1 Eli Sagvik smittevernoverlege Smitteverndagene 2017 Erfaringer med HPV-vaksinasjon i Trondheim kommune Foto: Carl Erik Eriksson
2 Rammene for programmet Innhentingsprogrammet har to års varighet Tilbudet er definert som et midlertidig vaksinasjonsprogram knyttet til barnevaksinasjonsprogrammet og vil innebære endringer i: Forskrift om nasjonalt vaksinasjonsprogram Det medfører at: Kommunene har plikt til å sørge for et tilbud Alle kvinner i målgruppen har rett til et tilbud uten å måtte betale noe, hverken for vaksine eller konsultasjon SYSVAK-registerforskriften Vaksinene skal meldes til SYSVAK uten krav om samtykke eller reservasjonsrett for den vaksinerte registrering på individnivå er nødvendig for å holde oversikt over vaksinestatus og eventuelle bivirkninger hos den enkelte oversikt over vaksinasjonsdekningen i befolkningen
3 Tidslinja fra Folkehelseinstituttet Kilde: Folkehelseinstituttet
4 Informasjonen som vi fikk 14.april-16: brev nr 1 fra FHI: presenterer de viktigste premissene for det midlertidige vaksinasjonstilbudet -> kommunen kan starte planleggingen 20. juni-16: brev nr 2 fra FHI: nå var vaksine valgt etter anbudskonkurranse og vi fikk mer detaljert informasjon om vaksinasjonsprogrammet, bestilling og distribusjon av vaksiner, registrering i SYSVAK, økonomisk kompensasjon og informasjonsarbeidet 27.september-16: brev nr 3 fra FHI: omhandler informasjonstiltakene informasjonstiltak til helsetjenesten info.brevene, faktahefte, oppdatert HPV-kapittel i veilederen rådgivningstjenesten på telefon og mail informasjonstiltak til kvinner i målgruppen sms-varsling animasjonsfilmer publiseres på sosiale medier informasjonsbrosjyre og timekort egen temaside på fhi.no oversikt over tilbudet i de ulike kommunene
5 Vi fikk foreløpig tidsplan fra Folkehelseinstituttet i juni Kilde: Folkehelseinstituttet
6 Kommunen hadde fått oppdraget og vi måtte starte planleggingen Men hvordan planlegge for HPV-vaksinasjonsprogram i vår kommune - dimensjonering av tilbudet? Hvor stor er målgruppen? Størrelsen på målgruppen er svært usikker Trondheim har mange studenter som ikke er folkeregistret her og mange av de kvinnene som er folkeregistret i kommunen oppholder seg i andre kommuner og blir ikke vaksinert her Det er også stor usikkerhet til hvor mange som vil takke ja til tilbudet erfaring fra andre land:vaksinasjonsdekning på 30-40 % hvordan vil pågangen fordele seg over toårsperioden tilbudet gjelder Hvor skal vaksineringen foregå? Hvor har vi store og hensiktsmessige lokaler? Hvem skal utføre det? Hvordan nå ut til målgruppen med informasjon om tilbudet? Påmelding - timebestilling eller drop-in? Utvikle rutiner Bestilling/oppbevaring vaksiner
7 Mai: Planleggingen starter for fullt Starter med møter med Vaksinasjon- og smittevernkontor og BFT - barne og familietjenesten med fagledere for helsesøstertjenesten Plan for hvordan nå de jentene som har takket nei til vaksine når tilbud i programmet: Ungdomsskole: proaktiv nå før de går ut fra 10.trinn Videregående skole: info. ved skolestart i august og sette opp vaksinedager på vgs MEN den største gruppen, kvinner født i 1996-1991: Hvor stor er den gruppen i TK? famlet med tall i starten - forsiktig med anslag på 5000 Drøftet aktuelle steder for gjennomføring av vaksinasjon: HFU? Kreves ekstra bemanning på vaksinedager på ettermiddag og kveld SiT- Studentsamskipnaden? Legesenter v/fastleger? Vaksinasjons- og smittevernkontoret? BFT - Helsesøstertjenesten : Delta på dugnad? Massevaksinasjonsdager? Fast drop-intid? Timebestilling? Hvordan planlegge og spre informasjon om vaksinetilbudet?
