KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og II for anskaffelse av Tiltaksorientert overvåking og problemkartlegging av ferskvannsforekomster og kystvannforekomster i Troms 2016 Fylkesmannen i Troms Saksnr. 2016/2170 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Evaluering av pris... 8 4.2 Evaluering av kvalitet... 8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 9 5.1 Innlevering av tilbud... 9 5.2 Tilbudets utforming... 9 6 FORBEHOLD OM REDUKSJON AV OMFANG AV OPPDRAGET... 10 7 VEDLEGG... 10 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Fylkesmannen er et statlig forvaltningsorgan. Det er ett fylkesmannsembete i hvert fylke. Embetet styres av de enkelte departementene. Fylkesmannen i Troms skal arbeide aktivt for at Stortingets og Regjeringens vedtak, mål og retningslinjer blir gjennomført til beste for innbyggerne i Troms. En sentral oppgave for fylkesmannsembetet er å medvirke til samordning og effektivisering av den statlige virksomhet i fylket. I tillegg skal Fylkesmannen ivareta fylkets interesser overfor Regjering og sentraladministrasjon samt holde disse orientert om viktige spørsmål i fylket. Fylkesmannens miljøvernavdeling har hovedansvaret som miljømyndighet i arbeidet etter vannforskriften. Vi har ansvaret for å koordinere og kvalitetssikre miljøforvaltningens del av overvåking av vannmiljø og miljødata i fylket, samt sammenstilling av belastning, risiko og miljøtilstand for vannmiljøet, og legge dette helhetlig fram for Vannregionutvalget. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Per Olav Aslaksen Fylkesmannen i Troms, Postboks 6105, 9291 Tromsø fmtrpoa@fylkesmannen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Tiltaksorientert overvåkning og problemkartlegging av ferskvannsforekomster og kystvannforekomster i Troms i 2016. Overvåkingen omfatter overvåking av tilstanden i vannforekomster i Troms. Oppdraget skal munne ut i klassifisering av vannforekomster i Troms, herunder beskrive økologisk tilstand og kjemisk tilstand. Det skal gjøres en vurdering av tilstanden i vannforekomster basert på resultater, observasjoner, eksisterende data og annen kunnskap om lokale forhold. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt - Kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på følgende deler: 3
1. Tiltaksorientert overvåking og problemkartlegging av ferskvannsforekomster. 2. Tiltaksorientert overvåking og problemkartlegging av kystvannforekomster. Leverandørene som ønsker å gi tilbud på begge delene av oppdraget, må spesifisere pris for hvert deltilbud. Ulike leverandører kan bli valgt for del 1 og del 2. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med bilag. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.6 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 01.04.2016 Frist for å levere tilbud 23.05.2016,kl 09.00 Tilbudsåpning 23.05.2016,kl 10.00 Tilbudets vedståelsesfrist 01.07.2016,kl 23.59 Evaluering 23.05.2016-06.06.2016 Meddelelse om tildeling 07.06.2016 Klagefrist leverandører 17.06.2016,kl 23.59 Kontraktsinngåelse 01.07.2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende (med unntak av vedståelsesfrist). 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, 4
ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 5
2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2016/2170 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregistrer som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 6
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse, gjennomføringsevne og kapasitet til å løse oppdraget. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre oppdrag med overvåkning av tilstand i vannforekomster, herunder klassifisering av økologisk og kjemisk tilstand, de siste tre årene. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for å løse oppdraget. Dokumentasjonskrav Redegjørelse for leverandørens samlede fagkompetanse, arbeidsstyrke de siste 3 år og nødvendig teknisk utstyr til å løse oppdraget. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem, herunder også laboratoriets kvalitetssikringssystem generelt, og eventuelt for de spesifikke prøver og måleparametere. Dokumentasjon for akkreditering/godkjenning av Direktoratet for måleteknikk, eller tilsvarende sertifiseringssystem, for undersøkelser som inngår i oppdraget og som er omfattet av kriterier for akkreditering. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 7
