Norsk Forening for Medisinsk Fysikk Postboks 70, 1332 Østerås URL: www.nfmf.org E-post: post@medfys.no Org.nr. 981 402 154 Stiftet 1976 Til NFMF-medlemmene Oslo, 03.01.13 REFERAT STYREMØTE #01/13 Tid/ Sted: Torsdag 03.01.13 kl. 10:00 11:30 Telefonmøte Tilstede: Ingen forfall David Byberg, Einar Waldeland (referent), Endre Grøvik, Rune Hafslund, Sigrun S. Almberg Ingen kommentarer til sakslisten eller saker til eventuelt. Sak 01/13 1 Referat Styremøte #07/12 torsdag 05. desember 2012 - Godkjent. - Einar sender godkjent referat #07/12 til medlemmene. Sak 01/13 2 Sak 01/13 3 Post Ut/Inn - Gjennomgått. Interne styresaker - Søknad om medlemskap - Følgende opptas som ordinær medlem: - Camilla Stokkevåg, HUS - Eivind Rørvik, NTNU, opptas som studentmedlem. - Doktorgradspris - S. Almberg, K. Eilertsen og Jan Rødal vil motta pris under MedFys 2013. - Einar leder sesjonen. - Rune lager diplom til Sigrun, Karsten og Jan. - Rune deler ut gavekrus og diplom før foredragene holdes onsdag 06.02. Verv NFMF: Arbeidsgrupper: Leder R Hafslund Sekretær E Waldeland Kasserer E Grøvik Webredaktør D Byberg Internasjonal kontakt (EFOMP/IOMP/NACP): S S Almberg Web-designer på www.nfmf.org: R Sylvarnes HMT-kontakt: R Hafslund Revisor: I Korneliussen Valgkomite: A D Wanderås, A S A Larsen Fagkomitè: J Heggdal, ML Stokkan, JF Unhjem, H K Sæther Utdanningsråd: AC Martinsen, L H Djupvik, T Storås, T P Hellebust, DR Olsen Bedømmelsesråd: M Hjelstuen, B Konst, S Tveiten
Side 2 6/2 2013 - Kasserer - Endre jobber med kontingent og regnskapsprogram. - Mal for reiseregning er nå lagt ut på nettsidene. - Referansegruppe Helsedirektoratet; Referansegruppe Nasjonal strategi - Einar Waldeland er representant fra NFMF - Frist for fullført strategi er utsatt til 22.mars 2013 - Roll-up med foreningsinformasjon - David jobber med saken og vil ha den klar til Kvitfjell. - Neste styremøte på Kvitfjell - Søndag 03. februar 14-19 Sak 01/13 4 Internasjonal kontakt EFOMP/ IOMP/ ESTRO NACP - Status - IOMP - Siste utgave av Medical Physics World har nå kommet ut. Link legges ved utsendelse av forrige styremøtereferat. - Medical Physics Int. skal lanseres som journal. - 20 Int. Conference skal foregå 1.-4. september i Brighton. - EFOMP - Serbia new member after electronic ballot - ESTRO - Intet nytt å melde - Sigrun er norsk medlem og Norge stiller med sekretær i NACP council frem til mars 2014 (deretter web-master). - Det har kommet to søkere til Elekta-award - Council meeting in Copenhagen vår 2013 o o Styret prioriterer arbeid i NACP. Sigrun får klarsignal til å delta fra styret. - Radiolgical Physics Committee o Link: https://sites.google.com/site/nacprpc/ o Komitémedlemmer: Anja Almén (Ledare) (Sverige) Paula Toroi (Finland) Stine Groth-Pedersen (Danmark) Eivind Larsen (Norge) (Ny etter Samuel Kuttner) - Det har kommet spm om dekning av utgifter for E. Larsen til deltakelse på styremøte i RPC i tilknytning til Nordisk Kongress. Styret ber om at dette primært dekkes av RPC, men vil gi garanti for dekning av reise til Bergen og en overnatting. Sak 01/13 5 Intern sertifisering - Samarbeid med Statens strålevern o Intet skjedd siden siste styremøte, Rune ansvarlig for å følge opp 2
