Sak 72/09 1 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Kommunestyret 72/09 15.10.2009 KOSTNADSOVERSLAG 2 FOR REGIONAL MULTI-/FRIIDRETTSHALL I SANDNES KOMMUNE Arkivsaknummer: 07/1577 Arkivkode : D11 &85. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 72/09 Kommunestyret 15.10.2009 PS 59/09 Formannskapet 29.09.2009 Formannskapets tilråding til vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner kostnadsoverslag 2 for regional multi/friidrettshall i Sandnes pålydende kr. 118 millioner brutto inkl. mva. 2. Randaberg kommune godkjenner at selskapet inngår kontrakt med Skanska Norge A/S om oppføring av multi/friidrettshallen. 3. Ferdigstillelse innen utgangen av 2010 godkjennes. 4. Randaberg kommune forplikter seg til å yte sin andel av netto prosjektkostnad (67,8 mill. kr) til bygging jfr. eierbrøk i selskapsavtalen. Randaberg kommunes andel på 3,5 mill. kr blir innarbeidet i budsjett 2010 / økonomiplan 2010-2013 som et årlig beløp på 0,3 mill. kr. Dette beløpet skal dekke avdrag og rente på låneopptaket til multi-/friidrettshallen. 5. Det bes om at sak om navneforslag fremmes for behandling i eierkommunene.
Sak 72/09 2 Rådmannens tilråding til vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner kostnadsoverslag 2 for regional multi/friidrettshall i Sandnes pålydende kr. 118 millioner brutto inkl. mva. 2. Randaberg kommune godkjenner at selskapet inngår kontrakt med Skanska Norge A/S om oppføring av multi/friidrettshallen. 3. Ferdigstillelse innen utgangen av 2010 godkjennes. 4. Randaberg kommune forplikter seg til å yte sin andel av netto prosjektkostnad (67,8 mill. kr) til bygging jfr. eierbrøk i selskapsavtalen. Randaberg kommunes andel på 3,5 mill. kr blir innarbeidet i budsjett 2010 / økonomiplan 2010-2013 som et årlig beløp på 0,3 mill. kr. Dette beløpet skal dekke avdrag og rente på låneopptaket til multi-/friidrettshallen. 5. Det bes om at sak om navneforslag fremmes for behandling i eierkommunene.
Sak 72/09 3 Tidligere behandlinger Utvalg Saksnummer Møtedato Formannskapet 59/09 29.09.2009 Formannskapets vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner kostnadsoverslag 2 for regional multi/friidrettshall i Sandnes pålydende kr. 118 millioner brutto inkl. mva. 2. Randaberg kommune godkjenner at selskapet inngår kontrakt med Skanska Norge A/S om oppføring av multi/friidrettshallen. 3. Ferdigstillelse innen utgangen av 2010 godkjennes. 4. Randaberg kommune forplikter seg til å yte sin andel av netto prosjektkostnad (67,8 mill. kr) til bygging jfr. eierbrøk i selskapsavtalen. Randaberg kommunes andel på 3,5 mill. kr blir innarbeidet i budsjett 2010 / økonomiplan 2010-2013 som et årlig beløp på 0,3 mill. kr. Dette beløpet skal dekke avdrag og rente på låneopptaket til multi-/friidrettshallen. 5. Det bes om at sak om navneforslag fremmes for behandling i eierkommunene. Behandling: Tilrådingen ble enstemmig vedtatt.
Sak 72/09 4 Saksfremstilling Grunnlagsdokumenter: Vedlegg : 1. Oversiktskart 2. Situasjonsplan 3. Perspektiv (helikopter) 4. Perspektiv (grusbane) 5. Plan 1 hovedplan 6. Plan 1U underetasje 7. Plan 2 8. Fasade øst og vest 9. Fasade nord og sør 10. Funksjonsbeskrivelsene 11. Økonomisk ramme og fordeling Bakgrunnen for saken: Kommunene Stavanger, Sola, Randaberg og Sandnes har inngått en forpliktende samarbeidsavtale om oppføring av regionale idrettslegg. Det første regionale anlegget, Sørmarka flerbrukshall er stiftet som interkommunalt selskap (IKS) og anlegget er nå under oppføring. Forprosjekt med hovedfunksjonskrav og driftskonsept for regional multi/friidrettshall i Sandnes ble lagt frem til politisk behandling i eierkommunene våren 2008 (KS 33-08). Randaberg og Sandnes kommuner gjorde vedtak i tråd med innstillingen, om å legge prosjektet ut på konkurranse. Stavanger kommune har ikke behandlet saken, i påvente av endelige beslutninger om organiseringen av de regionale idrettshallene. Konkurransen er nå utført. Den er gjennomført i henhold til prosedyren Konkurranse med forhandlinger jfr. Lov om offentlige anskaffelser. Metoder, rutiner mv. som er utviklet i innkjøpssamarbeidet som kommunene har, er benyttet. Avtalepart for tilbyder mht. inngåelse av kontrakten om bygging, blir det selskapet som eierkommunene beslutter. I februar/mars d.å ble det fremlagt sak om prinsippavklaringer for selskapsdannelsen knyttet til de regionale idrettsanleggene Sørmarka, multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg. Sola kommune vedtok å gå for modellen med ett IKS for hvert av anleggene, og deltar bare i IKS Sørmarka. De øvrige tre kommunene har godkjent modellen med et felles IKS hvor hvert anlegg er en driftsenhet.
