REKRUTTERINGSVEILEDER

REKRUTTERINGSVEILEDER UTLYSNING ANSETTELSE REKRUTTERING VEILEDER REKRUTTERING www.skien.kommune.no/hr

FORORD Denne rekrutteringsveilederen er ment å gi deg som har ansvaret for ansettelser i Skien kommune et fullverdig verktøy i hele ansettelsesprosess. For å få utnyttet veilederen fullt ut anbefales det at du tar i bruk den elektroniske versjonen (PDF format), da veilederen inneholder en rekke henvisninger til andre nettsider og elektroniske dokumenter. Ved å ta i bruk den elektroniske versjonen kan du være sikker på å ha den nyeste versjonen tilgjengelig. Du vil alltid finne rekrutteringsveilederen i kap. 2, under Snarvei til dokumenter og skjema, i personalhåndboken. 2

INNHOLDSFORTEGNELSE Forord s. 2 Innledning s. 4 Før s. 6 Under s. 10 Etter / utløpt søknadsfrist s. 11 Vedtak / innstilling s. 12 Avslutning av rekrutteringsprosessen s. 13 Vedlegg (Eksempel på innstilling) s. 14

INNLEDNING Skien kommune er Telemarks mest komplekse kompetansebedrift som tilbyr mange tjenester omkring de viktigste rammene i innbyggernes liv. Skal vi lykkes med å utføre og videreutvikle våre samfunnsoppgaver er vi avhengig av å rekruttere og beholde medarbeidere med den riktige kompetansen. Oppgaver, rammebetingelser, krav og forventninger er i stadig utvikling, noe som må gjenspeiles i vårt rekrutterings- og kompetanseutviklingsarbeid. Denne veilederen skal være retningsgivende ved alle ansettelser, slik at kvaliteten i kommunens ansettelsessaker ivaretas på best mulig måte. Rekrutteringsveilederen er et verktøy som bidrar til å sikre gode rekrutteringsprosesser. Veilederen skal således sikre at rett person blir ansatt på rett sted, og bidra til åpne og ryddige ansettelsesprosesser. Rekruttering er en stor og langsiktig investering som må kvalitetssikres gjennom alle ledd i prosessen. Planlegging av personalbehov er viktig i en aktiv personalpolitikk og for å sikre kommunens effektivitet. Målet er til enhver tid å ha en riktig kvantitativ og kvalitativ personalsammensetning på alle nivåer. For å oppnå dette kreves det systematisk personalplanlegging. Vårt mål er å ha rett person på rett plass til rett tid Vi skal blant annet sørge for at: Alle stillinger skal kunne innehas av begge kjønn, og kommunen vil arbeide bevisst for å rekruttere det underrepresenterte kjønn til aktuelle stillinger. Når kommunen ikke får søkere til spesielle stillinger, bør rekrutteringsfremmende tiltak vurderes. Dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle med hensyn til hva som bør iverksettes. I slike tilfeller bør HR-stab kontaktes. Kommunen er seg bevisst at en god lærlingeordning er blant tiltakene som vil bidra til å bedre den faglige rekrutteringen til kommunale stillinger. Kommunen har som mål å ansette flere arbeidstakere med flerkulturell kompetanse, slik at det mangfold og muligheter som arbeidstakere med innvandrerbakgrunn representerer, blir synliggjort. 4

