Saknr. 12/1030-3 Ark.nr. 216 Saksbehandler: Steinar Gulbrandsen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Etikk i Hedmark fyleskommune Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: Fylkestinget tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk i Hedmark fylkeskommune til etterretning. Saksordfører i Fylkestinget: Jan Wibe ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: Fylkesrevisjonens rapport Etikk i Hedmark fylkeskommune. Hamar, 10.01.2012
S A K S U T R E D N I N G: FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT"ETIKK I HEDMARK FYLKESKOMMUNE" Bakgrunn. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Formålet med forvaltningsrevisjon framgår av kommunelovens 77 nr. 4, der det heter: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Fakta. Prosjektet Etikk ble bestilt i kontrollutvalgets sak 24/10 i møte 14.12.10. Prosjektet har hatt følgende formål: Å vurdere hvorvidt fylkeskommunens arbeid med etikk bidrar til en tillitsskapende fylkeskommunal forvaltning, som bygger på en høy etisk standard. Formålet er konkretisert i følgende problemstillinger: 1. Er de fylkeskommunale retningslinjene/reglementene knyttet til etikk, utformet slik at de bygger opp under en høy etisk standard? 2. Er de fylkeskommunale retningslinjene/reglementene knyttet til etikk implementert i organisasjonen? Revisjonens vurderinger slik de framgår av sammendraget i revisjonsrapporten, går blant annet ut på følgende: Problemstilling 1. Er de fylkeskommunale retningslinjene/reglementene knyttet til etikk, utformet slik at de bygger opp under en høy etisk standard? Det er Fylkesrevisjonens vurdering at regelverkene/retningslinjene som omhandler etikk i Hedmark fylkeskommune, er omfattende. Flere av dokumentene omhandler beslektede tema, og noen har direkte gjengivelse fra andre. Det kan derfor være hensiktsmessig å gjennomgå de ulike regelverkene/retningslinjene, og vurdere å samle disse i færre og mindre omfattende publikasjoner. Fylkesrevisjonens gjennomgang av regelverkene/retningslinjene viser at Fylkeskommunen har regler som, dersom de følges, vil bidra til at Fylkeskommunen får en objektiv og uavhengig forvaltning. Fylkesrevisjonen har gjennomført en spørreundersøkelse blant alle lederne i Fylkeskommunen, og denne viser at 45 prosent av lederne mener at Fylkeskommunens Etiske retningslinjer er relevante i forhold til deres utfordringer og dilemmaer. 46 prosent oppgir at de har noe relevans. Det er vår vurdering at overordnede etiske retningslinjer bør anses som relevante for samtlige ledere i
organisasjonen. Vi mener derfor at resultatet fra spørreundersøkelsen indikerer at retningslinjene bør revideres. Problemstilling 2. Er de fylkeskommunale retningslinjene/reglementene knyttet til etikk implementert i organisasjonen? Fylkesrevisjonens gjennomgang viser at Fylkeskommunen har vedtatt en rekke rutiner og reglementer knyttet til etikk. Dette innebærer at etikk og etiske problemstillinger har vært tema på flere fylkesting og fylkesrådmøter de siste årene. Dette viser at Fylkeskommunens øverste ledelse har fokus på å utvikle en høy etisk standard. Fylkesrevisjonens vurdering at de etiske retningslinjene bør oppdateres jevnlig, ikke bare for å sikre at regelverket utvikles i takt med samfunnet og organisasjonen, men for å sikre at etikk settes på dagsorden i hele organisasjonen. Fylkesrevisjonen mener spørreundersøkelsen viser at deler av organisasjonen ikke kan sies jevnlig å vie oppmerksomhet til, og reflektere over etiske problemstillinger. Spørreundersøkelsen blant ledere viser at tilnærmet alle ledere (96 %) i videregående skole kjenner til Reglementet for salg av elevarbeider. Dette reglementet ble revidert i 2010, og ledere av de videregående skolene ble bedt om å rapportere på implementeringen av regelverket. Dette viser at revidering av regelverk og oppmerksomhet knyttet til dette, gir læring. 70 prosent av lederne i videregående skole oppgir at de fikk informasjon om det nye reglementet på møte. Informasjon via møte eller andre kanaler enn Fylkeskommunens intranett bør, etter Fylkesrevisjonens vurdering prioriteres, idet spørreundersøkelsen viser at en del ledere ikke er jevnlig inne på intranettet. Revisjonsgjennomgangen viser at Fylkeskommunen har særlig fokus på etikk og innkjøp. Dette kommer frem i intervjuer, spørreundersøkelsen, og annen dokumentasjon, herunder Fylkeskommunens Årsberetning for 2010. Her er det likevel et forbedringspotensial når det gjelder å oppdatere lederne, idet under halvparten av lederne oppgir å ha god kunnskap om Etiske regler for innkjøp. Videre kommer det frem at det fremdeles er utfordringer knyttet til det å få ledere til å bruke rammeavtalene. I nevnte årsberetning er det redegjort for arbeidet med etikk, og da særlig knyttet til etikk og innkjøp, men det er ikke redegjort for planlagte tiltak for å sikre høy etisk standard i Fylkeskommunen. Dette mener Fylkesrevisjonen må inngå i beretningen. Revisjonens konklusjon går ut på følgende: Vurderingen knyttet til de to problemstillingene tilsier at Hedmark fylkeskommunens arbeid med etikk i stor grad bidrar til en tillitsskapende fylkeskommunal forvaltning, som bygger på en høy etisk standard. Vi mener imidlertid at Fylkeskommunen har et forbedringspotensial når det gjelder jevnlig å sette etikk på dagsorden i hele organisasjonen. Fylkesrevisjonen har følgende anbefalinger: Fylkeskommunens Etiske retningslinjer bør revideres jevnlig. Fylkeskommunen bør sikre at etikk settes på dagsorden internt i organisasjonen. Fylkeskommunen bør foreta en gjennomgang av regelverk og retningslinjer som omhandler etikk, og vurdere om noen av disse kan slås sammen.
