Virksomhetsplan Risør - for gjestfrihet, nyskapning og mangfold RISØR KOMMUNE

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2013 Risør - for gjestfrihet, nyskapning og mangfold Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling.

2 Virksomhetsplan 2013 side 2 INNHOLD 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder ) Risør kommunes verdier ) Enhetens ansvarsområde og organisering ) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet Vedtakets punkt Vedtakets punkt Vedtakets punkt Vedtakets punkt ) Enhetens tiltak ift. Budsjettvedtaket ) Brukere / Innbyggere Status Vurdering Målsetting Tiltak ) Økonomiske rammer og forutsetninger Status Vurdering Målsetting Tiltak ) Intern utvikling i enheten Status Vurdering Målsetting Tiltak ) Spesielle forhold knyttet til enheten ) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Hovedmålsettinger... 16

3 Virksomhetsplan 2013 side 3 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole

4 Virksomhetsplan 2013 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke

5 Virksomhetsplan 2013 side 5 3) Enhetens ansvarsområde og organisering Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomtespørsmål, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, deler av konsesjonslovgivningen, forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (tilskuddsordninger), veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Saksbehandler Eiendomsforhold Thorvald Garthe Saksbehandler Plan og byggesak Martin Krogstad Kart, oppmåling, GIS - geodata Stig Sevenius Postregistrering Fakturering Ekspedering Anne Lise Aasheim Saksbehandler Plan og byggesak Camilla Trondsen

6 Virksomhetsplan 2013 side 6 4) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet Enhet for omsorg vil ha ansvar for å følge opp nedenstående utredninger og tiltak vedtatt i Handlingsprogrammet for perioden VEDTAKETS PUNKT 9.1 Pkt 5: Scanning av eiendomsarkivet (HP 7.2.6) Vedtak: Risør kommunes eiendomsarkiv digitaliseres ila 2012 med en kostnadsramme på kr ,- (driftsmidler). Kommentar: Etter nærmere innhenting av erfaringstall fra andre kommuner er det estimert en kostnadsøkning til ,-. Prosjektet er lagt ut på anbud og skal avsluttes ved utløpet av Pkt 9: Beiteprosjektet (HP ) Vedtak: Beite- og ryddeprosjekt igangsettes for rydding/forskjønnelse av skjærgården. Kostnadene dekkes innenfor dagens budsjett (driftsmidler). Kommentar: ,- er lagt inn i budsjettet for Det arbeidet med å skaffe dyr for å sette ut våren VEDTAKETS PUNKT 9.2 Ingen vedtak. 4.3 VEDTAKETS PUNKT 9.3 Pkt 20: Kommuneplan (HP 8.1.1) Vedtak: Revisjon av Risør kommunes kommuneplan igangsettes høsten Kommentar: Enhetsleder og en avdelingsingeniør er sterkt involvert i arbeidet. Utover i 2013 vil også andre i enheten bli sterkere involvert i forbindelse med arealdelen. Totalt sett vil arbeidet kreve mye ressurser fra enheten i 2013.

7 Virksomhetsplan 2013 side 7 Pkt 23: Kompetanseplan (HP 7.8.8) Vedtak: 1. Kompetanseutvikling må være et prioritert område for Risør kommune. 2. Risør bystyre vedtar planen slik den foreligger som en utredning. Tiltak vurderes i sammenheng med handlingsprogram, budsjett, enhetenes virksomhetsplaner og den daglige personalledelse. 3. Rådmannen kommer tilbake til komité og bystyre med en strategisk kompetanseplan. Kommentar: Det er behov for etter- og videreutdanning samt faglig påfyll for å beholde ansatte. Med tanke på rekruttering er det viktig å framstå som en attraktiv arbeidsplass som gir de ansatte faglig påfyll. Pkt 29: Landbruk i fokus (HP 8.2.3) Vedtak: Risør kommune vil, sammen med Gjerstad kommune, ha fokus på landbruket. Kommunen vil søke Fylkesmann og Fylkeskommune om midler til kartlegging av ressurser, beitemark og maskinjord. Målet er å øke husdyrproduksjonen og å redusere gjengroing i kulturlandskapet. Midler fra Fylkesmann/Fylkeskommune benyttes også til å leie inn Landbruksrådgivning Agder. Kommentar: Arbeidet følges opp fortløpende og vil i hovedsak bestå av møtevirksomhet og søking av midler. Pkt 37: Det historiske Risør (HP 8.4.1) Vedtak: Det etableres en felles satsing på utvikling og formidling av det historiske Risør. Satsingen tar opp i seg allerede etablerte tiltak som: Nytt museumskonsept med Trehusbyen som plattform DIVE analyse av Mortensenkvartalet Utvikling av Festningsanleggene i Urheia Kommentar: Enhet for plan- og byggesak har ansvar for DIVE-analysen i samarbeid med enhet for kultur. Arbeidet pågår og vil avsluttes i løpet av Pkt 38: Moen (HP 7.5.2) Vedtak: Forprosjektrapport april 2008 Plan for utvikling av Båtbyggeriene på Moen, legges til grunn for det videre plan og utviklingsarbeidet.

