Stemmeberettigede:, Kristine, Louise, Tilman, Bulent, og Bjarne Fraværende: Helge, Birgit, Wilhelm, Bjørn Anders og Daniel Eksterne: Vegard (Kraft) 1 Godkjenning av inkalling og referat Vedtak: Referat fra forrige HS-møte, og innkallingen til dette møtet godkjennes. Vedtatt. 2 er fra Studentidretten Info: Kraft 2: HS må sende ut informasjonsskriv til hver enkelt undergruppe med tegning og om tegningene vil bli tilgjengelig på Kraft skal bli diskutert innenfor HS. Vil HS-sette seg ned en time med Vegard og gruppen ang Kraft 2 og diskutere tegning? Vegard 3 Undergruppeoppdateringer Louise: TSI Styrkeløft og TSI Karate Bulent: TSI Dansademika, TSI Badminton Wilhelm: TSI Volleyball og TSI Biljard. Kristine: TSI Surf, TSI Fjellgruppa og TSI TULL. : TSI Håndball, TSI Innebandy, TSI Futsal og trimsvømming. Birgit: TSI Boksing, TSI Fotball og TSI Ishockey. Helge: TSI Aikido, TSI Basketak og TSI Judo. Tilman: TSI Langrenn, TSI Basket og TSI Kajakkpolo Bjarne: TSI SURK, TSI SUT og TSI TRULLE Info: TSI Judo blir sannsynligvis å søke om ekstraordinære midler da rekrutteringen har økt stort. HS har tidligere kommet med en slags lovnad om at gruppen skal få tildelt mere midler dersom aktiviteten øker. 1 av 9
4 TSI Karate Karate har tidligere fått en frist på seg for å øke rmedlaesmtallet og aktiviteten. Har dette blitt gjort, og hvordan skal dette håndteres videre? Info: Hvis ikke antallet har økt kan ikke Karate få beholde treningstidene sine. Det er ingen synlig økning i medlemstallene Det skal sendes ut en mail hvor Karate blir informert om at den ene dagen hvor de har treningstid skal bli gitt vekk til andre undergrupper som evt. er interesserte i disse treningstidene. Vedtak: HS gir Louise fullmakt til å ta kontakt med Karate og informere om dette. Louise 5 TSI Dansademika Har lagt ut semesterplan, der speilsalen ikke er inkludert. Det rapporteres også om at de trenger en innføring i hvordan TSI fungerer. HS ved Bulent, skal siden sist møte ha tatt en prat med Dansademika. Denne saken ble ikke gjennomgått hvorav Bulent ikke var tilstede. Denne blir utsatt. Bulent 6 Treningstidene til TSI Futsal på onsdager Treningstidene til Futsal på onsdager fra 1400-1600 gis til TSI Badminton dersom det ikke skjer aktivitet der. følger opp i forhold til Futsal, og gir deretter beskjed til Badminton. Dette skulle bli gjort innen 1. oktober. Hva er status her? Info: TSI Badminton har fått TSI futsal sine treningstider onsdager fra 14-16. 2 av 9
7 SL-oppdatering. Info: Premisser SL/HS: SL laget revidert forslag dette skal HS gå igjennom. Idrett: Ny sjef og ny nestleder Mange påmeldelser fra Håndball Sponsor: venter på å få signert kontrakt fra Sparebank 1 N-N. PVS tett samarbeid. Troms fylkestrafikk: avtalen er klar men er usikre på kostnader Mack: venter svar ila neste uke Skoler: Brannvakter trengs Markedsføring videre: brosjyrene er klare Åpningsseremoni Bankett 8 Trykking av logoer for Studentidretten Mail fra Vegard: «Tar vi det samme som dere 500 kommer det på 9375 kr. Det er en stor kostnad for vår del så vi ønsker i utgangspunktet å starte med 200 logoer med en kostnad på 5000 kroner. Vi ønsker litt mere info på følgende spørsmål under: Hvor mange drakter/plagg med logo vil dere hente ut i 2015? Hvor lang periode vil beholdningen på henholdsvis 200 logoer vare sånn ca? Dere står for kostnaden av trykk kr 10 per logo etter TSI-Kraft avtalen. Vi ønsker også en oversikt fra dere hver halvår ift hvor mange drakter/ plagg med logo dere har hentet ut.» Info: ønsker å starte med 200 logoer på 5000 kr. Vil vite hvor lenge en beholdning på 200 logoer vil vare. Vi vil gi løpende oppdateringer til Studentidretten hvert halvår. Avklaringer med gratistreninger går igjennom Vegard. Vegard 3 av 9
9 Rydding av kontor Med tanke på at vi har vært så heldige å få dette kontoret fremfor Driv, bør det også tas vare på og holdes sånn noenlunde rent og pent ut. Det forventes at en aktør som TSI har ting på stell, og små ting som dette burde egentlig bare mangle. Info: forslag til dugnad som skal bli avtalt Innen 1. uke fra i dag. 10 Søknad om ekstraordinære midler fra TSI Fotball TSI Fotball søker om kr 25.000,- for å opprettholde sin aktivitet resten av sesongen. De har pr dags dato brukt opp sin støtte til ekstern leie og kan i utgangspunktet ikke trene mer før mars 2016. Det finnes per 19. oktober kr 41.737,- på «ekstraordinære midler»-posten. Info: HS- ønsker budsjett fra fotball inkl. deres dugnader. Avslår søknaden, ønsker en revidert søknad hvor de følgende problemstillinger er besvart: - Hvorfor skal et lag som har hatt nedgang i medlemstall få tildelt ekstraordinære midler? (57 registrerte mot 78 angitt i søknad). - Hvorfor har TSI Fotball brukt mer enn tildelt og hvorfor har dette ikke kommet opp før? - HS ønsker å se et revidert budsjett fra TSI Fotball, hvor vi blant annet ønsker å se om undergruppen oppfyller kravene for tildeling av midler jf. fordelingsnøkkel. Birgit 4 av 9
11 Søknad om reisestøtte til Sogndal fra TSI Fotball TSI Fotball søker om å få dekt deler av sin flybillett, altså kr 500,- pr pers. De søker også om å få dekt kjøregodtgjørelse for de som kjørte en Caravelle tur-retur Oslo-Sogndal. Dette ligger til grunn i TSIs fordelingsnøkkel: «Hovedstyret dekker 50 % av følgende utgiftsposter: 1. Reisekostnader/ Biltransport Undergruppene budsjetterer med hvor mye det koster pr person til de forskjellige reisemålene, ut fra billigste alternative reisemåte. I reisebudsjettet skal det stå hvor og hvordan gruppa planlegger å reise, hvor mange de har budsjettert med og hvilke utgifter de har knyttet til den planlagte reisen, så langt det er mulig. Dette er for at hovedstyret skal kunne vurdere om de forskjellige gruppene har en realistisk mål på utgiftene sine. De gruppene som har medlemmer som bruker bil som reisemåte, kan budsjettere dette under reiser. Vi følger statens satser for kjøregodtgjørelse ekskl. passasjertillegg.» Søknad innvilges ved fremlegg av dokumentasjon. Birgit 12 Innstillinger til valgkomitéen Vi har fått mail fra valgkomitéen hvor de spør om hovedstyret har noe å komme med til dem med tanke på neste års hovedstyre. Er det noen som allerede nå vet at de ikke sitter i HS neste år? Er det noen som har gode kandidater som er engasjerte i TSI? Valgkomitéen blir representert på HS-møtet For mulige nye kandidater evt. avsluttende medlemmer ta kontakt snarest mulig med valgkomitèen Valgkomitèen vil gjerne stille på neste styremåte for å komme med mer konkret fremdrift av dette valgsprosjektet. Mari 5 av 9
13 Ny svømmeplakat til Kraft Den gamle plakaten om svømming som henger på Kraft inneholder feilinfo og er utdatert. Hvem tar saken i å lage ny? Undergruppekontakt for Trimsvømming, tar denne saken videre innen 2. uker fra i dag. 14 Muligheter for forlenget åpningstider på Kraft TSI, representert av Helge K. Sættem og Øystein Jordheim, har vært i møte med Kraft og Studentparlamentet. Målet er å forlenge åpningstidene til Kraft på helg. Tanken er å muligens ha åpent til kl.20 på lørdag og til kl.22 på søndag. Det er for tidlig å si noe mer på dette tidspunktet. 15 KlubbAdmin Nestleder og/eller Kristine Marie og/eller Tilman informerer om kurset og hvordan vi kommer til å bruke KlubbAdmin i fremtiden. 16 salesduck.no Kort fortalt spurte salesduck.no TSI om de kunne ha link til sin hjemmeside på vår hjemmeside. Salesduck er en nettside som legger ut en rabattoversikt på klær, mat og diverse fra hele landet. Disse rabattene gjelder kun for studenter. 17 SL roadshow Info om roadshowet. SL-representant informerer. Info: Rundt kraft 2 bør det være en frivillighetsordning hvis åpningstidene skal forlenges. Det pågår møter hvor dette diskuteres Info: Det skal avtales et KlubbAdmin møte hvor det skal legges en slagplan på hvordan organisering(oppgavefordeling) av dette skal foregå. Hvis de tilbyr oss gjennytelse for dette så kan vi gå med på det. Info: Bjarne drar ned i morgen. Ser ut som at alt går etter plan med Roadshow. En del 2 av roadshow avhengig av økonomi. Vegard frem til jan. 2016 skal de ha kommet med en mer konkret konklusjon Bjarne Bjarne 6 av 9
18 Kontrakt mellom NSI, TSI og SL. Følgende mail ligger i posten vår: «Hei, NSI har varslet at kontrakten om Studentlekene Tromsø 2016 kommer til oss rundt mandag 19. oktober, og ønsker å få denne signert under ledersamlingen påfølgende helg. Med andre ord: Forbered dere på at den ramler ned i postkassa mandag og at den bør behandles før påfølgende fredag. Kontrakten skal signeres av NSI, leder i TSI og leder i Studentlekene Tromsø. Mvh. Bjarne Martinsen» Info: NSI har møte i morgen og etter det møte vil det komme mer informasjon. Så snart NSI sender til SL vil SL sende til HS. Slik at den blir signert så fort som mulig. Bjarne 19 Spillemidler til utstyr TSI kan søke om midler. Info: Alle undergruppene må sende søknad selv til deres respektive organisasjoner Louise skaffer lenke som gis undergruppene Bjarne, Louise 20 Utviklingsmidler fra Troms idrettskrets TSI kan søke om midler. Det bør sendes en mail til undergruppene som undergruppekontaktene tar seg av. Louise Neste uke fra idag. 21 Søknad om ekstraordinære midler fra TSI Surf TSI Surf søker om kr 5.000,-. Søknad innvilget. Kristine Marie oppfølger Surf sin synlighet og hva de gjør for miljøet der? Kristine Marie 7 av 9
22 Fiken superbruker Den foreløpige løsningen i Fiken er at undergruppene lager seg prøvetidsabonnement som bare varer i en måned. Fiken må enten gi oss en ny superbruker, som har tilgang til alle regnskapene bortsett fra HS sitt. Eller så må vi ha en bruker for hver undergruppe. Ta kontakt med Fiken og fikse en brukertilgang per undergruppe Helge Begge løsningene bør være fult mulige. Vi bør satse på å få til forslag nummer 2; en bruker pr lag. 23 Økonomiansvarligvervet Slik som vervet til økonomiansvarlig er lagt opp pr dags dato går ting veldig treigt med tanke på mindre økonomiske beslutninger for TSI. Dette medfører at vi for hvert HS-møte må ta opp beslutninger, som eksempelvis ekstraordinære midler. Hadde økonomiansvarlig kunnet tatt sånne avgjørelser selv hadde økonomien og møtene gått mer smooth. Økonomiansvarlig kan selvsagt ikke ta avgjørelser der han selv er engasjert, eksempelvis fotball. I slike tilfeller må han samarbeide leder/nestleder. Info: Foreslått at Helge kommer med innstilling Ekstraordinære midler skal tas igjennom HS. Det ønskes at mindre saker tas over mail for å forkorte ned på HS-møtene. Dette er en sak på neste HS-møte. Helge 24 Controller til SL SL ønsker å ha en lønnet controller. Se dokument for mer info. Info: 10 000kr totalt betalt for alt av arbeid innenfor SL. Økonomi skal skjekkes opp i av denne controller en. Det skrives i så fall en arbeidskontrakt med controller som igjen skal gå igjennom HS. Wilhelm en utsettes. SL skaffer mer informasjon ang dette etter HS sine ønsker. 8 av 9
25 Reisestøtte til ledersamlingen En oppklaring om hvordan støtten skulle bli til de forskjellige: Til HS Til SL Til andre undergrupper Pga bra trykk og engasjement rundt TSI, burde TSI støtte mer? SL- sender søknad til HS med argumentasjon for reisestøtte. 26 Julebord Når passer det for HS å avholde julebord, og hvem tar ansvar for å organisere? Hva er vårt budsjett? Helge får ansvar for fremskaffelse av budsjett. Louise Helge Møtet avsluttet: 18:08 9 av 9