Møtetid: 01.03.2017 kl. 18.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal MØTEINNKALLING Formannskap Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Informasjon fra rådmann 2 Informasjon fra ordfører og eventuelt Drøfting Eierstyring Referatsaker Saker til behandling 6/17 17/00526-1 Plan for omstillingsprosjektet 2017-2020 3 7/17 17/00527-1 Arbeidsgruppe - Tjenestebasert budsjettering 6 8/17 16/00468-6 Alternativer for bruk av Bjørnebekk 8 9/17 17/00495-1 Kommunal tilskuddsordning til studenter som melder flytting Ettersendt 10/17 16/01113-13 Gnr 60 bnr 1 - Haugerud Gård - Søknad om deling - Dispensasjon - Klage på avslag 11/17 17/00048-1 Frivilligsentralens styringsstruktur og organisasjonsform 12/17 17/00239-1 Søknad om fritak fra kommunale verv Marianne Frid Nordby (H) 13/17 Klage på avslag om omsorgsbolig Ettersendt Unntatt offentlighet, jf. offl 13, fvl 13.1 17 18 23 27 Ås, 08.02.2017 og 15.02.2017 Ola Nordal ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 17/00124
Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Drøfting Eierstyring Referatsaker (kan leses på nettbrett eller ved henvendelse til sekretær) 4/17 16/03926-3 Nordre Follo Renseanlegg IKS - Innkalling styremøte 1, 11.01.2017 5/17 16/03926-4 Nordre Follo Renseanlegg IKS Referat fra styremøte 8, 22.11.2016 Formannskap 01.03.2017 Side 2 av 29
Saker til behandling F-6/17 Plan for omstillingsprosjektet 2017-2020 Saksbehandler: Kari Bergitte Finstad Saksnr.: 17/00526-1 Saksgang Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 2/17 01.03.2017 2 Formannskap 6/17 01.03.2017 3 Kommunestyret Administrasjonsutvalgets innstilling 01.03.2017 legges frem i møtet. Rådmannens innstilling: 1. Prosjektplan for Omstillingsprosjektet godkjennes. 2. Politiske beslutninger fattes gjennom vedtak i enkeltsaker eller som del av tertial/ budsjettreguleringer/ handlingsprogram. Ås, 07.02.2017 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. Presentasjon formannskap 25.01.2017 3. Tidsplan omstillingsprosjektet.pdf 2. Prosjektplan formannskap.docx 3. Tidsplan omstillingsprosjektet Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Rådmannen Formannskap 01.03.2017 Side 3 av 29
Saksutredning: Fakta i saken: Rådmannen har gjennom høsten signalisert et behov for å se på om kommunen har en hensiktsmessig organisering. Det har ikke vært en helhetlig gjennomgang av organiseringen siden 2003, men mange mindre organisasjonsprosesser. Oppgaveporteføljen er betydelig utvidet i løpet av disse årene og kommunen er i sterk vekst og endring. I behandlingen av handlingsprogrammet 2017-2020 ble det satt av midler til et prosjekt som blant annet skal se på om kommunen er hensiktsmessig organisert og om det er rett nivå på tjenestene med tanke på de økonomiske utfordringer kommunen står ovenfor i planperioden og videre fremover. Kommunen har et stort behov for å skaffe et økt økonomisk handlingsrom for å nå kommuneplanens mål og ivareta innbyggernes behov for tjenester. Prosjektet har fått navnet «Omstillingsprosjektet» og vil gå over 4 år. Prosjektet tar utgangspunkt i kommuneplanens langsiktige mål og det legges opp til å bygge en robust og endringsdyktig organisasjon som er tilpasset kravene som følge av vekst og gir økonomisk handlingsrom for å nå målene i kommuneplanen frem mot 2027. For å nå disse målene stilles det følgende krav til kommunen som organisasjon. Kommunen må ha: 1. Effektiv administrasjon Kommunen må ha en hensiktsmessig struktur tilpasset de oppgavene som følger. Det må legges til rette for en effektiv administrasjon som kan ivareta de oppgaver som kreves på tidsmessig riktig måte. For å få til dette må det skapes et handlingsrom som tillater å ta i bruk fornuftige digitale verktøy og nødvendig samhandling. Det er behov for en tydelig ansvarsavklaring mellom politikk og administrasjon som gir fleksibilitet, god samhandling og mulighet for gjennomføring av endringer. 2. Riktig tjenesteforvaltning Å være en vekstkommune er krevende. Samtidig skjer det en stadig utvikling i brukergruppenes behov og teknologiske muligheter. Dette gjør at rådmannen har behov for å tilpasse tjenesteforvaltningen etter de behov og muligheter kommunen har. Det er viktig med avklarte forventninger til omfang og kvalitet på tjenestene mellom brukere, politikere og kommunen. I tillegg må man ha fokus på rutiner, retningslinjer og samhandling som sikrer effektiv kommunikasjon, likebehandling og brukermedvirkning. 3. God samfunnsplanlegging og bærekraftig utvikling Det er nødvendig å jobbe systematisk med samhandlingen mellom ulike instanser (politikere, næringsliv, innbyggere og kommune) for blant annet å tilrettelegge for en hensiktsmessig infrastruktur. Det vil jobbes på mange ulike områder for å nå dette i tråd med kommunens økonomiske bæreevne. Formannskap 01.03.2017 Side 4 av 29
Vedlagt følger en prosjektplan for arbeidet samt foreløpig tidsplan. Denne sier noe om hvordan arbeidet er lagt opp og på hvilke tidspunkt man ser for seg å realisere de økonomiske milepælene. Det vil være naturlig å rapportere på prosjektets fremdrift hver tertial samt i arbeidet med handlingsprogram og budsjett for den kommende perioden. I 2017 vil et kartleggingsteam jobbe for å definere økt handlingsrom tilsvarende 5 mill. kroner samlet sett. Dette vil i stor grad handle om kortsiktige effekter. I tillegg vil man se på mulige varige gevinstrealiseringer som kan innarbeides i budsjett for 2018. Gjennom hele prosjektperioden vil det fremmes forslag til endringer som skal bidra til at vi ved slutten av perioden når målet om 30 mill. kroner i økt handlingsrom. Dette fordrer at man har fått igangsatt nødvendige endringer i organisasjonen og tjenesteforvaltningen. Det vil foregå arbeid i mange arbeidsgrupper gjennom hele perioden. Arbeidsgruppenes omfang i størrelse og tid vil variere fra tema til tema. Disse skal komme med forslag til endringer på gitte problemstillinger som kan bidra til nødvendig endringer og/eller realisering av