eller den som elles er gitt spesifisert fullmakt til å ta seg av ein eller fleire leiarfunksjonar Leiar/avløysar vil generelt ha rett til oppdatering for alle saker og dokument innan eigen administrativ eining. Kan enkelt endre arkivpersonale sitt framlegg til saksbehandlar og tilgangskode. Dei felta som kan oppdaterast, kjem automatisk fram i dei einskilde dialogar i systemet. Rolla inneber også å kunne fordele dokument og skrive dokument på vegner av andre. Det er viktig at alle leiarar har ein avløysar ved. ev. sjukdom, ferie og permisjonar slik at dei funksjonar og prosessar som leiar har ansvar for ikkje stoppar opp ved slike tilfelle. Pga avløysarrolla står mange av punkta i denne rutinehandboka slik: : Leiar/avløysar. 3.2 Rolla Saksbehandlar/saksansvarleg i WebSak Saksbehandlar vil normalt berre kunne oppdatere eigne dokument. Saksbehandlar kan enkelt endre arkivpersonalet sitt framlegg til saksbehandlar og tilgangskode. Saksansvarleg har imidlertid utvida rett for alle dokument i saka. For saksbehandlar kjem det klart fram i det enkelte skjermbilde kva felt som kan oppdaterast. 4 DEFINISJONAR 4.1 Omgrep Ofte brukte omgrep i dokumentet: Rutiner for saksbehandling i WebSak 3 av 22

WebSak er Giske kommune sitt system for elektronisk - journalføring - arkiv - saksbehandling. Saksomgrepet i samband med forvaltningssaker er ein førespurnad som krev ein eller annen form for aktivitet frå forvaltningsorganet. Opphavet til ei arkivsak kan vere inngåande brev, personleg førespurnad, e-post, telefaks, telefon eller en førespurnad frå politisk eller administrativt organ/ening. Omgrepet har sin bakgrunn i forvaltningslova og må ikkje forvekslast med politisk sak (utvalssak), då ei sak (forvaltningssak) ofte kan resultere i fleire politiske behandlingar. Arkivsak (i WebSak) utgjer ein eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument som er knytt saman under eit felles saksnummer. Journalpost er registrering av opplysningar om eit saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er ein journalpost alltid knytt til ei arkivsak. Dokument er brev, notat eller anna medium som lagrar informasjon som er relevant for ei sak. Saksdokument med tilhøyrande vedlegg er knytt til ein journalpost. Eit saksdokument kan vere knytt til ein eller fleire journalpostar i same sak eller ulike saker. Avskriving tyder å registrere opplysningar til eit dokument om når og korleis behandlinga av eit inngåande dokument er avslutta. Saksbehandlar er i WebSak-samanheng eit samleomgrep for alle som mottek arkivverdig post, skriv notat, brev med meir i WebSak. Det inneber også at kommunen si politiske og administrative leiing i denne samanheng også fell inn under omgrepet saksbehandlar. Part er ein person, ei gruppe av personar eller organisasjonar som ei avgjersle i ei sak retter seg mot eller som saka elles direkte gjeld. 4.2 Dokumenttype I-inngåande: Med inngåande dokument meinar ein alle dokument med eventuelle vedlegg som blir motteke av kommunen og som er arkivverdige, dvs gjev grunnlag for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Inngåande er også dokument som er arkivuverdig, dvs. dokument som ikkje blir saksbehandla eller ikkje har verdi som dokumentasjon. U-utgåande: Med utgåande dokument meinar ein alle dokument med eventuelle vedlegg som verksemda produserer for utsending til eksterne adressatar, td innbyggarar, departement, samarbeidspartar, leverandørar mm. Utgåande brev skal ikkje brukast til korrespondanse mellom interne brukarar. (Då skal N- eller X-notat brukast). N-notat: Interne dokument som krev oppfølging og avskriving i journalen. N-notat kan ikkje brukast til korrespondanse der mottakar ikkje er tilknytt WebSak. Rutiner for saksbehandling i WebSak 4 av 22