Fylkeskommunen bør legge retningslinjer og regler knyttet til etikk lett tilgjengelig for alle i organisasjonen. Fylkeskommunen bør redegjøre for planlagte tiltak knyttet til etikk, i årsberetningen. Rapporten er vedlagt uttalelse fra Fylkesrådet. I sin uttalelse til den foreløpige rapporten fra revisjonen skriver fylkesrådet blant annet: Fylkesrådet er tilfreds med at funnene i rapporten gjennomgående viser at fylkeskommunens etiske retningslinjer er kjent for lederne i organisasjonen, og at de fleste oppgir at etikk jevnlig er på dagsorden. Det er også positivt at det uttales at fylkeskommunen har fokus på etikk knyttet til innkjøp, at det gjennomføres kurs og informeres jevnlig om dette. I sine merknader til fylkesrevisjonens anbefalinger skriver fylkesrådet blant annet: Fylkeskommunens Etiske retningslinjer bør revideres jevnlig Fylkesrådet er enig i at det bør foretas en revidering av disse, og dette arbeidet er da også igangsatt. Det reviderte reglementet vil bli fremlagt som egen sak for fylkestinget. Fylkeskommunen bør sikre at etikk settes på dagsorden internt i organisasjonen. Fylkesrådet deler fylkesrevisjonens syn på at det fortsatt er viktig å sikre fokus på etikk og etiske spørsmål, og at diskusjon om spørsmål relatert til dette sikres oppmerksomhet. Fylkeskommunen bør foreta en gjennomgang av regelverk og retningslinjer som omhandler etikk, og vurdere om noen av disse kan slås sammen. Fylkeskommunen har mange interne reglementer, og fylkesrådet har sett behovet for å gjennomgå disse; både for å se om det er mulig å sammenfatte i færre dokumenter og også vurdere behovet for revisjon. Anbefalingen fra fylkesrevisjonen er følgelig i samsvar med allerede påbegynt arbeid. Fylkeskommunen bør legge retningslinjer og regler knyttet til etikk lett tilgjengelig for alle i organisasjonen. Reglementenet forefinnes på fylkeskommunens intranett, og de etiske retningslinjer er i tillegg publisert på vår nye nettside under Politikk Reglementer.. Det vil bli foretatt en vurdering av hva som skal publiseres på henholdsvis internett og intranett, knyttet til hvem som er målgruppe for de ulike styringsdokumenter. Fylkeskommunen bør redegjøre for planlagte tiltak knyttet til etikk, i årsberetningen. Det har de senere år skjedd en utvidelse av opplysningsplikten i årsberetningen, på den måten at flere forhold har blitt tatt inn som obligatoriske punkter. Fylkesrådet vil bestrebe oss på at denne redegjørelsesplikten overholdes. Når det gjelder uttalelsen fra fylkesrådet forøvrig, vises det til rapporten.
Vurdering. Sekretariatet mener fylkesrevisjonen har foretatt en grundig og god gjennomgang og vurdering av temaet etikk i Hedmark fylkeskommune. Uttalelsen fra fylkesrådet viser at fylkeskommunen er i gang med og er innstilt på å følge opp revisjonens anbefalinger. Blant annet vil reviderte etiske retningslinjer, ifølge fylkesrådet, bli lagt fram som egen sak for fylkestinget. Fylkesrådet er også enig i at det er viktig å sikre fokus på etikk og etiske spørsmål, og at diskusjon om spørsmål relatert til etikk sikres oppmerksomhet. På nåværende tidspunkt synes det, etter sekretariatets oppfatning, ikke å være behov for ytterligere oppfølging fra kontrollutvalgets side. Sekretariatet foreslår derfor at fylkestinget tar rapporten til orientering.... Sett inn saksutredningen over denne linja