Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 12/82 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Deltagere: Rådhus 2, møterom Storkleppen Kari Slungård, leder Astrid Jensen Toralf Øverås Forfall: Kopi: Gunnbjørn Berggård, rådmann Marthe R. Græsli, fagsjef økonomi Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Eirik Einum, daglig leder Tydal Komm Energiverk KF (TKE) John Evjen, økonomisjef TKE Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Ingen. Ordfører, Frode Singstad, RMN, postmottak Tydal kommune, postmottak RMN, varamedlemmer til kontrollutvalget. Sakliste 009/12 Godkjenning av møteprotokoll fra møte i kontrollutvalget /12 Regnskap Tydal kommune kontrollutvalgets uttalelse 011/12 Årsregnskap Tydal Kommunale Energiverk KF kontrollutvalgets uttalelse 012/12 Forslag til avtaler forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 013/12 Referatsaker til kontrollutvalgets møte den /12 Årsmelding 2011 for kontrollutvalget 015/12 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av møteprotokoll fra møte i kontrollutvalget Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Gunn Kari Skavhaug Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/82-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider: kontrollutvalgene/tydal. 2

3 Regnskap Tydal kommune kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/184-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tydal kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2011 Avlagt regnskap for sent i forhold til krav i regnskapsforskriften 10 Kontrollutvalgets uttalelse til Tydal kommunes regnskap for Vedlegg årsmelding Tydal 2011 Årsmelding Tydal 2011 Årsregnskap Tydal 2011 Saksdokumenter 1. Regnskap Tydal kommune (Eget dokument utsendt direkte fra kommunen) 2. Årsmelding 2011 Tydal kommune, med vedlegg. (Egne dokument, utsendt direkte fra kommunen) 3. Revisjonsberetning 2011 Tydal kommunes regnskap. 4. Nummerert brev nr 1 fra Revisjon Midt-Norge IKS, datert , vedrørende for sent avlagt regnskap. 5. Kontrollutvalgets uttalelse til Tydal kommunes regnskap for (Administrativt utkast) Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisor vil orientere om revisjonsarbeidet. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Tydal kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt Revisor har avlagt en ren revisjonsberetningen, bortsett fra en presisering knyttet til sen formell avleggelse av regnskapet. Dette betyr at det ikke er avdekket andre feil eller mangler som de mener det er viktig å uttale seg om. 3

4 Kommunens årsmelding gir på en meget oversiktlig måte informasjon om hvordan 2011 har forløpt. Dette både i forhold til økonomi, ressursbruk og også ytterligere verbale opplysninger knyttet til forhold som administrasjonen mener det er viktig å få frem i årsmeldingen. Selv om kun årsberetningen, som er en del av årsmeldingen, inngår som obligatorisk dokument i regnskapssaken, mener sekretariatet at den samlede informasjonen er meget nyttig for å øke forståelsen av hele den kommunale virksomheten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Dokumentene knyttet til regnskap og verbale tilbakemeldinger til politikere er etter sekretariatets vurderinger meget gode og oversiktlige. Kommunen har over flere har utviklet gode styringsdokumenter vedrørende tilbakerapportering knyttet til økonomi og drift. Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget ut over at regnskapet formelt er avlagt etter fristen. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 4

5 5

6 6

7 7

8 TYDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (ADMINISTRATIVT UTKAST) Til kommunestyret i Tydal KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM TYDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 10/2012 behandlet Tydal kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og administrasjonssjefens årsmelding inklusive årsberetningen. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget konstaterer at regnskapet også for 2011 viser mindreforbruk (overskudd) og at både brutto og netto driftsresultat viser positivt tall og er av en slik størrelse at det tilsier at økonomien og økonomistyringen i Tydal kommune er under kontroll. Regnskapet, sammen med årsberetning og årsmelding, gir etter kontrollutvalgets mening brukerne av dokumentene en meget god oversikt over økonomien og kommunens aktivitet i Ut over ovennevnte og presiseringen i revisjonsberetningen om at regnskapet er avlagt etter formell frist, har kontrollutvalget ikke kommentarer eller merknader til Tydal kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Tydal den Kari Slungård Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 8

