PAH- Bok for utførelse av prosjekt ved NTNU HOVEDBYGNINGEN - V INDUSRESTAURERING

PAH- Bok for utførelse av prosjekt ved NTNU HOVEDBYGNINGEN - V INDUSRESTAURERING 29.05.2013

Innhold 1. Generell del...1 1.1. PAH- BOK...1 1.2. Orientering om prosjektet...1 1.3. Kontraktsinndeling og entrepriser...1 2. Adresseliste...1 3. Organisering...2 3.1. Organisasjonskart...2 3.2. Byggherre...2 3.3. Byggherrens administrasjon og rådgivere...2 3.3.1. Prosjektleder (PL)...2 3.3.2. Brukerrepresentant...2 3.3.3. Verneombud...2 3.3.4. Byggeleder (BL)...2 3.3.5. Rådgivere prosjektering...2 4. Entreprenører...2 4.1. Fullmakter...2 5. Administrative rutiner...3 5.1. Arkivering...3 5.2. Kommunikasjon og distribusjon...3 5.2.1. Korrespondanse...3 5.2.2. Tegningsdistribusjon...4 5.2.3. Beskjeder...4 5.3. Møter...4 5.3.1. Møtetyper...4 5.3.2. Krav til møtereferater...5 5.3.3. Oppstartsmøter...5 5.3.4. Byggemøter...5 5.3.5. Fremdriftsmøter...5 6. Faktureringsrutiner og krav...6 6.1. Oppsett av faktura...6 6.2. Godkjente tillegg og endringer...6 6.3. Avtalte lønns- og prisendringer...6 6.4. Innsendelse av faktura...6

6.5. Utbetaling av faktura...6 7. Fremdriftsplaner...6 8. Avviksbehandling og endringsmeldinger...7 9. Kvalitetssikring...7

1. Generell del 1.1. PAH-BOK PAH-bok er prosjektadministrativ håndbok og omfatter administrative, rutiner, orienteringer og henvisninger til de maler og prosedyrer som trengs for en god gjennomføring av prosjekt som gjennomføres i regi av NTNU Eiendom. PAH-bok skal følge prosjektet fra start til slutt og vil jevnlig bli revidert ved behov etter hvert som prosjektet gjennomføres. Alle engasjerte parter skal følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser og bidra til å oppdatere og forbedre PAH-boken og de prosedyrer og maler som det henvises til. 1.2. Orientering om prosjektet Arbeidet består av restaurering av vinduer på vestfasaden i Hovedbygningen på Gløshaugen. 1.3. Kontraktsinndeling og entrepriser Arbeidet er delt i to entrepriser: E201 Hovedbygningen - vindusrestaurering fasade vest, nordre del E202 Hovedbygningen - vindusrestaurering fasade vest, søndre del 2. Adresseliste Rolle Firma Adresse Telefon Epost BH NTNU v/ Alf Vold Høgskoleringen 8 91897781 alf.k.vold@ntnu.no 7491 Trondheim PL NTNU v/ Alf Vold Høgskoleringen 8 7491 Trondheim 91897781 alf.k.vold@ntnu.no

3. Organisering 3.1. Organisasjonskart Prosjektets organisasjonskart med ansvar, kommunikasjons og ordrelinjer. Roller og grensesnitt mellom funksjoner beskrives. Oppfølgingsansvar og rapportering beskrives. NTNU NTNU Eiendom v/eiendomssjef NTNU Prosjektleder (PL) NTNU Byggeleder (BL) E201 E202 3.2. Byggherre NTNU Eiendom v/eiendomssjef er byggherre Henvisning PHBM_314 pkt. 3 Byggherrens endringer til NS 8406:2009 som gjelder NS 8406 pkt. 5. 3.3. Byggherrens administrasjon og rådgivere 3.3.1. Prosjektleder (PL) Administrativ leder av prosjektet er prosjektleder som ivaretar NTNU sine overordnede mål og interesser under gjennomføringen Prosjektleder oversender bestilling av kontraktsarbeidet til den enkelte entreprenør ved bruk av NTNU sitt elektroniske bestillingssystem.