8 Nytt møte - i tillegg invitert Kommunikasjonsenheten i kommunen SIT-Studentsamskipnaden Kreftkoordinator i kommunen Lokale kreftforening Juni: Planleggingsmøter Fokus på hvordan nå ut med informasjon om tilbudet til målgruppen Bestemmer at vi skal lage en lokal informasjonskampanje på dette Ønsker å benytte jenter som målgruppen kan relatere seg til i informasjonskampanjen Forslag som Astrid S og Byåsen Elite håndball Hvordan få ut informasjonen der målgruppen er - både fysisk med plakater og i sosiale medier? Kreftforeningen tar kontakt med ung kvinne som har hatt kreft Stå frem - intervju i media Forslag om å starte opp med en massevaksinering - såkalt kick-off med en informasjonskampanje som bygger opp mot dette Har ikke lokaler klart enda Fortsatt ikke tatt inn over oss hvor stor målgruppen er! Bestemmer at skolehelsetjenesten vaksinerer sine elever som tidligere har takket nei til tilbud om vaksine
9 August: Planleggingsmøter Nå drar det seg til i forhold til tida! Antall i målgruppen: hentet inn tall fra NTNU: antall kvinnelige studenter: 16.500 de aller fleste av disse er i målgruppen folkeregistrerte i Trondheim i målgruppen er 9000 beregninger ut fra at ca.40 % vil ta imot tilbudet -> opp i 10.000 Planlegger med kick-off - oppstart i november: setter av 3 dager for massevaksinasjon - i tidsrommet kl. 14-18 ønsker å komme i gang før eksamensperioden starter for fullt men lokalene i Statens hus er ikke så store - blir det for lite plass? må vi vurdere andre lokaler? Hvor mange trenger vi for å gjøre jobben? starter med beregninger - hvor mange kan vaksineres per time? Medieprofileringen gjennomgås fått med Byåsen Elite håndball på laget - avtaler fotografering og profilering
10 September: Planleggingsmøter Endring-> får leie lokaler i Trondheim Spektrum Starter opp med 2 vaksinedager i stedet for planlagt 3: 3.11 og 17.11 Fortsatt mange spørsmål! hvordan organisere arbeidsflyten best mulig? beregninger på hvor mange kan vi vaksinere på 5 timer med x antall vaksinatører? Hvem kan delta - ansatte? fagleder BFT - melder inn hvor mange helsesøstre som vil delta må ha mer folk: mottak, kø-ordnere, registrering, ventesone, observasjon + vaksinatører pensjonerte helsearbeidere og andre kontaktes hva med frivillige : Sanitetskvinnene og Røde Kors lokallag kontaktes Registreringsskjema laget jobbet mye med det for å få det enklest mulig minst mulig spørsmål, samtidig luke ut de som ikke skal vaksineres under massevaksinering Eget registreringskorps som er i Spektrum under vaksineringen registrerer satte vaksiner i elektronisk journalsystem HsPro Informasjonskampanjen med budskapet er klart Hvordan beregne hvor mange vaksiner vi skal bestille - er vi sikre på at FHI kan levere nok - de har begrenset med vaksiner i starten?
Kom på banen ta HPV-vaksinen sier de tre spillerne på Byåsen Håndball Elite Tonje Lerstad, Maren Nyland Aardahl og Moa Høgdahln 11
12 Oktober: Planleggingen fortsetter Avtaler nye vaksinedager i Trondheim Spektrum i januar de som vaksineres med 1.dose får timekort/avtale for dose nr 2 Må ha tilbud til de som ikke kommer på massevaksineringsdagene låner lokaler i samme bygg som Vaksinasjon- og smittevernkontoret 3 kan vaksinere samtidig - planlegger en dag i uka fremover skaffer oversikt over helsesøstre som kan leies inn til dette arbeidet Bestilling av vaksiner og utstyr lagring av av vaksiner i kjølerom Oppretter egen svartelefon - HPV-telefon og egen HPV-mail-postmottak Distribuerer plakatene med hovedparten på studiestedene, idrettshaller og treningssenter, men også til alle fastleger, private gynekologer, reisevaksineringskontor, HFU,helsestasjoner, St. Olavs Hospital Informasjon ut på kommunens FB-side og nettside - bruker samme bilder som på informasjonskampanjen for at det skal være gjenkjennbart med kommunens HPV-tilbud Tilbakemelding fra FHI om at sms-utsendingene til kvinnene i målgruppen gjennomføres en uke tidligere enn planlagt - i uke 43
13
