Kartlegging av referansegrupper i emner ved IME Ida Onshus og Kristin Haga Evalueringsstudentassistenter Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME) Høstsemesteret 2010 Trondheim
Innledning I arbeidet som evalueringsstudentassistent har det blitt kartlagt bruken av referansegrupper i emnene på IME-fakultetet høstsemesteret 2010. Instituttene som dette gjelder for er: Institutt for datateknikk og informasjonsteknologi (IDI) fagkoder TDT og IT Institutt for matematiske fag (IMF) fagkoder TMA, MA, ST Institutt for teknisk kybernetikk (ITK) fagkoder TTK Institutt for elektroteknikk og telekommunikasjon (IET) fagkoder TFE og TTT Institutt for elkraftteknikk (Elkraft) fagkoder TET Institutt for telematikk fagkoder TTM Siden det er i emnene fra første til tredje årskurs det anbefales å ha referansegrupper, er det disse som hovedsakelig omfattes i denne rapporten. I starten av semesteret ble det sendt ut mail til alle fagansvarlige på fakultetet med informasjon og begrunnelse for bruken av referansegrupper samt en oppfordring til å opprette referansegrupper i de enkelte emnene (se vedlegg 1). I tillegg ble det sent ut et skriv til alle medlemmene av referansegruppene hvor vi opplyser om ansvaret det innebærer å være med i en referansegruppe (se vedlegg 2). Rapporten vil i korte trekk oppsummere bruken av referansegrupper på fakultetet i sin helhet. Tiltak Forrige semester ble det utarbeidet et skriv som i høst ble sendt ut til medlemmene i referansegruppene. Hensikten med dette skrivet var å motivere representantene til å bli mer engasjert i sin rolle, ved å opplyse om at de i stor grad har mulighet til å påvirke undervisningen. Dette skrivet ble også utarbeidet på engelsk til eventuelle internasjonale studenter. I tillegg inneholdt skrivet en ekstra oppfordring om å utarbeide en evalueringsrapport ved semesterslutt. Tilbakemeldinger Etter at vi satte i gang tiltaket med å opplyse referansegruppene om deres muligheter og plikter, hadde vi håpet å få flere engasjerte studenter og tilbakemeldinger. Dette har derimot ikke gitt noen synlig effekt. En foreleser uttaler at det kreves først litt overtalelse for å få folk til å stille frivillig, så litt mild tvang for å få inn etternølere. Dette understreker at det fremdeles er noe vanskelig å få studenter til å bli med i en referansegruppe. Vi mottok i høst en mail fra en representant for linjeforeningen til Energi og Miljø sin fagkomité, Krister Haugen (se vedlegg 3). Han mener at det ligger et ubrukt potensial i referansegruppene, og at det er to faktorer som må forbedres. For det første, trengs det bedre opplæring av referansegruppene og mer informasjon ut til alle. Det andre punktet er at faglærerne må ta referansegruppenes tilbakemeldinger til etterretning.
Forslag til forbedringer Som Krister Haugen nevner, tror vi bedre informasjon ut til studentene er viktig både for å få folk til å melde seg til referansegruppene, og for å få studentene til å utnytte det potensialet som ligger i en referansegruppe. I høst begynte vi nettopp med å informere bedre studentene i en referansegruppe, men ser at det også kan være en idé å gi ut informasjon til alle studentene. Dette både for å få studenter til å melde seg, og for å få studentene som ikke sitter i referansegruppe til å likevel bruke gruppen aktivt gjennom å gi tilbakemeldinger. Når det gjelder ansvaret faglærerne har om å ta tilbakemeldinger til etterretning, ser vi på dette som noe som bør tas opp på institutt/fakultets-nivå. I første omgang vil vi jobbe med å få ut informasjon til alle studentene i de aktuelle fagene, før de blir opprettet referansegruppe. Vi er usikre på hvorvidt dette gir utslag allerede i inneværende semester, men tror det kan komme mer tilsyne når det blir rutine for faglærerne.