N-notat kjem på dagens postliste og må vurderast opp mot offentleglova. Ikkje avskrive N-notat kjem på restanseliste, og N-notat skal avskrivast. X-notat: Interne dokument som ikkje krev oppfølging/avskriving i journalen. X-notat kjem på dagens postliste og må vurderast opp mot offentleglova. X-notat skal ikkje avskrivast og kjem ikkje på restanselista. S-saksdokument: Med saksdokument meiner ein alle dokument som vert brukte til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av ei sak. 4.3 Statuskodar 4.3.1 Status saksnivå R Reservert. Reservert av saksbehandlar B Behandlast. Under behandling A Avslutta. Saka er avslutta U Utgår. Saka utgår 4.3.2 Status dokumentnivå Status Inngåande dokument: M - Mellombels journalført av arkivtenesta. S - Registrert av saksbehandlar eller leiar J - Journalført eller kontrollert av arkivtenesta. Standardverdi ved ferdig registrering av nytt dokument i arkivet. Dokumentet vil deretter inkluderast i den offentlege journalen i samsvar med tilgangskode og avskjermingsregler. I WebSak vil dokument med status J visast straks i saksbehandlar si innboks og eventuelt restanseliste. Status eigenproduserte dokument U-utgåande dokument, N- og X- notat og S-saksdokument: R - Reservert. Markerer at dokumentet som er registrert er reservert av leiar/. F - Ferdig frå leiar/. Når dokumentet er kontrollert og godkjent av leiar/. E - Ekspedert av saksbehandlar, leiar eller annen instans. Dersom saksbehandlar eller leiar sjølv har ansvar for ekspedering, set ein status E direkte frå status R når dokumentet er ferdig og det er klargjort for utsending (utskrift og underskrift er gjort). J - Journalført eller kontrollert av arkivtenesta og klar for off. postjournal. 5 OFFENTLEGHEIT Ifølge kommunelova 4 er kommunen pålagd å drive aktiv informasjon om si verksemd. Dette tyder at kommunen er pålagd å sørge for at innbyggarar får tilgang til den informasjon som er nødvendig for eit levande lokaldemokrati. Ønskje om arbeidsro og frykt for kritikk må ikkje vere til hinder for dette. Rutiner for saksbehandling i WebSak 5 av 22

Meiroffentlegheitsprinsippet skal ligge til grunn ved gradering. Med meiroffentlegheit meiner ein at saker/dokument som i utgangspunktet kan unntakast frå offentleglova, skal vere offentlege så langt dei ikkje inneheld opplysningar som er underlagt teieplikt. Alle tilsette i kommunen skal derfor praktisere meiroffentlegheit i alle saker/dokument som kan ha allmenn interesse. Når arkivtenesta endrar ei sak frå reservert til under behandling skal arkivtenesta alltid vurdere og kome med framlegg om tilgangskode. Likeeins når arkivtenesta journalfører eit inngåande dokument, skal arkivtenesta alltid vurdere dokumentet og kome med framlegg om tilgangskode. Det er saksbehandlar sitt ansvar at tilgangskode for ei sak eller eit dokument er i samsvar med lova. 5.1 Dokument unnateke frå offentlegheit 5.1.1 Tilgangskoding av dokument og saker Offentleglova sin intensjon er at alle dokument i utgangspunktet skal vere offentlege såframt dei ikkje skal unntakast med heimel i lov. Heile saker skal berre unntakast frå offentlegheit dersom eit eller fleire av dokumenta er unnateke frå offentlegheit og dei resterande dokumenta gjev ei feil framstilling av saka. Arkivtenesta skal foreslå ev. tilgangskode for eit dokument, men det er saksbehandlar sitt ansvar at tilgangskoden er korrekt. Når eit dokument er journalført, vil det vise i den i offentlege journalen i samsvar med tilgangskoding. 5.1.2 Interne dokument generelt Det er viktig å hugse på at interne dokument N, X kan ikkje skal unntakast frå offentlegheit, jf. Offentleglova 16. 5.1.3 Interne dokument og publikum/presse Alle interne dokument (N og X) av meir offisiell art, interne dokument som er ein del av eit saksfremlegg i ei utvalssak og interne dokument som har betydning for saksbehandlar sin konklusjon og som tilhøyrer arkivsaker som ikkje er unnateke frå offentlegheit i utgangspunktet, skal vere offentlege. 5.1.4 Interne dokument og politikarar Politikarar kan få oversikt over alle interne dokument (N og X) som har noko å seie for den saka dei skal eller har vore med på å vedta, også interne dokument unnateke frå offentlegheita. 5.1.5 Interne dokument og part i saka Alle partar i ei sak skal i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokument (N og X) i saka. Det skal vere svært tungtvegande grunnar for at eit internt dokument ikkje skal kunne utleverast til partane i ei sak. Ved tvil avgjer rådmannen kva som skal utleverast. 5.1.6 Dokument som inneheld opplysningar underlagd lovbestemt teieplikt Opplysningar i sak/dokument som er underlagd teieplikt, skal unntakast frå offentlegheit. Rutiner for saksbehandling i WebSak 6 av 22

