Sak: Revidert budsjettmodell ved Høgskolen i Sør-Trøndelag

Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato: 06.06.2011 Til: Fra: Høgskolestyret Rektor Sak: Revidert budsjettmodell ved Høgskolen i Sør-Trøndelag HS-V-030/2011 Saksbehandler/-sted: Tidligere sak(er): Vedlegg: Lenke til tidligere saker, lover og regelverk: Kirsten Ballo, LED HS-V-005/2007 Videreutvikling av den interne budsjettfordelingsmodellen ved HiST, HS-D-002/2011 Revidert budsjettmodell ved HiST 1. Revidert budsjettmodell ved HiST. Utredning fra Budsjettmodellutvalget, dat. 31.03.11 2. Høringsbrev dat. 07.01.11 3. Høringsuttalelser: 3.1. Avdeling for teknologi (AFT) 3.2. Avdeling for helse- og sosialfag (AHS) 3.3. Avdeling for informatikk og e-læring (AITeL) 3.4. Avdeling for lærer- og tolkeutdanning (ALT) 3.5. Avdeling for sykepleierutdanning (ASP) 3.6. Avdeling Trondheim Økonomiske Høgskole (TØH) 3.7. Seksjon for studier. Kommunikasjon og bibliotek (SKB) 3.8. Seksjon for økonomi og regnskap (SØR) http://hist.no/bmu/ Henvisning til HiSTs måltavle (http://www.hist.no/content.ap?thisid=131) Strategiområde Hovedmål Delmål Alle Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger ift risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegg) Økonomiske konsekvenser Ja X Nei Side 1 av 9

Kommunikasjonsmessige konsekvenser Annen risikovurdering Ja X Nei Forslag til vedtak: 1. Budsjettmodellutvalget har levert en utredning som gir et godt felles grunnlag for diskusjon og videreutvikling av budsjettfordelingsmodellen, og avdelingene og seksjonene har gjennom høringsrunden gitt viktige innspill i saken. 2. Høgskolestyret vedtar at endring av budsjettmodellen skal skje trinnvis. I lys av FoU-prioriteringen i strategiplanen og tilsvarende FoU-vekting i utvalgets mandat, vedtar Høgskolestyret at utvalgets foreslåtte FoU-modul (utvalgets forslag 8-15) iverksettes med virkning fra 2012. Vedtak om andre deler av budsjettmodellen utsettes med sikte på virkning fra 2013. 3. På bakgrunn av enighet hos utvalget og høringsuttalelsene vedtar Høgskolestyret utvalgets forslag 5 og 6: a. Søknader om etablering av nye gradsgivende studier skal ha en finansieringsplan som obligatorisk element, og planen skal godkjennes av Høgskolestyret. b. Høgskolen skal ha en felles mal for kostnadskalkyler og finansieringsplaner til bruk ved etablering av nye utdanningstilbud. 4. Høgskolestyret slutter seg til utvalgets forslag 1 om at det iverksettes et arbeid for å etablere nye kriterier for fordeling av basiskomponenten mellom avdelingene. Høgskolestyret forutsetter at denne oppgaven løses uten at arbeid med vurdering av historiske bevilgninger videreføres (utvalgets forslag 2). Høgskolestyret tar ikke stilling til utvalgets forslag utenom forslagene 8-15 og 1, 2, 5 og 6, men forutsetter at de gjenstående forslagene vurderes i sammenheng med gjennomføringen av forslag 1. Høgskolestyret ber rektor komme tilbake med saken til ny styrebehandling når dette arbeidet er gjennomført. Sammendrag: Budsjettmodellutvalget har lagt vekt på å klargjøre elementene i dagens budsjettmodell, hvordan modellen historisk har blitt etablert og hvordan den fungerer. Dette har vært et relativt omfattende arbeid som har ført til en bred framstilling av dagens modell. Utvalget har fremmet 23 forslag som er av ulik karakter mht nivå og omfang. Flere forslag som gjelder viktige elementer i modellen, inneholder ikke konkrete løsninger, men anbefaling om videre utredning og avklaring. Utvalgets utredning har vært på høring, og alle avdelinger og de to seksjonene SØR og SKB har levert høringsuttalelser. Dette saksframlegget oppsummerer utvalgets forslag og høringsuttalelsene. Side 2 av 9