Vedlegg 1 Bakgrunn for ønsket om aktiv bruk av referansegrupper Bakgrunnen for at man skal opprette referansegrupper kommer av at Kunnskapsdepartementet setter som krav til institusjonenes kvalitetssikringssystem, at det skal inngå rutiner for studentevaluering av undervisningen. Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) har deretter satt som et kriterium for evaluering av kvalitetssikringssystem, at systemet omfatter "studentenes aktive medvirkning i kvalitetsarbeidet og fokus på det totale læringsmiljøet". Den mest utbredte formen for studentevaluering er referansegrupper, og Kvalitetssystemet for NTNU (UKS) fastslår at referansegrupper skal opprettes i alle emner. Det eneste kravet til aktivitet er at det avholdes minst ett møte i løpet av et semester, hvor referansegruppen deltar. Det viser seg at ved å opprette referansegrupper settes kvalitet på dagsordenen, slik at studenter og faglærer får et forum hvor det er naturlig å ta opp tema som det ellers kan være vanskelig å starte dialog rundt. Referansegruppene skal fungere som bindeledd mellom hele studentgruppen og faglærer/emnelærer og institutt/fakultet. Dersom det blir behov for å innhente systematiske tilbakemeldinger fra studentgruppen som helhet kan spørreskjemaverktøyet eller andre metoder benyttes i tillegg. I fag med få studenter (mindre enn ti studenter) er det ikke nødvendig å opprette referansegruppe, men det forutsetter at faglærer har god kontakt kontinuerlig med studentene og får tilbakemelding på denne måten. Ansvarlig faglærer skal ved oppstart ta initiativ til at referansegrupper opprettes. Dette kan gjøres på flere måter. Studenter kan tilfeldig bli spurt, eller velges av sine medstudenter. Det er ingen krav til at utvalget i referansegruppen er representativt for studentmassen, men den man burde tilstrebe en best mulig representativ sammensetning. Om emnet er felles for studenter ved ulike program kan det være fornuftig at disse er representert. Antall studenter i referansegruppen kan vurderes i forhold til størrelsen på studentgruppen. To er et absolutt minimum, en gruppe på mellom tre og ti vil erfaringsmessig fungere godt. Referansegruppen gjøres kjent for alle studentene så snart den er opprettet, f.eks på It's Learning, e-post, hjemmesider eller på forelesning. Referansegruppen deltar på evalueringsmøter for emne og program underveis og ved emnets slutt. Ved semesterslutt burde det forfattes en kort rapport over hva som har blitt tatt opp på møtet/-ene. Denne
rapporten oversendes programrådsleder/instituttstyrer og evalueringsstud.ass. ved fakultetet.
Vedlegg 2 Til deg som medlem av referansegruppe IME har gjennom lengre tid brukt referansegrupper og anser denne ordningen som en viktig del av sitt lovpålagte kvalitetssikringssystem. Det viser seg at ved å opprette referansegrupper settes kvalitet på dagsordenen, slik at studenter og faglærer får en arena hvor det er naturlig å ta opp tema som det ellers kan være vanskelig å starte dialog rundt. Referansegruppene skal fungere som et bindeledd mellom hele studentgruppen og faglærer/ emnelærer og institutt/fakultet. Du som medlem av referansegruppe har en mulighet til å være med på å kvalitetssikre undervisningen ved å gi tilbakemeldinger på blant annet øvingsopplegg, forelesninger og lab. Dersom du oppdager at noe burde tas opp er du pliktig til å videreformidle dette ettersom faglærere og studenter har et felles ansvar for å skape et godt læringsmiljø og sørge for god læring. Både positive og negative tilbakemeldinger er med på å styrke undervisningen. Dette vil gi foreleser input på hva som burde forbedres og hva som skal forbli som det er. Dersom du mener at noe burde tas opp, har du også mulighet til å kalle inn til et møte med medlemmene i referansegruppen og foreleseren. Vi oppfordrer sterkt til å skrive en rapport i slutten av semesteret slik at studentenes meninger kan bli tatt opp ved institutt/faktultet. Denne rapporten kan bli vedlagt evalueringen faglærer gjør av faget, slik at det til senere tid kan refereres til hva studentene har ment.
