TILBUDSFORESPØRSEL MED KONKURRANSEREGLER VA-sanering Tunejordet SARPSBORG KOMMUNE 1
INNHOLD Konkurransegrunnlagets Del I... 3 1 Alminnelige regler for konkurransen.... 3 1.1 Oppdragsgiver og rådgivere... 3 1.2 Generelle konkurranseregler. Anskaffelsesprosedyre... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Befaring... 3 1.5 Omkostninger... 4 1.6 Konkurransegrunnlaget mv.... 4 1.6.1 Konkurransegrunnlaget... 4 1.6.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget. Tilleggsopplysninger og endringer... 4 1.7 Tilbudet... 5 1.7.1 Krav til tilbudets innhold... 5 1.7.2 Forbehold og avvik... 5 1.7.3 Alternative tilbud... 5 1.7.4 Deltilbud... 5 1.7.5 Språk... 5 1.7.6 Vedståelsesfrist... 5 1.8 Krav til tilbudets utforming... 5 1.8.1 Generelt... 5 1.8.2 Tilbudsbrev... 6 1.8.3 Tilbudsvedleggene... 6 1.8.4 Allmennhetens rett til innsyn... 6 1.9 Krav til levering av tilbudet... 6 1.9.1 Tilbudsfrist... 6 1.9.2 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse)... 7 1.9.3 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse)... 7 1.9.4 Forsendelse og merking... 7 1.10 Tilbudsåpning... 7 2 Krav til Leverandøren... 7 Kvalifikasjonskrav... 8 3 Tildelingskriterier... 10 3.1 Tildeling skjer ut fra hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig... 10 4 Tilbudsskjema med sammendrag... 10 4.1 Generelt:... 10 4.2 Tilbudsskjema:... 10 Regningsarbeid... 11 4.3 Forpliktende underskrift:... 12 Konkurransegrunnlagets Del II... 12 5 Om oppdraget og ytelsene... 12 Konkurransegrunnlagets Del III... 12 6 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet - Spesielle kontraktskrav... 12 6.1 Kontraktsgjennomføringskrav... 12 7 Generelle kontraktsvilkår... 14 7.1 Kontraktsbestemmelser... 14 7.2 Avtaledokument... 16 8 Vedlegg... 17 8.1 Vedlegg 1 Egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner og ansattes arbeidsavtaler 17 8.2 Vedlegg 2 Fullmakt om skatte og avgiftsforhold... 18 8.3 Vedlegg 3- Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer... 20 2
Konkurransegrunnlagets Del I 1 Alminnelige regler for konkurransen. 1.1 Oppdragsgiver og rådgivere Oppdragsgiver (BH): Sarpsborg kommune Enhet Eiendom v/ Jan Aas Tuneveien 95,1712 Grålum Mob: 48259313 E-post: jan.aas@sarpsborg.com Rådgivende ingeniør COWI AS v/ Kjell Otto Wesstad Mob: 91164668 E-post: kjw@cowi.no Det er ikke anledning for entreprenøren å benyttes seg av byggherrens konsulenter. Disse er byggherres representant i hele byggeperioden. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes på e-post til Jan Aas og ikke konsulentene. 1.2 Generelle konkurranseregler. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle bli avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.3 Kunngjøring Denne anskaffelsen kunngjøres på Doffin.no 1.4 Befaring Befaring avholdes den: Mandag 05.12.2016 kl. 10:00. Fremmøte: Parkeringsplass ved Tunevannet, Kirkeveien/Tunevannveien. Det vil bli ført referat fra befaringen. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen og informasjonsmøte, 3
vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. 1.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, befaringer, tester eller lignende. 1.6 Konkurransegrunnlaget mv. 1.6.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ). Dette dokumentet med vedlegg. Konkurransegrunnlagets del II ( Oppdraget ). Følgende dokumenter inngår i konkurransegrunnlagets del II: «Ytelsesbeskrivelse VA-sanering Tunejordet» o Beskrivelse iht. NS3420/2016 o Tegninger (Se egen tegningsliste) o SHA plan Konkurransegrunnlagets del III ( Kontraktsbestemmelser ). Følgende dokumenter inngår i konkurransegrunnlagets del III: o A Generelle og spesielle kontraktsbestemmelser. Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 1.6.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget. Tilleggsopplysninger og endringer. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Sarpsborg Kommune v/ Jan Aas på e-post: jan.aas@sarpsborg.com Forespørsel skal fremsettes senest 8 dager før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver kan eventuelt gi tilleggsinformasjon (svar, rettelser, suppleringer eller endringer) til konkurransegrunnlaget. Konkurransen er utlyst på DOFFIN databasen. Der vil også eventuelle tilleggsopplysninger bli tilgjengeliggjort og distribuert pr e-post til de som har registrert interesse. 4
