Dagsorden: INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING 2015 Generalforsamlingen avholdes på Sanderød bedehus lørdag 2. mai 2015 kl. 11:00. PS: SVAL har sitt årsmøte kl. 10:00, og umiddelbart etter vil Båtforeningen ha sitt årsmøte 1 Registrering og opptelling av antall stemmeberettigede 2 Valg av ordstyrer og to medlemmer til å skrive under protokollen 3 Godkjenning av innkalling 4 Styrets årsmelding 5 Regnskap 2014 og budsjett 2015 6 Infosaker 7 Mottatte saker/forslag 8 Vedtakssaker 9 Valg 4. Styrets årsmelding Årsmeldingen dekker perioden mellom de ordinære generalforsamlingene i 2014 og 2015. Styret har i 2014/15 bestått av: Leder: Tom E. Moen Nestleder: Øivind Svendsen Sekretær: Sverre V. Kaarbøe Kasserer: Sara Nærstad Medlem: Nils Robert Elven 1. vara: Bård Østby 2. vara: Nancy Borgerød Revisorer: Valgkomité: Jan Ivar Andreassen og Halvard Gjørtz Lars Bergstad og Frank Jensen Velforeningen har det siste året etablert en ny båtforening som skal sikre tinglyste båtplasser til alle vellets medlemmer som ønsker det. Det er vedtatt løsning for ny brygge, og denne er nå under bygging. Det er forventet ferdigstillelse i mai 2015. Selskapet som ble stiftet for å administrere utbyggingen av vann og kloakk på hyttefeltet (SVAL), er godt i gang med utbyggingen. Forventet idriftsettelse i juni 2015. Styret jobber nå med en dispensasjonssøknad til kommunen, om fradeling av to hyttetomter på vellets eiendom, etter at ordinær søknad ble avvist. Det har i perioden vært avholdt 4 styremøter. Referatene er tilgjengeliggjort på velforeningens nettside. I tillegg til møtene har styret kommunisert jevnlig pr. epost og telefon. Det har også vært avholdt møter med myndigheter og andre aktører som har bidratt til å belyse sakene som har vært behandlet i styret. Styret i Sanderød Velforening har fastsatt en årsplan for styrets arbeid i 2015. Årsplanen viser tidspunkt for styremøter, dugnader, sommerfest og generalforsamling, samt hvilke faste saker som er til behandling i styremøtene. Det kommer også frem av planen hvem i styret som er ansvarlig for å koordinere de ulike punktene. Årsplanen ble vedtatt på styremøtet i januar 2015. Det kan komme endringer i møtetidspunkter og saker gjennom året. Styrets ambisjoner om å gjennomføre 3 dugnader årlig, se på sikring av området samt å utarbeide en skjøtselsplan for skogressursene våre ble ikke tilstrekkelig fulgt opp i 2014. Dette tas med videre inn i kommende periode.
SVAL Viser til referat fra ekstraordinær generalforsamling 21.4.2012. Det ble vedtatt at Sanderød Vann- og Avløpslag skulle få enerett til utbygging av vann og kloakk på vellets eiendom, for å sikre like rettigheter og muligheter for alle vellets medlemmer til vann og kloakk. Utbyggingen pågår for fullt på hyttefeltet, og det forventes idriftsettelse i juni 2015. Styret viser til informasjon fra SVAL herunder innkalling til Årsmøte 2015 sendt 11. april 2015. Salg av tomter I ekstraordinær generalforsamling 21.4.2012, ble det vedtatt å skille ut og selge inntil 4 tomter fra vellets eiendom, og å øremerke hele salgsgevinsten til delfinansiering av kostnader og investeringer ved utbygging av vann og avløp for vellets medlemmer. Hyttefeltet ligger innenfor et område som i kommuneplanen er avsatt til «Bebyggelse og anlegg fritidsbebyggelse». Området er ikke regulert. Dersom Sanderød Vel skal søke fradeling av 4 tomter, stiller kommuneplanen krav til at dette gjøres gjennom en reguleringsprosess. En reguleringsprosess er svært ressurskrevende. Selv om vi regulerer hele hyttefeltet vil ikke det garantere at vi kan fradele 4 tomter. Det er gitt en åpning i kommuneplanen for å kunne søke opprettelse av inntil 2 nye grunneiendommer for fritidsbebyggelse, med unntak fra krav om reguleringsplan. Plan- og bygningsloven åpner også for å søke dispensasjon om fradeling av tomter. Det ble i Generalforsamlingen 2014, informert om at det ville bli sendt søknad om fradeling av de 2 tomtene med antatt høyest markedsverdi. Søknaden om fradeling av to hyttetomter på vellets eiendom (gnr. 200, bnr. 