Registreringsstøtte og digitalisering Jens G. Gleditsch Gardermoen 6. mars 2014
Bakgrunn Høringsutkastet til forskrift pålegger arkivskaper å avlevere arkiver sammen med en avleveringsliste med et helt spesifikt innhold i digital form. Utfordringer: Konsistent innhold (omfang, form og kvalitet) Standardisert format (struktur og innpakking) Sikkerhet (registrering, lagring og transport) Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 2
Registreringsstøtte Tilrettelegge et frittstående IT-system for registrering av pasientjournaler som skal avleveres til Norsk helsearkiv Sikkert (konfidensialitet og integritet) Arbeidsbesparende (for alle parter) Fleksibelt (tilpasses arkivtyper og epoker) Effektivt (enkelt, raskt og hensiktsmessig) Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 3
Pilotversjon: Registreringsstøtte og digitalisering v/jens G. Gleditsch 4
Prinsippskisse 1 Journalarkiv Journalarkiv Arkiv/transportkasser Kvittering Fysisk mottak Digitalisering Registreringsstøtte Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch Transport 1) Bestandsregister 2) Helsearkivregister 3) Digitalt depot Digitalt mottak 5
Prinsippskisse 2 Arkaisk EPJ-system Utskrift EPJ Digital kvittering Transport Digitalt mottak 1) Registreringsstøtte (manuelt/automatisk) 2) Standardisert innpakking (ihht. standard) 1) Bestandsregister 2) Helsearkivregister 3) Digitalt depot Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 6
Systemmodell Spesifisere et konsept som utvikles av en profesjonell systempartner med en langsiktig forpliktelse til vedlikehold og systemstøtte Utvikle systemet etter spesifikasjon Bistå ved utplassering og konfigurering Understøtte drift og problemløsing Bistå ved sikker avvikling Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 7
Sikkerhetsmodell Løsningen må tilfredsstille strenge sikkerhetskrav, herunder: Ikke nettaktive enheter (uavhengig av lokal infrastruktur) Fysisk sikret (låsing areal/enheter) Logisk sikret (kryptert lagring) Sikret mot tap (sikkerhetskopiering) Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 8
Kostnadsmodell Norsk helsearkiv kommer til å påta seg utvikling og tilrettelegging av løsning. Utover dette vil NHA finne en kostnadseffektiv modell for alle parter. Flere elementer påvirker lokalt valg av løsning: Arkivtype (fysisk, elektronisk etc.) Plan for arkivering (depot, digitalisering etc.) Behov for utstyrsenheter (etiketter, faneark, bilder etc.) Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 9
Status: Norsk helsearkiv utarbeider spesifikasjon for system for registreringsstøtte, basert på en rekke avhengigheter og beslutninger: Forskrift bestemmer forpliktelse og innhold Standard for arkivert elektronisk pasientjournal bestemmer digitale strukturer og formater Beslutte brukerscenarioer som skal støttes Beslutte tekniske elementer som skal inngå (plattform, leserutstyr, printer etc.) Beslutte funksjonelle elementer (etiketter, faneark etc.) Beslutte sikkerhetsmekanismer (fysisk og logisk) Gjennomføre risikovurderinger av løsningen og pilotere Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 10
Fysisk mottak Neste tema Digitalisering Digitalt mottak 1) Bestandsregister 2) Helsearkivregister 3) Digitalt depot Registreringsstøtte og digitalisering - Jens G. Gleditsch 11
Bakgrunn Høringsutkastet til forskrift pålegger Norsk helsearkiv å digitalisere fysisk arkivmateriale, både for å sikre raskere tilgang, bedre søkbarhet og fordi arkivet ikke er dimensjonert for total bevaring av fysisk materiale. Særtrekk ved slik digitalisering: Mangeartet materiale Stort volum krever spesialskannere Digitalisering skjer for kassasjon av materiale Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 12
Materialtyper: Protokoller/bøker Tidlige mappejournaler Nyere mappejournaler Innbundet mappejournal Forskjellige type registratur og kartotek Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 13
Tidlige mappejournaler Relativt små og tynne Mye kreativ klipp, stift og lim Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 14
Nyere mappejournaler: Ofte større løsblad enheter Kan være tematisk ordnet (Norgesjournal) Innholder ofte standardiserte informasjonselementer (Fnr. overskrifter, koder etc.) Skjema og laserprint egnet for mønstergjenkjenning, OCR og kvalitetssikring og hyperindeksering Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 15
Høy ytelse Spesialskannere: Høy toleranse for variasjoner i materialet (størrelser, arktype, farge etc) Høy funksjonalitet for automatisk indeksering og organisering av produktet Høy pålitelighet i dataprosessering Industrikvalitet (flere typer utstyr må påregnes) Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 16
Innmating Eksempel: Strekkodelesere Høyhastighetskamera Detektorer Vakumdrevet transportbånd Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 17
Noen ytelsestall: Teoretisk ytelse: 400 ark/min (300 dpi) Faktisk ytelse pasientjournal: ~1 hm/time (A3-kurver små lapper) Det kreves 6-8 personer for å klargjøre for slik ytelsesskanning To skannere av denne typen (med betjening) er forventet å digitalisere minst 3000 hm/år (i normalarbeidstid) Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 18
Faneark (skilleark): Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 19
Digitaliseringsprodukt Digitalisering av pasientjournaler koples med avleveringslisten og vil skape digitale informasjonspakker i tråd med standarder for arkivering av elektronisk pasientjournal Metadata til helsearkivregisteret Innholdspakker til digitalt depot Gardermoen 6. mars 2014 - Jens G. Gleditsch 20
Takk for oppmerksomheten!