EKSEMPLAR NR AVTALENUMMER 1 AV 2 KJØPSAVTALE 600459 Avtalen er inngått mellom Oppdragsgiver Org.nr. 983 974 678 Org.nr. Fylles inn Selskap Helse Stavanger Selskap Fylles inn Adresse Postboks 8100, 4068 Stavanger Adresse Fylles inn Telefonnummer 05151 Telefonnummer Fylles inn E-post adresse post@sus.no E-post adresse Fylles inn Leverandør Kontrakten består av følgende dokumenter: Kontrakten (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Alminnelige kontraktsvilkår Evt andre vedlegg? Har opprettet kjøpsavtale for kjøp av: Peroperativ Flowmåler Mer detaljert beskrivelse Beskrivelse av tidsrom/varighet/gyldighet og eventuelle opsjoner om forlengelse. Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de gjelde i den rekkefølge de her er oppgitt Oppdragsgiver Fylles inn Leverandør Dato og underskrift Dato og underskrift Navn og stilling Kolbjørn Hetland Innkjøps og kontraktssjef Navn og stilling Fylles inn
Innholdsfortegnelse 1 AVTALENS PARTER 3 2 PRODUKTBESKRIVELSE 3 3 UTFØRELSE 3 4 PRISER 3 5 BESTILLING OG FAKTURERING 4 6 LEVERINGSBETINGELSER 4 7 BETALINGSBETINGELSER 5 8 PRODUKTINFORMASJON OG OPPLÆRING 5 9 ELEKTRONISK BESTILLING - E-HANDEL 5 10 OPPFØLGING OG RAPPORTERING 5 11 TVISTER 6 12 DOKUMENTRANG 6 13 OPPSIGELSE 6 14 ENDRINGSAVTALER OG OVERFØRING AV RETTIGHETER MED MER 6 15 GARANTI 6 16 VARIGHET OG OPSJONER 7 17 GYLDIGHET OG EKSEMPLARER 7 Utkast til kontrakt Side 2 av 7
1 Avtalens parter 1.1 Leverandør og Oppdragsgiver som kjøper har inngått en rammeavtale om levering av behandlingshjelpemidler, med tilhørende tjenester basert på disse kontraktsbetingelser. 1.2 Oppdragsgiver opptrer i denne kontrakt på vegne av alle helseforetakene underlagt Helse Vest RHF. 2 Produktbeskrivelse 2.1 En stk flowmåler med tilhørende instrumentspesifikt forbrukningsmateriell Produktet/forbruksmateriellet skal oppfylle de krav som er beskrevet i Vedlegg 2 Teknisk kravspesifikasjon. For nærmere produkt og prisinformasjon henvises det til vedlagte Vedlegg 1 Prisskjema. 2.2 Serviceavtale Fyll inn 3 Utførelse 3.1 Leverandør er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne kontrakt blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet her. 3.2 De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. etter det til enhver tid gjeldende regelverk for den enkelte varetype. 3.3 Produktene som skal leveres må være CE-merket og i henhold til det direktiv som gjelder for produktet: 93/42/EEC - European directive on Medical Devices, MDD. 98/79/EC European directive on In Vitro Diagnostics Medical Devices, IVDD. 90/385/EEC European directive on Active Implantable Medical Devices, AIMDD. Samsvarserklæring for hvert hovedprodukt på engelsk eller et skandinavisk språk skal vedlegges tilbudet. Dette gjelder også for tilbehør. 3.4 En komplett bruksanvisning, vedlikeholdsbeskrivelse, beskrivelse av rengjørings-/desinfeksjons- /steriliseringsmetode, og komplett servicedokumentasjon skal være på engelsk eller et skandinavisk språk og legges ved hovedproduktet ved levering. 3.5 Leverandør skal i sine kontrakter sikre at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. 4 Priser 4.1 Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i spesielle kontraktsvilkår og vedlagt teknisk kravspesifikasjon samt alminnelige kontraktsvilkår. 4.2 Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert levering, montering, emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter. 4.3 Avtaleprisene skal være en del av avtalen og inngå som nummerert eller datert vedlegg. Nye produkter som tilføres avtalen etter kontraktsinngåelse skal prises etter samme kalkyleoppsett som eksisterende avtaleprodukter. Aktuelle avtaleprodukter vil bli meddelt leverandøren skriftlig, og leverandør plikter omgående å bekrefte samt dokumentere gjeldende avtalepriser tilbake til Oppdragsgiver. 4.4 Hvis spesialtilbud, kampanjetilbud eller prisendringer gir gunstigere pris enn avtalepris, skal laveste pris ved bestillingstidspunktet gjelde. 4.5 Med bakgrunn i ovennevnte gis det anledning til å regulere prisene 1 gang pr. år iht. punkt 4.6. og 4.7. Første regulering kan skje etter et år. Utkast til kontrakt Side 3 av 7
