KONKURRANSEGRUNNLAG Prosjektleder, forprosjekt IT. Konkurranse med forhandling 1-trinns prosess SAKSNUMMER: DATO: 05.02.2010
Side 2 av 12 1 OPPDRAGET... 3 1.1 OM KNUTEPUNKT SØRLANDET... 3 1.2 IT STRATEGIEN FOR KNUTEPUNKT SØRLANDET... 3 1.3 NÆRMERE BESKRIVELSE AV OPPDRAGET... 3 1.4 KONTRAKTENS VARIGHET... 4 1.5 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 1.6 KUNNGJØRING... 4 1.7 FREMDRIFTSPLAN... 4 1.8 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 1.9 FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2 TILBUDET... 6 2.1 INNLEVERING AV TILBUD... 6 2.2 TILBUDSÅPNING... 6 2.3 VEDSTÅELSESFRIST... 6 2.4 KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET... 6 2.5 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 7 2.6 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 2.7 TILDELINGSKRITIERIER... 9 2.8 EVALUERING AV TILBUDSKRITERIER... 10 2.9 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER... 10 3 KONKURRANSEREGLER... 11 3.1 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 11 3.2 ALTERNATIVE TILBUD... 11 3.3 OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA RETTELSER, SUPPLERINGER OG ENDRINGER... 11 3.4 SPØRSMÅL FRA TILBYDER... 11 3.5 KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN... 11 3.6 TAUSHETSPLIKT... 11 3.7 UNDERLEVERANDØRER... 11 4 KONTRAKT... 12 5 VEDLEGG... 12
Side 3 av 12 1 OPPDRAGET 1.1 Om Knutepunkt Sørlandet Knutepunkt Sørlandet er et interkommunalt samarbeidsorgan for de sju kommunene Lillesand, Birkenes, Iveland, Vennesla, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Kommunene utgjør et felles bo- og arbeidsmarked for mer enn 120.000 innbyggerne i regionen. 1.2 IT strategien for Knutepunkt Sørlandet Kommunene i Knutepunkt Sørlandet vedtok i 2007 en it-strategi hvor kommunene blant annet har vedtatt å standardisere sine fagsystemer. Utgangspunktet for IT-strategien har vært enorge-planen (enorge2009) og Kommunenes sentralforbunds forslag til oppfølging fra kommunesektoren (ekommune2009). IT-strategien tar utgangspunkt i at deltakende kommuner i Knutepunkt Sørlandet er felles BAS-region, dvs. bo-,arbeids- og serviceregion. IT-strategien er et virkemiddel som positivt kan anvendes for å bygge opp under modernisering og forenkling av tjenester for innbyggere og næringsliv. IT er også et positivt virkemiddel til støtte for organisering og forenkling av arbeidsoperasjoner rundt primærtjenester i skole-, pleie- og omsorg, barnehage med mer. I IT-strategien forutsettes det at en innenfor Knutepunkt Sørlandet vil realisere samarbeid som organisatorisk spenner fra faglig utveksling til verstkommune og interkommunale selskap innenfor alle de fagområder der IT vil kunne være en plattform. Kommunene i Knutepunkt Sørlandet er i dag organisert med selvstendige it-avdelinger i hver kommune med unntak av Kristiansand kommune drifter it-systemene for Songdalen kommune samt at Iveland kommune har et driftssamarbeid med Setesdal-kommunene. En forstudie utført i 2008 viser at det er gevinster ved en samordning av it-funksjonene i kommunene. Knutepunkt Sørlandet har nå utarbeidet et utkast til revidering av IT-strategien. Utkastet bygger på eksisterende it-strategi og de vedtak som er fattet av rådmannsutvalget. Den nye strategien setter fokus på it som verktøy for samarbeid om utvikling av de kommunale tjenestene. 1.3 Nærmere beskrivelse av oppdraget Knutepunkt Sørlandet, heretter benevnt oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på prosjektledelse og utredningsbistand i forbindelse med forprosjekt for utredning av fremtidig organisering av IT-funksjonen i de 7 samarbeidende kommunene. Oppdraget går ut på å ivareta rollen som prosjektleder for gjennomføringen av forprosjekt for fremtidig organisering av it-funksjonene i kommunene i Knutepunkt Sørlandet, herunder å utrede, analysere og foreslå beste løsning. Prosjektleder skal møte i styringsgruppen, samt rapportere til daglig leder. Oppdraget er nærmere beskrevet i vedlagte dokument Forprosjekt it- organisering i Knutepunktet Sørlandet, prosjektplan 05.02.10 Se vedlegg 1.
