RISØR KOMMUNE Årsmelding 2016 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK Versjon 1.0 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL... 3 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 4 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 4 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 5 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 5 3.2 ORGANISERING... 5 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2016... 6 4.1 KUNNSKAP... 6 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 6 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet... 6 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen... 6 4.3 ATTRAKTIVITET... 6 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut... 6 4.3.2 Vi skal ha mer besøk... 9 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 9 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR... 9 4.6 KLIMA OG MILJØ... 10 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 11 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2016... 11 6) TJENESTEPRODUKSJON... 12 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 12 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 12 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse... 12 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse... 12 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET... 12 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 12 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA... 14 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 14 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet... 14 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 14 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 14 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 15 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 15 7.1.1 Satse på ledere... 15 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 15 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 15 7.1.4 Likestillingstiltak... 15 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 15 7.2.1 Internt i Risør kommune... 15 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 15 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 16 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 16 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 16 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 16 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 16 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 16 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 16 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 17 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 17 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 17 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 18 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 20
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 3 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten ønsker generelt å fokusere på verdiene i internmøtene og ta dem opp som temaer i løpet av året. I forbindelse med gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen, ble verdidokumentet trukket frem som en naturlig del av arbeidet.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomte- og eiendomssaker, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, herunder forurensning, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, konsesjonssaker (inkludert boplikt), forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (økonomiske og juridiske), veterinærvaktordningen, skogbruksfaglige oppgaver, veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Risør utvikling og vekst (RUV) ble gjennom behandling av Handlingsprogram/Økonomiplan for 2017-2020, vedtatt omgjort til en fast stilling. Prosjektleder har som hovedoppgave å jobbe for å fremme økt boligbygging i kommunen. Enheten har også et annet, to-årig prosjekt, som omfatter opprydding i gamle eiendomssaker (GES). Arbeidet utføres av fast ansatt i kommunen, mens ordinære arbeidsoppgaver innen eiendomsforvaltning, utføres av vikar. Prosjektet avsluttes i 2017. 3.2 ORGANISERING Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Risør utvikling og vekst (RUV) Camilla Trondsen Saksbehandler (vikar) Eiendomsforhold Ann-Iren Trommestad Saksbehandler Plan og byggesak Anders A. Pedersen Kart, oppmåling, GIS - geodata Kjetil Haukvik Postregistrering Fakturering Ekspedering Elise Nilsen Saksbehandler (vikar) Plan og byggesak Ahmed Imad Joseph Prosjekt Gamle eiendomssaker Thorvald Garthe
