TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 (5. etasje) 6.9.2016 12.00 14.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 68-82/16 Underskrifter Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Agnes Gullingsrud Fjeldstad Fra Tromsø kommune: Avdelingsdirektør Bjarte Kristoffersen (tilstede i sak 69/16) Byutviklingssjef Mette Mohåg (tilstede i sak 69/16) Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Martin Sollund Krane Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Agnes Gulingsrud Fjeldstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 26.8.2016 som ble enstemmig godkjent. Fast medlem Jon Arne Jørstad meldte forfall til møtet. Varamedlem Åshild Fause hadde ikke anledning å møte. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 68/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.5.2016 69/16 Gravearbeider ved Barents Arena orientering 70/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden 2003-2014 71/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Beregning av eiendomsskatt overordnet prosjektskisse 72/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Selvkost i Remiks Miljøpark AS - orientering 73/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF - orientering 74/16 Referat fra etatsbesøk ved Tromsø Havn KF 11.4.2016 75/16 Etatsbesøk ved barnevernstjenesten fastsettelse tidspunkt 76/16 Drøftingssak henvendelse fra Kari og Gunnar Mathisen ad. kommunens saksbehandling vedrørende byggetillatelse, ulovlighetsoppfølging m.m. 77/16 Drøftingssak henvendelse angående Viltnemda 78/16 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamlinger og representantskapsmøter 79/16 Budsjettoppfølging per 19.8.2016 kontroll og tilsyn 80/16 Budsjettramme 2017 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 81/16 Budsjettramme 2017 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 82/16 Referatsaker Delvis, jf. Offl. 13, 1. ledd jf. Fvl. 13, 1. ledd nr. 1
Blad 3 68/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.5.2016 Protokollen fra møtet 10.5.2016 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 10.5.2016 godkjennes. 69/16 Gravearbeider ved Barents Arena - orientering Kari Workinn tok opp spørsmålet om egen habilitet, og bad utvalget ta stilling til spørsmålet. Bakgrunnen er at Workinn jobber i selskapet som er innleid i forbindelse med gravearbeidene som sak 69/16 omhandler. Kari Workinn fratrådte møtet under behandling av habilitetsspørsmålet. Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet, og kom fram til at Workinn var inhabil i sak 69/16 jf. fvl. 6, 2. ledd. På denne bakgrunn fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Kari Workinn erklæres inhabil ved behandling av sak 69/16 iht. fvl. 6, 2. ledd. Byutviklingssjefen og avdelingsdirektøren orienterte om status i saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kari Workinn tiltrådte møtet.
Blad 4 70/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden 2003-2014 Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 og nr. 5 jf. offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 1, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden 2003-2014. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Etablere og implementere prosedyrer som sikrer at varslingssaker registreres, håndteres og avsluttes uavhengig av endrede ansvarsforhold i administrativ ledelse Sikre at alle ledere har kjennskap til og etterlever retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune Sikre at alle ansatte har kjennskap til retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.1.2017. 4. Kommunestyret viser til opplysninger gitt i rapportens kapittel 10 vedrørende etterlevelsen av systemer og rutiner for håndtering av varsler generelt i kommunen og måten varslingsgruppa fungerer på, og ber administrasjonssjefen vurdere hvilken betydning disse opplysningene bør få for det pågående arbeidet med retningslinjer og rutiner for varslinger i Tromsø kommune. Forvaltningsrevisorene presenterte rapporten kortfattet for kontrollutvalgets medlemmer og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 5 Forslag til tilføyelse i punkt 1 fra Kåre Sørensen: Rapporten viser at registrering, arkivering og oppfølging av varslingssaker ikke er tilstrekkelig ivaretatt av Tromsø kommunes administrative ledelse. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Håndtering av henvendelser med påstander om kritikkverdige forhold/varsler fra ansatte i Flyktningetjenesten i perioden 2003-2014. Rapporten viser at registrering, arkivering og oppfølging av varslingssaker ikke er tilstrekkelig ivaretatt av Tromsø kommunes administrative ledelse. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Etablere og implementere prosedyrer som sikrer at varslingssaker registreres, håndteres og avsluttes uavhengig av endrede ansvarsforhold i administrativ ledelse Sikre at alle ledere har kjennskap til og etterlever retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune Sikre at alle ansatte har kjennskap til retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Tromsø kommune 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.1.2017. 4. Kommunestyret viser til opplysninger gitt i rapportens kapittel 10 vedrørende etterlevelsen av systemer og rutiner for håndtering av varsler generelt i kommunen og måten varslingsgruppa fungerer på, og ber administrasjonssjefen vurdere hvilken betydning disse opplysningene bør få for det pågående arbeidet med retningslinjer og rutiner for varslinger i Tromsø kommune. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 12.9.2016 til (svarfrist 26.9.2016): - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.9.2016 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 6 71/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Beregning av eiendomsskatt overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse i forvaltningsrevisjonsprosjektet Beregning av eiendomsskatt datert 24.8.2016, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse i forvaltningsrevisjonsprosjektet Beregning av eiendomsskatt datert 24.8.2016, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt 12.9.2016 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 72/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Selvkost i Remiks Miljøpark AS - orientering Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 24.8.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Remiks Miljøpark AS, og tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 24.8.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Remiks Miljøpark AS, og tar saken til orientering. 73/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser undersøkelse i Tromsø Havn KF - orientering Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 25.8.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Tromsø Havn KF, og tar saken til orientering.