3.3.2. Brukerrepresentant NTNUs stedlige representant (avklares senere) skal ivareta brukernes interesser under gjennomføringen. Brukerne kan ikke bestille eller påføre byggherren forpliktelser uten spesiell fullmakt. 3.3.3. Verneombud Verneombudet (avklares senere) ivaretar HMS interessene i prosjektet for brukerne. 3.3.4. Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggleder følger opp byggesaken både teknisk og økonomisk og er bindeleddet mellom byggherre og entreprenør. Endringer, tilleggskrav, godkjenning av faktura og rapportering av alt som skjer på byggeplassen i forhold til HMS, SHA og ytre miljøpåvirkning håndteres av byggeleder. Henvisning prosedyre PHB_312 Beskrivelse av byggelederoppdrag som skal gjennomgås og gjøres kjent for alle som representerer partene. 3.3.5. Rådgivere prosjektering NTNU har engasjert følgende rådgivende ingeniører til prosjektet som byggherrens rådgivere for prosjektering innenfor følgende fagområder Fag/ansvar Firma og navn på rådgiver Tlf Epost ARK Eggen Arkitekter AS 72567522 bss@eggenarkitekter.no RIB RIV RIE RIBr 4. Entreprenører Se tidligere kontraktsinndeling. Følgende firma er engasjert av NTNU til å utføre arbeidene Entreprise Fima og navn på kontaktperson Tlf Epost 4.1. Fullmakter Henvisning PHBM_314 pkt. 3 Byggherrens endringer til NS 8406 som gjelder NS 8406 pkt. 5. «Prosjektleder er byggherrens representant, jf. NS 8406 pkt. 5. Byggeleder skal ta seg av byggherrens forhold på byggeplass. Byggeleder har fullmakt til, ved bruk av rekvisisjon, å bestille arbeider utført for et beløp inntil NOK 25.000 eksklusive MVA, med mindre det er særlig avtalt et annet beløp. Byggeleder og prosjekterende har fullmakt til å avvise krav om tillegg. Byggherrens oppdragsgiver, leietaker og bruker kan ikke påføre byggherren forpliktelser uten særlig fullmakt.»

5. Administrative rutiner 5.1. Arkivering Alle engasjerte skal etablere et eget arkiv som dokumenterer saksforløpet i hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, endringsmeldinger fakturaer etc. For HMS- og SHA gjelder kravene til arkivering og tilgjengelighet på byggeplassen som angitt i byggherreforskriften. Gjeldende tegninger skal arkiveres i eget arkiv og ajourføres med de siste reviderte tegninger til en hver tid. Utgåtte tegninger skal merkes tydelig med «Utgått, dato, erstattet av, dato» og skal arkiveres i eget arkiv. For byggherrens representanter Opprettelse av mappestruktur Henvisning PHB_302 Opprettelse av filstruktur på nytt prosjekt. For lagring og navngiving av filer henvises til PHB_303 Lagring av filer på prosjekter. NTNU følger denne strukturen for lagring og navngiving og byggherrens representanter i prosjektet skal følge samme struktur med mindre annet er avtalt. Ved bruk av prosjekthotell bygges strukturen opp i tråd med angitte maler og prosedyrer. Tomme mapper slettes og det er bare mapper med innhold relatert til prosjektet som skal bestå. For entreprenøren Kravene i eget KS-System følges for arkivering og dokumentasjon. FDV- dokumentasjon utarbeides og lagres løpende under gjennomføringen i tråd med NTNU sine krav. Henvisning PHB_301 Utarbeidelse av FDV dokumentasjon Tomme mapper slettes og det er bare mapper med innhold relatert til prosjektet som skal bestå. 5.2. Kommunikasjon og distribusjon 5.2.1. Korrespondanse Et brev skal omhandle kun en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Det skal sendes gjenpart/kopi til: NTNU v/prosjektleder Byggeleder Prosjekteringsgruppeleder(PGL) Fagrådgiver Fagentreprenør Evt. Andre berørte Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnavn, prosjektnummer og byggnummer Fag Hva saken gjelder

All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommendes forretningsadresse hvis ikke annet er avtalt. Korrespondanse som er vurdert som viktig og sendes på e-post eller telefaks skal også sendes som vanlig post. Korrespondanse som omhandler krav hvor det er tvist skal sendes med vanlig post. 5.2.2. Tegningsdistribusjon PGL utarbeider en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilken type tegninger og dokumenter underveis i gjennomføringen. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir Tegning nr Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnavn Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Oppdatert tegningsliste skal vedlegges hver tegningsutsendelse Ekstern kopiering og distribusjon skal skje via det kopieringsfirma som NTNU har rammeavtale med. 5.2.3. Beskjeder Alle beskjeder til byggeplassen fra byggherre, rådgivere og andre skal gå via byggeleder. Dersom dette ikke er mulig skal byggeleder informeres snarest muntlig eller pr. epost om hva som er formidlet til byggeplassen. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenør gjøres via byggeleder. Alle beskjeder fra underentreprenører skal gå via hovedentreprenør til byggeleder. 5.3. Møter 5.3.1. Møtetyper Aktuelle møtetyper, stryk det som ikke skal brukes Generelle Prosjektmøter Særmøter 0_Tidligfase Prosjektoppstartsmøte Programmeringsmøter Brukermøter 1_Prosjektering Prosjekteringsmøter 2_Anskaffelse Kvalitetssikring av konkurransegrunnlag Avklaringsmøter interne Evalueringsmøter Klagebehandling Kontraktsmøter 3_Utførelse Oppstartsmøter, entreprenør, berørte leietakere og andre Byggemøter