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2016 4.1 KUNNSKAP Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under satsingsområde Kunnskap. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsingsområdet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten har et faglig samarbeid med kommunene øst i Agder for kart- og oppmåling og for byggesak. Det har lenge vært ønskelig å få et tilsvarende fagforum for plan og delingssaker, men ingen av kommunene har tatt ansvar for å få dette på plass i løpet av 2016. 10 kommuner samarbeider om felles veterinærvakt. Det er et fagforum for bopliktsaker med 8 kommuner. Jordbrukssjefene i Aust-Agder har et felles fagforum. Kommunen har ingen ansatt miljøvernrådgiver som kan håndtere natur- og miljøvernsaker. Det er uheldig fordi forvaltning av mange av lovene hvor kommunen er myndighet forutsetter naturfaglig kompetanse. Kommunen benytter fagkompetanse hos bl.a. Fylkesmannen etter behov og har i tillegg noe kompetanse selv. Nabokommunene har heller ingen miljøvernrådgiver, bortsett fra Tvedestrand. Generelt bør økt faglig samarbeid være et tema på rådmanns- og ordfører nivå i tillegg til at de ulike fagmiljøene jobber for dette. 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen Gjennom detaljplanlegging har enheten et fokus på energi- og klimaspørsmål, bl.a. ved å bidra til at planleggingen følger nasjonale mål om bl.a. fortetting langs kollektivakser, mulighet for gåing og sykling, bevaring av nærfriluftsområder m.m. Dette er også viktige aspekter for folkehelse som skal ivaretas gjennom plan. 4.3 ATTRAKTIVITET 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Enheten bidrar mye når det gjelder planlegging av gode boligområder. Som en følge av nylig vedtatt kommuneplan var det tro på en større aktivitet i 2015 enn i 2014. Dette slo dessverre ikke til. Etter dette antok vi at aktiviteten skulle forskyve seg ut i 2016, men heller ikke dette slo til for fullt. Enheten skal bl.a. bidra med å sikre et variert boligtilbud, sjønære boligtomter, boliger langs kollektivaksen, høyere grad av tilgjengelighet og universell utforming, god atkomst til sjø- og friluftsområder, gang- og sykkelmuligheter og bevaring av trehusbyen. Enheten har ansvar for å påse at det utarbeides gode risiko- og sårbarhetsanalyser ved planarbeid. Gjennom øvrig planarbeid som enheten vil være en naturlig deltaker i, arbeides det for å sikre gode og tilgjengelige møteplasser, offentlige badeplasser og sjønære friområder.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 7 Enheten har som mål å bidra med effektiv saksbehandling hvor saker som omhandler bolig og næring prioriteres. Det må også påses at gebyrene for saksbehandling ikke blir urimelige. Enheten jobber for å ha en god kommunikasjon utad, herunder informasjon på hjemmesida, som kan øke graden av selvbetjening. Risør Utvikling og Vekst (T) punkt 6.5.1 i HP/ØP 2017-2020 Prosjektet RUV har vært i drift siden våren 2015 og skal fortsette etter at det ved behandling av Handlingsprogram/Økonomiplan for 2017-2020, ble vedtatt å omgjøre prosjektet til en fast stilling. Prosjektet skal likevel evalueres våren 2017. Formålet med RUV prosjektet var opprinnelig å jobbe for økt boligbygging i kommunen og skulle omfatte gjennomføring av ulike prosjekter, kjøp og salg av eiendommer, samt utvikling av eiendommer gjennom regulering. Arbeidet til RUV omfatter nå salg av Randheia som er ferdig regulert, detaljregulering og videre prosess med Rønningsåsen, omregulering av Kalstadheia og kyststiprosjektet. Nye planer som det skal arbeides med fremover er Karolina, kommunedelplan strandsone og Landli. RUV arbeider i tillegg med kjøp/salg av kommunale boligtomter, kommunens planarkiv og deltar i ulike plansamarbeid og forum internt i administrasjonen. I tillegg til prosjektleder, består RUV av en tversektoriell gruppe som har møter annenhver uke for å følge opp prosjektene og gi nødvendige avklaringer. Prosjektet har også en referansegruppe som består av personer med praktisk erfaring fra arbeids- og næringsliv. RUV Salg av Randheia (T) punkt 6.5.2 i HP/ØP 2017-2020 Detaljreguleringsplanen for Randheia ble sluttbehandlet i 2016. Tanken har vært at området skulle selges for å finansiere prosjektkostnadene og videre investeringer for boligprosjekter. Salgsprosessen har så langt vært resultatløs, og det foreslåes nå å overlate salgsprosessen til profesjonell eiendomsmegler. RUV vil da innhente tilbud og følge opp prosessen via eiendomsmegler. Båthavn Karolina (U/T) punkt 6.5.3 i HP/ØP 2017-2020 Ved behandling av Handlingsprogram/Økonomiplan ble det vedtatt at Rådmannen skulle komme tilbake til bystyret med en sak for igangsetting av reguleringsplan for nye båtplasser og parkering mv på Sandnes ved Karolina, der støtten på kr 100.000 fra OSSvel tas inn. Eventuelt manglende midler i forhold til bidraget fra OSS vel skal tas fra driftsbudsjettet. Rådmannen har besluttet at planarbeidet for Karolina skal gjennomføres av RUV. Det vil bli meldt oppstart på planarbeidet i løpet av 2017.