Til: IAESTE-medlemmer, Nasjonalkomiteen Arbeidsutvalget, Nasjonalkontoret, Alumni v/høvding Carina Flaam Moen Trondheim, 30. august 2013 INVITASJON TIL KOS 2013 DYRKOLBOTN LEIRSKOLE, 13.-15. SEPTEMBER Jeg ønsker med dette alle hjertelig velkommen til IAESTEs Kontakt- og Opplæringsseminar (KOS) 2013! I år arrangeres KOS på Dyrkolbotn leirskole utenfor Bergen. De av dere som har vært med noen år har nok mange gode minner herfra (sa jeg sjokoladesaus?). Det er flotte lokaler i idylliske omgivelser og vi skal lære mye og ha mye moro. KOS er startskuddet på noe av det viktigste vi gjør i IAESTE, nemlig Bedriftskampanjen. Det å skaffe jobber i Norge er grunnlaget for alt annet vi gjør resten av året. Uten jobber å utveksle blir det ikke mye annet å finne på. Det blir fokus på opplæring med ulike workshops, salgskurs og et rollespill der en får innsikt i hele utvekslingsprosessen. Nytt i år er at noen allerede har startet på årets BK i løpet av våren. I tillegg til BK er det mange spennende valg på KOS. Vi skal velge ny ledelse med leder, nestleder og økonomiansvarlig. Vi skal velge næringslivsansvarlig og BK-koordinator for neste års BK. I tillegg skal vi også kanskje velge en helårlig utvekslingsansvarlig som skal jobbe sammen med utvekslingsansvarlig da det er blitt mye ekstraarbeid ved å utveksle jobber hele året og ikke bare på AC. Dette blir bestemt på AU/NK-møtet på fredag. Hvilken LK som skal arrangere KOS 2014 skal også velges. Jeg gleder meg stort til fredagens kostymefest der alle skal kle seg ut som noe som begynner på forbokstaven sin! Det er dermed store muligheter for kreativitet og det er også muligheter for LK-er og koordinere antrekk;) Huskeliste: Saksliste Sovepose, håndkle og tannbørste Tøfler eller ullsokker Navneskilt med navn og lokalkomité Matpakke til fredagen Kontanter til drikkevarer Daljer Pent antrekk til lørdag kveld Kostyme som begynner på samme bokstav som navnet ditt Jørgen Vagle er ansvarlig for arrangering av KOS, så hvis du har noen behov for tilrettelegging så er det fint om du kontakter ham på e-post: jorgen.vagle@iaeste.no. Spesielle matbehov føres opp i påmeldingsskjemaet i google docs. IAESTE-klem, Fredrik S. Dalen Leder IAESTE Norge 1
SAKSLISTE KOS 13.-15. SEPTEMBER 2013 NK. 00: Diverse 5 min a) Valg av ordstyrer b) Valg av referenter c) Valg av tellekorps d) Godkjenning av referat fra Sommermøtet 2013 e) Godkjenning av innkalling og dagsorden f) IAESTE-klemmen NK. 01: Rapportering, sendes ut på mail AU a) Leder b) Nestleder c) Økonomiansvarlig d) Næringslivsansvarlig e) Dataansvarlig f) Mottaksprogramkoordinator g) Profileringsansvarlig h) Utvekslingskoordinator NK i) LK Bergen j) LK Grimstad k) LK Oslo l) LK Stavanger m) LK Tromsø n) LK Trondheim o) LK Ås p) Nasjonalkontoret q) IN-koordinator r) IXS-ansvarlig s) Nettredaktør Alle nasjonale verv sender elektronisk rapport nl@iaeste.no før møtet. NK 07: Oppsummering av AU/NK-møtet 10 min Saker som har blitt diskutert og stemt gjennom på AU/NK-møtet oppsummeres. NK 4: Status IAESTE Norge 20 min Hva har skjedd innen de ulike virksomhetene og hva er planen fremover? NK 92: Status IN 5 min v/ Malin Dyrdal, IN-Koordinator IAESTE Norge Hvordan ligger de ulike IN an? NK 93: Status Internasjonalt 15 min Hva har skjedd internasjonalt i IAESTE? 2