1.7 Tilbudet 1.7.1 Krav til tilbudets innhold 1.7.2 Forbehold og avvik Dersom tilbyderen mener at konkurransegrunnlaget inneholder bestemmelser som er uakseptable, eller at kravspesifikasjonen er uklar eller ufullstendig, skal tilbyderen ikke ta forbehold mot eller forsøke å presisere eller utdype innholdet i konkurransegrunnlaget, for en slik fremgangsmåte vil kunne føre til at tilbudet må avvises. I stedet skal tilbyderen stille spørsmål slik at oppdragsgiver får mulighet til å presisere, utfylle eller endre konkurransegrunnlaget før tilbudsfristens utløp. Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. 1.7.3 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Eventuelle tilbud på andre løsninger enn de som er angitt i konkurransegrunnlaget, vil derfor bli behandlet som tilbud med avvik, jf. pkt. 3.1.1 ovenfor. 1.7.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang. 1.7.5 Språk Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. 1.7.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 90 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 1.8 Krav til tilbudets utforming 1.8.1 Generelt Tilbudsbrev og tilbudsvedleggene skal leveres i følgende antall: Ett eksemplar i papirversjon, Ett eksemplar i elektronisk versjon på minnepinne i PDF-format og GPROG LINKER format, Ett eksemplar av sladdet versjon av tilbudet i Word/Excel og pdf format dersom det inneholder forretningshemmeligheter jf. pkt. 3.2.4 nedenfor. Den elektroniske versjon skal være identisk med papirversjonen. Papirversjonen skal ikke stiftes. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysninger i tilbudsbrevet og i prisskjemaet, har opplysninger i tilbudsbrevet forrang. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang. 5
1.8.2 Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Ethvert forbehold mot eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal inntas i tilbudsbrevet. Det er tillatt med spesifikke henvisninger til utfylt tilbudsgrunnlag. 1.8.3 Tilbudsvedleggene Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellene i pkt. 2 nedenfor, jf. kolonne C og D. I tillegg skal tilbudet inneholde følgende vedlegg: Egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner og de ansattes arbeidsavtaler (vedlegg1 til konkurransereglene) Eventuell sladdet kopi av tilbudet, dersom det inneholder forretningshemmeligheter, jf. pkt. 3.2.4 nedenfor. Tilbudsvedleggene skal settes inn i en perm i nummerert rekkefølge og med skilleark mellom hvert vedlegg. 1.8.4 Allmennhetens rett til innsyn Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Om tilbyder mener at tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, skal tilbyder levere en kopi av tilbudsdokumentene hvor disse opplysninger er sladdet. Det skal følge med en begrunnelse for hvorfor disse opplysninger er vurdert til å være unntatt innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at denne informasjonen fra tilbyder kun er veiledende. Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. Offentlighetsloven. 1.9 Krav til levering av tilbudet 1.9.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse innen følgende frist: Tirsdag 10.01.2017 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6
1.9.2 Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Sarpsborg kommune, Enhet Eiendom Postboks 237 1702 SARPSBORG Att: Jan Aas 1.9.3 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Sarpsborg kommune, Enhet Eiendom Tuneveien 95 3.etg 1712 GRÅLUM Att: Jan Aas 1.9.4 Forsendelse og merking Tilbudet leveres i konvolutt eller pakke. Tilbud kan ikke sendes pr. e-post. Konvolutten/pakken skal merkes på følgende måte: «VA-sanering Tunejordet» 1.10 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i Tuneveien 95, tirsdag 10.01.2017 kl. 13.00. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK). Om ikke annet er uttrykkelig oppgitt, oppgis alle priser eks mva. 2 Krav til Leverandøren Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for å kunne delta i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere hvorvidt den fremlagte dokumentasjon gir et godt nok finansielt, økonomisk og teknisk sikkerhetsnivå. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandøren ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. 7