Side 4 av 12 Prosjektleder rapporterer til daglig leder, som er prosjektansvarlig, og møter i styringsgruppen. Prosjektleders oppgaver som utgangspunkt (minimumskrav): Ansvarlig for fremdrift av prosjektarbeidet, herunder utredning og analyse Kvalitetssikre fremdriftsplanen for prosjektet og justere denne ved behov. Styre og følge opp prosjektet både på hovedaktiviteter og prosjektets økonomiske ramme. Håndtere avvik fra planer for å sikre fremdrift og kvalitet. Orientere i ulike fora om prosjektet. 1.4 Kontraktens varighet Oppdraget påbegynnes snarest mulig etter signering av kontrakt og sluttføres når rådmannsutvalget har tatt stilling til anbefalt løsning. Oppdraget forventes å vare i ca 4-6 måneder. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA), endret ved forskrift 24. november 2006 nr.1295. For denne anskaffelsen gjelder del 1 og del 2 i forskriften samt de bestemmelser for fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurranse med forhandling 1- trinns prosedyre - er valgt som prosedyre for denne anskaffelsen. 1.6 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): www.doffin.no 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 08.02.2010 Frist for å levere tilbud 19.02.2010 kl 12.00 Tilbudsåpning 19.02.2010 kl 13.00 Eventuelle avklaringsmøter 22. 26.02.2010 tentativt Evaluering 22. 26.02.2010 tentativt Gjennomføring av forhandlinger 08. 12.03.2010 tentativt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 12.03.2010 tentativt Klagefrist leverandører 19.03.2010 kl 12.00 tentativt Kontraktsinngåelse 22.03.2010 tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende.
Side 5 av 12 1.8 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: John Ånon Jonassen Telefon: 907 40 087 E-post: jaj@knutepunktsorlandet.no 1.9 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, skal tilbyder umiddelbart varsle oppdragsgiver om dette og rette spørsmål skriftlig (brev, telefaks eller e-post) til oppdragsgivers kontaktperson.
Side 6 av 12 2 TILBUDET 2.1 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er 19.02.2010 kl 12:00. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket, nøytral konvolutt merket: Tilbud: Prosjektleder, forprosjekt IT Det skal sendes/leveres to eksemplarer av tilbudet. Tilbudet skal også foreligge i en elektronisk versjon i form av cd eller USB minnepinne. Omfattende vedlegg til tibudet kan leveres kun i elektronisk versjon. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere et eksemplar av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (ref ny offentlighetslov gjeldende fra 1.1.2009, se punkt 2.5). Det skal fremgå hva som er sladdet. Tilbudet skal sendes til postadressen eller leveres på besøksadressen innen tilbudsfristen. Oppdragsgivers postadresse: Knutepunkt Sørlandet Serviceboks 509 4605 Kristiansand Oppdragsgivers besøksadresse: Knutepunkt Sørlandet Tordenskjoldsgate 65 4605 Kristiansand 2.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning er ikke offentlig. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 01. mai 2010 kl 16:00. 2.4 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal være utformet på norsk. I møter og forhandlinger kan norsk, svensk eller dansk aksepteres.
Side 7 av 12 For å forenkle gjennomgangen av tilbudet, skal tilbudet struktureres på nedenfor angitte måte med skilleark: 1. Tilbudsbrev 2. Kvalifikasjonskriterier (ref punkt 2.6) 2.1 Skatteattester, HMS - egenerklæring 2.2 Firmaattest 2.3 Revisorbekreftet årsregnskap de to siste årene med noter 2.4 Organisasjonsplan og total antall ansatte 2.5 Redegjørelse for reserveplan ved fravær av tilbudt prosjektleder 2.6 Referanseliste over tilsvarende prosjekter gjennomført de siste fem årene 2.7 Redegjørelse av kvalitetssikrings-/styringssystem 3. Tildelingskriterier (ref punkt 2.7) 3.1 Kvalitet, herunder 3.1.1 Oppdragsforståelse Beskrivelse av løsning av prosjektlederoppdraget Beskrivelse av den prosjektledermetodikk som vil bli benyttet for utførelsen av oppdraget 3.1.2Tilbudte prosjektleders kompetanse på prosjektstyring og prosjektledelse Utfyllende CV på tilbudt prosjektleder Utfyllende beskrivelse av tilbudte prosjektleders erfaring fra tilsvarende oppdrag Skriftlige referanser/attester, utfylt av tidligere oppdragsgivere, jf vedlegg 3 3.2 Pris 4 Redegjørelse for eventuell bruk av underleverandører og navn på disse. 5 Eventuelle forbehold, også til avtalevilkår 2.5 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f eks produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser) som kan føre til økonomisk tap eller gevinst. Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et ekstra sett tilbud som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette foreta en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
Side 8 av 12 2.6 Kvalifikasjonskrav Obligatorisk dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: Skatteattester Det skal vedlegges to skatteattester: Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMSegenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæring skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Erklæringen skal ikke være eldre enn tre år, regnet fra tilbudsfristens utløp. Se vedlegg 2. Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne konkurransen: Juridisk og finansiell stilling 1. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumenteres med: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret (ikke eldre enn 3 måneder regnet fra tilbudsfristen) 2. Det kreves god soliditet. Vi skal ha en leverandør som har økonomisk evne til å fullføre oppdraget. Dokumenteres med: Fremleggelse av foretakets årsregnskap de to siste årene med noter og revisorberetning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Oppdragsgiver vil i tillegg kunne innhente kredittvurdering av leverandørene dersom det vurderes som nødvendig.