NK 94: Filmvisning 5 min v/ Lilly Nguyen, Profileringsansvarlig IAESTE Norge I sommer har det blitt laget en ny reklamefilm rettet mot studenter NK 8: Verv som skal velges på KOS 5 min Hvilke valg kan en stille til i løpet av helga? NK 95: Intro til BK 10 min v/ Torbjørn Haugen Knutson, BK-Koordinator IAESTE Norge Introduksjon til høstens BK-periode og planer for helgas BK-opplegg NK 02: Icebreaker 15 min Vi starter dagen med noen øvelser for å komme i gang NK 96: Oppsummering GST 10 min Hva har Global Support Team oppnådd? NK 97: Status økonomi 5 min v/ Joachim Mjelde, økonomiansvarlig IAESTE Norge Kjapp titt på regnskapet så langt i år. Se egen mail sendt ut før møtet. NK 26 Revidert budsjett 25 min v/ Joachim Mjelde, økonomiansvarlig IAESTE Norge Joachim trekker frem hvilke muligheter vi har for revidert budsjett. Se egen mail sendt ut før møtet. Stemmes over NK 75c: Strukturendringer 20 min Det jobbes med å implementere noen omstruktureringer på nasjonalt nivå. Hvorfor gjør vi det og hva innebærer det? NK 98: BK workshops 135 min v/ workshoplederene Se vedlegg 2. NK 146: Salgskurs 60 min v/ Oddvar Johnsen Et skreddersydd kurs om salg og kommunikasjon. NK 99: Utvekslingslek 60 min v/ Rebecca Lundqvist, påtroppende utvekslingskoordinator IAESTE Norge Rollespill der en får vært gjennom hele utviklingsprosessen fra vi skaffer jobber til studentene er ferdige med utenlandsjobben. NK 09c: AU-valg - Presentasjon av kandidater 60 min Valg av leder, nestleder, økonomiansvarlig, næringslivsansvarlig og BK-koordinator som tiltrer på Skihelga 3
NK 16c: Valg av delegat til CEC Presentasjon av kandidater 10 min Valg av CEC-delegat som får reise på CEC (Central European Convention) i Østerrike første helga i November NK 21c: Valg arrangør KOS 2014 Presentasjon av kandidater 10 min Valg av LK til å arrangere KOS 2014. NK 02: Icebreaker 10 min Vi starter dagen med noen øvelser for å komme i gang NK 08: Presentasjon av valg på neste møte 5 min Hvilke valg holdes på neste møte? NK 27: Rapportering SID 15 min Hva skjedde på SID (Strategic IAESTE Development) som ble avhold på Madeira i mai? NK 100: Oppsummering av sommerens mottak 15 min v/ Heidi Schøll Brede, mottaksprogramkoordinator IAESTE Norge Hvordan har sommerens mottak gått? NK 101: Oppsummering BK 10 min v/ Torbjørn Haugen Knutson, BK-Koordinator IAESTE Norge Vi er nå klare for å starte på høstens BK periode! Torbjørn oppsummerer hva vi har lært i helga. NK 09d: AU-valg - appellrunde 20 min En siste appell fra kandidatene Stemmes over NK 16d: Valg av delegat til CEC- appellrunde 5 min En siste appell fra kandidatene Stemmes over NK 21b: Valg arrangør KOS 2014 - appellrunde 5 min En siste appell fra kandidatene Stemmes over NK 16: Trekning CEC delegat 5 min Det trekkes ut et nytt medlem som får drar på CEC i Østerrike 4
NK 145: Oppsummering av helga 15 min NK 150: Eventuelt og møtekritikk 5 min v/ Alle 5