Målet er ikkje å halde tilbake heile dokumentet frå offentlegheit, men å syte for at opplysningar som er underlagd teieplikt ikkje kjem uvedkommande i hende. Om eit dokument er unntatt frå offentlegheita, skal lovheimel for unntaket opplysast. Jf. offentleglova 13 og forvaltningslova 13. 5.1.7 Unntak på grunn av innhaldet i dokumentet Teieplikt har også som føremål å verne om rikets tryggleik eller hindre at opplysningar som kan vere til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlege. Når eit saksdokument ikkje er offentleg, kan heile saka unntakast frå offentleg innsyn dersom saksdokumenta elles vil gi eit klart misvisande bilete av saka og offentleg innsyn kan skade samfunnsmessige eller private interesser. Jf. Offentleglova Kap. 3. 5.1.8 Oppretting av personregister - Personopplysningslova Registrering av personopplysningar skal vere sakleg grunngjevne. Personopplysningslova 31 slår fast når og korleis melding om oppretting av personregister og behandling av personopplysningar skal meldast til Datatilsynet. Kommunen sitt personalarkiv er unnateke meldeplikt til Datatilsynet. Jf. elles Handbok for informasjonssikkerheit. 5.2 Tilgangsavgrensing i WebSak Avhengig av tilgangskoding, gradering og avskjerming som er sett på sak og dokument, vil alle som er registrerte som brukar i WebSak automatisk få lov å lese all offentleg informasjon. Opplysningar som er unnateke frå det offentlege vil berre vere tilgjengeleg for dei som har utvida rettar i systemet. I Giske kommune skal følgende tilgangskodar brukast: XX - Mellombels sperra (kan nyttast til vurdering av gradering). Denne koden kan også nyttast om ein ønskjer å oppretthalde offentlegheit, men avgrense tilgjengelegheita på dokumentet. Då vil dokumentet ikkje vere tilgjengeleg via innsynsmodulen, men framleggast på førespurnad ved oppmøte. Koden skal i så fall nyttast for å beskytte offentleg, men privat informasjon. (Blir ikkje brukt i Giske kommune per nov 2011) U P E FS V PS BV O Unnateke offentlegheit Unnateke offentlegheit - personalsaker Unnateke offentlegheit elevsaker spesialpedagogisk tilbod Unnateke offentlegheit førskulebarn spesialpedagogisk tilbod Unnateke offentlegheit vaksne spesialpedagogisk tilbod Unnateke offentlegheit tilgang berre for personalsjef Unnateke offentlegheit barnevern Offentleg, men kkje publisert dokument som innehld t.d.perosnnummer, duf-nummer eller lønsopplysninger er offentlege, men skal ikkje leggast på internett. Rutiner for saksbehandling i WebSak 7 av 22

6 DOKUMENTFLYT I WEBSAK Mottak og registrering av dokument: Dokument (og telefaks) som arkivtenesta registrerer og skannar i WebSak, samt e-post via e-postintegrasjon, vil jamnleg bli elektronisk tilgjengeleg. Dokument som saksbehandlarane sjølve opprettar/registrerer i eksisterande eller ny sak (eigen produserte dokument, e-post motteke til privat e-postadresse), vil jamnleg bli elektronisk tilgjengeleg for brukarane av systemet. Alle andre dokument inkl. telefaks som den enkelte mottek direkte, skal straks sendast arkivtenesta for registrering og skanning. Ekspedering: (flaggfunksjonen) Når saksbehandlaren produserer eit dokument som krev godkjenning, vert dokumentet sendt elektronisk til leiar for godkjenning ved bruk av det grøne flagget. Leiaren rettar/kommenterer elektronisk og returnerer det godkjende dokumentet elektronisk tilbake til saksbehandlar. Dokumentet skal skrivast ut og leverast til leiaren for underskrift. Saksbehandlaren ekspederer det signerte dokumentet. Arkivtenesta oppdaterer den elektroniske journalen. Rutiner for saksbehandling i WebSak 8 av 22

7 RUTINE FOR LEIAR OG AVLØYSARAR 7.1 Fordeling av inngåande post /tidspunkt: Leiar/Avløysar. Kvar dag ved oppstart 1. Innkomne dokument vert sendt elektronisk til saksbehandlarane ARK si innboks 2. Kontroller at alle I-inngåande dokument skal til /ARK eininga. Ved feildistribuerte dokument må arkivet kontaktast 3. Kontroller at rett saksansvarleg er sett i WebSak. /SF 4. Kontroller/juster dokumentforklaringa. Tilgangskode og LED/ SF tilgangsgrupper må kontrollerast og eventuelt korrigerast. Melding attende til arkivtenesta om endringane. Det er leiaren som er ansvarleg for kva som kjem ut på offentleg journal (postliste). 5. Vurdere I-Innkomne dokument og påføre svarfrist og eventuelle LED/ SF merknader/kommentarar for saksbehandlinga på merknadsfeltet til journalposten i WebSak. Kommentarar kan for eksempel vere avklaringar om juridiske forhold, tidsfristar og forslag til korleis saka skal behandlast. 6. Er det nødvendig å sende kopiar til andre leiarar/saksbehandlarar LED/ SF i verksemda, gjer ein dette ved å klikke på valet Kopi til under tekstdokumentet. 7. Ved avslutta arbeidsforhold må leiar syte for at saker som ikkje er avslutta blir vidareført til ny saksbehandlar. LED// ARK Rutiner for saksbehandling i WebSak 9 av 22