effektiviseringsgevinster i kommende budsjettperioder. Arbeidsgruppenes forslag skal belyses med konsekvenser og alternativer som danner grunnlag for behandling i styringsgruppen og videre eventuell politisk behandling før de effektueres. Prosjektet vil involvere alle enheter i kommunen med et mål om å identifisere mulige ubenyttede samhandlingsarenaer, parallellarbeid, moderniseringsmuligheter, omorganiseringsbehov og mulige besparelser. Økonomiske konsekvenser: Det er avsatt midler til 2 x 70 % årsverk prosjektledelse. I tillegg påløper 6 x 20 % årsverk til medlemmer i prosjektgruppen. Disse, samt deltagelse i aktuelle arbeidsgrupper dekkes av etatene og administrasjonen. Prosjektet har høyt fokus i organisasjonen og skal prioriteres. Dette kan gå noe på bekostning av andre utviklingsoppgaver som ikke har samme økonomiske målsetting. Iverksettelse: Umiddelbart Formannskap 01.03.2017 Side 5 av 29
F-7/17 Arbeidsgruppe - Tjenestebasert budsjettering Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 17/00527-1 Saksgang Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 3/17 01.03.2017 2 Formannskap 7/17 01.03.2017 Administrasjonsutvalgets innstilling 01.03.2017 legges frem i møtet. Rådmannens innstilling: 1. Prosjektplan for «Tjenestebasert budsjettering» godkjennes. 2. Følgende 4 medlemmer fra Formannskapet deltar som medlemmer i prosjektet:.. Ås, 07.02.2017 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskap Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget Formannskap Vedlegg: 1. Presentasjon for formannskapet - tjenestebasert budsjettering.pdf 2. Prosjektplan - tjenestebasert budsjett.docx Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Rådmannen Formannskap 01.03.2017 Side 6 av 29
Saksutredning: Fakta i saken: Ås kommune har satt i gang et omfattende omstillingsprosjekt. Som et av de første arbeidene i omstillingsprosjektet vil rådmannen ta initiativ til et samarbeidsprosjekt mellom politikere og administrasjonen for å se om vi kan oppnå gevinster gjennom en «tjenestebasert budsjettering». Det finnes i liten grad en beste praksis for kommunalt budsjettarbeid. Flere kommuner har forbedret budsjettdokumenter og styringsprosesser ved å la kommunens tjenesteområder bli mer sentrale i budsjettarbeidet (tjenestebasert budsjettering). Et tjenestebasert budsjett tar utgangspunkt i tjenestene, og ikke den administrative inndelingen. Arbeidsgruppen «Tjenestebasert budsjettering» vil arbeide fram forslag til endringer som skal bidra til at vi kan oppnå følgende gevinster: Et budsjettdokument som gir bedre helhetsforståelse/helhetsbilde over kommunens tjenester. De økonomiske rammene og prioriteringene kobles opp mot disse tjenestene. En mer effektiv budsjettprosess, med mer styring og mindre teknikk i den politiske behandlingen. Forbedrede forutsetninger for å kunne følge opp og synliggjøre politiske vedtak i styringsdokumentene og gi handlingsrom. Det er utarbeidet et utkast til prosjektplan for dette arbeidet. Det foreslås at prosjektet ledes av controller Paul Roar Ågedal og består i tillegg til leder av fire medlemmer fra Formannskapet og fire medlemmer fra administrasjonen. Det legges opp til at Formannskapet vedtar prosjektplanen og velger ut fire prosjektmedlemmer. Økonomiske konsekvenser: Det påløper utgifter til møtegodtgjørelser til de folkevalgte for om lag 4 møter. Administrasjonens kostnader dekkes innenfor gjeldende rammer. Iverksettelse Umiddelbart Formannskap 01.03.2017 Side 7 av 29
F-8/17 Alternativer for bruk av Bjørnebekk Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/00468-6 Saksgang Møtedato Arbeidsmiljøutvalget Formannskap 6/16 96/16 22.11.2016 23.11.2016 Kommunestyret 108/16 14.12.2016 Administrasjonsutvalget 4/17 01.03.2017 Formannskap 8/17 01.03.2017 Kommunestyret Administrasjonsutvalgets innstilling 01.03.2017 legges frem i møtet. Tilleggsopplysninger - oppfølging av Formannskapets innstilling 23.11.2016: Se rådmannens brev av 20.12.2016 til Akershus fylkeskommune om forståelsen av avtalen mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune, jf. vedlegg 4. Svar fra Akershus fylkeskommune foreligger i brev av 01.02.2017, jf. vedlegg 5. Rådmannen vil delta på et administrativt møte mellom fylkeskommunen og kommunen for å drøfte den videre håndtering av saken, som foreslått av fylkeskommunen. Formannskaps innstilling 23.11.2016: 1. Ås kommune har driftsavtale med UDI som går ut 1.7.2017. Ansatte som berøres behandles i henhold til lover, avtaler og rutiner. 2. Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen Gnr 74, Bnr 124. Bjørnebekk. 3. Det rettes en henvendelse til fylkesordfører/fylkesrådmann ifht fremtidig bruk av eiendommen. 4. Vedtak om eventuell nedleggelse av driften av Bjørnebekk Asylmottak utsettes til første møte i 2017 i påvente av anbud eller andre alternativer. Kommunestyrets behandling 14.12.2016: Ordfører informerte om at formannskapet utsatte saken til 17.01.2016 og forslo derfor at saken trekkes fra sakslista. Votering: Ordførers forslag ble enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 14.12.2016: Saken trekkes. Formannskap 01.03.2017 Side 8 av 29
Formannskaps behandling 23.11.2016: Ola Nordal (Ap) fremmet følgende forslag: Tilsvarer Formannskapets innstilling. Votering: Ap s forslag ble enstemmig tiltrådt. Formannskaps innstilling 23.11.2016: Se øverst i dokumentet. Arbeidsmiljøutvalgets behandling 22.11.2016: Rådmann foreslo at det rettes en henvendelse til fylkesordfører/fylkesrådmann ifht fremtidig bruk av eiendommen. Votering: Rådmannens innstilling m/tilføyelse ble enstemmig tiltrådt. Arbeidsmiljøutvalgets innstilling 22.11.2016: 1. Ås kommune har driftsavtale med UDI som går ut 1.7.2017. Som følge av dette nedlegges driften av Bjørnebekk Asylmottak fra samme dato. Ansatte som berøres behandles i henhold til lover, avtaler og rutiner. 2. Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen Gnr 74, Bnr 124, Bjørnebekk. 3. Det rettes en henvendelse til fylkesordfører/fylkesrådmann ifht fremtidig bruk av eiendommen. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: - Ås kommune har driftsavtale med UDI som går ut 1.7.2017. Som følge av dette nedlegges driften av Bjørnebekk Asylmottak fra samme dato. Ansatte som berøres behandles i henhold til lover, avtaler og rutiner. - Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen gnr 74 bnr 124 Bjørnebekk. Ås, 16.11.2016 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Formannskap 01.03.2017 Side 9 av 29
Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget 22.11.2016 (Administrasjonsutvalget, ingen møter før jul. Sendt til orientering til medlemmene) Formannskapet 23.11.2016 Kommunestyret 14.12.2016 Administrasjonsutvalget 01.03.2017 Formannskapet 01.03.2017 Kommunestyret Vedlegg: (vedlegg 1-3 ble trykt 16.11.2016) 1. Svar fra Fylkeskommunen vurdering av alternativ bruk. 2. Avtale om overdragelse av fast eiendom - Gnr 74 Bnr 124 - Bjørnebekk.pdf 3. Fylkeskommunens saksfremstilling og fylkestingets vedtak. 4. Vurdering Avtale om overdragelse av fast eiendom, Rådmannens brev av 20.12.2016. 5. Fremtidig disponering av eiendommen «Bjørnebekk» i Ås kommune, brev av 01.02.2017 fra Akershus fylkeskommune. Vedtak i saken sendes til: Økonomisjefen Saksutredning: Sammendrag: Saken omhandler følgende forhold: - opphør av driftsavtale med UDI om asylmottak og konsekvenser for berørte ansatte - overtakelsesavtalen med Akershus fylkeskommune om eiendommen Bjørnebekk gnr 74 bnr 124 og vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk av eiendommen Ås kommunes driftsavtale med UDI om asylmottak opphører 1.7.2017. Avvikling av asylmottaket berører stillinger. Ås kommune har prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling i henhold til lov og avtaleverk. Fakta i saken: Ås kommune sin eksisterende avtale med UDI om drift av 200 mottaksplasser gjelder frem til 1.7.2017. En videre drift etter dette forutsetter at UDI utlyser et nytt anbud. For å få tilsagn for nytt anbud forutsettes en betydelig renovering av internatbygningene. Dette er nærmere omtalt i F sak 56/16 Brannteknisk oppgradering av Bjørnebekk behandlet i Formannskapet 15. juni 2016 og F sak 83/16 Bjørnebekk asylmottak nytt mulighetsstudie behandlet i Formannskapet 28. september 2016. Formannskap 01.03.2017 Side 10 av 29
Formannskapet fattet følgende utsettelsesvedtak 28.09.2016: Saken utsettes for nærmere avklaring av: Lovlighet i låneopptak. Bindinger i avtalen med Fylkeskommunen. Utvidet vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk. Er det tilstrekkelig marked? Vurdering: Avvikling av Bjørnebekk asylmottak og konsekvenser for berørte ansatte Signaler fra UDI tilsier at det ikke utlyses nytt anbud. Konsekvensen er at Ås kommune ikke har avtale for videre drift av Bjørnebekk og asylmottaket må nedlegges fra 1.7.2017. Alle stillinger knyttet til driften av Bjørnebekk asylmottak berøres direkte. Rådmannen igangsetter en styrt avvikling av Bjørnebekk asylmottak med nedleggelse 1.7.2017. I tillegg til ansatte på Bjørnebekk asylmottak kan det bli berørte ansatte på forebyggende helsetjenester (helsestasjonen), Kroer skole og SFO, Kulturskolen, Voksenopplæringen, Søråsteigen barnehage avdeling Brønnerud, Ås ungdomsskole og Eiendomsavdelingen. For å sikre en god nedbemannings-/omstillingsprosess i henhold til lov og avtaleverk er det viktig å komme i gang med dette før årsskiftet 2016/17. De ansatte på Bjørnebekk asylmottak er i egne møter orientert om konsekvensene ved nedleggelse og om arbeidsgivers videre oppfølging i henhold til lov og avtaleverk. I tillegg er andre tjenestesteder, som også berøres, blitt orientert. Rådmannen har orientert om dette i forbindelse med fremleggelse av HP/budsjett 2017-2020 i bl.a. arbeidsmiljøutvalget, administrasjonsutvalget, enhetslederforum (alle enhetsledere) og i møte mellom rådmannens ledergruppe og arbeidstakerorganisasjonene. Svar på spørsmål fra formannskapet i møte 28.09.2017 1. Lovlighet i låneopptak. Kommuneloven 50 regulerer hvilke formål kommunene kan lånefinansiere. For å hindre kommunene fra å redusere formuen ved å oppta lån som ikke gir en formuesøkning som for eksempel lån til løpende drift inneholder 50 flere bestemmelser som regulerer kommunenes adgang til å ta opp lån. 50 første setning sier følgende: 50.Låneopptak. 1. Kommuner og fylkeskommuner kan ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Et eventuelt låneopptak til renovering av Bjørnebekk vil være en investering i et kommunalt bygg. Bygget er i eget bruk, men virksomheten finansieres av UDI. Rådmannen mener dette er i tråd med kommuneloven 50. Formannskap 01.03.2017 Side 11 av 29
2. Bindinger i avtalen med Fylkeskommunen. Ås kommune overtok eiendommen gnr 74 bnr 124, Bjørnebekk av Akershus Fylkeskommune vederlagsfritt i 1999 Forutsetningen for vederlagsfri overtakelse fremkommer av avtalens punkt 8.4, jf. vedlagt avtale om overdragelse mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune av mai 1999: «Forutsetningen for vederlagsfri overdragelse av eiendommen til erververen er at eiendommen utnyttes til offentlig og samfunnsnyttige formål i kommunal regi. Dersom erververen beslutter å utnytte eiendommen på annen måte eller eventuelt videreselger denne, er det forutsatt at erververen skal måtte foreta etteroppgjør mot overdrageren/staten.» Bakgrunnen for avtalen er vedtak i Fylkestinget 30.09.97 der følgende ble besluttet: «Fylkeskommunen inngår forhandlinger med ÅS kommune om eventuell kommunal overtakelse av hele eller deler av institusjonsområdet. En eventuell kommunal overtakelse må skje i samsvar med de forutsetninger som fremgår av saksredegjørelsen» Rådmannen har hatt møte med Akershus fylkeskommunes eiendomsavdeling. (AFK eiendom). AFK eiendom har bedt Ås kommune sette opp konkrete alternativer for bruk av eiendommen. Ås kommune har sagt at dette ikke er avklart enda, da dette skal behandles av kommunestyret gjennom en politisk prosess med vurdering av alternativer og mulighetsstudie. Rådmannen har i brev til AFK eiendom av 29.09.2016 satt opp noen mulige eksempler for å få en vurdering av disse. Disse alternativene er som følger: 1) Kan byggene rives og området bestå som et kommunalt eid friområde i påvente av en avklaring av fremtidig kommunal virksomhet på eiendommen? 