I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne dokumenterte erfaringer med tilbyderen. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: Kvalifikasjonskrav A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter leverandøren er etablert. Norsk firma: Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Vedlegg 1.2 Økonomisk og finansiell stilling Tilbyder skal ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses som normalt i området. Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten Kredittrating A eller tilsvarende. Leverandører med dårligere rating enn A eller tilsvarende (kredittverdig) vil ikke bli tildelt kontrakt. Utfylt Egenerklæring ILO konvensjon. Se vedlegg 1 i dette dokumentet Kredittvurdering/-rating, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, og ikke eldre enn 6 måneder. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil oppdragsgiver vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om Vedlegg 1.3 Vedlegg 1.4 8
Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Leverandøren skal ha internkontrollsystem Det kreves kvalifikasjoner i nødvendig tiltaksklasse for de aktuelle arbeidene selvskyldnerkausjon. 1) Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2002. Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Iht. til plan- og bygningsloven og relevante forskrifter Sentral godkjenning i tiltaksklasse 3 for de aktuelle arbeidene. Vedlegg 1.5 Vedlegg 1.6 Vedlegg 1.7 - Leverandøren skal ha erfaring fra oppdrag av tilsvarende art, størrelse/omfang og vanskelighetsgrad En oversikt over oppdrag som er utført i løpet av de siste 5 år. 1) Vedlegg 1.8 1) Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser, og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA 20-12 (2), vil bli avvist. 9
3 Tildelingskriterier 3.1 Tildeling skjer ut fra hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris Tilbudssum Påslagsprosent Regningsarbeider 100% Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om tilbudssum. Se pkt. 4 i dette dokumentet Vedlegg 1.9 Vedlegg 1.10 4 Tilbudsskjema med sammendrag 4.1 Generelt: Sarpsborg kommune presiserer at det skal leveres et komplett utfylt tilbud med svar på alle forhold som er krevd i konkurransegrunnlaget. Unnlatelse av dette kan føre til at tilbudet blir avvist. Enhetspriser som er blanke anses å være inkludert i tilbudet/andre enhetspriser. 4.2 Tilbudsskjema: Leverandøren tilbyr å utføre arbeidene som de framkommer i denne beskrivelse med tilhørende beskrivelser, tegninger og vedlegg, for en sum som angitt nedenfor (Alle priser eks. mva.) Sum Rigg & drift: kr.:... Sum Ledninger og grøfter: kr.:... Sum Borearbeider: kr.:.. Sum Kummer: kr.:... Sum Veier: kr.:... Sum Kabelgrøfter: kr.:... Sum Minipumpestasjoner kr.:.. Sum Regningsarbeid: kr.:... Påslag:.. % * 500.000 = kr.:... 10
TOTALSUM: kr.:... Regningsarbeid Jf. NS8405, pkt. 31. Mannskap Est. ant. timer Pris pr. time Sum Fagarbeider Hjelpearbeider Anleggsleder/Formann Ingeniør Gravemaskin, inntil 8t (inkl. mannskap) Gravemaskin, inntil 15t (inkl. mannskap) Gravemaskin, inntil 20t (inkl. mannskap) Lastebil (inkl. mannskap) Borerigg (inkl. mannskap) Spuntrigg (inkl. mannskap) 100 t 100 t 50 t 50 t 100 t 100 t 100 t 100 t 50 t 50 t Sum regningsarbeid Eventuelle regningsarbeider skal være pr. time, inkl. påslag. Eventuelle medgåtte materialer og hjelpestoffer tillegges dokumentert selvkost:... % Medgått materiell skal fratrekkes entreprenørs rabatt hos leverandør før dokumentert selvkost tillegges. 11