8 Virksomhetsplan 2013 side 8 Det igangsettes arbeid med reguleringsplan for Moenområdet i samsvar med saksframleggets vurderinger og i henhold til plan- og bygningslovens Arbeidet påbegynnes høsten Prosjektet må ved kjennskap til vesentlige avvik fra fremlagte budsjett sendes tilbake til ny behandling i bystyret. Det forutsettes at Moensveien fra krysset ved Risørveien og ned blir utvidet og tilpasses den økte biltrafikken som økt aktivitet medfører, inkludert belysning, gang- og sykkelvei/fortau. Kommentar: Planprogram er vedtatt og planen skal ferdigstilles i løpet av VEDTAKETS PUNKT 9.4 Ingen vedtak.

9 Virksomhetsplan 2013 side 9 5) Enhetens tiltak ift. Budsjettvedtaket Det foreligger ingen vedtak i budsjettet utover de generelle rammene som enheten er ansvarlig for å følge opp.

10 Virksomhetsplan 2013 side 10 6) Brukere / Innbyggere Enheten har en svært stor brukergruppe, som en følge av dens forvalteroppgaver innen mange ulike områder. Enheten har også en utstrakt kontakt med håndverkere, konsulenter og ulike organisasjoner innen mange fagområder. 6.1 STATUS Enheten jobber kontinuerlig for å ha en raskest mulig saksbehandlingstid. Per dato varierer behandlingstid for byggesaker fra et par-tre uker til et par måneder. Dette er akseptabelt da behandlingstid alltid vil variere etter sakstype. Det arbeides med å redusere saksbehandlingstid for delingssaker. De eldste sakene er stort sett ajour. Per dato er saksbehandlingstid for nye saker, eksempelvis tilleggstomter, ca. 6 mnd. Det foretas postmøter med fordeling av saker og flere saksbehandlere kjenner til omfanget av sakene. Det er god arbeidsflyt med behandling etter flere lovverk. Geovekstprosjekt med ny fotografering i 2011 er avsluttet med etablering av nytt bildegrunnlag, 10 og 20 cm oppløsning, for hele kommunen. Det er også delvis gjennomført ajourføring av bygg- og vegbasene i den anledning. Landbruk omfatter jord- og skogbruk i både Risør og Gjerstad. Det deles ut store midler til næringa i løpet av året, det behandles konsesjonssaker for landbrukseiendommer og saker om boplikt. For reguleringsplaner vil behandlingstida variere avhengig av innspill og evt. innsigelser til en plan. Det er gitt tidsfrister i plan- og bygningsloven. Det er svært sjelden disse overskrides. Enheten behandler hovedsakelig private reguleringsplaner, men også noen kommunale. Kommunen har fått ny nettside og denne er foreløpig ikke helt optimal for enheten. Målet er at denne skal bli mer brukervennlig for at flere skal kunne hente opplysninger herfra framfor å ringe eller sende e-post. 6.2 VURDERING Det er ikke foretatt brukerundersøkelse blant enhetens kunder siden Enhetens saker er imidlertid stadig i media og da ofte med fokus på de negative sidene. I undersøkelsen i 2002 viste det seg imidlertid at de som faktisk benyttet seg av enhetens tjenester i hovedsak var godt fornøyde. Dette er også hovedinntrykket i dag. Innløsning av gamle festetomter bør prioriteres i 2013 for at disse sakene skal kunne avsluttes så raskt som mulig. Hjemmelsforholdet for de fleste av disse tomtene er uklare. Kommunen har i dag kompetanse til å behandle disse sakene. Det vil trolig være vanskelig for nyansatte å sette seg inn i denne typen saker. Dette vil også være krevende for nyansatte å få en fullstendig oversikt over kommunale eiendommer; hva kommunen eier, hvilke rettigheter og heftelser kommunen er berørt av osv. Det må holdes et kontinuerlig fokus på saksbehandlingstid. Dette gjøres i praksis ved å avholde postmøter, stort sett ukentlig, og fordele saker som også drøfter av flere. Møtene sikrer at flere kjenner til sakene som kommer inn.