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 8 Båthavn Søndeled/Jeppestrand (U/T) punkt 6.5.4 i HP/ØP 2017-2020 Båthavn på Jeppestrand er regulert gjennom detaljreguleringsplanen for Kalstadheia, og ble videreført ved omreguleringsprosessen av planen i 2016/2017. RUV står for gjennomføring av reguleringsplanen, men ikke gjennomføring av tiltaket. Utvikling av båthavn vil være avhengig av avtale med privat grunneier, eller utbygging i privat regi. Reguleringsplan Hasalen (T) punkt 6.5.11 i HP/ØP 2017-2020 Regulering til leiligheter og småbåthavn i Hasalen ble vedtatt vurdert på nytt i 2018 da HP/ØP ble vedtatt 1. september. Begrunnelsen er at rådmannen ikke ser behovet for flere nye leiligheter samtidig som både Holmen og Flisvika skal opparbeides. Prosjektet anses også mindre viktig enn å ferdigstille Buvikveien og utbedre Fiskerihavna. Disse tiltakene er kostnadskrevende og forbedring av Buvikveien er en forutsetning for ny bebyggelse på Holmen. Kommunedelplan strandsone (T) punkt 6.5.13 i HP/ØP 2017-2020 Arbeid med kommunedelplan for fortetting av boliger i strandsonen ble startet opp i 2015. Miljø og teknisk komité er styringsgruppe. Rådmannen har organisert ei arbeidsgruppe. Arbeidet omfatter fortetting i klynger av bestående bebyggelse i distriktene og det ble varslet om oppstart av arbeidet i 2016. Det kom ingen innspill fra grunneiere som ønsket å bygge ut og p.g.a. stort arbeidspress med andre arbeidsoppgaver, ble planarbeidet lagt midlertidig på is. Det er planlagt at RUV skal overta prosjektet framover. Reguleringsplan for Risør sentrum (U) punkt 6.5.14 i HP/ØP 2017-2020 Bystyret vedtok oppstart av planarbeidet i april 2016. Grunnet stort arbeidspress ble planarbeidet startet opp høsten 2016 med møter i styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgruppe. Formelt oppstartsmøte med statlige/regionale instanser ble holdt i november. Arbeidet vil pågå i hele 2017 og noe inn i 2018. Hovedhensikten med planarbeidet er byutvikling/bevaring, tydeligere bestemmelser og en hensiktsmessig avgrensning av området. Landbruksplan (U) punkt 6.5.15 i HP/ØP 2017-2020 Gammel landbruksplan er under rullering. Arbeidet utføres i regi av jord- og skogbrukssjefen, men også med bidragsytere fra andre deler av administrasjonen og frivillige lag og organisasjoner. Planen skal avsluttes i 2017. Gamle kommunale eiendomssaker (T) punkt 6.7.30 i HP/ØP 2017-2020 Gamle kommunale eiendommer har gått under betegnelsen, gamle problem saker, forkortet til GPS-prosjektet. Prosjektet har pågått fra 1.juni 2015 og avsluttes 1.juni 2017. Det har vært en klar fordel at saksbehandler har hatt kunnskap og inngående kjennskap til kommunale eiendomsforhold. Opprinnelig var det avsatt en stillingsprosent på 80% stilling til prosjektet. Timelister viser at det er medgått noe i underkant av 50%. Dette har sin bakgrunn i at saksbehandler er blitt benyttet til andre oppgaver på enheten blant annet som mentor for
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 9 nyansatte saksbehandlere og andre daglige eiendomsforhold som har krevd avklaringer. Saksbehandler har også blitt engasjert av Rådmannen i tomter knyttet til næringsforhold der dette har vært påkrevd. I løpet av prosjektet har det kommet til nye, uklare eiendomsforhold som vil kreve avklaringer. Totalt er det 72 registrerte eiendommer som må behandles, herav 40 eiendommer som vil fullføres innen prosjektets avslutning 1. juni 2017. De resterende 32 eiendommer er registrert og lagt inn i oversiktsark/excel-ark med diverse opplysninger, slik at disse lettere kan videreføres av andre. Oppgradering av kartgrunnlag (T) punkt 6.7.31 i HP/ØP 2017-2020 Kommunen har plikt til å holde sitt kartgrunnlag oppdatert og det er avsatt nødvendige investeringsmidler til dette. Arbeidet utføres som en del av felles Geovekstprosjekt for flere kommuner øst i Agder og omfatter nye, høyoppløselige ortofoto (satelittbilder), nytt høydegrunnlag, nye skråfoto, historiske bilder og nye kartbaser. Statens kartverk leder arbeidet og det vil pågå i hele perioden. El-bil til kart- og oppmålingstjenester (T) punkt 6.7.32 i HP/ØP 2017-2020 Det er avsatt 300 000,- i investeringsbudsjettet for å gå til innkjøp av en el-varebil til bruk i tjenesten. I 2016 startet arbeidet med å finne en egnet bil som også vil kunne benyttes av andre ansatte dersom den er ledig. 