4.3 Forpliktende underskrift: Firma Firmaadresse Telefon Sted Dato Stempel og underskrift Konkurransegrunnlagets Del II 5 Om oppdraget og ytelsene Det henvises til «Ytelsesbeskrivelse VA-sanering Tunejordet» med vedlegg. Konkurransegrunnlagets Del III 6 Krav og bestemmelser i avtaleforholdet - Spesielle kontraktskrav 6.1 Kontraktsgjennomføringskrav 1. Arbeidet skal utføres av tilbyderen og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innenfor sitt fagområde. 2. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. Innleie forutsettes lovlig etter arbeidsmiljølovens bestemmelser. Videre stilles det krav om at det må dokumenteres at de ansatte i bemanningsselskapet er fast ansatt i selskapet, og mottar lønn mellom oppdrag. (At det er et reelt fast ansettelsesforhold med arbeids- og lønnsplikt samt arbeidsplikt i et definert tidsrom Ikke 0 % kontrakt fra NHO service) 3. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, 12
enmannsforetak, innleid arbeidskraft og krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underentreprenører og bemanningsselskap. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-12 og 14-13. (Ved ordinær produksjon tariffavtale og avtale med de tillitsvalgte) 4. Norsk er hovedspråk på kommunens byggeplasser, både skriftlig og muntlig. Det kreves at minst en person på hvert arbeidslag forstår og behersker å gjøre seg godt forstått på norsk. Personer med ledende funksjoner på byggeplassen skal beherske norsk. Alle arbeidstagere på byggeplassen skal ha kjennskap om å forstå sikkerhetsopplæring, sikkerhetsinstrukser, bruksanvisninger, varselskilt m.m. Dersom det er arbeidstagere på byggeplassen som ikke forstår norsk, er det tilbyders ansvar at disse får sikkerhetsinstruksjoner på et språk de forstår. 5. Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet skal være godkjente og aktive lærlingebedrifter med lærlinger. Når størrelsen på prosjektet tilsier det, kan oppdragsgiver kreve at det skal være lærlinger i prosjektet. 6. Etter ligningsloven 6-10, med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. 7. Tilbyder er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktskjeden, herunder å fremskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. 8. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstakere skal utbetales til konto i en norsk bank. Byggherren skal i tillegg til de vanlige dokumentasjonskravene kunne følge pengestrømmen ut til de ansatte. 9. Tilbyder skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte. Dette gir oppdragsgiver rett til å kontrollere opplysningene. 10. Byggherren kan kreve dagmulkt av tilbyderen, dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en gitt frist ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre to promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr. 2 000,- pr. hverdag pr. arbeidstaker. 11. Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommendes sted og yrke, jfr 5 i forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rette innen en fastsatt frist har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes på samme måte som i punkt 11. 12. Det skal bekreftes på vedlagte egenerklæring at tilbyder etterlever ILO konvensjoner som omhandler regulering av arbeidstid og ukentlig hvile (ILO 1 og 14), lønns- og arbeidsvilkår (ILO 94, 95 og 131 og norsk forskrift om lønns- og arbeidsvilkår), arbeidstakers rett til å 13
organisere seg (ILO 97 og 88), ingen former for tvangsarbeid eller barnearbeid (ILO 29, 105, 138 og 182). 13. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. 14. Tilbyder må gi skattemyndighetene fullmakt til å levere opplysninger til byggherren samt gi tilgang til opplysninger om firmahistorikk og opplysninger om sentrale personer i ledelse og eierskap. Se vedlegg 2. 15. Byggherren tillater ikke mer enn to ledd i kontraktskjeden. Byggherren kan godkjenne tre ledd når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være mer enn tre ledd i kontraktskjeden. Hovedentreprenøren regnes som 1. ledd i kjeden og bemanningsforetak etter Arbeidsmiljølovens 14.2 regnes som et ledd i kontraktskjeden. (Utførelses kjede = Hovedentreprenør setter ut oppdrag til underentreprenør som setter oppdraget videre til underentreprenør = 3 ledd) 16. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser (pkt 1 15) inntas i Kontraktsbestemmelser med underentreprenører. 7 Generelle kontraktsvilkår 7.1 Kontraktsbestemmelser Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud. Avtale anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter. Kontraktsbestemmelser for oppdraget vil være NS 8405, 2. utgave oktober 2008, med følgende tillegg eller endringer: Pkt. 3.1 endres til: Rekkefølgen på dokumentene i denne kontrakt er som følger: 1. Dette avtaledokument med ev. referat. 2. Tilbuds- og konkurransegrunnlaget 3. Møtereferater 4. NS8405 5. Entreprenørens tilbud. Pkt. 9.3 Punktet utgår. Byggherren stiller ikke sikkerhet. Pkt. 15 Det er under tilbudsregningen samarbeidet med følgende firmaer for de forskjellige underentrepriser/underleverandørers vedkommende: 14
Nr. Fagområde: Firma: 1...... 2...... 3...... 4...... Det skal legges ved referanseliste for underentreprenør(er)/underleverandør(er). Underentreprenører skal godkjennes av byggherren før oppstart. Ev. utskiftning/endring av underentreprenører(er)/underleverandør(er) i prosjektperioden skal godkjennes av byggherren først. Pkt. 25.2 I tillegg til punkt. Postene som omfattes av NS3420-A endres ikke innenfor en endring av kontraktssummen på inntil +/- 15 %. Dersom endringene overstiger 15 %, foretas det en lineær justering for den delen som overstiger 15 % økning eller reduksjon. Pkt. 27.1 Punktet utgår. Prisene skal ikke reguleres. Pkt. 28.1 1. avsnitt, 2. setning utgår og erstattes med følgende: Avdrag kan kun kreves på grunnlag av det som er utført, ikke for det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges. Pkt. 32.3 I tillegg til punkt. Entreprenøren plikter å utbedre alle feil og mangler påvist under overtakelsesbefaringen innen 2 uker etter at befaringen er avholdt såfremt ikke annet blir avtalt med byggherren. All dokumentasjon skal også være overlevert byggherren innen denne fristen. Skriftlig bekreftelse på at samtlige reklamasjonsarbeider er utbedret skal sendes byggherren omgående etter at arbeidene er utført. Garantibeløpet frigis først når alle arbeidene inkl. reklamasjonsarbeider er utført og godkjent. Pkt. 34.3 1. avsnitt utgår og erstattes med følgende: Er ikke annet avtalt, skal dagmulkten per hverdag utgjøre: - 2 av tilbudssummen jf. post 6.2 i dette dokument ved overskridelse av sluttfristen. Pkt. 36.7 1. avsnitt utgår og erstattes med følgende: 15
Mangler som først viser seg etter overtagelsen, må byggherren påberope seg senest innen reklamasjonsfristens utløp. Pkt. 40.2 I tillegg til punkt: Uten byggherrens skriftlige godkjenning, er det ikke anledning til å ta salgspant i materiell/leveranser som inngår i kontrakten Øvrige suppleringer til NS 8405 Bestemmelser om tilleggsarbeider og endringer. Tilleggsarbeider er definert som økning i anbudets angitte mengder og/eller arbeider som ikke er beskrevet i anbudet. For alle tilleggsarbeider skal det utarbeides endringsmelding. I prosjektregnskapet vil da kostnadene for anbudets angitte mengder og tilleggsarbeidene fremkomme hver for seg slik at det blir enkelt å skille mellom de to. Alle tilleggsarbeider og endringer skal skriftlig avtales med tiltakshaver. I forbindelse med tilleggs- /endringsarbeidene skal entreprenøren etter beste skjønn beskrive hvilke arbeider dette inkluderer og stipulere kostnadene. Dersom det på et senere tidspunkt skulle vise seg at arbeidene blir mer omfattende og kostbare enn først stipulert, skal tiltakshaver ha beskjed om dette umiddelbart når forholdet har blitt kjent av entreprenøren, og ny arbeidsplan og ny pris skal da angis. Under arbeidets gang skal tiltakshaver ha fortløpende og daglig informasjon om fremdrift og påløpte kostander. Ved fakturaer for tilleggs-/endringsarbeider skal det vedlegges timelister for hver enkelt medarbeider, med utførlig forklaring på de arbeider som er gjort. Endringsmeldinger faktureres enkeltvis og vedlegges kopi av behandlet endringsmelding. Endringsmeldingene skal faktureres fortløpende når det