UTKAST UTKAST UTKAST Pga stort arbeidspress vil vi ikke rekke å levere det endelige dokumentet innen fristen i dag, 8. februar 2017-1 uke før fristen. Vi forsøker å få dette ferdig før helgen slik at dere som skal delta på tinget kan få lese igjennom dokumentet og diskutere internt i lagene før Tinget. Vi beklager forsinkelsen. For å sikre at formalitetene er innfridd, legger jeg ut dette utkastet. Det er ikke ferdig behandlet, men illustrerer arbeidet pr. nu. Og gir en grei status. For de av dere som ønsker å lese dette bare en gang, vent til helgen. Med vennlig o-hilsen Harald Eik Kretsleder VAOK SØRLANDET ORIENTERING INITIELL UTREDNING OM SAMMENSLÅING AV AAOK OG VAOK JANUAR 2017
Innhold Sammendrag 3 1. Bakgrunn og mandat for utredningen 4 2. Anbefaling og forslag til vedtak 6 3. Målbilde for felles krets 7 4. Kretsens bidrag (strategi) 9 5. Organisering 11 6. Økonomi 13
Sammendrag Fordeler Felles visjon og mål for Sørlandet på kretsnivå Redusert administrasjon, men samtidig frigjøre ressurser som kan brukes på to fylker (komiteene). Større fagmiljøer Større fokus på kunnskapsdeling og kompetanseoverføring (over generasjoner) Få bedre markedsføring og ressursutnyttelse Større slagkraft i kretsens enkeltoppgaver (tyngde) Flere ressurspersoner Større miljø for de unge og mer attraktivt å drive med/konkurrere. Bedre løpstilbud for aktive o-løpere Lettere å lykkes med rekruttering - felles innsats for rekruttering (samlinger osv. samtidig som man har det i klubbene) - ny satsning på rekruttering Felles treffpunkt for løpere Samkjøring av kretser - blir et utviklingsarbeid - felles løft for o-sporten på Sørlandet En krets for grenseklubbene Otra, Høvdingene og Birkenes (ikke delt som idag) Større synlighet for o-sporten på Sørlandet En krets, men fortsatt lokalt samarbeid (bootom-up) - geografiske klynger Mer fokus på kretsen som fasilitator for klubbene Både de store og små lagene er sårbare. Klynger som løfter i flokk gir synergier. Ulemper Avstand til arrangementer - fremmedgjøring Større geografisk avstand mellom ytterpunktene Ulike økonomiske ressurser Dårligere løpstilbud, i 2016, ikke bedre Fare for å miste ressurspersoner - motstand mot endring Lengre reisevei for ressurspersoner (og løpere) Færre lokale arrangementer (karuseller og kretslaget) - mindre lokal tilhørighet Ønsker å løpe midtukeløp - kan ikke verre langt (må ha mange sterke lokale miljøer)
1. Bakgrunn og mandat for utredningen I 2014 tok VAOK kontakt med AAOK der de inviterte til dialog om tettere samarbeid mellom kretsene og på sikt sammenslåing. Saken ble også behandlet på kretsenes respektive kretsting samme år. AAOKs kretsting ønsket større samarbeid mellom kretsene, men ikke fusjon (sitat fra vedtaket). VAOK på sin side har ønsket aktivt å gå videre med arbeidet om å slå sammen de to o-kretsene, og ba AAOK om å drøfte temaet videre. Samarbeidet mellom de to kretsene har vært naturlig og pågått over mange år. En noe spesiell situasjon oppstod i 1986 da organiseringen med tre grenselag, Otra IL, Høvdingen IL og Birkenes IL ble sportslig knyttet til VAOK, og administrativt til AAOK. Videre har det vært samarbeid mellom de to kretsene i alle år på større løp, Sørlandsgalopp og Sørlandsmesterskap. De siste årene har det også politisk blitt arbeidet for en sammenslåing på fylkesnivå, og tiden var moden for å se på om ikke også o-kretsene kunne finne synergier ved å se på en frivillig sammenslåing. Knyttet opp mot brevet i 2014 ble samarbeidet mellom kretsene videreutviklet, og et formelt samarbeid om felles terminliste, felles samlinger for kretslagene og felles kompetanseseminar for rekutteringsarbeid i samarbeid med NOF gjennomført. I tillegg har det blitt avholdt møter mellom lederne i de to kretsene, dels for å bli