INNLEDNING I Skien kommune er vi opptatt av at alle søkere skal behandles på en rettferdig og profesjonell måte. Alle som gjennomfører rekrutteringsprosesser har et ansvar for at både lovverk og lokale retningslinjer følges. Som Telemarks største arbeidsgiver, og som en offentlig instans, har vi et omfattende regelverk å forholde oss til; Arbeidsmiljøloven, Likestillingsloven m/forskrifter, Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven, Forvaltningsloven m/forvaltningsforskriften, Offentlighetsloven, Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen. I tillegg har vi interne personalpolitiske retningslinjer og ordninger som f.eks. arbeidsgiverpolitisk plattform, delegasjonsreglementet, koordinerings- og omstillingsutvalget, arbeidsreglementet mm. Denne rekrutteringsveilederen er ment å gi deg som har ansvaret for ansettelser i Skien kommune et fullverdig verktøy i hele ansettelsesprosess. Veilederen er delt inn i 4 kategorier: 1 Før 2 Under 3 Etter / Utløpt søknadsfrist 4 Vedtak / Innstilling Den første delen tar for seg rutinene når et rekrutteringsbehov oppstår. Her presenterer vi våre rutiner knyttet til bl.a. stillingsvurderingsskjemaet, lovverk og andre interne føringer i Skien kommune. Den andre delen består av prosessene når en stilling er utlyst. I del tre av denne veilederen finner du rutiner, huskelister og saksgang etter at søknadsfristen er gått ut. I del fire finner du viktig informasjon i forhold til å fatte et vedtak. Det er avgjørende at alle som er involvert i rekruttering, kjenner til og følger prosedyrene i denne veilederen. 5

FØR UTLYSNING 1 Før 2 Under 3 Etter / Utløpt søknadsfrist 4 Vedtak / Innstilling Når en stilling blir ledig må du som leder tenke igjennom hva intensjonene med stillingen egentlig er, herunder må følgende vurderes i samråd med tillitsvalgte: Kan stillingen inndras? Er det noen som skulle vært fast ansatt jfr. Arbeidsmiljøloven 14-9(6)? Har noen rett til økt stilling jfr. Arbeidsmiljøloven 14-4a? Har noen fortrinnsrett til ny stilling etter Arbeidsmiljøloven 14-2? Ønsker deltidsansatte å utvide stillingen, jfr. Arbeidsmiljøloven 14-3 og HTA kap. 1, 2.3.1? Kan ny fordeling bidra til jobbutvidelse/jobbutvikling for andre arbeidstakere? Bør stillingen endres innholdsmessig? Kan oppgavene tillagt stillingen sees i forhold til andre stillinger? Kan oppgavene f.eks. ivaretas på andre og mer hensiktsmessige måter? Kan andre prioriterte oppgaver tillegges denne stillingen? Husk at stillingens tittel må være knyttet til HTA kap. 3, 4 eller 5, samt intern stillingskode, jfr. oppsett i personalhåndboka kap. 4 Stillingskoder internt. Heltidskultur Skien kommune vet at en heltidskultur er avgjørende for å møte fremtidens kompetansebehov. En heltidskultur er positivt for ansatte, arbeidsgiver, brukere og innbyggere. Heltidskultur har derfor innvirkning på effektivitet, arbeidsmiljø og kvalitet. 6

FØR UTLYSNING I Skien kommune har vi utarbeidet et system som hjelper oss med å ivareta alle disse aspektene. Stillingsvurderingsskjemaet skal fylles ut for alle ledige stillinger, dette gjelder både vikariater og faste stillinger. Stillingsvurderingsskjemaet skal følge stillingen fra et rekrutteringsbehov oppstår og oversendes til koordineringsutvalget (KO). STILLINGSVUDERINGSSKJEMAET skal opprettes i Public 360, vårt arkivsystem. Skjemaet er starten på en potensiell og derfor et arkivverdig dokument. Skjemaet finner du i Word under «Sett inn standardtekst Personal Ansettelser Stillingsvurderingsskjema» Skjemaet opprettes fra et saksnummer for hvert kommunalområde. Din kontaktperson i kommunalområdet eller HR-stab kan kontaktes dersom du ikke kjenner til saksnummer eller hvis du trenger bistand. Når stillingsvurderingsskjemaet er fylt ut, sendes det til koordineringsutvalget. 7

FØR UTLYSNING Figuren under illustrerer prosessen før stillingen lyses ut: Behov oppstått Ny stilling Omstillingsutvalget Stillingsvurderingsskjema i P360 KO = Koordineringsutvalget Ikke kandidat OU = Ikke kandidat Stilling går til kandidat kandidat Ansettelsessak avsluttet Ansettelsessak avsluttet Sjekkliste Har du vurdert hva intensjonene med stillingen egentlig er? Er stillingsvurderingsskjemaet fylt ut og arkivert i P360? Har du oversendt stillingsvurderingsskjemaet til Koordineringsutvalget? Koordineringsutvalget (KO) Hvert kommunalområde har et utvalg som vurderer om stilling er aktuell for overtallige eller ansatte med behov for omplassering på grunn av helse. Omstillingsutvalget (OU) Som koordineringsutvalget, men dekker hele kommunen Stillingsvurderingsskjema Et dokument som brukes gjennom hele rekrutteringsprosessen 8