2) Kan kommunen rive dagens bygninger og bygge studentboliger som leies ut til studenter på eiendommen og vil dette være innenfor forutsetning i punkt 8.4 om samfunnsnyttige formål? 3) Kan kommunen rive dagens bygninger og bygge kommunale utleieboliger for flyktninger og andre som har behov for kommunale boliger? 4) Kan det bygges en kombinasjon av ordinære boliger for salg og kommunale boliger, jf intensjonen om at kommunale boliger bør integreres i bokomplekser med ordinære boliger? AFK svarer i brev av 3.11.2016 følgende: AFK eiendom FKF mener at enhver utnyttelse som avviker fra bruken etablert ved avtalenes inngåelse vil utløse etteroppgjør. Vurdering Dagens bruk av eiendommen er som følger: Kroerveien 48: Bjørnebekk asylmottak: Administrasjonsbygning, informasjonssenter og handikapleiligheter for asylsøkere. Kroerveien 50: Bjørnebekk asylmottak: Beboerrom Kroerveien 52: Bjørnebekk asylmottak: Beboerrom Kroerveien 70: Leies ut til Nei Jing skolen. Formannskap 01.03.2017 Side 12 av 29
Kroerveien 56, 58, 60, 62 og 64: Drift- og vedlikeholdsbase for Ås kommune, eiendomsavdelingen. Består av snekkerverksted, vaskehall, parkering, lager, garderobe, kontorer og møterom. Dette er i all hovedsak samme bruk som ble etablert ved inngåelse av avtalen. Dersom man legger AFK eiendom sin fortolkning av avtalen til grunn innebærer det at det må betales etteroppgjør dersom asylmottaket avvikles og erstattes med annen virksomhet. Det antas at etteroppgjøret må være begrenset til den del av eiendommen som det nå drives asylmottak på. Resterende del av eiendommen, herunder friområder, fotballbane, Nei Jing skolen og eiendomsavdelingens virksomhet vil fortsatt være den samme som ved avtaleinngåelse og vil ikke medføre etteroppgjør. Rådmannen er ikke enig i AFK eiendom sin fortolkning av avtalen. Rådmannen mener at avtalens punkt 8.4 må forstås slik at krav om etteroppgjør først inntreffer dersom eiendommen brukes til andre formål enn offentlige og samfunnsnyttige formål i kommunal regi. Rådmannen vil derfor be om nærmere juridisk vurdering av avtalen. 3. Utvidet vurdering av mulig etterbruk/alternativ bruk. Rådmannen må først foreta en nærmere juridisk vurdering av svaret fra AFK eiendom før dette kan vurderes nærmere. Slik saken står nå vil ikke Rådmannen foreslå noen ytterligere investeringer før rammebetingelsene for bruk av eiendommen er endelig avklart. 4. Er det tilstrekkelig marked? Rådmannen mener følgende forutsetninger må være til stede for videre drift: 1) UDI må lyse ut et anbud på drift av 200 plasser fra 1. juli 2017. 2) Ås kommune må ha en plan for renovering av bygningene til godkjent brannteknisk standard, samt et kommunestyrevedtak som sikrer finansiering av tiltaket. 3) Samlet sett må det utarbeides et budsjett som sikrer at driften av Bjørnebekk, inkludert finanskostnader, finansieres av årlige tilskudd fra UDI. 3) Ås kommune må med de tre ovennevnte forutsetninger på plass vinne en eventuell anbudskonkurranse. Realiteten nå er at det er liten sannsynlighet for at alle disse forutsetningene vil inntreffe. UDI har signalisert at de ikke vil lyse ut anbud på drift av asylmottak samtidig som de er i en prosess med å legge ned andre mottak. Uten denne forutsetningen på plass bortfaller muligheten for videre drift fra 1.7.2017. Dersom UDI til tross for andre signaler, gjør det allikevel, er det lite sannsynlig at Ås kommune vil kunne vinne et anbud. Dette fordi det er stor konkurranse og det finnes andre aktører som ikke har det samme investeringsbehovet som Bjørnebekk. Med bakgrunn i dette skriver Rådmannen i handlingsprogrammet s 26: Driften av Bjørnebekk asylmottak avsluttes trolig 1.7.2017 da kontrakten med UDI utløper. Det er ikke rammebetingelser for videre drift med det store investeringsbehovet som Bjørnebekk står ovenfor. Formannskap 01.03.2017 Side 13 av 29
Økonomiske konsekvenser: Driftstilskudd fra UDI Driften av mottaket finansieres av UDI. Dette utgjør ca 9 mill. kr årlig og dekker lønn og driftsutgifter til 10 ansatte, samt driftsutgifter og aktiviteter knyttet til 200 beboere. Ved en avvikling av mottaket bortfaller dette driftstilskuddet og utgifter inklusiv lønnskostnader bortfaller fra 1.7.2017. Bjørnebekk kjøper også tjenester fra andre i kommunen, herunder SFO på Kroer og kulturskolen. Dette er finansiert med driftstilskuddet fra UDI. Disse tjenestene avvikles også. Husleie fra UDI Kommunen mottar 4 mill. kr årlig i husleieinntekter fra UDI. Disse inntektene bortfaller ved en avvikling av asylmottaket. Husleieinntektene dekker utgiftene til forvaltning drift og vedlikehold (FDV) av bygningene. I 2015 var disse kostnadene på 3,2 mill. kr, inkludert strøm og husleie. Kommunen betaler for leie av Heia 800 000 kr. Renhold foretas av beboerne selv. Ved en nedleggelse av Bjørnebekk asylmottak bortfaller kommunens finansiering til FDV av bygningene. Selv om kostnadene til FDV reduseres ved en stengning, vil det fortsatt være noen kostnader igjen som kommunen nå må finansiere selv. Det er derfor viktig at det raskt avklares hva eiendommen skal brukes til fremover. Dette for å redusere tiden eiendommen kun er en utgiftspost for kommunen. Fond og oppspart egenkapital Drift og husleie fra UDI har hatt et overskudd på ca 1 mill. kr i årlig som er brukt som egenkapital til investeringer i handikapleiligheter og administrasjonsbygg, og senere avsatt til fond for fremtidig investering og eventuell buffer ved en nedleggelse. Fondet utgjør 3,4 mill. kr per 31.12.2015. Vertskommunetilskudd Kommunen får et vertskommunetilskudd på ca 2,5 mill. kr årlig for å være vertskommune for et asylmottak. Dette skal dekke kostander kommunen har som vertskommune, herunder tjenester innen helsestasjon, barnevern, psykiatri hjemmetjenester og tolketjenester. Vertskommunetilskuddet bortfaller ved en avvikling av mottaket. I mange enheter utgjør dette en begrenset stillingshjemmel og vil kunne omdisponeres til å betjene annen vekst i kommunen. Helsestasjonen har imidlertid en stilling på 50 % som er direkte finansiert av tilskudd fra UDI og her blir det behov for nedbemanning. Barnehage, skole og voksenopplæring Utgifter til barnehage, skole og voksenopplæring dekkes av egne tilskudd. Voksenopplæringen har undervisning for 19 beboere fra Bjørnebekk. 10 barn fra Bjørnebekk går på Søråsteigen barnehage avdeling Brønnerud, 12 barn går på Kroer skole og SFO og 5 barn går på Ås ungdomsskole. Alle disse tjenestene må reduseres. De ansatte vil i stor grad kunne gå inn i andre stillinger innen barnehage og skole i kommunen. Formannskap 01.03.2017 Side 14 av 29