4.3.2 Vi skal ha mer besøk Enheten har ingen tiltak i HP/ØP som kommer inn under dette satsningsområdet. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Enheten har kontinuerlig fokus på og ønske om, å være oppdatert på lovverk og å beholde motiverte ansatte. Disse tingene henger sammen med levering av gode tjenester og det oppleves som frustrerende at midler til kompetanseheving er svært små. De ansatte deltar på relevante kurs og seminarer i regi av Fylkesmannen/Fylkeskommunen da disse ofte er gratis og på noen fagkurs, men det er behov for å kunne tilby mer etterog videreutdanning for å holde kompetansen på et høyt nok nivå. Medarbeiderundersøkelsen i 2016 viste tydelig at de ansatte mener det er for lite fokus på relevant kompetanseheving. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ansvar for å bidra til gode planer som bl.a. sikrer mulighet for fysisk aktivitet og trygg og sikker skolevei. Det er også viktig å planlegge slik at det blir enkelt å drive ulike aktiviteter. Krav til universell utforming er nødvendig for at alle skal få like muligheter. Satsning på folkehelse og levekår gjennom planlegging vil i praksis si å drive god planlegging som ivaretar disse hensynene. Det vil variere fra plan til plan hvordan dette ivaretas og i hvor stor grad. Levekår er ikke alltid direkte relevant i plansammenheng, men det er viktig å planlegge for varierte boligområder med boenheter av ulik type for å sikre at et område kan passe for flest mulig, uavhengig av f.eks. inntekt. RUV jobber helt konkret med kyststi mellom Randvik og Flisvika, et tiltak som vil styrke folkehelsa på mange måter, i tillegg til at den vil kunne benyttes av alle.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 10 4.6 KLIMA OG MILJØ Enheten arbeider for at det planlegges muligheter for gåing og sykling i enda større grad enn i dag, men i praktisk planarbeid viser det seg at plass til bil er svært viktig for dem som skal kjøpe tomter i kommunen, noe som er logisk da kommunen ikke har et veldig godt utbygd kollektivnett. Kommuneplanen omhandler behov for og ønske om en felles miljøvernrådgivningstjeneste. Enheten støtter at det jobbes for å få til dette da kommunen forvalter mange lovverk som krever slik fagkompetanse, men vurderer dette til å være en naturlig oppgave for rådmannen. Enheten følger opp kommuneplanen når det gjelder utvikling av nye boligområder. Disse er i hovedsak lagt langs kollektivakser og i tilknytning til lokalsentra og tettsteder. Viktige nærområder og uberørt natur skal beholdes gjennom god planlegging. Naturbiotoper på land og i sjø bidrar til å sikre det biologiske mangfoldet. Et samarbeid med skogeierne og ny kartlegging av områder med høyt biologisk mangfold er også svært viktig og vil fortsette å være en del av kommunens vurderingsgrunnlag i enkeltsaker. Enheten forvalter miljøordninger både på for jord- og skogbruket der formålet er å fremme og hensynet de biologiske verdiene samt redusere forurensingen fra landbruket. Enheten vil framover fokusere på god planlegging sett opp i mot framtidig ekstremvær og nasjonale føringer. Enheten er involvert i arbeid med Energi- og klimaplan og er representert i internt Forum for klima og miljø.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 11 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Det ble ikke foretatt noen endringer i enhetens budsjett for 2016 og budsjettet så dermed slik ut: 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2016 Netto lønnsutgifter 5 285 664 Andre utgifter 790 900 Overføringer (utg.) 141 000 Finanstransaksjoner (utg.) 0 Sum utgifter 6 217 564 Salgs- og leieinntekter -4 273 000 Refusjoner -151 000 Overføringsinntekter 0 Finanstransaksjoner (innt.) -586 000 Sum inntekter -5 010 000 Netto ramme 2016 1 207 564 Det ble heller ikke vedtatt noen tekstforslag i budsjettbehandlingen som påvirket enheten i 2016. I løpet av 2016 gikk kart- og oppmålingsingeniøren av med pensjon og ny ble ansatt. I tillegg sluttet én plan- og byggesaksbehandler, men stillingen ble besatt etter to måneders vakanse. Enheten gikk med ca. 200 000,- i underskudd. Hovedårsaken var svikt inntekter, særlig på byggesak. Inntekter på dette området er helt avhengig av aktivitet i det private markedet og er særdeles vanskelig å forutse. Enheten har allikevel klart å holde utgiftene lave og dette bidrar til at ikke underskuddet er større.