bedre kjent med hverandre og dels for å koordinere samarbeidet. I 2016 ble det også gjennomført felles lagledermøte i Arendal og på dette møtet ble arbeidet med å fusjonere AAOK-karusellen og Onsdagskarusellen i VAOK under arbeidstittelen Sørlandskarusellen 1. Kretsene samarbeider i dag tett og vårt inntrykk er at lag og ressurspersoner i all hovedsak er tilfreds med samarbeidet. På lagledermøtet i 2016 diskuterte vi om vi skulle gjennomføre en utredning om sammenslåing mellom de to kretsene på Sørlandet. Lagledermøtet var positiv til en slik utredning og det ble nedsatt en arbeidsgruppe i etterkant av møtet. Det er få, men viktige kulturforskjeller mellom kretsene. Begge kretsene arbeider for å utvikle orienteringssporten på Sørlandet, og vi mener at vi vil stå sterkere dersom vi kan fremstå som en samlet kraft og krets. AAOK utarbeidet i januar 2016 en strategi for kretsen (vedtatt på kretstinget i februar), og denne er presentert for VAOKs ledelse, som stiller seg bak denne strategien. Hovedelementene i denne strategien: utvikle løpere, styrke ressursgrunnlaget og bidra økt synlighet er de sentrale temaene. En felles krets for Sørlandet bygger slik videre på AAOKs strategi. Når det gjelder utredningen ble vi enig om at utover lederne av de to kretsene bør representanter fra lag i begge kretser være representert, og det er svært viktig at prosessen ikke bidrar til at vi mister ildsjeler som idretten vår er avhengig av. Lederne av AAOK og VAOK utnevnte 3-4 personer fra hver krets til å bidra i en utredningsgruppe for en mulig sammenslåing. Kretstingene i 2017 må beskrive veien videre etter dette. Det er dette mandatet vi har jobbet etter. Arbeidsgruppen har identifisert at det er mye til felles i de to kretsene, men fire forhold er pekt på som krever videre arbeid og som vil bli belyst i denne utredningen: 1 Det er opprettet en Facebookgruppe for Sørlandskarusellen.
A: AAOK har felles ordning for arrangementsteknisk utstyr B: AAOK har bedre økonomi / høyere inntekter til fordeling fra idrettskretsen og Idrettsfinans. C: AAOK har avklart terminlisten før 1. oktober, året før. D: Felles terminliste må optimaliseres til beste for alle interessenter, inkludert "massering" av "Sørlandskarusellen". Arbeidssgruppen har bestått av: Harald Eik, kretsleder VAOK (medlem av Kristiansand OK) William Fagerheim, kretsleder AAOK og Hisøy Arnhild Bråten, AAOK og Vegårshei IL Edith Fahre, Hisøy OK Svein Roar Jonsmyr, Birkenes IL Asle Kregnes, Kristiansand OK og VAOK Kretslaget Odd Utstumo, IK Grane Jan Vidar Wernersen, AAOK og Øyestad IF Christina White, Søgne og Songdalen OK Gruppen har hatt to møter i 2017: Trend Trim, Lillesand, 3. januar, kl. 18-21 Sør Amfi, Arendal, 31. januar, kl. 18-22 Selv om gruppen har vært samlet om et formål om å utrede sammenslåing mellom AAOK og VAOK, har arbeidsmøtene fungert som en dialogarena for å bli bedre kjent og lufte ideer og tanker. Vi har i gruppen vært opptatt av at vi ikke må forhaste oss med å nå en konklusjon, men heller bruke den tiden vi trenger. Derfor må denne utredningen følges opp med en mer detaljert beskrivelse av muligheter og konsekvenser av en sammenslåing. Det er for øvrig gjort politisk vedtak for å søke sammenslåing av Aust- og Vest-Agder til ett fylke fra 2020. Dette aktualiserer en sammenslåing av de to kretsene. Arbeidsgruppen utfordrer tingene til å se mulighetene som en slik endring gir oss. Hvordan kan vi forene våre krefter til å være attraktiv for morgendagens o-løpere. Hvordan bruke denne fylkessammenslåingen til å våre innovative i vår tenkning rundt det o-tilbudet vi kan gi landsdelen vår? Og, ikke minst. Hva er alternativet? Er det overhodet mulig å fortsette hver for oss, og vil rammevilkårene uansett bli endret når Agder blir ett fylke?
