AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK MØTEINNKALLING Formannskapet innkalles til møte på Rådhuset Torsdag 04.06.2015 kl. 08:00 OBS! merk klokkeslett Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. SAKSLISTE: GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Sak nr. Tittel 10/15 ENDRING AV SELSKAPSAVTALE - ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP IKS 11/15 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2014 12/15 REGNSKAPSKONTROLL 2015 - TERTIALRAPPORT 1/2015 13/15 FINANSFORVALTNINGEN PR. 30.04.15 14/15 ØKONOMIPLAN 2016-2019 GRUNNGITTE SPØRSMÅL ETTER 20 I REGLEMENT FOR UTVALG. FORESPØRSLER Aremark, 28.08.2015 Geir Aarbu (sign.) Ordfører
Sak 10/15 ENDRING AV SELSKAPSAVTALE - ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP IKS Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 15/186 026// Sektor: RÅDMANN Saksbehandler: JFO Sak nr.: Utvalg Møtedato 10/15 Formannskapet 04.06.2015 / Kommunestyret 18.06.2015 Rådmannens innstilling: Aremark kommune godkjenner den foreslåtte endringen i selskapsavtalen for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS ved at Hvaler kommune gis eierskap i selskapet. Vedlegg: Brev av 9. april 2015 fra Østfold Interkommunale arkivselskap IKS Revidert selskapsavtale for Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Saksopplysninger: Det vises til vedlagt brev av 09.04.15 fra Østfold interkommunale arkivselskap IKS der det framgår at Hvaler kommunestyre i møte 12. februar d.å. vedtok å søke om gjenopptakelse i arkivselskapet. I henhold til selskapsavtalen skal slike endringer godkjennes av deltakerne ved at alle tilsluttede kommuner og fylkeskommunen samtykker i utvidelsen. På bakgrunn av dette fremmes saken til politisk behandling i kommunestyret. Vurdering: Rådmannen viser til ovennevnte henvendelse fra arkivselskapet og den reviderte selskapsavtalen der Hvaler kommune gis en eierandel i selskapet på 0,9%. Dette betyr at Aremark kommunes eierandel endres fra 0,31 til 0,29%. Eierandelen fastsettes i henhold til selskapsavtalens 2 ut fra folketallet i eierkommunene/fylkeskommunen. Rådmannen ser det som positivt at Hvaler kommune igjen blir deleier i arkivselskapet, og foreslår at kommunestyret godkjenner den foreslåtte endringen i selskapsavtalen.
Sak 11/15 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2014 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 15/80 210// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 11/15 Formannskapet 04.06.2015 / Kommunestyret 18.06.2015 Rådmannens innstilling: 1. Aremark kommunes årsregnskap for 2014 fastsettes som fremlagt. 2. Aremark kommunes årsberetning for 2014 tas til etterretning. 3. Regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet for 2014, kr 633 854,32 benyttes til avsetning til disposisjonsfond, kto. 15400.9200.880/2.5600.001. 4. Investeringsregnskapet er avlagt med et udekket beløp på kr 404 563,76. 5. Udekket beløp i investeringsregnskapet kr 139 741,53 dekkes ved bruk av lån, kto. 09100.9100.870/2.9100.043 og kr 264 822,23 dekkes ved bruk av ubundet investeringsfond kto. 05480.9200.880/2.5300.001. Vedlegg: Utskrift av Kontrollutvalgets behandling av Aremark kommunes årsregnskap for 2014 uttalelse av 26.05.15. Revisjonsberetning for 2014 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 15.04.15 Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2014 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 27.04.15 Aremark kommunes regnskap 2014 (eget vedlegg) Rådmannens årsberetning 2014 (eget vedlegg) Saksopplysninger: Aremark kommunes regnskap og årsberetning for 2014 har vært gjennom de nødvendige behandlingene både av revisjonen og i kontrollutvalget.
Sak 11/15 Vurdering: Ut fra de uttalelsene som har kommet som et resultat av behandlingene av revisjonen og i kontrollutvalget innstiller rådmannen på at det fremlagte regnskapet for 2014 fastsettes og at årsberetningen tas til etterretning. Driftsregnskapet ble avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 633 854,32 Netto driftsresultat for 2014 er på kr 1 367 370,35. Aremark kommunes investeringsregnskap ble avsluttet med et udekket beløp på kr 404 563,76. I følge forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 9 skal et eventuelt udekket beløp i investeringsregnskapet føres opp til dekning i investeringsbudsjettet i det året regnskapet legges frem. Årsaken til udekket beløpet i investeringsregnskapet er sammensatt. Nedenfor vises en oversikt over resultat pr investering i 2014: "Resultat pr investering" 2014 Skogeiendommer - Bøenskogen 15 638,00 Bøensætre 55 093,30 Kommunale tomtefelt (247 196,90) Vann 139 741,53 Salg av aksjer (10 855,00) Egenkapitalinnskudd/aksjer 285 588,00 Startlån formidlingslån/utlån 166 554,83 Sum 404 563,76 Udekket i investeringsregnskapet 404 563,76 Differanse - Av udekket beløp er kr 139 741,53 fra overtakelse av Søndre Aremark Vannverk. Søndre Aremark Vannverks aktiva og passiva har tilfalt Aremark kommune i hht vedtektene 15. I tillegg har kommunen påtatt seg en garanti/kausjonsforpliktelse for et gjeldsbrevlån som Søndre Aremark Vannverk har tatt opp. Ved overtakelsen av vannverket er kommunen forpliktet til å dekke resterende gjeld. Pr 31.12.14 var netto udekket beløp som gjelder i Søndre Aremark Vannverk kr 139 741,53. Rådmannen foreslår at udekket beløp kr 139 741,53 dekkes ved bruk av lån og at resterende udekket kr 264 822,23 dekkes ved bruk av ubundet investeringsfond.