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 12 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative). Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. I løpet av året behandles det rundt 150-200 landbrukssaker. Enheten behandler ca. 300 egenerklæringer i løpet av et år. Enheten bistår flere av de interne enhetene i kommunen etter behov, spesielt innen karttjenester. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i 2016-6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse Ingen undersøkelse gjennomført. 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Ikke relevant. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen 2016 var et labert år med hensyn til boligbygging, men svært mange boliger har blitt tatt i bruk. Noe av grunnen er den høye byggeaktiviteten i 2015 for boliger (37 enheter) som har blitt ferdigstilt i 2016. Aktiviteten for næringsbygg er veldig lav. Arbeidsplasser i kommunen henger ikke nødvendigvis sammen med oppføring av nye næringsbygg, men det hadde vært ønskelig med en langt større aktivitet på dette feltet. Flere arbeidsplasser vil også kunne gi utslag på nye boenheter. Det er også lave tall for hyttebygging. Samlet sett har dette påvirket inntektene. Nye bygg (boenheter, næringsbygg og hytter) Status siste periode 2012 2013 2014 2015 2016 Boenheter tillatelse 31 21 28 33 14 Boenheter tatt i bruk 14 26 33 37 46 Hytter tillatelse 15 10 16 20 12 Hytter tatt i bruk 17 22 14 24 16 Næringsbygg tillatelse 5 2 3 2 2 Næringsbygg tatt i bruk 5 0 10 3 1 Kilde: Risør kommune Nye måltall for boenheter er tatt inn i samsvar med at kommunen planlegger for høy vekst i nåværende kommuneplanperiode. For å oppnå det antallet boenheter det legges opp til, mellom 7- og 800 nye før 2025, må det godkjennes i gjennomsnitt 50 nye
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 13 boenheter hvert år. Tabellens måltall er derfor endret i samsvar med dette. For 2016 er vi nær ved å nå dette målet med 46 enheter. For næring ligger vi som nevnt, langt under og også for hytter var 2016 et moderat år. Mål for perioden 2016 2017 2018 2019 2020 Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk 50 50 50 50 50 6 6 6 7 7 Hytter tatt i bruk 20 20 20 20 20 Saksbehandlingstid byggesak Status siste periode 2012 2013 2014 2015 2016 Snitt saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) 405 (../170/250) 178 (../215/280) 351 (../297/290) 204 (../200/320) Kommer i april Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist (kalenderdager) 45 (19/21/12) 50 (18/../16) 23 (18/17/19) 22 (17/16/13) Kommer i april Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist (kalenderdager) 98 (36/39/45) 59 (../../37) 40 (../45/5) 22 (../44/25) Kommer i april Snitt saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager) 65 (72/60/90) 55 (../25/30) 40 (../24/30) 26 (../19/20) Kommer i april Kilde: KOSTRA tabell 04908. KOSTRA gruppe 11/Kragerø/Tvedestrand kommune i parentes. Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 21 dager for de enkleste byggesakene, 84 dager for byggesaker med 12-ukersfrist og 112 dager for oppmålingsforretning. Nye KOSTRA-tall kommer ikke før i mars 2017 og tall for 2016 vises derfor ikke. Tallene viser at enheten periodevis har slitt med å holde lovpålagt saksbehandlingstid. For 2015 viser tallene at planarbeid har vært tidkrevende. Det skal bemerkes at det kan skyldes utenforliggende årsaker, f.eks. at privat part har brukt lang tid på å sende inn planforslaget. Dette er ikke uvanlig og gir et galt bilde av faktisk saksbehandlingstid. Gjennomsnittlig behandlingstid for byggesaker med treukersfrist er sterkt forbedret i forhold til tidligere år, men enheten sliter fremdeles med å holde de korteste fristene på 3 uker. Det jobbes for ytterligere å forbedre denne. De øvrige fristene overholdes med god margin. Kilometer etablert gang-/sykkelvei Kilde: SSB tabell 06492 2011 2012 2013 2014 2015 3 3 3 3 6 Antall kilometer etablert kyststi Friluftsrådet Sør har utredet muligheter og utfordringer med etablering av kyststi og foreslått en trase. Så langt er det ikke etablert sammenhengende kyststi i Risør