2. Anbefaling og forslag til vedtak Kretstinget for AAOK er fastsatt til 16. februar og for VAOK til 15. februar 2017. Arbeidsgruppen ber om at denne rapporten legges frem på de respektive Ting og at det fattes et likelydende vedtak på de to tingene. Forslag til vedtak: "Tinget ønsker en fusjon av VAOK og AAOK. Tinget ber sine respektive kretsledere om å videreføre det arbeidet som er gjort slik at Tinget 2018 kan fatte endelig vedtak om fusjon." Følgende aktivitets- og tidsplan for en effektiv fusjonsprosess er slik: Nr. Aktivitet Dato/periode 1 Kretstingene tar stilling til om de ønsker å gjennomføre en fusjonsprosess 16. februar (AAOK) og 15. februar (VAOK) 2 Kretslederne gir alle lag mulighet til å komme med Vinter/vår 2017 innspill til prosessen. 3 Innspillene samles, diskuteres i en ny Vår/sommer/høst 2017 utredningsgruppe som etableres og presenteres for lag 4 Evt. ekstraordinært kretstingene for å vedta Sommer/høst 2017 forutsetninger for fusjon 5 Kretstinget vedtar / vedtar ikke fusjon Vinter 2018 Kretsens ledere er tydelige på at vi ønsker at dette arbeidet skal føre frem til en fusjon. Om det er forhold som ikke gir grunnlag for en slik fusjon må de komme frem nå. Utredningsgruppen har ikke kommet frem til en konsensus. Ett lag, Grane IL, er "usikre" på om en fusjon vil gagne o-idretten på Sørlandet.
3. Målbilde for felles krets Arbeidsgruppen er klar på at hovedmålet for kretsen må være å arbeide iht. NOFs hovedmål for 2020 om at 1 % av befolkningen er medlem av et orienteringslag. I Aust-Agder ligger vi på 0,92, mens i Vest-Agder er tallet langt under 1% 2. Arbeidsgruppen har formulert en visjon og hovedmål for en sammenslått krets, samt hovedmål for de ulike strategiområdene. Arbeidsgruppen er klar på at vårt forslag er kun innspill til en større starategidiskusjonen som må være del av fusjonsprosessen som foreslås gjennomført i 2017/2018. Visjon Orienteringsglede på Sørlandet Hovedmål O-miljøet på Sørlandet har vokst til over 1 % av befolkningen innen 2020 Strategiområde 1 Rekruttere og utvikle løpere Strategiområde 2 Styrke ressurs grunnlaget Strategiområde 3 Bidra til økt synlighet Mål Vitalt kretslag for bredde og elite Tryggt og populæret rekrutteringstilbud i nærmiljøet (råtass, stolpe, o-troll, rekrutten) Mål Attraktivt o-løpstilbud på alle nivå Mål Synlig o-tilbudet på flere arenaer Godt omdømme for o- sporten Det er viktig å understreke at det er klubbene som må eie visjon, mål og strategi, og det er også de som er ansvarlig for at strategien gjennomføres. Kretslagets oppgave blir å legge til rette for at klubbene best mulig er i stand til å utvikle orienteringssporten på Sørlandet. Derfor har vi i denne utredningen fokusert på hva som skal være kretsens roller og oppgaver for å dyktiggjøre klubbene. Dette er temaet for neste kapittel. 2 Begge kretsene har gjort anslag for dette. I Vest-Agder (innbyggere 174'+Evje 4'+Birkenes 5' + Lillesand 10' = ca. 200 000.
