Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Helpdesk (ITSSM)

Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Helpdesk (ITSSM)

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 1.1 Om oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.2.1 Anskaffelsens formål... 4 1.2.2 Anskaffelsens verdi og innhold... 4 1.2.3 Kontraktstype... 5 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 2 Administrative bestemmelser... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Kontaktperson... 5 2.4 Språk... 5 2.5 Fremdriftsplan... 6 2.6 Tilbudskonferanse... 6 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.8 Spørsmål og tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget... 6 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.10 Returnering av tilbud... 6 3 Lønns- og arbeidsvilkår... 7 4 Konfidensialitet og offentlighet... 7 4.1 Taushetsplikt... 7 4.2 Offentlighet... 7 5 Kvalifikasjonskrav... 7 5.1 Om kvalifikasjonskravene... 7 5.2 Obligatoriske krav... 8 5.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 8 5.4 Egenerklæring om vandel... 8 5.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 8 5.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 6 Tildelingskriterier og evaluering... 11 6.1 Tildelingskriterier...11 6.2 Evaluering...12 7 Krav til tilbudet... 12 7.1 Tilbudsstruktur...12 7.2 Tilbudsformat...13 7.3 Vedståelsesfrist...14 7.4 Kontrakt...14 7.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen...14 7.6 Alternative tilbud...14 7.7 Forbehold og endringer...14 7.8 Tilbakekalling av tilbud...15 7.9 Avvisning av tilbud...15 8 Tilbudslevering... 15 8.1 Tilbudsfrist...15 Versjon 4.0 OM-3017 Side 2 av 16

8.2 Leveringsmåte og leveringsadresse...15 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 16 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse...16 9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode...16 Versjon 4.0 OM-3017 Side 3 av 16

1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Domstoladministrasjonen (DA) er den administrative overbygningen for landets domstoler og jordskifteretter; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 66 tingretter, 5 jordskifteoverretter og 34 jordskifteretter. DA har ca. 90 medarbeidere og er lokalisert i Trondheim. DA er domstolenes og jordskifterettenes støttespiller og koordinerende serviceorgan. I tillegg har DA administrativ styringsfunksjon og tilsyn med domstolenes og jordskifterettenes måloppnåelse. DA skal bidra til utvikling av domstolene og jordskifterettene slik at de er best mulig i stand til å møte utfordringene de stilles ovenfor. DA er organisert med følgende fagenheter: rettsenheten enhet for kommunikasjon enhet for økonomi og eiendom enhet for organisasjon og personal enhet for serviceutvikling enhet for IKT enhet for kompetanse IKT-enheten er den største og er organisert i to seksjoner; seksjon for teknologi og seksjon for applikasjoner. DA engasjerer også personell i domstolene som brukerstøtte for fagsystemer. IKT-driftstjenester har siden 2008 blitt levert av CGI (tidl. Logica). DA administrerer også en del råd og utvalg. De viktigste er Innstillingsrådet (IR), Tilsynsutvalget (TU) og Finnmarkskommisjonen (FK). Når DA omtales i dette konkurransegrunnlaget innbefatter det også disse råd og utvalg. Domstolene er lokalisert på 104 forskjellige steder/bygninger i landet, og det er mellom 4 og 200 brukere pr lokasjon. Det arbeider i dag om lag 1000 saksbehandlere, 850 dommere og 100 ingeniører (jordskifteretten) i domstolene. Informasjon om domstolene og DA finnes også på internett: www.domstol.no og www.domstoladministrasjonen.no. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål Det skal anskaffes en løsning for IT Service Management (ITSM) for domstolene i Norge. Løsningen skal leveres som software-as-a-service (SaaS) og benyttes av DAs interne IKT-enhet. Oppstartsdag for ordinær drift skal være så snart som mulig og senest 01.01.2017, og Leverandøren må planlegge etableringsfasen slik at denne fristen overholdes. 1.2.2 Anskaffelsens verdi og innhold Antatt volum på avtalen: Løsningen skal dekke domstolenes om lag 2000 brukere og være skalerbar ved behov. Oppdragsgiver antar opptil 20 interne saksbehandlere. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til spesifikasjonen, se del 2 Bilag 1. Versjon 4.0 OM-3017 Side 4 av 16

1.2.3 Kontraktstype For oppdraget skal det inngås kontrakt med én 1 leverandør basert på SSA-D 2015. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Kunngjøringen ble sendt til Doffin og Tender Electronic Daily (www.ted.europa.eu) på dato angitt i pkt. 2.5. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende bilag: Bilag A: Egenerklæring om vandel. Bilag B: ILO Konvensjoner Bilag C: Forpliktelseserklæring Bilag D: Egenerklæring taushetsplikt Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Bilag E: Tilbudsbrev Bilag F: Forbehold og avvik Kontraktsbestemmelser (SSA-D) med bilag som nevnt i bilagslisten i kontrakten. Svar på tilbud skal skje ved returnering av de aktuelle vedlegg til kontrakten som følger i pkt. 7.1. 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Kopi til epost: Sturla Alvheim Manager sturla.alvheim@inventura.no daaha@domstol.no 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. Versjon 4.0 OM-3017 Side 5 av 16

