Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Menighetshus Møtedato 04.09.14 Fra kl. 10.00 Til kl. 12.00 Tilstede på møtet Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Einar Eidshaug Kolvereid Kai Nilsen - Kolvereid Søren Skagemo - Nærøy Brynhild Løeng Nærøy Tore Ramfjord - Foldereid Åse Johnsen Gravvik Brit Karin Theimann - prost Tove Paulsen kommunestyrerepr. Fraværende: Camilla Vågan kommunestyrerepr. permisjon Forfall: Liv Pedersen - Foldereid Reinert Øren Kolvereid Lena Kjærstad Gravvik Andre Britt Tove Edvardsen - kirkeverge Eldrid Ramstad ansattrep. Behandlede saker Sak nr./år FS 14 17 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, varamedlemmer, revisjon, rådmann
MØTEBOK Side : 2 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-18 Sak: F14-18 Orienteringssaker Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: 1. Bemanning Utlyst stilling som konsulent Saken ble behandlet i PSU 13.08.14 hvor utlysningsteksten ble godkjent. Søknadsfrist er satt til 14.09.14. Sekretær - organist Iren ønsker å få gå tilbake til 100 % organist igjen, noe som vil medføre dårligere bemanning på kontoret hvis vi ikke lykkes med å få tak i en sekretær som kan tiltre snarest. 2. Spiret på Steine kirke Einar har saken. - Deler av spiret som ligger ved kirken må samles sammen og kjøres til Multibygg. - Det er sendt regning til oss, den må scannes og sendes til takstmann i Namsos. 3. Foldereid kirke Det har vært noe malearbeid der inne i sommer men det ser ikke ut til å være ferdig enda. Multibygg skulle sjekke opp saken og gi tilbakemelding. - Kirkevergen orienterte om at arbeidet er ferdig i hht. Avtale. Det undersøkes videre hva som gjenstår og hva dette vil koste for å få det ferdig. - Det har vært noe løs takstein, og knust vindu der inne, undersøk om dette er ordnet. FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringene tas til etterretning. VEDTAK: Orienteringene tas til etterretning.
MØTEBOK Side : 3 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-19 FS 14-19 Regnskapsrapport pr. juli Vedlagte dokumenter (utsendt): Resultatregnskap periode 1-7.2014. Balanse tom. 7.2014 SAKSOPPLYSNINGER: Resultatregnskapet viser et mindreforbruk på kr 608 000,- hittil i år. Årsaken til dette skyldes i hovedsak mindre forbrukt energi og lite vedlikehold på bygg. Lønn blir periodisert, og det tas utgangspunkt i fem ukers ferie, to uker i juli og tre uker i august. Ferie skal ikke være noen kostnad. Derfor har regnskapet periodisert lønnen slik at det ser mer korrekt ut i juli og august. FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning. VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning.
MØTEBOK Side : 4 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-20 Sak: F14-20 Utvidelse ved Steine kirkegård Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Viser til sak F14-04. Det er fattet vedtak hos Riksantikvaren ang. innvilgelse av søknad om dispensasjon; I forbindelse med utvidelsen av Steine kirkegård gis det med dette tillatelse til fjerning av automatisk fredet kulturminne, bosetnings-/ aktivitetsspor, id 171107 på Steine, gnr. 32, bnr. 3, Nærøy kommune, jf. Avmerking på vedlagt kart, stemplet Riksantikvaren og datert 1. juli 2014. Tillatelsen gis på følgende vilkår: Tiltaket kan settes i gang på som vist på vedlagte kart uten ytterligere vilkår. Tillatelsen gjelder bare det omsøkte tiltaket. Tillatelsen bortfaller dersom tiltaket ikke er iverksatt innen 3 år fra mottakelsen av dette brev. Forrige kirkeverge innhentet anbud fra noen landskapsarkitekter. Jeg har vært i kontakt med bispekontoret for å innhente veiledning. Jeg ble anbefalt å sette bort hele prosjektet til en konsulent. Kommunen har fått området godkjent omdisponert fra jordbruk til kirkegårdsformål. Kommunen jobber nå med oppmåling av arealet. Dette forventes ferdig i løpet av de nærmeste ukene. Vi vil da få tilsendt matrikkelbrev og nytt gnr/bnr på dette tilleggsarealet når dette er ferdig. FORSLAG TIL VEDTAK: Kirkevergen iverksetter ny planprosess og innhenter informasjon ang. kirkegårdsutvidelse fra instanser som gir veiledning på området. Det innhentes nye anbud fra landskapsarkitekter. VEDTAK: Kirkevergen iverksetter ny planprosess i tett dialog med kommunen og innhenter informasjon ang. kirkegårdsutvidelse fra instanser som gir veiledning på området. Det innhentes anbud fra landskapsarkitekter.