SAKSFREMSTILLING: 1. Bakgrunn for saken Budsjettutvalgets opprinnelige mandat og sammensetning ble vedtatt av høgskolestyret i sak 005/2007, og justert mandat og sammensetning ble fastsatt av rektor 06.09.10. Utvalgets mandat var: 1) Følgende skal være styrende for utformingen av revisjon av fordelingsmodellen: a) Modellen skal ha 3 hovedmoduler, basiskomponent, resultatkomponent og strategisk komponent. b) I resultatkomponenten skal det som i dag inngå en undervisnings og en FoU komponent. c) Modellen skal legge til rette for et reelt handlingsrom til Høgskolestyret når det gjelder strategisk komponent. d) Modellen skal bruke den nasjonale finansieringsmodellens relative satser for ulike studentkategorier i resultatbasert undervisningskomponent. e) Modellen skal ha en tyngre vekting av FoU resultater enn dagens HiST modell. f) I den resultatbaserte FoU komponenten (RBO) brukes samme parametre som i den nasjonale finansieringsmodellen: Publiseringspoeng, NFR bevilgning, EU bevilgning og ph.d kandidater. g) Modellen skal synliggjøre fordelingen av indirekte kostnader/inntekter av BOAaktiviteter. h) Høgskolens felles administrative støtte (Høgskoleadministrasjonen) skal ha et tydelig element av resultatbasert bevilgning/finansiering. i) Modellen skal legge til rette for at det kan innføres et system for framtidig internhusleie. j) Modellen skal legge til rette for dempnings og/eller sikringstiltak. 2) I utredningen bør synliggjøre flere tallbaserte alternativer ut fra valg av parametre og vekting mellom de ulike elementene. I simuleringene bør det brukes resultater fra årene 2007 2009. 3) Som del av den kortfattede utredningen skal det gis en beskrivelse av dagens budsjettfordelingsmodell ved HiST med hensyn til funksjon og virkemåte. 4) Det skal ikke gjennomføres noen ressursanalyse av HiST som ledd i utredningsarbeidet. 5) Framdriften i arbeidet legges slik at revidert finansieringsmodell får virkning fra budsjettåret 2012. Høgskolestyret bør foreta vedtak i saken i løpet av våren 2011. Tidspunkt for graden av implementering vil avhenge av hvilke konsekvenser endringene av ny budsjettmodell faktisk får. 6) For øvrig gjelder mandatpunktene fra opprinnelig mandat januar 2007, der dette ikke er i strid med denne mandatrevisjonen. Utvalget har lagt vekt på å klargjøre elementene i dagens budsjettmodell, hvordan modellen historisk har blitt etablert og hvordan den fungerer. Dette har vært et relativt Side 3 av 9

omfattende arbeid som har bestått av dokument- og budsjettanalyser med påfølgende utvalgsdrøftinger. Arbeidet har ført til en relativt bred framstilling av dagens modell. Utvalget har fremmet 23 forslag som er av ulik karakter mht nivå og omfang. Flere forslag som gjelder viktige elementer i modellen, inneholder ikke konkrete løsninger, men anbefaling om videre utredning og avklaring. Utvalgets forslag er plassert inn fortløpende i utredningen på aktuelle kapitler og avsnitt. I sum er forslagene: (Kap. 3 Basiskomponenten:) 1. Utvalget anbefaler at det iverksettes et eget arbeid for å etablere nye kriterier for fordeling av basiskomponenten mellom avdelingene. Utvalget vil sterkt anbefale å benytte ekstern ekspertise i et slikt arbeid. Målsettingen bør være å utvikle en enkel og gjennomsiktig fordeling av basiskomponenten. 2. Utvalget anbefaler ikke videre arbeid med vurdering av historiske bevilgninger. Det er etter utvalgets vurdering ikke mulig å få mer konkrete resultater ut av dette, og energien bør heller rettes framover. Det er ikke noe som tilsier at det finnes noen fasit i historien. 