Workflow mottak av enkeltbind i standing order Dato: 2015-03-09 I denne veiledninga beskrives hvordan du tar imot et enkeltbind i en standing order. Det er to mulige arbeidsflyter for å ta imot enkeltbind i standing order: A. Utgangspunkt i MARC-post/Metadata Editor B. Utgangspunkt i Quick cataloging Er du fortrolig med MARC21-formatet og MD Editor, velger du arbeidsflyt A. Viss ikke, er det bedre å velge arbeidsflyt B. For den siste trenger du rollen Physical Inventory Operator. A. Utgangspunkt i Metadata Editor 1) De bibliografiske opplysningene kan du finne på følgende måter: hente en post fra Network Zone (det er ikke sannsynlig å finne en bibliografisk post i Institution Zone for et bind i en standing order, med mindre man har to eksemplarer av tittelen) importere en post fra en ekstern katalog (i Metadata Editor) lage en ny post fra blank skjerm (i Metadata Editor) Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen «Hvordan finne en bibliografisk post som utgangspunkt for bestilling». Når du henter en post fra Network Zone, klikker du Edit i stedet for Order i steg 3 i nevnte arbeidsflytbeskrivelse. Da åpner Metadata Editor seg. Når du importerer en post eller lager en ny post fra blank skjerm i Metadata Editor, stopper du før bestillingsprosessen starter. 2) Uavhengig av hvordan du har funnet de bibliografiske opplysningene, er du nå i Metadata Editor. Skjermen ser omtrent slik ut: Posten trenger ikke å være fullstendig katalogisert. Det kan gjøres senere. Det viktigste er at man klarer å finne igjen tittelen. 1
Nå må du legge til holdings og item records. Klikk på første ikon på verktøylinja (til høyre for Tools) for å legge til holdings. Nå åpnes en ny ramme for holdings i høyre del av skjermen: Når ramma blir åpna, er MARC-feltet 852 markert med rødt. Det er fordi 852 er et obligatorisk felt og ikke kan stå tomt. For å legge til plassering i 852 er det lettest å åpne feltet slik at du får nedtrekkmenyer og tomme felt du kan fylle ut i stedet for MARC-delfeltene. Klikk først i et sted i feltet 852 og velg deretter Edit > Open Form Editor (eller Ctrl+F). Her kan du velge Sublocation or collection (delfelt b) og Shelving location (delfelt c) fra en nedtrekkmeny. Oppstillingssignatur legges i delfelt h (klassifikasjonsnummeret) og delfelt i (første bokstav(er) i hovedordningsordet). Merknad: 852 $b $c $h $i tilsvarer 096 $a $b $c i BIBSYS Biblioteksystem. 2
Du lukker 852-feltet igjen ved å velge Edit > Close Editor Form (eller Esc). Når du har registrert opplysningene du skal, lagrer du holdings-posten (File > Save Record eller Ctrl+S). Deretter må du legge til et item. Klikk på det fjerde ikonet fra venstre, Add Item: Da kommer du til følgende skjerm (Physical Item Editor): Her kan du legge til strekkoden i feltet Barcode dersom det ikke er gjort automatisk. I denne skjermen skal du også knytte bindet til seriens PO Line. Klikk på forstørrelsesglasset i feltet PO line og søk opp serien, enten på tittel, ISSN eller PO Line (eller et annet passende felt). Velg rett PO Line og klikk på Select. Videre skal du fylle ut Receiving Date. Klikk deretter på Save. Da kommer du tilbake til Holdings-posten i Metadata Editor. Alle opplysninger er registrert nå, så du kan lagre og frigi posten: File > Save and Release Record (eller Ctrl+Alt+R). Legg merke til at både Holdings-posten og den bibliografiske posten må lagres og frigis. For å finne tilbake til den bibliografiske posten klikker du på plusstegnet foran MARC21 bibliographic i venstre marg og deretter på tittelen til verket du registrerte. Nå er bindet ferdigregistrert, og du kan registrere faktura om du vil (se arbeidsflytbeskrivelsen «Registrere faktura standing order»). 3
B. Utgangspunkt i Quick cataloging I stedet for å søke i eksterne kilder eller å registrere fra blank skjerm kan du også gjøre en rask katalogisering (Quick cataloging). Da lager du en kort bibliografisk post og oppretter samtidig holdings- og item-poster. 1) Velg Alma-menyen > Resource management > Create Inventory > Add Physical Item. 4
Det er obligatorisk å fylle ut Title og Library. De andre feltene fyller du ut dersom du har informasjon om det. For eksempel slik: Når du velger Library, utvides delen Item Information automatisk. Location er da også et obligatorisk felt. Om ønskelig kan strekkoden registreres i feltet Barcode (dersom den ikke tildeles automatisk), men det kan også gjøres på et seinere tidspunkt. 2) Klikk på Save for å lagre posten. Da kommer du til følgende skjerm: 5
Merknad: Vær oppmerksom på at poster registrert med Quick cataloging bare blir lagra i Institution Zone. De legges til i Network Zone fra Metadata Editor (klikk på Edit under posten i skjermen ovenfor. Metadata Editor åpner seg. Velg File > Share with network). 3) Bindet må knyttes til seriens PO Line. Klikk på Items under posten. Deretter velger du Actions > Edit. Du kommer da til skjermen Physical Item Editor. For å finne seriens PO line klikker på forstørrelsesglasset i feltet PO line. Søk opp serien, enten på tittel, ISSN eller PO Line (eller et annet passende felt). Velg rett PO Line og klikk på Select. Da er du tilbake i skjermen Physical Item Editor. Videre skal du fylle ut Receiving Date, og eventuelt Barcode, dersom det ikke er gjort automatisk eller du ikke gjorde det i første steg. Klikk på Save for å lagre item opplysningene (Obs! Det er ingen dublettkontroll i denne måten å registrere på). Du kommer så til skjermen List of items. Nå er bindet ferdigregistrert, og du kan registrere faktura om du vil (se arbeidsflytbeskrivelsen «Registrere faktura standing order»). 6