11 Virksomhetsplan 2013 side 11 Det er gode erfaringer med at jordbrukssjefen har kontorsted i Risør og skogbrukssjefen har kontorsted i Gjerstad. Samarbeidet mellom de to er tett, mens det kan jobbes mer med å systematisere samarbeidet mellom enheten og skogbrukssjefen. I tillegg er det tatt initiativ til tettere samarbeid mellom landbruk og næringssjefen. 6.3 MÅLSETTING Saksbehandlingstid for byggesaker bør være maks. 2 mnd for saker hvor uttalelse må innhentes. For øvrige saker bør den være kortere. Saksbehandlingstid for delingssaker bør være maks. 2 mnd for saker hvor uttalelse må innhentes. For øvrige saker bør den være kortere. Saksbehandlingstid for oppmåling skal være maks. 16 uker etter at delingsvedtak er utført ihht. Matrikkelloven. Saksbehandlingstid for reguleringsplaner skal ikke overstige tidsfrister i plan- og bygningsloven. Saksbehandlingstid for saker knyttet til de landbrukspolitiske virkemidlene er 1 mnd etter søknadsfrist. 6.4 TILTAK For å kunne oppnå de ønskede og planlagte mål og ambisjoner, vil en måtte satse på følgende tiltak: Beholde fokus på saksbehandlingstid Prioritere strengt hvilke områder enheten skal bruke sin tid på Avsette tilstrekkelig tid og midler til vedlikehold og oppdatering i regelverket Jobbe for økt samarbeid mellom landbruk og næringssjef Bidra til at kommunens nettside får en god utforming og et godt brukergrensesnitt. Beholde kompetanse og bygge videre på denne.

12 Virksomhetsplan 2013 side 12 7) Økonomiske rammer og forutsetninger Tjenesteområde Budsjett 2013 Regnskap 2012 Revidert budsjett 2012 Opprinnelig Budsjett Plansaksbehandling Byggesak Kart og Oppmåling Kommunale skoger Land- og skogbrukskont Universell utforming Fallvilt - komm.fond Plan & Byggesak Plan & byggesak STATUS For 2013 er det budsjettert med en inntekt på plan på ,-, på byggesaker med ,- og på kart- og oppmåling med ,-. I tillegg er det budsjettert med inntekter for saksbehandling innen landbruk på ,-. Av utgifter er det hovedsakelig lønnskostnader. Disse utgjør til sammen Øvrige kostnader, som i hovedsak omfatter kontorrelaterte kostnader, er relativt sett små til sammenligning. 7.2 VURDERING Enheten har fått noe økte rammer fra 2012 til Samtidig har lønnskostnadene økt såpass mye at det må kompenseres med økte inntekter for å få budsjettet i balanse. Dette er noe problematisk da antall ansatte er likt som i 2012 og foregående år. Selv om gebyrene økes med konsumprisindeks hvert år og av og til justeres der man ser at gebyrene ikke tilsvarer arbeidsmengden, vil de økte lønnskostnadene over tid vokse mer enn det som kan sies å være et realistisk inntektsnivå. Enheten har for 2013 budsjettert med noe optimistiske inntekter for byggesaksbehandling. 7.3 MÅLSETTING Enheten har som mål å drive rask saksbehandling da dette i tillegg til god service og verdiskaping for næringslivet, vil generere inntekter. 7.4 TILTAK Følge rutiner for effektiv saksbehandling. Holde tidsfrister i saksbehandling for å forhindre reduserte gebyrinntekter. Fortsette med god økonomistyring / budsjettkontroll i regi av økonomisjef og rådmann.

