Bestille elektronisk enkelttittel (standalone portfolio) Dato: 2015-03-09 Hvis tittelen du skal bestille finnes i Community Zone, bør du alltid bruke denne posten som utgangspunkt for bestilling. Da drar du nytte av fremtidige automatiske oppdateringer. Start derfor alltid med et søk i CZ. Trinn 1 Søk frem tittelen Bruk hurtigsøket øverst på siden eller gå til Resource Management > Search and Sets > Repository Search, velg Electronic portfolio(s) i menyen og søk etter den aktuelle tittelen. Det søkes automatisk i Institution Zone, så du må klikke på Community-fanen for å få treff på titler din institusjon ikke allerede har aktivert. Merknad: Dersom du ikke får treff ved søk på tittelen i Community Zone, eller tittelen ikke finnes i CZ fra din leverandør, må du registrere en lokal portfolio. Trinn 2 Bestill tittelen Finn portfolio fra riktig leverandør og klikk Order for å opprette PO Line for tittelen. Trinn 3 Fyll ut PO Line Owner and Type Velg Purchase Type og PO Line Owner (bibliotek) og klikk på Create PO line til høyre i skjermen. 1
Merknad: Hvis du senere vil rette noe i denne skjermen, må du slette ordren og legge den inn på nytt. Trinn 4 Fyll ut PO Line Summary Nå åpnes skjermen PO Line Summary. Her fyller du ut obligatoriske og ev. andre nødvendige felter. For mer informasjon, se Alma Acquisitions Guide og Alma Resource Management Guide. 2
Obligatoriske felter er merket med rød stjerne (*). Vendor information Pricing Material Supplier *: Skriv inn leverandørnavnet eller klikk på forstørrelsesglasset/pilen for å velge leverandør fra en liste. Access Provider: Ikke obligatorisk, men lurt å fylle ut, særlig når det er en annen enn Material Supplier, f.eks. når man bruker agent. Claming grace period (days): Oppgi antall dager fra forventet aktiveringsdato til datoen bestillingen blir sendt til claims task list. Defaultverdien er hentet fra Vendor Account Details. Expected Activation after Ordering (days) eller Expected Activation Date: Oppgi antall dager etter bestilling du forventer å kunne aktivere, eller velg dato i kalenderen. Verdien brukes til å regne ut purredato. Defaultverdien er hentet fra Vendor Account Details. E-Activation due after Ordering: Oppgi antall dager etter bestilling tittelen bør aktiveres. Når datoen passeres, sendes en melding til den som er tildelt aktiveringsoppgaven og et varsel vises på brukerens task list. List Price *: Oppgi listepris for ett eksemplar og velg valuta. Quantity for pricing *: Oppgi antall eksemplarer. Discount (%): Oppgi ev. rabatt. Systemet regner automatisk ut totalpris for bestillingen basert på listepris, antall eksemplarer som bestilles og ev. rabatt. Totalpris vises i feltet Net price. Funding Fund *: Oppgi fund i tekstboksen eller eller klikk på forstørrelsesglasset/pilen for å velge fund fra en liste. Standard er betaling fra ett Fund alene, men kostnadene kan fordeles på flere Funds. Endre da enten Percent- eller Amount-feltet. Klikk til slutt Add Fund, ellers blir ikke Fund lagret. Merk at du først må ha lagt inn List Price og Quantity for pricing for at dette skal fungere. Legg ev. til flere Funds dersom ikke første Fund dekket 100 % av kostnadene. Percent: Prosentandelen av List price som fortsatt er tilgjengelig. Når Amount-feltet oppdateres, oppdateres også Percent i tråd med dette. 3
Amount: Beløpet av List price som fortsatt er tilgjengelig. Når Percent -feltet oppdateres, oppdateres også Amount i tråd med dette. PO Line details Acquisition method: Her angir du om det er kjøp, gave, bytte osv. Det vanligste er Purchase (kjøp via Alma) eller Purchase at Vendor System (kjøp gjennom leverandørens system). Material type: Automatisk utfylt ut fra konfigureringer og tidligere valg. Invoice status: Standardverdi No invoice bør ikke endres. Status endres når faktura kommer. Reporting code: Alternativ fund-inndeling. Kan konfigureres og tilpasses hver institusjon. Rush: Hak av i boksen hvis det er en hastebestilling. Et rødt klokke-ikon vises da ved posten på PO Line details-sider. Cancellation restriction: Hak av dersom det skal vises en advarsel når noen prøver å slette bestillingen. Et stoppskilt-ikon vises da ved posten på PO Line details-sider. Cancellation restriction note: Skriv inn teksten du vil skal vises når noen forsøker å slette bestillingen. Identifier: ISBN eller ISSN. Standardverdien er den første verdien i den bibliografiske postens felt for ISBN/ISSN (020/022). En annen verdi kan imidlertid velges fra menyen i feltet Proposed identifier. Proposed identifier: Velg ev. annet ISBN/ISSN fra listen for å endre verdi i Identifier-feltet. Vendor reference number: Leverandørens