Sak 72/09 5 I juni d.å. innkalte IKS Sørmarka til et eiermøte (ordførere og rådmenn), hvor bl.a. videre fremdrift knyttet selskapsdannelsen ble drøftet. Rådmennene fikk i oppgave å utforme stiftelsesdokumentene for et nytt IKS (i tillegg til Sørmarka) som skal være eier av multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg. Ordførerne la videre til grunn at dette IKS et i betydelig grad kjøper sine tjenester fra IKS Sørmarka, og at det innrettes slik at de tre anleggene overfor publikum fremstår mest mulig samlet og enkelt. IKS Sørmarka fikk i oppgave å fortsette arbeidet med å tilrettelegger for mest mulig felles løsninger og funksjoner for de to IKS ene. Parallelt, men i egen sak, fremmes således forslag om stiftelse av interkommunalt selskap (IKS) som skal oppføre, eie og drifte multi/friidrettshallen i Sandnes, samt storhallen i Randaberg når den blir klar. Rådmennene har vurdert resultatene etter avsluttet evaluering og fremmer i denne saken sin innstilling om godkjenning av kostnadsoverslag 2 og inngåelse av kontrakt med valgt tilbyder. Saksopplysninger: Kartlagt brukerbehov I forarbeidet til prosjektet om multi/friidrettshall som prioritert regionalt anlegg, ble det gjennomført en kartlegging av dagens friidrettsaktivitet, klubbens behov, hallens betydning for rekruttering og prestasjoner, og ønsker om å arrangere samlinger/kurs og konkurranser i friidrett. I mars 2006 ble alle klubbene som driver friidrett invitert til møte hvor multi/friidrettshall ideen ble presentert. Basert på dette ble klubbene bedt om å besvare et spørreskjema. Det er totalt 22 klubber som driver friidrettsaktivitet i Rogaland.14 av disse er hjemmehørende i rimelig kort avstand fra lokaliseringen på Sandved i Sandnes kommune. De 14 omkringliggende klubbene har i dag ca 1500 aktive medlemmer. Det er spesielt i vinterhalvåret (september april) klubbene sliter med å få til kvalitetstrening, og da spesielt i de tekniske øvelsene (hopp og kast) samt sprintøvelser. Kalde dager med vind og regn gjør det vanskelig å trene på øvelser som krever stor eksplosiv kraft. Trening ute på disse øvelsene i kaldt vær, fører til stor risiko for skader. Etter alle klubbenes mening vil en hall øke rekrutteringen til friidretten, samt føre til at en klarer å holde ungdommen i idretten lenger. Utforming av funksjonsbeskrivene Klubbene skisserte behov for mellom 79 og 106 timer pr. uke pr. delanlegg for å dekke ønskene om tilgang i anlegget. Kapasiteten for hvert delanlegg er ca 25 timer (mandag fredag 5 timer pr dag). Det er lagt til grunn at flere klubber kan trene samtidig, da treningsgruppene i enkelte klubber er relativt små. Det er også sannsynlig at klubbene trener flere øvelser i samme treningsøkt, dermed blir ønsket timetall noe høyt. Ungdomsgruppen er den største treningsgruppen i alle øvelser. Nasjonalt er det kun Stangehallen i Stange kommune sør for Hamar, som har tilnærmet komplett tilbud for friidrett innendørs. I samarbeid med bl.a. Norges Friidrettsforbund og Idrettsrådet i Sandnes ble det derfor foretatt befaringer av haller i Estland og i Sverige. Dette gjorde det mulig å få adgang til og befare ulike typer av multihall løsninger. I tillegg ga det
Sak 72/09 6 innsikt i både bruksomfang, driftsopplegg og kostnader ved hallene. Disse erfaringene ble benyttet i arbeidet med å beskrive arealbehovene, kunnskap ift. å utforme funksjonskravene, samt tekniske løsninger og materialvalg. Av saken om forprosjektet fremgikk samlede funksjonsspesifikasjoner for multi/friidrettshallen. I konkurransegrunnlaget ble funksjonskravene ytterligere detaljert ut, med krav til øvelsesarealene, tekniske anlegg, materialvalg og hallens øvrige funksjoner. I tillegg har friidrettskretsen og forbundet bistått med å lage kravspesifikasjonene for friidretts -og idrettsutstyret som tilbyder har inkludert i sitt tilbud. Anlegget skal ha en universell utforming som oppfyller kravene fra Miljøverndepartementet. I tillegg er forpliktelser som kommunene Stavanger og Sandnes har påtatt seg gjennom deltakelsen i Framtidens byer ivaretatt gjennom kravene som er satt til tekniske anlegg og oppvarming, samt krav til sykkelparkering for å redusere omfanget av bilbasert transport. Tildelingskriteriene for evaluering fremgikk av konkurransegrunnlaget. Detaljutformingen innenfor de tre hovedgruppene pris, planløsning og kostnadseffektive løsninger for energiforbruk, drift og vedlikehold ble gjort ihht funksjonskravene og fastsatt før konkurransen startet. Konkurranse om gjennomføring av hallen i totalentreprise innebærer at tilbyder skal prosjektere og levere en komplett, uttestet og driftsklar multi/friidrettshall. Gjennomføring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402. For anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III, og prosedyren Konkurranse med forhandling totrinnsprosedyre. Konkurransen er blitt kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) og TED-databasen (EUs Publication Office). Av konkurransegrunnlaget fremgår at kontraktspart for valgt tilbyder er det selskapet som eierkommunene bestemmer. Videre er det tatt forbehold både om lokal politisk godkjenning og statlig godkjenning av anlegget (Kultur- og kirkedepartementet). Konkurransen er gjennomført i to klart adskilte faser, en prekvalifiseringsfase og en tildelingsfase. Evalueringskriteriene for utvelgelsen etter prekvalifiseringen fremgikk av tilbudsgrunnlaget, herunder også at øvre grense for antall leverandører som ville bli invitert til å gi tilbud var fire. Ved fristens utløp for prekvalifiseringen var det seks tilbydere, hvorav en ble forkastet. En klage ble fremsatt og videre arbeid avventet KOFA sin behandling. Klagen ble avvist av KOFA. Etter innlevering av endelige tilbud den 7. mai d.å. ble alle leverandørene innkalt til forhandlingsmøter. Alle fikk anmerkninger i forhold til kravet om overholdelse av reguleringsplanens bestemmelser. De ble da bedt om å fremskaffe nødvendige avklaringer hos planmyndigheten. Samtlige gjennomførte dette. Da forhandlingsmøtene var avsluttet fikk leverandørene en felles siste frist for å levere et forbedret tilbud før kontrakt ble tildelt. Forhandlingene er gjennomført i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 20-11 (3).
Sak 72/09 7 Prosedyren er gjennomført slik: Fase Milepæl Fremdrift Prekvalifisering Tildeling Kunngjøring av konkurransen via DOFFIN/TED Frist for å besvare kvalifikasjonsgrunnlaget/forespørsel om å delta i forhandlinger Vurdering av hvilke leverandører som er kvalifisert og tilbakemelding til deltakerne Fire kvalifiserte leverandører inviteres til å gi tilbud, komplett konkurransegrunnlag oversendes Innleveringsfrist tilbud Evaluering av tilbud og forhandlinger Meddelelse om tildeling av kontrakt - karenstid Fullført Fullført Fullført Fullført Fullført Fullført Fullført Politisk behandling og statlig godkjenning 28.08.2009 21.09.2009 Signering av kontrakt under forutsetning av godkjenning 22.09.2009 Kunngjøring av tildeling av kontrakt via DOFFIN 30.09.2009 Prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjonen har bestått av: Øyvind Røberg Rådgiver (Sandnes idrettsråd) Ane Eikehaugen Idrettskonsulent (Sandnes kommune) Kjell Rommetveit Rådgiver (Intervest AS) Bjørn Ove Modalsli Rådgiver tekniske fag (Modalsli Prosjektering A/S) Ivar Strand rådgiver innkjøp (Sandnes kommune) Rolf Åsbø Prosjektleder (Sandnes kommune) I tillegg er fagpersoner i deltakerkommunene, friidrettskretsen og forbundet trukket inn for rådføring i enkelte problemstillinger underveis i evalueringsarbeidet. I samsvar med anskaffelsesreglene har alle involverte blitt avkrevd konfidensialitet i forkant. Kravspesifikasjon Det ble utarbeidet kravspesifikasjoner for øvelsesareal, romprogram, tekniske anlegg, og inventar/utstyr (se vedlegg 10 for funksjonsberskrivelse).