9 Årsregnskap Tydal Kommunale Energiverk KF kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/184-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tydal Kommunale Energiverk KF sitt årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet. Vedlegg TKE Styresak Regnskap TKE årsregnskap TKE styrets årsberetning Revisjonsberetning TKE. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap 2011-TKE. Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse sendes formannskapet tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Som det fremgår av ovennevnte er det ikke saken som forelegges kontrollutvalget som går videre til kommunestyret. Eventuelle kommentarer fra kontrollutvalget må innarbeides i kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet, som følger saken ved behandling i formannskap og kommunestyre TKE har behandlet regnskapet på styremøte den Daglig leder og økonomisjef er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Kontrollutvalget ønsker også en oppdatert status i forhold til eventuelle endringer når det gjelder organisering og drift av virksomheten. Årsberetningen gir informasjon om dialogen med TrønderEnergi AS og også om reduksjon i virksomhetsområder fra Intensjonsavtalen med TrønderEnergi AS ble forelagt kommunestyret i sak 29/12 den Resultatet av behandlingen er ikke kjent ved utarbeidelse av dette saksfremlegget. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for TKE i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonen har i beretningen presisert at regnskapet er avlagt for sent i forhold til formelle frister. Revisjonen har ikke tatt opp andre spesielle forhold i sin beretning, som de mener det er viktig å uttale seg om. Samlet viser regnskapet for 2011 et underskudd på kr De fremlagte dokumenter viser hvordan det samlede resultatet fremkommer. 9

10 Styret har i sak gitt lite informasjon. Informasjonen ligger i årsberetningen og i regnskapet. Regnskapet og årsberetning som er vedlagt sak i styret, inneholder opplysninger som kreves i forhold til formelle bestemmelser, samt en del tilleggsopplysninger som er viktig for å få et bedre innblikk i virksomheten på de enkelte områder. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon I denne saken skal kontrollutvalget gi en uttalelse i forhold til regnskapet for 2011, herunder styrets årsberetning. Sekretariatet mener det så langt ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget i forhold til regnskapet for 2011, ut over at regnskapet er avlagt etter fristen den Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse til regnskapet på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 10

11 TYDAL KOMM. ENERGIVERK 7590 TYDAL Styrets årsberetning og årsregnskap 2011 Sak nr.: Utvalg Møtedato TKE STYRET I TYDAL KOMM. ENERGIVERK Saksbeh.: Eirik Einum/John Evjen Arkivnr.: Dokumenter vedlagt: - Årsberetning Årsregnskap 2011 Saksutredning: DAGLIG LEDERS INNSTILLING: Styret godkjenner framlagt årsberetning og årsregnskap. STYRETS VEDTAK: Styret godkjenner framlagt årsberetning og årsregnskap med de endringer i tekst som ble gjennomgått på møtet. 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 TYDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Tydal KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL ÅRSREGNSKAP FOR TYDAL KOMMUNALE ENERGIVERK KF. Kontrollutvalget har i møte , sak 11/12, behandlet årsregnskap 2011 for Tydal Kommunale Energiverk KF. (TKE) Grunnlaget for behandlingen har vært: Sak 19/2012 i styret Tydal Kommunale Energiverk KF (TKE) - Årsregnskap 2011 TKE - Årsberetning 2011 TKE - Revisjonsberetning for 2011, datert I tillegg har administrasjonen og revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller formelle krav. Årsberetningen inneholder informasjon som er viktig for å kunne få bedre innsikt i driften av TKE. Kommunestyret, som øverste ansvarlig organ for virksomheten, må vurdere om opplysningene som fremkommer gjennom årsberetningen er tilstrekkelig i forhold til det kommunestyret ønsker om styringsinformasjon og opplysninger fra foretaket. Kommunestyret er også kjent med utfordringene TKE har hatt og har, samt pågående prosess knyttet til nettdriften. Viser til intensjonsavtale med TrønderEnergi AS, behandlet som sak 29/12 i kommunestyret Kontrollutvalget viser til revisors beretning, som konkluderer med at årsregnskapet som helhet gir et riktig bilde av driftsresultatet for 2011, og den økonomiske stilling ved utgangen av året. Kontrollutvalget har merket seg revisors presisering knyttet til at formell frist for regnskapsavleggelse er overskredet og fått informasjon rundt dette i møtet. Ut over det som er nevnt ovenfor har kontrollutvalget ikke merknader til Tydal Kommunale Energiverk KF sitt årsregnskap for 2011, og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Tydal den Kari Slungård Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 29