2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin/TED 23.05.2016 Fast Frist for å stille spørsmål til 29.06.2016 kl. 14:00 Fast konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 06.07.2016 kl. 14:00 Fast Tilbudsåpning 06.07.2016 Fast Tilbudsevaluering Uke 28-33 Estimat Kontraktstildeling 18.08.2016 Estimat Karensperiode 10 dager Fast Kontraktsignering 29.08.2016 Estimat 2.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål og tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget Dersom leverandøren oppdager at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig rettleding, kan han skriftlig be om tilleggsopplysningar av oppdragsgiver ved kontaktpersonen angitt i punkt 2.3. Dersom det blir oppdaget feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette blir formidlet skriftlig til kontaktpersonen hos oppdragsgiver. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremsettes innen fristen oppgitt i pkt 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiveren sin kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin senest 6 dager før fristen for levering av tilbud går ut. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.10 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. Versjon 4.0 OM-3017 Side 6 av 16

3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. Del 2 SSA-D 2015 Avtaletekst. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt om opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyders opplisting. Mal for dette er vedlagt i Del 1 Bilag D. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA 20-12. Versjon 4.0 OM-3017 Side 7 av 16

5.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattest menes: For norske leverandører: Felles attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift, basert på registrerte opplysninger i skatte- og avgiftssystemene. Attesten bestilles elektronisk via Altinn.no og erstatter tidligere skjema RF-1244. 5.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. 5.4 Egenerklæring om vandel KRAV Leverandøren skal ha god vandel. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i bilag A er oppfylt. 5.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Oppdragsgiver vil bruke Proff Forvalt (Eniro Norge) til å vurdere oppfyllelse av kravet. Leverandøren trenger derfor ikke sende inn dokumentasjon på dette. Det kreves at leverandøren har kredittrating tilsvarende minimum B3 Moderat risiko fra Proff Forvalt (Eniro Norge). Versjon 4.0 OM-3017 Side 8 av 16

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om leverandøren tilfredsstiller kravet, herunder be om foreløpige regnskapstall for 2015, dresom disse ikke fremkommer fra Proff Forvalt. Dersom leverandøren velger å støtte seg på morselskap for å oppfylle kravet skal det vedlegges en morselskapsgaranti. Oppdragsgiver vil benytte Proff Forvalt til å vurdere morselskapets kredittrating. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til finansiell styrke, skal Leverandøren dokumentere ressursene til disse foretakene og bevise at han vil ha rådighet over nødvendige ressurser fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring (Bilag C), garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Oppdragsgiver vil benytte Proff Forvalt til å vurdere foretakenes finansielle styrke. Dokumentasjonskrav for utenlandske leverandører: Kredittvurdering/rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En kredittvurdering/rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Leverandøren kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Versjon 4.0 OM-3017 Side 9 av 16

Leverandøren må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring (Bilag C), garanti, samarbeidsavtale eller lignende. I tillegg må vedlegges tilsvarende dokumentasjon på de tekniske og faglige kvalifikasjoner på foretakene han vil støtte seg på. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være leverandørens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Attester fra lignende leveranser de 3 SISTE ÅRENE. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene, og skal som minimum inneholde: Kort beskrivelse av leveransen. Tidspunkt for gjennomføring. Omfang av leveranse i beløp. Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Dersom signert eller bekreftet attest ikke er mulig å få til, skal leverandøren levere en liste over alle relevante oppdrag med beskrivelse i henhold til punktene ovenfor. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. Versjon 4.0 OM-3017 Side 10 av 16

6 Tildelingskriterier og evaluering 6.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Teknisk kvalitet og funksjonell løsning Med teknisk og funksjonell løsning menes i hvilken grad leverandørens tilbudte løsning oppfyller de tekniske og funksjonelle kravene stilt i kravspesifikasjonen, se Del 2 SSA-D Bilag 1. Leverandøren skal levere følgende: Leverandørens løsningsbeskrivelse, se Del 2 SSA-D Bilag 2. Spesifikasjon av utstyr, programvare og andre ytelser som skal driftes og/eller har betydning for driften, se øvrige bilag til Del 2 SSA-D. 40-50 Totale kostnader Totale kostnader vil bli evaluert ut fra følgende: Anskaffelseskostnad Implementeringskostnader, herunder nevnes: o Forberedelse av ny løsning o Flytting av eksisterende løsning o Opplæringskostnader o Ressursbehov fra oppdragsgivers side Service og vedlikeholdskostnad regnet over avtaleperioden Leveranse og service Leverandøren skal fylle ut prismatrisen i Del 2 SSA-D Bilag 7b. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Hvis elementer i kravtabellen ikke oppfylles av løsning som foreslås, skal det tydelig fremkomme hvilke elementer dette er, og kostnaden samt estimert tid ved å utvikle disse. Dette skal spesifiseres i en egen matrise. Funksjonalitet utover det som er beskrevet i kravtabellen skal ikke inkluderes i matrisen. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. Leverandøren skal beskrive: a. Prosjektplan for etablering av tjenesten hos oppdragsgiver med komplett fremdriftsplan og milepæler, herunder også forventet ressursbruk hos oppdragsgiver t.o.m. oppstartsdag. b. Rutiner for etablering av løsningen hos oppdragsgiver c. Tilbyder skal vedlegge et roadmap, dvs planlagt utvikling for kommende versjoner av løsningen. 30-40 20 Versjon 4.0 OM-3017 Side 11 av 16