aktuelle arbeidet er avsluttet. Tiltakshaver forbeholder seg retten til å få annen entreprenør til å utføre arbeidene dersom han skulle ønske dette. Bestemmelser om ventetid Entreprenøren må forvente at det kan oppstå situasjoner hvor det blir noe ventetid. Dette kan oppstå i forbindelse med påvente av ulike avgjørelser fra tiltakshavers side, ventetid for bestilling av ekstra deler for tilleggsarbeider og lignende. Ventetid mindre enn 48 timer i enkeltsituasjoner godtgjøres ikke. Det forventes at entreprenøren kan omdisponere sine mannskaper til andre arbeider i dette tidsrommet. Ventetid utover 48 timer godtgjøres med halv timepris iht. enhetspriser for tilstedeværende fagarbeidere, maskiner o.l. iht tabell angitt av entreprenøren i tilbudet. Dette gjelder dog kun timene etter at 48 timers regelen ovenfor har gått ut og kun 8 timers arbeidsdag. Oppgjør ved fradrag Tiltakshaver står fritt til å foreta reduksjoner i kontraktssummen uten betydning for enhetspriser. Reduksjonen, uansett størrelse medfører ikke behandling som avbestilling. 7.2 Avtaledokument NS 8405 A Formular for kontrakt om utførelse av bygge- og anleggsarbeider vil bli benyttet som avtaledokument ved kontraktsinngåelse. 16
8 Vedlegg 8.1 Vedlegg 1 Egenerklæring om etterlevelse av ILO konvensjoner og ansattes arbeidsavtaler Det bekreftes at firmaet er lovlig organisert jf. gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder de ansatte faglige og sosiale rettigheter. Det bekreftes at firmaet etterlever ILO konvensjoner som opplistet nedenfor, og arbeider i tråd med Norges FN-samarbeid: ILO konvensjon 1 og 14 ILO konvensjon nr 29 og 105 ILO konvensjon nr 87 og 98 ILO konvensjon nr 94 ILO konvensjon nr 95 ILO konvensjon nr 100 og 111 ILO konvensjon nr 138 og 182 ILO konvensjon nr 131 Retten til regulert arbeidstid og ukentlig hvile Ingen former for tvangsarbeid Arbeidstakers rett til å organisere seg Sikre at lønns- og arbeidsvilkår holdes på et normalt nivå for sammenliknbart arbeid (se også forskrift nedenfor) Sikring av arbeidstakers lønn Omhandler forbud mot diskriminering Ingen former for barnearbeid Fastsetting av minstelønn, med sikte på utviklingsland Det bekreftes også at firmaet etterlever forskrift om lønn- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (FOR-2008-02-08-112), og er kjent med kontraktens klausuler om lønns- og arbeidsvilkår Daglig leder (sign.) Dato: Representant for de ansatte (sign.) Dato: 17
8.2 Vedlegg 2 Fullmakt om skatte og avgiftsforhold Fullmakt Herved gis org. nr.. firmanavn.. fullmakt til å innhente opplysninger fra skatteetaten om skatte- og avgiftsmessige forhold vedrørende: org.nr firmanavn Fullmakten gjelder opplysninger som er taushetsbelagte etter forvaltningsloven 13, merverdiavgiftsloven 7, ligningsloven 3-13 og skatteoppkreverinstruksen 2-5. Fullmakten er begrenset til opplysninger som fremgår av skjemaet Informasjon om skatte- og avgiftsforhold og skjema for attest om restanser på skatt/avgift mv, RF-1244, (skatteattesten). Den som blir gjort kjent med nevnte taushetsbelagte opplysninger, har selv plikt til å bevare taushet om disse opplysningene. Overtredelse av taushetsplikten kan medføre straff etter straffeloven 121. Fullmakten gjelder til (dato)... Sted..... Dato... Fullmaktsutsteder.. Navn med blokkbokstaver... Stilling 18
INFORMASJON OM SKATTE- OG AVGIFTSFORHOLD ( SKAV-skjema) Mottaker av skjema: Navn: Adresse: Postnr: Poststed: Org.nr: Opplysninger om den forespurte virksomheten: Foretakets navn: Adresse: Postnr: Poststed: Organisasjonsnummer: Selskapsform: Innehaver: Styreleder: Daglig leder: Kontaktperson: Antall ansatte innmeldt: Hovednæring: Registrert i følgende registre: Register: Ja/Nei Reg.dato Enhetsregisteret Foretaksregisteret MVA-registeret Omsetningsoppgaver merverdiavgift. Tre siste terminer. Termin Samlet omsetning Utgående merverdiavgift, høy sats Inngående avgift Terminoppgaver forskuddstrekk beregning av arbeidsgiveravgift Terminangivelse Sum grunnlag arbeidsgiveravgift Forfalt, ikke betalt: Skatt Skattetrekk Arbeidsgiveravgift Merverdiavgift Sentralskattekontoret for utenlands saker: Antall registrerte arbeidsforhold siste 6 mnd Antall registrerte aktive arbeidstakere pr dato Antall registrerte oppdrag som oppdragsgiver siste 6 mnd Ovenstående opplysninger attesteres: Myndighet Dato Underskrift Kopi av skjemaet sendes den enheten det er forespurt opplysninger om. Skatteetaten påtar seg ikke ansvar for mulige feil i skjemaet 19
