ENHET FOR PLAN- OG BYGGESAK

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2017 ENHET FOR PLAN- OG BYGGESAK Foreløpig versjon 1.1 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I SATSINGSOMRÅDE KUNNSKAP SATSINGSOMRÅDE REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen SATSINGSOMRÅDE ATTRAKTIVITET: VI SKAL VÆRE EN KOMMUNE DER FLERE FLYTTER INN ENN UT Risør Utvikling og Vekst (RUV) (T) RUV: Salg av Randheia (T) nytt Båthavn Karolina (U/T) nytt Båthavn Søndeled/ Jeppestrand (U/T) nytt Reguleringsplan Hasalen (T) Kommunedelplan strandsone (T) Reguleringsplan for Risør sentrum (U) Landbruksplan (U) ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Gamle kommunale eiendomssaker (T) Oppgradering av kartgrunnlag (T) El-bil til kart- og oppmålingstjenester (T) nytt FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Enhetsleders kommentar Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 16

3 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side Siste medarbeiderundersøkelse Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av medarbeiderundersøkelsen INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 19

4 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 4 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse, bedre levekår og klima er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

5 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 5 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten ønsker generelt å fokusere på verdiene i internmøtene og ta dem opp som temaer i løpet av året.

6 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 6 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomte- og eiendomssaker, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, herunder forurensning, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, konsesjonssaker (inkludert boplikt), forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (økonomiske og juridiske), veterinærvaktordningen, skogbruksfaglige oppgaver, veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Et toårig prosjekt, som fra mars 2017 endres til fast stilling i perioden , er lagt til enheten; Risør utvikling og vekst (RUV). Prosjektleder har som hovedoppgave å jobbe for å fremme økt boligbygging i kommunen. Enheten har også et annet, toårig prosjekt som omfatter opprydding i gamle eiendomssaker (GES). Arbeidet utføres av fast ansatt i kommunen, mens ordinære arbeidsoppgaver innen eiendomsforvaltning, utføres av vikar. Prosjektet avsluttes ved utgangen av mai ORGANISERING Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Risør utvikling og vekst (RUV) Camilla Trondsen Saksbehandler (vikar) Eiendomsforhold Ann-Iren Trommestad Saksbehandler Plan og byggesak Anders Auten Pedersen Kart, oppmåling, GIS - geodata Kjetil Haukvik Postregistrering Fakturering Ekspedering Elise Nilsen Saksbehandler (vikar) Plan og byggesak Ahmed Imad Joseph Prosjekt Gamle eiendomssaker Thorvald Garthe