4.6 Prisene skal være faste i avtaleperioden. Bortsett fra ved dokumenterbare virkninger av valutakursendringer og råvareprisendringer UTOVER + / - 5 %. Partene har rett til kompensasjon for 60 % av endringen, MEN KUN FOR ANDEL UTOVER GRENSEN PÅ + / - 5 %. Prisendringer samt hvilken valuta som reflekteres skal dokumenteres av autorisert revisor. Justering skjer med 30 dagers varsel, og trer først i kraft når Oppdragsgiver skriftlig har godkjent prisendringen. 4.7 Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen gis det anledning til å endre prisene tilsvarende. 5 Bestilling og fakturering 5.1 Oppdragsgiver forpliktes kun av gyldig bestillingsseddel utstedt av personale med autorisert rekvisisjonsrett. 5.2 Faktura skal referere til skriftlig kontrakt eller bestillingsseddel, med tilhørende bestillings- og kontraktsnummer. Mottakeradressen og rekvirentens navn skal i tillegg være påført fakturaen. Leverandør kan ikke fakturere Oppdragsgiver før skriftlig og godkjent bestillingsseddel er mottatt - og varen/ tjenesten er levert. 5.3 Faktura som mangler bestillingsnummer eller innehar andre vesentlige mangler vil uten forvarsel bli returnert til leverandør. Følgende fakturaadresser skal benyttes: Helse Stavanger HF, Regnskapsavdelingen, Postboks 8100, 4068 Stavanger 5.4 Ved feilsendt fakturaer, eller fakturerte priser er høyere enn inngåtte avtalepriser vil leverandør belastes med et gebyr tilsvarende 300 NOK. I tillegg skal krediteres hele differansen mellom fakturert og avtalt pris. 6 Leveringsbetingelser 6.1 Levering skal skje DDP til varemottaker iht. Incoterms av 2000 med følgende tillegg: Levering anses for øvrig å ha skjedd når utstyret er ferdig installert, igangkjørt og etter signert ferdigstillelsesattest. 6.2 Leverandør forplikter seg til å emballere alle forsendelser på forsvarlig måte, slik eventuelt angitt i den enkelte bestilling. 6.3 Oppdragsgiver kan ved statlige vedtak/påbud kreve at leverandør skal sørge for avfallsdestruksjon av emballasje og brukte produkter. 6.4 Følgeseddel eller pakkseddel skal følge med hver leveranse og inneholde følgende: Leverandørs navn. Mottakers bestilling og eventuelt kontraktsnummer, leveringsadresse og navnet på rekvirent. Mottakerens artikkelnummer og varebetegnelse, hvis anført. Antall kolli. Dato for ekspedering. Forsendelsesmåte/ transportør. Signatur fra ansvarlig ekspeditør. Eventuelle spesielle tillegg vedrørende den enkelte leveranse og ut fra spesifikasjon gitt bestillingen. 6.5 Dersom en leveranse ikke tilfredsstiller de krav og betingelser som avtalen og bestillingen fastsetter, kan sykehuset avvise eller vrake hele eller deler av denne på leverandørs regning og risiko. 6.6 Dersom leverandør ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal rekvirent omgående informeres. 6.7 Dersom leveringsmanko oppstår i forhold til avtalt leveringstid og leveringsvolum skal leverandør skaffe samme varer fra annen leveringskanal til avtalt pris. 6.8 Ikke overholdt leveringstid vil utgjøre mislighold og kunne medføre dagmulkter i det enkelte leveringsforhold. I kvalifiserte tilfeller kan forsinkelsen føre til terminering av innkjøpsavtalen. 6.9 Blir leveransen ikke levert iht. avtalt tid vil en dagmulkt på 0,15 % av fakturaverdi for den forsinkede leveransen påløpe, oppad begrenset til 10 % av denne. Mangelfulle leveranser skal umiddelbart rettes opp for leverandørs regning og risiko uten kostnad for Oppdragsgiver. Normalt skal kvalitetsavvik bøtes på ved levering av Utkast til kontrakt Side 4 av 7