8 RUTINAR FOR SAKEHANDLAR 8.1 Svar på inngåande dokument Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av utgåande dokument, sikre gjenfinning av dokument og ta vare på krav til offentlegheit. /Tidspunkt: Saksbehandlar. Dagleg. Ved behov. Brev som ein tek til vitande (TE) eller gir svar på pr. tlf. (TLF) 1. Sjekk innboks for nye dokument. 2. Kontrollere at dokumentet er distribuert rett. Ved feil endrar arkivet det til rett saksbehandlar. Er dokumentet registrert i feil eining, må dokumentet sendast til arkivtenesta som omfordelar til rett eining (set saksbehandlarfeltet til blank). 3. Merknader i journalposten må lesast. 4. Tilgangskode og tilgangsgruppe skal kontrollerast og ev. redigerast. Kontakt leiar ved tvil. 5. Saksbehandlar er ansvarleg for at inngåande dokument (I) og notat som krev oppfølging (N) blir avskrivne. Dokument som ikkje krev skriftleg svar, avskriv saksbehandlaren sjølv i journalen med vising til kva måte dokumentet er avskrive på, for eksempel TE (til vitande), TLF (telefon). Saksbehandlar skal i Kommentarfeltet gi opp avskrivingsmåte og gi ei kort forklaring av resultatet. 6. Dersom ein ikkje ventar fleire dokument i saka, skal det påførast ei oppgåve ved hjelp av det grønne flagget, med merknad om at arkivtenesta kan avslutte saka. 7. Arkivtenesta avsluttar saka formelt i WebSak. ARK Inngåande brev registrert med restanse, som vert svart på med utgåande brev 1. Hent frem rett journalpost frå arbeidslista innboks eller restanseliste i WebSak. 2. Registrer utgåande dokument ved å velje Ny journalpost, registrer inn opplysningar og registrer dokumenttype U- utgåande brev og behandlingstype A-avskriv inngåande dokument. Bruk Svar på funksjonen for å avskrive. Mottakar vil då kome fram automatisk. Produser dokumentet. 3. Hvis der er behov for godkjenning frå leiar før dokumentet vert sendt til mottakar, må ein vente med å ferdigstille dokumentet til leiar har lese og ev. kommentert (journalstatus må vere R). 4. Vedlegg til utgåande brev som ikkje er lagra elektronisk (avisutklipp etc.) skal vurderast av saksbehandlar og ev. sendast arkivtenesta for skanning. (Ev. lagre det og importere det i Websak). 5. Når dokumentet er endeleg med underskrift og godkjent frå ev. leiar endrar ein først journalstatus F for ferdig (låsast) og E for ekspedert når dokumentet ekspedert. 6. Arkivtenesta endrar status frå E til J (journalført) ARK 7. Ved avslutta arbeidsforhold må leiar syte for at saker som ikkje LED// er avslutta blir vidareført til ny saksbehandlar. ARK Rutiner for saksbehandling i WebSak 10 av 22

8.2 Rutinar for saksbehandlarar, leiarar og arkivtenesta 8.2.1 Utgåande brev i ny sak Sikre journalføring og arkivering av utgåande dokument, sikre gjenfinning av dokument og ivareta krav til offentlegheit. /Tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. Start alltid med å gjere eit søk på eksisterande saker i WebSak før ny sak vert oppretta. Søk for eksempel på eininga sine saker/journalpostar, tittel, ordningsverdi mm. Kontakt ev. arkivtenesta. 2. Dersom saka ikkje finst frå før, må det reserverast ny sak i WebSak. Ver grundig ved val av sakstittel jf. skrivereglar for registrering i WebSak (nytt saksnummer vert tildelt automatisk ved lagring). 3. Velje Ny journalpost og registrer opplysningane om det utgåande dokumentet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe skal leggast inn. Produser dokumentet. 4. Hvis det er behov for godkjenning frå leiar før dokumentet vert sendt til mottakar, må ein vente med å ferdigstille dokumentet til leiar har lese og ev. kommentert (journalstatus må vere R). flaggfunksjonen skal brukast. 5. Vedlegg til utgåande brev som ikkje er lagra elektronisk, skal knytast til dokumentet elektronisk. 6. Dersom ein ikkje reknar med fleire dokument i saka, skal det sendast ei oppgåve til arkivtenesta om å avslutte saka. 7. Dersom det kjem fleire dokument til saka, vert saka opna igjen av arkivet. ARK Rutiner for saksbehandling i WebSak 11 av 22