FØR UTLYSNING Når stillingen er klar til å lyses ut, registreres den i rekrutteringsmodulen i Visma. Kommunalområdene har egne kontaktpersoner i stabene som har tilgang til å legge stillingene inn i Visma. Ta kontakt med HR-stab hvis du ikke vet hvem din kontaktperson er. Stillingen må være kvalitetssjekket før den går videre til publisering ved HR-stab. Det skal ikke være skrivefeil i stillingssteksten. Stillingsen bør gi potensielle søkere et realistisk bilde om hva søkere kan forvente av arbeids- og ansvarsområder i den ledige stillingen. HR-stab kan kontaktes dersom du har behov for å se nærmere på struktur og innhold i stillingsen. Annonsering i ulike kanaler: Fellesannonse i lokalaviser (TA og Varden) produseres og dekkes økonomisk av HR-stab Utlysning på nav.no produseres og dekkes økonomisk av HR-stab Finn.no Dekkes økonomisk av enheten. Ta kontakt med HR-stab for er på finn.no Egne annonser i lokalavisene Produseres og dekkes økonomisk av enheten. Annonser i andre aviser eller fagtidsskrifter - Produseres og dekkes økonomisk av enheten. Gjennom interne og eksterne analyser og undersøkelser kommer det frem at det er noen kanaler/ medier som gir best effekt ifht det å treffe den riktige søkergruppen. Ta gjerne kontakt med HR-stab hvis du ønsker å drøfte hvilke kanaler som kan være riktig for den ledige stillingen. Bruk av eksterne aktører I blant bruker Skien kommune eksterne rekrutteringsfirmaer for å gjennomføre rekrutteringsprosesser. Det er kostbart å bruke eksterne rekrutteringsfirmaer og det er den enkelte enhet som må dekke denne kostnaden selv. Dersom du vurderer å involvere eksterne rekrutteringsfirmaer i rekrutteringsprosessen er det viktig at du først tar kontakt med HR-stab for å vurdere hvorvidt det er et behov for å involvere eksterne aktører. HR-stab kan bistå i rekrutteringsprosessene knyttet til ledige stillinger som ledere eller fagspesialister. 9

UNDER UTLYSNING 1 Før 2 Under 3 Etter / Utløpt søknadsfrist 4 Vedtak / Innstilling Når stillingen er lyst ut er det viktig at du som leder eller kontaktperson er tilgjengelig! Mange håpefulle søkere er enten en epost eller en telefon unna. Du vil i mange tilfeller være den første kontakten en potensiell medarbeider har med Skien kommune. Det må settes av god tid i kalenderen til intervjuer, gjennomgang av søkerlister m.m. før søknadsfristen går ut. På den måten ivaretar vi fristene i forhold til saksbehandlingstid, og har en ryddig og godt planlagt rekrutteringsprosess. Husk at du kan be om søkerlister fortløpende for å tidlig innkalle aktuelle søkere til jobbintervju. Ta kontakt med kontaktpersonen i ditt kommunalområde. Sjekkliste mens stillingen er utlyst Etabler intervjuutvalg med representant(er) fra tillitsvalgte, jfr. punkt 2.4 i Personalhåndboka Avtal tidspunkter for god gjennomføring av hele rekrutteringsprosessen Møte for gjennomgang av kandidater utvalg kandidater til 1. gangs intervju 2-3 dager etter søknadsfristens utløp. Tidspunkter for 1. gangs intervju. Viktig å ha flere alternative dager å velge i. Møte for utplukk av kandidater til et eventuelt 2. gangs intervju. Hvis 2. gangs intervju - Tidspunkt for 2. gangs intervju. Viktig å ha flere alternative dager å velge i. Møte for innstilling av kandidater (nr. 1, nr. 2 osv.) 10