Side 3 6/2 2013 - Retningslinjer og Utdanningsprogram: o Sigrun og Rune hadde møte med UR og BR 12. desember 2012 på Gardermoen. o Alt er nå publisert på nettsidene. o Reviderte retningslinjer og kommentarer fra UR og BR blir presentert på MedFys2013 Sak 01/13 6 HMT - Foreningsside; Informasjon ved Rune: NR. 6-12 o Kom ut i desember o Bidrag: Lederens hjørne, Reisereferat fra kurset, School of MRI, i Antwerpen, med bilde av kursdeltakeren/ referent Solveig S Hammonds og Invitasjon til MedFys 2012 NR. 1-13 o Innleveringsfrist 29.jan o Forslag til bidrag: Lederens hjørne og abstrakt for doktorgradsprisene. NR. 5-13 o Styret vedtok på møte 07/12-6 at vi fortsetter tradisjonen med temanummer, fagkomité er ansvarlig for å sørge for innlegg - Gavekrus til bidragsytere for temanummeret. - Det var 3 artikler med bidrag for Tromsø, Oslo og Bergen - Sigrun får oversikt over krusutdelinger og tar ansvar for dette på MedFys. Sak 01/13 7 MedFys - MedFys2013 o Mandag 04.- Onsdag 06. februar 2013 ved Gudbrandsgard Hotell o Arrangementkomiteen; I S Knudsen (leder), Linda H Djupvik, K Bolstad, S Kuttner o Det er nå 95 påmeldte deltakere! o Info: Styremedlemmer og medlemmer i Fagkomiteen legger ut for MedFys2013 og sender regning til Endre o Workshop Det blir to seminarer; ett innen stråleterapi og ett innen diagnostikk Det er nå 9 påmeldt på CT og 8 på IMRT/VMAT - MedFys2014 o Vedtak på styremøte #06/12-7: Det blir ikke arrangert ordinært MedFys i 2014 pga NACP, men styret vil arbeide videre med et evt norsk årsmøtearrangement. o Mål for MedFys vi bør sette tydelige mål for MedFys og synliggjøre disse. Tas opp som sak på Kvitfjell 3
Side 4 6/2 2013 - Årsmøtet 2013 o Mandag 04. februar 2013 kl. 1730-1830 ved Gudbrandsgard Hotell Innkalling til årsmøtet 2013 skal sendes ut til medlemmene, sammen med årsberetning, referat fra 2012, budsjett 2013 (til info), 2014 (til godkjenning) og 2015 (til orientering). Styret gir klarsignal til dette. Einar sender ut til medlemmene når han får dette oversendt fra Rune. o Ettersendinger: Innstilling fra valgkomité (Anne arbeider med saken) Regnskap og revisjonsberetning Sak 01/13 8 Vårmøte 2012 - Nordisk møte 2013 - Norsk Stråleterapimøte - Samarbeid NoRoFo, NRF og NFMF o Nytt møte avtalt med Anna og Gaute 12. mars 2013 i Oslo o Intet nytt siden siste møte - Vårmøtene o Vårmøte2014 NoRaFo kan være med som arrangør. Styret vedtok på styremøte #07/12 at vi samarbeider som før og starter opp planleggingene så fort som mulig. Rune har i e-post 201212 videreformidlet dette til NoRaFo og NRF. - Nordic Congress 2013 i Bergen o 22.-24. mai 2013, Samarbeid mellom NoRaFo, NRF og NFMF, www.nordiccongress.org o Nasjonal programkomité: Anne Catrine Martinsen (NFMF), Eli Eikefjord, Håkon Hjemly, Jarle Rørvik, Karen Rosendahl, Kirsten Bolstad (NFMF), Nils-Einar Kløw, Solveig Hofvind. Navn på alle finnes på nettsidene. Status fra Rune : o Det planlegges mange workshops på dag 0 (tirsdagen) o Jenny Dimmen hjelper oss med å ringe potensielle sponsorer og utstillere o Nytt møte i arr.- komite og programkomité torsdag 17. januar - Norsk Stråleterapimøte o På vent; planlegges til høsten 2013. Sak 01/13 9 Nettsider - David jobber med saken. Sak 01/13 10 Prioritering av arbeidet i styret - Nettsidene (David) - Intern sertifisering (Sigrun og Rune) 4
Side 5 6/2 2013 - Nordisk Kongress 2013 - Regnskap 2012 (Endre) - Roll-up (David) - Workshop (Rune) Sak 01/13 11 Neste møter for styret Neste styremøter: - Søndag 03. februar 2013 Kvitfjell kl. 1400-1900 - Styremedlemmer får dekket opphold fra lørdag til mandag (2 netter), kfr. vedtak sak 03/12 3. - Torsdag 07. mars 2013 kl. 1000 1130 - Torsdag 18. april 2013 kl. 1000 1130 - Tirsdag 21. mai 2013 NC2013, Bergen - Vi planlegger felles arrangement om kvelden for alle styrene 5