Sak 72/09 8 Øvelsesarealet består i hovedsak av rundbaner, sprintbaner, hoppegroper, kastbur og flerbruksfelt for håndball, volleyball, basketball, etc. Romprogrammet består i hovedsak av fire sett garderober, tribuneanlegg, sekretariat, speaker og tidtaking, lege og dopingkontroll, sosialt rom med serveringsmuligheter, klubbrom, lager og personalrom. De tekniske anleggene består i hovedsak av tidtakeranlegg med målfoto, PA - anlegg, resultattavler, SD-anlegg, sone og nivådelt belysning, vannbåren varme og varmepumpe. Inventar/ utstyr omfatter løst og fast utstyr for aktuelle idretter, garderobebenker og knaggrekker, kontormøbler, kjøkkenutstyr, samt møbler og utstyr til sosialt rom. Anbudskonkurransen Konkurransen omfatter prosjektering og bygging av en komplett oppført og utrustet multi/friidrettshall og 3 års serviceavtaler på teknisk utstyr med leveransen. Konkurransegrunnlaget bestod av reguleringsplan, spesifikasjoner for hovedfunksjoner, funksjonskrav til tekniske anlegg og materialer, krav til funksjoner i byggeprogram og spesifikasjoner av løst- og fast inventar og utstyr. Tildelingskriterier De innkomne tilbudene ble evaluert ihht. kriterier gitt i konkurransegrunnlaget. Det økonomiske mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier er valgt: Pris Planløsning Kostnadseffektive løsninger for energiforbruk, drift og vedlikehold vekt 45 prosentpoeng vekt 35 prosentpoeng vekt 20 prosentpoeng SKANSKA NORGE A/S ble vinner av konkurransen med 95 av 100 oppnåelige poeng. Nærmest opp mot vinneren kom Kruse Smith Entreprenør A/S, med 87,7 poeng. Det er ikke registrert klagesaker i KOFA vedrørende innstillingen. Beskrivelse av multi/friidrettshallen SKANSKA NORGE A/S sin løsning for multi/friidrettshallen har et brutto areal på 9.450 m2. I nord oppføres hallen i 3 etasjer. Fire garderobesett og fire dommer/instruktørgarderober er plassert på plan 1U. Herfra fører korridor og trapp utøverne direkte til aktivitetsarealene på plan 1. Plan 1 rommer i tillegg til aktivitetsarealene, hovedadkomst, resepsjon, vestibyle, sosialt rom med serveringsfasiliteter, toaletter, rom for lege, dopingkontroll og massasje, samt teknisk rom. Plan 2 rommer klubbrom, speaker, sekretariat, møterom, personalrom, toalett, rom for styrketrening og tribune. Fra hovedadkomsten i hallen nås både plan 1U. og plan 2 med heis.
Sak 72/09 9 Anlegget tilfredsstiller kravene for å arrangere nasjonale konkurranser i friidrett, slik dette er spesifisert i Internasjonal standard for innendørs friidrettshaller (IAAF). Øvelsesarealet består av bl.a. rundbane - 200 meter x 4, sprintbane inkl. 110 m hekk x 8, stavhopp, to groper for lengdehopp og tresteg, trengingsfelt for spydkast, kastbur for diskosog sleggekasttrening. Alle friidrettsutøvelser kan utøves parallelt med aktivitetene på flerbruksarealet på indre bane. Friidrettsdekket er av fabrikat MONDO. Flerbruksfeltet på indre bane tilfredsstiller Kultur- og kirkedepartementets krav om minimum 23 x 44 meter og 7 meter fri takhøyde. Flerbruksfeltet avdeles fra det øvrige arealer med fire heisvegger. Aktivitetsflaten kan deles i tre med ytterligere to heisvegger. Flerbruksdekket er av fabrikat MONDO. Hallen har i det sørøstre hjørnet en enkel klatrevegg for treningsformål. Hovedlageret er plassert lang søndre del av hallen Publikumskapasitet er 1000 personer, og i samsvar med forbundets krav er dette løst ved tribune utformet i amfiløsning. (Se vedlegg 2-9 for plantegninger, etc.) Kostnadsoppstilling : K II 1.00 Felleskostnad 530 000 2.00 Bygging (totalentreprise) 77 000 000 3.00 VVS- inst. 0 4.00 El. inst. 0 5.00 Tele-, alarm- og automatikkinst. 0 6.00 Andre inst. 0 SUM 1-6 HUSKOSTNAD 77 530 000 7.00 Utendørsanlegg 0 SUM 1-7 ENTR. KOSTNAD 77 530 000 8.00 Generelle kostnader 6 880 000 SUM 1-8 BYGGEKOSTNAD 84 410 000 9.00 Spesielle kostnader 24 638 000 SUM 1-9 109 048 000 10.00 Marginer 8 952 000 SUM 0-10 PROSJEKTKOSTNAD 118 000 000
Sak 72/09 10 Forklaring til kostnadsoppstillingen: Post: 1.00 Felleskostnader er byggherrens kostnader som kommer i tillegg til entreprisen. 2.00 Totalentreprise, inkluderer alle byggekostnader, VVS, elektro, tele/automatikk, utendørsanlegg, prosjekteringskostnader og spesifisert inventar/utstyr. 3.00 VVS kostnader er inkludert i post 2. 4.00 El. inst. er inkludert i post 2. 5.00 Tele- og automasjonsinstallasjoner er inkludert i post 2. 6.00 Andre inst. er inkludert i post 2. 7.00 Utendørsanlegg er inkludert i post 2. 8.00 Generelle kostnader som ikke er inkludert i entreprisen. 9.00 Spesielle kostn. omfatter kunstnerisk utsmykning, inv./utstyr ihht. IKS behov og mva. 10.0 Marginer omfatter prisstigning (5% av sum 1-7) og uforutsette utgifter (6% av sum 1-8). Status godkjenninger av anlegget Etter at konkurranser var avsluttet, ble det bedt om møte med Norges Friidrettsforbund og Kultur- og kirkedepartementet med hensyn til forberedelse for forhåndsgodkjenning. Det ble fremsatt en anmerkning om å også legge til rette for 60m sprintbaner på indre bane. At funksjonene er ivaretatt i den presenterte sprintbanen, er ikke tilstrekkelig. Løsningen er håndtert og ekstrakostnadene knyttet til bl.a. oppmerking og utstyr er medtatt under post 2 i kostnadsoppstillingen. I samsvar med konkurransegrunnlaget er det tilbyder som har ansvaret for å innhente de nødvendige godkjenninger før byggestart hos bygningsmyndighet, arbeidstilsynet mv. Utgifter til behandlingsgebyrer er inkludert i kostnadsoverslaget. Reguleringsmessig foreligger det ingen avvik. Vertskommunens ansvar tomteteknisk opparbeidelse I samsvar med den forpliktende samarbeidsavtalen er det Sandnes kommune som har ansvaret for å stille vederlagsfritt til disposisjon ferdig regulert tomt, og sørge for at infrastruktur er på plass for dette regionale anlegget (se vedlegg 1 og 2 for oversiktskart og situasjonsplan). Området på Sandved har godkjent reguleringsplan for formålet. Reguleringsplanens bestemmelser om adkomst og planfri kryssing av hovedveien er gjennomført. Vann og avløpsledning i byggegrensen til multi/friidrettshallen (i øst) må flyttes og gang/sykkelveien reetableres. Teknisk plan foreligger og anbudsinnhenting for arbeidet pågår. Varsel om fjerning av midlertidig brakke (garderober) er sendt Sandved idrettslag.
Sak 72/09 11 Plan for opparbeidelse av parkeringsplassen med utomhusområdet (i øst) er under utarbeidelse. Området påregnes å bli benyttet til riggområde i byggeperioden, slik at opparbeidelsen vil bli fullført på slutten av anleggsperioden. Navneforslag for hallen Regler for saksbehandling av navnesaker er gitt i Lov om stadnamn 6. De fastsetter at når navnesaker reises, skal det gjøres kjent for de som har rett til å uttale seg. For saker som gjelder flere kommuner har fylkeskommunen slik rett. Navneforslag for hallen må utredes. Her bør det legges vekt på også få frem navneforslag som gjør det mulig at de tre regionale hallene kan fremstå utad med et felles uttrykk. Det pågår tilsvarende navneprosess for Sørmarka nå, og det bør samarbeides om forslagene. Egen sak med navneforslag for multi/friidrettshallen og Sørmarka må behandles i god tid før åpning av hallene. Kunstnerisk utsmykning Det er i kostnadskalkylen avsatt midler til kunstnerisk utsmykning i tråd med vedtatte retningslinjer for byggeprosjekter i Sandnes kommune. Avsatt beløp er kr. 750 000,- og inngår i post 9 i kostnadsoppstillingen. I eierkommunene er det et eget utsmykningsutvalg som håndterer dette i byggprosjektene, og som blant annet påser at faglige krav blir ivaretatt. For multi/friidrettshallen vil det være eierselskapet som har ansvaret for dette. Utførelsen kan enten skje ved at selskapet avholder en konkurranse eller inngår avtale med et utsmykningsutvalg i eierkommunene om å gjennomføre oppdraget. Framdrift Orienterende framdriftsplan som er vedlagt tilbudet, viser oppstart av byggearbeidene primo november 2009, og ferdigstilling av hallen medio desember 2010. Økonomisk resultat Det foreliggende resultatet fra den avholdte konkurransen viser brutto kostnad på 118 mill. og fratrukket moms er resultatet kr. 94,112 mill. Forprosjektrapporten viste tilsvarende kr 100 mill., dvs. et resultat som er snaut kr 6 mill. lavere en forprosjektet. Det ble sendt inn søknad om tilskudd til Rogaland fylkeskommune i forkant av behandlingen for årets tilskuddsfordeling. Det ble ikke gitt tilskudd i år på grunn av at prosjektet ikke er forhåndgodkjent av departementet og at vedtak om organisering ikke foreligger. Anlegget tas opp igjen til ny behandling når dette foreligger. Det forventes at tilskuddet fra fylkeskommunen utgjør i størrelsesorden kr 8-10 mill., jfr gjeldende regelverk og tildelinger som er gjort for tilsvarende regionale anlegg.
