KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale - Dentale forbruksartikler Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens innhold... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.5 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Vedståelsesfrist... 5 2.7 Deltilbud... 5 2.8 Bruk av underleverandører... 5 2.9 Behandling av tilbud... 5 2.10 Forbehold i tilbudet... 5 2.11 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.1.1 Norske leverandører... 6 3.1.2 Utenlandske leverandører... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Pris... 8 4.2 Leveringsdyktighet og logistikk... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 6 VEDLEGG... 8 Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune (AFK) er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Tannhelsetjenesten har ca. 275 ansatte. Ved tannklinikkene arbeider det tannleger, tannpleiere og tannhelsesekretærer. Hver tannklinikk ledes av en klinikksjef. Tannklinikkene er innredet og utstyrt slik at det er lagt til rette for tannbehandling av høy kvalitet, de tilfredsstiller kravene til universell utforming og fremstår tiltalende for brukerne, samt fremmer et godt og trygt arbeidsmiljø. Det er p.t. 26 tannklinikker. Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.2 Anskaffelsens innhold Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere dentale forbruksartikler i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). Tilbyderne skal være fullsortiments leverandører av dentale forbruksartikler. Med fullsortiments leverandør menes leverandør som minimum kan tilby de produkter som er spesifisert i tilbudsskjemaet eller tilsvarende, samt de produktgrupper som omfattes av matrisen «øvrig sortiment». 1.3 Anskaffelsens omfang Tannhelsetjenesten i Akershus fylkeskommune har i dag totalt 26 ordinære tannklinikker, samt tannklinikker på sykehjem, sykehus og fengsler. Det har i 2015 blitt anskaffet dentale forbruksartikler for ca. 6,7 millioner kroner. Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver. 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Carl Henriksen E-postadresse : carl.henriksen@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt / kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser, samt avtale om elektronisk samhandling (samhandlingsavtale). Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 1. mars 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 9: Tilbudsfrist Uke 11: Melding om valg av leverandør Uke 14: Signering av rammeavtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Dentale forbruksartikler Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, herunder informasjon om tilbyders kontaktperson og postadresse 0 Signert tilbudsskjema og utfylt prisskjema (se vedlegg 3) 1 (skal signeres av person med fullmakt.) Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 6 Besvarelse av tildelingskriterier 7 Eventuelle forbehold 8 Tilbyders veiledende prisliste, inklusive priser for oppdragsgiver 9 Eventuell annen dokumentasjon 10 Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 4 av 9
Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 4 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. mai 2016. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.8 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.9 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.10 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.11 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 12, 18. februar 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 5 av 9
3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.1.2 Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt, omfang og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 4) fra hver av de aktuelle underleverandører. Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Vurderingsmomenter Pris 70 % Utfylt tilbudsskjema, totalpris. Se pkt. Se punkt 4.1.nedenfor. 4.1 under og vedlegg 3. Leveringsdyktighet og logistikk 30 % Tilbyders beskrivelse av egne logistikkløsninger, herunder hvordan rutiner for levering, lagerhold, vareknapphet, feilbestillinger og returordninger/ny levering fungerer. Oppdragsgiver vil vurdere tilbyders redegjørelse for egne rutiner for leveringsdyktighet og logistikk. 4.1 Pris Laveste totalpris vil gi maksimal poengsum (70 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris X 70 = Poengsum pris 4.2 Leveringsdyktighet og logistikk Besvarelsen skal i en egen dedikert beskrivelse, over maksimalt 3 A4-sider, utførlig beskrive tilbyders logistikkløsninger, herunder hvordan rutiner for levering, lagerhold, vareknapphet, feilbestillinger/ny levering og returordninger fungerer. Det vil bli gitt inntil 30 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet leveringsdyktighet og logistikk. 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 5 Veiledning sladding 6 Forhåndsutfylt utgave av samhandlingsavtalen, signeres ved avtaleinngåelse. *** Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 8 av 9
19.1.2016 Kirsten Ahlsen Direktør Tannhelsetjenesten Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag Revidert 9.10.2015 9 av 9