Godtgjørelse styremedlemmer.

US 18/2017 Godtgjørelse styremedlemmer. Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør Siri M. Løksa Saksbehandler(e): Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Arkiv nr: 14/02461 Vedlegg: 1. Fastsettelse av styregodtgjørelse 2017 NMBU. Brev fra KD 2. Honorering i sentrale styringsorgan Forslag til vedtak: 1. Styret tar departementets fastsettelse av styregodtgjørelse for NMBU til orientering. 2. Styreleder gis fullmakt til, i særskilte tilfeller, å avgjøre om det skal gis godtgjørelse til styremedlemmer for deltakelse i arrangementer ut over styrets arbeid. 3. Godtgjørelse for eksterne styremedlemmer i fakultetsstyret fastsettes til kr. 6.000 per møte. 4. Honorar for studentrepresentanter i fakultetsstyret fastsettes til kr. 6.000 per møte. 17.01.2017 Mari Sundli Tveit Rektor

2 Innledning Saken omhandler godtgjørelse for styreleder og styremedlemmer i universitetsstyret og utfyllende bestemmelser om godtgjørelse for styremedlemmer i fakultetsstyrene. Godtgjørelse universitetsstyret Ved endringer i Lov om universiteter og høyskoler (uhl.) i 2016 ble loven endret slik at det er departementet som fastsetter godtgjørelse for styreleder og styremedlemmer i universitetsstyret jf uhl. 9-3 (5). Kunnskapsdepartementet har fastsatt styregodtgjørelse for NMBU - 2017 (vedlegg 1 og se referatsak 17/2017 f. En samlet oversikt over styregodtgjørelser i sektoren er lagt ut på Regjeringens nettsider: https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/kunnskapsdepartementet-har-fastsattstyregodtgjorelser/id2523466/ Departementets brev legges frem for universitetsstyret til orientering. I brevet legger departementet til grunn at det ikke skal gis egen godtgjørelse ut over det som er fastsatt av departementet «for møter avholdt på ekstraordinært vis, for eksempel telefon eller skriftlig møte». Departementet forutsetter at dette dekkes av grunngodtgjørelsen. Universitetsstyret kan imidlertid vurdere om det skal gis godtgjørelse også for deltakelse på andre arrangementer enn styremøter og styreseminarer. En eventuell godtgjørelse for deltakelse i slike arrangementer skal følge de fastsatte satsene. Rektor foreslår at styreleder får fullmakt til å avgjøre dette i hvert enkelt tilfelle. Særlige ordninger - Universitetsstyret I brevet legger departementet til grunn at eventuelle særlige ordninger er en sak institusjonen selv tar stilling til og som eventuelt kommer i tillegg til den ordinære godtgjørelsen. Departementet har bekreftet at «særlige ordninger» ikke skal komme i stedet for den fastsatte godtgjøringen, men som tillegg. Rektor foreslår ikke at det innføres særlige ordninger for styremedlemmer som er valgt blant de ansatte ved NMBU. Rektor foreslår heller ikke at det innføres særskilte godtgjørelser, i tillegg til den ordinære godtgjørelsen, for studentrepresentantene i universitetsstyret. Det kan imidlertid være aktuelt, i hvert enkelt tilfelle, å vurdere eventuell tilrettelegging slik at styrevervet kan ivaretas på best mulig måte. Godtgjørelse fakultetsstyremedlemmer Universitetsstyret har fastsatt godtgjørelse for fakultetsstyrets leder til kr. 40 000 per år samt kr. 6000 per styremøte (US sak 128/2016). I tillegg til ekstern styreleder skal fakultetsstyret også ha to eksterne styremedlemmer oppnevnt av rektor etter forslag fra dekan. Representanter fra andre enheter ved NMBU regnes som eksterne representanter.