Sak 72/09 12 Multi/friidrettshallen utløser spillemidler og regionaltilskudd. Basert på departementets foreløpige vurderinger er lagt til grunn et tilskudd på kr 10,3 mill. I vinter ble det klart at departementet ville ha to potter til fordeling innenfor programsatsings midler til idrettsanlegg. Departementet og forbundet inviterte til møte om dette, og der ble det regionale samarbeidet om multi/friidrettshallen presentert. Både idrettsråd og idrettskretsen har engasjert seg i oppfølgende arbeid i etterkant. Resultatet som foreligger er at Norges Friidrettsforbund har innstilt overfor Kultur- og kirkedepartement på at multi/friidrettshallen får den ene potten som er mellom kr 8-10 mill i programsatsingsmidler dette året. Departementets avgjørelse er bebudet å foreligge på høstparten. Med utgangspunkt i konkurranseresultatet på kr. 94,112 mill eks. mva, fratrukket tilskudd fra Rogaland fylkeskommune, spillemidler og programsatsingmidler (laveste anslag) utgjør netto utgiften som er til fordeling på de tre deltakerkommunene kr. 67,8 mill. (se detaljert oppsett vedlegg nr 12). Det tilsvarende anslaget i forprosjektrapporten var kr 70-75 mill. Nøkkeltallene for multi/friidrettshallen er: * Sum utgifter pr. m2 før tilskudd : 9.959 kr pr. m2 eksl. mva * Sum utgifter pr. m2 fratrukket tilskudd : 7.175 kr pr.m2 eksl. mva * Marginer (prisstiging og uforutsatt) utgjør : 947 kr pr.m2 Det økonomiske resultatet som foreligger er innenfor rammene satt i forprosjektet. Nøkkeltallene viser et økonomisk gunstig resultat. I henhold til byggeprosjekt rutiner er det innarbeidet 5% margin for prisstigning og 6% margin for uforutsette kostnader. Avsatt margin vurderes å være tilstrekkelig i relasjon til prosjektets kontraktsform. Videre fremdrift Kontrakten med Skanska Norge A/S skal inngås med det selskapet som eierkommunene bestemmer. I den parallelle saken tilrås at kommunene Stavanger, Sandnes og Randaberg stifter et nytt interkommunalt selskap (IKS) som skal oppføre, eie og drive multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg. Selskapet forutsettes å ha betydelig tjenestekjøp og avtaler om fellesfunksjoner med IKS Sørmarka. Med forbehold om at by- og kommunestyrene godkjenner selskapsetablering, vil kontraktsinngåelsen kunne skje i september. Sammen med IKS Sørmarka må det innen utgangen av året utformes et endelig driftskonsept. Samarbeid om oppgaver og funksjoner er avgjørende for å oppnå kostnadseffektive driftsløsninger for alle tre anleggene og god tilgjengelighet og enkel bruk for publikum. For
Sak 72/09 13 multi/friidrettshallen ble det i forprosjektarbeidet utarbeidet en skisse til rammer for driften jfr. prinsippene i den forpliktende samarbeidsavtalen. Det vil være styret i det nye IKS et sitt ansvar å gjennomføre arbeidet med å få frem et reelt forslag til driftskonsept for multihallen. Når beslutning om selskapsetablering og forhåndsgodkjenningen av hallen fra Kultur- og kirkedepartementet foreligger. må det sendes inn fornyet søknad om tilskudd til Rogaland Fylkeskommunene. Eierkommunene må ta et særlig ansvar for å bistå selskapet i dette, i og med at det vil være i en oppstartsfase. Rådmannens vurdering: Rådmannen anbefaler at foreliggende resultat fra konkurransen om multi/friidrettshallen godkjennes og at prosjekt gjennomføres. Saken skal behandles av by-/kommunestyrene i eierkommunene Stavanger, Randaberg og Sandnes som fatter endelige vedtak. Saksbehandler: Per Blikra
Sak 73/09 14 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Kommunestyret 73/09 15.10.2009 STIFTELSE AV INTERKOMMUNALT SELSKAP FOR STORHALLEN I RANDABERG OG MULTI/FRIIDRETTSHALLEN I SANDNES Arkivsaknummer: 07/1577 Arkivkode : D11 &85. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 73/09 Kommunestyret 15.10.2009 PS 58/09 Formannskapet 29.09.2009 Formannskapets tilråding til vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner selskapsavtalen for Multihallen og Storhallen IKS. 2. Innbetaling av kapitalskudd på kr. 600.000 ihht eierbrøk i selskapsavtalen innen 01.11.2009 godkjennes. 3. Randaberg kommune oppnevner følgende medlemmer til representantskapet i selskapet 1. Ordfører medlem 1. Varaordfører personlig varamedlem
Sak 73/09 15 Rådmannens tilråding til vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner selskapsavtalen for Multihallen og Storhallen IKS. 2. Innbetaling av kapitalskudd på kr. 600.000 ihht eierbrøk i selskapsavtalen innen 01.11.2009 godkjennes. 3. Randaberg kommune oppnevner følgende medlemmer til representantskapet i selskapet 1. medlem 1...personlig varamedlem
Sak 73/09 16 Tidligere behandlinger Utvalg Saksnummer Møtedato Formannskapet 58/09 29.09.2009 Formannskapets vedtak: 1. Randaberg kommune godkjenner selskapsavtalen for Multihallen og Storhallen IKS. 2. Innbetaling av kapitalskudd på kr. 600.000 ihht eierbrøk i selskapsavtalen innen 01.11.2009 godkjennes. 3. Randaberg kommune oppnevner følgende medlemmer til representantskapet i selskapet 1. Ordfører medlem 1. Varaordfører personlig varamedlem Behandling: Representanten Kirsten Clausen (H) fremmet følgende forslag: Forslag til ny 2-2 i.f. Den enkelte deltaker hefter pro rata for sin aktuelle eierandel av * * * Representanten Sverre Nergaard (Ap) fremmet følgende forslag til punkt 3: Randaberg kommune oppnevner følgende medlemmer til representantskapet i selskapet 1. Ordfører, medlem 1. Varaordfører, personlig varamedlem Votering: Representanten Clausens forslag fikk stemmene til partiene H+FrP og ble dermed ikke vedtatt. Tilrådingen med representanten Nergaards forslag ble enstemmig vedtatt.