5), ble sendt inn 03. juni 2014, og mottatt Halden kommune 12. juni 2014. Vi mottok avlslag på søknaden 19. august 2014: "vår vurdering er at området er å anse som egnet for ytterliggere utvikling. Innenfor hyttevellets felleseie er det fire områder som kan være aktuelle for utbygging. Det er også et potensiale for deling/fortetting innenfor eksisterende private hyttetomter innenfor hyttefeltet. Innenfor det resterende arealet som er avsatt til bebyggelse og anlegg i kommuneplanen vil det også våre rom for utbygging. Fradeling av to tomter for fritidsbebyggelse faller dermed ikke under unntakene beskrevet i 3. En fradeling som omsøkt vil være i strid med plankravet som er formulert kommeplanens 2, og søknaden vil dermed ikke kunne godkjennes. Som dere tidligere er orientert om åpner plan- og bygningslover for å søke om dispensasjon". I avslagsbrevet ble det gitt mulighet til å endre/supplere søknaden med en dispensasjonssøknad innen 20.09.2014. Denne fristen har vi fått utsettelse på fra Halden kommune. Styret jobber nå med en dispensasjonssøknad. Før søknaden sendes må vi kunne dokumentere at det finnes/vil bli gitt vei rett for de omsøkte parsellene fram til vei åpen for alminnelig ferdsel. Styret jobber med å få på plass veirett fra 3 grunneiere. Når dette er på plass, vil en dispensasjonssøknad bli sendt inn. Alle tilstøtende eiendommer og eier av gnr. 200, bnr, 1 Harald Hauge vil da bli nabovarslet på nytt. Skulle man få avslag på dispensasjonssøknaden, er en evt. reguleringsprosess neste steg. Styret vil ikke starte en reguleringsprosess uten at det er forankret i Generalforsamlingen, da dette medfører en betydelig kostnad uten at det gis noen garanti for resultatet. Båtforeningen Velforeningen har det siste året etablert en ny båtforening som skal sikre tinglyste båtplasser til alle vellets medlemmer som ønsker det. Stiftelsesmøtet vedtok vedtekter og løsning for ny brygge, og denne er nå under bygging. Det er forventet ferdigstillelse i mai 2015. Videre vises det til Båtforeningens årsmøte og dokumenter sendt ut i den anledning.
Pumpehus Det er ikke krevd inn noen avgift til pumpehusene i 2014 eller 2015, da styret regner med innestående beløp vil være tilstrekkelig frem til offentlig vann kan tilknyttes den enkelte hytte. Dersom det skulle komme uforutsette kostnader over innestående beløp på pumpehuskontoen kan styret allikevel se seg nødt til å innkreve en pumpehusavgift for å sikre oss vann fram til SVAL er ferdige med utbyggingen. Som tidligere år har det den siste perioden vært noen kostnader på pumpehusene. To av pumpehusene er koplet sammen, da en pumpe sluttet å fungere i 2015. Saldo på pumpehuskontoen var kr. 31 012,- pr 31. desember 2014. Styret vil også i år gjøre oppmerksom på at det er noen velmedlemmer som har valgt å stå utenfor SVAL. Disse vil i fremtiden sannsynligvis fortsatt ønske å ha tilgang til sommervann. Det er ikke naturlig at de hyttene som tilknyttes offentlig vann vil være med å finansiere videre drift av pumpehusene. Videre oppfølging (vedlikehold, frostsikring, reparasjoner, fordeling av strømkostnader, vannprøver osv) vil således falle på de gjenværende hyttene. Det er ikke gjennomført noen kartlegging av hvilke pumpehus som da forventes å være i drift fremover, men det må forventes at det meste av dagens ledningsnett vil bli nedmontert. Styret i velforeningen mener derfor at velforeningen fristilles fra videre driftsansvar for pumpehus og sommervann, etter at offentlig vann og kloakk er ferdigstilt. Det legges opp til en beslutning om avvikling av pumpehusdrift i vellets regi på generalforsamlingen. Forutsatt avvikling av pumpehusdrift i velforeningens regi, vil de gjenværende hyttene tilknyttet sommervann overta alt ansvar for videre drift. Regnskap 2014 og budsjett 2015 Det har i 2014 vært beskjedent med kostnader utover det som har gått med til utbedring av veier og nye benker til stranden. Styret mener Vellet har en sunn økonomi og at Vellets midler kommer alle medlemmene til gode. Vellet har pr 31.12.14 en egenkapital på kr 151 