8.2.2 Utgåande brev i eksisterande sak Sikre journalføring og arkivering av utgåande dokument, sikre gjenfinning av dokument og ta vare på krav til offentlegheit. /Tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. Start alltid med å gjere eit søk på eksisterande saker i WebSak. Søk td på eininga sine saker/journalpostar, tittel, arkivkode mm. Ta ev. kontakt med arkivpersonalet. 2. Velg Ny journalpost og registrer opplysningane om det utgåande dokumentet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe må leggast inn. Produser dokumentet. 3. Hvis det er behov for godkjenning frå leiar før dokumentet vert sendt til mottakar, må ein vente med å ferdigstille dokumentet til leiar har lese og ev. kommentert (journalstatus må vere R). Flaggfunksjonen skal brukast. 4. Vedlegg til utgåande brev som ikkje er lagra elektronisk, skal knytast til dokumentet elektronisk. 5. Dersom ein ikkje ventar fleire dokument i saka, skal det påførast merknad på saka om at arkivtenesta kan avslutte saka. Då må alle dokument i saka vere avskrivne av saksbehandlar. 6. Dersom det kjem fleire dokument til saka, vert saka opna igjen av arkivet. ARK ARK Rutiner for saksbehandling i WebSak 12 av 22

8.2.3 Inn- og utgåande telefaks Sikre at arkivverdig telefaks blir journalført i WebSak. Sikre gjenfinning av dokument og ta vare på krav til offentlegheit. /Tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. Inngåande telefaks 1. Ved mottak av arkivverdig telefaks skal denne leverast til arkivtenesta for journalføring og skanning. Utgåande telefaks 2. Om det vert sendt ein arkivverdig telefaks, skal rutinen for utgåande brev følgjast. 8.2.4 Inn- og utgåande e-post Sikre at arkivverdig e-post blir journalført i WebSak. Sikre gjenfinning av dokument og ta vare på krav til offentligheit. /Tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. Ved mottak av e-post som tilhøyrer ei oppretta sak, registrerer saksbehandlar sjølv e-post i WebSak. Ved fleire mottakarar er det saksansvarleg som har ansvaret for registrering av e-posten. Gjeld e- posten ny sak eller det er usikkerheit om e-posten er registrert eller arkivverdig, skal han sendast vidare til arkivtenesta: post@giske kommune.no. Utgåande brev sendt som e-post 2. Om utgåande brev blir sendt på e-post ved hjelp av e- postintegrasjonen i WebSak, skal rutinen for utgåande brev følgjast. 3. Dei som sender e-post til Giske kommune ventar gjerne rask respons. For beskjed og meldingar som ikkje skal journalførast, er dette uproblematisk. E-postar som vert rekna som saksdokument og som skal journalførast, kan imidlertid ikkje prioriterast annleis enn anna post. Ved over 3 dagars fråver må "fråversmelding" i e-postsystemet aktiverast slik at avsendar vert varsla om at e-posten ikkje vert behandla før ein er tilbake. Fråversmeldinga skal innehalde informasjon om kvar saksdokument kan sendast: post@giske.kommune.no Personar som sender søknad via e-post må få midlertidig svar via e- post om at søknaden er motteken og vil bli saksbehandla på vanleg måte i kommunen. Rutiner for saksbehandling i WebSak 13 av 22

8.2.5 Motta og sende kopiar internt via WebSak Når ein skal samarbeide om dokument eller ønskjer at andre skal ha intern kopi av dokument. /tidspunkt: Saksbehandlar. Ved sending/mottak av kopier. 1. Ved behov for samarbeid, eller at andre skal ha intern kopi, vel Kopi til under tekstdokumentet. 2. Vel mottakar(ar) og ev. legg inn relevante kommentarar i merknadsfeltet om det er behov for det. Moglege bruksområde for rutinen: Ein leiar/saksbehandlar vil sende intern kopi av inngåande dokument til orientering, til annen leiar/saksbehandlar enn den saksbehandlaren som skal vere ansvarleg for å svare det. Dokumentet vil hamne i kopiboksa til mottakar. Skal og brukast i samband med interne notat. 8.2.6 Interne notat Sikre journalføring og gjenfinning av arkivverdige notat. Full historikk i saka. Gi muligheit for oppfølging av interne dokument. /tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. N-notat skal journalførast (kjem på dagens postliste). X-notat som gjeld forvaltningssaker skal journalførast (kjem på dagens postliste). 2. Dersom saka ikkje eksisterer frå før, skal det reserverast ny sak i WebSak. 3. Vel om det er X-notat eller N-notat. Registrer opplysningane om notatet og interne mottakarar. Legg ev. inn intern kopi, tilgangskode og tilgangsgruppe. 4. Produser dokumentet ved val av rett mal. 8.2.7 Restanseoppfølging Sikre at inngåande dokument og notat blir ferdigbehandla. Restanseliste er ei oversikt/kontroll over alle inngåande dokument (I) og notat (N) som krev oppfølging og som ikkje er avskrivne. Rutiner for saksbehandling i WebSak 14 av 22

