AVTALE EKSEMPLAR NR AVTALENUMMER 1 AV 2 Avtalen er inngått mellom Kunde Org.nr. 983 658 725 Org.nr. Selskap Helse Vest RHF Selskap Adresse Postboks 303 Forus, 4066 Stavanger Adresse Telefonnummer 51 96 38 00 Telefonnummer E-post adresse kontraktar@helse-vest.no E-post adresse Leverandør Har opprettet avtale for kjøp av: Kontraktsnavn Mer detaljert beskrivelse Beskrivelse av tidsrom/varighet/gyldighet og eventuelle opsjoner om forlengelse. Kontrakten består av følgende dokumenter: Kontrakten (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prisskjema Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Alminnelige kjøpsvilkår Vedlegg 4: Etiske krav Vedlegg 5: Leveringssteder Vedlegg 6: Krav til ehandel: Samhandlingsavtale Evt andre vedlegg? Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de gjelde i den rekkefølge de er opgitt i listen over. Kunde Leverandør Dato og underskrift Dato og underskrift Navn og stilling Herlof Nilssen Administrerende direktør Navn og stilling
Innholdsfortegnelse 1 AVTALENS PARTER 3 2 PRODUKTBESKRIVELSE (ALTERNATIVT BRUK TJENESTEBESKRIVELSE ) 3 3 UTFØRELSE 3 4 PRISER OG PRISENDRINGER 3 5 BESTILLING OG FAKTURERING 3 6 LEVERINGSBETINGELSER 3 7 BETALINGSBETINGELSER 4 8 PRODUKTINFORMASJON OG OPPLÆRING 4 9 ELEKTRONISK VAREKATALOG OG HANDEL 4 10 OPPFØLGING OG RAPPORTERING 5 11 TVISTER 5 12 OPPSIGELSE 5 13 ENDRINGSAVTALER OG OVERFØRING AV RETTIGHETER MED MER 5 14 GARANTI (KUN FOR UTSTYRSKJØP, SLETT DERSOM IKKE AKTUELT) 5 15 VARIGHET OG OPSJONER 6 16 GYLDIGHET OG EKSEMPLARER 6 Del 2 - Utkast til kontrakt - Rammeavtale generelt Versjon 01-2011 Side 2 av 6
1 Avtalens parter 1.1 Leverandøren og Kunden inngår med dette avtale om levering av xxxxxxxxxxx basert på disse kontraktsbetingelser. 1.2 Hvert Helseforetak (HF) i Helse Vest RHF er juridisk og økonomisk ansvarlig for bestillinger foretatt i henhold til denne avtalen. 1.3 I vedlegg til denne kontrakt vil begrep som Oppdragsgiver og Tilbyder kunne forekomme. Oppdragsgiver er synonymt med Kunde og Tilbyder er synonymt med Leverandør. 2 Produktbeskrivelse (Alternativt bruk tjenestebeskrivelse ) 2.1 Produktbeskrivelse Produktet/delene/forbruksmateriellet skal oppfylle de krav som er beskrevet i Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. For nærmere produkt- og sortimentsbeskrivelse henvises det til vedlagte Vedlegg 1 Prisskjema. Fyll inn mer informasjon. 3 Utførelse 3.1 Leverandør er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne kontrakt blir levert i overensstemmelse med de vilkår som er beskrevet her. 3.2 De produkter som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert e.l. etter det til enhver tid gjeldende regelverk for den enkelte varetype. 4 Priser og prisendringer 4.1 Prisene er definert i avtalens Vedlegg 1 og Vedlegg 2. 4.2 Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert levering, montering, emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter. 4.3 Nye produkter som tilføres avtalen etter kontraktsinngåelse skal prises etter samme kalkyleoppsett som eksisterende avtaleprodukter. Aktuelle avtaleprodukter vil bli meddelt Leverandøren skriftlig, og Leverandør plikter omgående å bekrefte samt dokumentere gjeldende avtalepriser tilbake til Kunden. 4.4 Hvis spesialtilbud, kampanjetilbud eller prisendringer gir gunstigere pris enn avtalepris, skal laveste pris ved bestillingstidspunktet gjelde. 