Tabellen nedenfor viser en oversikt over tjenester som er finansiert med egne tilskudd. Disse tjenestene vil måtte opphøre ved en avvikling av Bjørnebekk asylmottak: Antall brukere Antall årsverk Kostnad Tilskudds finansering Voksenopplæring 19 1 775 000-351 166 Velkomstklasse Kroer 6 1 705 000 Kroer skole 6 330 480-439 480 Velkomstklasse Ås u- skole 4 0,33 211 860 Ås u-skole 1 0 80 967-460 498 Helsestasjonen 0,5 342 000 Barnehage 10 2 1 074 000-1 248 300 Annet (språkkafe, frivillighet) 100 0,5 300 000-250 000 Sum 146 5,33 3 819 307-2 749 444 Utgifter som ikke er fullt ut finansiert med egne tilskudd forutsettes fullfinansiert med vertskommunetilskuddet. For Kroer skole og Ås ungdomsskole medfører færre elever en redusert ramme fra høsten 2017. Dette vurderes i forbindelse med justeringene i rammene for skolene hver høst som følge av endringer i elevtall. Budsjett 2017 I Rådmannens forslag til Handlingsprogram 2017-20 ligger det inne inntekter og utgifter tilsvarende full drift av asylmottaket for perioden. Dette i påvente av et endelig vedtak om nedlegging av mottaket. I 2017 må utgifter og inntekter tas ut med halvårseffekt. Fra og med 2018 må inntekter og utgifter tas ut med helårseffekt. Rådmannen har i budsjettet for 2017 satt av 5 mill. kr til avvikling av Bjørnebekk asylmottak. Dette vil først og fremst måtte dekke netto tapte leieinntekter på ca 1,6 mil. kr og bortfall av vertskommunetilskudd på 1,25 mill. kr for 2. halvår 2017. I tillegg må det påregnes kostnader etter 1.7.2017 til nedstenging, rydding, sikring og sluttrapportering. I tillegg må det påregnes kostander til omstilling og noe uforutsette kostnader Det forutsettes at alle stillinger direkte knyttet til Bjørnebekk er avviklet 1.7.2017. Videre forutsetter det at alle stillinger som er direkte finansiert av ulike tilskudd avvikles 1.7.2017. Så langt det er mulig omstilles disse ansatte til andre stillinger i kommunen. Arbeidsmiljømessige konsekvenser: Avvikling av asylmottaket berører stillinger og enkelte tjenestesteder. Ås kommune iverksetter prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling. De ansatte som berøres vil bli behandlet i henhold til lov og avtaleverk. Miljømessige konsekvenser: Ikke vurdert. Formannskap 01.03.2017 Side 15 av 29
Alternativer: Da avtalen med UDI utløper 1.7.2017 finnes det ingen andre alternativer enn å nedlegge Bjørnebekk asylmottak. Konklusjon med begrunnelse: Bjørnebekk asylmottak nedlegges 1.7.2017. Rådmannen foretar en nærmere juridisk vurdering av avtalen mellom Ås kommune og Akershus fylkeskommune om overdragelse av eiendommen gnr 74 bnr 124 Bjørnebekk. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Ås kommune iverksetter umiddelbart prosesser og rutiner for behandling av nedbemanning/omstilling. Formannskap 01.03.2017 Side 16 av 29
F-9/17 Kommunal tilskuddsordning til studenter som melder flytting Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 17/00495-1 Saksgang Møtedato 1 Formannskap 9/17 01.03.2017 Ettersendes til møtet Formannskap 01.03.2017 Side 17 av 29
F-10/17 Gnr 60 bnr 1 - Haugerud Gård - Søknad om deling - Dispensasjon - Klage på avslag Saksbehandler: Eva Merete Lunde Saksnr.: 16/01113-13 Saksgang Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 13/17 16.02.2017 2 Formannskap 10/17 01.03.2017 Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling og innstilling 16.02.2017 publiseres på nettbrett og på Ås kommunes hjemmeside her. Den foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: Formannskapet har vurdert klagen på delegert vedtak av 27.05.2016 og finner ikke at det foreligger nye momenter som tilsier at klagen bør tas til følge. Det delegerte vedtaket opprettholdes. Saken oversendes Fylkesmannen i Oslo og Akershus til endelig avgjørelse. Ås, 06.02.2017 Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Etatsjef for teknikk og miljø Avgjørelsesmyndighet: 1. Kommuneplanutvalget Behandlingsrekkefølge: 1. Hovedutvalg for teknikk og miljø (HTM) 2. Formannskapet Vedlegg: 1. Tilleggs brev til søknad av 27.03.2016 2. Søknadskjema om fradeling av 27.03.2016 3. Delegert vedtak i henhold til plan- og bygningsloven datert 27.05.2016 4. Klage fra Helge Thirud datert 15.06.2016 5. Endelig innvilgelse fra Follo Landbrukskontor datert 15.09.2016 Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Samtlige dokumenter i saken Vedtak i saken sendes til: Helge Thirud, Haugerudveien 39, 1434 Ås Formannskap 01.03.2017 Side 18 av 29