3. Fordelingen av finansieringen av nye studieplasser videreføres ved at basisdelen fra KD fordeles med: 60% til fagavdelingen som har studieplassen 40% til fellesformål inklusive fellesfunksjoner 4. Ved større endringer i studenttallet bør det åpnes for unntak fra hovedregelen (forslag 3), dersom dette medfører en betydelig merkostnad knyttet til fellesfunksjoner. 5. Søknader om etablering av nye gradsgivende studier bør ha en finansieringsplan som obligatorisk element. Planen bør godkjennes av Høgskolestyret. 6. Høgskolen bør utarbeide en felles mal for kostnadskalkyler og finansieringsplaner til bruk ved etablering av nye utdanningstilbud. (Kap. 4 Resultatbasert komponent:) 7. Utdanningskomponenten videreføres til avdelingene med 100% av KD satsene. 8. FoU indikatorene i modellen skal være doktorgradskandidater med avlagt grad fra egen institusjon (HiST) doktorgradskandidater med avlagt grad fra annen norsk eller utenlandsk institusjon EU midler NFR midler publikasjonspoeng Side 4 av 9

Dagens indikator førstestillinger termineres fra virkningsåret for revidert budsjettmodell. 9. Revidert budsjettmodell bør ikke ha vektet omfordeling i FoU uttellingen. 10. HiST bør bruke faste FoU indikatorsatser for å sikre forutsigbarhet over tid. Satsene bør være kalibrert ut fra ønsket måloppnåelse, jfr. Strategisk plan 2010 2015 og HiSTs måltavle. 11. Utvalget foreslår flg. interne indikatorsatser ved HiST: Doktorgrader avlagt ved egen institusjon (HiST): Sats fastsettes senere Doktorgrader avlagt ved annen norsk eller utenlandsk institusjon: Kr 75 000 EU midler pr. kr 1 000 i inntekt: Kr. 1 700 NFR midler pr. kr 1 000 i inntekt: Kr. 300 Publikasjonspoeng: Kr. 45 000 12. Satsene bør virke i 3 år. Effekten bør deretter evalueres før satsene eventuelt justeres. 13. Forventet internt finansieringsbehov av forslagene over bør dekkes over strategisk komponent i budsjettmodellen. 14. I revidert budsjettmodell beregnes uttellingen i FoU komponenten på etablert måte ut fra resultatene 2 år før det aktuelle budsjettåret. 15. Dempingstiltak innenfor FoU komponenten bør ikke anvendes ved overgangen til ny budsjettmodell. (Kap. 5 Strategisk komponent:) 16. Strategikomponenten bør omfatte alle strategiske formål og tiltak som er forankret i overordnede plandokumenter. 17. Det bør etableres en åpningstildeling for strategikomponenten. Denne fastsettes med utgangspunkt i 2011 budsjettets nivå. 18. 40% av basisbevilgningen til nye studieplasser (jfr. forslag 3) bør i utgangspunktet gå til å øke strategisk komponent. Det må imidlertid gjøres et fradrag som følge av nødvendig økning innenfor de deler av HA som fortsatt skal realbudsjetteres. 19. Ubrukte, ubundne midler fra året før innen fellesformål overføres strategisk komponent. (Kap. 6 Fellesfunksjoner insentiver og finansiering:) 20. Utvalgets mener at forutsetningene for innføring av internhusleie ikke er til stede i dag. 21. Høgskolen bør utrede spørsmålet om framtidig internprising av lokaler, herunder også vurdere andre insentiver for å optimalisere arealbruken ved høgskolen. Side 5 av 9

22. Høgskolen bør definere og beskrive hvilke fellesfunksjoner og strategiske aktiviteter som bør være gjenstand for henholdsvis realbudsjettering vurdering av tjenestenivå og produktivitet. 