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 14 kommune, men forslag til trasé er vist i ny kommuneplan. Enheten hadde en intensjon om å regulere inn kyststi i aktuelle områder i kommunedelplanen for fortetting i strandsonen, men arbeidet ble lagt foreløpig på is for å tas opp igjen i regi av RUV. Brukerundersøkelser for de interkommunale tjenestene Enheten er ikke involvert i interkommunale samarbeid. 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Se ovenfor. 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Det meldes generelt få avvik på enheten innen tjenestekvalitet. Trolig er det noe underrapportering. For 2016 ble det meldt inn avvik på matrikkelføring og webløsning for plan, total 5 avvik, alle gjaldt for lang saksbehandlingstid. Kommunen har plikt til å legge inn nye bygg i grunnkartet innen 5 dgr etter godkjenning og å legge inn nye reguleringsplaner innen 7 dgr etter godkjenning, men har ikke kapasitet til å følge dette opp raskt nok. Det er tatt grep for å fordele arbeidet på flere personer i enheten for å sikre at lovkravene skal nås, men det vil trolig ta noe tid fordi det krever opplæring. 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og bestreber oss på å sende foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlingstida er lang. Ved behandling av HP/ØP i 2016, vedtok bystyret at prosjektet RUV skulle videreføres som en fast stilling og vikar for prosjektleder vil gå over i fast stilling fra mars 2017. Arbeidsoppgavene på enheten er også noe omorganisert for å sikre at kravet til matrikkelføring ivaretas og at grunnkartet holdes oppdatert. Gode rutiner, prosedyrer, maler og kontinuerlig oppfølging, jmf. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 15 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR I 2016 har prosjektet med å rydde opp i gamle eiendomssaker. Det er ansatt vikar i 80% stilling for den personen som til vanlig jobber med eiendomssaker. I løpet av 2016 ble det også ansatt ny medarbeider innen kart- og oppmåling fordi tidligere medarbeider gikk av med pensjon. Som følge av dette er arbeidsoppgavene omstrukturert noe. 7.1.1 Satse på ledere Enhetsleder holder på med en Master i ledelse, 90 studiepoeng. Studiet tas i privat regi, men arbeidsgiver støtter utdanningen gjennom å gi fri med lønn til samlinger og eksamen. Innlevering av oppgave er satt til høstsemesteret 2019. 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Vi må lære av våre feil og internkontrollsystemet må brukes mer aktivt til dette. Gode idéer må ivaretas og prøves ut. Vi må bli dyktigere til å holde hverandre faglig oppdatert og utnytte hverandres kompetanse bedre. Dette er et kontinuerlig arbeid som fremdeles utnyttes i for liten grad, men som er under bedring. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten har allerede faglige samarbeidsforum med nabokommunene, men dette bør forsterkes. Kommunene er enige om at det bør opprettes et fagforum for plan- og delingssaker, og de eksisterende fagforaene bør forbedres, men lite er blitt gjennomført i 2016. Samarbeid med nabokommunene er helt nødvendig i dagens kompliserte samfunn hvor det er et sterkt fokus på rettigheter og raske og korrekte svar. Dette ble aktualisert i 2016 av arbeidet med digitaliseringsstrategi for kommunene i DDØ. 7.1.4 Likestillingstiltak I enheten jobber det 50% av hvert kjønn. Dette er viktig å ivareta med tanke på et godt arbeidsmiljø. Framover bør det jobbes for at også innvandrere og mennesker med nedsatt funksjonsevne kan jobbe i enheten. En naturlig samarbeidspartner kan være NAV dersom det ikke er søkere til ordinære jobber. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 16 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor Jord- og skogbrukssjefen samarbeider med bondelaget og skogeierlaget. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelse 2016 Medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR ble gjennomført i uke 39-41 i 2016. 10- FAKTOR er bedre egnet enn tidligere undersøkelser til å fange opp medarbeidernes oppfatning om hva som skal til for at den enkelte skal kunne gjøre en god jobb og til å synliggjøre områder det er mulig å påvirke. Svarprosenten i enheten var 100 %. 7.3.2 Enhetsleders kommentar Det var særlig positive resultat innenfor faktorene selvstendighet, mestringsorientert ledelse og fleksibilitetsvilje. Det vil jobbes videre med utfordringer knyttet til faktorene relevant kompetanseutvikling og rolleklarhet. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse Det ble på ulike nivåer i kommunen lagt til rette for felles refleksjon over resultater, utviklingsområder og hvordan vi sammen kan bidra til å nå mål og gjennomføre tiltak det blir enighet om. Internt i enheten ble følgende tiltak planlagt for 2017: Gjennomgang av resultatene med utgangspunkt i arbeidshåndboka som er utarbeidet til undersøkelsen (gjennomført i januar 2017). Det avvikles medarbeidersamtaler med alle ansatte i løpet av november 2017 og resultatene fra disse vil bli sammenholdt med resultatene fra 10-FAKTOR ved vurdering av konkrete tiltak. 