14 Her er en oversikt over noen av de kommunikasjonstiltakene som planlegges framover mot HPV-vaksinering i Trondheim Spektrum I uke 17-21 oktober Nyhet på websiden til Trondheim.kommune.no Teaser i bildekarusellen på forsiden. Den ligger i ca ei uke I uke 24-28 oktober En artikkel der en kvinne som har hatt livmorhalskreft er intervjuet Teaser legges i bildekarusellen på forsiden på TK.no Innsalg til NRK Artikkel i Adresseavisen Facebook-saker Det er planlagt med noen facebook saker om vaksinering Plakater Oversikt over hvor plakatene distribueres og når Facebook siden til Vaksinasjon- og smittevernkontoret - dele artiklene via TK facebook side
Artikkel på TK hjemmeside og TrondheimBy: sterk historie Intervju med ung kvinne som fikk livmorhalskreft når hun var 26 år gammel 15
Logistikkplan: hvem som har ansvar for de enkelte stasjonene og antall hjelpere 16
17 1.dag med massevaksinering 3.november Hvordan vil det gå? Vi var kjempespente: Kommer det mange? Greier vi å ta unna? Det ble kø! Vi hadde heldigvis avtale om å ta i bruke tribunene i den største hallen i Spektrum som venteareal - den ble full Vi måtte avvise en del - de fikk timekort for avtaler ved Vaksinasjon - og smittevernkontoret - som vi hadde skrevet ut på forhånd Noen snudde før de kom inn i lokalene pga køen men de fleste tok det med godt humør om de måtte vente Vi vaksinerte ca 1600 med 18 vaksinatører. Totalt 42 som deltok inkl. frivillige Massevaksinering i Spektrum 3.november 2016
Lang kø ute og inne.. 18
19 Adresseavisen 3.november: fokuserer på ventetiden, men positiv ung kvinne som blir intervjuet. Artikkelen er informativ og gir god informasjon om tilbudet om gratis HPV vaksine og om vårt tilbud. - Vi er totalt 42 ansatte fra kommunen her i dag, og i tillegg har vi med oss fire fra Røde Kors. Dette er en stor dugnad, smiler Sagvik som er veldig glad flere nå får vaksinetilbudet. Hun mener vaksinen er en svært god forsikring for kvinnene, fordi den kan forebygge en HPV-infeksjon som kan føre til livmorhalskreft. - Hvert år får 300 kvinner livmorhalskreft her til lands, og mellom 65 og 100 kvinner dør av sykdommen. Det å ta denne vaksinen, samtidig som en tar jevnlige celleprøver, redder liv, sier hun.
20 Tiltak før neste store vaksinedag Informasjonskampanjen fortsetter Viktig å få ut informasjon om at vi har utvidet kapasiteten med flere vaksinatører på kommunens hjemmeside og FB-side: Torsdag 17. november tilbyr vi igjen gratis HPV-vaksine for kvinner født 1991 eller senere. Denne gangen vaksinerer vi deg som har fødselsdato 16.-31. Vi øker kapasiteten med flere vaksinatører, på grunn av stor interesse. Så møt opp i Trondheim spektrum mellom klokken 14-19. http://www.trondheim.kommune.no/hpv-vaksine/ Alle stasjoner ble gjennomgått og forbedret/forsterket på de punktene som vi så ikke fungerte optimalt på første dag Bedre informasjon i køen - om ventetid, utdeling av timekort for de som ikke kan vente Det ga bedre flyt og flere vaksinerte på massevaksinasjonsdag 2 - nesten 2000
Litt av dugnadsgjengen Hilsen på vår FB side til de vaksinerte og våre gode hjelpere: Wow! For en kveld Vi har vaksinert nesten 2000 superpositive kvinner med HPV vaksine! Takk for at mange av dere har sittet å ventet lenge på tur uten å klage! En stor takk også til alle som stilte opp av helsepersonell, pensjonister, Røde Kors, sanitetskvinner og personell i Trondheim Spektrum 21
22 Status etter 2 massevaksinasjonsdager Stor etterspørsel etter vaksine Vi har vaksinert mange så langt - ca 3600 MEN mye tid og personell går til planlegging og utføring av vaksineringen og organisering av innleie av personell Besvare HPV telefonen og HPV postmottaket Økonomiansvarlig, personell på lønn og tilsettinger berøres Går ut over den daglig driften ved Vaksinasjon- og smittevernkontoret En gruppe vi ser vi ikke har nådd ut med informasjon til: innvandrere inkl. flyktninger og asylsøkere avtaler med helsesøster på skole for innvandrerklasser om å gi et tilbud på skolen Flyktningehelseteamet gir tilbud om vaksine til de i målgruppen som har time oversetter informasjonsskriv og registreringsskjema til 6 språk Hvordan skal vi organisere arbeidet fremover for å løse oppdraget? Desember: beslutter å prosjektorganisere tilbudet - 2 års varighet danner prosjektgruppe og utlyser internt stilling som prosjektleder til nå ansatt 50 % prosjektleder + 50 % helsesøster og 20 % sekretær - planlagt økt opp
