FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 23. mai 2013 Tid: 10:00 15:30 Sted: UMB PROTOKOLL 05/13 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Lars Ivar Løkken, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Siri Margrethe Løksa (UMB), Birger Kruse (NVH) og Bjørn Næss (VI). Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Hans Gran, Paul Stray, Kai Tilley, Geir Tutturen og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-54/13 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-55/13 Godkjenning av protokoll (Vedleggene til protokollen legges ikke ved utsendelsen. De kan lastes ned på http://www.lifesciences.no/forsiden/artikkel/moteplan) FS-56/13 Orienteringssaker fra styreleder rektorene sekretariatsleder, herunder orientering om revidert nasjonalbudsjett FS-57/13 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-58/13 Arkivleder tilsetting (lukket møte)(ettersendes) FS-59/13 Budsjettmodell for NMBU FS-60/13 Målstruktur ved NMBU FS-61/13 Opplegg delstrategier og handlingsplaner FS-62/13 e-strategi for NMBU 1. gangs drøfting FS-63/13 IKT-reglement FS-64/13 Merkevarebygging og profilprogram oppnevning av styringsgruppe 1
FS-65/13 Kompetansekrav til eksterne styrerepresentanter FS-66/13 Forberedelser til etatsstyringsmøtet 18. juni 2013 FS-67/13 Tertialrapport og arbeidsplan for FS FS-68/13 FS-seminar august FS-69/13 Orientering om studentrepresentant i Fellesstyret FS-70/13 Senterleder Norsk senter for bioenergiforskning - tilsetting (lukket møte) (ettersendes) FS-71/13 Tidsperiode for valg av representanter til Universitetsstyret FS-72/13 Status for byggeprosjektene muntlig orientering FS-73/13 Eventuelt Følgende saker ble behandlet i lukket styremøte: FS-56/13 Styreledes orientering om rapport fra bemanningsgruppene. FS-65/13 Kompetansekrav til eksterne styrerepresentanter behandlet uten deltakelse fra eksterne styremedlemmer. FS-70/13 Senterleder Norsk senter for bioenergiforskning tilsetting. 1. FS-54/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-55/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det var ikke merknader til utkast til protokoll. Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll 04/13 fra fellesstyrets møte 25. april 2013. 3. FS-56/13 Orienteringssaker Fra styreleder om bemanningsgruppen for vurdering av stillingene som administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør som har bestått av rektorene ved NVH og UMB samt fellesstyrets leder. Det var nødvendig å fravike prosedyrebeskrivelsene som er angitt i Omstillingshåndboken. Grunnen var at det hastet med disse innplasseringene og at fremgangsmåten for vurdering av og innplassering i 2
«likeverdig stilling» og «annet passende arbeid» var for ufullstendig beskrevet. Saken ble ikke lagt frem for Fellesstyret for avgjørelse siden dette styrets oppgave er å ansette universitetets øverste ledelse, det vil si rektor. ADMINISTRASJONSDIREKTØR OG ØKONOMI- OG EIENDOMSDIREKTØR 1. Bemanningsgruppens beslutning om at Birger Kruse blir ny administrasjonsdirektør og Siri Margrethe Løksa blir økonomi- og eiendomsdirektør ved NMBU, tas til etterretning. 2. Styreleder gis fullmakt til å ferdigstille stillingsbeskrivelsen for stillingen som sekretariatsleder, dette for å sikre at prosessen med omstilling raskt kan videreføres. 3. Sekretariatet bes om å drøfte med tjenestemannsorganisasjonene en presisering av prosessbeskrivelsen i omstillingshåndboken. Det bør presiseres fremgangsmåten og prosessen som følges når det gjelder fortrinnsrett og innplassering i «likeverdig stilling» og «annet passende arbeid». 