Saksutredning: Sammendrag: Til tross for at Follo landbrukskontor har innvilget dispensasjon etter jordloven vil behandlingen etter plan- og bygningsloven avgjøre utfallet i saken. På bakgrunn av saksutredningen, avslår Ås kommune søknad om dispensasjon fra kommuneplanen og fradeling av to parseller til boligformål fra gnr 60 bnr 1, Vestre Haugerud gård. Fakta i saken: Figur 1 Utsnitt av kommuneplankart for Haugerudveien og Vestre Haugerud gård Søknad: I forbindelse med generasjonsskifte ble det i brev fra Helge Thirud av 27.03.2016 søkt om fradeling av to boligtomter på til sammen ca. 1,8 dekar fra landbrukseiendommen gnr 60 bnr 1, Vestre Haugerud gård i Ås kommune. Boligtomtene er tenkt overdratt til 2 av barna som ønsker å etablere seg nær gården. Dette hevdes dessuten å være et ledd i den økonomiske situasjonen og for å gjøre det overkommelig å overta gårdsdriften. Søker ser for seg at generasjonsskiftet vil skje om 4-6 år og ønsker en fradeling i god tid før dette. De omsøkte parsellene ligger inntil Haugerudveien i vest og dyrket mark i øst. Det ligger offentlig vann og avløp, strøm og fiberkabel i nærheten av tomtene. Eiendommen er i henhold til kommuneplan for Ås 2015-2027, disponert til landbruk-, natur- og friluftsliv, LNF, underformål a. Dette er areal for nødvendige tiltak for landbruk og gårdstilknyttet næringsvirksomhet basert på gårdens ressursgrunnlag. Boligtomtene er tenkt plassert på jorddekt areal med middels til høg bonitets barskog. Formannskap 01.03.2017 Side 19 av 29
Det er søkt om dispensasjon fra kommuneplanen. Med hjemmel i plan- og bygningslovens 11-6, 19-2 og 26-1 og gjeldende kommuneplan for Ås 2015-2027, arealdelen, ble søknaden avslått i brev av 27.05.2016 med begrunnelse om at hensynet til landbruk-, natur- og friluftsområde, LNF, underformål a er vurdert å bli vesentlig tilsidesatt. Samtidig bryter en fradeling av tomter til boligformål i dette området med statlige retningslinjer for samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging. Avslaget ble i sin helhet fattet på grunnlag av plan- og bygningsloven. Behandling etter jordloven: Med hjemmel i jordlovens 9 og 12 fant Ås kommune i brev av 18.08.2016 ikke å kunne gi tillatelse til omdisponering til boligformål for et areal på ca. 1,8 dekar som er søkt fradelt eiendommen Haugerud gård, gnr 60 bnr 1. Vedtaket ble fattet etter en samlet vurdering der hensynet til vern av eiendommens landbruksressurser ble tillagt avgjørende vekt. Helge Thirud har i brev av 10.09.2016 også påklaget dette vedtaket hvor han viser til sitt brev av 15.06.2016 og ber om politisk behandling av saken. Han fremholder nok en gang at området som søkes fradelt, er mindre egnet for oppdyrking ettersom det er morenemasser med stor stein og grunt til fjell på deler av arealet. Klagesaken ble på nytt behandlet av Ås kommune ved landbrukssjefen som på bakgrunn av klagen foretok befaring av det aktuelle arealet 13.09.2016 med søker tilstede. Etter fullmakt og med hjemmel i jordlovens 12 finner landbrukssjefen i vedtak av 15.09.2016 å kunne gi tillatelse til fradeling av et areal ca. 1,8 dekar som omsøkt til boligformål fra eiendommen Vestre Haugerud gård, gnr 60 bnr 1. Figur 2 Arealet som søkes fradelt Figur 3 Detaljutsnitt av parsellene Formannskap 01.03.2017 Side 20 av 29
Vurdering av klage på avslag etter plan- og bygningsloven: Vedtak om avslag etter plan- og bygningsloven ble påklaget av Helge Thirud i brev datert 15.06.2016. Thirud viser til de planlagte store samferdselsinngrep på gården i forbindelse med ny jord- og gang- og sykkelveiprosjekt som følge av ny E 18. Han mener at fradeling av to boligtomter blir et lite inngrep for gården i forhold til mer omfattende inngrep i forbindelse med E 18. Thirud avslutter med å informere om en større plan for utvikling av Vestre Haugerud gård. Selv om Ås kommune i utgangspunktet ikke ønsker fortetting i det aktuelle området, ser vi at arealet tilsynelatende er egnet for boligbebyggelse, ettersom tomtene blir liggende i forlengelsen av eksisterende boligområde og at det allerede er tilrettelagt med atkomstveien Haugerudveien, samt vann- og avløpsledninger. I kommuneplan for Ås 2015-2027 tillates imidlertid ikke fradeling av tomter tilstøtende eksisterende boligbebyggelse i Rustad skolekrets. Hensynet med LNFbestemmelsene er å beholde større sammenhengende områder med grønnstruktur, terreng, vegetasjon og dyrket mark og å legge forholdene til rette for allment friluftsliv. Forbudet signaliserer videre at før det tas stilling til videre utvikling og fortetting av områder, forutsettes områdene å være omdisponert til utbyggingsformål i kommuneplanen og vurdert i planmessig sammenheng. Dette fordi videre utbyggingsform (herunder utnyttelse, volum, tomte- og bebyggelsesstruktur), vernehensyn, naturforhold, behov for fellesarealer, sosial og teknisk infrastruktur med mer skal vurderes og fastlegges i en reguleringsplan før det tillates en videre fortetting. Rådmannen konstaterer at en dispensasjon i dette tilfelle strider mot arealformålet landbruk- natur og friluftsområde, LNF underformål a, og derved representerer en svekkelse av kommuneplanen som styringsverktøy. Ettersom det omsøkte tiltaket ikke ligger i et område hvor det er åpnet for videreutvikling av et spredt bilbasert utbyggingsmønster, anses det som uheldig med en slik utvidelse av boligfeltet i Haugerudveien. Det er dessuten søkt om fradeling av to relativt store tomter som senere kan gi rom for ytterligere oppdeling, noe som utgjør en risiko for presedens i liknende saker. Ås kommune ønsker boligbygging og har dessuten store arealer som er vist som LNF- a formål. Lokalisering av ny bebyggelse må gjøres i tråd med gjeldende kommuneplan, og en bør være restriktiv med å åpne for dispensasjoner. Ås kommune synes det er vanskelig å finne klare fordeler i søkers begrunnelse utover dårlig jordverdi og de rent personlige fordelene med fradeling til egne barn. Sistnevnte skal dessuten bare helt unntaksvis kunne tillegges vekt i en dispensasjonsvurdering, og forutsatt at de er helt spesielle. Vi kan ikke se at dette er tilfelle i den aktuelle saken. Det at det er planlagt store samferdselsinngrep på gårdseiendommen er heller ikke noe saklig argument for å kunne fradele to parseller til boligformål. Etter en drøfting av fordeler og ulemper og gjennomføring av en samlet vurdering, konkluderer rådmannen med at hensynene bak kommuneplanens bestemmelser i 23.2 blir vesentlig tilsidesatt, og dispensasjon ikke kan gis. Formannskap 01.03.2017 Side 21 av 29