Sak 73/09 17 Saksfremstilling Grunnlagsdokumenter: Vedlegg nr.1 : Forslag til selskapsavtale for Multihallen og Storhallen IKS Bakgrunnen for saken: Randaberg kommune har i samarbeid med kommunene Sola, Sandnes og Stavanger arbeidet med interkommunalt samarbeid om idrettsarenaer. Alle kommunene har vedtatt et IKS for anlegget i Sørmarka. Sola kommune er ikke med i samarbeidet om de andre anleggene, og det må derfor stiftes et eget interkommunalt selskap for disse. Parallelt med denne saken legges det fram en egen sak om godkjenning av kostnadsrammen for multi-/friidrettshallen i Sandnes. Saksopplysninger: 1. HISTORIKK I februar/mars d.å behandlet de fire samarbeidende kommunene Stavanger, Sola, Randaberg og Sandnes sak om Regionale idrettsanlegg prinsippavklaring om selskapsdannelser (KS-sak 07/09). Utgangspunktet for saken var at organisering og drift også for multi-/friidrettshallen og storhallen i Randaberg er aktuelle som interkommunale selskaper (IKS). Det ble lagt frem innstilling om å etablere ett felles IKS, hvor det innad i selskapet var foreslått å organisere flerbrukshallen i Sørmarka, multi/ friidrettshallen og Randaberghallen som egne driftsenheter med brukerstyrer. På den måten ville kravene i den forpliktende samarbeidsavtalen være oppfylt. Avtalen hjemler i punkt 4 at selskapene som dannes skal søkes løst med en begrenset administrasjon og bemanning. Å bygge opp dobbeltkompetanse mellom selskapene og kommunene må unngås. Målet er å oppnå effektive løsninger, sikre erfaringsoverføring på tvers, skape forutsigbare og likeverdige rammer for styring av anleggene. Den politiske behandlingen i eierkommunene resulterte i at Stavanger, Randaberg og Sandnes kommuner vedtok prinsippet om et felles interkommunalt selskap. Kommunestyret i Sola vedtok modellen med ett selskap for hvert anlegg. Sola kommune er kun deltaker i Sørmarka flerbrukshall IKS. Den 11. juni d.å ble det avholdt eiermøte i IKS Sørmarka, hvor den foreliggende situasjonen ble drøftet. Konklusjonen ble at rådmennene fikk i oppdrag å fremme forslag basert på at det stiftes et nytt IKS, i tillegg til Sørmarka, for å håndtere Storhallen i Randaberg og multi/friidrettshallen i Sandnes. Prinsippene i samarbeidsavtalen om effektive driftsløsninger ligger fast.
Sak 73/09 18 I denne saken fremmes forslag til stiftelse av og selskapsavtale for Multihallen og Storhallen IKS, samt oppnevning av medlemmer til selskapets representantskap. Parallelt med denne saken fremmes sak om prosjektgodkjenning av multi/friidrettshallen etter avholdt konkurranse. Kontrakten om prosjektering og oppføring av hallen skal inngås med det nye selskapet. 2. RAMMER FOR STIFTELSEN AV IKS ET Kommunene har allerede stiftet Sørmarka flerbrukshall IKS. Den beslutningen bygger på prinsippene i den forpliktende samarbeidsavtalen. De samme rammebetingelsene ligger til grunn for stiftelsen av et nytt IKS for å håndtere realiseringen av multi/friidrettshallen og Randaberghallen. Det er, som for Sørmarka IKS, og en forutsetning at det nye IKSet skal kunne bruke kompetanse og fagmiljø i deltakerkommunene, både ifm oppføring av anlegg og etterfølgende drift. Selskapsdannelsen skal ikke resultere i oppbygging av dobbelkompetanse eller andre fordyrende løsninger. Det skal vektlegges samarbeid om prosjektutvikling og drift, som på sikt kan gi gevinster. Grunnleggende forutsetning er prosjektene innrettes slik at det oppnås momsrefusjon av investeringene, samt at det regionale samarbeidet om anleggene gjør det mulig å utløse ekstra spillemidler som ytes til regionalanlegg. Utgiftene fratrukket disse inntektene er nettoinvesteringen som kommer til fordeling mellom deltakerkommunene. Regelverket for hhv. merverdikompensasjon og Lov om offentlige anskaffelser er komplekst og av tidligere vurderinger som er gjort, er det avdekket at det settes en del begrensninger. Dette gjelder både samarbeid mellom et IKS og deltakerkommunene og mellom IKSene. Samarbeidsløsninger er sentralt, men må løses innenfor gjeldende regler. Sentrale rammer er: Momsrefusjon: For å være i posisjon for momsrefusjon, må samme rettssubjekt ha ansvaret for å oppføre, eie og drive anlegget. Det betyr at enten må selskapet eller kommunen oppføre, eier og driver et regionalt anlegg. En modell der kommunen oppfører bygget, for så å overdra dette til selskapet for eie og drift, ansees som et salg mellom to rettssubjekt og da bortfaller/ kreves tilbakebetalt momskompensasjonen. Konkurransen om multi/friidrettshallen (jmf parallell sak) er følgelig innrettet slik at avtalen med valgt tilbyder skal inngås med selskapet som eierkommunene bestemmer. I arbeidet med Sørmarka flerbrukshall er det fremkommet flere problemstillinger som pr. d.d. er uavklarte hva gjelder momskompensasjon/momsrefusjon. Driftskonsept, omfang av sponsorinntekter, innretningen av tomteopparbeidelsen mv. er forhold som kan være av betydning for moms på investeringen. Styret i Sørmarka IKS har trukket inn ekstern bistand i arbeidet og i dette arbeidet trekkes alle tre hallene inn. Det er av vesentlig betydning at dette bli avklart om moms kan bli refundert. Eksempelvis utgjør moms vel kr 23 mill av brutto investeringer på kr 118 mill. for multi/friidrettshallen. Rådmennene er involvert i arbeidet og det er forventet at en nærmere avklaring foreligger i løpet av året. Lov om offentlige anskaffelser: Vurderingene har avklart at selskapet kun kan ha en leverandørfunksjon for kommunene og selskapet oppfyller kriteriene for å tildeles egenregi. Selskapet vil være en offentlig oppdragsgiver, slik at alle kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som selskapet utfører selv, omfattes av konkurransereglene. Det betyr at
Sak 73/09 19 selskapet ikke har anledning til for eksempel å gå direkte til byggeprosjekter i Sandnes for byggeledelse av multi/friidrettshallen. Kjøp av tjenestene skal skje ihht konkurransereglene. Når denne muligheten er avskåret, har det blitt vurdert om rollene kan snus, slik at det er selskapet som setter ut oppdrag til kommunene om å oppføre et anlegg. Anskaffelsesregelverket har lukket igjen for denne muligheten. Egenregi dekker kun opp leveranser som kommunene bestiller fra et IKS som leverandør. Samarbeidsavtalen fremholder derfor en forpliktelse om at hver av kommunene skal fristille ressurser i egen organisasjon til prosjektering og oppføring av det bygget som er lokalisert i egen kommune. Det innebærer at disse medarbeiderne for en avtalt periode kan ansettes i engasjement i selskapet. Erfaringer på tvers og redusert utgiftsomgang knyttet til de regionale idrettsanleggene ble tydelige fremholdt, ved stiftelsen av IKS Sørmarka, og på nytt omtalt i prinsippsaken i vinter. Når det nå tilrås å etablere et nytt selskap i tillegg til IKS Sørmarka, bør deltakerkommunene legge vekt på at det tilrettelegges for dette. Dette kan gjøres ved deltakerkommunene legger vekt på å velge de samme representantene til selskapenes representantskaper. Videre at når valgkomiteén lager innstilling til representantskapene om styrene i selskapene, søkes løsninger som gjør at styrene har mest mulig samme representasjon. Styremedlem fra idretten bør variere, eventuelt at Rogaland idrettskrets blir representert i styrene. Løsningen som velges må gjøre det mulig å ha en full stilling som daglig leder. Hver for seg er selskapene for små til det. Både for daglig leder selv, kompetansemessig og for deltakerkommunene vil dette gi forutsigbarhet og muligheter for erfaringsutveksling. Den formelle ansettelsen av daglig leder er det styret i selskapet som skal foreta ihht loven. 3. SELSKAPSAVTALE FOR MULTIHALLEN OG STORHALLEN IKS Selskapsavtalen er utformet på grunnlag av den godkjente selskapsavtale for IKS Sørmarka. Den er justert for at Sola kommune ikke deltar, og er innrette slik at eierbrøk og låneramme justeres når storhallen i Randaberg er klar for å overtas av selskapet. 3.1 Navn på selskapet For å få selskapet registrert i foretaksregisteret må det ha et formelt navn. Det er nå valgt å benevne selskapet Mulithallen og Storhallen IKS. Det pågår arbeid med fastsettelse av navn for Sørmarka flerbrukshall, og det samme må gjennomføres for multi/friidrettshallen og storhallen i Randaberg. Videre er det ønskelig å kunne finne frem til navnevalg som også gjør at de tre regionale anleggene fremstår samlet. Forslaget til selskapsavtale må således justeres når endelige navn er fastsatt. 3.2. Deltakere De 3 kommunene inviteres til å bli deltakere i et multihallen og storhallen IKS som skal ha som formål å ivareta alle kommunenes interesser innenfor disse to anleggenes saksområde. I tillegg er det hjemlet i formålet, krav om effektiv drift og stor grad av brukervennlige løsninger, gjennom samarbeid på tvers av de to IKSene.