Side 9 av 12 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Leverandøren må være faglig kvalifisert, ha god gjennomføringsevne og ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumenteres med: Oversikt over foretakets organisasjon med organisasjonsplan og antall totalt ansatte, Redegjørelse over foretakets kompetanse innenfor områdene økonomi, organisasjonsutvikling, IT og personaljus Redegjørelse for hvordan eventuell sykdom og annet ikke planlagt fravær av tilbudte prosjektleder planlegges slik at det ikke forstyrrer fremdriften i prosjektet. Oversikt over tilsvarende prosjekter som leverandøren har utført i løpet av de siste fem år innen offentlig eller privat sektor, med angivelse av firmaet/organisasjonen som prosjektene ble utført for med angivelse av navn, e-postadresse og telefonnummer. 4. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumenteres med: Redegjørelse vedrørende tilbyders kvalitetsikringssystem/-styringssystem 2.7 Tildelingskritierier Kontrakt vil bli tildelt tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende tildelingskriterier legges til grunn i konkurransen, med den oppgitte vekting av det enkelte kriterium: Kriterium Kvalitet. Ved evalueringen av kriteriet kvalitet vil følgende bla bli vektlagt. Oppdragsforståelse Dokumentasjonskrav, som vurderingsgrunnlag for evalueringen skal følgende vedlegges tilbudet - Redegjørelse av hvordan oppdraget vil bli løst Redegjørelse for hvordan kvalitet i oppdraget vil bli sikret innenfor angitt tidsramme. Vekt 70 % Tilbudte prosjektleder kompetanse på prosjektstyring og prosjektledelse Utfyllende CV på tilbudt prosjektleder Tilbudte prosjektleders erfaring fra analyse og utredningsarbeid. Utfyllende beskrivelse av tilbudte prosjektleders erfaring fra tilsvarende oppdrag
Side 10 av 12 Tilbudte prosjektleders referanser fra lignende oppdrag Skriftlige referanser/attester utfylt av tidligere oppdragsgivere, jf vedlegg 3 Pris Fast pris for ferdig levert rapport Fastpris på oppdraget skal fremgå av tilbudsbrevet. Fastprisen skal inkludere alle kostnader knyttet til leveransen. 30 % 2.8 Evaluering av tilbudskriterier Evaluering gjennomføres med en poengskala der hvert kriterium kan få maks 10 poeng. Beste tilbud får høyeste poeng og de øvrige får poeng jamført med det beste. Pris laveste pris får høyeste poeng. De øvrige får poeng med samme prosentuelle forskjell som tilbudt pris jamført med laveste pris. Samlet evaluering for det respektive tilbud vil således bli: Vekting Kvalitet 70 % Pris 30 % SUM 100 % Poeng Vektet poeng 2.9 Gjennomføring av forhandlinger Det kan forhandles ved alle sider av de innleverte tilbudene. Forhandlingene vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Etter gjennomførte forhandlinger skal det innleveres et siste revidert tilbud.
Side 11 av 12 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.2 Alternative tilbud Det er anledning til å gi forslag til andre oppgaver, andre løsninger på prosjektlederoppgaven. Minstekrav er de oppgaver som står angitt i punkt 4.2. 3.3 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver rettelse, supplering og endring vil umiddelbart bli formidlet. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.4 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål fra tilbydere med oppdragsgivers svar vil bli gjort tilgjengelig i anonymisert form via Doffin. 3.5 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver er underlagt taushetsplikt i forbindelse med leverandørforhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Tilsvarende taushetsplikt om oppdragsgivers forhold gjelder for leverandører. 3.7 Underleverandører Dersom leverandøren skal benytte underleverandører, skal det opplyses om dette i tilbudet. Det skal opplyses hvilke underleverandører som skal benyttes og hvor stor del av kontrakten dette utgjør. Kravet til dokumentasjon gjelder tilsvarende som i pkt 2.6.
Side 12 av 12 4 Kontrakt Statens standardavtale for konsulentbistand med bilag. Kontrakten med endringer følger som vedlegg 4. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Prosjektplan for forprosjekt Vedlegg 2: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 3: Referanseskjema Vedlegg 4: Kontrakt