d. Nødvendig opplæring av teknisk personell hos oppdragsgiver, administrativt personell samt av øvrige brukere av systemet. e. Daglige rutiner for drift, overvåking og varsling til oppdragsgiver om feil- og problemsituasjoner. Tilbyder skal beskrive hvordan feil- og problemsituasjoner vil bli håndtert, både i egen organisasjon og hos eventuelle underleverandører. Under punkt e. skal tilbyder vedlegge forslag til SLA for tilbudt løsning. Endelig SLA vil fremgå av Del 2 SSA-D Bilag 5. 6.2 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor [6] er høyest og [0] er lavest. 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsstruktur For å sikre alle tilbydere likebehandling, er det avgjørende at alle innkommede tilbud har lik struktur. Tilbudet skal merkes på slik måte angitt i tabellen under, og filnavnet i den elektroniske versjonen skal merkes med riktig punktnummer. Del 1: Søknad om kvalifisering med dokumenter som angitt i tabellen under. Del 2: Tilbud med dokumenter i henhold til tabellen under. Versjon 4.0 OM-3017 Side 12 av 16

Del 1 Pkt Dokumenter Filformat 1.1 Attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift 1.2 Firmaattest 1.3 Egenerklæring om god vandel. (Bilag A) For utenlandske leverandører: 1.4 Kredittvurdering som dokumenterer krav til finansiell styrke 1.5 1. Redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveringsomfanget. 2. Oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet 3. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. 4. Kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. 1.6 Attester fra lignende leveranser de 3 siste årene. Attestene skal være signert eller skriftlig bekreftet av oppdragsgiver for de ulike leveransene 1.7 Eventuelle forpliktelseserklæringer (Bilag C) 1.8 Oversikt over opplysninger i tilbudet som tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn (Bilag D). 2.1 Bilag E: Tilbudsbrev 2.2 Bilag F: Forbehold og avvik Del 2 2.3 Bilag 2a: Leverandørens løsningsforslag 2.4 Bilag 2b: Leverandørens løsningsforslag vedlegg, figurer mv 2.5 Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen 2.6 Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner 2.7 Bilag 6: Administrative bestemmelser 2.8 Bilag 7a: Samlet pris og prisbestemmelser 2.9 Bilag 7b: Prismatrise Excel-format 2.10 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten 2.11 Bilag 10: Standardvilkår for tredjepartsleveranser 7.2 Tilbudsformat For å lette gjennomgangen og evalueringen av tilbudene, ber oppdragsgiver om at tilbudet utformes på følgende måte: Versjon 4.0 OM-3017 Side 13 av 16

Tilbud oversendes på USB minnepinne 1 i og/eller Microsoft Officekompatibelt format, komplett og i samlet forsendelse. Tilbudsbrev (Del 2 Bilag E) skal være signert av bemyndiget person, og skal inngå på minnepinne. Tilbudsbrev kan i tillegg vedlegges forsendelsen på papir. Forsendelsen skal inneholde en oversikt (på papir) over antall og/eller navn på dokument under hver mappe på hver minnepinne To elektroniske kopier av tilbudet leveres på hver sin minnepinne: o Minnepinnene merkes 1 og 2. Minnepinne 1 betraktes som original. Minnepinne 2 er en «reserve» hvis dokumenter på 1 ikke kan leses. o Hver minnepinne skal inneholde en mappe med Tilbyders navn. o I mappen skal alle dokumentene ligge som selvstendige filer og prefikses med det nummer som fremgår i pkt 7.1 over. o Dokumentene skal ha selvforklarende navn. Tilbudets konvolutt/innpakning merkes tydelig med følgende informasjon for å sørge for at den kommer frem til rett person: «Tilbud 15/314 Helpdesk (ITSSM)» Adresse som nevnt i pkt. 8.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.3 Det er leverandørens ansvar at all etterspurt og nødvendig dokumentasjon følger med tilbudet. 7.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfristen. 7.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 7.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 7.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 7.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 7.1 nr. Error! Reference source not found. og Bilag F. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 1 Kan alternativt være CD eller DVD Versjon 4.0 OM-3017 Side 14 av 16

7.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 7.9 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 8 Tilbudslevering 8.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 8.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 7.2. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Inventura AS v/sturla Alvheim Spelhaugen 22 5147 Fyllingsdalen Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til følgende adresse: Inventura AS v/sturla Alvheim Spelhaugen 22 5147 Fyllingsdalen Versjon 4.0 OM-3017 Side 15 av 16

9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. 9.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort jf. FOA 22-3. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Versjon 4.0 OM-3017 Side 16 av 16