Sak 73/09 20 3.3. Forretningskontor Selskapets sekretariat kan i prinsippet ligge hvor som helst. Det er lagt til grunn at sekretariat legges til lokaler i Stavanger kommune, og underliggende er da felles med Sørmarka IKS. 3.4 Deltakerandel Deltakerandelen gjenspeiler hvilken andel den enkelte kommune står ansvarlig for og skal betale av selskapets forpliktelser. Av den forpliktende samarbeidsavtalen fremgår at vertskommunene kan påta seg en større eierandel enn det som vil fremgå ved bruk av folketall. Regelverket for spillemidler til regionale anlegg stiller på sin side krav om at hver av deltakerkommunene må ha en andel på 5% eller mer. Ulike måter å utforme eierbrøk på har blitt vurdert. Å legge folketall til grunn, men så legge til en prosentvis andel ut fra hva tomtekostnaden utgjør av totalinvesteringen er en modell som er drøftet. Modellen er forlatt fordi det innebærer at vertskommunen både forestår tomteopparbeidelsen for egen regning og i tillegg vil bære en større andel av investeringen i selv anlegget ved en slik modell. For Randaberg vil en slik løsning slå uheldig ut, da omfanget av infrastruktur for storhallen er store. Det foreslås at eierbrøk i selskapet fastsettes utfra folketall pr 1.1.2009. Den modellen gjør at alle tre deltakerkommunene også får en eierandel på over 5%. Når storhallen er klar for å tas inn i selskapet justeres eierbrøk og låneramme tilsvarende. Deretter er eierbrøken fast. Ved eventuell inntreden av ny deltaker skal eierbrøk endres jfr loven. Eierbrøken gir en fordeling som er innarbeidet i selskapsavtalen slik: Stavanger kommune 62,4% Sandnes kommune 32,5 % Randaberg kommune 5,1 % 3.5. Innskuddsplikt og låneopptak Selskapet foreslås etablert med en egenkapital på kr. 600.000 som fordeles på kommunene etter eierbrøken. Beløpet faller til betaling innen 1.11.2009. Det er selskapet som forestår låneopptaket knyttet til oppføring av hallene. Egenkapitalen for Randaberg kommune blir på 30.600 kr. I samsvar med fremlagt resultat for multi/friidrettshallen (jf parallell sak) er lånerammen satt til kr. 67,8 mill. Deltakerkommunene kan enten betale et større investeringstilskudd over få år eller forestå årlig innbetaling til selskapet av andelen kapitalutgifter i samsvar med eierbrøk. For deltaker kommunene betyr det at Stavanger kommune sin andel utgjør kr. 42,3 mill (eller 2,8 i mill pr år ), Sandnes kommune kr 22,1 mill (eller kr. 1,5 pr år) og for Randaberg kommune kr. 3,5 mill. (eller kr. 0,3 mill pr år). i Andel av låneopptak på kr. 67,8 mill, med 30 års avdragstid og årlig rente ihht. Finansdept. prognose
Sak 73/09 21 Kommunene Sandnes og Randaberg stiller tomt vederlagsfritt til disposisjon for selskapet og dekker selv utgiftene ved å gjøre tomtene byggeklare. 3.6. Oppføring og drift av anlegg IKS forutsettes etablert med en administrasjon som begrenser seg til daglig leder (fast stillingsbrøk) og engasjement av personell fra deltakerkommunene knyttet til selve oppføringen av multi/friidrettshallen. Tilsvarende når storhallen er klar for å legges inn i selskapet. I oppstartsfasen legges det til grunn at nødvendige administrative tjenester, som regnskap, lønn, arkiv, IKT mv løses ved kjøp fra eierkommunene. I løpet av høsten må det foretas endelige avklaring med IKS Sørmarka om avtaler for felles administrative tjenester, men også løsninger for teknisk personell i hallene. Slike avtaler må inngås i samsvar med anskaffelsesreglene og det skal inngås skriftlige avtaler mellom selskapene. 3.7. Styre og representantskap Medlemmer til representantskapet med varamedlemmer oppnevnes av deltakerkommunene. Det forslås å oppnevne en representant fra hver av de 3 kommunene, totalt 3 medlemmer. Hver stemme representerer eierkommunens eierandel i selskapet. Representantskapet skal velge styremedlemmene, etter innstilling fra valgkomité. Kriteriene som legges til grunn for valg av styremedlemmer skal sikre at styret settes sammen på en måte som avspeiler bredde i kompetanse og kjønnsbalanse, samtidig som deltagerkommunenes interesser ivaretas. Selskapsavtalen legger til grunn et styre på fem medlemmer hvorav et medlem kommer fra idretten og at vertskommunene er representert med et medlem hver. Styret består av 5 medlemmer og bør ha representasjon fra o deltakerkommunene o ressurspersoner innen idrettsadministrasjon o ressurspersoner for styrearbeid generelt 3.8 Låneopptak Selskapet vil ha behov for å ta opp lån til realisering av anleggene. Deltakerkommunene svarer for sin andel ihht eierbrøk. IKS-loven regulerer disse forholdene nærmer. 3.9 Øvrige bestemmelser Selskapet vil være omfattet av Offentleglova. Det betyr at prinsippene om meroffentlighet vil gjelde. Saksdokumenter og møter i styrende organ vil være åpne, dersom ikke annet er bestemt i lov for behandling av en bestemt sak. I samsvar med den forpliktende samarbeidsavtalen om krav til effektiv drift og derav lav netto driftsramme er det i selskapsavtalen ( 7-4) hjemlet at representantskapet ikke kan treffe
Sak 73/09 22 vedtak om utdeling av selskapets midler. Eventuelt årsoverskudd skal avsettes, og blant annet kunne nyttes til fremtidig forplikter og vedlikehold. Loven regulerer hvordan utvidelse eller reduksjon av antallet deltakerkommuner skal foregå, samt hvordan eventuell oppløsning av selskapet skal gjennomføres. Det er således ikke utformet egne bestemmelser om dette i selskapsavtalen. Rådmannens vurdering: Løsningene som nå foreligger vil etter rådmannens vurdering sikre en hensiktsmessig gjennomføringen av de prioriterte anleggene. Posisjonen for momskompensasjon, økt tilskudd fra spillemiddelene, og hensynet til innretning ift. lov om offentlige anskaffer er med dette ivaretatt for multi/friidrettshallen og storhallen. Usikkerheten som er beheftet ved momskompensasjonen følges opp særskilt. Deltakerkommunenes eierstyring og samarbeid er utformet, og det er lagt til rette for erfaringsoverføring mellom prosjektene. Løsningene som tilrås legger videre opp til reduksjon av merutgiftene som påløper som følge av at det etableres ytterligere et selskap for å håndtere de regionale idrettsanleggene. Innretningen av dette nye selskapet gjøre at det er mulig å bruke kompetanse og ressurser i IKS Sørmarka og deltakerkommunene i stedet for oppbygging av ytterligere nye fagmiljø. Saksbehandler: Per Blikra Særutskrift: Sandnes kommune Stavanger kommune Sørmarka IKS