/tidspunkt: Leiar har hovudansvar. Saksbehandlar har sjølv ansvar for eiga restanseoppfølging. Innan fristar. 1. Alle inngåande dokument (I) og notat som krev oppfølging (N) må avskrivast. Dokument som ikkje krev skriftleg svar, men som står med restanse, avskriv saksbehandlar sjølv i journalen med tilvisning til kva måte saka er avslutta på, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon) osv. Saksbehandlar skal i merknadsfeltet gi ei kort forklaring av den avskrivingsmåten som er vald. (Eks innhald i tlf.samtale). 2. Rapporten restanseliste skal produserast frå WebSak og følgast opp dagleg av saksbehandlar og kvartalsvis av leiar. 3. Saksbehandlar går gjennom restanselista og følgjer opp sine saker. Saksbehandlar kan også diskutere restanselista med sin leiar dersom det er behov for det. 4. Leiar er ansvarleg for oppfølging/gjennomføring av tiltak for å få korrigert restanselister med uønska omfang. 5. Ved avslutta arbeidsforhold må leiar syte for at saker som ikkje er avslutta blir vidareført til ny saksbehandlar. LED/ LED LED// ARK 8.2.7 Tilgangskoding av dokument Sikrer at postlista (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentleg innsyn. Postlista er ein rapport/oversikt over alle registreringar, men der opplysningar som ikkje er offentleg kjem fram. Ved praktisering av meiroffentligheit, skal ein alltid vurdere om eit dokument likevel bør kunne gjerast kjent heilt eller delvis, sjølv om det etter regel i lova kan unntakast frå offenttlegheit (jf offentleglova 11. /tidspunkt: Leiar. Ved behov. 1. Arkivtenesta foreslår tilgangskode på inngåande dokument ARK 2. Leiar og saksbehandlar skal vurdere brev (både ut- og LED/ inngåande) i samsvar med offentleglova, jf kapittel om offentleg journal (postliste) i arkivrutinen. 3. Ved gradering av dokument, velg rett tilgangskode, LED/ avskjermingskode og heimel. Elles skal rutinar for utgåande brev følgjast. 4. Når dokumenta er ferdig vurderte, vil dei kome på postlista neste dag,og på internettsidene 2 døgn etter. LED//A RK 5. Arkivtenesta sender eventuelle kopiar til media av aktuelle dokument (i samarbeid med leiar) eller viser til internettsidene www.giske. kommune.no ARK/ Rutiner for saksbehandling i WebSak 15 av 22

8.2.8 Referere/orientere eit dokument til utval Sikre at politikarar får orientering om saker. /tidspunkt: Saksbehandlar/leiar. Ved behov. Dokument som skal refererast/orienterast om til eit utval. 1. Finn fram til den journalposten du skal referere til utval LED 2. Vel referer i utval under Diverse på journalposten. Vel rett utval og LED/ trykk lagre og OK. 8.2.9 Saksbehandling av delegerte saker og partsbrev (svarbrev) Sikre at behandling av delegerte saker skjer i samsvar med Giske kommune sitt delegasjonsreglement. /tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. Alle saker som er behandla etter delegering, skal refererast til det utvalet som er fullmaktsorgan. Delegerte vedtak som er ferdig behandla vil bli refererte etter kvart. 1. Finn fram til den saka du skal behandle ved å gjere eit søk i WebSak, eller reserver ny sak. 2. Vel fana behandling, vel Ny behandling. Finn fram til rett fullmaktsorgan for den saka du skal behandle. Endre tittel på sakspapir og legg inn ev. intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe. 3. Produser sakspapiret ved å velje ein av dei tilgjengelege dokumentmalane (hugs at det skal vere tekstmal for delegert sak). Skriv saksbehandling i samsvar med Giske kommune sine retningsliner for delegerte saker. I sakspapiret skal vedtak alltid skrivast mellom to inndelingsskift som ligg i tekstmalen. Saksbehandlar er ansvarleg for at desse er på plass ved ferdigstilling av sakspapiret. 4. Skal leiar godkjenne vedtaket og saksbehandlinga, må dette gjerast før ein ferdigstiller sakspapiret (journalstatus F-Ferdig). 5. Saksbehandlar er ansvarleg for å skrive ut vedtaket og sende det til aktuelle partar, eventuelt skrive partsbrev, som kan produserast direkte etter at vedtaket er ferdig skrive. 6. For å avskrive det inngåande brevet avskriv dokumentet med status S. Registrer partsbrevet ved å velje Ny Journalpost, fyll ut journalpostkort (dokumenttype U) og bruk Svar på funksjonen for å avskrive det inngåande brevet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsavgrensing (gruppe) må leggast inn. 7. Produser tekstdokumentet ved å velje ein av dei tilgjengelege dokumentmalane for partsbrev, skriv inn ev. tilleggsopplysningar i brevet utover vedtaket som er fletta inn. Husk å endre status når Rutiner for saksbehandling i WebSak 16 av 22

