Versjon: 1 Dato: 01.05.12 evry.com Kursdokumentasjon einnsyn
Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av Side 2/13
Forord Velkommen til kurs. EVRY Arrangement og opplæring har et av landets beste tilbud innen opplæring i administrative IT-verktøy og tilhørende fagområder. EVRY Arrangement og opplærings opplæringskonsept består av undervisning som kombinerer læremidler i form av kursdokumentasjon og interaktivt læreverktøy av høy kvalitet. Erfarne instruktører med høy kompetanse innen så vel fag som pedagogikk står for undervisningen. De ulike kursopplegg koordineres gjennom skolens eget kurssenter som vedlikeholder og videreutvikler konseptene. Kursopplæringen dekker et stort spenn av applikasjoner og fagområder, som for eksempel pedagogisk trening av opplæringspersonale og e-læring. Vi kan også tilby opplæringskonsulenter for produksjon av kundens opplæringsstrategi i forbindelse med prosjekter, samt drift av kursadministrasjon og kursdatabaser. I tillegg til undervisning i egne kurslokaler i Oslo har EVRY Arrangement og opplæring god erfaring med regional opplæringsvirksomhet gjennomført i kundens egne lokaler. EVRY Arrangement og opplæring leverer i dag en webløsning for kursgjennom-føring i kundens kurslokaler. Vi ønsker velkommen til opplæring i regi av EVRY Arrangement og opplæring. Kursnavn: ephorte - Arbeidsflyt Side 3/13
Innhold 1 Innledning 5 1.1 Formål og målgruppe for kurset 5 1.2 Formål med kursdokumentasjon 5 2 Konfigurering 6 2.1 Ephorte.config 6 2.2 ephorteweb 6 2.3 Filtrerte søk 6 2.4 Administratormodulen 7 2.5 Konfigurering av nettsiden 8 Side 4/13
1 Innledning 1.1 Formål og målgruppe for kurset Kurset skal gi en innføring i hvordan sette opp og bruke ephortes einnsyn. Kurset forutsetter generell kjennskap om bruk av ephorte. Kursdeltakeren bør ha vært gjennom arkivkurs og kurs i utvalgsbehandling. Målgruppen for kurset er arkivarer og utvalgssekretærer. 1.2 Formål med kursdokumentasjon Kursdokumentasjonen følger en gitt kursprogresjon. Den er bygget opp i forhold til nivå på læringen og aktuell målgruppe. Kursdokumentasjonen vil derfor ikke kunne gi en så detaljert innføring og beskrivelse av alle funksjoner i ephorte slik en brukerveiledning vil. Konferer derfor alltid brukerveiledningen dersom du senere trenger en nærmere forklaring på noe. For øvrig vises til hjelpefunksjonen i Internet Explorer, samt interne arbeidsrutiner og beskrivelser av hvordan ephorte skal brukes internt. Denne dokumentasjonen går først gjennom oppsettet i ephorte før man tar i bruk einnsyn Deretter går vi gjennom hva som publiseres på sak, journalpost, utvalg og møter. Til slutt hvordan dette ser ut i einnsyn. Side 5/13
2 Konfigurering 2.1 Ephorte.config I feltet PublishingSetting kan man bestemme om flagget for publisering automatisk skal settes for sak, journalpost og dokument i ephorte Web. PublishingSetting DefaultPublishingStatusSak DefaultPublishingStatusJournalpost DefaultPublishingStatusDokumentbeskrivelse True (avhuket) False (ikke avhuket) NB! Hvis det blir huket av / haken blir fjernet for Publisert på sak eller dokument, vil dette overstyre innstillingene i ephorte.config. 2.2 ephorteweb Egen rolle Det skal opprettes en egen rolle (kun gjest/søketilgang) og deretter opprettes egen bruker med denne rollen. Når man logger seg på med denne brukeren får man den samme trefflisten i ephorteweb som det som ligger publisert på utsiden. Oppsett av rolle og bruker er beskrevet i dokumentasjonen Basis + Avansert ephorte5 einnsyn V2 - installasjon og oppgradering (side 24). 2.3 Filtrerte søk Filtrerte søk under Adm verktøy fungerer som ekstra filter i forhold til hva som publiseres på nett. Her kan man bl.a. legge inn forsinkelse på publiseringer og bestemme hvilke arkivdeler og dokumenttyper som skal publiseres (husk S for å få publisert saksfremlegg). For å unnta en eller flere arkivdeler, må man ramse opp de arkivdelende som skal publiseres. Når det gjelder forsinkelse i publisering så vil <-1 vise dokumenter med journaldato fra dagen før i går og tidligere. Dvs. at de som ønsker å kvalitetssikre listen over journalførte poster før publisering ikke får kvalitetssikret torsdag og fredag. 3 Filtrerte søk Obligatorisk Saker Arkivdeler som skal publiseres legges inn her. Journalposter Arkivdeler og dokumenttyper som skal publiseres legges inn her. Det gjør også forsinkelse i publiseringen. (Ikke legg inn forsinkelse i en Side 6/13