30 Forslag til avtaler forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Gunn Kari Skavhaug Arkivkode: Arkivsaknr.: 12/80-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. 2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale om gjennomføring av finansiell revisjon Avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side

31 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget stor frihet for kontrollutvalget til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det vært viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere dette til kontrollutvalget på prosjektnivå, og at samlet forbruk for kommunen rapporteres årlig til selskapets representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er ramme til regnskapsrevisjon satt til 190 timer, som er en økning på 15 timer fra Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2012 er satt til 104 timer, en reduksjon på 14 timer fra Det legges derfor opp til et revisjonsomfang på nivå med 2011, men flere ressurser går til regnskapsrevisjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til for Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

32 32

33 33

34 34

35 35

36 Referatsaker til kontrollutvalgets møte den Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/82-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget Årsrapport 2011 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Dette krever kommunene av de fattigste Sliter med samarbeidet - barnevern Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 10/12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tydal flerbrukshus, den Brev fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget vedrørende status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring. (Vedlagt) 3. Årsrapport 2011 Værnesregionen skatteoppkreverkontor. 4. Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreveren i Tydal kommune. (Vedlagt) 5. Dette krever kommunen av de fattigste Utdrag fra kommunal rapport (Vedlagt) 6. Sliter med samarbeidet, barnevern - Utdrag fra kommunal rapport (Vedlagt) 7. Samling for kontrollutvalg juni i Trondheim. Arrangør: Forum for Tilsyn og Kontroll. Kari Slungård og Toralf Øverås deltar fra kontrollutvalget i Tydal. 36

37 37

38 38

39 Årsrapport 2011 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Denne rapporten gir en oversikt over sentrale aktiviteter i 2011 og virksomhetens økonomiske status. Det utarbeides også en faglig årsrapport med mer detaljerte antallsoppgaver. 1. Virksomhetsområde Sentrale hendelser og aktiviteter i perioden har vært: o 2011 har i likhet med de siste årene vært et godt år resultatmessig og arbeidsmessig. Vi ser at SOFIE utvikler seg videre og det maskinelle løpet blir mer omfattende. Det er i siste versjon kommet en samordningsmulighet av utleggstrekk og registrering av utlegg som ikke har gitt oss sikkerhet/dekning. Dette vil nå i motsetning til tidligere bli registrert hos Brønnøysund registrene og vil i større grad bidra til et ønske om og gjøre opp for seg for og slippe anmerkning som hentes inn av eksterne aktører. Høy aktivitet på innkrevingen har gitt store gebyrinntekter. Vi tar i stadig større grad i bruk de muligheter for sanksjoner som ligger i lovverket når det gjelder lovovertredelser. Resultatene på betaling og innkreving er svært gode og vi når de mål som blir satt gjennom styringsdialog med staten. o Vi har fortsatt det gode arbeidet vi har hatt med og forsøke og hjelpe skyldnere som har falt inn under de vilkår som gjelder for og få hjelp gjennom Skattehjelpen. Dette er en samarbeidsordning med skattekontoret som tar sikte på og hjelpe en skattyter som på grunn av en særlig vanskelig livssituasjon har fått gjeldsproblemer og ikke er i stand til og ivareta sine interesser. o Avdeling betaling og regnskap har vært på nytt besøk ute blant regnskapsførere i regionen for og lære mer om Alt inn portalen som benyttes til innlevering av oppgaver. Det er alltid nyttig og få vite hvilke utfordringer de har der ute og at vi har såpass kunnskap at vi også kan bistå/forstå og tilrettelegge for en enklest mulig brukermedvirkning o Vi ser en betydelig nedgang i kommunens andel av skatteinngangen til tross for at regionen har hatt en økning i skatteinngangen i størrelsesorden kr. 200 mill. til 3,2 mrd. kroner 39