VEDLEGG 1: PROGRAM FOR HELGEN Fredag: Tidspunkt Hva skjer: Ansvarlig Tid (min) 18:30 Praktisk Info LK Bergen 10 18:40 NK 00 Diverse Fredrik/Johan 5 18:45 NK 07 Oppsummering AU/NK-møtet Fredrik 10 18:55 NK 4 Status IAESTE Norge Fredrik 20 19:15 NK 92 IN status Malin 5 19:20 NK 93 Status Internasjonalt Fredrik 15 19:35 NK 94 Filmvisning Lilly 5 19:40 NK 8 Verv som skal velges på KOS Fredrik 5 19:45 NK 95 Intro til BK Torbjørn 10 19:55 Møtet avsluttes for dagen 50 20:45 Middag og sosialt opplegg LK Bergen NK 29 Rapportering fra CEC CEC-delegatene Lørdag: Tidspunkt Hva skjer: Ansvarlig Tid 9:00 Frokost 60 10:00 10:00 Nye har egen opplæring NK møtet starter 10:00 NK 02 Icebreaker Fredrik 15 10:15 NK 96 Oppsumering GST Fredrik 10 10:25 NK 97 Status økonomi Joachim 5 10:30 NK 26 Revidering av budsjett Joachim 25 10:55 Pause 10 11:05 Alle sammles igjen 11:05 NK 75c Strukturendringer Fredrik 20 11:25 Pause 10 11:35 NK 98 BK-workshops 1 WS-ledere 45 12:20 Lunch 1 LK Bergen 45 13:05 NK 98 BK workshops 2 WS-ledere 45 13:50 NK 98 BK workshops 3 WS-ledere 45 14:35 Pause 10 14:45 NK 146 BK kurs Kursholder 60 15:45 Pause 5 15:50 NK 99 Utvekslingslek Rebecca 60 16:50 Lunch 2 LK Bergen 45 17:35 NK 09c AU valg - presentasjon av kandidater Johan 60 18:35 NK 16c Valg av delegat til CEC- presentasjon av Johan 10 18:45 NK 21 Valg arrangør KOS 2014 - presentasjon av Johan 10 6
Søndag: Tidspunkt Hva skjer: Ansvarlig Tid 9:00 Frokost LK Bergen 60 10:00 NK møtet starter 10:00 NK 02 Icebreaker Fredrik 10 10:10 NK 08 Valg på neste møte Fredrik 5 10:15 NK 27 Rapportering fra SID Fredrik 15 10:30 NK 100 Oppsumering mottak Heidi 10 10:40 NK 101 Oppsumering BK Torbjørn 10 10:50 NK 09d AU-valg appellrunde Johan 20 11:10 NK 16d Valg av CEC-delegat - appelrunde Johan 5 11:15 NK 21b Valg arranør KOS 2014 - appelrunde Johan 5 11:20 Praktisk info / info om avstemning til NK LK Bergen/Johan 5 11:25 Rydding Alle 50 12:15 Lunch LK Bergen 40 12:55 LK møter LK ledere 50 13:45 Avstemning/trekning Johan 10 13:55 NK 145 Oppsummering av helga Fredrik 15 14:10 NK 150 Møtekritikk Fredrik/Johan 5 14:15 Praktisk info LK Bergen 5 14:20 Rydding Alle 40 15:00 Avreise 7
VEDLEGG 2: BESKRIVELSE BK WORKSHOPS Vi kjører 3 økter med workshops. Alle skal gjennom alle workshops 1-3, med mindre du ønsker å delta på WS4: BK for viderekommende. Da velger du bort en av de andre og gir beskjed til LK-lederen din. LK-leder gir beskjed hvem som ønsker å være med på WS4 på fredag og alle får beskjed når de skal på hvilken workshop på lørdag. Kl 11:25 Økt 1 Kl 12:20 Lunch Kl 13:05 Økt 2 Kl 13:50 Økt 3 WS1: Bedriftskampanjen i praksis v/ Torbjørn Haugen Knutson, BK-Koordinator IAESTE Norge Hvordan er det faktisk å ringe en bedrift? Her kan alle få prøvd seg på en fiktiv telefonsamtale mot en bedrift, og dermed se og føle på hvordan det er å ta sin første BK-samtale. Her får dere bryne dere på de forskjellige scenarioene dere kan komme ut for når dere ringer BK i høst. WS2: Hvordan gjøre bedriftsbesøk Bedriftsbesøk kan være veldig effektivt. Hvordan skaffe bedriftsbesøk og hvordan gjennomføre det? WS3: Universitets BK Hvordan gjøre BK mot universiteter og høyskoler og hvordan få praktisert det i LKen? Lage universitets BK brosjyre på indesign. WS4: BK for viderekommende v/kristine Tveit, næringslivsansvarlig IAESTE Norge Mange av dere har vært med på BK flere ganger, og denne workshopen er for de av dere som vil utforske nye sider av BK, og hvordan dere kan utvikle dere enda mer. 8