7 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 7 4) Enhetens arbeid med tiltak i SATSINGSOMRÅDE KUNNSKAP Enheten har ikke ansvar for egne tiltak i Handlingsprogrammet. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsningsområdet. 4.2 SATSINGSOMRÅDE REGIONAL UTVIKLING Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten har et faglig samarbeid med kommunene øst i Agder for kart- og oppmåling og for byggesak. Det er i tillegg ønskelig å få et tilsvarende fagforum for plan og delingssaker og det vil bli tatt initiativ til å starte et slikt forum i løpet av året. 10 kommuner samarbeider om felles veterinærvakt. Det er et fagforum for bopliktsaker med 8 kommuner. Jordbrukssjefene i Aust-Agder har et felles fagforum. Kommunen har ingen ansatt miljøvernrådgiver som kan håndtere natur- og miljøvernsaker. Det er uheldig fordi forvaltning av mange av lovene hvor kommunen er myndighet forutsetter naturfaglig kompetanse. Kommunen benytter fagkompetanse hos bl.a. Fylkesmannen etter behov og har i tillegg noe kompetanse selv. Nabokommunene har heller ingen miljøvernrådgiver, bortsett fra Tvedestrand. Generelt bør økt faglig samarbeid være et tema på rådmanns- og ordfører nivå i tillegg til at de ulike fagmiljøene jobber for dette Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen Gjennom detaljplanlegging vil enheten fortsettes å ha fokus på energi- og klimaspørsmål, bl.a. ved å bidra til at planleggingen følger nasjonale mål om bl.a. fortetting langs kollektivakser, mulighet for gåing og sykling, bevaring av nærfriluftsområder m.m. Dette er også viktige aspekter for folkehelse som skal ivaretas gjennom plan. 4.3 SATSINGSOMRÅDE ATTRAKTIVITET: VI SKAL VÆRE EN KOMMUNE DER FLERE FLYTTER INN ENN UT Enheten bidrar mye når det gjelder planlegging av gode boligområder. Enheten skal bl.a. bidra med å sikre et variert boligtilbud, sjønære boligtomter, boliger langs kollektivaksen, høyere grad av tilgjengelighet og universell utforming, god atkomst til sjø- og friluftsområder, gang- og sykkelmuligheter og bevaring av trehusbyen. Enheten har ansvar for å påse at det utarbeides gode risiko- og sårbarhetsanalyser ved planarbeid. Gjennom øvrig planarbeid som enheten vil være en naturlig deltaker i, skal det arbeides for å sikre gode og tilgjengelige møteplasser, offentlige badeplasser og sjønære friområder. Enheten har som mål å bidra med effektiv saksbehandling hvor saker som omhandler bolig og næring prioriteres. Det må også påses at gebyrene for saksbehandling ikke blir urimelige. Enheten må jobbe for å ha en god kommunikasjon utad for å tiltrekke seg nye innbyggere, herunder informasjon på hjemmesida som kan øke graden av selvbetjening.

8 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side Risør Utvikling og Vekst (RUV) (T) Etter vedtak i bystyret PS: 128/16 fortsetter stillingen knyttet til Risør Utvikling og Vekst RUV, utover tidligere fastsatt prosjektperiode. Stillingen dekkes ved lån fra fond som dekkes inn ved fremtidige inntekter RUV: Salg av Randheia (T) nytt Et av RUV prosjektene som er gjennomført i 2016 er detaljregulering av Randheia. Planen ligger til klagebehandling hos fylkesmannen. Ved stadfesting av reguleringsplanen kan området selges til privat utbygger. Salgsprosess vil bli gjennomført i løpet av Båthavn Karolina (U/T) nytt Det ble vedtatt i bystyret i PS: 128/16 at Karolina skal reguleres med nye båtplasser og parkering, der OSS vel støtter planen med kr. Manglende midler skal tas av driftsbudsjettet. Rådmannen kommer tilbake til bystyret med sak om gjennomføring. Rådmannen har besluttet av RUV skal ha ansvaret for denne planen i Båthavn Søndeled/ Jeppestrand (U/T) nytt Småbåthavna på Jeppestrand inngår i reguleringsplanen for Kalstadheia og omfattes av endringen som gjennomføres av RUV. Kommunen skal ikke stå for utbygging av båthavna, men kan kjøpe et antall plasser for å knytte disse direkte til de resterende tomtene på Kalstadheia gjennom privat avtale med grunneier. Dette fremmes eventuelt i egen politisk sak Reguleringsplan Hasalen (T) Planarbeidet for Hasalen er ikke startet som tidligere planlagt fordi rådmannen har valgt å prioritere arbeidet med Holmen. I.f.m. vedtak av handlingsprogrammet er det vedtatt å vurdere Hasalen på nytt i Kommunedelplan strandsone (T) Planarbeidet er startet opp, men det er ikke kommet noen respons fra private grunneiere som ønsker å fortette med boliger på sin eiendom i strandsonen. Det vil bli tatt et nytt initiativ for å se om det er interesse for dette tiltaket og dersom det er det, vil planarbeidet fortsette i Hensikten er å åpne for nye boliger i strandsonen i områder hvor det allerede ligger bebyggelse med en viss tetthet Reguleringsplan for Risør sentrum (U) Det er utarbeidet og godkjent prosjektplan for arbeidet med omregulering av planen for Risør sentrum. Oppstartsmøte med overordnede instanser som bl.a. fylkesmannen, vil bli avholdet i Etter dette vil planarbeidet bli varslet og fortsette i hele Planarbeidet er omfattende og vil involvere mange parter og temaer Landbruksplan (U) Arbeidet med planen skal avsluttes i Planen tar utgangspunkt i det lokale handlingsrommet. Det fokuseres på kommunale føringer/prioriteringer for statlige landbruksrelaterte tilskuddsordninger som kommunen forvalter og lokal matproduksjon og -foredling. I tillegg skal planen se på tiltak knyttet til landbrukets bidrag til