4. Bemanningsgruppens beslutninger om innplassering i administrative lederstillinger legges frem for styreleder. Når nytt rektorat er tilsatt, vil dette bli nærmere vurdert. Styret ber om at Fellesstyret orienteres om bemanningsgruppens beslutninger før saken offentliggjøres. LEDER AV PERSONAL- OG ORGANISASJONSAVDELINGEN Fellesstyret tok beslutning om at Jan Olav Aarflot blir leder av personal- og organisasjonsavdelingen ved NMBU, til etterretning. Fra NVH Birger Kruse refererte til presseomtale som viser blandet reaksjon ved NVH på byggetilsagn i RNB. informerte om at det er satt i gang en prosess på NVH kalt «Mål og visjon for veterinærmedisin på NMBU i 2020». Alle instituttledere og seksjonsledere på NVH deltar. Fra UMB Siri Margrethe Løksa viste til lettelse og begeistring som hovedinntrykk når det gjelder reaksjoner ved UMB på RNB, inkl. tilsagnet om 20 nye studenthybler. viste til ledersamtaler med alle i prosess og viktighet av sosiale samlinger og etablering av faglige møteplasser orienterte om signering av avtale om forskningssamarbeid mellom CERADpartnerne, som inkluderer både UMB og NVH. NFR har tildelt CERAD status som SFF, noe som bl.a. sikrer langsiktig finansiering viste til flere politikerbesøk og Riksantikvarens Forum for statlig kulturhistorisk eiendoms seminar i Urbygningen dagen før. Fra VI Bjørn Næss 3
viste til stor glede ved VI over RNB, og allmøter med stort sett entusiasme. Ledelsen fokuserer nå på å få til de faglige synergier og samarbeid som er forutsatt i prosjektet. Sekretariatsleder orienterte nærmere om omtale av etablering og nybygg for NMBU i RNB viste til at rektorvalget pågår fram til 27. mai med mye aktivitet, som allmøter og presentasjoner orienterte om sekretariatets tilbakemelding til valgstyret om forståelse av valgreglementet når det gjelder opptelling av blanke stemmer. Blanke stemmer teller med ved beregning av fremmøteprosenten, men ikke som avgitt stemme på kandidatene. Fellesstyret sluttet seg til administrasjonens forståelse viste til planlagt ny ledersamling 6. juni informert om Lise Gorseth som ny medarbeider i sekretariatet. Fellesstyret tar orienteringene til orientering. 4. FS-57/13 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra felles IDF-møte 21. mai 2013 ble delt ut, og Birger Kruse orienterte fra møtet. Sakene til IDF-møtet fulgte i hovedsak sakslista for kommende møte i fellesstyret, og merknader og synspunkter fra tjenestemannsorganisasjonene ble tatt med ved fellesstyrets behandling av aktuell sak. Fellesstyret tar referat fra IDF-møtet til orientering. 5. FS-58/13 Arkivleder tilsetting Saken ble trukket ettersom den ikke var ferdigstilt. 6. FS-59/13 Budsjettmodell for NMBU Utvalgsforslag til modell for intern budsjettfordeling ble presentert for fellesstyret i møte 5. mars og sendt på høring til NVH og UMB med sikte på endelig behandling på fellesstyrets møte 23. mai. Forslaget følger KDs modell, og det er stor grad av enighet om modellen som er valgt. I gjennomgangen ble det i tillegg fokusert på doktorgradskurs og publisering. Fellesstyret ber sekretariatet komme tilbake med en gjennomgang på om, og i tilfelle hvordan, et finansieringssystem kan utvikles for doktorgradsutdanningen. Forslag til vedtak ble justert fra bør til skal i første linje, siste avsnitt. Fellesstyret slutter seg til den fremlagte modell til intern budsjettfordeling NMBU og at den innføres fra budsjettåret 2014. Modellen bruker 2014 som beregnings- og overgangsår, der insentivmekanismene får reell virkning fra budsjettåret 2015. Satsen for viderefordeling av insentivmidler og midler nye studieplasser reduseres fra 65/35 til 60/40 hhv lokalt/sentralt nivå. Budsjettposten for særskilte og tidsavgrensete 4