VEDLEGG 3: ORDLISTE AC A.s.b.l AU BK BKA Board CEC COBE Connect DA Donors Group DULL GC GST IAESTE Alumni IN INK IXS2 IXSA JUMP KOS LK MPA MPK NA NaRO NK NL NR NS NK-møte PA RO Rådsmøte Rådet SH SID SP SPM Statutter UA UK VM ØA Årsrapport Annual Conference. Årlig møte i januar for alle medlemmer av IAESTE A.s.b.l. AC består av Exchange Sessions (der vi utveksler jobbene) og General Conference. Association sans but lucratif. IAESTE A.s.b.l er betegnelsen på IAESTE internasjonalt. Arbeidsutvalget; det daglige styrende organ i IAESTE Norge Bedriftskampanjen Bedriftskampanjeansvarlig i LK-en Rådgivende organ i IAESTE internasjonalt Central European Convention. Et uformelt internasjonalt møte for IAESTE-land, hovedsakelig i Sentral-Europa. Continuous Online Based Exchange (Helårlig utveksling) Et motivasjonssemiar og møtearena hovedsakelig for Nordeuropeiske IAESTE-land Dataansvarlig IAESTE-land som bidrar med pengestøtte til GST Data Utvikler Lauget Leets. Et forum som jobber for å utvikle IAESTEs dataløsninger. General Conference; det høyeste organ i IAESTE A.s.b.l. Global Support Team. Et internasjonalt støtteorgan med ansatte som jobber med den daglige driften av IAESTE. Tidligere IAESTE-medlemmer. Alumni samles til alumnimøte minst annet hvert år under UKA i Trondheim. IAESTEs Næringslivsdager IN-koordinator IAESTE Exchange System v2, database system IXS-ansvarlig Join Us to Motivate People. Et internasjonalt motivasjonssemiar for alle IAESTE-land. Kontakt og opplæringsseminar Lokalkomité Mottaksprogramansvarlig Mottaksprogramkoordinator i AU Næringslivsansvarlig i AU National Reception Officer (sommeransatt som koordinerer mottaket om sommeren og tar over for nasjonalkontoret) Nasjonalkomiteen; det besluttende organ i IAESTE Norge, består av leder for IAESTE Norge og lederne for hver lokalkomité Nestleder (både i AU og lokalt) Nettredaktør National Secretary. I IAESTE Norge er dette nasjonal leder. Nationalkomitémøter. Finner sted ved nasjonale møter Profileringsansvarlig (både i AU og lokalt) Reception Officer (sommeransatt som tar seg av praktikanter) Avholdes minst en gang hvert år. Finner sted i forbindelse med Skihelga og KOS IAESTE Norges øverste organ. Består av NK og SP-er. Skihelga Seminar on IAESTE Development. Internasjonalt seminar som finner sted i månedsskifte april/mai. Samarbeidspartner. HSP er hovedsamarbeidspartner. Strategi- og planleggingsmøtet Regler for drift av IAESTE Norge som skal følges. Kan bare endres av Rådet. Utvekslingsansvarlig (lokalt) Utvekslingskoordinator i AU Vårmøtet Økonomiansvarlig (både i AU og lokalt) Beretning om driften av IAESTE Norge og LK-ene. 9
