Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 10/06/15 SAK NR 30-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøtene 23.04.15 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 23.04.15. Skien, 3. juni 2015 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 23.04.15 Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Phoenix Hotel Copenhagen, København Kl 08.30-11.00 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 23.04.15 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik, Helse Nord RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem, Helse Sør-Øst RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, (vara for Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS ) Forfall: Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra regionale brukerutvalg deltok: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, leder, kunde- og tjenesteutvikling, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, kommunikasjon og juridiske tjenester, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 22-2015: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 25.03.15 og styremøte via e-post 15.04.15 Protokoll fra styremøtene 25.03.15 og 15.04.15 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 25.03.15 og styremøte avviklet via e-post 15.04.15. Sak 23-2015: Virksomhetsrapportering pr 31. mars2015 Rapporteringen for mars viser gode resultater på selskapets leveranser samtidig som det har vært en høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. mars 2015 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. mars 2015 til etterretning. Sak 24-2015: Halvårlig risikovurdering, Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS pr april 2015 Styret har tidligere vedtatt at det skal gjennomføres to helhetlige risikovurderinger pr år i Pasientreiser ANS. Siste risikovurdering ble behandlet i styret 22.10.15 (sak 45-2014). I tråd med nevnte vedtak er det gjennomført en risikovurdering for selskapet per april 2015. Iverksatte tiltak har hatt god effekt på måloppnåelsen, men som en konsekvens av omfattende prosjektvirksomhet i selskapet, har det oppstått to nye risikoer knyttet til prosjektene. Per april 2015 er det ingen områder som vurderes å være kritiske og hjemmehørende i rød sone i risikomatrisen. Det er anført i alt seks punkter i gul sone. Det er utarbeidet en egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Det vurderes at anførte tiltak vil bidra til å redusere risikobildet. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Ny risikovurdering vil legges frem for styret høsten 2015. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til etterretning. 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene. Sak 25-2015: Strategiplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2015-2017 Side 3 av 6
Nåværende strategiplan for Pasientreiser ANS ble vedtatt i styremøte 17.06.13 og av vedtaket fremgikk bl.a. at revidert dokument skulle fremlegges i april 2015. Foreliggende forslag til strategiplan for perioden 2015-2017 er utarbeidet i løpet av de siste seks månedene. Styret fikk seg forelagt forslag til prosess og rammer for innhold gjennom temasak i oktober 2014 før man i desember gjorde vedtak om prosess og innretning av arbeidet. I ny temasak i januar 2015 ble innhold og prosesser i planarbeidet utdypet. I tråd med styrets føringer inngår gjeldende plan som del av grunnlaget for den nye planen. Pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene gjennom samarbeidsforumet og brukerpanelet har deltatt i prosessen, bl.a. gjennom regionale dialogmøter høsten 2014 og vinter/vår 2015. Administrerende direktør anbefaler at foreliggende strategiplan legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2015-2017. 1. Den fremlagte, justerte strategiplanen legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2015-2017. 2. Strategiplanen legges frem for styret til revisjon i april 2017 eller tidligere ved behov. Sak 26-2015: Statusrapportering prosjekt Mine pasientreiser pr 31.03.15 Rapporteringen omfatter mars måned og er spesielt rettet mot selskapets ansvarsområder som systemeier sikre nødvendig teknologiutvikling bidra med interne ressurser i den øvrige prosjektgjennomføringen økonomirapportering på utvikling og drift mot budsjett Leveransene i delprosjekt teknologi og utvikling for utvikling av PRO og PRIMO vurderes å være i henhold til plan. Hovedmilepæl 3 (15.9.2015), hvor utvikling skal være ferdig, vurderes fremdeles å være realistisk, til tross for et stramt tidsskjema og behov for mange avklaringer knyttet til prosess og regelverk. Det er imidlertid fortsatt usikkerhet knyttet til fremdrift på nødvendig registerutvikling som kan påvirke fremdriften på utviklingen av PRO og PRIMO. Pr 31.03. er det et merforbruk knyttet til utvikling på 3,5%, se pkt 4. Prosjektet har i mars fokusert på å fullføre planlegging og detaljplanlegging av gjennomføringsfasen. Ansvarlige for delprosjekter og leveranser er definert, og det utarbeides milepælsplaner og aktivitetsplaner, samt at interne og eksterne avhengigheter dokumenteres. Ressursbidraget fra Pasientreiser ANS har, som følge av tiltak, vært høyere enn budsjett i mars og har bidratt til at milepæl1 er nådd til tiden. Planlagte aktiviteter i perioden er også gjennomført iht. plan. Samlet sett er ressursbidraget fra selskapet til prosjektet ca 6 % lavere enn budsjett, se pkt 6. Styret tar statusrapporten pr 31.mars 2015 til etterretning. Sak 27-2015: Årsrapport 2014 Saken presenterer årsrapporten for Pasientreiser ANS for 2014. Styret tar saken om årsrapport 2014 til orientering. Side 4 av 6
Sak 28-2015: Revisjon av bilag til databehandleravtalen og arbeid med personvern Saken gir en beskrivelse av arbeid med databehandleransvaret til Pasientreiser ANS og gjennomførte prosesser for revisjon av bilag til gjeldende databehandleravtaler. Oppfølgingen av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser vedrørende systemeier- og databehandlingsansvaret til Pasientreiser ANS er tilfredsstillende gjennomført. Saken viser at selskapet vurderer at man nå har god kontroll og oversikt over ansvaret som databehandlingsansvarlig, og at det er etablert gode holdninger til personvern i organisasjonen. Styret tar fremlagte beskrivelse av arbeid med reviderte bilag til databehandleravtaler og arbeid med personvern til orientering. Sak 29-2015: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Temasak Styret gjennomgikk den årlige egenevaluering av styret og evaluering av administrerende direktør. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Status og utfordringer, prosjekt oppgjørskontroll og prosjekt samkjøring Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 5 av 6
Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Reidun Rømo Marit Brokke Tove Skjelvik Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6