demo da møtedokumenter ikke påvirkes og man får en feilmelding når man klikker på lenken til journalposten.) Dokumenter Dokumentversjone r Utvalg Utvalgsmøter Ikke endre dette søket. Ikke endre dette søket. Ikke endre dette søket. Møtedokumenter Ikke endre dette søket. Utvalgssaker Ikke endre dette søket. 2.4 Administratormodulen einnsyn Avansert har administratormuligheter. Opprett administratorkonto som beskrevet i dokumentasjonen Basis + Avansert ephorte5 einnsyn V2 - installasjon og oppgradering (fra side 15). Administratorkonto Brukernavn Passord Publisere dokument eller ikke på postliste Det er tre valg for hvordan innsynsløsningen skal fungere. 1) Åpne dokument 2) Bestille via e-post (i einnsyn Basis gjøres dette av tekniker, i einnsyn Avansert kan kunden gjøre det selv) Når denne løsningen brukes må kunden være klar over at når en bruker ber om innsyn er det e-postkontoen som er installert på den PC en brukeren ber om innsyn Side 7/13
fra, som åpnes. Hvis f.eks. brukeren har en Gmail- eller yahoo-konto kan han/hun ikke bruke disse. 3) Bestille via e-postskjema (må settes både i administrasjonsmodulen og web.config av tekniker) Løsningen med nettskjema som settes opp av tekniker, gir økt sikkerhet (dvs. ikke så stor sjanse for å få spam) og den som ber om innsyn kan legge inn egen e-postadresse. Web.config innstillinger (Se s.55 i dokumentasjonen Basis + Avansert ephorte5 einnsyn V2 GUI, script, parametre og css.) E-postadresse: E-post server: Brukernavn: Passord: Tittel på skjema: 2.5 Konfigurering av nettsiden Man har noen valg om hva man vil ha på nettsiden eller ikke. Disse innstillingene gjøres av tekniker. Vis meny Skal Vis meny være synlig ja eller nei Krysslenke mellom postliste og utvalg Noen ønsker f.eks. å skille postlisten fra utvalg og heller legge en lenke til utvalg under sine politiske saker. Da kan lenkene Vis utvalg fjernes fra postlisten. Side 8/13
Kjenner du ditt journalnummer Journalnummer her er det samme som løpenummer. Hvis kunden ikke bruker løpenummer på dokumentmalene sine, kan de vurdere om de vil fjerne dette søkevinduet. Tilpasning til eksisterende nettside Det er mulig å legge til logo og navn på postlisten. Hvis postlisten skal vises i f.eks. kommunens allerede eksisterende nettside, er det kanskje en fordel at navn og logo kun fremkommer en gang. De kan da fjernes fra selve postlisten. Se eksempel under fra Fitjar kommune sin løsning. Flere valg Her er det mulighet for å skjule Flere valg, aldri minimere Flere valg, fjerne mulighet for datosøk, valg av datointervall (må også endres i web.config) og slå av eller på Hurtigvisning. Hurtigvisning bestemmer om du skal kunne se saksopplysninger knyttet til en journalpost når du lar markøren stå på tittel. Side 9/13
RSS I administratormodulen kan man bestemme om RSS-knappen skal være synlig eller ikke. Hvor langt tilbake i tid skal postlisten gå Hvor langt tilbake kalenderen skal vise, må bestemmes av kunden og legges inn av tekniker (i to filer til filsettet til einnsyn). Søk Søker enten på tittel eller avsender/mottaker. Det er ikke mulig å kombinere et søk i begge feltene. Det er mulig å trunkere i søkefeltet. Sortering i trefflisten er mulig ved å klikke på overskriften av et felt. 3 Publisering av utvalg For at utvalg, møter og sakskart skal publiseres i einnsyn må følgende gjøres: a) Utvalg Når man registrerer et nytt utvalg, må man huke av i Publisert-boksen Side 10/13
b) Utvalgsmøte Når man oppretter et nytt utvalgsmøte, må man huke av i Publisert-boksen c) Behandling Når man oppretter en ny utvalgssak/behandling, må man huke av i Publisert-boksen Under filtrerte søk - utvalgssaker står det hvilke statuser som blir publisert. d) Møtedokument Under filtrerte søk møtedokumenter står det at status må være G eller A. Utvalgssekretæren må sette status for møtedokument til G Godkjent. Side 11/13
Når alle møtedokumentene er lagt til, huker man av i øverste boks. Alle boksene under vil da bli huket av. I hurtigmenyen (høyreklikk pil ved dokumentikon), klikker du Publiser og så Publiser en gang til. Alle møtedokumentene er nå blitt huket av for Publisert. Om det er enkelte av dokumentene i listen som ikke skal publiseres, fjerner man bare haken i boksen til venstre for disse. Her bør det være et annet skjermbilde Etter at man har gjort dette kan man se om dokumentet er publisert eller ikke ved å gå helt til høyre i skjermbildet I kolonnen Publisert vil det stå et Ja eller et Nei alt ettersom det er publisert eller ikke. Utvalgets dokumenter må konverteres til PDF. e) Journalført Det er først når journalposten saksfremlegget tilhører har fått status J Journalført, at møtedokumentet blir synlig og klikkbart i einnsyn. Publiseres vil være haket av automatisk på journalposten. Side 12/13
Side 13/13