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema. Kvalitet Subkriterier: Kompetanse Erfaringsbakgrunn fra regionen Gjennomføring i felt Kvalitetssikring Element som gir merverdi 60 % CV for personell. Beskrivelse med referanser til oppdrag i regionen. Leverandørens løsningsspesifikasjon. 4.1 Evaluering av pris Pris vil bli evaluert etter en modell der lavest pris gir høyest score og høyest pris gir lavest score. Priskriteriet vil vektes med 40 % ved fastsetting av samlet score. 4.2 Evaluering av kvalitet Kvalitet vil bli evaluert på grunnlag av følgende subkriterier: Kompetanse Erfaringsbakgrunn fra regionen Gjennomføring i felt Kvalitetssikring Element ut over minimumskrav som gir leveransen en reell merverdi Kvalitetskriteriet vil bli vektet med 60 % ved fastsetting av samlet score. 4.2.1 Kompetanse Alle leverandører som kan dokumentere at de som foretak har tilstrekkelig fagkompetanse for oppdraget er kvalifisert for å delta i konkurransen. Ved evaluering av kompetanse som tildelingskriterium vil formalkompetanse og erfaringsbakgrunn til det personell som tilbys for oppdraget bli vurdert. 4.2.2 Erfaringsbakgrunn fra regionen Alle leverandører som har erfaring fra oppdrag med overvåkning og klassifisering av vannforekomster er kvalifisert for å delta i konkurransen. Leverandører som kan dokumentere erfaring fra overvåkning og klassifisering av vannforekomster i regionen vil få poengtillegg ved evalueringen. Med regionen menes Nord-Norge. 4.2.3 Gjennomføring i felt Leverandørene vil bli evaluert ut fra beskrivelse av hvordan oppdraget skal gjennomføres i felt. 8
4.2.4 Kvalitetssikring Alle leverandører som kan dokumentere at de har et tilstrekkelig kvalitetssikringssystem er kvalifisert for å delta i konkurransen. Ved evaluering av kvalitetssikring som tildelingskriterium vil leverandørene bli vurdert ut fra spesifikasjon av hvordan kvalitetssikringssystemet vil bli anvendt i alle ledd av prosjektet. 4.2.5 Element som gir merverdi Leverandører som legger inn elementer i tilbudet ut over minimumskravene til leveransen vil få poengtillegg ved evalueringen. Dette kan f.eks være vurdering av flere kvalitetselement og støtteparameter enn de som er beskrevet i kravspesifikasjonen. Eventuelle tilleggselement eller utvidete analysepakker må fremgå tydelig av tilbudet. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fylkesmannen i Troms Adresse: Postboks 6105, 9291 Tromsø Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merket med: "Tilbud om «Tiltaksorientert overvåking og problemkartlegging av ferskvannsforekomster og kystvannforekomster i Troms 2016», saksnr. 2016/2170 v/per Olav Aslaksen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. 5.2 Tilbudets utforming Vi ber om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 9
Skatteattest Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. o Leverandører med erfaringsbakgrunn fra regionen må i tillegg gi en beskrivelse av leveranser i regionen. Redegjørelse for leverandørens samlede fagkompetanse, arbeidsstyrke de siste 3 år og nødvendig teknisk utstyr til å løse oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem, og for undersøkelser som inngår i oppdraget og som er omfattet av kriterier for akkreditering, dokumentasjon for akkreditering/godkjenning av Direktoratet for måleteknikk eller av tilsvarende kvalitetssikringssystem. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Utfylt prisbilag 6 FORBEHOLD OM REDUKSJON AV OMFANG AV OPPDRAGET Om total pris for Oppdraget skulle overstige Oppdragsgivers økonomiske ramme forbeholder Oppdragsgiver seg rett til å redusere omfang av Oppdraget i samarbeid med Leverandøren. Eventuell reduksjon av omfang vil først skje etter at Leverandør er valgt, og skal ikke ha innvirkning på utvelgelsesprosessen. Om ulike Leverandører er valgt for ferskvannsforekomster og kystvannforekomster vil det bli gjort en forholdsmessig reduksjon av omfang for begge deler av Oppdraget. 7 VEDLEGG Kontrakt m/ bilag 10