MØTEBOK Side : 5 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-21 Sak: F14-21 Brannvern i kirkene Vedlagte dokumenter (utsendt): Risikoanalyse for Nærøy Kirkelige Fellesråd 2014 SAKSOPPLYSNINGER: Vi har mottatt risikoanalyse fra SMC, og hatt en gjennomgang med 3 av kirketjenerne. Nedenfor følgende oversikt over observasjoner fra befaringene (klipt fra risikoanalysen) En del av disse punktene er allerede utbedret av SMC, men det gir oss en pekepinne på tilstanden rundt i kirkene våre. Kolvereid Kirke Følgende observasjoner under befaringen; - Ingen kontroll foretatt på brannslange manglende dokumentasjon - Ingen dokumentasjon på brannøvelser - Usikret luke inn til rom under kirke - Åpen port inn til lagerhus Gravvik Kirke - Ingen kontroll foretatt på brannslange manglende dokumentasjon - Ingen dokumentasjon på brannøvelser
- Usikret luke inn til rom under kirke - Unødvendig brennbart søppel i tårnhus - Trang rømningsvei fra galleri Foldereid Kirke - Ingen dokumentasjon på brannøvelser - Usikret luke inn til rom under kirke - Unødvendig brennbart søppel i tårnhus - Trang rømningsvei fra galleri - Delvis hindring av rømningsvei fra sakristi - Benker i rømningsvei mellom benk rader og yttervegg Lundring Kirke - Ingen kontroll foretatt på brannslange manglende dokumentasjon - Vannavstegningsventil til brannslange defekt - Ingen dokumentasjon på brannøvelser - Lagring av trevirke i hull i grunnmuren Torstad Kirke - Ingen dokumentasjon på brannøvelse - Usikret dør og vindu inn til rom under kirke - Unødvendig brennbart søppel i korridor og leilighet over sakristi - Trang rømningsvei fra galleri - Delvis hindring av rømningsvei fra sakristi - Benker i rømningsvei mellom benk rader og yttervegg Steine Kirke
- Ingen dokumentasjon på brannøvelse - Unødvendig brennbart søppel i 2 etasje tårn - Benk i rømningsvei mellom benk rad og yttervegg Lund Kirke - Ingen dokumentasjon på brannøvelse - Usikret luke inn til rom under kirken - Unødvendig brennbart søppel i korridor 2 etasje tårn - Trang rømningsvei fra galleri Salsbruket Kirke - Alle dører med gammeldagse lås, ingen nøkler tilstede - Ingen dokumentasjon på brannøvelse Nærøya Kirke - Mangelfullt antall apparat - Ingen dokumentasjon på brannøvelse Kort oppsummert er konklusjonen at vi står ovenfor følgende tiltak: Organisatoriske tiltak: Oppgradere avvikssystemet Etablering av prosedyrer, instrukser for ansatte ved åpning/ stenging av kirker Opplæring må dokumenteres Gjennomføring av tiltak beskrevet i risikoanalysen Tekniske tiltak: Ledesystem Fjerne gamle ledelys Sørge for dørlås som kan åpnes fra innsiden Sjekk og kontroll av elektriske system inkl. lydavledere/ jording Gjennomføring av tiltak beskrevet i risikoanalysen
Det planlegges gjennomføring av en teknisk brannøvelse i alle kirkene fremover. Kirkevergen og kirketjenerne skal gå gjennom hver enkelt kirke og se på forholdene og sette opp en liste over hvilke tiltak som skal gjennomføres i hver enkelt kirke. FORSLAG TIL VEDTAK: Kirkevergen gis tillatelse til å iverksette nødvendige tiltak for å sikre kirkene innenfor budsjettets rammer. Større utfordringer kartlegges og det lages en plan for fremtidige investeringer. Planen legges frem for fellesrådet når alle kirkene er kartlagt. VEDTAK: Kirkevergen gis tillatelse til å iverksette nødvendige tiltak for å sikre kirkene innenfor budsjettets rammer. Større utfordringer kartlegges og det lages en plan for fremtidige investeringer. Planen legges frem for fellesrådet når alle kirkene er kartlagt.
