Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat MØTEBOK Møtedato: 29.01.2016 Møtetid: Kl. 09:30 12:30 Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Faste medlemar Møtte Forfall Merknader 1 Bjørn Hollevik, leiar X 2 Eva Richter, nestleiar X 3 Ole Christian Rynning X 4 Olav Mølster X Meldt forfall 5 Miriam Nesje x Permisjon etter sak 5 Personlege varamedlemar Møtte Forfall Merknader 1 Dag Henrik Nygård Møtte som tilhøyrar 2 Berit Hovland 3 Bjørg Mikalsen 4 Unni Giil X 5 Bjarne Holme Andre som møtte SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim KRYSS Revisjon v/terje Førde Flora kommune v/ controller Berit S Osa (sak 1 5). Sak nr. Sakstittel 001/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 002/16 Skriv og meldingar 003/16 Informasjon om kjønnsmessig balanse ved val til styre, råd og utval - KF Flora Hamn 004/16 Revisor si vurdering av uavhengigheit 005/16 Informasjon om ekstern kvalitetskontroll hjå KRYSS Revisjon 006/16 Oppfølgingsliste 1-2016 007/16 Eventuelt Underskrifter: Bjørn Hollevik, leiar Eva Richter, nestleiar Ole Christian Rynning Miriam Nesje Unni Giil SEKOM-sekretariat
001/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO-001/16 Vedtak: Innkalling og sakliste vert godkjent. 002/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Florø parkering: Kontrollutvalet ønskjer at saka kjem opp på neste møte, 4. mars. Om nødvendig, må andre enn styreleiar møte på vegner av selskapet. Rapport om avslutning av tilsyn: Sendast ut i betre leseleg versjon saman med møteboka. FLO-002/16 Vedtak: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 003/16: Informasjon om kjønnsmessig balanse ved val til styre, råd og utval - KF Flora Hamn Informasjonen i saka vert teken til orientering.
FLO-003/16 Vedtak: Informasjonen i saka vert teken til orientering. 004/16: Revisor si vurdering av uavhengigheit Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. (Saka vert sendt vidare til bystyret til orientering) FLO-004/16 Vedtak: Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. 005/16: Informasjon om ekstern kvalitetskontroll hjå KRYSS Revisjon Dokumentasjon frå ekstern kvalitetskontroll hjå KRYSS Revisjon vert teken til orientering. (Saka vert sendt vidare til bystyret til orientering) FLO-005/16 Vedtak: Dokumentasjon frå ekstern kvalitetskontroll hjå KRYSS Revisjon vert teken til orientering.
006/16: Oppfølgingsliste 1-2016 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Miriam Nesje fekk permisjon frå og med denne saka. Forventningsavklaring med ordførar og rådmann I forventningsavklaring med ordførar og rådmann på neste møte, tar vi opp tidsbruk ved avklaring av saker frå kontrollutval og sekretariat. Bakgrunn er mellom anna punkt om etiske retningsliner på oppfølgingslista. Svar frå personalsjefen om etiske retningsliner den 25.1.16 vert lagt inn i oppfølgingslista. Forvaltningsrevisjon innkjøpsrutinar Sak om forvaltningsrevisjon er sett på saklista til bystyremøte den 2. februar. Kontrollutvalet ber om at saka vert trekt frå dette møtet og presentert på ein rettare møte til neste bystyremøte. Ole Christian Rynning representerer kontrollutvalet i bystyremøtet. Transparency International Sekretariatet sjekkar om det har vore handsaming i bystyret og status i saka. Godtgjerslereglement i kommunale føretak Vert avslutta i samband med handsaming av rekneskapen for føretaka. Investeringsrekneskapar Kontrollutvalet tek opp handsaming av investeringsprosjekt. Jf 2 saker som er handsama i kontrollutvalet og ikkje er handsama i bystyret og 2 prosjekt som har vore handsama i bystyret men ikkje i kontrollutvalet. Tilsyn med NAV-Flora Etterspørre rapport til Fylkesmannen med frist 15.12. Budsjett I god tid før bystyret sitt møte i juni: Få oversikt over bruk til opplæring fram til sommaren. Val til administrasjonsutvalet Har vore oppe som referatsak i bystyret. Delegeringsreglementet vert revidert. Enkeltvedtak om val vart ikkje endra.
FLO-006/16 Vedtak: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 007/16: Eventuelt Innspel frå Bjørn Hollevik: Organisering og arbeid i Samarbeid i Sunnfjord som mogeleg forvaltningsrevisjonsprosjekt. Til dømes: Kva vedtak ligg til grunn? Kva er formelt mandat? Kva beslutningar er eventuelt gjort? Økonomi? Kortsiktig finansiering (sertifikat og obligasjonar): Tilbakemelding frå revisor er at Flora kommune pr i dag ikkje har slik finansiering. FLO-007/16 Vedtak: