Workflow mottak av gaver

Workflow mottak av gaver Dato: 2015-03-09 Denne veiledningen beskriver mottak av gaver eller gratiseksemplarer. Dette kan gjøres på to måter, enten ved å lage PO Line først og motta på vanlig måte eller ved å bruke Add Physical Item og legge et nytt eksemplar til en bibliografisk post. I. Mottak av gaver og gratiseksemplarer ved bruk av PO Line Opprettelse av PO Lines i Alma definerer den videre arbeidsflyten, blant annet i mottaksfasen. Det kan derfor være praktisk å lage PO Line også til gaver vi skal motta. Gavene kan da mottas på lik måte som bestilt materiale. Her er det kun tatt med de nødvendige feltene for «bestilling» og mottak av gaver. For mer innsikt i prosessen og forklaringer til ulike felt, se veiledningene for bestille fysisk materiale og mottak fysisk materiale. Lage en PO Line for gaven (bestille) 1) Finn bibliografiske opplysninger for gaven: Søk etter tittel i Institution Zone eller Network Zone. Søk i External Resources i Metadata Editor. Lag en post fra blank skjerm i Metadata Editor. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen Hvordan finne en bibliografisk post som utgangspunkt for bestilling. 2) Etter at de bibliografiske opplysningene er funnet og en har klikket på Order eller Create PO Line & Exit (i Metadata Editor), kommer en til skjermen PO Line Owner and Type. Fyll ut Purchase Type: Print Book One Time (eller tilsvarende materialtype) Fyll ut PO Line Owner, dvs. biblioteket som skal ha dokumentet Hvis relevant, velg en mal (Load from Template). Se mer om Templates Klikk på Create PO Line for å gå videre 3) Neste skjerm er PO Line Summary. Velg Material Supplier. Material Supplier er obligatorisk selv om det er en gave eller gratis eksemplar som mottas. Hvis det er et gratis eksemplar fra en leverandør, så velges leverandøren her. Ved gaver fra privatpersoner og ikke-kommersielle organisasjoner så må det også legges til Material Supplier. Dette kan løses enten ved å registrere den enkelte giver i 1

leverandørregisteret eller så kan det opprettes en generell «gaveprofil» i leverandørregisteret som brukes ved slike tilfeller. Under PO Line details velg Gift som Acquisition Method, samt fyll ut Material type og eventuelt Reporting Code. List Price og Fund ikke er obligatorisk når en velger Gift (selv om Fund fortsatt er merket med rød stjerne). Hvis det er et gratis eksemplar av en tittel vi allerede har, kan vi knytte den nye PO Line til den eksisterende PO Line. Under Additional velg Associated PO Lines og legg inn eller søk opp PO Line for eksisterende eksemplar. Siden dette er en gave trenger en ikke «pakke» ordren og sende den til leverandør. Velg derfor Order now og klikk Go for å gi status Sent. PO Line er nå klar for mottak. Motta eksemplaret 4) Fra Alma-meny velg Acquistions > Receiving and Invoicing > Receive. 5) Søk opp aktuell PO Line (en kan søke på POL-nummer, forfatter, tittel, ISBN m.m.) og klikk Go. Under Receive settings sjekk at Keep in Department er huket av og velg Copy cataloging eller Physical Processing. Sjekk at One Time-fanen er aktiv. En kan nå motta fra trefflista ved å huka av rett POL-nummer og klikke Receive. Men hvis en ønsker å legge til strekkode først klikk Manage. 2

6) Ved å klikke Manage kommer en til skjermen Received Items List. Under Receive settings sjekk at Keep in Department er huket av og velg Copy cataloging eller Physical Processing. Ved å klikke Edit kommer en til Physical Item Editor. Her kan en legge til strekkode, samt sjekke materialtype og legge til eventuelle utlånsbegrensinger (Item policy). Klikk Save for å lagre og gå tilbake til Received Items List. For å motta eksemplaret, huk av boksen ved siden av Copy Status, legg til strekkode under Barcode (hvis det ikke allerede er gjort det i Physical item Editor) og klikk Save and Receive. Merknad: Det er ikke nødvendig å knytte faktura (Invoice) til denne PO Line fordi vi valgte Gift som Acquisitions Method. PO Line får dermed status Closed. II. Mottak av gaver og gratiseksemplarer ved bruk av Add Physical Item Ved å bruke Add Physical Item legges eksemplaret til en eksisterende post eller det opprettes en ny post med Quick Cataloging. Det opprettes ikke ny PO Line for eksemplaret. 3