Sak 12/15 REGNSKAPSKONTROLL 2015 - TERTIALRAPPORT 1/2015 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 15/217 212// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 12/15 Formannskapet 04.06.2015 / Kommunestyret 18.06.2015 Rådmannens innstilling: Tertialrapport 1/2015 for perioden 01.01.15 30.04.15 tas til etterretning. Vedlegg: Tertialrapport 1/2015. Saksopplysninger: I følge forskrift om årsbudsjett 10 skal rådmannen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Uttrykket gjennom året og rapporter angir at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger pr. år i tillegg til behandlingen av årsregnskapet. Regnskapet er nå ajourført for perioden 01.01.15 30.04.15. Det er behandlet i alt 10 saker i kommunestyret pr 30.04.15, der en sak, 3/15 «Bosetting av flyktninger 2015» ikke er sluttført. Vurdering: Innholdet i sakens vedlegg vil bli presentert av administrasjonen i møtet. Rådmannen innstiller på at tertialrapporten for 1. tertial 2015 tas til etterretning.
Sak 13/15 FINANSFORVALTNINGEN PR. 30.04.15 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 15/218 250// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 13/15 Formannskapet 04.06.2015 / Kommunestyret 18.06.2015 Rådmannens innstilling: Aremark kommunes finansforvaltning pr. 30.04.15 tas til etterretning. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Aremark kommunestyre vedtok eget finansreglement 16.09.10, sak 28/10. Reglementet er vedtatt med hjemmel i forskrift om finansforvaltning i kommuner og fylkeskommuner som trådte i kraft 01.07.10. Formålet med reglementet er at kommunen skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Reglementer legger opp til at rådmannen skal rapportere vedr. finansforvaltningen i kommunen i forbindelse med tertialrapporteringen og årsrapporteringen. Pr. 30.04.15 hadde Aremark kommune plassert sine finansielle aktive slik: 30.04.2012 30.04.2013 30.04.2014 30.04.2015 Beløp Beløp Beløp Beløp % Innskudd hos hovedbankforbindelse: Marker Sparebank 12 281 154,63 11 438 262,44 10 846 768,58 13 506 577,05 18,73 % 2,05 % Andre banker: Berg Sparebank 153 212,57 3 176 317,81 13 125 425,07 13 525 643,04 18,75 % 2,10/1,85% Eidsberg Sparebank - - - 25 057 821,79 34,74 % 2,45 % Halden Sparebank 91,00 92,00 93,43 10 025 521,92 13,90 % 1,85 % KLP - - - 10 011 506,00 13,88 % 1,80 % Samlet plasseringer 12 434 458,20 14 614 672,25 23 972 287,08 72 127 069,80 100,00 % Kommunen har ikke plassert noen av sine midler i aksjer/obligasjoner eller andre verdipapirer for å oppnå avkastning. Betingelser pr. 30.04.15
Sak 13/15 Pr. 30.04.15 hadde Aremark kommune sine finansielle passiva slik: Pr. 30.04.12 Pr. 30.04.13 Pr. 30.04.14 Pr. 30.04.15 Beløp Beløp Beløp Beløp % Betingelser pr. 30.04.15 Lån til investeringer: Husbanken 10 412 586,00 9 942 371,00 9 454 069,00 8 957 076,00 8,49 % Flytende: 2,084. Fast: 1,084, 2,084 og 2,089. Kommunalbanken 22 515 550,00 26 754 790,00 25 904 870,00 51 312 570,00 Flytende: 1,690 og 2,000 48,61 % Fast: 2,550 og 2.490 KLP 17 530 936,00 17 074 372,00 16 617 808,00 41 161 244,00 Flytende: 2,440 og 2,600. 39,00 % Fast: 2,400 Lån til viderutlån: Husbanken 3 561 264,00 2 829 156,00 2 436 326,00 4 121 000,00 3,90 % Samlet innlån 54 020 336,00 56 600 689,00 54 413 073,00 105 551 890,00 100,00 % Flytende: 2,084 Fast: 1,990 Største enkeltlån er tatt opp fra Kommunalbanken og KLP til VA-utbygging og rehabilitering av Aremark skole, på hhv kr 26 590 000 og kr 25 000 000. Disse låneopptakene ble utført i 2014. Kommunen har ikke rentebytteavtaler eller finansiell leasing. Vurdering: Rådmannen innstiller på at finansforvaltningen pr. 30.04.15 tas til etterretning.
Sak 14/15 ØKONOMIPLAN 2016-2019 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 15/216 124// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 14/15 Formannskapet 04.06.2015 / Kommunestyret 18.06.2015 Rådmannens innstilling: 1. Disponible driftsrammer for 2016-2019 vedtas slik de fremgår av tabell 1 A i økonomiplanen. 2. Budsjettrammer for virksomhetene for 2016 vedtas slik de fremgår av tabell 1 B i økonomiplanen. 3. Planlegging av aktivitet i virksomhetene for 2017-2019 skal skje på bakgrunn av de rammer som er angitt i tabell 1 B. 4. Budsjettrammer for investeringer for 2016 vedtas slik de fremgår av tabell 2 A og B. 5. Planlegging av investeringer for 2017-2019 skal skje på bakgrunn av de rammer som er angitt i tabell 2 A og B. Vedlegg: Økonomiplan 2016-2019 rådmannens forslag Vurdering: Rådmannen viser til de vurderinger som fremkommer i vedlegg «Økonomiplan 2016-2019 rådmannens forslag»