3 Universitetsstyret har ikke fastsatt godtgjørelse for eksterne styremedlemmer i fakultetsstyret. Rektor foreslår at universitetsstyret fastsetter godtgjørelse for eksterne styremedlemmer, også de som kommer fra andre enheter ved NMBU, med samme sats som styreleder får per møte, til kr. 6000 per møte. Fakultetsstyrene i tidligere styringsmodell, var et instituttovergripende styringsorgan. Ansatte som ble valgt inn i fakultetsstyret fikk av den grunn styregodtgjørelse. Ansatte som ble valgt inn i instituttstyret har ikke mottatt godtgjørelse. Ved endring av organisasjonen per 1.1.2017 og innføring av en ny styringsmodell er dette endret slik at instituttstyret er avviklet og erstattet av fakultetsstyret. Ansatte som er valgte styremedlemmer i fakultetsstyret har plikt til å ta imot vervet jf. uhl. 9-5 (1). Fakultetet må legge til rette for at disse medlemmene kan ivareta vervet som styremedlem, men rektor foreslår at vervet ikke honoreres særskilt, i samsvar med tidligere praksis for medlemmer av instituttstyrene. Studentrepresentantene i instituttstyrer ved NMBU har mottatt honorar. Ved fusjonen i 2014 ble tidligere fastsatte retningslinjer for UMB, «Honorarsatser sentrale styringsorgan», videreført (vedlegg 2). I disse retningslinjene er det også fastsatt satser for honorering av studenter. Per i dag følger en satsene som NMBU har for honorering av studentpraksis, med utgangspunkt i lønnsramme 09 i Hovedtariffavtalen (for tiden kr. 184 per time). Studentene har fått honorar per medgått møtetime samt en time forberedelse per møtetime. Satsene har vært regulert i samsvar med endringer i Hovedtariffavtalen. Rektor foreslår å videreføre prinsippene for honorering av studenter for deltakelse i sentrale råd og utvalg med unntak av fakultetsstyret. Prinsippene for honorering benyttes også ved fastsettelse av honorar til studenter i andre sammenhenger ved NMBU, blant annet i innstillingsutvalg. Rektor foreslår likevel at studentrepresentantene i fakultetsstyrene honoreres tilsvarende som eksterne fakultetsstyremedlemmer. Studentene er ikke ansatte, men tar på seg et stort og viktig oppdrag for fakultetet og NMBU. Rektor foreslår at studentene honoreres med kr. 6000 per møte. Revisjon av retningslinjer Retningslinjer for «Honorarsatser sentrale styringsorgan» er moden for revisjon. De inneholder, for eksempel, bestemmelser om honorar til universitetsstyret som nå departementet fastsetter. Også på andre områder er det behov for revisjon. Det er inngått særavtaler som erstatter deler av disse retningslinjene, for eksempel «Særavtale om godtgjøring for valgte og oppnevnte ledere». Det er behov for en gjennomgang av retningslinjene på flere områder for å tilpasse disse til ny organisasjonsstruktur. Rektor er av den oppfatning at dette kommer inn under bestemmelsene i delegasjonsreglementet om rektors fullmakt, og vil våren 2017 gjennomgå og fastsette nye retningslinjer.

4 Rektors vurdering På bakgrunn av det som fremkommer over, fremmer rektor følgende forslag til vedtak: 1. Styret tar departementets fastsettelse av styregodtgjørelse for NMBU til orientering. 2. Styreleder gis fullmakt til, i særskilte tilfeller, å avgjøre om det skal gis godtgjørelse til styremedlemmer for deltakelse i arrangementer ut over styrets arbeid. 3. Godtgjørelse for eksterne styremedlemmer i fakultetsstyret fastsettes til kr. 6.000 per møte. 4. Honorar for studentrepresentanter i fakultetsstyret fastsettes til kr. 6.000 per møte