4. Kretsens bidrag (strategi) Arbeidsgruppen har i denne utredningen fokusert på hva som vil være kretsens prioriterte roller og oppgaver. Sørlandet o-krets skal bidra til klubber/lag i hele regionen innenfor satsningsområdene: Roller og oppgaver for kretsen (strategi) Strategiområde 1 Rekruttere og utvikle løpere Strategiområde 2 Styrke ressursgrunnlaget Strategiområde 3 Bidra til økt synlighet Roller/oppgaver Skape sosiale møteplasser og mobilisere gjennom disse Satsning på kretslaget (trener, sosiale aktiviteter, turer) Bidra til en delekultur mellom klubber og lag, basert på tillit og felles mål Roller/oppgaver Sørlandsmesterskap med status Godkjenning av gode anlegg (kart: ett verv, én søknad, én plan) Felles kursing og kompetansebygging Spre ut arrangementskompetanse Roller/oppgaver Være proaktiv på vegne av forbundet Synliggjøre o-idretten på Sørlandet Åpne for muligheter i vår digitale verden Viktige aktiviteter Felles treningssamlinger og leirer for kretslaget Fellestur til Nord-Jysk som en viktig sosial møteplass Engasjere en trener for kretsen Felles rekrutteringsturne for kretsen i samarbeid med NOF Viktige aktiviteter Viktige aktiviteter Utarbeide terminliste innen Delta på nasjonale arenaer 1. oktober året før for orienteringssporten Tilrettelegge for regionale Utnytte muligheter i sosiale ordninger for kartprinting medier Bidra til å overføre Bidra til å bruke media for å kompetanse fra o-norge og synliggjøre o-sporten mellom klubbene i kretsen Kretsen utarbeider felles maler, sjekklister og standarder, samt tilby kursing Videreutvikle konseptet med en arrangementspool Der AAOK og VAOK skiller seg mest i dag, er på teknisk utstyr. AAOK har hatt en tradisjon for å skaffe teknisk utstyr som fungerer som en ressurs både for kretsen og for de enkelte klubbene. I VAOK ligger dette ansvaret hos de enkelte klubbene. Hvordan løser vi dette med eierandeler om noen år? Dette er en utfordring som krever en avklaring. Aust-Agder ønsker å kunne fortsette sin praksis. Utredningsgruppen oppfatter at dette vil la seg løse av et omforent styre. Særskilte temaer som utdypes videre (prosa): Administrative oppgaver som kommer i tillegg Rullere strategi
Utvikle årshjul for kretsen Terminlista må "masseres" videre" med smidigere arrangement Onsdagskarusellen og AAOK karusellen må finne sin nye form. "Sørlandskarusellen" har ikke funnet sin optimale og endelige form. I tråd med de tilbakemeldingene som kommer fra klubber og løpere synes det å være ønskelig med et høye aktivitetsnivå nærmere der vi bor. Dvs. at avstandene i all hovedsak til midtukeløp ikke må bli for lang. Dette er ikke minst viktig for rekrutteringsarbeidet som er hovedsatsingsområdet vårt. Et målbevisst arbeid overfor småklubber slik at de ønsker å tilby løp, samt ønsker å stille på noen av de større løpene i kretsen er derfor viktig. Videre foreslås det å bruke ressurspersoner mot småklubber, altså at en såkalt "Arrangørpool" videreføres. I praksis vil det si at noen av våre ildsjeler bidrar til å bygge arrangmentskompetanse på den nye, digialte platformen, i årene fremover. Vi tror også dette arbeidet vil bli enklere ved utarbeidelsen av en ny felles standard for arrangementene som nå er utarbeidet og som vil bli prøvd ut i 2017. Ideelt bør slike karusellløp ikke kreve mange personer til å arrangere. En felles arrangør- og løypeleggerpool med 3 personer for o-løp bør være tilstrekkelig. Ideen fra mange lag er å bruke to som har lang erfaring, samt en tredje person som bidrar for å læres opp). Merkevarbygging «sørlandsorientering» Vi kan være stolt