faglige satsninger settes til minimum 2 % av årlig budsjettramme fra Kunnskapsdepartementet. Det overlates til Universitetsstyret nærmere å definere reglene for budsjettpostens formål og varighet. Budsjettmodellen etableres uten sikringsmekanisme for insentivmidler, nødvendig forutsigbarhet sikres gjennom økonomistyring med tilstrekkelig langsiktig perspektiv. Internhusleie etter eksisterende modell praktiseres på begge Campus frem til samling på Ås. I etterkant av at modellen har trådt i kraft skal produksjon av studiepoeng beregnes og fordeles mellom de 4 veterinærinstituttene. Fordelingen innarbeides i budsjettmodellen ved første anledning. Budsjettfordelingsmodellen evalueres etter virke i 3 budsjettår. Styret forutsetter at det i denne perioden ikke vil skje omfordeling i basisdelen av instituttbudsjettene. 7. FS-60/13 Målstruktur ved NMBU Styrets gjennomgang gav anbefalinger for det videre arbeidet med samlet målstruktur, som må jobbes fram av rektor i en god og inkluderende prosess, jf. merknad fra IDFmøtet. Stikkord her er forsknings- og studiekvalitet, attraktiv arbeidsplass og kandidater som dekker samfunnets behov. Arbeidet framover må få en naturlig avrapportering til styret. Fristen 1. februar er satt i forhold til frist for levering av Rapport og planer til KD i mars. Nytt rektorat/dekanat må derfor starte arbeidet før 1. januar 2014. 1. Fellesstyret godkjenner at følgende overordnede mål legges til grunn for NMBUs virksomhet: - NMBU skal kjennetegnes ved høy studiekvalitet, og utdanne kandidater med kompetanse på høyt internasjonalt nivå. - NMBU skal i samarbeid med instituttene på Campus Ås være et forskningsintensivt universitet som skal bidra til å sikre framtidens livsgrunnlag. - NMBU skal i samarbeid med instituttene på Campus Ås og Adamstuen styrke samarbeid om utdanning, forskning, formidling og innovasjon med næringsliv, forvaltning og samfunnet for øvrig. - NMBU skal i samarbeid med Statsbygg og forskningsinstituttene utvikle Campus Ås til et moderne, fremtidsrettet studie- og forskningssted hvor ansatte og studenter har felles institusjonsidentitet og kultur. - NMBU skal ha sikker ledelse og effektiv drift av begge studiesteder. 2. Med utgangspunkt i NMBUs overordnete mål legger rektor frem forslag til en samlet målstruktur for NMBU innen 1. februar 2014. Målstrukturen skal omfatte overordnede og særegne virksomhetsmål, styringsparametere og risikovurderinger for NMBU, fakultetene og de fakultetsovergripende fagområdene som er vedtatt i strategidokumentet for NMBUs virksomhet 2014-2018. 5
8. FS-61/13 Opplegg delstrategier og handlingsplaner Styrets gjennomgang viste behov for å avklare struktur og å prioritere hva som må på plass nå. Styret understreket at ny rektor må delta i avklaringen av selve opplegget for delstrategier og handlingsplaner, og må delta i arbeidet. Saken utsettes til junimøtet. Der det allerede er etablert prosesser, går arbeidet videre, og e-strategi behandles i neste sak. Fellesstyret ber om at oppdatert saksframlegg basert på styrets drøftinger fremmes i styrets junimøte. 9. FS-62/13 e-strategi for NMBU 1. gangs drøfting Styret drøftet notatet og gav føringer for det videre arbeidet med strategien fram til junimøtet. Myndighetskrav og prioriteringer av ambisjoner vil bli sentrale punkter. Sekretariatet legger fram endelig forslag til e-strategi for NMBU på Fellesstyrets junimøte på grunnlag av Fellesstyrets drøftinger. 10. FS-63/13 IKT-reglementet Styret ble forelagt et noe justert reglement til behandlingen, bl.a. basert på gjennomgangen i IDF-møtet. Fellesstyret vedtar framlagte forslag til IKT-reglement for NMBU. Reglementet vedlegges protokollen. 11. FS-64/13 Merkevarebygging og profilprogram oppnevning av styringsgruppe Styret gav tilslutning til forslaget med understreking av viktighet av å sikre bred involvering i prosessen. Rektordeltakelse må vurderes når nytt rektorat er på plass, men nødvendig med gruppe som kan starte arbeidet nå. Studentene avgjør selv hvilket nivå de skal være representert på. Som styringsgruppe for prosjektet merkevareplattform og profilprogram oppnevnes: 1 rektor, Yngvild Wasteson (leder) 1 direktør, Siri Margrethe Løksa 1 student (oppnevnes av studentene i fellesskap) 1 tillitsvalgt (oppnevnes av de tillitsvalgte i fellesskap) 12. FS-65/13 Kompetansekrav til eksterne styrerepresentanter 6