428, og innestående midler på kr 152 428. Styret ser for seg at det bli brukt noe mer penger på opprydning av fellesområder, herunder tre felling, og vedlikehold av stier. Behov for ytterligere vedlikehold av veiene avventes til man ser hvordan Ødegård har ryddet opp når de er ferdige. Endring eierskap hytter og medlemmer i vellet siste år Ingen endringer er meldt inn til styret. Valg Styret har gitt et innspill til valgkomiteen om at det er viktig å nominere kandidater som har tid og ressurser til å ta på seg et styreverv. Styret har også informert valgkomiteen om at hverken Nestleder, Kasserer eller 1. varamedlem stiller til gjenvalg. Revisor 2 har sagt seg villig til å ta gjenvalg. Vedtektsendringer Det ble på Generalforsamlingen i 2013 foretatt vedtektsendringer knyttet til 2 Medlemsrett. Som en konsekvens av dette vil kun betalende medlemmer til en hver tid kunne avgi stemme i Generalforsamling. Dugnader og vedlikehold av veier Det ble gjennomført felles dugnader i forbindelse med Generalforsamlingen, og i forbindelse med sommerfesten i 2014. Det er kjøpt inn 4 bord med tilhørende benker for bruk på fellesområdene.
Umiddelbart etter årsmøtet i SVAL, Generalforsamlingen i Velforeningen og Årsmøtet i Båtforeningen, vil årets første fellesdugnad bli avholdt. Utbyggeren av vann/kloakk vil sette i stand veiene etter ferdigstillelse, derfor gjøres bare det mest nødvendige nå. Aktuelle dugnadsoppgaver: - Vedlikehold av møblene. Beis og koster er kjøpt inn (4 pers) - Vedlikehold av stier. Rydding av småkratt og tilførsel av masse. - Merking av trær som skal felles på fellesområdet Adresseprosjektet i Halden kommune Halden kommune gjennomførte i 2014 et prosjekt for å sikre at alle boliger i kommunen (inkl. fritidsboliger) skal få egen adresse. To av veiene på hyttefeltet vårt har få egne navn, Sanderødstranda og Fløbergveien. Alle hyttene har fått tildelt et husnummer av kommunen, og dette er informert om i eget brev fra Kommunen. Husnummeret er hytteeieren selv pliktig å anskaffe, samt montere godt synlig. Styret i vellet har registrert at få eller ingen har utstyrt hyttene med nummer. Samtidig er det et økende antall bomkjøringer på området ifm vareleveranser, taxier og lignende der vedkommende firma har fått oppgitt en leveringsadresse med veinavn og nummer. Styret vil anskaffe skilter med nummer og plassere i kryssene, slik at eksterne lettere finner riktig vei. Samtidig oppfordres medlemmene til å merke hytta si med nummer. Velforeningens nettside Styret minner om adressen til vår hjemmeside: http://sanderodvel.velnettbeta.no/ På hjemmesiden har styret lagt ut informasjon til medlemmene. Her finnes referater fra styremøter og andre relevante møter, samt annen relevant info som tidspunkt for dugnader, bryggeopptak/-utsetting, sommerfest mm. Styret legger fortløpende (i den grad det er praktisk mulig) ut informasjon. Alle artikler som ligger på denne siden er merket med søkeord. Disse finner du igjen under menyen "Siste artikler om:" på forsiden. Styret samarbeider også med SVAL om å holde informasjonen oppdatert. Miljøstasjon Som tidligere år ber styret medlemmene om å benytte kommunens miljøstasjon på Risum for gjenvinnbare fraksjoner. Her finner du containere for metall, glass, drikkekartonger, plast, papp, papir og farlig avfall. Følg Halden kommunes regler for avfallshåndtering. Avfallscontainer Nytt av året, er at containeren ved postkassene ble stående over vinteren. Vi har sett et behov for å ha containeren stående hele året gjennom, og dette er nå avklart med kommunen. Vær oppmerksom på at denne containeren er for restavfall, dvs. ikke for spesialavfall, papir, papp, flasker osv. Dette leveres til overnevnte miljøstasjon på Risum, eller til kommunens avfallsmottak på Rokke. Det synes også unødvendig (og sikkert provoserende for mange) at noen velger å fylle opp containeren med store ting som madrasser, griller og hagemøbler, i perioder hvor mange andre benytter hyttene. I år var det nok mange som måtte ta med seg søpla si hjem etter påskeferien, fordi containeren var full.
Registrering i Enhetsregisteret Sanderød Velforening ble i 2014 registrert i enhetsregisteret og har organisasjonsnummer 913 814 924. Dette får ingen praktisk betydning for medlemmene, men ble gjort som følge av krav fra banken. 5. Regnskap 2014 Regnskapet for 2014 ble ferdigstilt i februar 2015 og revisorene ga sin uttalelse 10. april 2015. Vellet hadde i 2014 et overskudd på kr 4 228, og en egenkapital pr 31.12 på kr 151 428. Alle vellets medlemmer har innbetalt vel avgift for 2014. Gjeld på kr 1 000 gjelder Pumpehuset. Kostnadene i 2014 knytter seg i all hovedsak til vedlikehold av veier, samt 4 nye benker til stranden. Det er også brukt kr 3 600 på julebord til styret. Dette ble avholdt sammen med SVAL. Vellet har pr 31.12.14 en egenkapital på kr 151 428, og innestående midler på kr 152 428. Pumpehus Regnskapet for Pumpehusene viser for 2014 et underskudd på kr 1 432. Det er ikke krevet inn årsavgift for 2014. Det har vært lite behov for vedlikehold av pumpehusene i 2014. Saldo på pumpehuskontoen var Kr. 31 012,- pr 31. desember 2014. De gamle båtforeningene Den gamle båtforeningen er avviklet i 2014. Innestående på bankkontoene ble fordelt blant foreningens medlemmer. Renteinntekter på kr 123 overføres velforeningen. Budsjett 2014 Det er for 2015 budsjettert med omtrentlig samme kostnadsnivå som i 2014. Styret foreslår å holde kontingenten på samme nivå som i 2014 da det har påløpt mye kostnader den siste tiden, og man ikke vil gjøre belastningen større. Alle regnskapene for 2014, samt revisors uttalelse ligger vedlagt innkallingen til generalforsamling. Se eget vedlegg og kommentarer ellers i årsberetning. 6. Infosaker 1. Styret oppfordrer til at alle medlemmer er fleksible og samarbeidsvillige med rydding/felling av trær slik at alle medlemmene kan nyte utsikten. 2. Nøkler til bommene kan ikke kopieres fritt, men ved å rette en forespørsel til styrets sekretær, vil disse kunne kjøpes for kr 150,-/stk. Dog er det per dd tomt for nøkler og styret har utsatt innkjøp av nye nøkler til det er avklart hvilken løsning vi skal benytte i fremtiden. SVAL har satt opp kodelås og ved forespørsel til styrets sekretær kan koden oppgis. Overtid vil det være nødvendig med en annen løsning og styret har diskutert muligheten for automatiske bommer uten at det er iverksatt noen prosess eller arbeid knyttet til dette. 7. Mottatte saker/forslag Det er mottatt en sak fra medlemmene Burum, Jensen og Glomsrød. Brev fra medlemmene er vedlagt.
Styret oppfatter saken som følger: I korthet handler dette om at medlemmene søker kompensasjon fra velforeningen, fordi Generalforsamlingen har fattet et vedtak om at det skal bygges nye brygger. Dette vedtaket medfører at de ikke kan benytte sine «gamle» båtplasser lenger når ny brygge kommer på plass. Prinsipielt gjelder problemstillingen alle som tidligere hadde båtplass, ikke bare disse tre medlemmene. Totalt er det 32 (20+12) båtplasser som blir fjernet, for å rydde plass til nye brygger. Dette er vedtatt politisk, området er regulert og byggesøknaden er godkjent. Det har vært jobbet med denne saken i over 11 år, og informert gjentatte ganger om status. Det er også i 2014 gjennomført et stiftelsesmøte i ny Båtforening, vedtektene er godkjente og det er betalt inn penger for nye brygger fra medlemmene. Generalforsamlingen i Sanderød Velforening har også godkjent avviklingen av det gamle regimet, og tillatt at et nytt bryggeanlegg bygges på eiendommen. Styret mener at Generalforsamlingen har vært i sin fulle rett når man nå har fattet et vedtak på at disse båtplassene må vike når Sanderød Velforening nå omdisponerer arealene i strandsonen til å gjøre plass for et større bryggeanlegg med offentlig godkjennelse. Et bryggeanlegg som er/blir bygget innenfor reguleringsplanen godkjent 7. november 2013 av Halden Kommune og i samsvar med vedtak i Generalforsamlingen. Styrets ser ikke at velforeningen plikter å kompensere dette, men overlater til Generalforsamlingen å fatte vedtak i saken. Styrets innstilling er at kompensasjon ikke blir gitt.
8. Vedtakssaker 8.1 Kompensasjon/erstatning for båtplasser på den gamle steinbrygga Viser til punkt 7 Det er fremsatt et krav om utbetaling av erstatning/kompensasjon for tap av båtplasser på den gamle steinbrygga. På bakgrunn av dette, ønsker styret følgende avklaringer fra Generalforsamlingen: «Det skal utbetales erstatning som skissert i brev fra Svein Burum, Frank Jensen og Martin Glomsrød» Styret innstilling: NEI Til avstemming: JA eller NEI 8.2 Avvikling av velforeningens driftsansvar på de gamle pumpehusene Viser til punkt 4 - Pumpehus. Generalforsamlingen vedtar hvorvidt driften av pumpehusene i regi av Sanderød Velforening skal avvikles når SVAL er i drift. Fremtidig drift overlates følgelig til medlemmer av vellet som fortsatt er tilknyttet sommervann. Styret ønsker følgende avklaringer fra Generalforsamlingen: «Sanderød velforening fristilles videre driftsansvar for pumpehusene, så snart SVAL er i drift og alle medlemmene i SVAL er tilknyttet offentlig vann/avløp.» Styret innstilling: JA Til avstemming: JA eller NEI
9. Valg Viser til vedtektene 3, avsnitt 1 og vedtektene 5. Valgkomiteens innstilling til valg av nye styremedlemmer. Leder: Tom Erling Moen Ikke på valg Nestleder: N.N. Velges for 2 år Styremedlem: Nils Robert Elven Ikke på valg Sekretær: Sverre Kaarbøe Ikke på valg Kasserer: N.N. Velges for 2 år ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. varamedlem: Andre Mysen Velges for 2 år 2. varamedlem: Nancy Borgerød Ikke på valg ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Revisor 1: Jan Ivar Andreassen Ikke på valg Revisor 2: Hallvard Gjørtz Gjenvelges for 2 år ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Valgkomité: Frode Stareng Velges for 2 år Frank Jensen Ikke på valg Styret viser også til mail fra Valgkomiteen 18.04.2015 vedrørende kandidater, se vedlegg. Vedlegg: - Regnskaper 2014 - Budsjett 2015 - Revisors uttalelse - Vedtekter - Fullmaktsskjema - Notat til sak 7 (Fra Burum, Jensen og Glomsrød) - Mail fra Valgkomiteen Vel møtt til generalforsamlingen 2015 Sanderød, 18. april 2015 Styret Sanderød Velforening