9 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 9 alternative løsner på nye oppvekst- og omsorgstjenester (Inn på tunet). Planen skal også vise landbrukets bidrag, mulighet for bidrag, når det gjelder folkehelse. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Enheten har kontinuerlig fokus på og ønske om, å være oppdatert på lovverk og å beholde motiverte ansatte. Disse tingene henger sammen med levering av gode tjenester og det oppleves som frustrerende at midler til kompetanseheving er svært små. De ansatte deltar på relevante kurs og seminarer i regi av Fylkesmannen/Fylkeskommunen da disse ofte er gratis og på noen fagkurs, men det er behov for å kunne tilby mer etterog videreutdanning for å holde kompetansen på et høyt nok nivå. For 2017 er det budsjettert med noe mer midler til kompetanseheving Gamle kommunale eiendomssaker (T) Det eksisterer mange gamle eiendommer i kommunen hvor eiendomsforholdet ikke er avklart. For å rydde opp i og avslutte disse sakene er det ansatt vikar som behandler ordinære eiendomssaker, mens fast ansatt gjennomfører prosjektet. Lønnsmidler til vikar dekkes gjennom disposisjonsfond. Prosjektet avsluttes ved utgangen av mai Oppgradering av kartgrunnlag (T) Kommunen har plikt til å holde sitt kartgrunnlag oppdatert og det er avsatt nødvendige investeringsmidler til dette. Arbeidet utføres som en del av felles Geovekstprosjekt for flere kommuner øst i Agder og omfatter nye, høyoppløselige ortofoto (satelittbilder), nytt høydegrunnlag, nye skråfoto, historiske bilder og nye kartbaser. Statens kartverk leder arbeidet El-bil til kart- og oppmålingstjenester (T) nytt Fra 2017 satses det på innkjøp av el-bil som i hovedsak skal benyttes av kommunens kart- og oppmåler, men som også vil kunne benyttes av andre ansatte i kommunen når den er ledig. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ansvar for å bidra til gode planer som bl.a. sikrer mulighet for fysisk aktivitet og trygg og sikker skolevei. Det er også viktig å planlegge slik at det blir enkelt å drive ulike aktiviteter. Krav til universell utforming er nødvendig for at alle skal få like muligheter. Satsning på folkehelse og levekår gjennom planlegging vil i praksis si å drive god planlegging som ivaretar disse hensynene. Det vil variere fra plan til plan hvordan dette ivaretas og i hvor stor grad. Levekår er ikke alltid direkte relevant i plansammenheng, men det er viktig å planlegge for varierte boligområder med boenheter av ulik type for å sikre at et område kan passe for flest mulig, uavhengig av f.eks. inntekt. RUV jobber helt konkret med kyststi mellom Randvik og Flisvika, et tiltak som vil styrke folkehelsa på mange måter, i tillegg til at den vil kunne benyttes av alle. Kommunen har også overtatt området Hasseltoppen på Vestlandsstykket og Vakthusheia, begge områder som er viktige for folkehelsa. I skjærgården bidrar kommunens beiteprosjekt i samarbeid med bonde Rolf Moseid til å holde stier og friluftsområder åpne for allmennheten.