av de verdiene som orienteringsidretten står for. Dette må vi bygge videre på, og utredningsgruppen ser muligheter i å styrke merkevaren ved å la kretsmesterskapet bli Sørlandsmesterskapet, at AAOK-karusellen og Onsdagskarusellen blir Sørlandskarusellen, og selvsagt at Sørlandsgaloppen forblir ryggraden i denne "brandingen" av Sørlandsorientering. Felles internettløsning, og selvsagt et slagkraftig kretslag fra Sørlandet med bredde og topp er også muligheter til å bygge denne merkevaren. O-sporten er sosial (beskrive den sosiale dimensjonen) Kretsens bidrag er å skape møteplasser utover lag / klubber. Mye av dette går naturlig, men for eksempel kretslaget er viktig for å skape store nok miljø for ungdom som løper for lag som ikke har tilstrekkelig mange aktive. Derfor, felles samlinger, tilbud om stafetter, fellesturer til Østfold og Danmark er viktig for denne aldersgruppen. For andre aldersgrupper, og fag-interesserte, er det viktig å skape møteplasser der deres o-interesser kan gro. Kanskje der vi har mest å hente er foreldresamarbeid på lag og kretslag-nivå. Andre momenter som ikke er innarbeidet: Samhandling i kretsen, og lokalt i klynger. Egne kompetanseklynger. Ressurspersoner forsvinner? Spesialisering? Kompetansemiljøer? Opptatt av å aktivere neste generasjon (org.karriere) Bredde vs. elite Mulighet for flere med på tur-orientering? Anlegg (kart) felles godkjenning Printing av kart felles innsats mot leverandører Rekruttering. Pokemon-orientering.
5. Organisering Juridiske forhold NOF's lovverk, viderført i lov for AAOK og VAOK lyder slik: " 26 Nedlegging Sammenslutning (2) Norges Orienteringsforbundet har myndighet til å foreta sammenslutning av Orienteringskretser. Sammenslutning regnes ikke som nedlegging. " 16 Kretstingets oppgaver [Vest-Agder] Kretstinget skal: 9. Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder/sekretær og kasserer. b) 3 styremedlemmer hvorav leder for hhv: i. Kartråd ii. Treningsråd iii. Teknisk råd c) 2 varamedlemmer. d) To revisorer f) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem for neste kretsting." William, sjekk og legg til tilsvarende tekst for AAOK om du finner det relevant. Utredningsgruppen innstiller til at fusjonert kretsting ikke blir større enn nødvendig. Dette for å unngå at viktige ressurser som kunne blitt brukt lokalt, blir låst sentralt. Videre vil ny arbeidsform rundt arbeidsutvalg gi større frihet til å velge færre og involvere flere. Som det fremkommer av dagens 16 må VAOK velge minst 10 personer, samt to til valgkomite. I tillegg velger vi flere medlemmer til råden, slik at totalt 19 personer blir valgt inn i verv med ett til to års varighet. Kretsstyret Utredningsgruppen ønsker å tenke helt nytt. Vi anser at man minimum bør velges 4 personer til kretsstyret. Det må sikres kjønnsmessig og geografisk spredning. Ledere av fagkomitteene vil ha møterett, men ikke stemmerett. Leder og nestleder bør de første årene søkes rokert på geografisk tilhørighet. Nye vedtekter må selvsagt utarbeides. Kretsleder - fra AAOK i 2018, fra VAOK i 2019 osv. Nestleder - fra VAOK i 2018, fra AAOK i 2019 osv. Styrets ansvar blir å utarbeide en rullerende strategi og handlingsplan over 3 år, markedsføre o-sporten, identifisere søknadsmuligheter og følge opp eventuell finansiering, sørge for at det utarbeides et årshjul, delta på nasjonale arenaer på vegne av kretsen, økonomistyring. Fagkomiteer Det viktige utviklingsarbeidet skjer i fagkomiteene; det er her kompetanse bygges opp over tid. Vi bør lande 4-5 slik fagkomiteer. Disse består av en valgt leder og ressurspersoner som er interessert i å være med. Ikke minst er det viktig å tilknytte yngre løpere til slike fagkomiteer (kompetanse- og erfaringsoverføring). Disse komiteene styrer arbeidet selv og rapporterer til styret ved behov og minimum to ganger i året. Fagkomiteene er direkte knyttet til strategiområdene. 1. Kretslag 2. Rekruttering 3. Arrangement 4. Anlegg 5. Sosiale medier