23. Høgskolen bør utrede tjenestenivå og insentiver for fellesfunksjoner som klargjør insentiver som fremmer effektivisering av fellesfunksjoner tjenestenivå for fellesfunksjoner relevante produktivitetsindikatorer. Høring - sammendrag av uttalelsene Utvalgets utredning har vært på høring i avdelinger, seksjoner, Studentparlamentet og tjenestemannsorganisasjoner. Alle avdelinger og de to seksjonene SØR og SKB har levert høringsuttalelser. Uttalelsene er oppsummert i det følgende. Forslag 1 og 2: Fem avdelinger støtter utvalgets forslag 1 om å iverksette et arbeid for å etablere nye kriterier for fordeling av basiskomponenten mellom avdelingene, mens en avdeling (ALT) går imot dette forslaget. Alle avdelingene uttrykker direkte eller indirekte støtte til forslag 2 om at arbeid med vurdering av historiske bevilgninger bør legges vekk. De to seksjonene responderer ikke direkte på forslag 1 og 2, men gir innspill om viktige forhold som må ivaretas i det videre arbeidet. Også flere av avdelingene gir slike innspill, og flere påpeker at arbeidet må komme raskt i gang. Forslag 3 og 4: I forbindelse med forslag 3 om fordeling av finansieringen av nye studieplasser tar TØH og SØR opp sammensatte problemstillinger. Det blir pekt på at fordelingen må ses i sammenheng med avklaringer som vil følge av flere av utvalgets forslag: - avklaring av kriterier for basisfordelingen som følger av forslag 1 - avklaring av forslag 7 om at utdanningskomponenten skal videreføres til avdelingene med 100% av KD-satsene - avklaring av størrelsen på åpningstildeling for strategikomponenten og økning av denne komponenten som følger av forslag 17 og 18 - avklaringer rundt fellesfunksjoner som vil komme som følge av at forslagene 20 23 gjennomføres SØR mener finansieringen av fellestjenester, campus- og bygningsdrift vil bli en utfordring med en videreføring av eksisterende parametersatser for fordeling ved nye studieplasser og studiepoengsproduksjon. Tre avdelinger gir sin tilslutning til forslag 3 om fordeling ved nye studieplasser. ALT foreslår i tillegg at studier med betaling for avtalefestet praksis, skal få trukket fra slike kostnader før fordeling. SKB mener den foreslåtte fordelingen kan føre til effektiviseringstiltak som kan gå på bekostning av fellestjenester og peker på faren for at avdelinger velger å bygge opp administrative tjenester som arbeider parallelt med deler av HAS seksjoner. Side 6 av 9

Det er også noen som har kritiske merknader til forslag 4 om unntak fra forslag 3. Det blir pekt på at ev unntak bør gjelde både om kostnadene øker eller reduseres betydelig. AFT, AITel og SKB mener også at formuleringen er uklar slik at det blir lite forutsigelig hvordan dette skal håndteres i praksis. ALT er uenig i forslaget og foreslår alternativt at det gjøres unntak ved at hele/eller deler av andelen til fellesutgifter først trekkes fra år tre. Forslag 5 og 6: De fleste er positive til forslag 5 og 6 om at nye gradsgivende studier bør ha en finansieringsplan og at høgskolen bør ha felles maler for kostnadskalkyler og finansieringsplaner. AHS mener imidlertid dette gir fare for mye energibruk og skjevheter. SØR mener forslag 5 og 6 er fornuftig, og understreker at finansieringsplaner for nye studier må godkjennes av høgskolestyret. SKB mener at administrative tjenester også bør inkluderes kalkyler og planer. Forslag 7: Ingen av avdelingene er negative til forslag 7 om at utdanningskomponenten skal videreføres til avdelingene med 100% av KD-satsene, men som vist under forslag 3, ønsker SØR at dette vurderes i sammenheng med flere andre forslag. Forslag 8 og 9: Fem avdelinger støtter forslag 8 om hvilke FoU-indikatorer som skal gjelde og forslag 9 om at det ikke skal være vektet omfordeling i FoU-uttellingen. Den sjette avdelingen (ASP) har ikke uttalt seg her. ALT foreslår en indikator i tillegg: Allmennrettet og brukerrettet formidling. AHS forutsetter at endringene ikke gjennomføres før etter at forslag 1 er gjennomført. Forslag 10: Tre avdelinger er positive til forslag 10 om at HiST bør bruke faste FoU-indikatorer, mens en (TØH) går imot dette. To avdelinger er uklare på dette punktet (ASP og AITeL). Både TØH og AITeL