13 Virksomhetsplan 2013 side 13 8) Intern utvikling i enheten Det er knyttet 8 personer til enheten. Skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad kommune, men har også ansvar for skogbruket i Risør kommune. Motsatt er jordbrukssjefen ansatt i Risør kommune, men har også ansvar for jordbruket i Gjerstad kommune. Ordningen var ny f.o.m og evalueringa viste at både de ansatte, de to kommunene og interesseorganisasjonene var svært positive til ordninga. 8.1 STATUS Enhetens personellmessige resurser utgjør 7 årsverk. Av dette medgår det et årsverk til kart, geodata og produksjon av målebrev og et årsverk til funksjoner som postregistrering, ekspedering, arkivering, matrikkelføring, m.m. Et årsverk går til delingssaker og eiendomssaker, herunder oppfølging av egenerklæringer. Innen plan- og byggesaksbehandling er det tre ansatte, herunder enhetsleder som utfører saksbehandling i tillegg til å ha fag-, personell- og økonomiansvar. En plan- og byggesaksbehandler skriver også vedtak etter matrikkelloven. Jordbrukssjefen behandler bopliktsaker i tillegg til de tradisjonelle landbrukssakene. Landbrukssakene har høyest prioritet. Skogbrukssjefen har ordinære skogbruksoppgaver samt ansvar for viltforvaltning og innlandsfisk. Det avholdes internmøte ca. hver 14. dag. Møtene har en fast agenda og gir rom for å ta opp saker og problemstillinger av ulik karakter. Ved behov inviteres rådmannen til møtene. Enheten er relativt liten og derved svært oversiktlig. Det er et godt miljø og stor åpenhet. Medarbeidersamtaler gjennomføres før lønnsforhandlinger. I samsvar med en ekstra bevilgning på kr ,- fra Bystyret, har enheten i hele 2012 hatt innleid hjelp til å jobbe med kart- og oppmåling. Avtalen går ut Aktuelle nøkkeltall fra årsmelding for Restanser søknader (uavsluttede saker) Uavsluttede eiendomssaker Utstedt midlertidige forretninger Restanse midlertidig forretninger Avsluttede kartforretninger Tinglysing av antall dokumenter Restanse kartforretninger Boenheter tillatelse Boenheter tatt i bruk Hytter tillatelse

14 Virksomhetsplan 2013 side Hytter tatt i bruk Næringsbygg tillatelse Næringsbygg tatt i bruk Politiske vedtak Administrative vedtak VURDERING Mengden restanser er bedre enn i fjor på samme tid. Dette skyldes særlig at enheten har hatt innleid hjelp innen kart- og oppmåling. Innen plan- og byggesaksbehandling har en bedre strukturering medvirket til raskere behandlingstid generelt. Enheten har nå svært få saker til politisk behandling. Dette vil bli godt synlig i årsberetning for For kundene er dette et gode hva gjelder saksbehandlingstid. Samtidig er demokratiet ivaretatt ved at klagebehandling fremdeles ligger til politikerne. 8.3 MÅLSETTING De ulike arbeidsoppgavene må organiseres på en effektiv og rasjonell måte. Medarbeidersamtaler skal gjennomføres regelmessig bl.a. for å oppnå førstnevnte mål. Alle ansatte må gis muligheter for faglig oppdatering og personlig utvikling. Pålagt overtid bør unngås med mindre det oppstår ekstraordinære situasjoner. Ferdigstille scanningsprosjektet og få et fulldigitalisert eiendomsarkiv. 8.4 TILTAK Fokusere på kundene og saksbehandlingstid. Gjennomføre medarbeidersamtaler. Oppfordre til videreutdanning og innhenting av ny kompetanse. Unngå unødvendige møter. Rydde opp i festetomtsaker.