40 Forklaringen på at kommunene får mindre fordelt f.o.m. mars 2011 er at inntektssystemet for kommunene er endret for Stortinget har i statsbudsjettet bestemt at kommunene skal få mer fordelt som rammetilskudd og mindre andel av egne skatteinntekter. De korrigerte fordelingstallene gjenspeiler dette og er regjeringens verktøy for å gjennomføre denne endringen. Samlet sett skal kommunens inntekter allikevel øke. o Nettsidene oppdateres jevnlig med nyhetssaker og oppdateringer. o Revisjon og tilsyn av skatteoppkreverens arbeid foretas av staten ved regional kontrollenhet. De kontrollerer både betaling og regnskap og den innkrevingsmessige delen av virksomheten. Vi har hatt revisjon på begge områdene i året uten at større forhold er avdekket. Det vil komme en årsrapport fra revisjon som kan behandles sammen med denne årsberetningen. o Det er avtalt at kommunene får innsyn i skatteoppkreverens arbeid gjennom fremleggelse av denne årsberetning med årsregnskap og årlig rapport fra revisjonen. I tillegg bør en behandle arbeidsgiverkontrollen sin årsrapport samtidig. Disse dokumentene legges fram for kontrollutvalgene i første kvartal hvert år for spørsmål og videre kan den enkelte kommune velge om det skal legges fram for kommunestyret som en orienteringssak. o Det følger av arbeidsoppgaven at det er viktig og ha en god intern kontroll. Skatteoppkreveren har utarbeidet rutiner for intern kontroll i tråd med de føringer som ligger på området. Disse er oppdatert og gjennomgått av revisjon. 2. Personal Oppgavedelingen ved kontoret er gjenstand for løpende vurdering og endring. Dette går på ressurser og innsats i forhold til arbeidsoppgaver. Det er avholdt månedlige felles personalmøter. I tillegg har gruppene sine egne møter. Kontoret har i året hatt flere gode tiltak for utvikling av et godt arbeidsmiljø. Vi har hatt egenregisserte utflukter, eget prosjekt helsefremming som har ledet til et dokument som vil bli brukt av alle for og skape et best mulig arbeidsmiljø. For og få litt variasjon var vi på besøk hos Stjørdal skattekontor mens vi arbeidet med dette. Vi fikk da samtidig hilst på noen av de vi har mye samarbeid og kontakt med på telefon og som er en del av samme etat. HMS gruppa har i løpet av året hatt en samling i Selbu med overnatting for kontoret som var nyttig. Det legemeldte fraværet har økt en del og medførte at vi fikk en total fraværsprosent på 9 % på hele året. Det er ikke arbeidsrelatert. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler i 2011 og de forhold som der ble tatt opp er behandlet. Det har vært muligheter til og delta på kurs i 2011 og det er benyttet. Vi har fortsatt fokus på egenopplæring. Skatteoppkreveren anser ressursene for å være tilstrekkelig i forhold til hovedområdene og kompetansen er god, men det er behov for videre fokus på opplæring og utvikling. 40

