Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i 1 trinn under EØS-terskel ved anskaffelse av: ANSK-0489-10 CO2-inkubator
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 1.5 Oppdeling av leveransen... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 3 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 3 2.1 Informasjonsformidling før tilbudsfrist... 4 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader... 4 2.5 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 4 2.6 Offentlighet... 4 3. Krav til leverandøren... 4 3.1 Krav til søknad om kvalifisering... 4 3.2 Frist for levering av tilbud... 6 3.3 Leveringsadresse... 6 3.4 Merking... 6 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud... 6 4. Krav til tilbudet... 6 4.1 Tilbudsdokumentet:... 6 4.2 Tilbudets gyldighet... 7 4.3 Alternative tilbud... 7 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud... 7 5. Avgjørelsen... 7 5.1 Tildelingskriterier... 7 5.2 Forhandlinger... 7 5.3 Avvisning... 8 5.4 Kontraktstype... 8 5.5 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2)... 8 5.6 Forbehold... 8 5.7 Meddelelse... 8 6. Vedlegg... 8 Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 2 av 10
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Universitetet i Bergen har 6 fakultet, 3400 ansatte og 14000 studenter. Det matematisknaturvitenskapelige fakultet har ca. 1400 masterstudenter, 600 masterstudenter, 260 Ph.D. studenter og 260 vitenskapelig ansatte. Institutt for biologi er fakultetets største institutt. Vinteren 2009/2010 flytter instituttet inn i nytt bygg. 1.2 Anskaffelsens formål Universitetet i Bergen skal anskaffe CO2-inkubatorer til det nye bygget. Kravspesifikasjon og antall fremgår av Vedlegg 3 Kravspesifikasjon. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen 5.3.2010. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Antatt volum på avtalen: Avtalen består av et basis-kjøp og en opsjon. Se Kravspesifikasjon (vedlegg 3) og Prismatrise (Vedlegg 4) for ytterligere informasjon. Prismatrisen skal fylles ut elektronisk i henhold til Vedlegg 4 og leveres i Excel-format. Det skal ikke endres på dette formatet, men tilbyder kan skrive inn kommentarer i kommentarfeltet i prismatrisen. Tilbyder kan gi tilbud på flere ulike modeller. 1.5 Oppdeling av leveransen Det vil være anledning til å forespørre om deltakelse på hele eller deler av anskaffelsen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som 1-trinns konkurranse med forhandling under EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og II. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Både søknad om deltakelse i forhandlingene og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin 5.3.2010 Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget 22.03.2010 Tilbudsfrist 24.03.2010 Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud April 10 Estimat Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 3 av 10
Gjennomføring av forhandlinger Kontraktstildeling April 10 Estimat Mai 10 Estimat 2.1 Informasjonsformidling før tilbudsfrist Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA 8-2. Dersom Oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene eller endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Jan Berger Henriksen Jan.Berger.Henriksen@oka.uib.no 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 2.6 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 404 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 3. Krav til leverandøren 3.1 Krav til søknad om kvalifisering Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i forhandlingene: 1. Signert søknadsskjema for deltakelse 2. Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester Dokumentasjonskrav: Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 4 av 10
o Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), jfr. FOA 8-8. Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal. 3. Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves god soliditet Dokumentasjonskrav: Dokumentasjon som viser økonomisk rangering ( rating ) som Dun & Bradstreet eller tilsvarende. 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: God gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk og en beskrivelse av dagens virksomhet. Krav: God erfaring fra tilsvarende prosjekt/oppdrag. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal beskrive sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen, samt oversikt over tilsvarende leveranser to siste år. Leverandøren må oppgi minst 3 referanser inkludert kontaktinformasjon. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknaden om deltakelse blir avvist, jfr. FOA 11-10. Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 5 av 10
Blant de leverandører som tilfredsstiller de krav som er stilt, vil Oppdragsgiver velge ut minimum 3 og maksimum 5 som det ønskes å forhandle med. 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen 24.03.2010 kl. 13:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal sendes eller leveres til: Sendes til: Universitetet i Bergen Kontor for innkjøp Postboks 7800 5020 Bergen eller leveres til: Universitetet i Bergen Kontor for Innkjøp Christiesgt. 18, 5. etg. 5007 Bergen 3.4 Merking Tilbudet skal merkes: ANSK-0489-10 3.5 Åpning og håndtering av søknader/tilbud. Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i kravspesifikasjon (vedlegg 2). Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev med forpliktende underskrift 2. Utfylt Prismatrise (se Vedlegg 4) 3. Dokumentasjon av tildelingskriterier 4. Øvrig relevant dokumentasjon Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av krav om innsyn opp mot lovverket, jf. offentleglova. Tilbud inngår i dokumentasjon som leveres sammen med anmodning om deltakelse. Innlevering, merking og frister er derfor like. Tilbud og søknad om deltakelse skal sendes eller leveres skriftlig i lukket og merket forsendelse. Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 6 av 10
Tilbud skal sendes eller leveres i 2 eksemplar, samt 1 elektronisk eksemplar, levert på ordinært elektronisk medium. Dersom det er avvik mellom skriftlig og elektronisk versjon, vil den skriftlige versjonen være gjeldende. Alle tilbydere må prise tilbudet i henhold til vedlagte Prismatrise, Vedlegg 4. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt. 4.1 5. Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i uprioritert rekkefølge: Tildelingskriterium Prioritet/vekt Pris (Livssykluskostnader) 50% Levering & installasjon 10% Garanti- og service, brukervennlighet 10% Kvalitet 30% Tildelingskriterium 1: Pris Omfatter pris inkludert servicekostnader og livssykluskostnader iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Tildelingskriterium 2: Levering og installasjon Omfatter leveringssikkerhet/leveringstid og installasjon iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Tildelingskriterium 3: Garanti- og servicebetingelser Omfatter garantitid, servicebetingelser, responstider, brukervennlighet og opplæring iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. Tildelingskriterium 4: Kvalitet Omfatter tekniske egenskaper, antall program, pålitelighet/driftssikkerhet og energieffektivitet iht. til de krav som er stilt i vedlegg 3 og vedlegg 4. 5.2 Forhandlinger Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jfr. FOA 11-8. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 7 av 10
Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA 3-6. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør(er) i henhold til tildelingskriteriene. 5.3 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 11-10 og 11-11 komme til anvendelse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.4 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt (vedlegg 4). Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.5 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.6 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette). 5.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA 13-3. 6. Vedlegg Vedlegg 1: Kontrakt Vedlegg 2: HMS-mal (Inkludert) Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 8 av 10
Vedlegg 3: Kravspesifikasjon Vedlegg 4: Prismatrise Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 9 av 10
HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr. 62 20-2. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, environment and safety as pursuant of the secondary law about the working to rule for health, environment and safety (The instruction for internal control), prescribed by Royal resolution 6 December 1996 pursuant to the worker protection (Lov om arbeidervern) act of 4. February 1977 no. 4 and the health and safety at work act (Lov om arbeidsmiljø mv.) of 17 June 2005 no. 62 20-2. We hereby accept that if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Konkurransegrunnlag ANSK-0489-10 Side 10 av 10