10-faktor er et dialogverktøy som skal følges opp i løpet av to-årsperioden etter at den er gjennomført. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 17 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering Det ble registrert til sammen 11 avvik knyttet til HMS i 2016. Det fleste knyttet til inneklima. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik Det er gjennomført vernerunde og ting som bør tas tak i er meldt videre til Enhet for eiendom og tekniske tjenester for videre oppfølging. 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik, men det er trolig fortsatt en viss grad av underrapportering. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mye kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 18 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Enheten har tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønns- og andre utgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er imidlertid vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. For 2015 var det forventet en høyere aktivitet som følge av ny kommuneplan og de innspillene som var vedtatt her. Dette viste seg ikke å slå til i så stor grad som forventet, og heller ikke i 2016 slo dette til for fullt. Byggeaktiviteten har vært relativt lav, både for boliger, hytter og næringsbygg, noe som påvirker inntektene. For 2016 var det budsjettert med 350 000,- i inntekter for plan. Beløpet var justert noe ned fra 2015 (395 000,-), men ble fortsatt holdt høyt da det var sannsynlig at planvirksomheten skulle bli relativt stor. Planinntektene for 2016 ble til slutt 322 000,-. For byggesak ble det budsjettert med inntekter på 2 055 000,-, men her sviktet inntektene med 261 000,-. For kart- og oppmåling ble det budsjettert med kr. 1 810 000,-. Ved årsslutt manglet det 90 000,-. For landbruk ble det budsjettert med kr. 45 000,-, og ved årsslutt var inntektene kommet opp i 72 000,-. Total ser vi at det er en inntektssvikt på til sammen 362 000,- hvorav byggesak utgjør brorparten med 261 000,-. Hva dette skyldes er trolig sammensatt. Inntektsnivået varierer av hvilken type byggesaker som behandles fordi de har ulike gebyrer og vi ser av tallene at det er gitt færre byggetillatelser for nye bygg enn tidligere år. Samtidig kan det være fattet vedtak uten at saken er kommet så langt som til byggetillatelse og det er på vedtakstidspunktet gebyret faktureres. Enhetens lønnsutgifter har vært sterkt stigende i mange år grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør ca. 85 % av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling blei økt med rundt 12 % for de fleste områdene i 2014. I 2015 ble gebyrene justert med konsumprisindeksen og det ble foretatt en viss differensiering for å unngå urimelige gebyrer i tillegg til at gebyrene samkjøres i stor grad med nabokommunene. I 2016 ble det foretatt endringer på enkeltgebyrer og justering med konsumprisindeksen. Budsjettposten for vedlikehold av de ulike programvarene og kommunens plikt til å holde grunnlagskartet og matrikkelinformasjon oppdatert er sterkt stigende. Jo mer samfunnet digitaliseres, jo større utgifter får kommunen innenfor dette området. I budsjett for 2016 ble det satt av nesten 350 000,- til denne typen lisenser. Regnskapet for 2016 er ikke endelig avsluttet og det endelige tallet er derfor ikke klart. Enheten fikk i 2015 en endring i antall årsverk ved at 20 % stilling er flyttet til Enhet for støttefunksjoner. Dette ble gjort for at innregistrering av post skal bli mindre sårbar. Halvparten av all posten skulle registreres av flere enn en person, noe som er positivt,
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 19 men ordningen har ikke fungert optimalt. I 2017 vil det igjen bli en endring på ansatte i Støtteenheten knyttet til postregistrering og det vil påvirke arbeidsflyten for vår enhet. Kommunen ansatte i 2015 en Byantikvar i samarbeid med Kragerø kommune. Byantikvaren er organisert i rådmannens stab, men samarbeider tett med enhet for planog byggesak. Stillingshjemmelen utløper i 2017. I 2015 ble det også ansatt vikar som jobber med eiendomssaker mens ansatt som normalt utfører denne jobben, har prosjektet Opprydding i gamle eiendomssaker som hovedjobb. Vikariatet utløper i 2017.