#1. Det er røykeforbud i møtelokalet. #2. Det er forbud mot alkohol under møtet. VEDLEGG 4: MØTEORDEN H.1 ORDENSREGLER #3. Møteleder er berettiget til å bortvise personer som er til forstyrrelse for møtet. #4. Det kan ikke tilkalles delegater utenom pausene. #5. Møteleder avgjør når pausene holdes. H.2 TALERETT #6. Alle tilstedeværende medlemmer av lokalkomiteene i IAESTE Norge og sekretær har talerett. Det er imidlertid bare medlemmer av AU og NK, prosjektansvarlige på nasjonale prosjekter, samt sekretær som har forslagsrett. #7. Møteleder er berettiget til å lukke talerlisten. Inntil avstemning er foretatt, kan det til en hver tid fremsettes motforslag til de allerede innkomne forslag. H.3 AVSTEMNINGSREGLER #8. Nasjonalkomiteen i IAESTE Norge har stemmerett. #9. Avstemning skal brukes når det ikke oppnås enighet om punkter på dagsorden. #10. Såfremt en stemmeberettiget forlanger at en beslutning treffes ved avstemning, skal det foretas avstemning. #11. Såfremt en stemmeberettiget forlanger at en beslutning treffes ved skriftlig avstemning, skal det foretas skriftlig avstemning. #12. Såfremt en lokalkomité ikke er representert ved en avstemning, medregnes lokalkomiteens stemmer ikke. Møteleder kan bevilge pause for innkallelse av lokalkomiteen. #13. En lokalkomité må være representert med minst 3 medlemmer for å være stemmedyktig ved nasjonale møter hvor alle IAESTE Norges medlemmer er innkalt. Dette gjelder med mindre særskilte årsaker i form av lavt medlemstall eller øvrige større IAESTEutfordringer ligger til grunn for frafallet, i så fall avgjøres stemmeretten ved avstemming utført av det øvrige NK. #14. Ved stemmelikhet teller leder av IAESTE Norge sin stemme dobbelt. #15. Ved avstemming i saker hvor det foreligger en eller flere forslag som blir fremmet etter utsendingen av sakspapirene, skal det utføres en avstemning først om de stemmeberettigede føler seg klare til å stemme over saken i sin helhet eller ikke. #16. Ved ikke-personvalg skal voteringen bestemmes med alminnelig flertall. Ved avstemminger med kun to alternativer gjøres dette direkte. Ved flere alternativer settes de mest ytterliggående alternativene opp mot hverandre og man får flere stemmerunder for å bestemme alternativet som oppnår flertall. De stemmeberettigede kan kun stemme på de alternativene som er opp til avstemming på den aktuelle runden. #17. Personvalg holdes skriftlig. LK-ledere må følge sine respektive lokalkomiteers innstilling. Fordelingen av stemmer er hemmelig og skal ikke gjengis av tellekorpset. #18. Avstemmingsform ved nasjonale personvalg, samt voteringer per e-post er, Instant Runoff Voting. #19. Forklaring av Instant Runoff Voting : De stemmeberettigete i valget leverer en stemmeseddel med en prioritert liste over kandidatene i valget. Alternativet MOT kan også rangeres. MOT forstås da som ingen av kandidatene. Man kan ikke rangere noen kandidat under MOT. 10