dokumentet vert ferdigstilt (journalstatus F-Ferdig). 8. Saksbehandlar er ansvarleg for at nødvendig underskrift og kopiar blir tekne før brevet vert sendt ut. Når brevet er sendt ut skal status endrast. (journalstatus E-ekspedert). 9. Vedlegg til utgåande brev som ikkje er lagra elektronisk (avisutklipp etc.) skal vurderast av saksbehandlar og leverast arkivet for skanning. /ARK 10. Dersom det ikkje er forventa fleire dokument i saka, skal merknad påførast saka om at arkivtenesta kan avslutte saka. 11. Arkivet avsluttar saka. ARK 8.2.10 Saksbehandling av politiske saker og utskrift av partsbrev (svarbrev) Sikre at behandling av saker som skal avgjerast av politikarar er gjennomført på best mulig måte. /tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. Finn fram til den saka du skal behandle ved å gjere eit søk i WebSak, eller reserver ny sak. 2. Velg fana for behandling, vel Ny behandling. Finn fram forslag til rett utval for den saka du skal behandle. Er det fleire utval som skal behandle saka, skal du legge til behandling for desse utvala. Husk å velje same dokumentnummer for sakspapiret for alle behandlingane. 3. Endre ev. tittel på sakspapir og legg inn ev. intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe. Registrer kven som skal ha tilsendt saka. 4. Produser sakspapiret ved å velje ein av dei tilgjengelege dokumentmalane for politisk behandling. Skriv i samsvar med Giske kommune sine retningsliner for politiske saker. Husk at alle overskrifter i sakspapiret skal ha innhald. Skriv innstillinga til utvalet. I sakspapiret skal innstilling alltid skrivast mellom to inndelingsskift som ligg i tekstmalen. Saksbehandlar er ansvarleg for at desse er på plass ved ferdigstilling av sakspapiret. 5. Før framlegget til vedtak skal ferdigstillast (journalstatus F- ferdig), skal næraste overordna/ Rådmannen godkjenne innstillinga til utvalet. 6. Næraste overordna kvalitetssikrer politiske saker og LED oversending til rådmannen 7. Rådmann godkjenner saker for politisk behandling og endrar RÅD status til (journalstatus F-ferdig). 8. Ordførar godkjenner saklista før utsending ORD 9. Vedtaka blir sendt tilbake til saksbehandlar for oppfølging av vedtak. MS 10. Dersom saksbehandlar er ansvarleg for å skrive partsbrev, kan ein starte med dette straks etter at vedtaket er ferdig i utvala. /MS Rutiner for saksbehandling i WebSak 17 av 22

11. Registrer partsbrevet ved å velje Ny Journalpost, fyll ut /MS journalpostkort (dokumenttype U) og bruk Svar på funksjonen for å avskrive det inngåande brevet. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsavgrensing (gruppe) skal leggast inn. 12. Produser tekstdokumentet ved å velje dokumentmal for /MS partsbrev, skriv ev. tilleggsopplysningar i brevet utover vedtaket som er fletta inn. 13. Vedlegg til utgåande brev skal lagrast elektronisk (avisutklipp /MS/ARK etc.). 14. Dersom ein ikkje reknar med fleire dokument i saka, skal det påførast merknad på saka om at arkivtenesta kan avslutte saka. 15. Arkivtenesta avsluttar saka. ARK 8.3 Bruk av flagg -funksjonen (Beskjed, Til godkjenning, Til utsegn) Skal brukast for å innhente godkjenning, utsegn eller for å sende beskjed/merknad knytt til ein bestemt journalpost. Skal svarast på med same funksjon. Blir lagra som merknader og dermed som dokumentasjon i den saka det gjeld. /Tidspunkt: Saksbehandlar/leier/arkiv. Ved behov. 8.3.1 Sende melding (flagg-funksjonen) Saksbehandlarprosedyre 1. Klikk på det grøne flagget på den journalposten du ønskjer å innhente godkjenning, utsegn eller sende beskjed/merknad om. 2. Klikk på knappen Lag ny i skjermbildet Saksgang og godkjenning 3. Merk av for kva meldingstype du ønskjer å nytte. Du har følgjande alternativ: Beskjed/Merknad Send til uttalelse Send til godkjenning Giske kommune nyttar ikkje valet Send til ekspedering 4. Vel mottakar(ar) og ev. kopimottakar(ar) av meldinga. Skriv di melding i det store merknadsfeltet. 5. Send meldinga ved å klikke på knappen Send. Lukk skjermbildet. Dersom du har valt meldingstype Send til uttalelse eller Send til godkjenning vil flagget på journalposten no bli raudt, det vert endra til grønt igjen når mottakar av meldinga har respondert på meldinga. Rutiner for saksbehandling i WebSak 18 av 22