10 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side KLIMA OG MILJØ Enheten arbeider for at det planlegges muligheter for gåing og sykling i enda større grad enn i dag. Kommuneplanen omhandler behov for og ønske om en felles miljøvernrådgivningstjeneste. Enheten støtter at det jobbes for å få til dette da kommunen forvalter mange lovverk som krever slik fagkompetanse. Enheten skal følge opp kommuneplanen når det gjelder utvikling av nye boligområder. Disse er i hovedsak lagt langs kollektivakser og i tilknytning til lokalsentra og tettsteder. Viktige nærområder og uberørt natur skal beholdes gjennom god planlegging. Naturbiotoper på land og i sjø bidrar til å sikre det biologiske mangfoldet. Et samarbeid med skogeierne og ny kartlegging av områder med høyt biologisk mangfold er også svært viktig og vil fortsette å være en del av kommunens vurderingsgrunnlag i enkeltsaker. Enheten forvalter miljøordninger både på for jord- og skogbruket der formålet er å fremme hensynet til de biologiske verdiene samt redusere forurensingen fra landbruket. Enheten vil framover fokusere på god planlegging sett opp i mot framtidig ekstremvær og nasjonale føringer. Enheten er involvert i arbeid med Energi- og klimaplan og er representert i internt Forum for klima og miljø. Det er fremmet egen sak om bærekraftig mat i bystyret og etter høring vil tiltak i saken bli fulgt opp. Dette innebærer bl.a. mer vegetarmat og mer variert mat samt mindre kasting av mat i kommunens administrasjon og på politiske møter. Etablering av funksjonen svar ut medfører at enheten sender ut mye mindre papir enn tidligere. Det skal kjøpes inn el-bil for enheten som også andre ansatte på kommunehuset kan benytte. Det vil bli gjennomført nett-kurs framfor at de ansatte deltar på kurs utenfor arbeidsplassen. Ved kjøring i arbeidstid vil enheten tilstrebe å få til samkjøring.

11 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 11 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Legges inn etter at budsjettet er endelig behandlet i desember.

12 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 12 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative). Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. I løpet av året behandles det rundt landbrukssaker. Enheten behandler ca. 300 egenerklæringer i løpet av et år. Enheten bistår flere av de interne enhetene i kommunen etter behov, spesielt innen karttjenester. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse Enhetsleders kommentar Det bør gjennomføres brukerundersøkelse for avdekke hvordan enhetens arbeid oppfattes utad Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Ikke relevant. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Nye bygg (boenheter og næringsbygg) Tall for 2016 tas inn i planen etter nyttår og kommenteres da. Nye bygg (boenheter, næringsbygg og hytter) Status siste periode Boenheter tillatelse Boenheter tatt i bruk Hytter tillatelse Hytter tatt i bruk Næringsbygg tillatelse Næringsbygg tatt i bruk Kilde: Risør kommune

13 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 13 Mål for perioden Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk Hytter tatt i bruk Målene er en konsekvens av kommuneplanens hovedmål Vi skal vokse. Det er allikevel lite sannsynlig at kommunen oppnår mer enn 45 boenheter tatt i bruk per år, basert på erfaringstall, og dette antallet er derfor valgt for Saksbehandlingstid plan- og byggesak og oppmåling Status siste periode Saksbehandlingstid for private forslag til detaljreguleringsplaner 405 (../170/250) 178 (../215/280) 351 (../297/290) 204 (../200/320) Saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist 98 (36/39/45) 59 (../../37) 23 (../45/5) 22 (../44/25) Saksbehandlingstid, oppmålingsforretning/opprettelse av grunneiendom 65 (72/60/90) 55 (../25/30) 40 (../24/30) 26 (../19/20) Kilde: KOSTRA tabell KOSTRA gruppe 11/Kragerø/Tvedestrand kommune i parentes. Gjennomsnitt antall kalenderdager Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 84 dager for byggesaker og 112 dager for oppmålingsforretning. Nye KOSTRA-tall framkommer ikke før i mars 2017 og tall for 2016 vises derfor ikke. Tallene vil bli tatt inn og kommentert når de er klare. Kilometer etablert gang-/sykkelvei Antall kilometer etablert gang- og sykkelvei pr innbyggere er uendret siden Kilde: SSB tabell 06492: Gang- og sykkelvei i km som er et kommunalt ansvar Det er etablert gang- og sykkelvei fra Østebø til Frydendal, men denne er et fylkeskommunalt ansvar og tas dermed ikke med i statistikken. Hytter tatt i bruk Hytter tillatelse Hytter tatt i bruk Kilde: Risør kommune Tall for 2016 tas inn og kommenterer når de er klare. Antall kilometer etablert kyststi Friluftsrådet Sør har utredet muligheter og utfordringer med etablering av kyststi og foreslått en trase. Så langt er det ikke etablert sammenhengende kyststi i Risør kommune.