4.5 Kunden har rett til å prolongere avtalen ihht opsjonslengde definert i konkurransereglene. 4.6 Det gis det anledning til å regulere prisene én gang pr år. Første regulering kan skje først etter avtalens to første år. Prisendringer skal skje i form av indeksregulering. Dette må dokumenteres gjennom referanse til relevant offentlig godkjent indeks. 4.7 Det er ikke anledning til å justere priser basert på valutautvikling. 4.8 Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen gis det anledning til å endre prisene tilsvarende. 5 Bestilling og fakturering 5.1 Kunden forpliktes kun av gyldig bestillingsseddel utstedt av personale med autorisert rekvisisjonsrett. 5.2 Faktura skal referere til skriftlig kontrakt eller bestillingsseddel, med tilhørende bestillings- og kontraktsnummer. Mottakeradressen og rekvirentens navn skal i tillegg være påført fakturaen. Leverandør kan ikke fakturere Kunden før skriftlig og godkjent bestillingsseddel er mottatt - og varen/ tjenesten er levert. 5.3 Faktura som mangler bestillingsnummer eller innehar andre vesentlige mangler vil uten forvarsel bli returnert til Leverandøren. Kunden aksepterer kun faktura adressert til fakturaadresser oppgitt i Vedlegg 5 Leveringssteder. 5.4 Ved feilsendt fakturaer, eller fakturerte priser er høyere enn inngåtte avtalepriser kan Leverandøren belastes med et gebyr tilsvarende 300 NOK pr faktura. I tillegg skal krediteres hele differansen mellom fakturert og avtalt pris. 6 Leveringsbetingelser 6.1 Levering skal skje DDP til varemottaker iht. Incoterms av 2010 med følgende tillegg: Levering anses for øvrig å ha skjedd når utstyret er ferdig installert, igangkjørt og etter signert ferdigstillelsesattest. Del 2 - Utkast til kontrakt - Rammeavtale generelt Versjon 01-2011 Side 3 av 6
6.2 Leverandør forplikter seg til å emballere alle forsendelser på forsvarlig måte, slik eventuelt angitt i den enkelte bestilling. 6.3 Kunden kan ved statlige vedtak/påbud kreve at Leverandøren skal sørge for avfallsdestruksjon av emballasje og brukte produkter. 6.4 Følgeseddel eller pakkseddel skal følge med hver leveranse og inneholde følgende: Leverandørs navn. Mottakers bestilling og eventuelt kontraktsnummer, leveringsadresse og navnet på rekvirent. Mottakerens artikkelnummer og varebetegnelse, hvis anført. Antall kolli. Dato for ekspedering. Forsendelsesmåte/ transportør. Signatur fra ansvarlig ekspeditør. Eventuelle spesielle tillegg vedrørende den enkelte leveranse og ut fra spesifikasjon gitt bestillingen. 6.5 Dersom en leveranse ikke tilfredsstiller de krav og betingelser som avtalen og bestillingen fastsetter, kan sykehuset avvise eller vrake hele eller deler av denne på Leverandørs regning og risiko. 6.6 Dersom Leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal rekvirent omgående informeres. 6.7 Dersom leveringsmanko oppstår i forhold til avtalt leveringstid og leveringsvolum skal Leverandøren skaffe samme varer fra annen leveringskanal til avtalt pris. 6.8 Ikke overholdt leveringstid vil utgjøre mislighold og kunne medføre dagmulkter i det enkelte leveringsforhold. I kvalifiserte tilfeller kan forsinkelsen føre til terminering av innkjøpsavtalen. 