mener det blir et vanskelig fordelingsspørsmål å skulle håndtere over- og underskudd, og det blir pekt på at dette vil påvirke strategikomponenten. Forslag 11 og 12: Fire avdelinger støtter utvalgets forslag til satser på FoU-indikatorene og at satsene bør virke i tre år. En avdeling (ASP) har ikke besvart disse punktene, mens en avdeling (TØH) er negativ til faste satser og ønsker en analyse av en alternativ struktur på satsene med f eks en øvre grense eller faste minimumssatser. Forslag 13: De samme avdelingene som støtter forslag 11 og 12, støtter også forslag 13 om at finansieringsbehov av forslagene over bør dekkes over strategisk komponent i budsjettmodellen. TØH på sin side mener det er tvilsomt om usikkerheten i FoUbelønningen flyttes over til strategiske aktiviteter. Dette mener de må analyseres i sammenheng med forslag 11, og peker på at også forslag 15 bør analyseres i denne sammenheng. Forslag 14 og 15: De samme avdelingene som støtter forslagene foran, støtter også forslag 14 og 15 om at uttellingen i FoU-komponenten skal beregnes på etablert måte ut fra resultatene 2 år før det aktuelle budsjettåret og at dempingstiltak innenfor FoU-komponenten ikke bør anvendes ved overgangen til ny budsjettmodell. I tråd med tidligere innspill, peker TØH her på at dempingstiltak bør analyseres og ses i sammenheng med forslag 11 og 13. Side 7 av 9

Forslag 16 og 17: Alle avdelinger, unntatt ASP, som ikke har besvart dette, støtter forslaget om at strategikomponenten bør omfatte alle strategiske formål og tiltak som er forankret i overordnede plandokumenter og at det etableres en åpningstildeling for denne komponenten. AHS mener imidlertid formuleringen er for utydelig, og mener at ikke alt i strategisk plan kan omfattes av senne komponenten. SØR mener det er viktig og positivt å vektlegge strategikomponenten i modellen. Forslag 18: De fleste avdelingene gir entydig støtte til forslaget om at 40% av basisbevilgningen til nye studieplasser (jfr. forslag 3) i utgangspunktet bør gå til å øke strategisk komponent, men at det må gjøres et fradrag som følge av nødvendig økning innenfor de deler av HA som fortsatt skal realbudsjetteres. AFT er imidlertid skeptisk til å bruke en upresis formulering som nødvendig økning. ALT viser her til sitt forslag under pkt 3. Forslag 19: De fleste avdelingene støtter at ubrukte, ubundne midler fra året før innen fellesformål overføres strategisk komponent, men ALT tar forbehold ift sine kommentarer under pkt 3 og 4. SKB forutsetter at midler som overføres til strategisk komponent er tiltenkt strategiske formål både for avdelingene og administrasjonen. Forslag 20 og 21: De fleste avdelingene er enig i forslag 20 om at forutsetningene for innføring av internhusleie ikke er til stede i dag. AFT er imidlertid klart uenig i dette. De mener forutsetningene er til stede, og peker på at tidspunktet aldri er optimalt, og at forslag 21 bør være gjennomført til kommende budsjettbehandling. Ingen av avdelingen uttrykker uenighet ift forslag 21 om at HiST bør utrede soørsmålet om framtidig internprising av lokaler og andre insentiver for å optimalisere arealbruken. Forslag 22 og 23: Alle avdelinger uttrykker at de er enig i forslag 22 om at høgskolen bør avklare hvilke fellesfunksjoner og strategiske aktiviteter som bør være gjenstand for henholdsvis realbudsjettering og vurdering av tjenestenivå og aktivitet. Alle unntatt ALT er også enig i forslag 23 om at høgskolen bør utrede tjenestenivå og insentiver for fellesfunksjoner. SKB støtter forslag 22 og 23, men mener deler av aktiviteten vanskelig kan evalueres vha indikatorer og peker også på variasjon i krav og behov knyttet til tjenestene. De forutsetter at seksjonen tas med i den videre diskusjonen som følger av forslagene 22 og 23. Annet: - SØR mener det bør presiseres at realbudsjettering av avdelingene ikke er realistisk fordi dette kan føre til at oppgaver av strategisk art blir skadelidende. - AITel mener som AHS at det ikke må innføres en midlertidig ordning før alle deler av modellen er avklart. 