14 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Se ovenfor. 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Per november i 2016 er det meldt 15 avvik på enheten. 10 av disse gjelder dårlig inneklima og er meldt videre til vaktmester for tiltaksbehandling. 2 saker gjelder avvik på for lang saksbehandlingstid. 1 sak gjelder brudd på forskriftskrav på matrikkelføring, overskridelse av antall dager. Og 1 sak gjelder ubehagelig hendelse over telefon Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og bestreber oss på å sende foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlingstida er lang. Enheten har ikke økonomisk mulighet til å ansette flere personer. Gode rutiner, prosedyrer, maler og kontinuerlig oppfølging, jmf. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene. Saker som gjelder dårlig inneklima er meldt videre til vaktmester og må følges opp av enhet for eiendom og tekniske tjenester. Uønskede hendelser er det heldigvis få av, men når de oppstår blir det tatt en gjennomgang av forholdet med leder. Forebygging gjøres i hovedsak gjennom best mulig service fra kommunens side,

15 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 15 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på Satse på ledere Enhetsleder har påbegynt en Master i ledelse, 90 studiepoeng. Studiet tas i privat regi, men arbeidsgiver støtter utdanningen gjennom å gi fri med lønn til samlinger og eksamen. Studiet avsluttes i Utvikle en lærende organisasjon Vi må lære av våre feil og internkontrollsystemet må brukes mer aktivt til dette. Gode idéer må ivaretas og prøves ut. Vi må bli dyktigere til å holde hverandre faglig oppdatert og utnytte hverandres kompetanse bedre. Dette er et kontinuerlig tiltak som per i dag ikke utnyttes optimalt Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten har allerede faglige samarbeidsforum med nabokommunene, men dette bør forsterkes. Det bør opprettes et fagforum for plan- og delingssaker, og de eksisterende fagforaene bør forbedres. Samarbeid med nabokommunene er helt nødvendig i dagens kompliserte samfunn hvor det er et sterkt fokus på rettigheter og raske og korrekte svar. Uavhengig av en eventuell kommunesammenslåing bør det arbeides med dette Likestillingstiltak I enheten jobber det 50 % av hvert kjønn. Dette er viktig å ivareta med tanke på et godt arbeidsmiljø. Framover bør det jobbes for at også innvandrere og mennesker med nedsatt funksjonsevne kan jobbe i enheten. En naturlig samarbeidspartner kan være NAV dersom det ikke er søkere til ordinære jobber. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer Samarbeid med frivillig sektor Jord- og skogbrukssjefen samarbeider med bondelaget og skogeierlaget.

