KONKURRANSE- GRUNNLAG

Oslo kommune Klima- og Energiprogrammet KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV FAGSYSTEM FOR TILSKUDDSORDNINGEN KLIMA- OG ENERGIFONDET Saksnummer: 15/00928-4

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson:... 3 1.3 Behovsbeskrivelse... 3 1.4 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.6 Kontrakt... 5 1.6.1 Kontraktsperiode... 5 1.6.2 Kontraktsbestemmelser... 5 1.7 Kunngjøring... 5 1.8 Tilleggsopplysninger... 5 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 2.1 Prosedyre... 6 2.2 Tilbudsfrist... 6 2.3 Innlevering av tilbud... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Deltilbud... 6 2.6 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.7 Tilbudskonferanse... 6 2.8 Opplysningsplikt... 7 2.9 Taushetsplikt... 7 2.10 Offentlighet... 7 2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.12 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Mottak av tilbud... 9 4.2 Gjennomføring av forhandlinger... 9 4.3 Tildelingskriteriene... 10 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2

1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Klima- og energiprogrammet, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av fagsystem for tilskuddsordningen Klima- og energifondet. Klima- og energiprogrammet (KEP) er en midlertidig etat og har en koordinerende rolle for utviklingen innenfor klima og energi i Oslo kommune. KEP skal foreslå plan og organisering for implementering av Oslos klimapolitikk, med grunnlag i den foreslåtte Klima- og energistrategi for Oslo. KEP er ansvarlig for drift av Oslo kommunes Klima- og energifond. Klima- og energifondet er et virkemiddel for å effektivisere og omlegge energibruken i Oslo. Fondet gir årlig ut rundt 25 millioner kroner i tilskudd til klima- og enøktiltak i private bygg og er en pådriver for en klimavennlig og energieffektiv hovedstad. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Anders Brage Mikkelsen E-postadresse : postmottak@ene.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Behovsbeskrivelse Saksgangen knyttet til søknad om tilskudd er i dag tidkrevende og preget av mange manuelle steg. Søker fyller ut søknadsskjema og sender dette i papirformat til Klima- og energifondet. Fondet benytter en ekstern operatør som registrerer de papirbaserte søknadene inn et fagsystem/database. KEP sine ansatte har ikke tilgang til dette fagsystemet og tilhørende database, men må bestille rapporter, analyser mv. fra operatøren. Eksisterende fagsystem/database for håndtering av tilskuddsordningen Klima- og energifondet er teknologisk utdatert og supporteres ikke lenger av leverandør. KEP har behov for et egnet fagsystem/database for mottak og saksbehandling av søknader om tilskudd fra Klima- og energifondet. Videre er det behov for tilgang til fagsystemet for egne ansatte for raskt å kunne gjennomføre ad-hoc analyser, blant annet effekter av gjennomførte tiltak som er støttet av fondet, samt månedlige og årlige rapporteringer. Oslo kommune arbeider med å få flere prosesser digitalisert for å få en forbedret dialog med innbyggere og næringsliv i kommunen. I forbindelse med dette arbeidet er det etablert felles tjenester og funksjonalitet. Nytt fagsystem/database skal fungere i følgende systemarkitektur: Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3

Figur 1 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Klima- og energiprogrammets formål med anskaffelsen er å erstatte eksisterende løsning og innføre et nytt egnet fagsystem for å kunne oppnå raskere og forbedret saksgang for tilskuddsordningen Klima- og energifondet. Videre skal fagsystemet raskt kunne gi relevant og oppdatert styringsinformasjon til politiske myndigheter i Oslo kommune. Ønskete effekter er av satsingen er: - en digitalisert søkeprosess for søknader til tilskuddsordningen, i samsvar med Oslo kommunes visjon om Digitalt førstevalg for tjenester til innbyggere og næringsliv (gjennom å benytte SvarUt-tjenesten) vil medføre reduserte kostnader og en raskere og mer smidig dialog med søkere, herunder bedret omdømme for Oslo kommune. - redusert tid i saksgangen fra 14 virkedager til 5 virkedager er ressursbesparende for KEP og vil samtidig oppleves positivt av søkerne - reduserte kostnader ved å fjerne behovet for manuell registrering av søknader som i dag ivaretas av ekstern operatør - redusert manuell punsjing og derved mulige færre feilkilder vil gi økt kvalitet i saksbehandlingen samt mer nøyaktig og oppdatert rapportering til politiske myndigheter i Oslo kommune 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 35 Tilbudskonferanse 14/9-2015 Tilbudsfrist 38 Evaluering av kvalifikasjoner 38-39 Tilbudsevaluering 39-41 Forhandlinger 42 Valg av tilbud, utsendelse av tilbudsbrev 43 Karensperiode Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4