6.9 Blir leveransen ikke levert iht. avtalt tid kan en dagmulkt på 0,15 % av fakturaverdi for den forsinkede leveransen påløpe, oppad begrenset til 10 % av denne. Mangelfulle leveranser skal umiddelbart rettes opp for Leverandørens regning og risiko uten kostnad for Kunden. Normalt skal kvalitetsavvik bøtes på ved levering av kvalitetsriktige produkter. Leverandør vil bli gjort erstatningspliktig for Kundens direkte utgifter som følge av mislighold, jfr. punkt 6.4 Alminnelige vilkår. 6.10 Kunden har anledning til å returnere ubrukte varer forutsatt at varene er i original emballasje, i fullgod stand og salgbare. Kunden skal ikke belastes andre returomkostninger utover rene fraktutgifter for returnerte varer. 6.11 Alle varer/forsendelser må merkes tydelig med korrekt vareadresse (avdeling), bestillingsnummer og rekvirentens navn. Pakkseddel skal festes utenpå emballasjen. 6.12 Avtalt leveringstid framkommer i Vedlegg 2. 7 Betalingsbetingelser 7.1 Betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager, fra mottak av leveranse og godkjent faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller kvalitetsavvik i leveransen. 7.2 Forsinkelsesrente beregnes iht. gjeldende sats i "Lov om rente ved forsinket betaling". 7.3 Gebyrer, avgifter og andre former for tillegg i prisen aksepteres ikke. 8 Produktinformasjon og opplæring 8.1 Det er viktig at personell får den opplæring som er nødvendig for å kunne bruke produktene på en kostnadseffektiv måte. Opplæring er et felles ansvar som Kunde og Leverandøren må ta ansvar for å gjennomføre. Leverandør forplikter seg til å besørge nødvendig opplæring og informasjon til personalgrupper som kommer i kontakt med Leverandørs produkter. 8.2 Opplæring inkludert i tilbudet framkommer i Vedlegg 2. 9 Elektronisk varekatalog og handel 9.1 Elektronisk varekatalog, ordrebekreftelse og faktura skal ha et format og design i henhold til retningslinjer fra Kunden. 9.2 Kunden har innført web-butikk for de ansatte med bestillingsfullmakt. Webbutikken er basert på elektronisk varekatalog. Det er avgjørende at produktbeskrivelsene er tilstrekkelige og nøyaktige slik at bestillingseffektuering skjer på en effektiv måte. 9.3 Leverandøren plikter å levere elektronisk varekatalog, ordrebekreftelse og faktura på formater definert av den offentlige markedsplassen, jfr Vedlegg 6. (STRYK DETTE PUNKTET DERSOM DET IKKE ER AKTUELT) Del 2 - Utkast til kontrakt - Rammeavtale generelt Versjon 01-2011 Side 4 av 6
10 Oppfølging og rapportering 10.1 Oppfølging av kontrakten: Partene skal dekke sine egne kostnader i forbindelse med reisevirksomhet og møter. Det skal holdes oppfølgingsmøter jevnlig, og begge parter kan be om oppfølgingsmøter. 10.2 Leverandør er forpliktet til å stille med nødvendig personell med tilstrekkelig fullmakter for møter med kjøper. Partene skal gjensidig informere hverandre om alle forhold som kan ha betydning for betjening av Kunden eller kontrakten som sådan. 10.3 Leverandør skal utpeke både en formell avtaleforvalter og en faglig kontaktperson for håndtering av kontrakten. All kommunikasjon vedrørende denne kontrakt skal foregå gjennom de oppnevnte kontaktpersoner. 10.4 Kunden kan når som helst i avtaleperioden be om at det utnevnes en ny kontaktperson. 10.5 Oversikt over avtalens kontaktpersoner: Leverandørens avtaleforvalter Navn Telefonnummer E-post Leverandørens faglige kontaktperson Navn Telefonnummer E-post Kundens avtaleforvalter Navn Telefonnummer E-post 10.6 Statistikk: På forespørsel skal Leverandør, uten omkostninger for Kunden, utarbeide salgs- og leveringsstatistikk på elektronisk format bestemt av Kunden. 