16 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelse Medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR ble gjennomført i uke FAKTOR er bedre egnet enn tidligere undersøkelser til å fange opp medarbeidernes oppfatning om hva som skal til for at den enkelte skal kunne gjøre en god jobb og til å synliggjøre områder det er mulig å påvirke. Svarprosenten i enheten var 100 % Enhetsleders kommentar Det var særlig positive resultat innenfor faktorene selvstendighet, mestringsorientert ledelse og fleksibilitetsvilje. Det vil jobbes videre med utfordringer knyttet til faktorene relevant kompetanseutvikling og rolleklarhet Tiltak som følge av medarbeiderundersøkelsen 2016 Det vil på ulike nivåer i kommunen legges til rette for felles refleksjon over resultater, utviklingsområder og hvordan vi sammen kan bidra til å nå mål og gjennomføre tiltak det blir enighet om. Internt i enheten planlegges følgende tiltak: Gjennomgang av resultatene med utgangspunkt i arbeidshåndboka som er utarbeidet til undersøkelsen. Det avvikles medarbeidersamtaler med alle ansatte i løpet av november 2016 og resultatene fra disse vil bli sammenholdt med resultatene fra 10-FAKTOR ved vurdering av konkrete tiltak. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet Vurdering av avviksrapportering Det er rapportert 10 avvik som gjelder HMS-forhold, alle knyttet til inneklima. Se kommentarer ovenfor Tiltak for å redusere avvik Det er gjennomført vernerunde og ting som bør tas tak i er meldt videre til Enhet for eiendom og tekniske tjenester for videre oppfølging.

17 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side Forebygge og håndtere uønskede hendelser Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik, men det er trolig fortsatt en viss grad av underrapportering. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mye kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.

18 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 18 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Enheten har tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønns- og andre utgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er imidlertid vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. For 2016 var det forventet en høyere aktivitet som følge av ny kommuneplan og de innspillene som var vedtatt her. Dette har vist seg ikke å slå til i så stor grad som forventet.. For 2017 er det budsjettert med ,- i inntekter for plan. Beløpet er justert noe ned fra 2016 ( ,-). For byggesak er det budsjettert med inntekter på ,-, for kart- og oppmåling med kr ,- og for landbruk med kr ,-. Anslagene er ikke redusert så mye som ønskelig, men det er grunn til å tro at de er realistiske gitt god byggeaktivitet i Enhetens lønnsutgifter har vært sterkt stigende i mange år grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør ca. 87 % av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling ble revidert relativt grundig i 2016 og flere priser ble økt og differensiert. I 2017 vil gebyrene bli foreslått endret med konsumprisindeksen. Det er viktig at gebyrene hele tiden tilpasses endringer i bl.a. lovverk og samfunnsutviklingen ellers. Budsjettposten for vedlikehold av de ulike programvarene og kommunens plikt til å holde grunnlagskartet og matrikkelinformasjon oppdatert er relativt sterkt stigende. Jo mer samfunnet digitaliseres, jo større utgifter får kommunen innenfor dette området. I budsjett for 2017 er det satt av ,- til denne typen lisenser. Enheten fikk i 2015 en endring i antall årsverk ved at 20 % stilling er flyttet til Enhet for støttefunksjoner. Dette ble gjort for at innregistrering av post skal bli mindre sårbar. Halvparten av all posten skal nå registreres av flere enn en person, noe som er positivt. Imidlertid har det vært noen problemer med den praktiske gjennomføringen av dette og registrering av post er fremdeles sårbart og et område det må jobbes mer aktivt med for å finne optimale løsninger. Kommunen ansatte i 2015 en Byantikvar i samarbeid med Kragerø kommune. Byantikvaren er organisert i rådmannens stab, men samarbeider tett med enhet for planog byggesak. Stillingshjemmelen utløper ved utgangen av juli i 2017 og finansieres med 50 % av Riksantikvaren, kr ,- per år. Beløpet deles med Kragerø kommune. I 2015 ble det også ansatt vikar som jobber med eiendomssaker mens ansatt som normalt utfører denne jobben, har prosjektet Opprydding i gamle eiendomssaker som hovedjobb. Vikariatet utløper ved utgangen av mai i 2017.