Blad 7 Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av 25.8.2016 angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet i Tromsø Havn KF, og tar saken til orientering. 74/16 Referat fra etatsbesøk ved Tromsø Havn KF 11.4.2016 Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2016. Rolleiv O. Lind tok opp spørsmål om hvorvidt referatet skulle sendes kommunestyret til orientering. Utvalgets medlemmer drøftet spørsmålet. Forslag til vedtak fra Rolleiv O. Lind: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar referatet fra etatsbesøket ved Tromsø Havn KF 11.4.2016 til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kommunestyret tar referatet fra etatsbesøket ved Tromsø Havn KF 11.4.2016 til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 12.9.2016 til: - Tromsø kommune v/ ordfører - Tromsø Havn KF 75/16 Etatsbesøk ved barneverntjenesten fastsettelse av tidspunkt
Blad 8 Felles forslag til vedtak: Dato for gjennomføring av etatsbesøk ved barneverntjenesten fastsettes til 1. november. Forslaget enstemmig vedtatt. Dato for gjennomføring av etatsbesøk ved barneverntjenesten fastsettes til 1. november. 76/16 Drøftingssak Henvendelse fra Kari og Gunnar Mathisen ad kommunens saksbehandling vedrørende byggetillatelse, ulovlighetsoppfølging m.m. 1. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om en redegjørelse for de faktiske forhold og den habilitetsvurdering som formodes å være gjort i forbindelse med leder ved Vann og avløps påståtte opptreden som klagemotpart/stedfortreder i forliksrådets sak F2013-055067, jfr. advokat Eks brev av 14.3.2013 til Tromsø kommune v/byrådsleder. 2. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for iverksettelse av undersøkelser ut over dette. 3. Kari og Gunnar Mathisen orienteres ved utskrift av kontrollutvalgets møteprotokoll og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Kari Mathisen var tilhører i møtet, og ønsket å gi ytterligere informasjon om saken. Kontrollutvalget ga sin tilslutning til en nærmere orientering, og Mathisen orienterte om forhold som var omtalt i saksframlegget. Under orienteringen viste hun til nærmere dokumentasjon. Brev av 6.9.2016 til kontrollutvalget ble kort referert i møtet. Dokumentasjonen samt brevet ble overlevert sekretariatet. Forslag til endring fra Rolleiv O. Lind: Punkt 2 i innstillingen strykes. Innstillingens punkt 3 blir nytt punkt 2. Innstillingen, med foreslåtte endring, enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om en redegjørelse for de faktiske forhold og den habilitetsvurdering som formodes å være gjort i forbindelse med leder ved Vann og avløps påståtte opptreden som klagemotpart/stedfortreder i forliksrådets sak F2013-055067, jfr. advokat Eks brev av 14.3.2013 til Tromsø kommune v/byrådsleder.