referansenummer for bestillingen. Vendor reference number type: Velg fra nedtrekksmenyen. De forskjellige valgene er predefinert av Ex Libris. Note to vendor: Eventuelle merknader til leverandøren. Når bestillingen lagres, flyttes disse til Notes-fanen. Renewal (vises bare for subscriptions) Manual renewal: Haket av som standard. Dette betyr at bestillingen dukker opp på Renewals task list (Acquisitions > Purchase Order Lines > Renew) når det er tid for fornyelse. Videre behandling må da gjøres manuelt. Fjern haken dersom du vil at fornyelsen skal skje automatisk. Subscription form date: Velg fra kalenderen når abonnementet starter. Subscription to date: Velg fra kalenderen. Hvis ingen dato oppgis, fortsetter fornyelse på ubestemt tid. Ved automatisk fornyelse blir PO Line avsluttet Når Subscription to date er passert. Ved manuell fornyelse får PO Line status Waiting for manual renewal når Subscription to date er passert. Må ikke forveksles med Renewal date. F.eks. hvis du starter et abonnement for fem år, som må fornyes årlig, er Subscription to date siste dag i femårsperioden. Renewal date *: Velg fornyelsesdato fra kalenderen. Renewal reminder period (days) *: For manuell fornyelse, antall dager før oppgaven blir lagt til Task list (Acquisitions > Purchase Order Lines > Renew). Maksverdi er 120. Additional Associated PO Lines: Oppgi et PO Line-nummer som er tilknyttet denne bestillingen. Klikk ev. på forstørrelsesglasset/pilen for å velge fra en liste. 4
Source type: Viser hvordan bestillingen ble opprettet, f.eks. manuelt eller ved import. Additional PO Line Reference: Oppgi ev. en ekstra referansekode. Manual Packaging: Hak av hvis du vil velge Manual packaging av bestillingen til en PO. Trinn 5 Lagre bestillingen Når alle nødvendige felter er utfylt, velger du hva du vil gjøre videre i nedtrekksmenyen nederst til høyre på siden. Avhengig av konfigureringer i Alma kan det være forskjellig hva som vil være standardvalget her for de ulike bibliotekene. Følgende muligheter er tilgjengelige: Save and continue: Informasjonen du har fylt ut, blir lagret, og bestillingen fortsetter til neste steg i arbeidsflyten. Dersom det er satt opp automatic packaging av PO Lines, vil bestillingen først få status Auto Packaging og så status Sent når den sendes sammen med ev. andre bestillinger i løpet av natten. Save: Informasjonen du har fylt ut, blir lagret, men bestillingen fortsetter IKKE til neste steg i arbeidsflyten. Brukes f.eks. dersom du ikke har fylt ut all nødvendig informasjon eller er usikker på om du faktisk vil sende bestillingen. Du finner igjen bestillingen under Acquisitions > Purchase Order Lines > Review > Assigned to Me. Order Now: Bestillingen sendes med en gang og PO Line status endres til Sent. Defer: Utsetter behandlingen av PO line. PO line må reaktiveres eller kanselleres på et senere tidspunkt. Se mer om dette i Alma Aquisitions Guide. Save and Request Evaluation Save and Start Trial: Velges dersom du skal sette opp en testtilgang. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen «Managing trials and evaluations for electronic resources». Cancel line: PO Line kanselleres. Delete: PO Line slettes. Change Bib Reference Save as template: Feltverdiene lagres som del av en template. For mer informasjon om feltene, se Alma Acquisitions Guide. Når du klikker Go, kan det dukke opp påminnelser eller advarsler pga. enkelte felter som ikke er utfylt, selv om disse ikke er obligatoriske. Hvis dette er OK, klikk Confirm. 5
Du sendes nå til skjermen Purchase Order Lines in Review og får en bekreftelse på at bestillingen er blitt oppdatert og hvilken status den har fått. Dersom du valgte Save and continue i menyen, vil status vanligvis være Auto Packaging (og etter hvert Sent). Valgte du Order now, får du en beskjed som «Your request to order now POL-7598 has been submitted» og status vil vanligvis være Sent. I begge tilfeller er bestillingen fullført. Hvis du valgte Save eller bestillingen av ulike årsaker ikke er fullstendig eller andre problemer har oppstått, vil bestillingen få status In Review. I så tilfelle finner du igjen bestillingen på skjermen. Skal du fortsette arbeidet senere, finner du alle bestillinger med status In Review via Alma-menyen under Acquisitions > Purchase Order Lines > Review > Assigned to Me eller på Task-listen under Order Lines review assigned to you og kan fullføre bestillingen derfra. Når bestillingen er fullstendig og har fått status Sent, er den fullført. Når tilgangen så etter hvert er på plass, kan du aktivere ressursen. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen «Aktivere enkelttittel». 6