6. Meldinga du har sendt vil kome i korga Oppgaver hos mottakar av meldinga. 8.3.2 Motta og svare på melding (flagg-funksjonen) Saksbehandlarprosedyre 1. Vel meldinga du ønskjer å følgje opp ved å dobbelklikke på den frå korga Oppgaver. Klikk på flagget på journalposten for å opne 2. Finn meldinga(ne) som du er mottakar av i skjermbildet Saksgang og godkjenning, marker dei for å lese, og ev. svare på dei. Dersom det er fleire meldingar i lista, så vil meldingar til deg ha dine initialar i feltet Til. 3. Dersom du har mottatt ein Sendt til godkjenning-melding: /LED /LED /LED Marker meldinga Vel Godkjenn eller Ikke godkjenn ved å klikke på knappane som blir synlege øvst i bildet Vel om du ønskjer å godkjenne eller videresende for godkjenning Vel mottakar(ar) og ev. kopimottakar(ar), av meldinga. Skriv meldinga di i det store merknadsfeltet. Avsendar av meldinga vert foreslått som mottakar. Klikk på Send Lukk skjermbildet Ved godkjenning blir flagget grønt igjen, og beskjed om godkjenning/ikke godkjenning vil kome i korga Oppgaver hos mottakar. 4. Dersom du har mottatt ei Sendt til uttalelse-melding: Marker meldinga Vel Ingen merknader eller Merknad ved å klikke på knappane som blir synlege øvst i bildet Vel om du ønskjer å gi fråsegn eller videresende for utsegn Vel mottakar(ar) og ev. kopimottakar(ar), av meldinga. Skriv meldinga di i det store merknadsfeltet. Avsendar av meldinga vert foreslått som mottakar. Klikk på Send Lukk skjermbildet Når utsegn er sendt blir flagget grønt igjen, og beskjed om merknad/ingen merknad vil kome i korga Oppgaver hos mottakar 5. Dersom du har mottatt ein Beskjed/Merknad: Marker meldinga Les meldinga Lukk skjermbildet /LED /LED 6. For å slette ei melding frå korga Oppgaver: /LED Høgreklikk på meldinga i korga, og vel Fjern fra liste. Meldinga Rutiner for saksbehandling i WebSak 19 av 22

forsvinn då frå korga, men ligg framleis på journalposten. 8.3.3 Referere saker til politikarar Sikre at politikarar blir orientert om førespurnader, invitasjonar eller liknande som kjem til kommunen og som er av ein slik art at det ikkje skal behandlast. /tidspunkt: Saksbehandlar. Ved behov. 1. Finn fram til den journalposten som skal refererast til LED/ politikarar. 2. Vel Referer i utval på diverse menyen til journalposten. /MS 3. Vel kva utval (eitt eller fleire) denne orienteringa skal gå til. Referatsaka er no meldt opp til utvala. LED/ Rutiner for saksbehandling i WebSak 20 av 22

8.3.4 Presedenssaker Sikre at innbyggjarane i kommunen får lik behandling av like saker. /tidspunkt: Leiar. Ved behov. Dersom ein i løpet av saksbehandlinga kjem fram til at ei bestemt sak skal vere mønster for tilsvarande saker i framtida, skal ein sette på presedensopplysningar på saka. Det er saksbehandlar sitt ansvar å sette på presedensopplysningar, men ei avgjerd om dette skal takast i samråd med einingsleiar. Presedensopplysningane skal settast på saka med vising til det eller dei dokumenta i saka som utgjer presedensen. I merknadsfeltet set ein inn eit stikkord om kvifor saka skaper presedens. 1. Finn fram til den saka som skaper presedens for seinare LED/ behandling av likelydande saker. 2. Vel Jf.sak/presedens på diverse menyen på saka. LED/ 3. Skriv inn presedenstype og stikkord om saka LED// 4. Vel kva journalpost(ar) i saka som utgjer presedensen. LED/ 5. Knyt ev. denne presedensen saman med andre saker for å gruppere dei til denne presedensen. LED/ 9 INTERN KONTROLL/AVVIKEHANDLING Rådmannen skal gjennomføre jamleg kontroll av at denne rutinen blir følgt. Dette skal kontrollerast først og fremst av arkivtenesta som vil syte for avslutning og rett arkivering av alle saker og dokument, men også ved uttak av rapportar og gjennom brukarstøtte. Ved avvik skal ansvarleg leiar/saksbehandlar kontaktast for å sikre læring av rutinen og rett bruk av WebSak. Rutiner for saksbehandling i WebSak 21 av 22

10 REFERANSER OG VEDLEGG Det er ingen vedlegg. Gjennomgått av arkivgruppa Dato for endring Rev. Nr. Endret av: Endring godkj. Av: Endringer 08.03.2010 1 Arkivgrupp It-utvalet a 09.12.2010 Gjennomgått av arkivgruppa 14.11.2011 Arkivleiar Punkt 5.2 tilgangskodar tilføyd Rutiner for saksbehandling i WebSak 22 av 22