Sak 74/09 23 Randaberg kommune MØTEBOK Utvalg Saksnummer Møtedato Kommunestyret 74/09 15.10.2009 REGULERINGSPLAN - TRAFIKKSIKRING GOA SKOLE 2. GANGSBEHANDLING Arkivsaknummer: 08/1138 Arkivkode : L12. Saksnummer Utvalg Møtedato Saksb. PS 74/09 Kommunestyret 15.10.2009 PS 57/09 Hovedutvalg for nærmiljø og kultur 01.10.2009 Hovedutvalg for nærmiljø og kulturs tilråding vedtak: Kommunestyret i Randaberg kommune vedtar reguleringsplanen Trafikksikring Goa skole etter plan- og bygningsloven 12-12. Merknadene fra Statens vegvesen rettes i plankart. Vedtaket kan påklages innen 3 uker etter at planen er offentlig kunngjort i avisene. En eventuell klage sendes til kommunen. Hovedutvalget ber administrasjonen jobbe videre for å sikre myke trafikanter i overgang Kyrkjeveien, Goaveien, Kyrkjeveien og komme tilbake til hovedutvalget med dette som egen sak. Rådmannens tilråding til vedtak: Kommunestyret i Randaberg kommune vedtar reguleringsplanen Trafikksikring Goa skole etter plan- og bygningsloven 12-12. Merknadene fra Statens vegvesen rettes i plankart. Vedtaket kan påklages innen 3 uker etter at planen er offentlig kunngjort i avisene. En eventuell klage sendes til kommunen.
Sak 74/09 24 Tidligere behandlinger Utvalg Saksnummer Møtedato Hovedutvalg for nærmiljø og kultur 57/09 01.10.2009 Hovedutvalg for nærmiljø og kulturs vedtak: Kommunestyret i Randaberg kommune vedtar reguleringsplanen Trafikksikring Goa skole etter plan- og bygningsloven 12-12. Merknadene fra Statens vegvesen rettes i plankart. Vedtaket kan påklages innen 3 uker etter at planen er offentlig kunngjort i avisene. En eventuell klage sendes til kommunen. Hovedutvalget ber administrasjonen jobbe videre for å sikre myke trafikanter i overgang Kyrkjeveien, Goaveien, Kyrkjeveien og komme tilbake til hovedutvalget med dette som egen sak. Behandling: Kjell Nordbø (Krf) stilte følgende spørsmål til sak 57/09: 1.Hvordan blir myke trafikanter ivaretatt i byggeperioden, hvor skal syklister og gående passere ved bygging av undergang i Kvernevikveien? 2. Hvordan blir adkomsten til undergangen i Kyrkjeveien? Ser ikke av sakspapirene at det står noe om utbedring av denne? På østsiden av Kyrkjeveien er denne veldig smal og uoversiktlig. Tilkomsten må utvides. *** Svar fra Øystein Håvarstein på spørsmål fra Kjell Nordbø (Krf) til sak 57/09. 1. Detaljene rundt ivaretaking av myke trafikanter vil klargjøres under detaljprosjekteringen og utarbeidelse av HMS plan for anleggsarbeidet. Tekniks drift jobber for å sikre myke trafikanter best mulig under anleggsarbeid generelt. En har dialog med Statens vegvesen når arbeidene pågår i og i nærheten av fylkesveier, Svv har stort fokus på trafikkavvikling og sikring av myke trafikanter i forbindelse med veganlegg. 2. GS-vei langs østsiden av Kyrkjeveien fra Kvernevikveien skal gå ned i eksisterende undergang. Under detaljplanleggingen vil en etterstrebe å utvide tilkomsten best mulig, blant annet med tanke på siktsoner og lysforhold. ***
Sak 74/09 25 Anne Woie (Ap) fremmet følgende tileggsforslag: Hovedutvalget ber administrasjonen jobbe videre for å sikre myke trafikanter i overgang Kyrkjeveien, Goaveien, Kyrkjeveien og komme tilbake til hovedutvalget med dette som egen sak. Rådmannens tilråding med Anne Woie (Ap) sitt tileggsforslag ble enstemmig vedtatt.
Sak 74/09 26 Saksfremstilling Grunnlagsdokumenter: 1. plankart 2. reguleringsbestemmelser revidert 16.09.09 3. innkomne merknader 4. sak 38/08 i Hovedutvalg for nærmiljø og kultur datert 04.09.2008 Bakgrunnen for saken: Saken gjelder 2. gangsbehandling av reguleringsplan for Trafikksikring Goa skole som omhandler: Reguleringsplanen gjelder for deler av FV476 Kyrkjeveien, del av FV409 Kvernevikveien fra krysset med Kyrkjeveien og ca 200 m mot vest og parkeringsplass for turområdet ved Hålandsvatnet. Planen skal sikre gang- og sykkelforbindelser til og fra Goa skole, bant annet med G/Sundergang under FV409 Kvernevikveien, samt utvidet parkeringsplass for turområdet ved Hålandsvatnet. Planforslaget inngår i Randaberg kommunes trafikksikkerhetsplan som tiltak nr 7. Saksopplysninger: Hovedutvalg for nærmiljø og kultur, som kommunens utvalg for plansaker, behandlet forslaget til reguleringsplan for Trafikksikring Goa skole etter plan- og bygningslovens 27-1 i møte 04.09.2008 i sak 38/08. Det ble fattet følgende vedtak i saken: Hovedutvalg for nærmiljø og kultur, som det faste utvalg for plansaker, vedtar forslag til reguleringsplan med tilhørende bestemmelser for Trafikksikring Goa skole utlagt til offentlig ettersyn i samsvar med plan- og bygningslovens 27-1. Hovedutvalg for nærmiljø og kultur ønsker også å sikre myke trafikkanter som kommer fra Goadalen, og ber administrasjonen utrede tiltak som sikrer fotgjengere/syklister i overgangen mellom Kyrkjeveien og Kyrkjeveien, over Goaveien. Planforslaget ble lagt ut til offentlig ettersyn i perioden 1.10.2008 21.11.2008. Høringsuttalelser og rådmannens vurderinger: Nedenfor følger innkomne merknader i høringsperioden. Rådmannen gjør oppmerksom på at vurderingene i tabellen, sammen med en samlet vurdering av planforslaget for området, til sammen danner grunnlaget for innstilling til endelig vedtak av reguleringsplanen.