Valgkomitee Som tidligere, to personer; ansvaret fordeles etter en rullerende liste der det tas hensyn til geografi og størrelse på lag. For eksempel: 2018: Kristiansand OK / Hisøyd OK 2019: Øyestad IF / Oddersjaa SSK 2020: OK Sør / IL Express 2021: Birkenes IL / IF Trauma 2022: Vegårshei IL / IL Høvdingen 2023: Otra IL/IK Grane 2024: IL Imås / IL Vindbjart 2025: Søgne og Sogndalen OK / Froland IL Lagledermøtet Lagledermøtet blir den viktigste arenaen for dialog. Det må også legges til rette for andre møteplasser for læring og utvikling. Det bør også tilrettelegges for økt samarbeid mellom naboklubber der dette kan bidra til større miljø. Dette vil være en del av utfordringen i kretsen fremover. I sammen må lagene gjøre hverandre sterke. Oversikt over hvordan fagkomiteer (pooler) kan organiseres Strategiområde 1 Utvikle løpere Strategiområde 2 Styrke ressursgrunnlaget Strategiområde 3 Bidra til økt synlighet Fagkomité Kretslaget Rekruttering Fagkomité Fagkomité Arrangementer Sosiale medier og (kompetanse på formidling gjennomføring, digitalisering - alt som har med den praktisk gjennomføringen av gode og attraktive arrangementer) Anlegg
6. Økonomi I dag er AAOKs økonomi er det dobbelte av VAOKs. Dette skyldes blant annet at AAOK er eier av Idrettsfinans som driver virksomhet der en del av inntjeningen går til idretttklubber i Aust-Agder. Dette må utredes videre. Midler med statutter om at de skal brukes i det geografiske området, her fylket, de er opptjent i må videreføres. Problemstillingen rundt sammenslåing av fylkene, samt fusjon av idrettskretsene vil uansett aktualisere en diskusjon rundt fremtiden til disse midlene. Det er ingen interesse fra VAOK å forstyrre disse disposisjonene. Dagens krav om at AAOKs midler skal gå til å utvikle løpere i Aust-Agder videreføres inntil nye statutter er satt. Tabellen under viser hovedpostene for inntektssiden for kretsene i dag. Beskrivelse av utvalgte poster AAOK VAOK Omsetning totalt (2016-tall) 231 000 124 000 Lagskontigent 22 000 48 000 Tilskudd NOF 18 000 20 000 Tilskudd Aust-Agder Idrettskrets 29 000 Øverføringer fra Idrettsfinans 69 000 (varierer en del fra år til år) Momskompensajson 13 000 9 000 Momskomp 1) drift - klubber/kretser 2) anlegg/kart klubbene Tilskudd Aust-Agder Idrettskrets - strategi - gi til særkretsene -, Idrettsfinans - utbytte 13 000 - aksjonæravtale - Muligheter fremover: VAOK ingen midler fra idrettskretsen. Mulighet for midler også i vest? Sponsermarkedet er vanskelig. Ikke ønskelig å fortrenge klubbene Er det muligheter for å søke midler fra fylkeskommunen for å slå i sammen de to kretsene? Aust-Agder støtter særkretser økonomisk. Vil sammenslåing av fylkene gi felles retningslinjer for tildeling av støtte til særkretser? Tabellen under viser hovedpostene for utgiftssiden for kretsene i dag. Beskrivelse av utvalgte poster AAOK VAOK (postene varierer fra år til år) Kretslaget/ungdomscup mm 40 000 23 000 O-troll + Hovedløp/-leir 30 000 20 000 Teknisk utstyr 60 000 0
AAOK også til sponsing av utøvere for fellesarrangement, og teknisk utstyr til arrangement. Dette gjøres ikke i VAOK, men individuelt i klubbene. Fokus i ny utredning - se på nye finanseringsmuligheter