8.3 Vedlegg 3- Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer Sarpsborg kommunes etiske retningslinjer er vedtatt i Sarpsborg kommunes bystyre den 13.12. 2007, sak 115/07. De påfølgende sidene i dette kapittelet gjengir de deler av de etiske retningslinjene som oppdragsgiver mener er relevant for sine leverandører. I tillegg gjengis Sarpsborg kommunes varslingsplakat for å gjøre leverandører oppmerksomme på at oppdragsgiver har vedtatte rutiner for varsling av mulige kritikkverdige forhold. Etikk-plakat for Sarpsborg kommune (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) Ansvar Retningslinjene forplikter alle folkevalgte og medarbeidere i Sarpsborg kommune, leverandører og andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen. Omdømme Vi forvalter fellesskapets verdier og opptrer redelig, upartisk og profesjonelt i alle forhold. Brukerorientert Vi viser respekt for det enkelte menneske og ivaretar brukerens velferd og sikkerhet. Habilitet Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Integritet Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke våre handlinger. Informasjon Vi bidrar til åpenhet og innsyn i vårt arbeid. Varsling Vi sier fra dersom vi oppdager kritikkverdige forhold. Taushetsplikt Vi beskytter brukeren ved å ivareta taushetsplikten. Lojalitet Vi er konstruktive i forkant av beslutninger og lojale i oppfølgingen. Medarbeidere Vi tar aktivt ansvar for å skape et godt arbeidsmiljø, viser respekt og omtanke og bidrar til felleskap og tilhørighet. Miljø Vi forvalter fellesverdier for lokalsamfunnet, og miljøbevissthet skal prege alle våre handlinger. 20
Regler for personlige gaver og fordeler (Vedtatt i Sarpsborg kommune bystyre 13.12.2007 sak 115/07, arkivnr: 07/11120) 1. Formål: Medarbeidere i Sarpsborg kommune skal ikke motta gaver eller andre personlige fordeler som kan påvirke eller være egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger. 2. Omfang Retningslinjene gjelder for folkevalgte og alle som utfører arbeid for Sarpsborg kommune. Dette innebærer at alle ansatte i kommunen er omfattet av retningslinjene, men også andre som har et kontraktsmessig forhold til kommunen, slik som oppdragstakere, konsulenter etc. 3. Ansvar og myndighet Leder er ansvarlig for å gjøre retningslinjene kjent for alle som er omfattet av dem. Etiske retningslinjer for Sarpsborg kommune og retningslinjer for gaver og andre personlige fordeler i tjenesten skal deles ut i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale eller andre arbeidsoppdrag. 4. Gaver og andre personlige fordeler Kommunens medarbeidere skal ikke motta gaver som er av en slik art at de kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller avgjørelser. Gaver av ubetydelig verdi, slik som blomster, konfekt og lignende anses ikke som slik påvirkning. Den enkelte bør allikevel være bevisst på om en slik gave også er egnet til å påvirke, f. eks. dersom den mottas under en kontraktsforhandling. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, eksempelvis personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reise og oppholdsutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan kun skje i spesielle tilfeller, og saken skal da forelegges nærmeste overordnede, som treffer avgjørelse. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Når det gjelder regel for bi-arbeid, henvises til Arbeidsreglementet 15, vedtatt av bystyret 26.03.92. 5. Internkontroll og avviksbehandling Dersom en medarbeider er usikker på om en gave eller annen personlig fordel har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres sammen med et brev som redegjør for kommunens regler på dette området. 21
Varslingsplakaten 22