Ved første opptelling summeres antallet førsteprioriteringer for hver kandidat, hvis et alternativ oppnår alminnelig flertall så vinner denne kandidaten valget. Hvis ingen av kandidatene oppnår alminnelig flertall strykes den kandidaten som fikk færrest stemmer og det blir gjort nye opptellinger. Hvis flere kandidater deler plasseringen med færrest stemmer, er det den kandidaten som kommer nederst på leders dobbeltstemme (av de som har færrest stemmer) som elimineres. MOT kan ikke elimineres. Ved neste opptelling flyttes stemmen på de stemmesedlene som har rangert den eliminerte kandidaten, til den kandidaten som er rangert under. Dette gjentas helt til man oppnår alminnelig flertall for en kandidat. #20. Man kan ved både personvalg og andre avstemninger avstå fra å stemme. Å avstå fra å stemme betyr at man oppgir sin rett til å avgi stemme i saken. Et unntak er hvis saken utsettes, da får man muligheten til å delta på en eventuelt ny avstemming. #21. Bare komitémedlemmer kan få fullmakt til å stemme for sin lokalkomité. #22. Alminnelig flertall: Det alternativet som får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Kvalifisert flertall: Det alternativet som får minst 2/3 av de stemmeberettigedes stemmer. Det kreves kvalifisert flertall i Rådet for å gjennomføre en statuttendring. Eksempler på avstemninger: Alminnelig flertall: Ved avstemming over to forslag har vi følgende stemmegivning og resultat: Stemmealternativene er A og B A= 5, B= 3 A blir vedtatt med alminnelig flertall (5/8) A= 4, B= 3, Avstår= 1 A blir vedtatt med alminnelig flertall (4/7) A= 4, B= 4 A eller B blir vedtatt med alminnelig flertall ved leders dobbeltstemme (5/9) A= 2, B= 4, Avstår= 2 B blir vedtatt ved alminnelig flertall (4/6) Personvalg med 3 kandidater: 1-1 1: A,B,C 5: A,C,MOT 2: A,B,MOT 6: B,A,MOT 3: A,C,B 7: C,A,MOT 4: A,MOT 8: C,MOT Resultat: A= 5, B= 1, C= 2 A vinner ved alminnelig flertall (5/8 stemmer) 2-1 1: A,B,C 5: B,MOT 2: A,C,MOT 6: C,MOT 3: A,MOT 7: MOT 4: A,B,C 8: Avstår Resultat: A= 4, B= 1, C= 1, MOT= 1 A vinner ved alminnelig flertall. (4/7stemmer) 3-1 1: A,B,C 5: B,MOT 2: A,C,MOT 6: B,MOT 3: A,MOT 7: B,MOT 4: A,B,C 8: C,A,B Resultat: A=4, B=3, C=1 C strykes 3-2 1: A,B,C 5: B,MOT 11
2: A, C,MOT 6: B,MOT 3: A, MOT 7: B,MOT 4: A, B, C 8: C, A,B Resultat: A=5, B=3 A vinner ved alminnelig flertall (5/8 stemmer) 4-1 1: A,B,C 5: C,B,MOT 2: A,C,MOT 6: C,MOT 3: B,A,MOT 7: MOT 4: B,A,C 8: MOT Resultat: A= 2, B= 2, C= 2, MOT= 2 Leders dobbeltstemme må avgjøre -> Hvis leder har stemmeseddel som 1, 3 eller 4, strykes C. Hvis den er som 2 strykes B. Hvis den er som 5, strykes A. Vi antar at C strykes. 4-2 1: A,B,C 5: C,B,MOT 2: A,C,MOT 6: C,MOT 3: B,A,MOT 7: MOT 4: B,A,C 8: MOT Resultat: A= 2, B= 3, MOT= 3 A strykes. 4-3 1: A,B,C 5: C,B,MOT 2: A,C,MOT 6: C,MOT 3: B,A,MOT 7: MOT 4: B,A,C 8: MOT Resultat: B= 4, MOT = 4 Leders dobbeltstemme må avgjøre Hvis leder har dobbeltstemme som nr. 1,3,4 eller 5 så vinner B ved alminnelig flertall (5/9). Hvis ikke så blir ingen kandidat valgt. Personvalg hvor fire personer skal velges (to delegater og to varapersoner): 5-1 1: A,B,C,D 5: A,C,MOT 2: A,B,C,MOT 6: B,A,D,MOT 3: A,C,B,D 7: C,A,D,MOT 4: A,D,B,C 8: C,A,B,MOT Resultat: A= 5, B=1, C=2 A blir valgt som første delegat. Kandidaten fjernes fra stemmesedlene før neste opptelling. 5-2 1: B,C,D 5: C,MOT 2: B,C,MOT 6: B,D,MOT 3: C,B,D 7: C,D,MOT 4: D,B,C 8: C,B,MOT Resultat: B=3, C=4, D=1 D strykes. 5-3 1: B,C, D 5: C,MOT 2: B,C,MOT 6: B,D,MOT 12