MØTEBOK Side : 9 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-22 Sak: F14-22 Nye kontorlokaler Vedlagte dokumenter (utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Representant fra komiteen ang. nye kontorlokaler jobber med en utredning i forhold til lydforholdene på de tilbudte kontorlokalene hos CE Eiendom. I følge planen skulle dette gjøres før ferien, men det ble det dessverre ikke tid til. Vi avventer denne rapporten før vi kan akseptere tilbudet. Kravet fra prestenes verneombud ang. hensyn til besøkende må tas på alvor stiller særskilte krav til god lydisolasjon. Det er derfor viktig å få dokumentert standarden på de lydisolerte rommene før vi skriver ny kontrakt. Eksisterende kostnader pr 2014 Eksisterende husleie kr 11 790,- * 12 mnd = kr 141 480,- Fellesutgifter kr 4 150,- * 4 kvartal = kr 16 600,- Kontorhold Nærøy kr 1 628,- * 12 mnd = kr 19 536,- opphører ved flytting Totalt kr 177 616,- Nytt tilbud ca 300 m2 Tilbud fra CE Eiendom pr år ( kr 720 pr m2 * 300 m2) kr 216 000,- (kr 18 000 pr mnd) Datatilknytningen mot kommunen må sjekkes opp og kostnader må beregnes. Kirkevergen søker hjelp hos kommunens it-avdeling for å få dette kartlagt. Forhåpentligvis vil jeg ha en ca kostnad klar til fellesrådsmøtet. Vi håper å få til en avtale om flytting innen november. Det vil da evt. bli 2 mnd (kr 36 000) med ny husleie i tillegg til den eksisterende leien. Disse kostnadene foreslås dekket av disposisjonsfondet.
FORSLAG TIL VEDTAK: Kirkevergen gis tillatelse til å inngå ny leiekontrakt med CE Eiendom når det foreligger tilfredsstillende rapport iht. kravspesifikasjonen. Økte kostnader til datatilknytning og ekstra leieutgifter dekkes av disposisjonsfondet. SAKSUTREDNING PÅ MØTET: Einar Eidshaug forlot møtet under behandling av denne saken da han er inhabil i hht. Forvaltningslovens 6 E. VEDTAK: Kirkevergen gis tillatelse til å inngå ny leiekontrakt med CE Eiendom når det foreligger tilfredsstillende rapport iht. kravspesifikasjonen. Lydnivået må dokumenteres før kontraktsinngåelse. Økte kostnader til datatilknytning og ekstra leieutgifter dekkes av disposisjonsfondet.
MØTEBOK Side : 11 Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 04.09.14 Sak nr.:f14-23 Sak: F14-23 Eventuelt Vedlagte dokumenter (utsendt): Status i trosopplæringen Eldrid orienterte om hva som skjer i trosopplæringen. Det jobbes med samarbeid med øvrige organisasjoner i distriktet. Leirer for barn ungdom. Det finnes leirarrangementer både på Sømliøya og Hallarheim, vi har ikke kapasitet til å arrangere selv, men vi kan bidra til at våre barn og unge kan delta på disse leirene. Trosopplæringskonferansen på Lillestrøm 22.10.2014 Utelys i Gravvik Lys på uthuset og flombelysningen fungerer ikke. Kirkevergen skal undersøke saken. Sykkelovernatting i Gravvik kirke Lokalbefolkningen har reagert på at det var ukjente som overnattet i kirken i sommer. Ingen i menighetsrådet var orientert om saken. Bygningskomiteen Komiteen bør ta en runde i alle kirkene og lage en ny rapport over hva som bør gjøres og prioriteres fremover. Kirkevergen innkaller til en befaring. Stillingsinstruks kirkevergen Komiteen som har jobbet med instruksene har ikke fått ferdig arbeidet enda, da det gjenstår å få en gjennomgang av kirkevergens instruks. Dette skal prioriteres snarest for å få ferdig komiteens arbeid, og få sendt stillingsinstruksene videre til godkjenning. Prosten orienterte om bemanning på prestesiden Det er utlyst vikariat med søknadsfrist 09.09.14.