41 3. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Pr Art. 10 Lønn/sos.utgifter Art. 11 Kjøp av varer og tjenester Art. 14 Overføringer Sum utgifter Art. 17 Refusjon sykepenger Art. 17 Refusjon momskomp Sum inntekter Nettoutgift til fordeling Kommentarer til regnskapet Regnskapet viser på utgiftssiden et underforbruk i forhold til budsjett på kr I forhold til regnskapet året før er det et merforbruk på kr. 264 som skyldes lønnsoppgjør/justering. Driftsutgiftene er redusert med kr. 40 i forhold til året før. En har i tillegg innfridd de innsparingskrav som AU vedtok og som utgjorde kr. 106 for vår del. Gebyrinntektene til kommunene fremgår ikke av dette. De gjøres opp direkte. For 2011 genererte vår virksomhet gebyrinntekter i størrelsesorden kr. 708 som er høyere enn noen gang. Kostnadsfordelingen mellom kommunene iht. fakturering (tall i tusen kr.) Kommune: Tydal Selbu Malvik Stjørdal Resultatvurdering Skatteoppkreveren måles etter en styringsdialog mellom oss og Skatt Midt-Norge der vi i forkant har blitt enige om målene som skal oppnås på innkrevingssiden. Måletidspunktet er året etter inntektsåret. Vi setter oss ambisiøse mål for innkrevingen og vi har på de fleste områder langt overskredet målene våre og det er vi særdeles godt fornøyd med. Det er en stor økning i antall gjennomførte aktiviteter gjennom året. Detaljene rundt dette finnes i fagrapporten som er sendt til staten. Her vil de som ønsker det kunne finne mange flere detaljer om skatteoppkreverens virksomhet. 41

42 Avdeling betaling og regnskap har for 2011 gjennomført et utebesøk til flere av regionens regnskapsførere for og informere og lære om Altinn. Det har vært bare positive tilbakemeldinger ifra dette og vi tror det vil gi oss bedre grunnlagsdata og høyere grad av effektivitet framover. Arbeidsgiverkontrollen har i hovedsak nådd målsettingen og kravet til antall gjennomførte kontroller i alle kommunene. Det er i tillegg avdekket større beløp som skulle vært innberettet og det vil i neste omgang kunne gi oss krav som ved innkreving øker skatteinngangen og inntektene. Hommelvik 23 januar 2012 Jan Erik Slind Skatteoppkrever 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 Årsmelding 2011 for kontrollutvalget Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 033, &14 Arkivsaknr.: 11/107-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2011 til orientering. Vedlegg Årsmelding KU utkast til kontrollutvalget. Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Tydal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den , legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Det nye kommunestyret fikk i november fremlagt en relativt omfattende rapport om kontrollutvalgets virksomhet i forrige valgperiode frem til september Rapporten beskriver også kontrollutvalgets oppgaver og ansvar relativt detaljert. Kommunestyret fikk i tillegg en orientering om tilsyn og kontroll på folkevalgtopplæringen høsten Sekretariatet har derfor denne gang lagt opp til at det presenteres en kort årsmelding fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret, ved at protokoller fra møtene er tilgjengelig som referatsaker i kommunestyret. Saksfremlegg og protokoller fra kontrollutvalgets møter ligger også på KonSek sine hjemmesider Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Ordfører og rådmann har deltatt i flere av kontrollutvalgets møter. Utvalget har derigjennom fått nyttig informasjon og kunnskap, som er positiv i forhold til kontrollvirksomheten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av administrativt utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2011 i sitt møte den Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling fra kontrollutvalget om at den tas til orientering. 50

51 Tydal kommune (Administrativt utkast) Årsmelding for kontrollutvalget for 2011 Innledning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget hadde frem til valget høsten 2011 følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Reidar Kjøsnes Leder 1. Odd Svelmoe Toralf Øverås 2. Vigdis Opphaug Astrid Jensen 3. Arne Lien Etter valget høsten 2011 fikk kontrollutvalget følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Kari Slungård Leder 1. Odd Svelmoe Toralf Øverås Nestleder 2. Arne Lien Astrid Jensen 3. Turid Bjerkli Græsli I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene av kontrollutvalget utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter lederen i kommunestyret. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret. Ved fremleggelse av protokoller fra utvalgets møter i kommunestyret, deltakelse i kommunestyremøter, samt at ordfører er til stede i noen av kontrollutvalgets møter, mener utvalget at kommunikasjonen med kommunestyret er tilfredsstillende. Likestilling Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 1 mann. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalgets funksjon Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret, og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet. 51

