Revisjon av fylkesveier i 2011 Samarbeid/resultater t Fylkesveier 2011
Med bakgrunn i risiko og vesentlighetsvurderinger har vi sett på: Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø Anlegg og Investering Drift og vedlikehold Rapportering iht. årsmeldingsmalen 2
Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Betaling av faktura og saksbehandlingsflyt/kontroll Fullmaktsforhold Tilganger i økonomisystemet t Økosys Omposteringer i «Internsys» Rutiner for fordeling av kalkulatorisk lønn Oppfølging av artskonto 1721 «Entrepriser forskuddsbetaling» og 2996 «Entrepriser innestående beløp» 3
Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Vi kontrollerte også rutiner av mindre vesentlighet for fylkene som; ajourhold av leverandør og kunderegister, innbetalinger (alle går via kundemodul), direkte hovedboksposteringer (manuelle bilag), interne bilag for utbetalinger til leverandør som ikke sender faktura, registrering og ajourhold av verdi på materiell (bvarer/biler/eiendommer), dokumentasjon av avstemming av konti og oppfølging av eldre poster samt avstemmingsrutiner for balansearter. 4
Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Resultater/evaluering Internsysbilag Stor andel av bilagene har utilstrekkelig sporbarhet til underliggende dokumentasjon og hva bilaget omhandler. Fullmaktsforhold En kontroll av lista over fullmaktsgivere/fullmaktshavere for internfullmakt viste tilfeller hvor denne fullmakten var gitt av en person som selv ikke hadde fullmakt. 5
Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Resultater/evaluering Kalkulatorisk lønn Det er utarbeidet retningslinjer for fordeling av administrative kostnader på kalkulatorisk lønn. Disse retningslinjene er både omfattende og kompliserte, og skaper store muligheter for tolkningsforskjeller. Pga. kompleksiteten rundt dette hadde vi ikke ressurser for å gå inn i dybden. 6
Anlegg og investering Revidert to prosjekter i hvert fylke med bakgrunn i mottatte prosjekter fra fylkene. Hvert prosjekt kan inneholde flere kontrakter. Anskaffelsesfasen (LOA/FOA): Utlysning i Doffin (terskelverdier)? Ført anskaffelsesprotokoll k ll og at tildelingskriterine li it i er benyttet t ved valg av tilbyder? Stilt bankgarantier? Kontroll av kontrakten (underskrevet, riktig kontraktsbeløp, startdato, overtakelsesdato, dagbotsatser) 7
Anlegg og investering Gjennomføringsfasen: Kontrollere avdragsnotaer opp mot kontrakten (overskridelser?) Tilleggsarbeid (Ny utlysning hvis over terskelverdi?) Byggemøtereferater (tilleggsarbeid, fristforlengelser, mangelfulle grunnundersøkelser) Bilagskontroll Riktig kontert avdragsbeløp Riktig kontering av sikkerhetsstillelse (innestående beløp) Riktig adressat og prosjekt Attestasjon / anvisning (ansvarsmatrisen) Kontrollere vedlagte målebrev/oppmålingsrapporter ) 8
Anlegg og investering Overtakelsesfasen: Avholdt overtakelseforretning og skrevet overtakelsesprotokoll? Arbeidet avsluttet innen kontraktens frister? Dagbøter (satser framgår av kontrakten)? Kontrollere sluttnota Tilbakeføring av sikkerhetstillelse (innestående beløp)? 9
Resultater «Anlegg og investering» Stor grad av kostnadsoverskridelser 16 av 32 avsluttede kontrakter dvs. overskridelser på 50 % av kontraktene. I 2010 var det overskridelser på 62 % av kontraktene. Dårlig planlegging, grunnundersøkelser? Innestående beløp p( (sikkerhetsstillelse) Feil tilbakeholdelse av sikkerhetstillese for 40% av kontraktene Manglende arkivering i det elektroniske arkivet Sveis. Manglende sporbarhet mellom faktura og saksdokumenter Manglende dokumentasjon av fristforlengelse 10
Drift og vedlikehold Bakgrunn for revisjonen Utvalg 10 driftskontrakter, 2 fra hver region i SVV Kontrakter med oppstart etter 2008. Fokus Byggherres oppfølging av entreprenørene. Kartlegging av kostnadsutvikling og konkurransesituasjon. Momenter fra Dok 316 3:16 og Dovre Groups rapport. Oppfølging momenter fra 2010 revisjonen 11
Drift og vedlikehold Fokus Kostnadsfordeling mellom stat og fylkeskommune. Omfang tilleggsarbeid Tilstandsrapportering Kontraktsforståelse hos entreprenørene Omfang underleverandører d Entreprenørens kvalitetssystem Kontrollomfang/byggherrekostnader Evaluering av entreprenørene Sanksjoner 12
Resultater «Drift og vedlikehold» Konkurransesituasjonen Forbedring kontra 2010, men region vest og nord har fortsatt utfordringer knyttet til å oppnå tilfredsstillende konkurranse om driftskontraktene. Kostnadsøkning Kostnadsøkningen totalt i 2011 er på 54 % sammenlignet med de samme kontraktene i forrige periode. Upresise byggherreoverslag 13
Resultater «Drift og vedlikehold» Entreprenørens kvalitetssystem blir ikke tilstrekkelig vedlikeholdt. (skal måles, analyseres og forbedres) Hovedentreprenørens egenregi (skal være på minst 25 %) Dokumentasjon på kontraktsforståelse Byggherres oppfølging av entreprenørene (tikk (stikkprøver) 14
Overordnede handlinger som ble utført for å vurdere mislighetsrisiko i oppdraget? Vi har utarbeidet en mislighetsprofil for SVV. PWC har på oppdrag fra SVV også utarbeidet en mislighetsvurdering for SVV 15
Evaluering/utfordringer 2011 Ressursbruk Hvordan skal vi benytte 2 årsverk på best mulig måte? Dialog med 18 fylkesrevisorer samtidig som vi skal gjennomføre god revisjon. Viktig med rask og effektiv kommunikasjon. Hva gjør vi ved mistanke/indikasjoner på misligheter? Mislighetsaker er veldig ressurskrevende hvis man skal gå inn i dem. 16
Evaluering/utfordringer 2011 Tolkning av samhandlingsavtalen? Internkontroll Internkontroll er omfattende og omhandler alle primær og sekundærprosessene til SVV. Hva ønsker fylkesrevisorene at vi skal se på? Misligheter Overordnede mislighetshandlinger? Hva legges i det? 17