3: C,B, D 7: C,D,MOT 4: D,B,C 8: C,B,MOT Resultat: B=4, C=4 Leders dobbeltstemme må avgjøre. Hvis leder har dobbeltstemme som nr. 1, 2, 4 eller 6, strykes C. Ellers strykes B. Vi antar at B strykes i dette eksemplet. 5-4 1: B,C,D 5: C,MOT 2: B,C,MOT 6: B,D,MOT 3: C,B,D 7: C,D,MOT 4: D,B,C 8: C,B,MOT Resultat: C=7, MOT=1 C blir valgt som andre delegat. Vi går tilbake til situasjonen ved 5-2 men vi fjerner C da denne allerede har blitt valgt som andre delegat. 5-5 1: B,D 5: MOT 2: B,MOT 6: B,D,MOT 3: B,D 7: D,MOT 4: D,B 8: B,MOT Resultat: B=5, D=2, MOT=1 B blir valgt som første vara. Vi går tilbake til situasjonen ved 5-4 men vi fjerner B da denne allerede har blitt valgt som første vara. 5-6 1: D 5: MOT 2: MOT 6: D,MOT 3: D 7: D,MOT 4: D 8: MOT Resultat: D=5, MOT=3 D blir valgt som andre vara. H.4 BESLUTNING #23. Når stemmeflertall er bekreftet av møteleder samt referent, kan det ikke kreves ny telling. #24. Punkter som ikke er avsluttet med avstemning kan kreves gjenopptatt under eventuelt for avstemning. #25. Det kan ikke treffes beslutning om emner som ikke er omfattet av den endelige dagsorden. Det kan gis dispensasjon fra denne regel såfremt det kan oppnås full enighet på møtet om dette. #26. Manualforandringer er ikke gyldige før møtet er hevet. H.5 REFERAT #27. Referatet skal godkjennes ved neste NK-møte. #28. Referatet skal sendes ut til alle lokalkomiteene og til arkivering på nasjonalkontor innen to uker etter møtet. #29. Bekreftelse av referatets godkjennelse skjer ved påtegning av referent(er), møteleder og leder IAESTE Norge. H.6 INNKALLING #30. Skriftlig innkalling skal være alle deltakere i hende innen 2 uker før møtet. En uke før nasjonale møter lukkes dagsorden for nye saker som det kan tas beslutninger om. 13
H.7 TREKNING AV KANDIDATER (NYE MEDLEMMER) #31. NK skal bli informert om trekningen i god tid; gjerne to uker i forveien. #32. Det er LK-ledernes oppgave å oppfordre medlemmene av sine respektive LK-er til å delta. #33. Et nytt medlem er i denne sammenhengen en som ble medlem for under et år siden. Ved årlige trekninger gjelder at man må ha blitt medlem etter sist trekning. NK har ansvaret for at dette blir overholdt. #34. NK overleverer navn og LK-tilknytning på alle som skal delta i trekningen, til leder/nestleder i AU. #35. Trekning blir foretatt av leder og nestleder med NK tilstede, Ved nasjonale møter skal trekning skje i plenum. #36. Dersom den trekte kandidaten ikke er tilstede, skal kandidatens LK-leder informere vedkommende om det heldige utfallet. #37. Med mindre det eksisterer særskilte grunner til det, skal det ikke være et krav at man er tilstede for å delta på trekningen. #38. Hvis det skal trekkes to eller flere kandidater, kan NK vedta krav med tanke på LKfordeling; som at kandidatene må komme fra minst to LK-er. Et slikt vedtak må i tilfelle gjøres før medlemmene blir invitert til å delta på trekninga. 14