Høring hos regionale myndigheter: Saken ble oversendt Akershus fylkeskommune og Fylkesmannen i Oslo og Akershus til uttalelse med følgebrev datert 24.11.2016. Høringsuttalelser: 1. Akershus fylkeskommune (03.01.2017) Tiltaket er vurdert ut fra fylkeskommunens rolle som regional planmyndighet og fagkyndig for kulturminnevern og i henhold til plan- og bygningsloven kapittel 19 «dispensasjon». Fylkesrådmannen bemerker at de topografiske forholdene tilsier at det er potensial for å gjøre funn av fornminner i området og krever at det gjennomføres en arkeologisk registrering, jamfør kulturminneloven 9. Det vises for øvrig til regional plan for areal og transport i Oslo og Akershus vedtatt 14.12.2015, der et av hovedmålene er et arealeffektivt utbygningsmønster. Fylkesrådmannen vil påpeke at kommunen selv må gjøre en helhetlig vurdering av søknaden og at dispensasjoner i LNF-områder bidrar til et spredt utbygningsmønster og derfor er i strid med rikspolitiske retningslinjer for areal- og transportplanlegging. Fylkesrådmannen konkluderer med å fraråde det omsøkte tiltaket ettersom det er i strid med kommuneplan for Ås. Det vil dessuten undergrave intensjonen i planen og kunne skape forventning om likebehandling i tilsvarende saker. 2. Fylkesmannen i Oslo og Akershus (11.01.2017) Fylkesmannen støtter kommunens vurderinger av at tiltaket bryter med statlige planretningslinjer for samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging og fraråder at det gis dispensasjon for den omsøkte fradelingen. Etter fylkesmannens vurdering vil det heller ikke bidra til en areal- og transportstruktur i samsvar med regional plan for areal og transport i Oslo og Akershus. Fylkesmannen ber om å få tilsendt kommunens vedtak i saken. Kommentarer til høringsuttalelsene: Vi merker oss at Akershus fylkeskommune og Fylkesmannen i Oslo og Akershus støtter rådmannens vurderinger i behandlingen av omsøkte deling. De legger begge vekt på statlige planretningslinjer for samordnet bolig-, areal- og transportplanlegging, og fraråder en videreføring av et bilbasert utbyggingsmønster. Det hevdes i deres uttalelse at persontransportveksten gjennom stortingets klimaforlik og Oslo pakke 3 skal tas med kollektivtransport i tillegg til gange og sykkel. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen finner ikke at det fremkommer nye momenter som tilsier at klagen bør tas til følge. Formannskap 01.03.2017 Side 22 av 29
F-11/17 Frivilligsentralens styringsstruktur og organisasjonsform Saksbehandler: Marit Roxrud Leinhardt Saksnr.: 17/00048-1 Saksgang Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 5/17 15.02.2017 2 Formannskap 11/17 01.03.2017 3 Kommunestyret Hovedutvalg for helse- og sosials behandling og innstilling 15.02.2017 publiseres på nettbrett og på Ås kommunes hjemmeside her. Den foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Vedtektene for Ås Frivilligsentral oppheves fra 1.1.2017, og Frivilligsentralen organiseres som en del av den ordinære virksomheten i Ås kommune. 2. Det opprettes en ressursgruppe/arbeidsgruppe sammensatt av frivillige, som ivaretar de frivilliges interesser. I tillegg til daglig leder vil en ansatt i Ås kommune ha medansvar for faglig utvikling og oppfølging av sentralen. 3. Ås kommune igangsetter arbeidet med å utarbeide en frivilligmelding til bruk som et arbeidsdokument for alt frivillig virke i kommunen. I dette arbeidet deltar Ås kommune, Frivilligsentralen og et utvalg medlemmer fra lag og foreninger i kommunen. 4. Det fremlegges årlig en temamelding for kommunestyre om Ås frivilligsentral. Ås, 06.01.2017 Trine Christensen Rådmann Marit Leinhardt Helse og sosialsjef Formannskap 01.03.2017 Side 23 av 29
Ås frivilligsentrals uttalelse til saken, jf. styrebehandling 03.02.2017, sak 3/17: Rådmannens innstilling tas til orientering. Kommentarer til pkt 2 og pkt 3. Styrets kommentar til pkt 2: I innstillingen står det i pkt. 2 at «I tillegg til daglig leder vil en ansatt i Ås kommune ha medansvar for faglig utvikling og oppfølging av sentralen.», men dette er overhodet ikke omtalt i selve saksfremstillingen. Dette må belyses på en bedre måte. Er det en ny stilling? Hvis ikke, hvilken stilling skal få dette ansvaret og er det tilstrekkelig med ressurser hos aktuell vedkommende for dette? Styrets kommentar til pkt 3: Arbeidet med en frivilligmelding må komme i en egen sak til politisk behandling. Det må tas stilling til hvem som skal sitte i denne arbeidskomiteen og på hvilket nivå meldingen skal være førende for frivillig virke i Ås kommune generelt. Ut over dette ønsker styret at det gjennomføres et avslutningsstyremøte våren 2017 hvor årsmelding for 2016 behandles. Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: 1. Ås Frivilligsentral - vedtekter 2015 2. Brev fra KUD Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Enhetsleder Folkehelse og Frivillighet Formannskap 01.03.2017 Side 24 av 29
Saksutredning: Sammendrag: Ås Frivilligsentral er kommunalt eid. Siden oppstarten i 1997 har Kulturdepartementet gitt tilskudd til drift gjennom årlig søknad og rapportering. Fra 2017 er bevilgningene lagt inn i rammen til kommunen, og retningslinjene som fulgte med faller da bort. Rådmannen foreslår som naturlig følge at dette at en ny styringsform trer i kraft og at vedtektene for Ås Frivilligsentral fra 1.1.17 ikke lenger gjelder. Fakta i saken: Kulturdepartementet (KUD) har i en årrekke gitt tilskudd til drift av frivilligsentraler, der daglig leder er i 100 % stilling, med en sum på kr 310.000. Denne summen er tidligere i sin helhet gitt som tilskudd til lønn til daglig leder, der eier (her: Ås kommune) skal dekke resten av lønn samt driftsbudsjett. Organiseringen var basert på retningslinjer for årlig tilskudd fra KUD. Retningslinjene for denne tildelingen var at frivilligsentralene skal ha et eget styre. Fra 2017 skal ikke Frivilligsentralens styret lenger søke om statstilskudd og rapportere på midlene jfr stortingsvedtak og statsbudsjettet for 2017. Midler til drift av frivilligsentraler vil i en fireårsperiode bli overført som tilskudd til sentralene gjennom kommunenes