Fremdriftsmøter Hovedregelen er at møter avholdes etter avtalt møteplan. 5.3.2. Krav til møtereferater Referat skal skrives fra alle møter. Hver sak som behandles skal referatføres og konklusjonen angis. Ikke avklarte saker følges opp i etterfølgende møte. Saken fjernes ikke fra referatet før en avklaring og konklusjon foreligger. Alle saker skal ha en ansvarlig og tidsfrist for avklaring av oppgaver angis Møtereferat sendes ut senest 3 dager etter avholdt møte. Referatet anses som godkjent dersom det ikke har kommet anmerkninger etter 7 dager eller i etterfølgende møte av samme art. 5.3.3. Oppstartsmøter Møteintervall Ved oppstart av prosjekt på byggeplass (3_Utførelse) Innkallelse Skriftlig fra BL Møtested Etter avtale Deltakere PL,BL, Entreprenører, Driftspersonell, Brukere, Rådgivere v/behov Møteleder BL Referent BL Saker til behandling Aktørene skal bli kjent med hvem som representerer partene Gjennomgang av prosjektets omfang og fremdrift Avklare og informere om hva som berører brukerne av bygningen Ajourføre kontaktinformasjon, opplysninger om rigg område(r), oppslagstavler etc. Eventuelle uklarheter gjennomgås og avklares. Distribusjon Alle deltakere 5.3.4. Byggemøter Møteintervall Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Distribusjon Hver uke eller annenhver etter avtale Skriftlig fra BL Byggeplass PL v/behov, Entreprenører, Brukerrepresentant, Rådgivere v/behov BL BL Godkjenning av forrige møtereferat HMS, SHA- oppfølging Fremdrift, utført, planlagt og status Uavklarte tidligere saker og nye saker Arbeidsunderlag Kvalitetssikring, oppfølging kontrollplan Uavklarte endringer, signering avklarte endringslister Alle deltakere, PL, Brukerrepresentant 5.3.5. Fremdriftsmøter Møteintervall Hver uke, mellom byggemøte(r) og før byggemøtet. Kan inngå i byggemøte som første del av byggemøte hvis det er hensiktsmessig. Innkallelse Etter avtale i foregående møte, evt. Administrerende entreprenør. Alternativt BL Møtested Byggeplass Deltakere BL, Entreprenører

Møteleder Referent Saker til behandling Distribusjon Administrerende entreprenør, alternativt BL Møteleder Status fremdrift for de enkelte arbeider Fremdrift i forhold til fremdriftsplan Rapportering avvik Tiltak for avvik Koordinering av arbeid Deltakerne, PL, BL og andre berørte som har behov for opplysninger angående fremdrift 6. Faktureringsrutiner og krav 6.1. Oppsett av faktura Generelt Se NS 8406:2009 pkt. 23.3 Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt og opplysningene gitt i NTNU sin E- bestilling. Bestillingsnummer og prosjektnummer fra NTNU skal alltid påføres alle fakturaer. Når godkjent faktureringsplan foreligger følges den opp mot avtalt fremdrift og faktura sendes i tråd med faktureringsplan. Entreprenøren skal sende kopi av faktura til byggeleder for godkjenning. Byggeleder godkjenner og sender skriftlig godkjenning til PL v/ntnu 6.2. Godkjente tillegg og endringer Skal faktureres på egen faktura. Signert endringsmelding PHBM_309 Endringer skal være vedlagt faktura. Ved regningsarbeid skal timelister, materialister og eventuelle underleverandører sin faktura være med som bilag. Ved bruk av underleverandører skal påslaget på underleveransen klart fremgå på egen ordrelinje på oversendte faktura. 6.3. Avtalte lønns- og prisendringer Dersom det er avtalt fast sum for lønns- og prisstigning faktureres summen som avtalt i kontrakten. Ved indeksregulering henvises til NS 8406:2009 pkt. 23.1 6.4. Innsendelse av faktura Henvisning PHB_314 pkt. 10 Byggherrens endringer til NS 8406 som gjelder NS 8406:2009 pkt. 23.3. 6.5. Utbetaling av faktura Henvisning PHB_314 pkt. 5 Byggherrens endringer til NS 8406 som gjelder NS 8406:2009 pkt. 9. 7. Fremdriftsplaner

Se pkt.16 i NS 8406. Det skal brukes EDB-baserte fremdriftsplanleggingsprogrammer. Fremdriftsplan skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, bemanning som er avsatt til oppgavene, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter og kritisk linje. Det henvises til NTNU sin mal for SHA- plan. Entreprenøren skal legge opp til en fremdrift som gir en forsvarlig gjennomføring for alle sine ansatte og eventuelle underentreprenører. 8. Avviksbehandling og endringsmeldinger Håndtering av endringer Bruk prosedyre PHB_309 Endringer. Innsendelse av endring Bruk mal PHBM303_Endringsmelding for innsendelse av krav, varsel eller melding 9. Kvalitetssikring Henvisning prosedyre PHB_314 Kontraktsbestemmelser NS 8406:2009 pkt. 6. som angir endring av NS 8406:2009 pkt. 11. Prosjektets kontrollplan angir hva som skal følges opp på byggeplass. Henvisning til mal PHBM306 Kontrollplan som skal utarbeides av byggeleder og rådgivere før utførelse.