19 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 19 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten opplever kontinuerlig høye krav til fagkompetanse innen mange ulike lovverk med tilhørende forskrifter. Dette gjør at sårbarheten øker og kravet til å holde seg faglig oppdatert blir mer krevende. Enhetens midler til kurs er samtidig relativt lav. Den foreløpige løsningen på dette synes å være et godt faglig samarbeid på tvers av kommunene og innhenting av bistand fra Fylkesmannen og Fylkeskommunene samt en god strategi for interne rutiner på å holde seg faglig oppdatert bl.a. med fordypningsmøter. Budsjettposten for kompetanseheving er økt for På lang sikt vil kanskje kommunestrukturen endre seg og også bidra til at fagmiljøene blir større, noe som vil reduseres sårbarheten og gi flere fagpersoner å spille på selv om kravet til kompetanse selvsagt ikke vil reduseres. Det er et stort press på kortest mulig saksbehandlingstid innen de fleste av enhetens fagområder. Saker som behandles av enheten har stor betydning for enkeltpersoner og firmaer og for arbeidsplasser og økonomi. Presset merkes derfor godt for saksbehandlerne og det er viktig å skjerme den enkelte noe for å sikre arbeidsro og kortere saksbehandlingstid. Det betyr at man ikke er like tilgjengelig på telefon hele tiden, men til gjengjeld får man behandlet flere saker. Det bør komme tydelig frem at søkere hovedsakelig henvender seg til kommunens e-postadresse og ikke direkte til saksbehandlerne. Dette er viktig for å sikre at henvendelser registreres korrekt og at ikke hver saksbehandler får dette arkivansvaret. På sikt vil en slik endring kunne lette saksbehandlernes hverdag. Det er store krav til å holde kommunens grunnlagskart kontinuerlig oppdatert, også det digitale planarkivet. Per i dag klarer ikke enheten å tilfredsstille kravene fullt ut. Dette gir dårligere tjenester til kommunens innbyggere og medfører større pågang om hjelp. Dersom karttjenestene hadde vært bedre, ville innbyggerne kunne utført mer selv og saksbehandlerne ville blitt noe avlastet. Gjennom et Geovekstprosjekt jobber enheten for at det digitale planarkivet skal bli oppdatert. I løpet av 2017 vil praksis for digitalisering og vedlikehold av planarkivet bli endret til å omfatte flere av saksbehandlerne. I 2017 vil kommunens kartgrunnlag oppdateres med nytt høydegrunnlag, oppdatering av skråfoto, historiske flyfoto og oppdatering av andre grunnlagsdata. Arbeidet skjer i samarbeid med Kartverket og kostnadene fordeles over tre år som investering. Kostnadene tas som en investering. Det landbruksfaglige samarbeidet med Gjerstad kommune hvor skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad og jordbrukssjefen i Risør, fungerer godt. I 2016/2017 skal det lages landbruksplan for Risør og skogbrukssjefen vil være sterkt delaktig i dette arbeidet.

20 Virksomhetsplan - Enhet for plan- og byggesak 2017 side 20 Det er en utfordring å prioritere lovpålagte oppgaver framfor selvpålagte oppgaver og oppgaver som de folkevalgte ønsker skal prioriteres. Enheten har ansvar for oppfølging av boplikt og det er viktig å utarbeide og effektuere gode rutiner for kontroll av boplikt. Kontrollen må være god nok og realistisk å gjennomføre og i løpet av 2016 ble rutinene forbedret. Målet er å sikre en god nok kontroll samtidig som det ikke blir en unødvendig stor arbeidsbyrde. Før sommeren 2017 skal administrasjonen utarbeide en ny utredning om boplikten. Prosjektet RUV er organisert under enheten og tilfører enheten stor kompetanse innen planlegging. Prosjektleder samarbeider i stor grad med de andre på enheten i tillegg til andre enheter. Gjennom handlingsprogrammet ble det vedtatt å endre prosjektet til en fast stilling ut perioden , noe som er svært positivt for kommunen og også internt på enheten da mye kompetanse tilføres.