kvalitetsriktige produkter. Leverandør vil bli gjort erstatningspliktig for Oppdragsgivers direkte utgifter som følge av mislighold, jfr. punkt 6.4 Alminnelige vilkår. 6.10 Oppdragsgiver har anledning til å returnere ubrukte varer forutsatt at varene er i original emballasje, i fullgod stand og salgbare. Oppdragsgiver skal ikke belastes andre returomkostninger utover rene fraktutgifter for returnerte varer. 6.11 Alle varer/forsendelser må merkes tydelig med korrekt vareadresse (avdeling), bestillingsnummer og rekvirentens navn. Pakkseddel skal festes utenpå emballasjen. 6.12 Avtalt leveringstid: 7 Betalingsbetingelser 7.1 Betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager, fra mottak av leveranse og godkjent faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller kvalitetsavvik i leveransen. 7.2 Forsinkelsesrente beregnes iht. gjeldende sats i "Lov om rente ved forsinket betaling". 7.3 Gebyrer, avgifter og andre former for tillegg i prisen aksepteres ikke. 8 Produktinformasjon og opplæring 8.1 Det er viktig at personell får den opplæring som er nødvendig for å kunne bruke produktene på en kostnadseffektiv måte. Opplæring er et felles ansvar som kunde og leverandør må ta ansvar for å gjennomføre. Leverandør forplikter seg til å besørge nødvendig opplæring og informasjon til personalgrupper som kommer i kontakt med Leverandørs produkter. 8.2 Følgende opplæring er inkludert i tilbudet: Fyll inn 9 Elektronisk bestilling - E-handel 9.1 Oppdragsgiver har innført web-butikk for de ansatte med bestillingsfullmakt. Det er avgjørende at produktbeskrivelsene er tilstrekkelige og nøyaktige slik at bestillingseffektuering skjer på en effektiv måte. Leverandøren har i oppgave å besørge denne informasjonen som etterspørres i standard elektronisk format. 9.2 Informasjonen skal ha et design i henhold til retningslinjer fra Oppdragsgiver. 10 Oppfølging og rapportering 10.1 Oppfølging av kontrakten: Partene skal dekke sine egne kostnader i forbindelse med reisevirksomhet og møter. Det skal holdes oppfølgingsmøter jevnlig, og begge parter kan be om oppfølgingsmøter. Leverandør er forpliktet til å holde nødvendig personell med tilstrekkelig fullmakter for møter med kjøper. Partene skal gjensidig informere hverandre om alle forhold som kan ha betydning for betjening av Oppdragsgiver eller kontrakten som sådan. 10.2 Partenes representanter: Leverandør skal utpeke en medarbeider som kontaktperson/kundeansvarlig for håndtering av kontrakten. All kommunikasjon vedrørende denne kontrakt skal foregå gjennom de oppnevnte kontaktpersoner. Kjøper kan når som helst i avtaleperioden be om at det utnevnes en ny kontaktperson. Kontaktperson hos Oppdragsgiver v/innkjøp og kontraktsavdelingen: Navn: Michaela Zetterquist Tlf: +4751518032 E-post: Michaela.zetterquist@sus.no Kontaktperson ved Leverandør: Navn: Fyll inn Tlf: Fyll inn E-post: Fyll inn 10.3 Statistikk: På forespørsel skal Leverandør, uten omkostninger for kunden, utarbeide leveringsstatistikk. Utkast til kontrakt Side 5 av 7