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Postboks 5003 1432 ÅS Deres ref Vår ref Dato 16/3902-06.12.2016 Fastsettelse av styregodtgjørelse 2017 - NMBU Kunnskapsdepartementet skal fastsette statlige høyere utdanningsinstitusjoners styregodtgjørelse, se universitets- og høyskoleloven (uhl.) 9-3 femte ledd. Universiteter og høyskoler har et stort og viktig samfunnsoppdrag. Departementet mener at dette ansvaret bør gjenspeiles i nivået på styrets godtgjørelse. Departementet har lagt vekt på at godtgjørelsen til styremedlemmene i utgangspunktet ikke bør variere stort fra institusjon til institusjon. Godtgjørelsen bør samtidig reflektere styrets tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Styreleder oppnevnt av departementet får særskilt godtgjørelse i tråd med det større omfang av oppgaver som normalt ligger til dette vervet. Øvrige styremedlemmer får samme godtgjørelse. Samlet styregodtgjørelse Departementet har lagt til grunn at den samlede godtgjørelsen skal bestå av en årlig grunngodtgjørelse og en godtgjørelse pr. møte. Godtgjørelsen skal dekke styrearbeidet, herunder deltagelse i styremøter og forberedelser til disse. Departementet fastsetter følgende godtgjørelse for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU), jf. uhl. 9-3 femte ledd: Styreleder får kr. 110 000 i årlig grunngodtgjørelse. I tillegg får styreleder kr. 10 000 pr. styremøte inntil fire timer og kr. 15 000 pr. styremøte over fire timer. Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 22 24 90 90* høyskoleavdelingen Kasper Aunan 0032 Oslo Org no. postmottak@kd.dep.no http://www.kd.dep.no/ 872 417 842

Styremedlemmer får kr. 60 000 i årlig grunngodtgjørelse. I tillegg får styremedlemmer kr. 7000 pr. styremøte inntil fire timer og kr. 10 000 pr. styremøte over fire timer. Varamedlemmer får kr. 7000 pr. styremøte inntil fire timer og kr. 10 000 pr. styremøte over fire timer. Satsene gjelder fra 1. januar 2017. Det gis normalt ikke egen godtgjørelse for møter avholdt på ekstraordinært vis, for eksempel telefon- eller skriftlig møte. Deltagelse i og forberedelse til slike møter forutsettes dekket av grunngodtgjørelsen. Det samme gjelder i utgangspunktet deltakelse på andre arrangementer eller kortere møter i egenskap av å være styremedlem. NMBU kan selv bestemme om det skal gis godtgjørelse etter de fastsatt satsene for deltakelse på andre arrangementer enn styremøter og seminarer. Særlige ordninger NMBU kan selv bestemme om styremedlemmer valgt blant de ansatte skal kunne bruke arbeidstiden til styrearbeid. NMBU kan også selv vurdere egne ordninger for styremedlemmer valgt av studenter og midlertidig ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Departementet har registrert at institusjonene har ulike løsninger for fast og midlertidig ansatte og studenter i styret. Departementet legger til grunn at slike ordninger er en sak mellom institusjonen og det enkelte styremedlemmet, og at institusjonen selv tar stilling til eventuell videreføring eller innføring av slike ordninger i tillegg til den ordinære godtgjørelsen. Studenter er valgt for ett år. De studenter som sitter i styret med særskilte godtgjørelser eller lignende pr. 1. januar 2017 skal beholde ordningen ut inneværende valgperiode. Regulering av styregodtgjørelsene Forutsatt at rammene for styrevervet ikke endrer seg vesentlig, tar departementet sikte på at nivået på godtgjørelsen bør være stabilt over tid. Det vil si at det normalt bør reguleres for lønns- og prisvekst. Departementet vil evt. komme tilbake til regulering av godtgjørelsen for 2018. Departementet vil legge en samlet oversikt over godtgjørelsene til styremedlemmer ved samtlige statlige universiteter og høyskoler på departementets nettsider på www.regjeringen.no. Med hilsen Toril Johansson (e.f.) ekspedisjonssjef Kasper Aunan rådgiver Side 2