Sak 74/09 27 OFFENTLIGE INSTANSER Merknad Rogaland Fylkeskommune, regionalutviklingsavdelingen. 11.11.2008 - Vurdert saken som regional planmyndighet og som sektormyndighet for friluftsliv og kulturminnevern. - Som følge av avtale om utvidet forpliktende samarbeid mellom fylkeskommunen og fylkesmannen kommer det ikke egen uttalelse fra FMRo. - Ber kommunen ta inn en formulering om universell utforming i reguleringsbestemmelsene. Rådmannens vurdering - Rådmannen deler fylkeskommunens syn på uu. Formulering om uu tas inn i reguleringsbestemmelsene 3. Statens Vegvesen, 27.10.2008 - Regulert bredde på GS-vei skal være 3,5 m da det ihht nye vegnormalkrav skal være minimum asfaltert bredde på 3,0 m. - Undergangen er regulert med 4 m bredde, dette må være innvendige mål, slik at undergangen kan inndeles med 2,5 m sykkelbredde og 1,5 m fortau, rampene skal ha samme bredde som undergangen. - Ved undergangen er det vist en hank opp til gjennomgående gs- vei vest for undergangen. De forutsetter at dette er tenkt som en trappeløsning og ber om at dette påføres plankartet. - Frisiktsoner i undergang er vist med korrekte siktsoner i hht vegnormalene på 10x10 m. Dersom det er mulig å oppnå bedre sikt på sørsiden av undergangen er dette et stort pluss for ytterligere bedring av sikkerheten ved kryssende sykkeltrafikk. - Rådmannen retter seg etter SvV merknader og retter opp plankart i tråd med innspill. Rogaland Fylkeskommune, kulturseksjonen. 20.11.2008 - Kulturseksjonen har vurdert forslaget til regulering som sektormyndighet innenfor kulturminnevern. - Krever utsatt høringsfrist for å gjennomføre befaring og om nødvendig ytterligere registreringer. Rogaland Fylkeskommune, kulturseksjonen. 19.05.2009 - Kulturseksjonen var på befaring 13.05.2009 - Ut fra nærmere gjennomgang av arkivmaterialet ved Arkeologisk museum og på bakgrunn av resultatet av befaringen kan vi ikke se at tiltaket vil komme i konflikt med legalfredede eller andre verneverdige kulturminner. - Det understrekes at selv om det per i dag ikke kjennes legalfredede eller andre verneverdige kulturminner i området som omfates av tiltaket, må eventuelle funn ved gjennomføringen av planen straks varsles Rogaland fylkeskommune, og alt arbeid stanses inntil vedkommende myndighet har vurdert funnet. - Rådmannen kontaktet kulturseksjonen for å få gjennomført befaring. - Rådmannen retter seg etter kulturseksjonens merknader
Sak 74/09 28 PRIVATE/ANDRE Merknad Rådmannens vurdering Arvid Goa på vegne av Erik Goa gnr/bnr 60/4, Kyrkjeveien 41 og 45, 20.11.2008 - Jeg er i utgangspunktet negativ til å avstå grunn til overnevnte parkeringsområde, men er villig til å forhandle med Randaberg kommune om en ordning som gir fri tilkobling til kommende avløpsledning for kloakk fra Leikvol/Håland for 2 bolighus på min eiendom. Samt at kommunen forestår nødvendig graving og anlegg av tilførselsgrøfter fra disse bolighus til den aktuelle avløpsleding uten kostnad for meg. - Rådmannen presiserer at det ikke er mulig for kommunen å inngå avtale om fritak fra tilknytningsgebyret ved tilknytning til offentlig avløp jf lov om kommunale vass og kloakkavgifter 1. - Erstatning avtales i forbindelse med innløsing av grunn for parkeringsplassen Pål Kvamme, gnr/bnr 60/28, Kyrkjeveien 49. 12.11.2008 - Jeg er sterkt negativ til planer som innebærer at trærne mellom min eiendom og Kyrkjeveien må fjernes. Disse trærne gir skjerming mot innsyn, og reduserer ulempen jeg har med all biltrafikken i veien. Jeg har liten forståelse for hvorfor sykkelstien ikke kan ligge på østsiden av veien, som den gjør i dag. - De fleste trærne ved eiendommen må fjernes for å gjennomføre tiltaket, nye trær kan plantes i skråning mellom ny avkjørsel for eiendommen og bolighus. - GS-veien legges på vestsiden av veien i tillegg til eksisterende gs-vei på østsiden, dette for å sikre myke trafikanter planfri adkomst til og fra Goa skole retning Viste Hageby og Endrestø. - Erstatning avtales i forbindelse med innløsing av grunn for parkeringsplassen Advokatfirmaet HAVER på vegne av Jarle Goa, gnr/bnr 61/8 og 9, Kyrkjeveien 40. 18.11.2008. - Eiendommen berøres på begge sider av FV 476 Kyrkjeveien av foreslått gang- og sykkelsti. På eiendommen drives det juletreproduksjon. - Goa er som utgangspunkt negativ til ethvert inngrep på eiendommen som reduserer driftsgrunnlaget. Særlig er Goa negativ til de foreslåtte grøftearealene, og fremmer i den anledning forslag om det i stedet etableres mur med gjerder på toppen. - Goas forsalg vil begrense inngrepet slik at mest mulig jord beholdes. Han er avhengig av å kunne beholde så mye jord som mulig, både for å etterleve allerede inngåtte avtaler, men også for å sikre fremtidige avtaler. - Videre påpekes det at slike grøfter ofte gir negative konsekvenser i form av ugrasspredning, Det er ofte mye å utsette på ugrasbekjempelse og annet vedlikehold av slike areal. Spredning av ugras gir økte kostnader og dårligere resultat for berørte grunneiere. Dette kan avverges ved Goas forslag ved at det ikke etableres grøfteareal. - I tillegg vil det i grøfte ofte samle seg søppel til sjenanse og ulempe både for grunneier og andre. Goa har ikke noe ønske om å drive renovasjon for det offentlige, men i mangel av ettersyn og opprydding, kan Goa bli nødt til det for å sikre egne interesser. Også dette vil være en kostnad for Goa som påvirker resultatet i negativ retning. - Det bemerkes også at IVAR IKS har avløpsledninger på østsiden av Kyrkjeveien nord for skolen. Det ligger også vannledning vest for tunet på - Rådmannen er innstilt på å anlegge fyllingen fra gs-veien langs vestsiden av Kyrkjeveien slik at minst mulig landbruksjord blir berørt av tiltaket, gsveien legger beslag på ca 854 m 2 langs vestsiden av Kyrkjeveien. Eksakt skråningsutslag blir avdekket under detaljprosjektering av gs.veien. - Det vil bli etablert gjerde mot landbruksarealene langs gs-veiene. - Rådmannen er av den oppfatning at forslaget til Goa om å anlegge gs-veien med mur i stedet for tradisjonell fylling med skråningsutslag blir så kostnadskrevende at planen vanskelig lar seg gjennomføre. - Rådmannen mener at det er å ta konsekvensene på forhånd å bekymre seg for ugrasspredning og søppelhåndtering langs foreslåtte gs-veier. Drift og vedlikehold av gs-vei og skråninger mot naboeiendommer utføres av Randaberg kommune ved teknisk drift, som har utstyr til å utføre dette tilfredstillende. - Rådmannen er kjent med eksisterende vann og avløpsledninger i forbindelse med planforslaget. Vann og avløpsanlegget til Goa vil ikke bli negativt påvirket av tiltakene. - Erstatning avtales i forbindelse med innløsing av grunn for gs-vei.