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 20 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten opplever stadig høyere krav til fagkompetanse innen mange ulike lovverk med tilhørende forskrifter. Dette gjør at sårbarheten øker og kravet til å holde seg faglig oppdatert blir mer krevende. Enhetens midler til kurs er samtidig relativt lav. Den foreløpige løsningen på dette synes å være et godt faglig samarbeid på tvers av kommunene og innhenting av bistand fra Fylkesmannen og Fylkeskommunene samt en god strategi for interne rutiner på å holde seg faglig oppdatert bl.a. med fordypningsmøter. På lang sikt vil kanskje kommunestrukturen endre seg og også bidra til at fagmiljøene blir større, noe som vil reduseres sårbarheten og gi flere fagpersoner å spille på selv om kravet til kompetanse selvsagt ikke vil reduseres. Det er et stort press på kortest mulig saksbehandlingstid innen de fleste av enhetens fagområder. Saker som behandles av enheten har stor betydning for enkeltpersoner og firmaer og for arbeidsplasser og økonomi. Presset merkes derfor godt for saksbehandlerne og det er viktig å skjerme den enkelte noe for å sikre arbeidsro og kortere saksbehandlingstid. Det betyr at man ikke er like tilgjengelig på telefon hele tida, men til gjengjeld får man behandlet flere saker. I deler av 2016, ca. 3 mnd, har det manglet en saksbehandler på plan- og byggesak og det har gitt restanser og mer arbeid på de øvrige. Det ble et skifte i ansatt for kart og oppmåling og flere måneder av 2016 har gått med til opplæring. Det er store krav til å holde kommunens grunnlagskart kontinuerlig oppdatert, også det digitale planarkivet. Per i dag klarer ikke enheten å tilfredsstille kravene fullt ut. Dette gir dårligere tjenester til kommunens innbyggere og medfører større pågang om hjelp. Dersom karttjenestene hadde vært bedre, ville innbyggerne kunne utført mer selv og saksbehandlerne ville blitt noe avlastet. Gjennom et Geovekstprosjekt har enheten i 2016 jobbet for at det digitale planarkivet skulle bli oppdatert. Intern omorganisering av oppgaver pågår når det gjelder GIS-kompetanse og matrikkelføring. Enhetens mål har vært å gjøre tjenestene mindre sårbare og fordele dem på flere personer. I 2016 er kommunens kartgrunnlag oppdatert med nytt høydegrunnlag, skråfoto, historiske flyfoto og andre grunnlagsdata. Arbeidet har skjedd i samarbeid med Kartverket og kostnadene fordeles over tre år som investering. Det landbruksfaglige samarbeidet med Gjerstad kommune hvor skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad og jordbrukssjefen i Risør, fungerer fremdeles godt. I 2016 startet arbeidet med å lage landbruksplan for Risør og skogbrukssjefen har deltatt i dette arbeidet. Det er en utfordring å prioritere lovpålagte oppgaver framfor selvpålagte oppgaver og oppgaver som de folkevalgte ønsker skal prioriteres og det krever at enheten finner en
Årsmelding - Plan og byggesak 2016 side 21 god balanse og er flinke til å melde fra om hvilke arbeidsoppgaver som må settes til side i perioder. Enheten har ansvar for oppfølging av boplikt og det er viktig å utarbeide og effektuere gode rutiner for kontroll av boplikt. Kontrollen må være god nok og realistisk å gjennomføre og det jobbes for å endre rutinene noe på dette feltet. Målet er å sikre en god nok kontroll samtidig som det ikke blir en unødvendig stor arbeidsbyrde. I 2016 har det vært arbeidet med en ny rapport om boplikt. Denne skal legges frem for politisk behandling før sommeren 2017. Rekruttering av dyktige fagfolk er en utfordring for teknisk sektor fordi arbeidskraften er konkurranseutsatt. Enheten må bestrebe seg på å kunne tilby interessante arbeidsoppgaver for å tiltrekke seg kompetente folk. I 2016 har enheten ansatt to nye medarbeidere innen plan- og byggesaksbehandling og kart- og oppmåling. I begge tilfeller er det blitt ansatt kompetente og dyktige fagfolk. Prosjektet RUV er organisert under enheten og tilfører enheten stor kompetanse innen planlegging. Prosjektleder samarbeider i stor grad med de andre på enheten i tillegg til andre enheter. Prosjektet er vedtatt innført som en fast stilling i perioden 2017-2020. Som en følge av dette har vikar for prosjektleder for fast jobb fra mars 2017 og enheten er dermed i realiteten, styrket med en stilling, noe som er svært gledelig.