Vedlegg 2: 4.7 Honorering i sentrale styringsorgan Honorering studenter og eksterne representanter I henhold til Statens personalhåndbok, kap 10.14.2, II Utbetaling av godtgjøring står det følgende: Utvalgsgodtgjøring er definert som honorar og ikke betaling for tjeneste. Det kan derfor ikke beregnes merarbeidsavgift eller noen form for avgift som kommer i tillegg til selve godtgjøringen. Den inngår ikke i feriepengegrunnlaget og er heller ikke pensjonsgivende. Godtgjøringen er personlig og den skal derfor ikke utbetales til firma eller til et eventuelt kontorfellesskap. Utvalgsgodtgjøring utbetales ikke ved sykdom eller annet fravær. Godtgjøringen kommer i tillegg til ordinær lønn. Tid til utvalgsarbeidet skal ikke innarbeides/trekkes i fleksitiden. 4.7.1 Universitetsstyret Høgskolerådet behandlet i møte 15.02. 2001, sak 7/2001, godtgjøring til eksterne medlemmer i universitetsstyret (tidligere HS-medlemmer). Universitetsstyret behandlet i møte 25.09. 2003, sak 147/2003, honorering av studentrepresentanter i sentrale styringsorgan ved NMBU. Eksterne styremedlemmer Eksterne representanter i universitetsstyret honoreres med en timesats som tilsvarer lønnstrinn 45 i 20 % stilling i henhold til Hovedtariffavtalen i staten. Det skal ikke utbetales feriepenger. Studenter Studentrepresentanter i universitetsstyret honoreres med en timesats som tilsvarer lønnstrinn 45 i 20 % stilling i henhold til Hovedtariffavtalen i staten. Det skal ikke utbetales feriepenger. 4.7.2 Instituttstyret Universitetsstyret behandlet saken i møte 08.12.05, sak 199/05, om honorering av studenter og eksterneksterne styremedlemmer (ikke NMBU-tilsatte) i instituttstyrene. Virkningstidspunkt ble satt til 01.08.2005. Eksterneksterne styremedlemmer

2 Eksterneksterne representanter i instituttstyrene honoreres i henhold til statens satser for utvalgsgodtgjøring for øvrige medlemmer, PM-2013-11 / Statens personalhåndbok. (Eksternekstern tilsier at styremedlemmet ikke er ansatt ved NMBU). Pr 01.01.17 er satsen kr 439,- kr pr medgått møtetime, samt en time forberedelse pr møtetime. Det skal ikke betales feriepenger. ( oppdatert ) Se pm 2016-18 https://lovdata.no/dokument/sphpm/pm-2016-18 Studenter - Instituttstyret Studentrepresentanter i instituttstyrene honoreres med kr 184,00 pr medgått møtetime pr 01.05. 2016, samt en time forberedelse pr møtetime. For å kunne korrigere satsen senere, er satsen for studentpraksis for 4. års student i dette kapitel 4.3.1 benyttet. Timesatsen er videre påplusset på feriepenger, slik at feriepenger er innregnet i satsen, og det ikke skal derfor ikke betales feriepenger spesielt. IFØLGE 4.3 SKAL 4 ÅRS STUDENT HA TRINN 27 Studentrepresentanter i innstillingsutvalg for tilsetting av instituttleder honoreres med kr. 181,60 (sats per 01.05.2015) per medgått time til møter, intervjuer og forberedelser. Timelistene skal attesteres av leder av innstillingsutvalget og dekkes av instituttet. 4.7.3 Studenter i andre sentrale styringsorgan Universitetsstyret behandlet i møte 25.09.2003, sak 147/2003, honorering av studentrepresentanter i sentral styringsorgan ved NMBU( NMBU). Følgende utvalg var nevnt i vedtaket: Styrets klagenemnd, Studienemnda, Læringsutvalget og Forskningsnemnda. Studentrepresentanter honoreres med kr 184,00 pr medgått møtetime pr 01.05.2016, samt to timer forberedelse pr møte. For å kunne korrigere satsen senere, er satsen for studentpraksis for 4. års student i dette kapitel 4.3.1 benyttet. Timesatsen er videre påplusset på feriepenger, slik at feriepenger er innregnet i satsen, og det ikke skal derfor ikke betales feriepenger spesielt. IFØLGE 4.3 SKAL 4 ÅRS STUDENT HA TRINN 27 Saksbehandlere: Johnny Johannessen tlf. 5983, 18.5.15 - Honorering doktorgradsstudenter 4.7.4 Honorering doktorgradsstudenter i styrer, råd og utvalg Saken ble behandlet i møte mellom NMBUs ledelse og FODOS 28.09.07. Sentralt lederteam drøftet saken 03.03.08, og sluttet seg til hovedprinsippene i notatet, se ephortesak 08/229. Det ble besluttet at NMBU sentralt skal stå for internoverføring og