ETTER UTLYSNING / UTLØPT SØKNADSFRIST 1 Før 2 Under 3 Etter / Utløpt søknadsfrist 4 Vedtak / Innstilling Fristen er ute! Nå gjelder det å ikke slutte! Rett etter at fristen er gått ut skal søkerne bli informert om at rekrutteringsprosessen settes i gang. Vi har flere maler i Visma som gjør det enkelt å kommunisere med søkerne. En av malene er et bekreftelsesbrev som takker søkeren for interessen vedkommende har vist ved å søke på stillingen og som sier at aktuelle kandidater blir kontakte for intervju. Dette brevet sendes av saksbehandleren i Visma. Milepæl - etter / utløpt søknadsfrist - Løpende behandling av søknader, og senest når fristen utløper - Vurdering av aktuelle kandidater gjennomføres umiddelbart etter utløpt søknadsfrist - Vurdering av søkers ønske om unntakelse fra offentlighet 1 - Oversende utvidet søkerliste til deltakere i intervjuutvalget - Innhenting av nødvendige opplysninger o Kandidatene må ta med kopi av attester/vitnemål til 1. gangs intervju, samt kunne oppgi navn på minimum 2 relevante referansepersoner Intervju - Forberedelser og gjennomføring - Involvering av tillitsvalgte - Intervjuguide (intervjuskjema i personalhåndboka kap. 2.5) - Vitnemål/attester (fremvises under intervju) - Referanser (minimum 2 relevante referanser) o Interne søkere skal sjekkes ut hos tidligere leder(e) - Autorisasjoner og sertifikater Helsepersonellregister (HPR) - Informere kandidater om krav til politiattest (der hvor dette kreves) OPQ testing av kandidater HR-stab har ansatte som er sertifisert i bruk av personlighetstesten OPQ (Occupational Personality Questionnaire) til bruk ved rekruttering av ledere og fagspesialister. Testen gir et bilde av kandidatens typiske måte å tenke, føle og handle på i jobbsammenheng, og benyttes av en rekke rekrutteringsfirmaer og større norske konsern. Vi bruker som regel OPQ-testen i forbindelse med 2.gangsintervju. Hver enkelt test som brukes vil ha en kostnad, og denne kostnaden kan variere i forhold til hvilke rapporter som brukes på kandidatene. Du finner mer info om OPQ i personalhåndboka kap. 2.5 Ta kontakt med HR-stab hvis du ønsker å benytte OPQ-tester i rekrutteringsprosessen. 1 Dette kan med fordel gjøres løpende hvis man tror at aktuelle kandidater kan vurdere å trekke sin søknad dersom den ikke unntas offentligheten 11

VEDTAK / INNSTILLING 1 Før 2 Under 3 Etter / Utløpt søknadsfrist 4 Vedtak / Innstilling Etter en totalvurdering av søkerne, innhenting av relevante opplysninger og gjennomføring av intervjuer er vi klare til å fatte et vedtak / innstilling. Den som skal ansette må ha myndighet til å foreta ansettelsen i henhold til Skien kommunes delegasjonsreglement. En innstilling er et dokument som oppsummerer hva som har blitt gjort, og bør inneholde følgende opplysninger: Bakgrunn for saken Hvor stillingen har vært utlyst og med hvilken søknadsfrist Antall søkere Kjønnsfordeling blant søkerne Oversikt over de søkere som ble innkalt til intervju Kort angivelse av stillingskravene i steksten Intervjuutvalgets sammensetning Navn på hvilke kandidat som innstilles, og eventuelt vara Du vil finne et eksempel på en innstilling i vedlegget i slutten av denne veilederen. Signert tilbud og arbeidsavtale skannes inn i P360 to steder. Signert arbeidsavtale avslutter rekrutteringssaken (som ble opprettet via integrasjoner mellom Visma og P360). Signert arbeidsavtale arkiveres i den nytilsattes elektroniske personalmappe. Samtidig som den signerte arbeidsavtalen skannes, sendes det avslagsbrev til søkerne som ikke får tilbud om stilling. Dette gjøres enkelt av saksbehandleren i Visma. Det er viktig at vi sender avslagsbrev så fort du har fått signert arbeidsavtale i retur. Dette er med på å skape et godt omdømme hvor samtlige søkerne blir behandlet på en profesjonell og respektfull måte. Forøvrig kan avslagsbrev sendes tidlig i prosessen dersom disse søkerne for eksempel ikke tilfredsstiller de formelle kompetanse-/ utdanningskravene til stillingen. Videre er det viktig å være klar over at fagforeningene har mulighet til å anke beslutningen på valg av kandidat til den ledige stillingen til partssammensatt utvalg. Se personalhåndboka kap. 2.6 for mer informasjon om lokal praksis på dette. 12