2. Rektors vurdering Utvalget har gjort et viktig arbeid som har bidratt til å klargjøre elementene i dagens budsjettmodell og hvordan modellen fungerer. Gjennom sin utredning og øvrig dokumentasjon har utvalget skapt et felles grunnlag og utgangspunkt for den viktige Side 8 av 9

diskusjonen om revidert budsjettmodell ved HiST. Utvalgets utredning gir også hovedretningen for hvordan budsjettmodellen kan utvikles i tråd med de føringer som er gitt i utvalgets mandat. Utvalget har fremmet 23 forslag som er av ulik karakter mht nivå og omfang. Flere forslag som gjelder viktige elementer i modellen, inneholder ikke konkrete løsninger, men anbefaling om videre utredning og avklaring. Rektor slår derfor fast at denne saken vil fortsette og vil komme tilbake til styrebehandling. Utvalgets utredning har vært på høring på avdelingene og i seksjonene, og det har kommet mange nyttige og gode innspill i høringsuttalelsene. En del av innspillene gjelder substansen i de vurderinger som skal gjøres i det videre arbeidet med saken. Disse innspillene blir ikke behandlet i denne omgang, men rektor vil understreke at de må tas med inn i sakens videre behandling. Rektor vil, som flere av høringsuttalelsene, understreke at det er viktig å komme raskt i gang med arbeidet for å realisere utvalgets forslag 1 og 2. Som høringsuttalelsene også avspeiler, står mange av utvalgets andre forslag i sammenheng med forslag 1. Dette gjelder særlig forslagene 3, 4 og 18 om fordeling av basisbevilgningen for nye studieplasser og forslag 17 om etablering av en åpningstildeling for strategikomponenten. Rektor vil også understreke at arbeidet med forslag 1 må gjennomføres i sammenheng med iverksettelse av forslagene 20 23 om fellesfunksjoner. I to av høringsuttalelsene blir det argumentert for at forslag 1 og 2 må gjennomføres før noen enkeltelementer i ny modell implementeres. Rektor vil på sin side understreke at utvalgets mandat gir direkte føringer for at FoU-resultater skal få tyngre vekting enn i dagens modell og at dette er i tråd med høgskolens strategiske plan. Utvalgets forslag 8 15 om resultatbasert komponent kan gjennomføres uavhengig av andre forslag, og rektor anbefaler at disse endringene gjennomføres nå. Forslagene 5 og 6 om finansieringsplan for nye studier og felles mal for kostnadskalkyler gjelder praktiske tiltak som kan iverksettes uavhengig av andre forslag. Rektor mener også disse kan gjennomføres nå. 3. Lover, regelverk og tidligere vedtak Det opprinnelige mandatet for arbeidet med revisjon av busdsjettmodellen ble gitt i HS- V-005/2007 Videreutvikling av den interne budsjettfordelingsmodellen ved HiST, og saken ble drøftet i HS-D-002/2011 Revidert budsjettmodell ved HiST. 4. Økonomiske og kommunikasjonsmessige konsekvenser (risikovurdering) Endringer i høgskolens budsjettmodell vil føre til endrede økonomiske rammer for avdelinger og seksjoner. Det er en risiko for at endringene ikke blir utredet godt nok før de blir iverksatt, og dette kan gi uønskede økonomiske konsekvenser. Det er derfor en betydelig risiko knyttet til å gå for fort fram i denne saken. God kommunikasjon om saken vil gi risikoreduksjon, og det vil i det videre arbeidet bli vektlagt å gi løpende informasjon både i ledermøter og i møter med tjenestemannsorganisasjonene. Side 9 av 9