Blad 9 2. Kari og Gunnar Mathisen orienteres ved utskrift av kontrollutvalgets møteprotokoll og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.9.2016 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - Kari og Gunnar Mathisen 77/16 Drøftingssak Henvendelse angående Viltnemda Rolleiv O. Lind tok opp spørsmålet om egen habilitet, og bad utvalget ta stilling til spørsmålet. Lind redegjorde for at han er partikollega og har «nær relasjon» til berørt part i henvendelsen som sak 77/16 omhandler. Lind fratrådte møtet under behandling av habilitetsspørsmålet. Nestleder Kåre Sørensen overtok møteledelsen. Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet, og kom fram til at Lind var inhabil i sak 77/16 jf. fvl. 6, 2. ledd. På denne bakgrunn fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Rolleiv O. Lind erklæres inhabil ved behandling av sak 77/16 iht. fvl. 6, 2. ledd. Kontrollutvalget drøftet saken. Forslag til vedtak fra Kåre Sørensen: Kontrollutvalget ber KomRev NORD kartlegge og undersøke saken på bakgrunn av drøftingene i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber KomRev NORD kartlegge og undersøke saken på bakgrunn av drøftingene i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.9.2016 til: - KomRev NORD - Jens Aksel Kjær
Blad 10 Rolleiv O. Lind tiltrådte møtet, og overtok møteledelsen. 78/16 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling, generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering Kåre Sørensen orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i datterselskapene til Troms Kraft AS, generalforsamlingen i Tromsø Asvo AS og generalforsamlinger i Tromsø Miljøpark AS med datterselskaper. Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen i Troms Kraft AS. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 79/16 Budsjettoppfølging per 19.8.2016 kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 19.8.2016 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Felles forslag til tilføyelse: Kontrollutvalget forutsetter at administrasjonen korrigerer de feilføringer som er avdekket. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.
Blad 11 Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 19.8.2016 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at administrasjonen korrigerer de feilføringer som er avdekket. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.9.2016 til: - Tromsø kommune v/ tjenesteleder økonomitjenesten 80/16 Budsjettramme 2017 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.430.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.430.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.9.2016 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen
Blad 12 81/16 Budsjettramme 2017 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 55.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 55.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt 14.9.2016 til: - Tromsø Havn KF 82/16 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 10.5.2016 b) Byrådsmøtet 12.5.2016 c) Byrådsmøtet 19.5.2016
Blad 13 d) Byrådsmøtet 26.5.2016 e) Byrådsmøtet 2.6.2016 f) Byrådsmøtet 6.6.2016 g) Byrådsmøtet 9.6.2016 h) Byrådsmøtet 13.6.2016 i) Byrådsmøtet 16.6.2016 j) Byrådsmøtet 23.6.2016 k) Byrådsmøtet 28.6.2016 l) Byrådsmøtet 30.6.2016 m) Formannskapet 1.7.2016 n) Formannskapet 9.8.2016 o) Formannskapet 16.8.2016 p) Formannskapet 23.8.2016 q) Formannskapet 30.8.2016 B. TROMSØ PARKERING AS GENERALFORSAMLINGER 19.4.2016 a) Protokoll fra generalforsamling i Tromsø offentlige parkering AS b) Protokoll fra generalforsamling i Tromsø parkering AS C. SVAR - OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAPET 2015 REGNSKAPSFAGLIGE FORHOLD a) Brev av 1.6.2016 fra Tromsø kommune D. SVAR - OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAPET 2015 FORMELLE FORHOLD a) Brev av 1.6.2016 fra Tromsø kommune E. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 25.5.2016 a) Sak 116/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Flyktningetjenesten i Tromsø kommune F. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 15.-16.6.2016 a) Sak 126/16 Årsmelding 2015 b) Sak 127/16 Tromsø kommunes årsregnskap for 2015 c) Sak 128/16 Økonomisk internkontroll rapportering pr 31.12.15 d) Sak 131/16 Møteplan fra august 2016 e) Sak 135/16 Tromsø Havn KF årsregnskap og årsberetning 2015 f) Sak 143/16 Valg medlemmer kontrollutvalget g) Sak 149/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune 2016-2020 G. ORGANISERING AV FORMANNSKAPSMODELL FRA 1. JULI 2016 a) Kommunestyresak 137/16 med vedlegg H. AD. BEKYMRINGSMELDING TROMSØ HAVN KF - KORRESPONDANSE a) Brev av 29.4.2016 fra Tromsø Havn KF v/havnedirektøren til K-Sekretariatet b) Brev av 9.5.2016 fra K-Sekretariatet til Fylkesmannen i Troms c) Brev av 24.6.2016 fra Fylkesmannen i Troms til K-Sekretariatet d) Brev av 15.7.2016 fra K-Sekretariatet til Tromsø Havn KF v/ havnedirektøren
Blad 14 I. EIENDOM GNR. 4 BNR. 3 SNARBY, TROMSØ KOMMUNE a) E-post med vedlegg av 18.7.2016 fra Inger Sofie Andreassen Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 7. september 2016 Inger Johansen