AVSLUTNING AV REKRUTTERINGSPROSESSEN Nå er alle steg i rekrutteringsprosessen gjennomgått. Avslutningsvis må du utføre følgende steg for å sikre at rekrutteringsprosessen avsluttes korrekt. Sjekkliste Er innstillingen arkivert i P360 (samme sak som rekrutteringssaken) Er arbeidsavtalen signert og levert tilbake? Når arbeidsavtalen er signert og mottatt må den arkiveres både i rekrutteringssaken og i personalmappen i P360 Dersom det kreves politiattest må det noteres at politiattesten er mottatt (se rutine i personalhåndboka kap. 2.7) Er det sendt avslagsbrev til øvrige søkere? Er saken avsluttet i Visma og P360? Når punktene over er krysset av, da er neste steg å ønske den nyansatte velkommen til Skien kommune! Introduksjonsrutiner finner du på personalhåndboka kap. 2.9. 13

VEDLEGG Under finner du et eksempel på hva en innstilling bør og kan inneholde: Bakgrunn for saken Legg inn informasjon her som redegjør for hvorfor det er en ledig stilling. Forarbeid Stillingen har vært til vurdering i koordineringsutvalget og sentralt omstillingsutvalg og det var ikke kandidater der som kan bekle stillingen. Følgende elementer ble lagt til grunn som krav til stillingen. Arbeidsoppgaver Her kan du klippe inn teksten fra selve stillingsbeskrivelsen/ stillingssteksten. Informasjon om intervju-/ rekrutteringsprosessen Intervjuutvalget bestod av tillitsvalgt i navn på fagforening navn på tillitsvalgt, leder - navn på leder og medarbeider - navn på medarbeider. Stillingen ble lyst ut sammen med fellesannonser i Varden og TA. I tillegg ble den lyst ut på nettsidene www.skien.kommune.no og www.nav.no Utlysningsperioden for stillingen var dag.måned til dag.måned.årstall. Det kom inn X søkere til stillingen. Det var totalt X kvinner og X menn som søkte den ledige stilling. Av X søkere ble X kandidater innkalt til 1. gangs intervju. Det var «navn på kandidater som ble innkalt settes inn her». Vi innkalte de X sistnevnte til 2. gangs intervju. De scoret en OPQ test i forkant av 2. gangs intervjuet og fikk tilbakelesning på den i selve intervjuet. Av de X kandidatene som var inne til 2. gangs intervju ble 1 innstilt til stillingen. Lønnsmessige forhold Kandidaten innplasseres i stillingskode «stillingskode» og får kr. «xxx. xxx» i startlønn ferdig regulert for inneværende år. Konklusjon Ut fra en totalvurdering fattes følgende enstemmig vedtak: «Navn på kandidat» ansettes i stillingen Som vara til stillingen innstilles «navn på annen kandidat» 14

INNLEDNING

...Vi jobber for å videreutvikle Skien som den gode og inkluderende møteplass Har du spørsmål? Kontakt HR-stab Tlf: 35 58 15 30 HR-stab Tlf: 35 58 15 30 Faks: 35 58 10 19 E-post: HR-stab@skien.kommune.no Postadresse: Pb. 158, 3701 Skien Besøksadresse: Torggt. 4 www.skien.kommune.no/hr Oppdatert 6. januar 2017