44 Kontraktsinngåelse 44 Oppstart av kontrakt Tabell 1 Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.6 Kontrakt 1.6.1 Kontraktsperiode Kontrakten har planlagt startdato 30.10.2015 og planlagt leveringsdag 01.03.2016. Deretter påløper garantiperiode jf. Statens standardavtaler, Tilpasningsavtalen (SSA-T). For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver om å inngå avtale, basert på SSA-V, om vedlikehold og service med Leverandøren. Opsjonen må løses ut senest innen utløpet av garantiperioden. 1.6.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte standardavtale med bilag og vedlegg. 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysning i konkurranse Fagsystem for tilskuddsordningen Klima- og energifondet» og sendes til oppdragsgivers oppgitte e-postadresse, jf punkt 1.2 ovenfor. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 14/9 2015 kl. 1200. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet leveres elektronisk til oppgitt e-postadresse, jf punkt 1.2 ovenfor. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 16/11 2015 kl. 1200. 2.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.7 Tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse 27/8-15 kl 1200-1400 i oppdragsgivers lokaler, Olav Vs gate 4, 0161 Oslo. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6

Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Referat fra tilbudskonferansen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget og/eller publiseres på Doffin. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudskonferansen og tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.10 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.11 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.12 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7

3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisator4iske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Firmaattest. lovlig etablert foretak 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav For å bli kvalifisert må leverandøren dokumentere tilfredsstillende finansiell soliditet. Dokumentasjonskrav Leverandørens siste årsberetning. Med årsberetning menes den som for norske foretak sendes til Brønnøysundregistrene. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav For å bli kvalifisert må leverandørene dokumentere: Dokumentasjonskrav kompetanse og erfaring: Leverandøren skal Meget god kompetanse og erfaring. Gi referanser fra siste 3 år for gjennomførte og relevante oppdrag innenfor områdene beskrevet i Tabell Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8

Krav Meget god organisering og gjennomføringskapasitet. Tabell 2 Dokumentasjonskrav 3 nedenfor. Oppgi antall personer hos leverandøren som har praktisk erfaring innenfor kompetanseområdene som er angitt i tabellen nedenfor, herunder antall personer med relevant sertifisering. Dokumentasjonskrav organisering og gjennomføringskapasitet: Leverandøren skal: Gi en beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for å kunne gjennomføre den type oppdrag som avtalen omfatter. I kvalifikasjonsanmodningen skal oversikten over antall personer fordeles på utdannelsesnivå og antall års relevant arbeidserfaring (0-1 år, 1-3 år, 3-10 år og mer enn 10 år). Kompetanseområder: Eksisterende teknologi Integrasjon og tjenesteorientert utvikling Annen relevant kompetanse Tabell 3 Konkretisering: Oslo kommune benytter i stor grad teknologier fra Microsoft og Oracle til utvikling av IKT-løsninger. Se for øvrig Vedlegg 2 og Vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget som angir godkjente produkter i Oslo kommune. Leverandørene må ha erfaring med utvikling og integrasjon av sammensatte løsninger i henhold til en tjenesteorientert arkitektur. Leverandørene oppfordres til å angi kompetanse innenfor områder de anser relevante samt beskrive på hvilken måte kompetansen vil være av betydning. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Mottak av tilbud Jf punkt 2.2 ovenfor vil Leverandøren motta elektronisk bekreftelse på at tilbudet er kommet oppdragsgiver i hende. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og på alle aspekter ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Det vil bli ført referat fra forhandlingene. Reviderte tilbud må inngis skriftlig. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9

4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 30 % o Målpris o Timepriser for tilleggstjenester o Driftsomkostninger Kvalitet 35 % o Oppdragsforståelse (løsningsbeskrivelse, gjennomføringsmetode, framdriftsplan) o Tilbudte CV 35 % Tabell 4 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * Dato: 11. august 2015 Silja Bjerke Vestre Direktør Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 10

VEDLEGG Vedlegg 1 Oslo kommunes arkitekturprinsipper Vedlegg 2 Godkjente produkter i IKT infrastruktur i Oslo kommune Vedlegg 3 Godkjente produkter til bruk som klientapplikasjoner i Oslo kommune Vedlegg 4 Lover og forskrifter Tilpasningsavtalen (SSA-T), Statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-T Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon SSA-T Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon SSA-T Bilag 3 Kundens tekniske plattform SSA-T Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan SSA-T Bilag 5 Testing og godkjenning SSA-T Bilag 6 Administrative bestemmelser SSA-T Bilag 7 Pris og prisbestemmelser SSA-T Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten SSA-T Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Opsjon Vedlikeholdsavtalen (SSA-V), Statens standardavtale for IT-anskaffelser SSA-V Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon SSA-V Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon SSA-V Bilag 3 Kundens tekniske plattform SSA-V Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan SSA-V Bilag 5 Tjenestenivå med prisavslag SSA-V Bilag 6 Administrative bestemmelser SSA-V Bilag 7 Pris og prisbestemmelser SSA-V Bilag 8 Endring i den generelle avtaleteksten SSA-V Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 11