15 Virksomhetsplan 2013 side 15 9) Spesielle forhold knyttet til enheten Arbeidet med rullering av kommuneplanens samfunns- og arealdel har startet. Enheten er sterkt involvert. Arbeidet vil påvirke saksbehandlingstida, men enheten er innstilt på å bidra i stor grad. Fokus på bygningsvern må beholdes og styrkes for å sikre at Risør også i framtida beholder sin verneverdi og største merkevare. En innsats her vil være av avgjørende betydning for å kunne videreutvikle og videreforedle de kvaliteter og kulturhistoriske verdier som verneplanen for Risør sentrum skal ivareta. Det er på sikt ønskelig å lage en kulturminneplan for hele kommunen. Planarkivet er ikke helt tilfredsstillende, verken det digitale eller det analoge. I løpet av 2013 må dette komme på plass. Det har vært foretatt adressering i de sentrale deler av kommunen, byområdet og i nyere boligfelt, samt langs bl.a. Risørveien, men store deler gjenstår. Saksbehandler for eiendomssaker og kart- og oppmåler vil fortsette adresseringsprosjektet i Adressering er påkrevd ihht. matrikkelloven. For 2013 skal det etableres Geovekstprosjekt for nytt høydereferansesystem. I samarbeid med Fylkesmannen og Fylkeskommunen tas det sikte på å oppdatere kommunens kartlegging av naturtyper på land i løpet av 2012 og Prosjektet vil være i regi av kommunen, men det faglige vil håndteres av Fylkesmannens miljøvernavdeling. Asplan Viak as har fått anbudet og første feltsesong er ferdig. Det er en målsetting å få kartlegginga med i kommende kommuneplan. Plansjefen skal slutte ved utgangen av Enheten vil da overta noen planoppgaver. Det vil bli utfordrende å få flere arbeidsoppgaver med samme antall personer da dette er oppgaver som kommer i tillegg til arbeidsoppgaver som blei overtatt da tidligere miljøvernrådgiver slutta. Det er et mål at det skal bli en tettere kobling mellom landbruk og næring. Trolig vil landbruket tas med i møteplassen Regionalt næringsfond, noe det var også tidligere.

16 Virksomhetsplan 2013 side 16 10) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Enheten har samla sett en god kompetanse, men denne må vedlikeholdes i større grad enn før gjennom etter- og videreutdanning samt kursing. Det er svært mange lovverk som skal forvaltes, endringene skjer raskere enn tidligere og i samfunnet generelt er det en sterk tendens til at vedtak påklages i større grad enn før. Det er derfor svært viktig at kommunen besitter nok kompetanse. Arbeidsoppgavene er mange, varierte og godt synlige fordi sakene berører folks eiendommer og verdier. Det gjør at presset på enheten er relativt stort selv om det jobber få mennesker her og selv om sakene utgjør en liten del av kommunens totale virksomhet. Det er dermed viktig å ivareta medarbeiderne på en god måte og bidra til at de har god kompetanse og føler seg trygge i jobben de skal utføre. Antall ansatte på enheten er så lavt som det kan være. Ideelt sett burde to personer ha jobbet med kart- og oppmåling da det stilles stadig større krav til vår digitale hverdag og økt servicenivå på nett. Når enheten i løpet av 2013 får tilført flere arbeidsoppgaver, vil også behovet for ansatte innen plan- og byggesak øke, jmf. vurderingene ovenfor. I 2013 vil kommuneplanen oppta en stor del av enhetens hverdag for flere av de ansatte. Det pågår i tillegg andre prosjekter som tar fokus, bl.a. adressering, naturtypekartlegging, geovekstprosjekt, oppjustering av gårdskart m.m. Oppi det hele vil det fortsatt være vårt hovedfokus å yte god service, ha kort saksbehandlingstid og å være en kompetent enhet HOVEDMÅLSETTINGER Gi best mulig service og ha kortest mulig saksbehandlingstid Opprettholde Risør som en av Europas best bevarte trehusbyer Øke forståelsen for bygningsvern Gjennomføre tilsyn på byggesaker Ha en fornuftig strategi for bopliktsakene Ha et oppdatert planarkiv Følge opp krav til oppdatert kartgrunnlag Yte god service og forvaltning innen jord- og skogbruk