Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 11/148 Møtedato/tid: 10.05.2011, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, Rådhus 2 Deltagere: Reidar Kjøsnes, leder Toralf Øverås Astrid jensen Gunnbjørn Berggård, rådmann Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Kopi: Rådmannen, ordfører og kontrollutvalgets varamedlemmer Sakliste 006/11 007/11 008/11 009/11 010/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 03.03.2011. Referatsaker til møte 10.05.2011. Regnskap Tydal kommune 2010 - kontrollutvalgets uttalelse. Orientering fra rådmannen om kvalitetsutviklingsarbeidet i Tydal kommune, m.v Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid-hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 28.04.11 Reidar Kjøsnes (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Daglig leder, KonSek
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 03.03.2011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 10.05.2011 Saksnr 006/11 11/148-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 03.03.2011 godkjennes. Saksutredning Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/tydal.
Referatsaker til møte 10.05.2011. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 10.05.2011 Saksnr 007/11 11/148-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling sak 13/2011, Kontrollutvalgets årsmelding for 2010, i møte 14.04.11. 2. Medlemsbrev nr 2/2011 fra FORUM for TILSYN og KONTROLL. 3. Kort muntlig orientering fra representantskapsmøte i IKA Trøndelag IKS den 14.04.11. 4. Kort muntlig orientering fra representantskapsmøte i KonSek IKS den 29.04.11. 5. Manglende regnskap 2010 for Tydal Kommunale Energiverk KF. (TKE) 6. Utkast til rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden 2007-2011. Vedrørende pkt 2: Medlemsbrevet er vedlagt innkallingen til møte, men legges ikke inn som vedlegg i referatsaken. Vedrørende pkt 5: Revisor opplyser at regnskap og årsberetning for 2010 ikke er mottatt. Frist for avleggelse av regnskap er 15.februar. Iflg revisor vil styre for TKE behandle regnskapet i mai 2011 og det vil derfor ikke foreligge regnskap og revisjonsberetning til kontrollutvalgets møte den 10.mai. Kontrollutvalget må derfor sette opp et ekstra møte i juni, slik at uttalelse til regnskapet kan foreligge før formannskapet gir sin innstilling i saken som behandles i kommunestyret i juni. Vedrørende pkt 6: Sekretariatet har laget et foreløpig utkast som grunnlag for diskusjon i forhold til detaljeringsgrad og innhold.. Rapporten legges ikke inn som vedlegg i referatsaken, men er vedlagt innkallingen. Det er tatt sikte på å behandle rapporten 1.september, i kontrollutvalgets siste møte i perioden. Tanken bak dette var at rapporten skulle legges frem for det nye kommunestyret, som ledd i informasjonen om kontrollutvalgets ansvar og arbeid. Dersom utvalget ønsker å legge frem rapporten for nåværende kommunestyre må sak fremmes i kontrollutvalget i juni. Leder og sekretær vil orientere og svare på spørsmål.
Regnskap Tydal kommune 2010 - kontrollutvalgets uttalelse. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 10.05.2011 Saksnr 008/11 11/90-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tydal kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2010 Tydal kommune.pdf Kontrollutvalgets uttalelse til Tydal kommunes regnskap for 2010.doc Saksdokumenter 1. Regnskap Tydal kommune 2010. (Eget dokument) 2. Årsmelding 2010 Tydal kommune. (Eget dokument) 3. Revisjonsberetning 2010 Tydal kommunes regnskap. 4. Kontrollutvalgets uttalelse til Tydal kommunes regnskap for 2010. (Administrativt utkast) Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisor vil orientere om revisjonsarbeidet. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Tydal kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 15.04.2011. Revisor har avlagt en ren revisjonsberetningen. Dette betyr at det ikke er avdekket feil eller mangler som de mener det er viktig å uttale seg om. Kommunens årsmelding gir på en meget oversiktlig måte informasjon om hvordan 2011 har forløpt i forhold til økonomi, ressursbruk og også ytterligere verbale opplysninger knyttet til forhold som administrasjonen mener det er viktig å få frem i årsmeldingen. Selv om kun årsberetningen, som er en del av årsmeldingen, inngår som obligatorisk dokument i regnskapssaken, mener sekretariatet at den samlede informasjonen er meget nyttig for å øke forståelsen av hele den kommunale virksomheten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Dokumentene knyttet til regnskap og verbale tilbakemeldinger til politikere er etter sekretariatets vurderinger meget gode og oversiktlige. Kommunen har over flere år stadig utviklet dokumentene og signaliserer at dette vil fortsette. Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet.
(Administrativt utkast) TYDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Tydal KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM TYDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2010. Kontrollutvalget har i møte 10.05.2011, sak 10/2011 behandlet Tydal kommunes årsregnskap for 2010. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 15.04.2011, og administrasjonssjefens årsmelding inklusive årsberetningen. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget konstaterer at regnskapet også for 2010 viser mindreforbruk (overskudd) og at både brutto og netto driftsresultat viser positivt tall og er av en slik størrelse at det tilsier at økonomien og økonomistyringen i Tydal kommune er under kontroll. Deler av mindreforbruket skriver seg fra områder som yter direkte tjenester til innbyggerne. Eksempler på dette er økonomisk sosialhjelp, barnehagen, legetjenesten og omsorgstjenesten. Kommentarene i årsmeldingen tyder på at mindreforbruket ikke skyldes at pålagte oppgaver ikke er utført, eller er utført på en måte som har gitt redusert kvalitet på tjenester. Regnskapet, sammen med årsberetning og årsmelding, gir etter kontrollutvalgets mening brukerne av dokumentene en meget god oversikt over økonomien og kommunens aktivitet i 2010. Ut over ovennevnte og det som fremgår av revisjonsberetningen av 15.04.2011, har kontrollutvalget ikke kommentarer eller merknader til Tydal kommunes årsregnskap for 2010. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Tydal den 10.05.2011. Reidar Kjøsnes Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet
Orientering fra rådmannen om kvalitetsutviklingsarbeidet i Tydal kommune, m.v Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 10.05.2011 Saksnr 009/11 11/149-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget fikk i møte den 7.mai 2009 innblikk i Rapport CAF egenvurdering 2009, datert 16.03.2009, om Systematisk kvalitetsutvikling i Tydal kommune. Rådmannen ga en god innføring i hvordan systemet er bygd opp og om arbeidet som var gjort per mai 2009. Rådmannen fulgte opp med ny orientering i november 2009 og berørte den gang andre prosjekt som er diskutert eller er satt i gang gjennom interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Høsten 2010 fikk kontrollutvalget nye oppdateringer og protokollerte i møte den 09.09.10 at de ville ha en ny oppdatering fra rådmannen i siste møte før sommerferien 2011. Som et ledd i å skaffe seg best mulig grunnlag for tilsynsarbeidet i Tydal kommune ønsker kontrollutvalget informasjon knyttet til kvalitetsutviklingsprogrammet og eventuelle andre fellesprosjekt som er viktig for kontrollutvalgets funksjon og prioriteringer. Utvalget har hatt stor nytte av orienteringene og dialogen med rådmannen i valgperioden. Rådmannen har oversendt en ny rapport: Rapport CAF egenvurdering 2011, datert 15.03.2011, til kontrollutvalget. Denne vil danne grunnlaget for rådmannens gjennomgang i møtet. Han vil også komme inn på arbeidet som gjøres innenfor interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. I tillegg til orienteringen vil rådmannen svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget på andre områder som er av interesse for kontrollarbeidet.. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen orienterer og svarer på spørsmål fra kontrollutvalget.
Eventuelt. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/148-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 10.05.2011 Saksnr 010/11