Styret behandlet saken i lukket møte uten deltakelse fra de eksterne styrerepresentantene. 1. Fellesstyret ønsker at de eksterne styrerepresentantene skal ha ledererfaring innenfor en eller flere av følgende sektorer: Universitets- eller forskningssektoren Næringsliv og forvaltning Samfunnsliv, økonomi og ledelse Om mulig bør eksterne styremedlemmer ha kompetanse innen store byggeprosjekter eller ledelse av fusjoner. Ved siden av ledererfaring er styreerfaring ønskelig. Kandidater til styreledervervet må ha styre- eller ledererfaring fra UHsektoren. Fellesstyret ønsker at noen av de eksterne representantene har kompetanse innenfor NMBUs fagområder. 2. Fellesstyret ber nominasjonskomiteen fremme forslag til flere enn 12 eksterne styrerepresentanter til styremøtet 18. juni 2013. 13. FS-66/13 Forberedelser til etatsstyringsmøte 18. juni 2013 Styret sluttet seg til forslag til vedtak. I tillegg tas problemstilling om handlingsrom i forhold til midlertidig tilsetting med. Fellesstyret ber om at følgende saker tas særskilt opp på etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet 18. juni 2013: - Avslutning av fusjonsprosessen i 2013 med spesiell vekt på styring og ledelse - Samlokaliseringsprosjektet - Studentvekst og undervisningsareal og kapasitet - Budsjettsituasjon i 2014 med vekt på «pukkelutgifter» - Utfordringene med todelt campus Fellesstyret gir styreleder fullmakt til å utarbeide notat om møtet i samråd med Koordineringsgruppen. 14. FS-67/13 Tertialrapport og arbeidsplan for FS Styret sluttet seg til tertialrapport og forslag til arbeidsplan fra og med møtet i juni og ut året. Styret bad også om nærmere presisering av hva som skal behandles under sak Merkevareplattform og profilprogram til høsten. Regnskap for første tertial og arbeidsplan for Fellesstyret tas til orientering. 7
15. FS-68/13 FS-seminar august Sekretariatet arbeider videre med programmet og hvem som bør delta. Fellesstyret ber sekretariatet om å utarbeide forslag til program for seminaret med utgangspunkt i fellesstyrets drøftinger på møtet. Endelig program vedtas på møtet 18. juni 2013. 16. FS-69/13 Orientering om studentrepresentant i Fellesstyret Fellesstyret tar til orientering informasjonen om at studentrepresentanten fra NVH får forlenget sin funksjonsperiode fram til 31.12.2013. 17. FS-70/13 Senterleder Norsk senter for bioenergiforskning tilsetting Styret behandlet saken i lukket møte. Odd Jarle Skjelhaugen tilsettes som leder for Norsk senter for bioenergiforskning i en åremålsstilling med varighet på fem år. Dersom han takker nei til stillingen, sendes saken tilbake til innstillingsutvalget. 18. FS-71/13 Tidsperiode for valg av representanter til universitetsstyret 1. Valperioden for val av interne representantar til universitetsstyret er 6. til 18. september 2013. 2. Valstyre får fullmakt til å fastsetje valperioden for val av studentrepresentantane til Universitetsstyret. 19. FS-72/13 Status for byggeprosjektene Knut Moksnes gjennomgikk status for byggeprosjektene: Stortingets behandling av RNB 7. juni avventes før KD kan komme med oppdragsbrev. Forprosjekt brukerutstyr er i sluttfasen og overleveres SB 19. juni. Deretter følger detaljprosjekteringen. Det er ferdig rigget for oppstart SHF-bygg oppstartsbrev fra SB SB overtar Urbygningen 15.8. og starter detaljprosjektering selve byggingen starter ved nyttår. Fellesstyret tar gjennomgangen til orientering. 8
20. FS-73/13 Eventuelt Ingen saker ble meldt under Eventuelt. 9