rammetilskudd. Kulturdepartementet sine retningslinjer for frivilligsentraler faller da også bort. Det betyr at det er opp til eierne av frivilligsentralene å bestemme hvilken styringsform som skal gjelde. Med et kommunalt helhetlig ansvar for sentralene vil det legges til rette for en videreutvikling av ordningen i tråd med lokale ønsker. Dette innebærer at Ås kommune, som eier av Ås Frivilligsentral, kan endre styringsform på sentralen til en mer hensiktsmessig form. Vurdering: På grunn av endring i årlig tilskudd, og derav retningslinjer ser man at det ikke lenger er hensiktsmessig med et eget styre ved Ås frivilligsentral. Dette fordi Frivilligsentralen fra 01.01.2017 er en integrert og helkommunal tjeneste under rådmannens myndighet på lik linje som alle andre kommunale tjenester. Da Ås kommune nå står som formell eier av sentralen og har arbeidsgiveransvar for daglig leder samt budsjett ansvar for sentralen, har da styret ingen reell myndighet. Frivilligsentralen er nå organisert som alle andre hel-kommunale tjenester. Rådmannen mener det bør etableres en ressursgruppe/ arbeidsgruppe for Frivilligsentralen og at det bør velges representanter fra det frivillige liv. I dag er det for få frivillige i styret. En arbeidsgruppe kan endre kunnskap om frivilligsentral og endre deltagelse i aktiviteter for flere enkeltfrivillige samt lag og foreninger. Arbeidsgruppe kan bidra til: - sterkere faglig utvikling av sentralen. - sikre måloppnåelse, utviklingsretning og resultater. - at arbeidet med frivilligmelding igangsettes. Formannskap 01.03.2017 Side 25 av 29
For godt resultat og måloppnåelse i dette arbeidet bør Frivilligsentralen og en annen representant fra Ås kommune, samt representanter fra lag og foreninger delta i en prosjektgruppe. Økonomiske konsekvenser: Ingen Miljømessige konsekvenser: Ingen Alternativer: Ordinær kommunal drift uten arbeidsgruppe. Andre former for involvering som for eksempel brukerråd, folkemøter etc. Konklusjon med begrunnelse: Nasjonale myndigheter har endret finansieringsordningen for frivilligsentraler og derav også driftsordningen. Styrets oppgave har tidligere i hovedsak vært å planlegge og rapportere på oppgaver / tiltak (årsmelding) og søke KUD på midler for det neste året. Dette faller nå bort, og frivilligsentralen blir et kommunalt tiltak på lik linje med alle andre tjenester / tiltak i kommunen. Rådmannen mener derfor det er nødvendig å justere driftsformen i tråd med den nye nasjonale ordningen, og anbefaler derfor en frivilligsentral styrt som en ordinær kommunal virksomhet med en ressursgruppe av frivillige som styringsform. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap 01.03.2017 Side 26 av 29
F-12/17 Søknad om fritak fra kommunale verv - Marianne Frid Nordby (H) Saksbehandler: Vibeke Berggård Saksnr.: 17/00239-1 Saksgang Møtedato 1 Formannskap 12/17 01.03.2017 2 Kommunestyret Ordførers innstilling: Marianne Frid Nordby (H) innvilges fritak fra alle sine politiske verv fra vedtaksdato. 1. Som nytt varamedlem i Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) på plass nr. 2 velges:. 2. Som nytt medlem i Ås kommunes stiftelse for utdanningsformål på plass nr. 2 velges:. 3. Som ny nestleder i Ås kommunes stiftelse for utdanningsformål velges:. 4. Som nytt varamedlem i Ås kommunes stiftelse for helse- og omsorgsformål velges:. Konsekvenser for Kommunestyret: Det foretas nytt valgoppgjør for Høyres liste i Kommunestyret slik: Trond Finstad blir nytt varamedlem på plass nr. 10 etter opprykk. Ås, 02.02.2017 Ola Nordal ordfører Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskap Kommunestyre Vedlegg: 1. Aktuelle utvalg per 02.02.2017 - Marianne Frid Nordby (H) (H) Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Søknad om fritak datert 12.01.2017, jf. 17/00239-2 Lenker til kommunens internettside: Oversikt over representantvalg for partienes lister ved kommunestyrevalget 2015 fremgår av K-sak 1/15, Kommunestyret 21.10.2015, vedlegg 1 s. 32 38 her. Oversikt over styrer, råd og utvalg 2015-2019 her. Formannskap 01.03.2017 Side 27 av 29
Saksbehandler sender vedtaket til: Marianne Frid Nordby Trond Finstad, med informasjon Valgte personer Politisk sekretariat for oppdatering av SRU, 360, styrevervregister og Brønnøysundregisteret Saksutredning: Sammendrag: Marianne Frid Nordby (H) søker fritak fra kommunale verv på grunn av studier i USA. Fakta i saken: Marianne Frid Nordby (H) søker fritak fra 23.01.2017 og ut perioden på grunn av studier i USA. Studiene beregnes avsluttet i 2020. Hun har følgende verv: Kommunestyret varamedlem Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) varamedlem SU Nordby skole medlem Ås kommunes stiftelse for utdanningsformål medlem og nestleder Ås kommunes stiftelse for helse- og omsorgsformål varamedlem Representanter til samarbeidsutvalgene velges av HOK som får sak om fritak/nyvalg. Kommuneloven (utdrag) 15.Uttreden. Suspensjon. 2. Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. 16.Opprykk og nyvalg. 2. Hvis medlemmer av kommunestyret trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre, trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall Formannskap 01.03.2017 Side 28 av 29
varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet kan delegeres til formannskapet. 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og nr. 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til nr. 5 siste punktum. Valgloven (utdrag) 14-2.Nytt valgoppgjør og suppleringsvalg til kommunestyret (2) Det skal foretas nytt valgoppgjør når en vararepresentantplass er blitt ledig, dersom ordføreren finner dette nødvendig. Vurdering og konklusjon: Delegasjonsadgang vedtatt i K-sak 17/13, 03.04.2013, kan ikke benyttes i denne saken fordi det skal velges medlem og nestleder til et utvalg. Siden Marianne Frid Nordby nå er bosatt i USA antagelig for resten av kommunestyreperioden, tilrår ordfører at fritak innvilges. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap 01.03.2017 Side 29 av 29