52 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget har i 2011 avholdt 4 møter og behandlet 21 saker. Det budsjetteres med 5 møter per år. Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens - og Tydal Kommunale Energiverk KF sitt regnskap. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader for regnskapsåret 2010 til kommuneregnskapet. Kontrollutvalget påpekte i sin uttalelse til regnskap 2010 for TKE, at det var viktig å arbeide for at frist for regnskapsavleggelse blir overholdt. Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2011 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Flerbrukshus offentlige anskaffelser. Saken ble sluttbehandlet i kommunestyret i Rapport, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek Rådmannen skal gi kontrollutvalget tilbakemelding om oppfølgingen av rapporten innen utgangen av Det skal orienteres spesielt om hvordan Tydal kommune sikrer at regleverket knyttet til offentlige anskaffelser følges opp. Selskapskontroll: Det er ikke gjennomført selskapskontroll i Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i. Kommunestyret har gjennom vedtak i sak 52/10 gitt signaler om hvordan kommunens eierrepresentanter skal informere ordfører etter møter de deltar i. Videre skal kommunestyre få fremlagt årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier. Kontrollutvalget mener det er begrenset behov for å igangsette selskapskontroll, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Kommunestyret vil høsten 2012 få fremlagt en egen sak med plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode. Andre forhold: Kontrollutvalget har i 2011 hatt fokus på kommunens kvalitetsutviklingsprosjekt. Rådmannen har gitt kontrollutvalget en grundig oppdatering om status og planer for videreføring. Informasjonen er viktig bakgrunnsstoff for kontrollutvalget i forhold til tilsynsfunksjonen som utøves. Kontrollutvalget vil be rådmannen om en ny oppdatering i Kontrollutvalget har videre vurdert gjeldende Retningslinjer for kontrollutvalget i Tydal kommune. Utvalget vurderte i den forbindelse om kontrollutvalgets møter bør åpnes for publikum. Avtroppende kontrollutvalg ønsket at det nye kontrollutvalget fikk vurdere retningslinjene, herunder spørsmålet om åpne eller lukkede møter. Kontrollutvalgets økonomi og ressursbruk Regnskapet for kontrollutvalget føres under ansvar 1007 Revisjon og kontrollutvalg. Kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnader til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) viser et samlet mindreforbruk på knapt kr. Kontrollutvalget utarbeider i tråd med kommuneloven forslag til budsjett for kontrollutvalget, sekretariats- og revisjonsfunksjonen i kommunen og fremmer dette som sak til kommunestyret. Utvalget anser budsjettet som er avsatt til kontroll og tilsyn for å være 52

53 forsvarlig sett i forhold til kontrollutvalgets ansvarsområde og de oppgavene som utvalget er satt til å løse. Når det gjelder ressurser til kontrollutvalgets sekretariat er det i perioden brukt 60 timer mer enn budsjettert, uten at dette har medført økte kostnader for Tydal kommune. Merforbruket i 2011 var på 11 timer og er redusert de senere år. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalget har gjennom året vært opptatt av dette og utvalget vil fortsatt arbeide for å øke bevisstheten om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på regional opplæring. Dette videreføres i Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet. Utvalget takker for kontakten som har vært i året som har gått og ser frem til samarbeidet fremover. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen. Tydal Kari Slungård Kontrollutvalgets leder 53

54 Eventuelt Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Tydal kommune /12 Saksbehandler: Gunn Kari Skavhaug Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/82-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 54