11 Tvister 11.1 Dersom det oppstår tvister i forbindelse med kontrakten, skal saken søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. Oppdragsgivers verneting skal benyttes dersom ikke partene enes om et annet sted. 12 Dokumentrang 12.1 Dersom kontrakten inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge. 1. Avtalen (dette dokument) 2. Avtalens vedlegg i nummerert rekkefølge 3. Eventuelle avklaringer 4. Kravspesifikasjon 5. Konkurransegrunnlag 6. Tilbudet 12.2 Dersom det i tilbudet fra Leverandør forekommer avvik fra bestemmelsene gitt i kjøpers konkurransegrunnlag, gjelder de avvikende bestemmelser bare i den utstrekning de er gjentatt i eller det er henvist til dem i de spesielle kontraktsvilkår. 13 Oppsigelse 13.1 Ved vesentlig mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. 13.2 Partenes ansvar og rettigheter blir midlertidig suspendert så lenge "Force Majeure" iht. definisjon i Alminnelige vilkår foreligger. 13.3 Oppdragsgiver kan si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 14 Endringsavtaler og overføring av rettigheter med mer 14.1 Alle endringer i avtalen må gjøres skriftlig og være undertegnet av begge parter for å være gyldig. 14.2 Partene kan ikke overføre noen rettigheter eller plikter iht. avtalen til tredje part, uten den andre parts skriftlige godkjenning. Dersom hele eller deler av Leverandør produktsortiment overføres til tredjepart, skal Leverandør orientere alle impliserte parter så raskt som mulig slik at leveranseproblemer unngås. 14.3 Leverandør er imidlertid forpliktet til å levere iht. avtalens hele løpetid. Dersom så ikke skjer er det å anse som mislighold og Leverandør vil bli erstatningsansvarlig for manglende overholdelse. 14.4 Avtale om eventuelle kommisjonslager skal inngå som eget datert eller nummerert vedlegg til kontrakten. 15 Garanti 15.1 Garantitiden er minimum 12 måneder og servicekurs for Oppdragsgivers sykehuspersonell skal gjennomføres i denne perioden i henhold til bestillingen. 15.2 Oppgraderinger som kommer på hardware/software i garantiperioden skal gjennomføres på lik linje med en (full) servicekontrakt. 15.3 Garantitiden begynner å løpe etter 3 måneders sammenhengende feilfri drift og gjennomført brukeropplæring 15.4 Tilbudet skal innbefatte garantigjennomgang av utstyret tidligst 2 mnd. før garantiutløp, senest ved garantiutløp. 15.5 Som feil regnes avvik som fører til ikke planlagt driftsstans lenger enn 1 normal arbeidsdag, og/eller feil som fører til utskifting av deler eller oppgradering av programvare. Utkast til kontrakt Side 6 av 7
15.6 Oppdragsgiver skal umiddelbart rapportere alle feil som utløser mulig garantiservice til leverandør. 15.7 Feil som følger av feil bruk dekkes ikke av garanti. 15.8 Utbedring av feil utført av Oppdragsgivers personell i garantiperioden uten forhåndsgodkjennelse fra leverandør, dekkes ikke av garanti. 15.9 Utbedring av kvalifisert feil (jfr. pkt. 4) i garantiperioden forventes utført kostnadsfritt av leverandøren. 15.10 Utbedring av kvalifisert feil (jfr. Pkt. 4) i garantiperioden, utført av Oppdragsgivers personell på forespørsel fra leverandøren, dekkes med de til enhver tids gjeldende priser Oppdragsgiver har satt for servicestøtte i en garantiperiode, for 2009 kr. 1000,-/time inkl. mva. 15.11 Punkt 15.10 gjelder også ved inngåtte servicekontrakter der leverandøren normalt har forpliktet seg til å utbedre et avvik. 16 Varighet og opsjoner 16.1 Leverandør forplikter seg til å gi nødvendig service og ha tilgjengelig reservedeler, og forbruksmateriell etter at utstyret er gått ut av produksjon i minimum 10 år. 17 Gyldighet og eksemplarer 17.1 Denne kontrakt er gyldig ved siste underskriftsdato, uansett hvem av partene som underskriver sist. 17.2 Kontrakten utstedes i to originaleksemplarer, ett til hver av partene. Utkast til kontrakt Side 7 av 7