Vedlegg 3 Mail fra Krister Haugen Hei, Jeg representerer Linjeforenningen for Energi og Miljlø sin Fag komité, EMIL FagKom, dvs. studenter som har et ønske om å gjøre en ekstra innsats for å forbedre det faglige ved studiet. Vi deler blant annet ut prisen for årets foreleser for Energi og Miljø studentene og arrangerer ekstra undervisning i enkelte fag. Vi har sett at det ligger et utbrukt potensiale i referansegruppene, og ønsker å bedre utnytte denne ressursen for å forbedre studiet. For å få til dette er vi avhengige av to ting: 1. Studentene må vite hva slags plikter og rettigheter de har i en referansegruppe. Per i dag gis det svært lite informasjon om dette, og det er en viktig grunn til at det ofte er vanskelig å få folk til å sitte i en referansegruppe. Det trengs opplæring/kursing/informasjon av referansegruppene og informasjon ut til alle. 2. Faglærere må ta referansegruppens tilbakemeldinger til etterretning. Det er noe vi har opplevd flere ganger i FagKom når vi snakker om enkeltfag, at vi har gitt tilbakemelding på de samme tingene år etter år. FagKom er satt sammen av studenter ifra flere årskurs og vi diskuterer fag, en kombinasjon som ikke er veldig vanlig. Det finnes ingen historikk som viser utvikling/fremgang i hvert enkelt fag. På ept er de i ferd med å innføre en rutine der referat av referansegruppemøte skal instituttleder i hende, slik at instituttleder kan se hva som blir sagt om enkeltfag, og dermed få fagkoordinatorer til å ta studentenes tilbakemeldinger mer seriøst. Vi snakker altså om ett tiltak studentene kan jobbe med (opplæring), ett tiltak som blir i fellesskap (historikk) og ett tiltak som ligger på instituttet (faglærer tar tilbakemeldingene seriøst). Når det er sagt bør jeg også legge til at det er mange som er flinke og som tar studentene seriøst, all honnør til dem. Men mange har mye og hente, og en viktig del av det ligger på å bevisstgjøre studentene på deres rolle. Håper dette er noe vi kan hjelpe hverandre med. Vi i EMIL FagKom er hvertfall klare for å stille opp for EMIL-studentene. Ser frem til tilbakemelding fra dere på dette. Vennlig hilsen, Krister Haugen EMIL FagKom
Vedlegg 4 Mail til faglærere Hei! Nå er det nye semesteret godt i gang, og referansegrupper primært i alle fag som undervises for 1., 2. og 3. klasse burde være opprettet. Som et ledd i kartleggingen av referansegruppene på fakultetet ber jeg om å få tilbakemelding om fag/emnekode, faglærers navn, e-post adresse, antall studenter i gruppen, samt navn og mailadresse på minst ett medlem av referansegruppen. Dersom det ikke er opprettet, og/eller ikke kommer til å bli opprettet referansegruppe vil jeg ha tilbakemelding om dette også, med begrunnelse på hvorfor. Vedlagt ligger det et skriv om hvorfor det er ønskelig at referansegrupper skal opprettes, og således brukes aktivt. Det er også opprettet et skriv som skal sendes ut til alle studentene som sitter i referansegruppe, jeg ber derfor dere om å videresende dette skrivet (se vedlegg) til referansegruppene i deres emner. Vi vil gjerne at dere gir navnene våre og mailadresse til studentene i referansegruppen så de kan kontakte oss hvis det skulle være noen problemer. Om det er noen spørsmål angående opprettelse av referansegrupper er det bare å ta kontakt. Med vennlig hilsen Ida Onshus - idaon@stud.ntnu.no / Kristin Haga krihaga@stud.ntnu.no Evalureringsstud.ass. IME