11 Tvister 11.1 Dersom det oppstår tvister i forbindelse med kontrakten, skal saken søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. Kundens verneting skal benyttes dersom ikke partene enes om et annet sted. 12 Oppsigelse 12.1 Ved vesentlig mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. 12.2 Partenes ansvar og rettigheter blir midlertidig suspendert så lenge "Force Majeure" iht. definisjon i Alminnelige vilkår foreligger. 12.3 Kunden kan si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. 13 Endringsavtaler og overføring av rettigheter med mer 13.1 Alle endringer i avtalen må gjøres skriftlig og være undertegnet av begge parter for å være gyldig. 13.2 Partene kan ikke overføre noen rettigheter eller plikter iht. avtalen til tredje part, uten den andre parts skriftlige godkjenning. Dersom hele eller deler av Leverandør produktsortiment overføres til tredjepart, skal Leverandør orientere alle impliserte parter så raskt som mulig slik at leveranseproblemer unngås. 13.3 Leverandør er imidlertid forpliktet til å levere iht. avtalens hele løpetid. Dersom så ikke skjer er det å anse som mislighold og Leverandør vil bli erstatningsansvarlig for manglende overholdelse. 13.4 Avtale om eventuelle kommisjonslager skal inngå som eget datert eller nummerert vedlegg til kontrakten. 14 Garanti (Kun for utstyrskjøp, slett dersom ikke aktuelt) 14.1 Garantitiden er minimum 12 måneder 14.2 Servicekurs for Kundens sykehuspersonell skal gjennomføres i denne perioden i henhold til bestillingen. 14.3 Oppgraderinger som kommer på hardware/software i garantiperioden skal gjennomføres på lik linje med en (full) servicekontrakt. Del 2 - Utkast til kontrakt - Rammeavtale generelt Versjon 01-2011 Side 5 av 6
14.4 Garantitiden begynner å løpe etter 3 måneders sammenhengende feilfri drift og gjennomført brukeropplæring 14.5 Tilbudet skal innbefatte garantigjennomgang av utstyret tidligst 2 mnd. før garantiutløp, senest ved garantiutløp. 14.6 Som feil regnes avvik som fører til ikke planlagt driftsstans lenger enn 1 normal arbeidsdag, og/eller feil som fører til utskifting av deler eller oppgradering av programvare. 14.7 Kunden skal umiddelbart rapportere alle feil som utløser mulig garantiservice til Leverandøren. 14.8 Feil som følger av feil bruk dekkes ikke av garanti. 14.9 Utbedring av feil utført av Kundens personell i garantiperioden uten forhåndsgodkjennelse fra Leverandøren, dekkes ikke av garanti. 14.10 Utbedring av kvalifisert feil (jfr. pkt. 4) i garantiperioden forventes utført kostnadsfritt av Leverandøren. 14.11 Utbedring av kvalifisert feil (jfr. Pkt. 4) i garantiperioden, utført av Kundens personell på forespørsel fra Leverandøren, dekkes med samme timepris som Leverandørens timepris for service. 14.12 Punkt 15.10 gjelder også ved inngåtte servicekontrakter der Leverandøren normalt har forpliktet seg til å utbedre et avvik. 15 Varighet og opsjoner 15.1 Leverandør forplikter seg til å gi nødvendig service og ha tilgjengelig reservedeler, og forbruksmateriell etter at utstyret er gått ut av produksjon i minimum 10 år. 16 Gyldighet og eksemplarer 16.1 Denne kontrakt er gyldig ved siste underskriftsdato, uansett hvem av partene som underskriver sist. 16.2 Kontrakten utstedes i to originaleksemplarer, ett til hver av partene. Del 2 - Utkast til kontrakt - Rammeavtale generelt Versjon 01-2011 Side 6 av 6