A. Legge eksemplar til en eksisterende bibliografisk post. 1) Fra Alma-meny velg Resource management > Create Inventory > Add Physical Item. 2) Nå må en velge om det nye eksemplaret skal legges til en eksisterende post eller om det skal opprettes en ny bibliografisk post. Velg Existing og klikk Choose for å gå videre. 3) En kommer nå til en enkel Quick Cataloging-skjerm. Tittelen kan enten skrives inn eller søkes opp ved å klikke på forstørrelsesglasset. 4) Ved å klikke på forstørrelsesglasset kommer en til en søkeskjerm der en søker opp tittelen som det nye gratis eksemplaret skal legges til, klikker Go, velger rett dokument fra trefflista og klikker Select. 5) I tillegg til tittel er bibliotek (Library), plassering (Location) og strekkode (Barcode) for det nye eksemplaret obligatoriske felt å fylle ut. (Når tittelen er funnet blir Library og Location ferdig 4

utfylt med utgangspunkt i det eksisterende eksemplarets plassering, hvis det er flere aktuelle plasseringer kan dette endres i nedtrekksmenyen.) En kan også legge inn eventuell beskrivelse (Description), velge materialtype (Material Type) og utlånsbegrensing (Item policy). Klikk Save når ferdig. 6) Nå er beholdningen oppdatert med et nytt eksemplar av dokumentet. Neste trinn er å søke opp tittelen i hurtigsøk eller Repository Search og velge Items. 7) En får da opp alle eksemplarer tilknyttet dokumentposten. Velg det rette eksemplaret og klikk Actions. Velg Edit fra menyen. 8) En kommer så til Physical Item Editor. 5

Hvis gaven er et gratis eksemplar fra en leverandør av en tittel som allerede er i katalogen, kan er her tilknytte det nye eksemplaret til PO Line for det eksisterende eksemplaret. Klikk på forstørrelsesglasset og søk opp eksiterende PO Line. Hvis det skal gjøres noe med eksemplaret før settes på hylla (katalogisering eller fysisk klargjøring), kan en velge det her i nedtrekksmenyen under Process type. Når en velger Process type åpnes også feltet At og her må en sjekke at det er rett bibliografisk avdeling som er listet opp. En kan også endre eierbibliotek og plassering hvis det er nødvendig. Klikk Save når ferdig. 9) Hvis det er valgt noe under Process type, vil eksemplaret bli lagt til oppgavelista for mottatte eksemplarer som en finner i Alma-menyen under Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items. 6

B. Opprette en ny katalogpost og legge eksemplaret til. 1) Fra Alma-meny velg Resource managment > Create Inventory > Add Physical Item. 2) Nå må en velge om det nye eksemplaret skal legges til en eksisterende post eller om det skal opprettes en ny bibliografisk post. Velg New og klikk Choose for å gå videre. (La Citation Type være Book.) 3) En kommer nå til en Quick Cataloging-skjerm. Under Resource Information er det obligatorisk å fylle ut tittel (Title). Resten av den bibliografiske informasjonen fylles ut etter behov og kilde. Under Item Information er eierbibliotek (Library) obligatorisk. Når bibliotek er valgt åpnes noen flere felt og en må også fylle inn plassering (Location). Her kan også strekkode 7

(Barcode) legges til, samt eventuell materialtype (Material Type) og utlånsbegrensing (Item policy). Husk å fjerne eventuell hake i Suppress from Discovery. Hvis denne er huket av er ikke eksemplaret søkbart i Oria. Klikk Save for å lagre posten. 4) Posten er nå lagret og en kommer nå til følgende skjerm. Ved å klikke Items og velge Actions > Edit i neste skjerm - ser en at Process type automatisk har fått status Acquisition technical services. Dette fordi Quick Cataloging oppretter en ufullstendig post det mest sannsynlig er behov for å oppdatere. 5) I utgangspunktet et nå eksemplaret lagt til og er klart for katalogisering og fysisk etterarbeid, men til tross for at Process type er valgt er ikke eksemplaret lagt til oppgavelista Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items. En kan derfor gjøre følgende for at arbeidsflyten skal bli mer lik eksemplarer som er mottatt med PO Line: Fra Alma-meny velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan In Items 8

Velg status Copy Cataloging, skann inn strekkoden og klikk OK. Eksemplaret kan nå søkes opp under Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items og har fått status Copy Cataloging. Ved søk på Item har eksemplaret nå fått status Item not in place (i stedet for Item in place som er standard ved Quick Cataloging). Når katalogisering og etterarbeid er utført og dokumentet er skannet inn i ved sitt utlånssted får det status Item in place og kan settes på hylla og lånes ut. Merknad: Når en oppretter en ny bibliografisk post med Quick Cataloging blir den kun lagret i Institution Zone og ikke i Network Zone. 9