Prosjektleders oppgave Innenfor prosjektets budsjett og i samråd med prosjektgruppa: 1. Planlegge og gjennomføre en informasjonsstrategi for å nå målgruppen, i samarbeid med Kommunikasjonsenheten og andre aktuelle samarbeidspartnere 2. Planlegge tilbud om vaksinering på ulike arenaer for å nå flest mulig i målgruppen 3. Gjennomføre vaksineringen, som inkluderer å bestille utstyr og vaksiner og sikre at har et lager av vaksiner 4. Sikre at vaksinasjonene registreres i EPJ og meldes elektronisk til SYSVAK 5. Sikre at det sendes samlet elektronisk faktura inntil 4 ganger årlig til Folkehelseinstituttet, i samarbeide med økonomiansvarlig ved enheten 6. Rapportere resultater og drøfte framdrift og planer i prosjektgruppa 23
24 Revurdering av størrelsen på målgruppen og vårt mål på hvor mange som tar imot tilbudet om HPV-vaksine Trondheim har mange studenter som ikke er folkeregistret i kommunen, og mange av kvinnene som er folkeregistret her oppholder seg i andre kommuner og blir ikke vaksinert her: Vi har gjort et estimat på størrelsen på målgruppen til 20.000: ca. 10.000 kvinner i målgruppen er folkeregistrert i Trondheim pluss ca. 15.000 studenter i målgruppen minus 5.000: o kvinner som er folkeregistrert i Trondheim, men får vaksinene i en annen kommune o av antallet studenter på 15.000 er det en andel som er folkeregistrert i Trondheim og som tilhører første gruppe på 10.000 Vårt mål er å vaksinere 75 % av målgruppen på 20.000: 15.000 kvinner Programmet består av 3 doser -> totalt blir det 45.000 doser vaksiner
25 Hvor mange har vi vaksinert til nå? Mottatt 15.830 vaksinedoser På lager på Vaksinasjon- og smittevernkontoret 1390 vaksinedoser + kan være noen doser ute på vgs - > satt totalt over 14.000 doser 01.11.2016-31.12.2016 Statistikk HsPro - totalt i Trondheim kommune: 5304 Cervarix 01.01.2017-19.05.2017 Statistikk HsPro - totalt i Trondheim kommune: 8054 Cervarix Totalt registrerte i Hspro siden oppstart: 13.358 Cervarix Estimerte tall 1.dose: 8483 Estimerte tall 2.dose: 4875 Noen få har fått 3.dose MEN har ikke fått registrert alle satte vaksiner
26 Hva kunne vi gjort annerledes? Vi kunne tenkt stort med en gang - MEN det var vanskelig å se for seg hvor stort dette skulle bli MEN hvis tidligere bestemt oss for å organisere det som et eget prosjekt - tidligere fått ansatt personell til å jobbe med dette spart belastningen på ansatte på egen enhet arbeidsoppgaver som ble forskjøvet unngått redusert tilbud på reisevaksinering fordi helsesøster ble tatt ut for å jobbe med HPV Påmelding/timebestilling - det viste seg at vi enkelt kunne bruke kommunens kurspåmelding på nett dermed enklere å planlegge med personell og størrelsen på lokaler lite ventetid for de som skal vaksinere seg enklere arbeidsforhold for de som er med i dugnadskorpset Definere EPJ journalene - dose 1, dose 2 og dose 3 -> for bedre statistikk Registrere i EPJ - unngå papirjournaler
27 Hva har vi fått til og hva har vi lært? Vi har lært masse om å planlegge og organisere en massevaksinering! Det er laget et utmerket grunnlag for å utføre lignende prosjekt/oppdrag Vi føler oss bedre rustet til nye oppgaver - som vil komme Godt samarbeide på tvers av enheter i TK og med institusjoner utenfor kommunen som SiT, NTNU, Trondheim Spektrum, treningssenter, lokal kreftforening, frivillige organisasjoner og pensjonistene VI-følelsen - dugnadsånden - dette skal vi få til! Ønsker å være med på nye runder med vaksinering i Spektrum Informasjonsarbeidet med god kommunikasjonsstrategi og bruk av sosiale medier Bestilling av time til vaksinering på nettet Tilgjengelighet: gi svar på spørsmålene den enkelte har - VIKTIG med lett tilgjengelig via HPV telefon og HPV postmottak - stor pågang Informasjon om tilbudet på et språk som den enkelte kan forstå - oversatt til 6 språk i tillegg til engelsk OG så treffer vi utrolig mange kjekke ungdommer - som også gir uttrykk for at de er veldig glade for tilbudet
28 Vaksinering i Spektrum 17.mars - dokumentasjon på god planlegging! Målet er å gi kvinnene i målgruppen informasjon om tilbudet om gratis vaksine og et godt tilbud om få satt vaksinen for de som ønsker det Nå har vi booking/påmelding på nettet og det fungerer utmerket Sånn kan det gå med god planlegging og en flott dugnadsgjeng Alle gjør en kjempejobb og alle stasjoner like viktig Vi kunne vaksinert 300 til denne kvelden Vaksinering i Spektrum TAKK FOR MEG