3 utbetaling av kompensasjon til institutter og enkeltpersoner der det er aktuelt. Det må utarbeides rutiner for gjennomføring av de beslutningene som er gjort. Instituttlederteamet sluttet seg til forslaget den 31.03.08. FODOS 1 års lederverv i FODOS sitt styre stipuleres til 1 månedsverk Refunderes som følger: 1. for 4-årige doktorgradsstudenter regnes arbeidet som en del av arbeidsplikta, tilsvarende 1 månedsverk 2. for 3-årige doktorgradsstudenter forlenges stipendperioden med 1 månedsverk pr år 3. for doktorgradsstudenter finansiert gjennom ulike stipendordninger utbetales en månedslønn eller honorar etter gjeldende tariff 4. for doktorgradsstudenter ved eksterne institusjoner gis godtgjøring for utførelse av verv i form av et honorar etter gjeldende satser 1 års styremedlemsverv i FODOS stipuleres til ½ månedsverk Refunderes som følger: 1 for 4-årige doktorgradsstudenter regnes arbeidet som en del av arbeidsplikta, tilsvarende ½ månedsverk 2 for 3-årige doktorgradsstudenter forlenges stipendperioden med ½ månedsverk pr år 3 for doktorgradsstudenter finansiert gjennom ulike stipendordninger utbetales et ½ månedsverk eller honorar etter gjeldende tariff 4 for doktorgradsstudenter ved eksterne institusjoner gis godtgjøring for utførelse av verv i form av et honorar etter gjeldende satser Sentrale nemnder Det avsettes sentrale midler til dekning av godtgjøring til doktorgradsstudenter som er representanter i FON og Studienemnda. 1 års verv i Studienemnda og Forskningsnemnda stipuleres til ½ månedsverk. Instituttorganer Instituttene må i dag selv dekke kostnadene til studentene i instituttstyrene. Instituttene må også ha ansvar for å utbetale doktorgradsstudentene en godtgjøring etter samme mønster som studentene og de eksterne styrerepresentantene. Det foreslås at dette skjer etter de samme prinsipper som for de sentrale nemndene hva gjelder de ulike kategoriene av doktorgradsstudenter.

4 Rutiner for gjennomføring Det ble besluttet at NMBU sentralt skal stå for internoverføring og utbetaling av kompensasjon til institutter og enkeltpersoner der det er aktuelt. Satser fra 01.01.2009 Refusjon til institutter med ansatte doktorgradsstudenter: 1 månedsverk: 40.000,-. ½ månedsverk: 20.000,-. Refusjon for forlenging av stipendperiode Refusjonen dekker en del av pliktarbeidet hvis 4-årig avtale, eller dekker en forlengelse av stipendperioden for studenter med 3-årig avtale. Refusjonshonorar til doktorgradsstudenter i ulike stipendordninger eller doktorgradsstudenter ansatt ved ekstern institusjon: 1 månedsverk: 20.000,- ½ månedsverk: 10.000,- Godtgjørelse for FODOS Innen 1. desember hvert år fremmer FODOS et krav til NMBU v/studieavdelingen. Kravet kan omfatte maksimalt godtgjørelse for 2 ½ månedsverk, og kravet må vise hvilke medlemmer eller institutter som skal ha refusjon/honorar for hvilke verv. Protokoll fra FODOS sitt årsmøte må vedlegges for å dokumentere valgt styre. En eventuell refusjon til varamedlemmer må gå på bekostning av øvrige medlemmer, maksimalt 2 ½ månedsverk. Godtgjørelse for doktorgradsstudenter i Studienemnda og Forskningsnemnda Studienemnda og Forskningsnemnda anviser lønn/honorar til doktorgradsstudenter etterskuddsvis etter samme satser og samme prinsipp. Beløp fordeles mellom fast medlem og varamedlem etter deltagelse på møtene. Kontaktperson angående kap 4.7.4 er,, Studieavdelingen.